Глава V.
Учет денежных средств и расчетов
1. Учет операций по расчетному счету
В соответствии с действующим законодательством все учреждения, предприятия и организации должны хранить временно свободные денежные средства (за исключением наличных денег в кассе в пределах установленного лимита) в банках.
Расчетный счет обязан открыть банк по месту регистрации учреждения (предприятия). Любые другие счета — текущий, ссудный, валютный — можно открывать в разных банках и в неограниченном количестве. Если учреждению выгодно открыть расчетный счет не по месту своей регистрации, а где-то в ином пункте, то на это требуется согласие банка.
Банки открывают учреждениям (клиентам) в зависимости от характера их деятельности и источников финансирования расчетные, текущие, валютные и другие счета. Учреждениям бюджетной сферы, перешедшим на новые условия хозяйствования, открываются в банках расчетные счета, на которых учитываются поступления бюджетных средств на содержание учреждения и средств от оказанных платных услуг предприятиям, населению и другие поступления.
Взаимоотношения между учреждением и банком оформляются договором расчетного (текущего) счета. По этому договору банк обязуется открыть учреждению (клиенту) расчетный и другие счета, зачислять на них поступающие клиенту суммы и по поручению клиента (а в ряде случаев, предусмотренных законодательством, и без такого поручения) списывать соответствующие суммы со счета учреждения для зачисления их на счета кредиторов, принимать от клиента и выдавать ему наличные деньги и др.
Ежедневно или в другие установленные сроки банк выдает владельцу счета выписки из расчетного (текущего) счета, в которых указываются обороты и остатки. К выписке прилагаются первичные оправдательные документы. При обработке выписки в бухгалтерии учреждения рекомендуется пронумеровать все указанные в ней операции и эти номера проставить на соответствующих документах, подтверждающих данные операции; против каждой суммы следует проставить номер корреспондирующего счета.
В бесспорном порядке со счетов их владельцев производится списание сумм платежей, не внесенных в срок в государственный бюджет, а также сумм обязательных платежей во внебюджетные фонды (Пенсионный фонд, Фонд социального страхования. Фонд занятости населения, обязательного медицинского страхования), сумм платежей по исполнительным документам и в других случаях, определенных законодательством.
Для учета операций на расчетном счете в бухгалтерии учреждения, перешедшего на новые условия хозяйствования, ведут активный субсчет 11J“Расчетный счет”. По дебету этого субсчета отражаются операции поступления денежных средств в корреспонденции с кредитом счетов 270 “Единый фонд финансовых средств”, 240 “Фонд материального поощрения”, 241 “Единый фонд оплаты труда”, 246 “Фонд производственного и социального развития”, 249 “Материальные и приравненные к ним затраты”, 157 “Расчеты с покупателями и заказчиками”. По кредиту субсчета 113 учитываются операции, связанные с различными платежами, выдачей и перечислением денежных средств в корреспонденции с дебетом счетов 120 “Касса”, 178 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”, 179 “Расчеты в порядке плановых платежей”, 198 “Расчеты по страховым взносам с Пенсионным фондом”, 199 “Расчеты с Фондом занятости населения”,214 “Расходы на содержание учреждения при новом хозяйственном механизме” и др.
Учет операций по движению денежных средств на расчетном счете ведется в накопительной ведомости ф. № 381 к мемориальному ордеру № 3. По окончании месяца итоги переносятся в книгу Журнал-Главная.
2. Формы безналичных расчетов и их учет
Учреждения непроизводственной сферы осуществляют все расчеты с поставщиками и подрядчиками за полученные товары и оказанные услуги, как правило, в безналичном порядке по расчетным документам через учреждения банков. Центральным банком Российской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами 10 тысяч рублей. Юридическим лицам, желающим произвести расчеты на большую сумму, предписывается это делать в безналичном порядке. Перечисление сумм с текущего (расчетного) счета плательщика на текущий (расчетный) счет получателя высвобождает из обращения значительные суммы наличных денег, даст возможность обходиться сравнительно небольшим их количеством при значительных оборотах хозяйственных организаций, обеспечивает осуществление контроля со стороны банков за договорной и бюджетно-финансовой дисциплиной организаций и влияет на ход выполнения плановых заданий.
Общий порядок организации безналичных расчетов регламентирует указание Центрального банка Российской Федерации “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами” от 7 октября 1998 г. № 375-у . Это Указание распространяется на все государственные, кооперативные, акционерные, совместные, общественные предприятия, объединения, организации и учреждения, коммерческие банки, финансово-кредитные и финансово-расчетные центры и физические лица.
Средства со счетов организаций списываются по распоряжению владельца счетов в соответствии с установленной законодательством очередностью1. Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от суммы платежа. Они должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать: наименование расчетного документа; номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки; наименование банка плательщика; наименование плательщика, номер его счета в банке; наименование получателя средств, номер его счета в банке; назначение платежа; сумму платежа; подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера; оттиск печати. Списание средств со счета плательщика допускается только на основании первого экземпляра расчетного документа (документа, переданного по телефаксу).
__________________________________
1См.: Указ Президента Российской Федерации “О дополнительных мерах по нормализации расчетов и укреплению платежной дисциплины в народном хозяйстве” от 23 мая 1994 г. № 1005 (с изменениями и дополнениями от 9 августа 1994 г.. 24 января, 21 ноября 1995 г.),
Бюджетные учреждения имеют право перечислять авансы другим организациям:
- в счет оплаты за работы по договорам с научно-исследовательскими, проектно-конструкторскими и технологическими организациями, а также с высшими учебными заведениями — не свыше 25% сметной стоимости договора на данный календарный год, если не установлен иной порядок;
- предприятиям связи по подписке на газеты и журналы, за услуги связи;
- библиотечным коллекторам по подписке на техническую, политическую, художественную и другую литературу;
- подразделениям воздушного флота за выполняемые ими работы — в размере затрат, исчисляемых исходя из предусмотренных в договорах сроков платежей;
- предприятиям общественного питания на питание учащихся учебных заведений системы профессионально-технического образования — в размере 50% стоимости месячного питания учащихся.
В зависимости от местонахождения учреждений банков, обслуживающих плательщика и получателя, различают расчеты иногородние и одногородние. Формы расчетов определяются в договорах сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации. Работники бухгалтерии должны точно и своевременно учитывать и строго контролировать все расчетные операции, принимать меры к ускорению расчетов, предупреждать нарушения расчетной дисциплины. Важно правильно и оперативно оформлять расчетные документы, своевременно сдавать их в банк для осуществления расчетов, следить за полнотой и своевременностью поступления платежей. К нарушителям договорных условий и расчетно-платежной дисциплины применяют экономические санкции. По согласованию между организациями могут проводиться зачеты взаимной задолженности, минуя банки. В этом случае в банк представляются поручение, чек на незачтенную сумму,
Учет расчетов в бухгалтерии бюджетного учреждения или централизованной бухгалтерии должен обеспечивать полноту и достоверность состояния расчетов с каждым поставщиком (покупателем) на данный момент, не допускать образования неоправданной дебиторской и кредиторской задолженности.
Расчеты учреждений и организаций осуществляются с использованием: платежных поручений, чеков, аккредитивов, особых счетов, а также с помощью платежных требований-поручений.
Платежное поручение — это распоряжение плательщика банку списать с его счета на счет получателя определенную сумму в погашение своих обязательств. Платежные поручения применяются для расчетов с поставщиками за товары и услуги, для погашения кредиторской задолженности, для платежей в бюджет, органам социального страхования и для других целей. От неаккуратных плательщиков поставщик может потребовать предварительной оплаты счетов. В этом случае он получает от плательщика поручение до отпуска ему товара. На платежном поручении ставится отметка учреждения банка о принятии его к предварительной оплате, что служит основанием для получения товара или выполнения работ, оказания услуг.
Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Они принимаются от плательщика к исполнению только при наличии денег на счете, если иное не оговорено между банком и владельцем счета.
При равномерных и постоянных поставках между поставщиками и покупателями расчеты между ними могут осуществляться в порядке плановых платежей на основании договоров (соглашений) с использованием в расчетах платежных поручений. При этой форме расчетов плательщик производит оплату не каждой отдельной сделки, а путем периодического перечисления средств в сроки и в размерах, оговоренных договорами. Сумма плановых платежей определяется исходя из периодичности платежей и объема поставки или оказания услуг. В платежных поручениях по плановым платежам плательщик в графе “Назначение платежа” указывает: “Плановый платеж по договору, соглашению от _______199_ г.”, а также срок платежа и целевое назначение перечисленных сумм (например за предоставление учреждению автотранспорта).
Ежемесячно стороны уточняют свои расчеты на основании фактического отпуска товаров или оказания услуг за весь период и производят окончательный расчет. Плательщик либо осуществляет доплату в окончательный расчет, либо удерживает сумму переплаты из очередного планового платежа.
Учет расчетов в порядке плановых платежей ведется на одноименном субсчете 179. По дебету этого субсчета отражаются суммы планового аванса, перечисленные поставщикам, а по кредиту — суммы, на которые получены ценности от поставщиков. Аналитический учет расчетов по субсчету 179 “Расчеты в порядке плановых платежей” (кроме расчетов за продукты питания) ведется в накопительной ведомости ф. № 408 (мемориальный ордер № 7 — накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей), в которой для каждого поставщика отводится необходимое количество строк для записи операций в течение месяца. Записи производят на основании документов (платежных поручений, счетов). В конце месяца подсчитываются итоги и выводятся остатки по каждому поставщику и в целом по всем поставщикам. Итоги переносятся в книгу Журнал-Главная.
По договоренности сторон платежи поручениями могут носить срочный, досрочный и отсроченный характер. Срочные платежи допускаются в следующих случаях: при авансовых платежах, т.е. до отгрузки товара; после отгрузки товара, т.е. путем прямого акцепта товара; при частичных платежах крупных сделок. Досрочный и отсроченный платежи применяются в случаях, предусмотренных договорами между участниками сделки без ущерба для их финансового положения.
Организации могут осуществлять переводы средств через предприятия связи без ограничения размера таких переводов:
— на имя отдельных граждан причитающихся лично им средств (заработная плата, алименты, пенсии, авторский гонорар, командировочные и другие расходы);
— предприятиям на расходы для выплаты заработной платы, по организованному набору рабочих, по заготовке сельскохозяйственной продукции в местах, где нет учреждений банков;
— наличных сумм торговой выручки, налогов и других средств для зачисления на счетах в банках.
В поручении предприятие связи, переводящее средства, указывает организацию, которая будет оплачивать переводы. К поручению прилагается перевод получателя средств, который составляется в одном экземпляре и передается на почту. К остальным экземплярам поручений прилагается список переводополучателей, в котором указывается, кто получает деньги, на какие цели. Предприятия связи оплачивают поступившие переводы, адресованные предприятиям, поручениями, составленными в четырех экземплярах на общую сумму всех переводов по каждому получателю. На оборотной стороне всех экземпляров платежных поручений, относящихся к перечислению выручки на счета торговых организаций, предприятия связи указывают наименование торговых организаций, сдавших наличные деньги, и суммы выручки по каждому из них.
При расчетах между предприятиями, учреждениями и организациями чеками владелец чека дает письменное поручение обслуживающему его учреждению банка о перечислении с его счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных расчетов.
Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрованных в книжки. Они выдаются учреждениями банков по заявлениям учреждении, предприятии и организации о выдаче лимитированных чековых книжек. Чеки бывают лимитированными и нелимитированными. Для получения лимитированной чековой книжки учреждение должно перечислить со своего расчетного счета на счет в банке необходимую сумму. В пределах этой суммы (лимита) учреждение банка имеет право выдавать книжки. Банк списывает сумму лимита со счета чекополучателя и зачисляет на его лицевой счет, т. е. депонирует сумму лимита для обеспечения платежей по чекам.
На обложке лимитированной чековой книжки указывается общая предельная сумма лимита, на которую могут быть выписаны чеки из этой книжки. Это и определило се название как лимитированной. Лимитированные чековые книжки выдаются в следующих случаях: для расчетов за продукцию, если плательщик не имеет спецссудного счета и не является участником децентрализованных зачетов; за услуги транспорта и связи, если плательщик не кредитуется под расчетные документы в пути или не пользуется правом расчетов за транспорт с указанных счетов; если плательщик, имеющий специальный счет или являющийся участником децентрализованных зачетов, нарушает правила расчетов чеками из нелимитированных книжек или имеет просроченную задолженность по ссудам более 30 дней, а также в том случае, если банк прекратил оплату документов со спецссудного счета плательщика; если эта форма расчетов предусмотрена договором или соглашением, а также при разовых поставках.
Чеки из лимитированных книжек подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. При выдаче чека на месте получения товаров, оказания услуг его может подписать должностное лицо учреждения, которому выдается доверенность на получение товаров. В доверенности оговариваются право на подписание чека и сумма, на которую разрешается приобретение товаров. На чеке перед подписью пишется: “По доверенности”.
Чек из лимитированной книжки выдается поставщику одновременно с отпуском товаров или предоставлением услуг. В чеке указывается, какой организации и в уплату по какому счету или другому заменяющему его документу должна быть перечислена сумма по чеку. Получение сдачи с суммы чека и обмен чека на наличные деньги не допускаются. К моменту прекращения расчетов чеками или окончания срока действия лимитированной книжки учреждение представляет ее в банк при платежном поручении для зачисления неиспользованного остатка лимита на его счет.
Суммы, депонированные по лимитированным чековым книжкам, а также расчеты по ним учитываются на субсчете 131 “Лимитированные чековые книжки”. По дебету отражаются суммы, депонированные по лимитированным чековым книжкам, а по кредиту — суммы, оплаченные по чекам за приобретенные товары. Бухгалтерские записи по получению r банке лимитированных чековых книжек, по оплате материалов и продуктов питания чеками из лимитированных книжек, а также по возврату неиспользованного остатка по ним аналогичны записям, производимым при расчетах аккредитивами.
Аналитический учет по субсчету 131 “Лимитированные чековые книжки” ведется в накопительной ведомости по расчетам чеками из лимитированных книжек ф. № 323 (мемориальный ордер № 4). Записи производятся по каждому документу (платежному поручению, счету, чеку) по мере совершения операции, но не позднее следующего дня после поступления документов в бухгалтерию. В конце месяца подсчитываются итоги и выводится остаток свободного лимита на конец месяца, который должен соответствовать остатку лимита по лимитированным чековым книжкам. Итоги переносятся в книгу Журнал-Главная. В тех случаях, когда неиспользованный остаток лимита по чековой книжке возвращен в учреждение банка на бюджетный (текущий) счет, записи в книге Журнал-Главная производятся без учета этих сумм.
Лимитированные чековые книжки учитываются и по каждому подотчетному лицу. Работники бухгалтерии должны строго контролировать использование расчетных чеков. При получении выписок банка с ними сверяются суммы корешков выданных чеков и чеков, оплаченных банком.
В нелимитированных чековых книжках лимит общей суммы чеков не устанавливается. Чеки применяются при постоянных расчетах с транспортными организациями за тарифы и услуги по погрузке и выгрузке продукции.
При расчетах аккредитивами плательщик поручает обслуживающему его учреждению банка произвести оплату счетов поставщика за отгруженные товары или оказанные услуги за счет своих средств или ссуды, депонированных в учреждении банка на условиях, указанных плательщиком в заявлении на выставление аккредитива. При аккредитивной форме расчетов оплата материальных ценностей производится по месту нахождения поставщика, а не плательщика. Эта форма расчетов устраняет возможность задержки платежей поставщику и дисциплинирует плательщика. Известно, что при акцептной форме расчетов имеет место задержка платежей в тех случаях, когда у плательщика отсутствуют средства для оплаты расчетных документов, что на практике приводит к отвлечению средств поставщика до момента поступления платежей от плательщика.
Для оформления аккредитива плательщик подает в учреждение банка заявление на открытие аккредитива, в котором указывает: номер договора, по которому открывается аккредитив; срок действия аккредитива; наименование поставщика; наименование банка, исполняющего аккредитив; место исполнения аккредитива; перечень документов, по которым производятся выплаты по аккредитиву; вид аккредитива: для отгрузки каких товаров (оказания услуг) открывается аккредитив: срок отгрузки; сумма аккредитива: способ реализации аккредитива. В нем также указываются условия, при которых может производиться оплата отгруженных товаров или выполненных услуг. Аккредитив может быть выставлен как за счет бюджетных средств плательщика, так и за счет внебюджетных средств и кредита банка, но обязательно только из одного указанного источника. Сумма выставленного за счет собственных средств аккредитива списывается с текущего (бюджетного, расчетного) счета плательщика и депонируется в учреждении банка на особом счете.
Оформляя аккредитив, следует указать его вид: отзывный или безотзывный. Если такое указание не было сделано, то аккредитив автоматически считается отзывным, т. е. он может быть изменен или аннулирован банком-эмитентом (банком, выставившим аккредитив) без предварительного согласия с поставщиком (например при нарушении условий договора). Все распоряжения об изменении условий отзывного аккредитива плательщик может давать поставщику только через банк-эмитент, который извещает банк поставщика (исполняющий банк), а последний — поставщика. Исполняющий банк обязан оплатить документы, соответствующие условиям аккредитива, выставленные поставщиком и принятые банком поставщика до получения последним уведомления об изменении или аннулировании аккредитива.
Безотзывный аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика, в пользу которого он открыт. Напомним, что аккредитив может быть предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Срок действия его и порядок расчетов устанавливаются в договоре между плательщиком и поставщиком, в котором следует указать: наименование банка-эмитента; вид аккредитива и способ его исполнения; способ извещения поставщика об открытии аккредитива; полный перечень и точную характеристику документов, представляемых поставщиком для получения средств по аккредитиву; сроки представления документов после отгрузки товаров, требования к их оформлению, а также другие необходимые документы и условия.
Поставщик, отгрузив продукцию, представляет в учреждение банка расчетные документы, на основании которых сумма платежного требования списывается со счета аккредитива и зачисляется на счет поставщика. Не принимаются к оплате документы (реестр счетов) без указания в них даты отгрузки, номеров товарно-транспортных документов, номеров почтовых квитанций при отправке товаров через предприятия связи, номеров или дат приемо-сдаточных документов и вида транспорта, которым отправлен груз, при приеме товара представителем покупателя на месте у поставщика.
Реестр счетов представляется поставщиком банку в трех экземплярах, из которых первый экземпляр используется в качестве мемориального ордера, второй — с приложением товарно-транспортных документов и отметкой банка — отсылается банку-эмитенту для вручения плательщику, третий — выдается поставщику в качестве расписки в приеме реестров счетов.
Наличные деньги с аккредитива не выдаются. Неиспользованный остаток суммы возвращается в банк плательщика и зачисляется на его текущий (расчетный, бюджетный) счет. Закрытие аккредитива в учреждении банка поставщика может производиться:
- по истечении срока аккредитива (о чем исполняющий банк уведомляет банк-эмитент);
- по заявлению поставщика об отказе от дальнейшего использования аккредитива;
— до истечения срока, указанного в заявлении поставщика; неиспользованная сумма перечисляется банку плательщика по его указанию на счет, с которого депонировались средства;
— по заявлению покупателя об отзыве аккредитива полностью или частично; аккредитив закрывается или уменьшается в день получения сообщения от банка-эмитента.
Учет аккредитивов ведется на субсчете 130 “Аккредитивы”. При выставлении аккредитива для расчетов с поставщиками дебетуется субсчет 130 “Аккредитивы” и кредитуются счета 09 “Текущие счета по федеральному бюджету”, 10 “Текущие счета по бюджетам национально-государственных и административно-территориальных образований”, 11 “Текущие счета по внебюджетным средствам”. При возврате неиспользованного остатка аккредитива делается обратная запись.
Поступление материальных ценностей от поставщиков в счет выставленных аккредитивов отражается записью на дебете соответствующих субсчетов счетов 01 “Основные средства”, 06 “Материалы и продукты питания”, 07 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”.
При оприходовании основных средств и МБП одновременно делается вторая запись по дебету счетов 20 “Расходы по бюджету” и 21 “Прочие расходы” и кредиту субсчетов 250 “Фонд в основных средствах” и 260 “Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах”.
По поручению плательщика при постоянных расчетах с одним или несколькими иногородними поставщиками в учреждении банка, обслуживающем поставщиков, могут открываться особые счета по грузообороту. Открывая особый счет, плательщик посылает в этот пункт своего уполномоченного, который и распоряжается оплатой средств с особого счета. Уполномоченный имеет право получать с особых счетов наличные деньги для оплаты расходов по погрузке, отгрузке, транспортировке продукции, а также приобретать лимитированные чековые книжки.
Особые счета отличаются от аккредитива. Они открываются для расчетов с несколькими поставщиками, тогда как аккредитив — с одним, не ограничены сроком действия, могут пополняться дополнительными суммами. Кроме того, с них могут выдаваться наличные деньги. Особый счет открывается покупателю и пополняется им за счет собственных средств или ссуд банков.
Платежное требование-поручение — это требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в банк, обслуживающий плательщика, расчетных и отгрузочных документов стоимость поставленных по договору товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг. Платежные требования-поручения выписываются поставщиком и вместе с документами направляются в банк покупателя, который передает требования-поручения плательщику. Плательщик обязан представить в банк платежное требование-поручение в течение трех дней со дня поступления его в банк плательщика. Платежное требование-поручение принимается при наличии средств на счете плательщика.
Платежные требования-поручения считаются акцептованными, если плательщик не заявил банку полного или частичного отказа от оплаты. Акцепт означает согласие плательщика (покупателя) на оплату расчетных документов за товарно-материальные ценности и услуги. При согласии оплатить полностью или частично платежное требование-поручение плательщик оформляет его подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, и оттиском печати и сдает его в обслуживающий банк.
Полный отказ от акцепта платежного требования-поручения допускается, если:
— предъявлены требования на незаказанную продукцию или за непредусмотренные услуги;
— произведена отгрузка товаров по ненадлежащему адресу; произведена досрочная поставка товара без согласия покупателя (получателя);
— документально установлена (до истечения срока акцепта) недоброкачественность, некомплектность всего товара или несоответствие его требованиям стандартов и техническим условиям;
— отсутствует утвержденная или согласованная в установленном порядке цена;
— предъявлены поставщиком требования на ранее оплаченный товар или услуги;
— предъявлены поставщиком бестоварные счета;
— произведена переадресовка товара поставщиком в пути следования.
Полный отказ может быть заявлен также в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством и особыми условиями поставки или договором.
Однако полный отказ не допускается, если приведенные причины служат основанием лишь для частичного отказа. Частичный отказ допускается в случаях:
— превышения в счете установленных цен на товары и тару;
— отгрузки товаров в количестве, превышающем заказанное:
— отгрузки наряду с заказанным незаказанного товара;
- обнаружения арифметической ошибки в платежном требовании или в счете;
- документально установленных до истечения срока акцепта недоброкачественности, некомплектности или несоответствия требованиям стандартов, технических условий части товара, а также пониженной сортности товара по сравнению с сортностью, указанной в счете;
- представления требования на товар или услуги, ранее оплаченные частично;
- включения в требование кроме стоимости отгруженного и сданного товара также и стоимости товара, фактически не отгруженного и не сданного покупателю.
3. Учет кассовых операций
Учреждения, состоящие из бюджете, наряду с безналичными расчетами осуществляют операции с наличными деньгами (выдача заработной платы работникам, выдача авансов подотчетным лицам и др.). Операции, производимые учреждениями наличными деньгами, принято называть кассовыми.
Перед работниками бухгалтерии стоят следующие задачи по учету кассовых операций: своевременность и полнота оприходования наличных денег в кассу; постоянный и строгий контроль за сохранностью наличных денег в кассе; своевременность и полнота сдачи денежных средств в учреждение банка.
Кассовые операции, их оформление и учет должны осуществляться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Письмом Центрального банка Российской Федерации, от 4 октября 1993 г. № 18. Учреждения могут иметь наличные деньги в кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями учреждений. При необходимости лимиты остатков пересматриваются. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе учреждения обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с банком. Учреждения имеют право хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Учреждения, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.
Все кассовые операции ведет кассир, назначаемый на эту должность приказом руководителя учреждения. Кассир лает обязательство о полной материальной ответственности, которое хранится в его личном деле. В небольших учреждениях, не имеющих по штату должности кассира, оплачиваемые наличными деньгами операции проводятся через подотчетных лиц, оформленных приказом по учреждению. В учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией (или имеющих большое количество структурных подразделений), выдача заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и другие выплаты могут производиться раздатчиками, которые подписывают обязательства о полной материальной ответственности.
В учреждении должны быть созданы надлежащие условия, гарантирующие сохранность наличных денег (отдельное помещение с охранной сигнализацией для кассы, сейф и т. д.).
Наличные деньги из учреждения банка получают по чекам, которые выписываются на имя кассира или лица, исполняющего его обязанности. Поступление денег в кассу учреждения оформляется -приходным кассовым ордером за подписью главного бухгалтера, а по исполнении — кассира. Лицу, сдавшему деньги в кассу учреждения, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подтверждающая факт сдачи денег. Квитанция содержит те же данные, что и приходный кассовый ордер. Она заверяется печатью учреждения.
Выдача наличных денег из кассы учреждения оформляется расходным кассовым ордером. Заработная плата, премии, стипендии выдаются по платежным ведомостям, которые содержат распорядительную надпись об оплате в трехдневный срок; по истечении этого срока фактически выплаченную сумму отражают по расходу кассы. Расходные документы подписывают руководитель учреждения, главный бухгалтер, а по исполнении — кассир.
При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир указывает: “По доверенности”. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости. При выдаче из кассы наличных денег доверенным лицам учет таких выдач ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы ф. №320.
В тех случаях, когда из-за отдаленности обслуживаемого учреждения платежная или расчетно-платежная ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу централизованной бухгалтерии по истечении трех дней, выплата заработной платы должна производиться через подотчетное лицо. В этих случаях сумма, необходимая для выплаты заработной платы, выдастся подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру и относится на субсчет 160 “Расчеты с подотчетными лицами”.
При выдаче денег из кассы в подотчет нескольким липам вместо индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф. №317.
Но истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: “Депонировано”:
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал (подпись)”. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер №___”.
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежным) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним cyмм. Депонированные суммы сдают в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
В учреждениях и централизованных бухгалтериях, в которых по штату не предусмотрена должность кассира, выплата заработной платы рабочим и служащим и оплата мелких хозяйственных расходов производятся через подотчетных лиц, оформленных приказом по учреждению. Чеки на получение наличных денег из учреждения банка выписываются на имя этих лиц.
После совершения операций приходные и расходные документы погашаются штампами “получено” или “оплачено”. Приходные и расходные кассовые документы являются основанием для учета кассовых операций в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производят под копировальную бумагу в двух экземплярах. Первый экземпляр служит отчетом кассира (остается в кассовой книге), а второй — с приложенными кассовыми документами — передается в бухгалтерию. Записи в кассовую книгу делаются, как правило,ежедневно.
С согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом в виде машинограмм “Вкладной лист кассовой книги” и “Отчет кассира”. После получения этих машинограмм кассир проверяет их правильность и подписывает, а отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами передает в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Листы кассовой книги в этих машинограммах нумеруются автоматически. Номера последовательно возрастают с начала года. По окончании календарного года машинограммы “Вкладной лист кассовой книги” брошюруются в хронологическом порядке, а общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера бюджетного учреждения.
Учет кассовых операции ведется на активном счете 12 “Касса”. Остаток показывает сумму наличных денег в кассе учреждения. По дебету отражаются суммы денег, поступивших в кассу учреждения, по кредиту — выданные суммы денег. Ежедневно на основании отчета кассира делаются записи в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. № 381 (мемориальный ордер № 1).
Помимо денег в подотчете кассира могут числиться дипломы, аттестаты, путевки в дома отдыха, санатории, талоны на бензин, горючее и смазочные материалы и другие бланки строгой отчетности. Учет бланков ведется на забалансовом счете 04 “Бланки строгой отчетности”, а путевок — на одноименном счете 09 “Путевки”. Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в книге учета бланков строгой отчетности ф. № 448.
При машинной обработке информации по учету кассовых операций на вычислительной установке составляют ведомости прихода, расхода и использования наличных денег по назначению. Остаток наличных денег в кассе на конец месяца согласно ведомости сверяется с остатком по кассовой книге.
С целью контроля за сохранностью и использованием денежных средств в каждом учреждении должны проводиться внезапные ревизии кассы. Сроки проведения ревизии кассы определяет руководитель учреждения. Практика показывает, что внезапные проверки целесообразно проводить не реже одного раза в месяц. Ревизию кассы проводит комиссия, назначенная приказом руководителя учреждения. Порядок ведения кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Если в учреждении имеется несколько касс, ревизию их необходимо проводить одновременно для предупреждения возможных злоупотреблений с денежными средствами. В случае, если одна касса учреждения обслуживает несколько структурных подразделений, необходимо затребовать от бухгалтеров этих подразделений официальные справки об остатках денег на день инвентаризации для сличения с ними наличности кассы.
Комиссия составляет акт, в котором фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными и определяется недостача или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменное объяснение о причинах выявленных недостачи или излишка.
Контроль за соблюдением кассовой дисциплины в учреждении осуществляют финансовые и кредитные органы, а также вышестоящая организация.
За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента Российской Федерации “Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей” от 23 мая 1994 г. № 1006 (с изменениями и дополнениями от 21 марта 1995 г., 6 января 1998 г.) с организации взимается штраф:
— в 2-кратном размере произволе иного платежа — за расчеты наличными денежными средствами с другими организациями;
— 3-кратном размере неоприхолованной суммы — за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
— 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности — за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов.
На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.
Существенные ограничения по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской федерации “О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения” от 18 августа 1996 г. № 1212 (с изменениями и дополнениями от 28 февраля 1997 г., 29 июня, 30 октября 1998 г.). В соответствии с данным Указом организациям запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц (юридических и физических), минуя свой счет. За несоблюдение этого порядка налоговые органы накладывают на организацию штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.
Организациям запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями, либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам.
Порядок ведения кассовых операций осуществляется на основе Письма Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. № 18. В этом документе содержится указание об обязательном использовании при расчетах с населением контрольно-кассовых машин. Если же организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Министерством финансов Российской Федерации.
В приложении № 1 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному в 1993 г., изложены также признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Центрального банка Российской Федерации (признаки платежности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении кассовых операций с банковскими билетами и монетами Центрального банка Российской Федерации. Изменены сроки проведения ревизий кассовых операций (вместо ежемесячных ревизий сроки их проведения устанавливаются руководителем организации).
4. Учет расчетов с подотчетными лицами
Работникам учреждений могут выдаваться из кассы наличные деньги (авансы) под отчет на хозяйственные, операционные, представительские и командировочные расходы. Учреждение выдает наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителем по согласованию с банком, осуществляющим его кассовое обслуживание. При этом следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операции в Российской Федерации, утвержденным указанным выше Письмом Центрального банка Российской Федерации.
Для получения денег под отчет работник подает заявление на имя руководителя учреждения, в котором указывает сумму и назначение аванса. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. При наличии задолженности по предыдущему авансу подотчетные суммы не выдаются. На заявлении о выдаче аванса бухгалтер проставляет сметное подразделение (параграф, статью), на которое должен быть отнесен расход, и делает отметку об отсутствии задолженности за подотчетным лицом по предыдущему авансу. Подотчетные суммы можно расходовать только на те цели, на которые выдан аванс.
Передача наличных денег, выданных под отчет, одним лицом другому не допускается.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет об израсходованных суммах и провести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (чеки, квитанции, справки и т. д.), подтверждающие правильность произведенных расходов. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчет. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.
В бухгалтерии проверяются правильность оформления первичных документов, законность осуществления расходов по их назначению, а также производится арифметическая проверка. Проверяя законность расходования подотчетных сумм, бухгалтер против каждой суммы проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.
Если подотчетное лицо не представляет в бухгалтерию учреждения в установленный срок авансовый отчет или не возвращает неизрасходованные деньги, то руководитель имеет право удержать эту задолженность из заработной платы лица, получившего деньги под отчет.
Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам. Письмом Министерства финансов Российской Федерации от 27 мая 1996 г. № 48с 1 нюня 1996 г. установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников организаций, расположенных на территории Российской Федерации:
— оплата найма жилого помещения — по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 145 рублей в сутки, а при отсутствии подтверждающих расходы документов — в размере 4,5 рубля в сутки;
— оплата суточных — 22 рубля за каждый день нахождения в командировке.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).
Руководители организаций могут разрешить, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц.
Отчеты о расходах по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки.
Если подотчетное лицо купило материальные ценности на рынке, у населения, то основанием для отчета может служить акт (справка), составленный по произвольной форме. В акте (справке) излагается хозяйственная операция, указываются место и дата покупки, количество и цена товара. В акте необходимо также указать паспортные данные продавца, государственный номерной знак автомобиля и другие данные, которые бы позволили работникам налоговой службы проверить достоверность предъявленного документа. Акт утверждает руководитель учреждения.
Работники централизованной бухгалтерии должны ознакомить подотчетных лиц с порядком расходования полученных авансов и составления авансовых отчетов.
Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на одноименном активном счете 16.
На суммы выданных авансов подотчетным лицам делается бухгалтерская запись: дебет счета 160 “Расчеты с подотчетными лицами”, кредит счета 120 “Касса” или соответствующих счетов 09-12. На суммы фактических расходов, произведенных подотчетными лицами согласно утвержденным авансовым отчетам, составляется проводка:
— дебет счета 200 “Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия” или соответствующих счетов 06, 07, 12, 18, 21,
— кредит счета 160 “Расчеты с подотчетными лицами”.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса и суммам произведенных расходов, а также неиспользованным авансам и мемориальном ордере № 8 — накопительных ведомостях по расчетам с подотчетными лицами ф. № 386. В небольших учреждениях учет можно вести на карточках ф. № 292-а (в книге ф. № 292).
При машинной обработке информации по расчетам с подотчетными лицами на вычислительной установке изготавливают оборотные ведомости аналитического учета. Каждому подотчетному лицу присваивается постоянный код — очередной порядковый номер по учреждению. Авансовые отчеты, поступившие в централизованную бухгалтерию от подотчетных лиц, проверяются, регистрируются в журнале и кодируются. