Глава III.
Учет материальных запасов
 
1. Материальные запасы, их классификация и оценка
 
Под материальными запасами понимают различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном или производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организаций и стоимость производимой ими продукции.
Классификация материалов в бюджетных организациях положена в основу их учета по синтетическим счетам. Для учета материальных запасов предназначены счета:
03 “Изделия и продукция”,
04 “Оборудование, строительные материалы и материалы для научных исследований”,
05 “Молодняк животных и животные на откорме”,
06 “Материалы и продукты питания”,
07 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”.
Бюджетные учреждения имеют определенные нормы запасов материальных ценностей в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения. Нормы запасов материалов устанавливаются в днях или процентах к их годовому расходу. Так, нормы запасов могут устанавливаться для следующих групп материалов: материалы для учебных, научных и других специальных целей, продукты питания, медикаменты, перевязочные средства и аптекарские запасы, топливо. Превышение установленных норм является нарушением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка материалов против норм.
Для учета материальных ценностей необходимы правильная организация складского хозяйства, классификация и оценка материалов.
Систематизированный перечень всех материалов, используемых в учреждении, с точным их наименованием представляет собой единую номенклатуру. Каждому наименованию материалов в этом перечне присваивается постоянный номенклатурный номер, устанавливается единица измерения и проставляется цена.
В крупных бюджетных организациях в наличии может находиться большое количество различных материалов, поэтому для правильности их учета должна быть разработана классификация (деление их на группы и подгруппы), основанная на данных о сортах, размерах и характеристиках материалов. Для сокращения учетной номенклатуры материалов и упрощения учета однородные и близкие по свойствам материалы могут объединяться под одним номенклатурным номером.
Материалы, продукты питания и МБП оцениваются в учете и в бухгалтерском балансе по ценам их приобретения. Транспортные расходы по доставке материалов списываются на соответствующие статьи расходов в зависимости от ассигнований, за счет которых они приобретались.
В каждом бюджетном учреждении должен быть установлен четкий порядок, обеспечивающий своевременный контроль за фактическим поступлением материалов. Принимая материальные ценности, заведующий складом (кладовщик) обязан проверить соответствие количества, сорта и качества поступивших материалов данным, указанным в документах.
Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам. Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.
Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления по основным видам сырья или материалов исчисляет лишь небольшая часть организаций. В большей части организаций текущий учет материальных ценностей ведут по твердым учетным ценам — по средним покупным ценам, по плановой себестоимости и др. Отклонение фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов.
Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить следующими методами оценки запасов:
— по себестоимости единицы запасов;
— по средней себестоимости;
— по себестоимости первых по времени приобретений (метод ФИФО);
— по себестоимости последних по времени приобретений (метод ЛИФО).
Первый способ оценки материальных ресурсов является традиционным для нашей отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списываются на производство, как правило, по учетным ценам, а в конце месяца соответствующая доля отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от их стоимости списывается по учетным ценам.
При методе ФИФО независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списываются материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и так далее в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.
При методе ЛИФО применяют другое правило: вначале списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и так далее.
Единицей учета материальных ценностей является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т.е. каждый номенклатурный номер.
Основными задачами учета материальных запасов являются: контроль за сохранностью ценностей; соответствием складских запасов нормативам; за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по статьям затрат и объектам калькуляции; рациональная оценка материальных запасов.
 
2. Документальное оформление поступления и расходования материальных запасов
 
Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.
Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.
Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование (в двух экземплярах — один непосредственно покупателю, другой через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления. После этого они передаются ответственному исполнителю по снабжению.
В отделе снабжения поступающие документы проходят проверку на соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих указанных в них данных договорным условиям. Кроме этого, для контроля за поступлением грузов в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, рол груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета.
Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При этом экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку материалов.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает их заведующему склада, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Поступление материалов оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей приемка их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения.
Учет материалов на складах (кладовых) ведется в книге складского учета материалов ф. № М-17. До начала записей в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер. На каждый вид материалов открывается отдельная страница; после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. Такие записи на основе первичных документов материально ответственные лица делают в тот же день.
В случае расхождения фактических данных о поступивших материалах с данными поставщика комиссией составляется акт приемки ф. № 429 в двух экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или незаинтересованной организации.
