Постановка задач внутреннего аудита
Постановка задач внутреннего аудита не противоречит задачам ревизии
по ряду организационных аспектов. Например, при внутреннем аудите
контролируется выполнение требований документов, регламентирующих
финансово-хозяйственную деятельность управлений, изучаются
организация бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля,
полнота, своевременность и достоверность отражения хозяйственных и
финансовых операций в первичных документах, учетных регистрах и
отчетности. Но сама цель проверки существенно отличается: для
внутреннего аудита основная цель проверки близка к цели внешнего
аудита и связана с оценкой достоверности отчетности. Но, в отличие,
от внешнего аудита, где высказывается мнение аудитора по этому
поводу, при
внутреннем
аудите необходимо подтверждение достоверности отчетности.
Следовательно, внутренний аудитор берет на себя
ответственность за последствия в иной форме, чем внешний. Ошибки
внутреннего аудитора, если они существенны (материальны), могут
привести к отстранению его от работы или к другим административным
решениям. Аналогичные ошибки внешнего аудитора могут вообще остаться
без последствий. И только при нанесении серьезного ущерба клиенту
могут иметь место этико-экономические последствия в форме утраты его
репутации или в форме соответствующих финансовых санкций по решению
арбитражного суда.
Помимо различий в целях и задачах между
внутренним аудитом и ревизией существуют и другие различия.
Внутренний аудит направлен в первую очередь на оказание помощи
проверяемому
подразделению, филиалам и т.п., а ревизия — на
выявление недостатков с целью их устранения и наказания виновных.
Различаются и объекты проверки. Внутренний аудит
выявляет все, что искажает финансовую отчетность, снижает
платежеспособность, ухудшает финансовое положение предприятия.
Ревизия выявляет все, что нарушает действующее законодательство.
Внутренний аудит помимо проверки направлен на
анализ финансового состояния подразделения, филиала и т.п.,
привлечения пассивов (инвесторов), консультирование. Ревизия
направлена только на сохранность активов, пресечение и профилактику
злоупотреблений. Результативным документом при внутреннем аудите
является отчет аудитора и рекомендации по исправлению ошибок и
улучшению финансового состояния подразделения, филиала и т.п. По
окончании ревизии заполняется акт ревизии, делаются организационные
выводы, налагаются взыскания, информация передается вышестоящему и
другим органам. При внутреннем аудите, как и при внешнем, полученная
информация является конфиденциальной, а информация, полученная в
ходе ревизии, широко обсуждается.
Кроме того, возникает ряд вопросов, связанных с
иной схемой поведения аудитора по сравнению с ревизором. Например,
ревизор должен в первую очередь провести ревизию наличия денежных
средств. Аудитор же должен подтвердить достоверность отчетности,
которая уже составлена, и ревизия кассы не изменит сложившейся
картины. В то же время проверка кассы нужна для оценки состояния
системы внутреннего контроля.
Изучение сходства и различий между внутренним
аудитом и ревизией позволяет определить специфику различных форм
контроля и возможность их применения в конкретных ситуациях.
Например, крупные предприятия и организации со сложной структурой
управления (банки, промышленные и строительные предприятия), а также
организации, имеющие разветвленную сеть филиалов (организации
системы транспорта и связи), принимают решения либо о необходимости
создания службы внутреннего аудита, либо о преобразовании
существующих контрольно-ревизионных служб.
Прежде чем начать работу по созданию службы
внутреннего аудита, вместо контрольно-ревизионной службы следует
ответить на вопрос, с чем связана необходимость замены
контрольно-ревизионной службы службой внутреннего аудита.
Изучение опыта проведения ревизий в организациях,
имеющих сложную управленческую структуру, а именно организаций
связи, показало следующие недостатки:
1. Существующая методика ревизионных проверок не
предусматривала проверки правильности отнесения затрат на
себестоимость предоставляемых услуг, начисления налогов, выдачу
рекомендаций по налоговому планированию. В связи с этим принятая
методика не предупреждала наложение санкций при проверках
налогообложения налоговыми инспекциями. Был недостаточно проработан
раздел имеющейся методики по аудиту финансовых
результатов, формированию фондов, резервов. Был недостаточно
проработан и аудит финансовых вложений. Существующая методика
проверок была недостаточно информативна в целях принятия
управленческих решений, поскольку не ставилась задача
соответствующего структурирования информации и выделения финансовых
показателей, необходимых для оперативной и перспективной оценки
финансового состояния организации, себестоимости ее услуг,
расходования централизованно распределяемых целевых средств, оценки
формирования затрат и доходов.
2. Организационно-административная схема проверки
также нуждалась в изменении. По существовавшей организационной схеме
система контрольно-ревизионных проверок, будучи действенным
инструментом осуществления контрольной функции по отношению к
региональным подразделениям, не предусматривала контрольной функции
со стороны региональных управлений по отношению к управлениям в
городах региона. Не была предусмотрена иерархическая структура
информирования региональных управлений о состоянии дел в регионах и
информирования центра из региональных управлений.
3. Не было также возможности эффективно
использовать вычислительную технику: оперативно собирать достоверную
информацию о финансовом состоянии управлений, передавать ее по
электронной почте в центр и обрабатывать в автоматическом режиме.
Вместе с тем целый ряд моментов в существующей
методике ревизии следует сохранить как основу для разработки
методики внутреннего аудита. В основном эти моменты касаются
проведения проверок состояния бухгалтерского учета и эффективности
системы внутреннего контроля, а также некоторых общих
организационных моментов.
Так, проверке подлежали управления, имеющие по
отношению к головной организации статус филиалов. Она проводилась
ревизионной группой с участием постоянного
представителя бухгалтерии Москвы, должностной инструкцией которого
предусмотрены выезды на ревизию в другие управления, и опытного
специалиста-методиста из другого региона (как правило, это был
экономист или главный бухгалтер регионального управления).
Ревизии проходили согласно графику,
разрабатываемому контрольно-ревизионным отделом головной организации
связи. Проверки проводились один раз в месяц, каждый город
проверялся практически один раз за два года.
При создании службы внутреннего аудита из этой
системы можно сохранить следующее:
1) график проведения работы. Служба внутреннего
аудита должна проводить работу периодически, а не постоянно, чтобы
не дублировать работу бухгалтерских служб;
2) общий подход к формированию выездной группы.
Выездная группа аудиторов должна иметь в своем составе представителя
бухгалтерии другого региона, хотя функции его будут несколько иными,
чем при ревизии.
Важным в стратегии управления организацией
является определение экономической эффективности создания службы
внутреннего аудита. Основываясь на исследованиях в работах
зарубежных и отечественных экономистов, рентабельность внутреннего
аудита следует рассматривать с позиций:
способа возмещения затрат на аудит (себестоимость
или чистая прибыль);
величины предприятия и его финансовых
возможностей оплатить аудиторские услуги.
В первом случае следует иметь в виду, что затраты
на инициативный аудит, который проводится внешней аудиторской
организацией или независимым аудитором, покрываются за счет чистой
прибыли. Оплата труда работников службы внутреннего аудита относится
на затраты организации по выпуску продукции, выполнению работ,
оказанию услуг.
Во втором случае надо принимать во внимание объем
работы по внутреннему аудиту в сопоставлении с результативными
финансовыми показателями организации (можно ввести в штат
внутреннего аудитора, либо создать службу внутреннего аудита, либо
прибегать к консультациям внешних аудиторских организаций;
можно
также использовать те варианты контрольных служб, которые
предусмотрены ее организационно-правовой формой).