Глава 8. Системы поддержки принятия решений. Справочная система ДеловыеБумаги
В этой главе рассмотрим еще одну систему семейства КонсультантПлюс — справочную систему ДеловыеБумаги, которая является своего рода “мини-канцелярией”, содержащей образцы и шаблоны типовых документов, необходимых для нормальной работы любого предприятия.
§ 1. Общая характеристика системы
Деятельность любого предприятия связана с составлением и ведением различных документов. Каждое действие должно документально фиксироваться, будь то прием на работу или увольнение сотрудников, ведение бухгалтерского учета и кассовых операций, учет и хранение товаров и материальных ценностей, аренда помещений для офиса или для производственных целей, организация самого производственного процесса и т.д. При этом количественный состав используемых форм документов расширяется по мере развития предприятия, что в итоге приводит к усложнению ведения делопроизводства.
Отчасти эта проблема решается путем использования различных специализированных систем ведения договоров, складских и бухгалтерских программ, программ для кадровых служб, а также путем использования интегрированных систем внутрифирменного обмена информацией с единым банком документов. Однако остается нерешенным не менее важный вопрос, где брать необходимые формы документов. Всем известно, как порой сложно составить какой-нибудь документ (например, договор), не имея под рукой его шаблона или аналога. На это затрачиваются существенные временные, человеческие и материальные ресурсы.
Для решения этого вопроса и была создана СС ДеловыеБумаги (далее — система), которая является своего рода электронной библиотекой образцов и шаблонов типовых документов.
Отметим, что состав документов, включенных в систему, охватывает практически все стороны деятельности любого предприятия: это и бухгалтерские документы, и различные документы учета материалов, образцы договоров и контрактов, различные справки и т.п. Поэтому система представляет интерес для всего предприятия в целом, а не только для его отдельных структурных подразделений.
Сформулируем основные достоинства, которые делают систему привлекательной для пользователя:
• в системе представлены многие типовые формы, используемые в повседневной деятельности предприятия;
• если предприятию приходится составлять документы, неспецифичные для основной деятельности (тратится время на их поиск или составление аналогичных документов, отвлекаются материальные и финансовые ресурсы), то использование системы позволяет сократить затраты предприятия;
• если у пользователя есть свой вариант документа, то, сравнив его с аналогичным документом в системе, он может взять из него формулировки, которые сделают его документ более корректным и полным;
• из документов, представленных в системе, пользователь может выбрать стандартные фразы, абзацы или целые пункты, которые он может применять при составлении своих собственных документов;
• если в процессе деятельности предприятия возникает необходимость составления и подписания документа, содержание которого предлагает партнер, то в системе можно найти аналогичный документ и определить корректность и полноту предлагаемого документа;
• если в штате предприятия есть свой юрист, то система поможет ему в подготовке различных документов, с экономя его время и в конечном итоге время и деньги предприятия;
• пользователями системы могут являться практически все предприятия независимо от их размера и вида деятельности. Таким образом, применение системы позволяет экономить материальные, технические и человеческие ресурсы предприятия благодаря уменьшению затрат на поиск, составление, систематизацию и представление в электронном виде различных документов.
§ 2. Способы использования документов системы
Использование документов, содержащихся в системе, предполагает несколько способов, зависящих от их вида. Эти документы можно разделить на две части — типовые формы и текстовые документы, причем их использование немного различается.
Типовые формы. Это документы, вид которых строго определен (например, расходный ордер, отчет или какая-либо справка). Использовать такие документы можно двумя способами.
Если форма документа проста, надо распечатать ее, не внося изменений (обычно это различные справки).
Если форма документа не соответствует форме оригинальных бланков по размеру и расположению на листе (оригинальные бланки печатаются типографским способом с использованием нескольких шрифтов разных размеров) или в документ надо ввести свои реквизиты, то документ следует вывести из системы в файл и внести там необходимые изменения. После этого документ можно использовать в работе.
Текстовые документы. Это “рыбы” (заготовки) типовых документов, которые каждый раз надо подстраивать под конкретный случай (в основном это различные договоры и приложения к ним). Использование этих документов подразумевает копирование документа в текстовый редактор, например Word(см. п. 7 “Работа совместно с текстовым редактором” § 4 главы 2), и внесение в него изменений, связанных с конкретным случаем (например, с условиями поставки, условиями оплаты, порядком разрешения споров и т.п.).