Отпуск материалов со склада учреждения осуществляется на основании документов, утвержденных руководителем учреждения. Расходные документы по содержанию и назначению можно объединить в две группы: разовые требования и накопительные документы. К первой группе относятся: накладная (требование) ф. № 434, применяющаяся при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения; меню-требования ф. № 298 и 299, использующиеся для выдачи продуктов питания со склада; ведомость на выдачу кормов и фуража ф. № 397; путевой лист для списания в расход автомобильного бензина. Вторая группа включает ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. № 410 и заборную карту ф. № 431.
Ведомость ф. № 410 предназначена для выдачи материалов хозяйственного назначения на учебные и другие цели в течение месяца. Записи здесь следует производить не в хронологическом порядке, а в систематическом, т.е. оставлять несколько строк для каждого вида материалов, чтобы в конце месяца можно было подсчитать общее количество отпущенных материалов с выделением каждого конкретного наименования.
Заборная карта ф. № 431 выписывается ежемесячно каждому получателю на несколько наименований материалов и применяется для документального оформления многократного отпуска материалов со склада. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается на срок 15 дней, а при периодическом отпуске — на месяц. В карте указывается лимит на отпуск материалов исходя из установленных норм расхода. Материалы сверх указанного в карте лимита вследствие превышения норм расхода отпускаются только с разрешения руководителя. Отпуск оформляется накладной (требованием) ф. № 434.
Заборную карту выписывают в двух экземплярах: первый экземпляр передают на склад, а второй — получателю. Заборная карта позволяет оперативно контролировать состояние лимитов, принимать меры к предупреждению их необоснованного превышения. Ее использование упрощает технику документального оформления отпуска материалов со склада и сокращает количество выписываемых документов.
В тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной (требованию) или заборной карте является невозможной, списание расхода топлива производится по актам обмера остатков. В случае недостачи топлива по акту обмера в сравнении с установленными нормами расходования руководитель учреждения принимает меры к выявлению причин перерасхода и в надлежащих случаях — меры взыскания.
Товарно-транспортная накладная ф. № 1-т (типовая) междуведомственная применяется в учреждениях и организациях при перевозке грузов для нужд учреждения на собственных автомобилях.
Бензин списывается по фактическому расходу, но не свыше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей.
Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.
Возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, бутылки и т. п.) как свободная, так и находящаяся под материальными ценностями, учитывается по соответствующим группам или видам по ценам, указанным в счетах поставщиков. При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на фактические расходы по соответствующей статье бюджетной классификации.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов,составленному в двух экземплярах. Первый из них сдастся r бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе. В подтверждение проверки бухгалтер расписывается в книге (карточке) против каждой проверенной записи. Обнаруженные ошибки исправляют непосредственно на месте.
 
3. Синтетический учет материалов
 
В бухгалтерии бюджетного учреждения ведется синтетический учет материалов в денежном выражении. Основанием для записей в учетные регистры являются первичные документы, поступающие со складов (кладовых). В учреждениях, применяющих оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов, работники бухгалтерии проверяют непосредственно на складе правильность оформления приходно-расходных документов и записей в книге складского учета материалов. Повседневная проверка состояния учета материалов на складе позволяет ликвидировать отставание аналитического учета от синтетического.
Для учета материальных запасов предназначены счета: 03 “Изделия и продукция”, 04 “Оборудование, строительные материалы и материалы для научных исследований”, 05 “Молодняк животных и животные на откорме”, 06 “Материалы и продукты питания”, 07 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”.
На счете 03 “Изделия и продукция” учитывают готовые изделия и продукцию производственных (учебных) мастерских, подсобных сельских и учебно-опытных хозяйств, а также готовую печатную продукцию.
Счет 03 “Изделия и продукция” подразделяется на субсчета:
030 “Изделия производственных (учебных) мастерских”;
031 “Продукция подсобных (учебных) сельских хозяйств”.
На субсчете 030 “Изделия производственных (учебных) мастерских” учитываются готовые изделия, изготовленные в производственных мастерских, а также готовая печатная продукция. Изделия и продукция учитываются по фактической себестоимости, определенной по данным фактических затрат на ее изготовление. Они приходуются на складе на основании актов приемки или других документов. На сумму готовой продукции производится запись по дебету субсчета 030 и кредиту субсчета 080 “Затраты производственных (учебных) мастерских”.
На сумму реализованной продукции кредитуется субсчет 030 и дебетуется субсчет 280 “Реализация изделий производственных (учебных) мастерских”.
На субсчете 031 “Продукция подсобных (учебных) сельских хозяйств” учитывается продукция подсобных сельских и учебно-опытных хозяйств. В течение года учет продукции осуществляется по плановым ценам. При оприходовании продукции дебетуют субсчет 031 и кредитуют субсчет 081 “Затраты подсобных (учебных) сельских хозяйств”.
При реализации продукции плановая себестоимость реализованной продукции списывается с кредита субсчета 031 в дебет субсчета 2.S1 “Реализация продукции подсобных (учебных) сельских хозяйств”,
Продукция, предназначенная для нужд самого хозяйства, списывается с субсчета 031 на соответствующие субсчета счета 06 “Материалы и продукты питания”.
На основании годовых отчетных калькуляций плановая себестоимость продукции корректируется в конце года до фактической себестоимости. В том случае, если фактическая себестоимость полученной за год сельскохозяйственной продукции выше плановой, на сумму разницы между фактической и плановой себестоимостью в части нереализованной продукции производится дополнительная запись по дебету субсчета 031 и кредиту субсчета 081, а в части реализованной продукции дебетуется субсчет 281 и кредитуется субсчет 081.
Если же фактическая себестоимость полученной за год сельскохозяйственной продукции ниже плановой, то на сумму экономии производится бухгалтерская запись отрицательными числами (красными чернилами) в части нереализованной продукции по дебету субсчета 031 и кредиту субсчета 081, а в части реализованной продукции по дебету субсчета 281 и кредиту субсчета 081.
Аналитический учет готовых изделий и готовой печатной продукции, продукции подсобных сельских и учебно-опытных хозяйств ведется по наименованиям, количеству, стоимости и по местам хранения на карточках ф. № 296-а.
На счете 04 “Оборудование, строительные материалы и материалы для научных исследований” учитываются оборудование, подлежащее установке в строящихся (реконструируемых) объектах, строительные материалы, конструкции, детали и другие материальные ценности, приобретаемые за счет средств, выделенных на капитальные вложения по бюджету и другим внебюджетным средствам, материалы длительного использования для научно-исследовательской работы, а также специальное оборудование, приобретенное для выполнения хоздоговорных научно-исследовательских работ.
Счет 04 “Оборудование, строительные материалы и материалы для научных исследований” подразделяется на субсчета:
040 “Оборудование к установке”,
041 “Строительные материалы для капитального строительства”,
043 “Материалы длительного использования для научных исследований и на лабораторном испытании”,
044 “Спецоборудование для хоздоговорных научно-исследовательских работ”.
На субсчете 040 “Оборудование к установке” учитывают готовые к установке строительные конструкции и детали. К ним относятся: металлические, железобетонные и деревянные конструкции; блоки и сборочные части зданий и сооружений; сборные элементы; оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы и т. п.), отечественное и импортное оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. В состав оборудования включаются также контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования. На данном субсчете учитываются и другие материальные ценности, необходимые для строительства.
На субсчете 041 “Строительные материалы для капитального строительства” учитывают строительные материалы, приобретаемые за счет средств, предназначенных на капитальное строительство, и используемые в процессе строительства и монтажных работ. К ним относятся: силикатные материалы (цемент, песок и др.), лесные материалы, строительный металл; санитарно-тсхнические материалы: электротехнические материалы; химико-москательные (краска, олифа, толь и т. п.) и другие аналогичные материалы.
В подсобных сельских хозяйствах на этом субсчете учитывается посадочный материал, приобретенный за счет капитальных вложений на закладку садов, ягодников, виноградников и т. п.
На субсчете 043 “Материалы длительного использования для научных исследований и на лабораторном испытании” учитывают материалы, полученные со склада в лабораторию или другие структурные подразделения научно-исследовательского института, вуза для научно-исследовательских работ, которые используются неоднократно или длительное время, а также материалы, которые являются объектами научных исследований. Номенклатура материалов, учитываемых на субсчете 043, определяется руководителем учреждения.
В учреждениях культуры на этом субсчете могут учитываться дорогостоящие материалы, полученные со склада для реставрации и ремонта произведений искусства, музейных ценностей и памятников архитектуры.
В дебет субсчета 043 записываются материалы, полученные со склада, при этом кредитуются соответствующие субсчета счета 06 “Материалы и продукты питания”.
