ГлаГлава 1.
Организация бухгалтерского учета в бюджетных организациях
 
1. Основы организации бухгалтерского учета в бюджетных организациях
 
Основные правила ведения бухгалтерского учета в организациях установлены законом Российской Федерации “О бухгалтерском учете”, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерском отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н. Положением по бухгалтерскому учету “Бухгалтерская отчетность организации (ПБУ №4/96)”, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 февраля 1996 г. № 10, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятии, утвержденным Приказом Министерства финансов СССР от 1 ноября 1991 г. № 56 (с изменениями и дополнениями or28 декабря 1994 г., 28 июля 1995 г., 17 февраля 1997 г.) и некоторыми другими нормативными документами.
В соответствии с законом “О бухгалтерском учете” основные правила ведения бухгалтерского учета заключаются в следующем:
— бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операции организации ведется в валюте Российской Федерации — в рублях:
— имущество, являющееся собственностью организаций, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации;
— бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации до реорганизации или ликвидации;
— организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий План счетов бухгалтерского учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
— все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий;
— текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно;
— основанием для записи в учетных регистрах являются первичные учетные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания и содержать обязательные реквизиты.
Для обеспечения полного и своевременного поступления доходов и использования средств бюджета по целевому назначению требуется правильная организация бухгалтерского учета исполнения бюджета. Бухгалтерский учет исполнения бюджета и смет расходов бюджетных учреждений называется бюджетным учетом.
Объектами бюджетного учета являются: доходы и расходы бюджета; денежная наличность, хранящаяся в банках; средства в расчетах между бюджетами; фонды и резервы, создаваемые в бюджетах в процессе их исполнения; материальные ценности бюджетных организаций. Выступая как средство контроля за исполнением бюджета, бюджетный учет содействует рациональному использованию национального дохода в целях расширенного воспроизводства, соблюдению необходимых пропорций в развитии отраслей народного хозяйства, точному исполнению утвержденного бюджета.
К задачам бюджетного учета относятся:
- соблюдение финансово-бюджетной дисциплины и строжайшего режима экономии в расходовании средств;
- охрана имущества;
- мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных доходов.
Бюджетный учет ведется в соответствии с существующим в стране бюджетным устройством. Организационное построение бюджетной системы Российской Федерации определено законом Российской Федерации “Об основах бюджетного устройства и бюджетного процесса в РСФСР” от 10 октября 1991 г. № 1734-1 (с изменениями и дополнениями от 5 ноября 1994 г., 31 июля 1995 г., 10 июля 1996 г.).
Бюджетная система представляет собой основанную на экономических отношениях и юридических нормах совокупность республиканского бюджета Российской Федерации, республиканских бюджетов национально-государственных и административно-территориальных образований России. Составление бюджета производится в соответствии с прогнозами и программами социально-экономического развития территорий.
В бюджетную систему Российской Федерации в качестве самостоятельных частей включаются: федеральный бюджет Российской Федерации, республиканские бюджеты республик в составе Российской Федерации, краевые, областные бюджеты краев и областей, городские бюджеты городов Москвы и Санкт-Петербурга, областной бюджет автономной области, окружные бюджеты округов, городские бюджеты городов, районные бюджеты районов, районные бюджеты в районах городов, бюджеты поселков и сельских населенных пунктов. Такое построение бюджетной системы, когда всем местным администрациям предоставлено право иметь свой бюджет, способствует наиболее полному учету источников формирования бюджетных средств и их рациональному использованию.
Единство бюджетной системы обеспечивается общей правовой базой, использованием единых бюджетных классификаций, форм бюджетной документации, предоставлением необходимой статистической и бюджетной информации с одного уровня бюджетной системы на другой для составления консолидированного бюджета Российской Федерации и территорий, согласованными принципами бюджетного процесса, единой денежной системой. Единство бюджетной системы Российской Федерации достигается взаимодействием бюджетов всех уровней, осуществляемым через использование регулирующих доходных источников, созданием целевых и региональных бюджетных фондов, их частичным перераспределением, а также через единую социально-экономическую, в том числе налоговую, политику.
В ходе исполнения бюджета необходимо точно в определенные сроки и в установленных суммах мобилизовать запланированные доходы и произвести предусмотренные расходы. Непосредственное исполнение бюджета возложено на Федеральное казначейство Российской Федерации, которое создано в соответствии с указом Президента Российской Федерации “О федеральном казначействе” от 8 декабря 1992 г. № 1556. Во исполнение этого Указа постановлением Совета Министров РСФСР “О федеральном казначействе Российской Федерации” от 27 августа 1993 г. № 864 было утверждено Положение о Федеральном казначействе Российской Федерации (с изменениями и дополнениями от 11 февраля 1995 г., 28 января 1997 г.). Единая централизованная система органов Федерального казначейства подчиняется министру финансов Российской Федерации, состоит из Главного управления Федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации и подчиненных ему территориальных органов Федерального казначейства по республикам в составе Российской Федерации, краям, областям, автономным образованиям, городам Москве и Санкт-Петербургу, городам (за исключением городов районного подчинения), районам и районам в городах.