Для данной группы документов можно обрисовать следующую схему. Например, пользователь хочет заключить с кем-нибудь договор. Он находит аналог такого договора в системе, выводит его либо в файл, либо на печать. Затем, после консультаций со своим юристом и внесения необходимых дополнений или изменений, специфичных для данного конкретного варианта договора, предлагает вариант договора своему партнеру. В свою очередь, партнер вносит тоже какие-то изменения или дополнения. После взаимного урегулирования дополнений и изменений договор подписывается сторонами. Это общепринятая схема заключения договоров.
Другими словами, пользователь получает из системы образец договора, что, собственно, ему и нужно для начала ведения переговоров. Отметим, что при этом программная оболочка не позволяет корректировать документы непосредственно в системе, поскольку при составлении следующего подобного договора пользователю будет достаточно иметь только его образец.
Кроме того, из документов, представленных в системе, пользователь может выбрать какие-либо стандартные фразы, абзацы или целые пункты, которые ему могут понадобиться при составлении своего документа.
§ 3. Информационное наполнение системы и источники информации
1. Источники информации
Можно выделить три основных источника информации.
Во-первых, типовые формы берутся из нормативных и внутриведомственных документов. Эти документы содержат как сами типовые формы, так и инструкции и рекомендации по их заполнению. Например, Инструкция Госналогслужбы РФ № 30 от 15.05.95 “О порядке исчисления и уплаты налогов, поступающих в дорожные фонды” содержит четыре типовые формы расчета налогов и инструкцию по заполнению этих форм.
Во-вторых, документы поступают от профессиональных объединений и фирм, занимающихся конкретными видами деятельности (торговля, работа на рынке ценных бумаг, оказание юридических услуг и т.п.). Включение таких документов в систему целесообразно потому, что они используются на практике и в соответствующих фирмах накоплен большой опыт их составления. Как правило, это различные договоры и приложения к ним, например пакет учредительных документов.
В-третьих, в систему включены общеупотребительные формы и документы, проверенные временем и практикой делового оборота, например гарантийное письмо. Определить первоисточник таких документов весьма проблематично.
2. Состав информации
Представленные в системе документы можно разделить на две категории: официально утвержденные формы документов и неофициальные формы документов.
К первой категории относятся формы, утвержденные органами власти. Это, в частности, договоры, заключаемые с органами власти, формы отчетов и заявлений, формы бухгалтерских документов, формы статистической отчетности и многие другие. Хотя в этих документах иногда бывают некоторые недоработки, они при включении в систему не подвергаются никакой модификации.
Ко второй категории относятся формы документов, которые официально не утверждены органами власти. Это также различные формы договоров, справок, отчетов, заявлений, расчетов, таблиц и т.п., которые охватывают все стороны деятельности предприятия. Формы этих документов “обкатаны” и используются в работе многими предприятиями, например договоры поставки, купли-продажи, аренды.
Здесь необходимо еще раз отметить следующее. Система позволяет значительно облегчить работу по подготовке документов, но (как и любая другая справочная система) не заменяет собой юриста. Содержащиеся в ней документы носят рекомендательный характер (это не относится к типовым формам документов, утвержденным органами власти). Поэтому перед использованием формы, не являющейся официально утвержденной (тем более, если она подвергалась корректировке), рекомендуется проконсультироваться у соответствующего специалиста (юриста, бухгалтера и т.д.).
3. Форма представления документов
Документы представлены в системе в виде шаблонов (незаполненных форм) или в виде образцов (заполненных форм). Если имеются инструкции или рекомендации по заполнению формы или у документа есть приложения, то это указывается.
Если типовая форма была изменена, то в системе форма изменяется тоже. При этом указывается дата редакции официального документа. Другими словами, в системе всегда представлена последняя редакция формы документа.
Реализованный в системе внутренний гипертекст, позволяет перейти из текста документа (например, договора) на приложения, если таковые имеются.
Если форма документа является официальной, то можно перейти в СПС КонсультантПлюс: ВерсияПроф на документ, содержащий информацию о порядке заполнения и использования данного документа.
§ 4. Особенности поиска документов в системе
Кратко охарактеризуем поля Карточки реквизитов и приведем примеры поиска документов с использованием этих полей (рис. 8.1).
 
 

 
 
Рис. 8.1
1. Поле “Тематика”
Словарь этого поля представляет собой рубрикатор, который был разработан специально для рассматриваемой системы. Он является “смешанным”, то есть основанием для классификации являются как виды деятельности, с которыми может столкнуться “среднестатистическое” предприятие (аренда, купля-продажа, строительство, создание и выпуск продукции), так и виды документов (бухгалтерская и статистическая отчетность, документы по инвентаризации, организационные и распорядительные документы). Практика показывает, что такое “смешение” оправдывает себя в рамках системы с подобной информацией.
Пример 8.1. Найдем акт инвентаризации наличия денежных средств. 1. В ноле “Тематика” выберем рубрику ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.
2. Нажмем кнопку Поиск для формирования списка документов.
3. Список документов содержит несколько актов инвентаризации, в том числе и искомый (рис. 8.2).
 
 

 
 
Рис. 8.2
4. Войдем в текст требуемого акта и щелкнем мышью по корешку “Справка” для перехода к Справке к документу. Мы видим, что данный акт является официально утвержденным Министерством финансов РФ, имеет официальный номер ИНВ-15. Кроме того, видно, что форма акта подвергалась изменениям и рассматриваемый акт последний раз изменялся 16 апреля 1996 г. (рис. 8.3).•
 
 

 
 
Рис. 8.3
2. Поле “Тип документа”
 
 

 
 
Рис. 8.4
Значениями этого поля являются типы документов, а именно: договор, справка, заявление, отчет, расчет, протокол и т.п. Использование данного поля позволяет сразу ограничивать список требуемых документов, если известен тип документа.
Пример 8.2. Найдем форму приказа о проведении инвентаризации имущества.
1. Как и в примере 8.1, в поле “Тематика” выберем рубрику ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.
2. Поле “Тип документа” заполним словом ПРИКАЗ.
3. Нажав на кнопку Поиск, найдем единственный документ — приказ о проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
4. Войдя в текст документа, увидим, что данная форма приказа является Приложением к “Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств”, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49 (рис. 8.4).•
3. Поле “Разработчик”
Значениями этого поля являются либо названия органов власти, которые разработали или утвердили соответствующий документ (например, Министерство финансов РФ), либо названия профессиональных объединений или фирм, предоставивших соответствующие документы.
Данное поле удобно при поиске, когда надо найти утвержденную форму, но известен лишь орган, ее утвердивший.
4. Поле “Источник”
Значениями этого поля являются либо название профессионального объединения или фирмы, предоставившей документ, либо наименование официального документа, которым введена форма документа.
Пример 8.3. Найдем формы отчетности, введенные Инструкцией ЦБ РФ от 01.10.97 № 17 (ред. от 25.12.98).
1. Войдем в словарь поля “Источник” и зададим значение ИНСТРУКЦИЯ ЦБ. Выберем Инструкцию ЦБ РФ № 17.
2. Сформируем список документов по данному запросу. Он будет содержать 22 формы, введенные данной Инструкцией (рис. 8.5).
 
 

 
 
Рис. 8.5
Замечание 8.1. В основном это поле применяется для поиска официальных документов и позволяет сразу найти формы документов, утвержденные тем или иным актом, если известны его реквизиты.
5. Поле “Номер типовой формы”
Данное поле заполняется только для официально утвержденных форм и содержит их номер. Это поле используется, если известен номер формы (например, 5-Г). Практика показывает, что специалисты в той или иной области (бухгалтеры, складские работники и пр.) знают по номерам большинство документов, которыми они пользуются. С помощью данного поля они могут легко найти интересующую их форму.
Пример 8.4. Найдем форму под номером 5-Г.
1. Зададим в поле “Номер типовой формы” требуемый номер.
2. Осуществив поиск, мы сразу получаем единственный искомый документ — “Кассовый отчет. Форма № 5-Г”.
6. Поле “Название документа”
Словарь данного поля состоит из всех слов, используемых в названии документа. Как и в словаре соответствующего поля в системе КонсультантПлюс: ВерсияПроф, символ “*” в конце слова заменяет любые окончания этого слова. Такое поле удобно использовать, когда надо найти документы по какой-то проблеме, а точные реквизиты их не известны.
Пример 8.5. Найдем документы по перевозке грузов автомобильным транспортом.
1. Войдем в поле “Название документа” и выберем значения АВТО-МОБИЛ*, ГРУЗОВ*, ПЕРЕВОЗ*, соединив их логическим условием И.
2. В результате получим список форм документов, связанных с данным вопросом (рис. 8.6).•
 
 

 
 
Рис. 8.6
7. Поле “Дата последнего изменения”
Это поле введено по просьбам пользователей. Значениями поля являются даты последнего изменения текста соответствующего документа. Данное поле, в частности, позволяет найти документы, измененные после какой-то даты.
8. Поле “Текст”
Данное поле позволяет осуществлять контекстный поиск по текстам документов. Работа с ним ничем не отличается от работы с полем “Текст документа” СПС КонсультантПлюс: ВерсияПроф, описанной в главе 2.
Задачи для самостоятельного решения
Задача 8.1. Найти форму устава коммерческого банка. Задание выполнить двумя способами: 1) использовать поля “Тип документа” и “Название документа”; 2) использовать поля “Тип документа” и “Разработчик” (ЦБ РФ).
Задача 8.2. Найти формы для заключения брачного контракта. Задача 8.3. Найти форму заявления о выдаче патента.
Задача 8.4. Найти образец доверенности на получение зарплаты, скопировать его в текстовый редактор и заполнить.