На сумму израсходованных материалов кредитуется субсчет 043 и дебетуются соответствующие субсчета счетов 08 “Затраты на производство и другие цели”, 20 “Расходы по бюджету”, 21 “Прочие расходы”.
На субсчете 044 “Спецоборудование для хоздоговорных научно-исследовательских работ” в научно-исследовательских учреждениях и высших учебных заведениях учитывается спецоборудование, приобретенное для выполнения хоздоговорных научно-исследовательских работ по конкретной теме заказчика до передачи его в научное подразделение.
В дебет субсчета 044 записывается приобретенное оборудование для выполнения хоздоговорных научно-исследовательских работ по теме с кредита субсчета 178 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”. При передаче оборудования со склада в научное подразделение для выполнения работ по теме (договору) кредитуется субсчет 044 и дебетуется субсчет 082“Затраты на научно-исследовательские работы по договорам”. Переданное оборудование учитывают также на забалансовом счете 02 “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение”.
Если после завершения работы по теме (договору) спецоборудование не возвращается заказчику, оно оценивается по цене возможного использования и учитывается по дебету соответствующего субсчета счетов 01 и кредиту субсчетов 250 “Фонд в основных средствах” и 020 “Износ основных средств”, если используется в качестве основных средств. Если эти предметы используют в качестве материалов, то они оприходуются по дебету соответствующего субсчета счета 06 с кредита субсчета 140 “Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия”. Стоимость этого оборудования списывается с забалансового счета 02.
Аналитический учет по счету 04 ведется по наименованиям предметов, количеству, стоимости и материально ответственным лицам на карточках ф. № 296-а.
На счете 05 “Молодняк животных и животные на откорме” учитываются молодняк всех видов животных и животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел независимо от их стоимости. Этот счет применяется только в подсобных сельских хозяйствах.
На счете 06 “Материалы и продукты питания” учитывают материалы и продукты питания по их предметной характеристике независимо от статьи расходов бюджетной классификации, за счет которой они приобретались.
Счет 06 “Материалы и продукты питания” подразделяется на субсчета:
060 “Материалы для учебных, научных и других целей”,
061 “Продукты питания”,
062 “Медикаменты и перевязочные средства”,
063 “Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности”,
064 “Топливо, горючее и смазочные материалы”,
065 “Корма и фураж”,
066 “Тара”,
067 “Прочие материалы”,
068 “Материалы в пути”,
069 “Запасные части к машинам и оборудованию”.
На субсчете 060 “Материалы для учебных, научных и других целей” учитываются реактивы и химикаты, радиоматериалы, фотопринадлежности, бумага для издания учебных программ, пособий и научных работ, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, а также драгоценные и другие металлы для протезирования.
Учет драгоценных металлов для протезирования ведется в соответствии с указаниями Министерства здравоохранения Российской Федерации, согласованными с Министерством финансов Российской Федерации.
На субсчете 061 “Продукты питания” учитываются продукты питания в учреждениях, в сметах которых предусмотрены ассигнования по статье “Расходы на питание”.
На субсчете 062 “Медикаменты и перевязочные средства” учитываются медикаменты, компоненты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства в больницах, лечебно-профилактических и лечебно-ветеринарных и других учреждениях, где в сметах предусмотрены ассигнования по статье “Приобретение медикаментов и перевязочных средств”. На этом субсчете также учитываются вспомогательные и аптекарские материалы в медицинских учреждениях, имеющих свои аптеки.
Учет медикаментов и перевязочных средств в бухгалтерии осуществляют на основании инструкций, издаваемых соответствующими министерствами Российской Федерации и согласованных с Министерством финансов Российской Федерации.
На субсчете 063 “Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности” учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд учреждений, строительные материалы, предназначенные для текущего и капитального ремонта. На этом субсчете учитываются медикаменты и перевязочные средства в учреждениях, в сметах которых ассигнования на эту цель предусматриваются по статье “Канцелярские и хозяйственные расходы”.
В небольших учреждениях канцелярские принадлежности, а также медикаменты и готовые лекарства (за исключением спирта, перевязочных средств и дорогостоящих медикаментов), приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, могут списываться на фактические расходы с отражением их общей суммы по приходу и расходу на субсчете 063. На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей, должна быть расписка получившего их лица.
На субсчете 064 “Топливо, горючее и смазочные материалы” учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов, находящихся на складах или в кладовых (дрова, уголь, бензин, мазут, автол и т. д.), а также непосредственно у материально ответственных лиц.
На субсчете 065 “Корма и фураж” учитываются сено, овес и другие виды кормов и фуража для скота и других животных.
На субсчете 066 “Тара” учитывается возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т. п.) как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями.
На субсчете 067 “Прочие материалы” учитываются семена, удобрения и другие материалы, а также приплод молодняка (жеребят) при наличии в учреждениях рабочих лошадей, содержащихся за счет сметы расходов по бюджету.
Приплод молодняка приходуется по закупочным ценам и отражается по дебету субсчета 067 и кредиту субсчета 140 “Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия” иди 230 “Финансирование из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия”.
На субсчете 068 “Материалы в пути” учитываются материалы, оплаченные учреждениями по иногородним поставкам, но не поступившие к концу месяца на склад. На этом субсчете могут также учитываться материалы, полученные на склады групп централизованного снабжения и хозяйственного обслуживания и не распределенные по учреждениям.
Суммы, отраженные на этом субсчете, должны быть подтверждены правильно оформленными документами.
На субсчете 069 “Запасные части к машинам и оборудованию” учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах, оборудовании, тракторах, комбайнах, транспортных средствах. Стоимость приобретенных материалов отражается по дебету соответствующих субсчетов счета 06 и кредиту учета денежных средств и расчетов (09—11, 16, 17).
Стоимость израсходованных материалов записывается в кредит соответствующего субсчета счета 06 и дебет соответствующих субсчетов счетов 08 “Затраты на производство и другие цели”, 20 “Расходы по бюджету”, 21 “Прочие расходы”.
В научно-исследовательских институтах, высших учебных заведениях и других учреждениях в соответствии с указаниями министерств и ведомств Российской Федерации по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации допускается применение оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода учета материалов.
В бюджетных организациях дополнительные расходы по НДС по приобретаемым материальным запасам относят на увеличение стоимости материальных запасов с отражением по статьям расходов бюджетной классификации.
Учет расходов по НДС ведется внесистемно на отдельном лицевом счете в книге ф. № 294 по каждому документу на приобретаемые товарно-материальные ценности.
Учреждения и организации, состоящие на бюджете, но производящие и реализующие продукцию (товары, работы, услуги), суммы НДС по приобретаемым материальным ценностям отражают по дебету субсчета 173 “Расчеты по платежам в бюджет” с кредита счетов учета денежных средств и расчетов.
Рассмотрим примеры бухгалтерских записей по учету материалов.
1. На поступление материалов на склад от поставщиков:
— дебет счета 060-069 “Материалы и продукты питания”,
— кредит счета 090 “Текущий счет по федеральному бюджету на расходы учреждения, для перевода подведомственным учреждениям и на другие мероприятия”,
- кредит счета 100 “ Текущий счет на расходы учреждения”,
- кредит счета 101 “Текущий счет для перевода подведомственным учреждениям и на другие мероприятия”,
- кредит счета 120 “Касса”,
- кредит счета 160 “Расчеты с подотчетными лицами”,
- кредит счета 178 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”,
- кредит счета 179 “Расчеты в порядке плановых платежей”.
2. На поступление материалов в централизованном порядке, оплаченных вышестоящим распорядителем кредитов:
- дебет счета 060-069 “Материалы и продукты питания”,
- кредит счета 140 “Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия”.
3. На оприходование излишков материалов, выявленных при инвентаризации:
- дебет счета 060—069 “Материалы и продукты питания”,
- кредит счета 140 “Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия”,
- кредит счета 230 “Финансирование ^з бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия” (у главного распорядителя кредитов).
4. На списание израсходованных продуктов питания на основании расходных документов:
- дебет счета 200 “Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия”,
- кредит счета 060—069 “Материалы и продукты питания”.
5. На списание естественной убыли материалов в пределах установленных норм:
- дебет счета 140 “Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия”,
- кредит счета 060—069 “Материалы и продукты питания”.
6. На списание сумм недостач материалов, подлежащих взысканию с виновных лиц (по государственным розничным ценам):
- дебет счета 170 “Расчеты по недостачам”,
- кредит счета 060-069 “Материалы и продукты питания”,
- кредит счета 173 “Расчеты по платежам в бюджет”. Одновременно производится запись на уменьшение финансирования (на сумму, взысканную с виновных лиц):
- дебет счета 230 “Финансирование из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия”,
- дебет счета 140 “Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия”,
- кредит счета 173 “Расчеты по платежам в бюджет”.
7. На сумму, полученную от реализации излишних и неиспользуемых материалов:
— дебет счета 090 “Текущий счет по федеральному бюджету на расходы учреждения, для перевода подведомственным учреждениям и на другие мероприятия”,
— дебет счета 100 “Текущий счет на расходы учреждения”,
— дебет счета 101 “Текущий счет для перевода подведомственным учреждениям и на другие мероприятия”,
— дебет счета 120 “Касса”,
— кредит счета 060—069 “Материалы и продукты питания”. Одновременно производится запись на уменьшение финансирования:
— дебет счета 140 “Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия”,
— дебет счета 230 “Финансирование из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия”,
— кредит счета 173 “Расчеты по платежам в бюджет”.
 
4. Особенности учета МБП
 
К МБП относят малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, хозяйственный инвентарь и другие средства труда, которые в соответствии с установленным порядком включаются в состав средств в обороте. В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности к МБП относят:
— предметы со сроком полезного использования менее одного года независимо от их стоимости;
— предметы стоимостью на дату приобретения не более 50-кратного установленного законом минимального размера месячной оплаты труда за единицу (исходя из их стоимости, предусмотренной в договоре) независимо от срока их полезного использования, за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительного механизированного инструмента, оружия, а также рабочего и продуктивного скота, которые относятся к основным средствам независимо от их стоимости.
Руководитель организации имеет право установить меньший лимит стоимости предметов для принятия к учету в составе средств в обороте на следующие предметы независимо от из стоимости и срока полезного использования:
- орудия лова (тралы, неводы, мережи и др.);
— специальные инструменты и специальные приспособления (инструменты и приспособления целевого назначения, предназначенные для серийного и массового производства определенных изделий или для изготовления индивидуального заказа);
- специальная одежда, специальная обувь, а также постельные принадлежности;
- форменная одежда, предназначенная для выдачи работникам организации, одежда и обувь в организациях здравоохранения, просвещения, социального обеспечения и других учреждений, состоящих на бюджете;
— временные (нетитульные) сооружения, приспособления и устройства, затраты по возведению которых относятся на себестоимость строительно-монтажных работ в составе накладных расходов;
— предметы, предназначенные для сдачи в аренду по договору проката;
— молодняк животных и животные на откорме, птица, кролики, пушные звери, семьи пчел, а также служебные собаки, подопытные животные;
— многолетние насаждения, выращиваемые в питомниках в качестве посадочного материала;
— бензомоторные пилы, сучкорезки, сплавной трос, сезонные дороги, усы и временные ветки лесовозных дорог, временные здания в лесу сроком полезного использования до двух лет (передвижные обогревательные домики, котлопункты, пилоточные мастерские, бензозаправки и т. д.).
Учет МБП ведется на счете первого порядка 07 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”, который подразделяется на счета второго порядка:
070 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на складе”,
071 “Малоценные и быстроизнашивающееся предметы в эксплуатации”, /
072 “Белье, постельные принадлежности, 'одежда и обувь на складе”,
073 “Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации”.
В бюджетных учреждениях в сумме стоимости МБП образуется фонд, который учитывается на пассивном счете первого порядка 260 “Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах”. Этот счет корреспондирует с субсчетами 070—073. Суммы остатков по этим счетам всегда должны быть равны сумме фонда, что имеет контрольное значение.
Приобретение МБП отражается бухгалтерской записью:
— дебет счета 070-073 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”,
— кредит счета 090 “Текущий счет по федеральному бюджету на расходы учреждения, для перевода подведомственным учреждениям и на другие мероприятия”,
— кредит счета 100—101 “Текущие счета по республиканским и местным бюджетам”,
— кредит счета 120 “Касса”,
— кредит счета 160 “Расчеты с подотчетными лицами”,
— кредит счета 178 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”,
— кредит счета 179 “Расчеты в порядке плановых платежей”. Одновременно составляется вторая запись на увеличение фактических расходов и фонда в МБП, так как произошли не только кассовые, но и фактические расходы по исполнению сметы бюджетного учреждения:
— дебет счета 200 “Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия”,
— кредит счета 260 “Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах”.
При передаче МБП со склада в эксплуатацию уменьшается остаток по субсчетам 070 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на складе”, 072 “Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе” и увеличивается остаток по субсчетам 071 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации”, 073 “Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации”.
Учет МБП на складе не отличается от учета материалов. Он ведется в книге складского учета материалов ф. № 17. Выдача со склада этих предметов оформляется накладной ф. № 434-мех.
Аналитический учет МБП ведется в книге ф. № 296 по материально ответственным лицам (к ним относятся заведующие кабинетами, лабораториями, палатами и т. д.), наименованиям предметов, их количеству, стоимости.
Списание МБП производится по мере фактического износа (с учетом нормативных сроков службы) или выбытия за непригодностью на основании актов. На сумму выбывших из эксплуатации МБП производится запись по кредиту субсчета 071 и дебету субсчета 260.
Учет операций по выбытию и перемещению МБП ведется в накопительной ведомости ф. № 438 (мемориальный ордер № 10).
Аналитический учет МБП по субсчету 071 ведется по наименованиям предметов, количеству, их стоимости и материально ответственным лицам на карточках ф. № 296-а или на вкладных листах ф. № 402 к инвентаризационной описи и сличительной ведомости. Движение МБП в течение года отражается в соответствующих графах вкладных листов с выделением остатков на конец каждого квартала. В случае применения в аналитическом учете вкладных листов оборотные ведомости не составляются. Записи на вкладном листе ф. № 402 производятся по каждому документу. В тех случаях, когда в течение года поступают предметы нового наименования, которых не было на 1 января, они должны быть записаны в инвентаризационную опись (сличительную ведомость) ф. № 401.
Все МБП в эксплуатации должны находиться на хранении у лиц, ответственных за правильную эксплуатацию и сохранность этих предметов. Эти лица обязаны учитывать предметы по наименованиям и количеству в книге ф. № М-17.
На субсчете 072 “Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе” учитываются указанные предметы в учреждениях здравоохранения, социальной защиты населения, народного образования и другие с выделением отдельных групп по их наименованиям, количеству и материально ответственным лицам в книге ф. № 17:
— белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);
— постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, мешки спальные и т. п.);
— одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, плащи, полушубки, куртки, брюки и т. п.);
- обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т. п.):
- спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т. п.).
Указанные предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом и присутствии руководителя учреждения и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения. При выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.
Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь по мере их приобретения отражаются по дебету субсчета 072 и кредиту соответствующих субсчетов счетов учета денежных средств и расчетов (09—11, 16, 17). Одновременно производится запись по дебету соответствующих субсчетов счетов 20 “Расходы по бюджету”, 21 “Прочие расходы” и кредиту субсчета 260 “Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах”.
Аналитический учет по субсчету 072 в бухгалтерии ведется по наименованиям, количеству, стоимости, группам и материально ответственным лицам на карточках ф. № 296-а (в книге ф. № 296), карточках ф. № ОС-9 или вкладных листах ф. № 402.
Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь при отпуске их в эксплуатацию до 1/20 лимита стоимости МБП за единицу учитываются в ведомостях оперативного (количественного) учета движения МБП ф. № 412 и отражаются по кредиту субсчета 072 и дебету субсчета 260.Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь свыше 1/20 лимита стоимости основных средств за единицу, выданные в эксплуатацию, записываются в дебет субсчета 073 и кредит субсчета 072.
Порядок учета белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви установлен ведомственными инструкциями министерств и ведомств.
На субсчете 073 “Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации” учитывается белье, постельные принадлежности, одежда и обувь, находящиеся в эксплуатации.
Аналитический учет белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви ведется по наименованиям предметов, количеству, их стоимости, группам и материально ответственным лицам на карточках ф. № ОС-9, ф. № 296-а (в книге ф. № 296) или на вкладных листах ф. № 402 к инвентаризационной описи и сличительной ведомости.
Списание пришедших в ветхость и негодность белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, утвержденных министерствами и ведомствами для своей системы, на основании утвержденного руководителем учреждения акта на списание по ф. № 443 “Акт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря”.
На сумму выбывших из эксплуатации белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится запись по кредиту субсчета 073 и дебету субсчета 260.