Вышеуказанными нормативными актами на органы казначейства возложено решение следующих задач:
- организация, осуществление и контроль за исполнением республиканского бюджета Российской Федерации, управление доходами и расходами этого бюджета на счетах казначейства, в банках исходя из принципа единства кассы;
- регулирование финансовых отношений между республиканским бюджетом Российской Федерации и государственными (федеральными) внебюджетными фондами, финансовое исполнение этих фондов, контроль за поступлением и использованием внебюджетных (федеральных) средств;
- осуществление краткосрочного прогнозирования объемов государственных финансовых ресурсов, а также оперативное управление этими ресурсами в пределах установленных на соответствующий период государственных расходов;
- сбор, обработка и анализ информации о государственных (федеральных) внебюджетных фондах, а также о состоянии бюджетной системы Российской Федерации;
- разработка методологических и инструктивных материалов, порядка веления учетных операций но вопросам, относящимся к компетенции казначейства, обязательных для органов государственной власти и управления предприятии, учреждений и организаций, включая организации, распоряжающиеся средствами государственных (федеральных) внебюджетных фондов, подготовка проекта бюджетной классификации, ведение операций по учету государственной казны Российской Федерации.
Главное управление Федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации организует и осуществляет сводный, систематический, полный и стандартизированный учет операций по движению средств республиканского бюджета Российской Федерации, государственных (федеральных) внебюджетных фондов и внебюджетных (федеральных) средств на счетах казначейства; разрабатывает и утверждает методологические и инструктивные материалы; устанавливает порядок ведения учета и составления отчетности об исполнении смет расходов бюджетных учреждений.
При Министерстве финансов Российской Федерации, министерствах финансов республик, входящих в состав Российской Федерации, краевых, областных и городских финансовых министерствах и управлениях (отделах) созданы общественные методологические советы по бухгалтерскому учету. Они обобщают и доводят до исполнителей передовые формы и методы работы по совершенствованию бухгалтерского учета. обеспечению сохранности денежных и материальных средств, внедрению комплексной механизации. Важное место в деятельности методологических советов занимает распространение опыта работы централизованных бухгалтерий.
Учреждения, финансируемые в сметном порядке, называются бюджетными. Это школы, детские сады и ясли, высшие и средние специальные учебные заведения, профессионально-технические училища, научно-исследовательские организации, учреждения здравоохранения, социального обеспечения, физкультуры и др. Потребность в средствах бюджетного учреждения отражается в смете расходов, которая представляет собой основной плановый финансовый документ. На основе утвержденной сметы бюджетные учреждения получают денежные средства для осуществления своей деятельности.
В соответствии с законом “О бухгалтерском учете” ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут их руководители, которые могут в зависимости от объема учетной работы:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
На практике бухгалтерский учет исполнения смет расходов учреждений осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями, создаваемыми при министерствах, а также при городских и районных учреждениях.
При централизации учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права распорядителей ассигнованиями, в частности: право заключать договоры на поставку товаров и оказание услуг и трудовые соглашения на выполнение работ; получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды и разрешать выдачу авансов своим сотрудникам; разрешать оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, акты на списание пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующими положениями; разрешать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждений.
Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.
Учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением согласно утвержденным сметам, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств. Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.
В случаях, когда министерствам, ведомствам, управлениям (отделам) администрации разрешено в установленном порядке централизовать в своих сметах средства по входящим в их систему учреждениям для снабжения их материальными ценностями, учет расчетов по этим операциям осуществляется в порядке, изложенном в приложении № 1 к Инструкции по бухгалтерскому, учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 ноября 1993 г. № 122. Руководители министерств, ведомств, учреждений и их бухгалтерских служб, главные бухгалтеры централизованных бухгалтерий осуществляют руководство организацией бухгалтерского учета и отчетности, контроль за исполнением смет расходов учреждениями своей системы.
Руководители бухгалтерских служб (главные бухгалтеры) в своей работе руководствуются законом Российской Федерации “О бухгалтерском учете”. Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 199Sг. № 34н. положениями о бухгалтерских службах и централизованных бухгалтериях, утвержденными в установленном порядке, и другими нормативными документами.
Бухгалтерская служба учреждения должна выполнять следующие задачи:
— организовывать бухгалтерский учет в соответствии с действующими нормативными актами:
— использовать передовые формы и методы учета и обработки информации на базе широкого применения современной вычислительной техники;
— осуществлять предварительный контроль за своевременным, правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;
— контролировать правильность, рациональность и бережность расходования средств в соответствии с открытыми кредитами (ассигнованиями) и целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету;
— осуществлять строгий контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов, вести решительную борьбу с бесхозяйственностью и расточительством, принимать меры к своевременному предупреждению негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявлять и мобилизовывать внутрихозяйственные резервы;
— своевременно финансировать учреждения, ведущие учет самостоятельно, а также контролировать их деятельность и правильность постановки бухгалтерского учета;
— обеспечивать учет доходов и расходов по специальным средствам, а также операций по другим внебюджетным средствам;
— организовывать формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности учреждения, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования поставщиками, заказчиками, налоговыми, финансовыми, банковскими и казначейскими органами;
— своевременно организовывать начисление и выдачу заработной платы, пособий и стипендий;
— вести учет и расчеты с дебиторами и кредиторами;
— участвовать в проведении инвентаризаций денежных средств, расчетов и материальных ценностей; своевременно и правильно отражать в учете результаты инвентаризаций;
— периодически инструктировать материально ответственных лиц по вопросам учета и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся на их ответственном хранении;
— составлять отчетность и представлять ее соответствующим органам в установленные сроки; обеспечивать достоверность отчетов и балансов;
- соблюдать установленный порядок хранения бухгалтерских документов, регистров, машинограмм, смет расходов и расчетов к ним, а также других служебных документов; своевременно в установленном порядке сдавать их в архив.
В течение отчетного года в учреждении должна проводиться единая учетная политика отражения хозяйственных операций и оценки имущества. Изменение учетной политики по сравнению с предыдущим годом должно быть аргументировано в годовой бухгалтерской отчетности. Важно обеспечить в учете правильность отнесения доходов и расходов к соответствующим отчетным периодам. Бухгалтерский учет должен систематически контролировать исполнение смет, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами, сохранность денежных средств и товарно-материальных ценностей.
Руководитель учреждения обязан создать необходимые условия для правильной организации бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками учреждения требований главного бухгалтера в части порядка оформления и сдачи в бухгалтерию необходимых документов.
Главный бухгалтер учреждения, централизованной бухгалтерии назначается или освобождается от должности руководителем учреждения и непосредственно ему подчиняется. Он обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых учреждением хозяйственных операций, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности; подписывает совместно с руководителем учреждения документы по финансово-расчетным операциям, а также документы, служащие основанием для выдачи, товарно-материальных ценностей. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и не могут быть приняты к исполнению. Если работники учреждения передают главному бухгалтеру для исполнения документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину, то главный бухгалтер обязан письменно сообщить об этом руководителю учреждения. При получении от руководителя письменного распоряжения об исполнении указанных документов главный бухгалтер выполняет его. В этом случае вся полнота ответственности за совершение незаконных операций возлагается на руководителя учреждения.
Главный бухгалтер визирует заявления, приказы о назначении на работу и перемещении материально ответственных лиц (заведующих складами, кладовщиков, кассиров и др.).
При увольнении главный бухгалтер учреждения обязан передать дела по акту, вновь назначенному главному бухгалтеру. Если кандидат на должность еще не подобран, то дела передаются работнику учреждения, назначенному для этого приказом руководителя учреждения. В процессе сдачи-приемки дел проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных, наличия бухгалтерских документов и регистров, а также наличия дел и архиве.
 
2. Единство системы бюджетного учета
 
Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях обеспечивает отражение всех операций, связанных с исполнением сметы расходов по бюджету, смет по специальным средствам и обобщение данных учета и отчетности. Своевременное, полное и достоверное отражение в балансе учреждения всех операций позволяет его руководителю принимать обоснованные управленческие решения, анализировать работу учреждения, осуществлять и контролировать целевое расходование средств на основе утвержденной сметы, выявлять незаконные затраты.
Для выполнения этих задач ведется бухгалтерский учет:
— кредитов (ассигнований) и расходов бюджетных средств;
— поступления и расходования специальных и внебюджетных средств;
— сохранности и эффективности использования денежных средств, материалов, оборудования, продуктов питания, медикаментов и других ценностей;
— расчетов с дебиторами и кредиторами.
Важными задачами бухгалтерского учета являются учет и контроль за расходованием фонда заработной платы (оплаты труда), а также составление в срок баланса и отчетности. Правильная постановка бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях способствует более точному составлению смет расходов, а также выявлению неиспользованных внутренних ресурсов.
Правильность учета доходов и расходов бюджета обеспечивается единством системы бюджетного учета, в основе которой лежит бюджетная классификация, предполагающая научно обоснованную, обязательную группировку доходов и расходов бюджета по однородным признакам, закодированным в определенном порядке.
Бюджетная классификация имеет организующее и правовое значение. Первое проявляется в том, что она позволяет единообразно учитывать доходы и расходы бюджета, составлять отчетность об исполнении бюджета, осуществлять контроль и анализ по каждому виду доходов и расходов, кодировать показатели бюджетов и отчетов при машинной обработке. Правовое значение бюджетной классификации заключается в том, что все показатели доходов и расходов, предусмотренные в бюджете и указанные в соответствующих подразделениях бюджетной классификации, являются финансовыми планами, обязательными для исполнения.
В настоящее время применяется Бюджетная классификация Российской Федерации, утвержденная Федеральным законом “О бюджетной классификации Российской Федерации” от 15 августа 1996 г. № 1 15-ФЗ. Бюджетная классификация является группировкой доходов и расходов бюджетов всех уровней с присвоением объектам группировочных кодов. Так, в Приложении 2 укачанному Закону “Классификация доходов бюджетов Российской Федерации” приведены наименования групп, подгрупп, статей и подстатей доходов. Например, группа “Налоговые доходы”, подгруппа “Налоги на прибыль (доход), прирост капитала”, статья “Подоходный налог с физических лиц”; подгруппа “Налоги на товары и услуги. Лицензионные и регистрационные сборы”, статья “Налог на добавленную стоимость”. В Приложении 3 “Функциональная классификация расходов бюджетов Российской Федерации” дан перечень разделов и подразделов, по которым группируются расходы. Например, раздел “Образование”, подраздел “Дошкольное образование”.
Доходы бюджетов в Российской Федерации формируются за счет налогов с юридических и физических лиц, платежей за пользование недрами и природными ресурсами, государственной пошлины, доходов 01 приватизации, лицензионных сборов за право производства и торговли спиртными напитками и пивом, средств, полученных из других бюджетов, поступлений по денежно-вещевым лотереям и реализации государственных займов и других ценных бумаг, бюджетных ссуд и др.
Расходы бюджетов в Российской Федерации показывают направление средств на бюджетное финансирование народного хозяйства, конверсии военного производства, внешнеэкономической деятельности, народного образования, профессиональной подготовки кадров, бюджетных ссуд, культуры, искусства и средств массовой информации, науки, здравоохранения, физической культуры и спорта, социального обеспечения, обороны, на содержание органов правопорядка и государственной власти и др.
Для классификации расходов учреждений, состоящих на бюджетном финансировании, применяется следующий перечень статей.
Фонд заработной платы (оплаты труда).
Начисления на заработную плату.
Канцелярские и хозяйственные расходы.
Командировки и служебные разъезды.
Стипендии.
Расходы на питание.
Приобретение медикаментов и перевязочных средств.
Приобретение оборудования и инвентаря.
Приобретение мягкого инвентаря и оборудования.
Государственные капитальные вложения.
Капитальный ремонт.
Прочие расходы.
Государственная дотация.
Операционные расходы.
Платежи по ссудам.
По этим статьям выделяются и учитываются расходы в росписях республиканского бюджета, бюджетов автономных республик, краевых, областных, окружных, районных, городских, поселковых и сельских бюджетов.
Средства из бюджета на содержание учреждений и проведение мероприятий выделяются на основе утвержденных смет расходов.
Смета расходов — основной плановый и финансовый документ, определяющий объем, целевое направление и поквартальное распределение средств, выделяемых из бюджета на содержание учреждений. Предусмотренные в сметах ассигнования являются предельными, и расходование сверх этих сумм не разрешается. Нельзя производить расходы, не предусмотренные сметой, если нет экономии средств.
Форма сметы, основные показатели, по которым она составляется, нормы и расценки для определения размера расходов сообщаются вышестоящими организациями. В типовой смете содержатся данные, общие для всех бюджетных учреждений. Она состоит из трех частей: в первой части указываются наименование и адрес учреждения, бюджет, из которого оно финансируется (раздел, параграф бюджетной классификации), и свод расходов по статьям с распределением по кварталам; во второй части отражаются показатели оперативного плана на начало и конец года, а также среднегодовые; в третьей части приводятся расчеты и обоснования по каждой статье расходов и отдельным се элементам.
В отраслевых сметах расходов статьи отражают специфику народного образования, здравоохранения, культуры, науки и т. д. Расходы бюджетных учреждений подразделяются на капитальные вложения и текущее содержание учреждения. Последние состоят из административно-хозяйственных и операционных расходов. Административно-хозяйственные расходы включают затраты на содержание управленческого, хозяйственного и вспомогательного персонала, на командировки, приобретение инвентаря и т. д. Операционные расходы — это затраты, связанные с осуществлением деятельности учреждения (расходы на медикаменты, питание, педагогический фонд заработной платы, учебные расходы и т. д.).
Расчет сумм расходов по смете на планируемый год производится исходя из объема деятельности учреждения, определенного планом развития учреждения, и фактического его исполнения за предшествующий период. Размеры операционных расходов определяются на основе норм расходов, т.е. затрат на расчетную единицу. Установлены материальные (в натуральном выражении) и денежные (стоимостное выражение материальных расходов) нормы расходов. Правильно установленные типовые нормы расходов имеют важное значение для распределения бюджетных ассигнований на народное образование, здравоохранение, культуру, науку по отдельным регионам страны.
При составлении проекта сметы бюджетные учреждения для обоснования требуемых сумм расходов дают более подробную их номенклатуру, выделяя внутри статьи отдельные расходы. Например, по статье 3 “Канцелярские и хозяйственные расходы” выделяют: канцелярские расходы, расходы на вневедомственную охрану, расходы на связь, на приобретение литературы, на наем помещения, по содержанию и найму транспорта, затраты на оплату информационно-вычислительных услуг, предоставленных для аппарата управления.
Обоснование отдельных сумм расходов по смете приводится в приложении к ней. Так, приложение к смете расходов школы открывается сведениями о количестве классов и учащихся по состоянию на 1 января и 1 сентября планируемого года, затем следует расчет фонда заработной платы, а также расчеты по другим статьям классификации расходов. Заключают приложение к смете расходов общие сведения, используемые при расчетах (общая кубатура всех строений по наружному обмеру, внутренняя площадь здания, количество и площадь классных комнат и др.).
Сметы расходов, составляемые бюджетными учреждениями по каждому параграфу классификации расходов, принято называть индивидуальными. При обслуживании учреждения централизованными бухгалтериями практикуется составление общих cмет. В общих сметах расходы планируются в целом по группам однотипных учреждений (школ, училищ, детских яслей и садов, больниц и др.). Для определения и финансирования затрат на проведение совещании, конференций, приобретение литературы и другие мероприятия министерства, ведомства и управления (отделы) местной администрации составляют сметы на централизованные мероприятия. Путем суммирования всех расходов на содержание министерства или ведомства, включая все индивидуальные, общие расходы и сметы на централизованные мероприятия, составляется сводная смета.
Все расходы, включаемые в смету, должны группироваться по видам и целевому назначению, при определении их суммы необходимо строго соблюдать режим экономии. При утверждении смет проверяются необходимость и целесообразность предусматриваемых расходов, соответствие их объему работы учреждения, соблюдение норм расходов. Утверждение сметы расходов бюджетного учреждения производится после утверждения соответствующего бюджета, из которого оно финансируется. Утверждение оформляется подписью руководителя организации, утвердившей смету, указывается дата утверждения и проставляется оттиск печати на всех экземплярах сметы с указанием в верхнем правом углу общей суммы расходов по смете с выделением фонда заработной платы работников штатного и нештатного состава.
 
3. Баланс и План счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов учреждений и организаций, состоящих на бюджете
 
Бухгалтерский учет исполнения смет расходов по бюджету и внебюджетным средствам в учреждениях, состоящих на федеральном бюджете, республиканских, краевых, областных, окружных, городских и районных бюджетах, а также в централизованных бухгалтериях при министерствах, ведомствах, местных администрациях и их управлениях (отделениях), центральных городских и районных больницах и отдельных учреждениях ведется по двойной системе.
Учет может осуществляться по мемориально-ордерной, журнально-ордерной, журнал-главной формам. Использование электронно-вычислительных машин создает возможность перехода от решения с помощью вычислительной техники отдельных трудоемких задач к общесистемной автоматизации обработки учетной информации в целом и решению задач исполнения смет расходов.
В крупных бюджетных учреждениях (высших учебных заведениях, научно-исследовательских институтах, отдельных централизованных бухгалтериях и др.) бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме.
Бухгалтерский учет исполнения смет расходов по бюджету и смет по специальным средствам, а также другим внебюджетным средствам в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, ведется на едином балансе по Плану счетов, предусмотренному Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 ноября 1993 г. № 122.
Если подсобные производственные (учебные) мастерские или подсобные сельские и учебно-опытные хозяйства при бюджетных учреждениях переведены на хозяйственный расчет (имеют самостоятельный баланс и расчетный счет в учреждениях банка), то они организуют и ведут бухгалтерский учет в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, утвержденной Приказом Министерства финансов СССР от 1 ноября 1991 г. № 56 (с изменениями и дополнениями от 28 декабря 1994 г.. 28 июля 1995 г., 17 февраля 1997 г.).
Бухгалтерский баланс бюджетного учреждения — отчетный документ, в котором отражены и обобщены в денежной оценке на определенную дату средства бюджетного учреждения по видам и использованию, а также по источникам их образования и целевому назначению. Бухгалтерский баланс по исполнению сметы расходов имеет форму таблицы, состоящей из двух частей — актива и пассива. В активе отражаются средства, которыми располагает учреждение, и их размещение: основные средства, материалы и запасы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП), затраты на производство и другие цели, денежные средства, расчеты, расходы, убытки, затраты на капитальное строительство. В пассиве — источники образования средств: финансирование, фонды и средства целевого назначения, расчеты, реализация продукции и доходы, финансирование капитального строительства.
Актив и пассив баланса бюджетного учреждения состоят из статей, каждая из которых содержит наименование отдельных видов средств и источников. Однородные по экономическому содержанию статьи баланса исполнения сметы расходов объединены в разделы.
В разделе I “Основные средства” актива балансаисполнения сметы расходов отражаются основные средства, принадлежащие учреждению, включая и сданные в аренду. Объекты основных средств фиксируются в балансе по первоначальной стоимости. Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств допускается лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации, а также переоценки основных средств. Объекты (предметы), которые переоценивались по состоянию на 1 января 1997 г., отражаются по восстановительной стоимости.
В разделе II “Материалы и запасы” актива баланса исполнения сметы расходов приводится стоимость изделий производственных (учебных) мастерских, продукции подсобных (учебных) сельских хозяйств, строительных материалов, продуктов питания, топлива, горюче-смазочных материалов, кормов, фуража, молодняка животных, а также материалов длительного пользования для научных исследований и лабораторных испытаний, специального оборудования для хоздоговорных научно-исследовательских работ.
В разделе III“Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”показывается стоимость МБП, находящихся как на складе учреждения, так и по местам их использования.
В разделе IV “Затраты на производство и другие цели” актива баланса отражаются затраты на изделия и продукцию, не завершенные производством в производственных (учебных) мастерских, по фактической себестоимости; затраты под урожай будущего года в подсобных (учебно-опытных) сельских хозяйствах по фактическому расходу; здесь же отдельной статьей показываются затраты на научно-исследовательские работы по договорам исходя из фактических сумм расходов на незаконченные работы, включая накладные расходы. В самостоятельную статью баланса выделены затраты по заготовлению и переработке материалов и продуктов питания, осуществленным хозяйственным способом, которые показываются в суммах фактических расходов.
В разделе V “Денежные средства” содержатся сведения об остатках сумм, перечисленных по бюджету; денежных средств на текущих, расчетных счетах в банках, кассе учреждения; аккредитивов, лимитированных чековых книжек, прочих денежных средств; о финансовых вложениях. По статье “Текущий счет по федеральному бюджету на расходы учреждения, для перевода подведомственным учреждениям и на другие мероприятия” отражаются остатки бюджетных средств на текущих счетах в банках учреждений, состоящих на республиканском бюджете Российской Федерации. Отдельными строками выделены статьи “Текущий счет по федеральному бюджету на капитальные вложения” и “Текущий счет на капитальные вложения”.
По статье “Текущий счет сумм по поручениям” показываются суммы средств, полученные учреждениями, не перешедшими на новые условия хозяйствования, от других предприятий, организаций, учреждений, затраты, связанные с выполнением различных поручений: для расчетов с молодыми специалистами; на выплату стипендии студентам и учащимся за счет средств предприятии и организаций; на приобретение методической литературы и бланков документов; для выплаты премий работникам учреждения за счет средств других организаций и т. д. Вышестоящие организации, перешедшие на новые условия хозяйствования, отражают по этой статье остатки сумм средств централизованного фонда развития и финансовых резервов.
По статье “Текущий счет по специальным средствам” записывают сумму остатка денежных средств по операциям, связанным с исполнением сметы расходов по специальным средствам, а также средств, получаемых из бюджета, от благотворительных и спонсорских организаций на питание детей в интернатах, на укрепление и расширение материально-технической базы учреждений.
По статье “Текущий счет по прочим внебюджетным средствам” отражаются суммы депозитных средств, поступивших во временное распоряжение учреждения и подлежащих возврату их владельцам.
Статью “Расчетный счет” заполняют учреждения, перешедшие на новые условия хозяйствования. При переводе на новые условия хозяйствования им открывается в учреждениях банка расчетный счет, а текущие счета по бюджету и внебюджетным средствам закрываются. Остатки денег перечисляются на расчетный счет учреждения.
По статье “Текущий счет по внебюджетным фондам” записываются / суммы внебюджетных фондов, образуемых местными администрациями, а также министерствами и ведомствами Российской Федерации в установленном порядке.
Статью “Валютный счет”заполняют учреждения, которым в банке -- открыт валютный счет. При этом валюту пересчитывают по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на последнее число отчетного периода (месяца).
По статье “Финансовые вложения” отражаются финансовые вложения учреждения в ценные бумаги других предприятий, учреждений и организаций, приобретение процентных облигаций государственных и местных займов, уставные фонды других предприятий и организаций, перечисление денежных средств в депозиты банков и т. п.
В разделе VI “Расчеты” актива баланса показываются остатки сумм расчетов по частичной оплате заказов на опытно-конструкторские разработки по бюджетной тематике и по научно-исследовательским работам, подлежащим оплате; остатки сумм расчетов с подотчетными лицами; суммы недостач, растрат и хищений денежных средств и материальных ценностей, а также потерь от порчи этих ценностей, отнесенные на счет виновных лиц. В самостоятельные статьи выделены суммы расчетов по социальному страхованию, расчеты с Пенсионным фондом Российской Федерации, с Государственным фондом занятости населения Российской Федерации, по страховой медицине, по специальным видам платежей, включая расчеты с родителями за содержание детей в детских дошкольных и других учреждениях, расчеты с рабочими и служащими за форменную одежду, питание и другие расчеты с прочими дебиторами, а также расчеты с поставщиками в порядке плановых платежей. Учреждения, переведенные на новые условия хозяйствования, заполняют статью “Расчеты с покупателями и заказчиками”, в которой отражают средства, поступившие от заказчиков в качестве аванса для выполнения учреждениями работ, услуг по договорам. Эти средства находятся на данном субсчете до выполнения заказов или отдельных этапов работы.
В разделе VII “Расходы” актива баланса показываются суммы фактических расходов по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия, предусмотренные сметами, а также расходы по средствам, полученным из других бюджетов. Отдельно выделяются расходы по специальным и прочим средствам. Учреждения, перешедшие на новые условия хозяйствования, показывают на квартальную дату расходы, произведенные как за счет средств бюджета, так и за счет соответствующих фондов. Заключает этот раздел статья “Расходы за счет средств производственной деятельности”, по которой отражается сумма расходов, произведенных за счет отчислений от доходов производственной деятельности, оставляемых в распоряжении учреждения только на отчетные квартальные даты.
В разделе VIII “Убытки” актива баланса записываются суммы фактических убытков, полученных от реализации выпущенной продукции, изделий и оказанных услуг. После утверждения годового отчета сумма убытков списывается в установленном порядке.
В разделе IX “Затраты на капитальное строительство” актива баланса отражаются затраты на капитальное строительство с выделением сумм стоимости оборудования к установке, строительных материалов для капитального строительства, сумм расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также расходов по бюджету и специальным средствам на капитальные вложения и приобретение оборудования.
В разделе I пассива баланса “Финансирование” содержатся сведения о суммах финансирования из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия. В этом разделе имеются статьи, показывающие финансирование за счет других бюджетов, суммы средств, вносимых родителями на содержание детских учреждений, долгосрочных кредитов банков и др.
В разделе IIпассива баланса “Фонды и средства целевого назначения”показываются суммы фонда материального поощрения, единого фонда оплаты труда, фонда производственного и социального развития.
По статье “Материальные и приравненные к ним затраты” отражаются затраты по статьям 2 “Начисления на заработную плату”, 3 “Канцелярские и хозяйственные расходы”, 4 “Командировки и служебные разъезды”, 8 “Стипендии”, 9 “Расходы на питание”, 10 “Приобретение медикаментов и перевязочных средств”, 14 “Приобретение мягкого инвентаря и оборудования”, 18 “Прочие расходы” (за исключением всех видов премий и оказания материальной помощи). В материальные затраты включаются оплата процентов и краткосрочный кредит и суммы, уплаченные в виде экономических санкций.
По статье “Фонд в основных средствах” показывается сумма вложений в фонд основных средств за вычетом износа, сумма которого отражается по отдельной одноименной статье. По статье “Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах” — сумма, равная стоимости МБП, находящихся в распоряжении учреждения.
Учреждения, перешедшие на новые условия хозяйствования, заполняют статью “Единый фонд финансовых средств”. По ней отражается сумма всех средств, поступивших из различных источников (из бюджета, выделенных по долговременным экономическим нормативам, за выполненные работы или оказанные услуги, от реализации готовой продукции, за проживание в общежитиях, за содержание и обучение детей в детских дошкольных учреждениях, специальных школах, школах-интернатах, в детских музыкальных и художественных школах и другие поступления, распределяемые по фондам поквартально или помесячно).
Вышестоящие учреждения по статье “Централизованные фонды и финансовые резервы” отражают сумму средств централизованных фондов и резервов, которая складывается из экономии средств по причине невыполнения денежных норм на питание и медикаменты на одного больного в день, и других средств. В этот фонд могут поступать и отчисления от средств, получаемых учреждениями от реализации продукции учебно-производственных мастерских, оказания платных услуг и другой коммерческой деятельности. Средства централизованных фондов и резервов могут направляться на финансирование мероприятий, связанных с непредвиденными обстоятельствами.
В разделе III пассива баланса “Расчеты” отражаются суммы кредиторской задолженности (по социальному страхованию, специальным видам платежей, расчетам по платежам в бюджет, с Пенсионным фондом, с Фондом занятости населения, с фондами обязательного медицинского страхования, по выплате компенсаций населению). Отдельными статьями представлены расчеты с рабочими и служащими, со стипендиатами и пр. Здесь же приводятся статьи по расчетам с заказчиками по частичной оплате заказов на опытно-конструкторские разработки по бюджетной тематике; расчеты с заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги по внебюджетным средствам; расчеты с заказчиками по научно-исследовательским работам, подлежащим оплате; расчеты с заказчиками по авансам на научно-исследовательские работы; расчеты с привлеченными для выполнения хоздоговорных работ соисполнителями.
В разделе IV пассива баланса “Реализация продукции и доходы” содержатся статьи, отражающие суммы реализации изделий производственных (учебных) мастерских, продукции подсобных сельских хозяйств, научно-исследовательских работ по договорам. Результаты реализации — прибыль или убыток, которые выявляются на субсчетах 280 “Реализация изделий производственных (учебных) мастерских” и 281 “Реализация продукции подсобных (учебных) сельских хозяйств”, по окончании отчетного года относятся на субсчет 410 “Прибыли и убытки”.
По статье “Доходы по специальным средствам” отражаются доходы, полученные учреждением от арендной и квартирной платы, от эксплуатации транспорта, от производственной деятельности подсобных хозяйств, и другие виды специальных средств.
Заключает раздел статья “Прибыль”, по которой отражается результат от реализации продукции, работ, услуг подсобных (учебных) сельских хозяйств и производственных (учебных) мастерских (сумма прибыли в баланс исполнения сметы расходов переносится из субсчета 410 “Прибыли и убытки”).
В разделе. V пассива баланса “Финансирование капитального строительства” отражается финансирование из бюджета капитальных вложений, а также расчеты с подрядчиками.
Баланс бюджетного учреждения построен по односторонней форме.
Несмотря на отраслевые особенности бюджетных организаций, все они составляют балансы исполнения сметы расходов в строгом соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н и письмами Министерства финансов Российской Федерации от 15 февраля 1993 г. № 12 “О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете” (с изменениями и дополнениями от 3 августа 1993 г., 25 июля 1994 г., 27 июня 1995 г., 26 августа 1997 г.) и от 28 августа 1997 г. № 63н “О составлении бухгалтерских отчетов за 1997 год и квартальной отчетности в 1998 году организациями, состоящими на бюджете”. Эти документы определяют единый порядок организации бухгалтерского учета, ведения счетов текущего учета, составления сводных годовых отчетов, заполнения форм годовой, квартальной и месячной отчетности, а также единый порядок представления и утверждения бухгалтерских отчетов и балансов, оценки их статей и проведения инвентаризации статей баланса.
Баланс исполнения сметы расходов является основным отчетным документом, необходимым для управления хозяйственной и финансовой деятельностью бюджетного учреждения, ее анализа, контроля за использованием по назначению предоставленных учреждению средств. По данным баланса можно определить, как уменьшаются материальные запасы, сокращается дебиторская задолженность, наличие которой указывает на несвоевременность платежей между организациями. В балансе виден размер фактически произведенных учреждением расходов по бюджету.
Составлением баланса и отчетности завершается цикл бухгалтерского учета, а сам баланс при этом является сводкой остатков средств и их источников, числящихся на конец отчетного периода на счетах бухгалтерского учета.
Бухгалтерский баланс составляется на основе проверенных бухгалтерских записей, подтвержденных оправдательными документами. До составления баланса обязательна сверки записей в учете оборотов и остатков по аналитическим счетам с оборотами и остатками по синтетическим счетам. Положением о бухгалтерском учете и отчетности предусматривается проведение инвентаризации основных средств, незавершенного производства (учебных) мастерских, капитального строительства и ремонта, МБП, материалов, продуктов питания и других ценностей. Должна быть проведена сверка расчетов с поставщиками, заказчиками, финансовыми органами и банком и другими дебиторами и кредиторами, а также инвентаризация денежных средств, бланков строгой отчетности и забалансовых статей.
Достоверные и своевременно представляемые бухгалтерские балансы, основанные на выверенных данных учета и подкрепленные данными инвентаризации, — важное средство систематического контроля за финансово-хозяйственной деятельностью бюджетных организаций и их финансовым состоянием.
При составлении баланса и отчетности необходимо обеспечить сопоставимость показателей учета и отчетности. Это достигается соблюдением единой методологии расчета плановых и отчетных данных. Все учреждения и организации, состоящие на бюджете (независимо от ведомственной подчиненности), а также централизованные бухгалтерии, включая учреждения, переведенные на новые условия хозяйствования, осуществляют бухгалтерский учет по Плану счетов, утвержденному Министерством финансов Российской Федерации (см. Инструкцию по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденную Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 ноября 1993 г. № 122). Отдельные министерства и ведомства по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации исходя из особенностей конкретной отрасли хозяйства могут вносить в него необходимые изменения.
План счетов служит основой организации бухгалтерского учета в бюджетном учреждении. Применение типовых бухгалтерских записей, предусмотренных Инструкцией и Планом счетов, обеспечивает правильность и сравнимость экономических показателей работы учреждения. Действующий План счетов состоит из 13 разделов, которые объединяют счета первого порядка (основные или синтетические) и счета второго порядка (субсчета), являющиеся подразделением счетов первого порядка. Содержание разделов Плана счетов соответствует экономической группировке имущества, его источников и хозяйственных процессов. Каждому синтетическому счету (счету первого порядка) присвоен двухзначный номер (условное числовое обозначение), а каждому субсчету (второго порядка) — трехзначный номер.
Разделы Плана счетов расположены в определенной последовательности, определяемой характером участия имущества в его кругообороте. В начале Плана отражены разделы со счетами имущества, необходимого для осуществления деятельности бюджетных организаций (1, II, III разделы). Затем показаны разделы со счетами издержек производства, денежных средств и расчетов и расходов бюджетных организации. Таким образом, в первых восьми разделах сгруппированы счета имущества и расходов бюджетных организаций. Имущество отражено по разделам по принципу ликвидности — от трудно реализуемых к легко реализуемым. В последующих разделах отражены источники формирования имущества организации и покрытия расходов бюджетных организаций, финансовый результат от реализации продукции, доходы и результаты исполнения бюджета.
Порядок ведения аналитического учета бюджетные организации устанавливают сами исходя из Плана счетов и нормативных актов по объектам учета.
В Плане счетов предусмотрено применение забалансовых счетов, которые служат для учета арендованных основных средств; товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение; бланков строгой отчетности; списания задолженности неплатежеспособных дебиторов; материальных ценностей, оплаченных по централизованному снабжению; задолженности учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности; переходящих спортивных призов и кубков; путевок; переплаты пенсий и пособий вследствие неправильного применения законодательства о пенсиях и пособиях, счетных ошибок; учебных предметов военной техники; ссуд, выданных рабочим и служащим. Забалансовые счета не связаны с балансовыми счетами, поэтому учет средств и операций на них ведется по простой системе, без соблюдения метода двойной записи. Все забалансовые счета имеют только дебетовое сальдо. Если средства поступают в учреждение, то они отражаются по дебету, а при их возврате — по кредиту.