Глава 8
КОНТРОЛЬ ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
Состояние расчетно-платежной дисциплины непосредственно влияет на финансовое положение предприятия. В случае отвлечения значительных сумм в дебиторскую задолженность оно может оказаться неплатежеспособным. С другой стороны, несвоевременное погашение долга своим кредиторам отрицательно влияет на деловую репутацию предприятия.
Контролируя расчеты с дебиторами и кредиторами (счет 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”), аудитор проверяет также достоверность учетных данных по следующим счетам: 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, 61 “Расчеты по авансам выданным”, 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками”, 63 “Расчеты по претензиям”, 64 “Расчеты по авансам полученным”, 65 “Расчеты по имущественному и личному страхованию”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Проверка указанных счетов поможет установить не только правильность произведенных расчетов, но и причины, по которым возникла задолженность, ее виновников, сроки ее давности и реальность получения долга, действенность принимаемых мер для погашения или взыскания задолженности.
Сверяя балансовые показатели с главной книгой, журналами-ордерами, машинограммами и другими учетными регистрами, надо установить, не допущено ли “свертывание” сальдо долгов, когда из большей суммы остатка (по данным аналитических счетов) вычитают меньшую, “приукрашивая” тем самым отчетные данные.
Проверку состояния расчетов целесообразно начинать с анализа материалов их инвентаризации. Но практика свидетельствует, что сами предприятия инвентаризацию расчетов по-настоящему не проводят, и потому — лучше, если аудитор возьмет на себя организацию этого процесса.
Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами и другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по документам остатков и в тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на балансовых счетах. Аудитор и члены инвентаризационной комиссии устанавливают даты возникновения задолженности, ее реальность и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности. В процессе инвентаризации необходимо также зафиксировать:
- тождественность расчетов со структурами предприятий, выделенными на отдельные балансы. Если при этом выявится, что на балансе оставлены неурегулированные суммы по этим расчетам, то баланс должен рассматриваться как неправильно составленный;
- правильность и обоснованность числящейся по балансу суммы задолженности по недостачам и хищениям и меры, принятые к взысканию этой задолженности;
- точность и достоверность балансовых сумм дебиторской и кредиторской задолженности.
Результаты инвентаризации расчетов оформляют актом. В нем перечисляются: наименование проверенных счетов, суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, по которым истекли сроки исковой давности. По последним видам долгов к акту инвентаризации надо приложить справку с указанием наименования, адреса дебиторов и кредиторов, суммы задолженности, за что конкретно она числится, с какого времени и на основании каких документов образовалась. По суммам дебиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности указывают лиц, виновных в пропуске сроков.
Анализ материалов проведенной до аудита инвентаризации или ее проведение во время аудита даст возможность тщательно проверить сомнительные расчеты. В отдельных случаях, когда числится дебиторская и длительно не погашенная кредиторская задолженность на значительные суммы, целесообразно провести взаимную сверку расчетов между предприятиями.
Особого внимания требует проверка невостребованной кредиторской задолженности, так как имеют место факты, когда за счет нее списывают дебиторскую задолженность, а ценности, полученные от дебитора, присваивают. Напомним, что дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, а также другие долги, не реальные для взыскания, списывают по решениям руководителя предприятия и относят соответственно за счет средств резерва сомнительных долгов или на результаты хозяйственной деятельности, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались.
Важным вопросом проверки является правильность списания задолженности вследствие неплатежеспособности должника. Такого рода долг может быть списан в убыток. Однако это не основание для аннулирования задолженности. Ее следует отражать за балансом на счете 07 “Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов” в течение пяти лет с момента списания для последующего наблюдения, ибо в случае улучшения имущественного положения должника ее можно будет взыскать. И вообще при списании задолженности в убыток не следует торопиться; для этого надо иметь веские основания, в частности, решение суда о признании ответчика несостоятельным.
В отдельных фирмах допускают скрытое авансирование личных нужд сотрудника под видом выдачи авансов на хозяйственные и командировочные расходы. Поэтому аудитору следует провести сплошную проверку авансовых отчетов и приложенных к ним документов путем сличения учетных записей с данными утвержденных отчетов. Авансы на командировочные расходы должны выдаваться только лицам, работающим на данном предприятии. Необходимо также выяснить, имеются ли удостоверения на командирование работников, каков точный срок командировки, стоимость проезда, сумму суточных и оплату гостиницы по действующим нормам, своевременно ли подотчетные лица представляют отчеты по авансам и возвращают неизрасходованные остатки средств, а затем убедиться и в достоверности приложенных к авансовым отчетам документов, законности произведенной по ним оплаты.
При контроле операций по подотчетным суммам полезно удостовериться в документах, определяющих круг лиц, которым предоставлено право получать деньги в подотчет, и проверить, не выдаются ли авансы сверх установленных размеров или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, а также в том, не допускается ли через подотчетных лиц оплата расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы; имеется ли на авансовых отчетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов; своевременно ли отражены в учете расходы, произведенные из подотчетных сумм.
Особо проверяются расчеты по возмещению материального ущерба (счет 73, субсчет 3). В частности, устанавливают, насколько полно отнесены на виновных лиц недостачи и растраты ценностей, насколько правильно определена величина ущерба, нанесенного предприятию. Сумма ущерба рассчитывается по рыночным ценам на недостающие или похищенные ценности. Следует проверить операции по счету 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей” и выяснить законность их списания: нет ли завуалированных недостач с помощью списания на счета расчетов с персоналом, подотчетными лицами, материалов и т. д. Аудитор обязан изучить причины, вызывающие недостачи. Ими могут быть плохие условия хранения, необеспеченность весоизмерительной аппаратурой, нарушение правил приемки и выдачи материальных ценностей и другие.
При анализе прочей дебиторской задолженности необходимо проверить наличие долгов работников предприятия за пользование инвентарем, несданную спецодежду и прочее.
Выявленные факты нарушений расчетной дисциплины целесообразно обобщать в ведомости следующей формы.
| Код синтетического счета и субсчета | Наименование дебиторов и кредиторов | Дата возникновения задолженности | Причина ее образования | Суммы | Принятые меры по урегулированию расчетов | Заключение аудитора о реальности задолженности | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| . | . | . | . | . | . | . | . |
Проводя проверку расчетов, нельзя забывать, что несвоевременный возврат долгов может объясняться запущенностью бухгалтерского учета, состояние которого требует самостоятельного анализа.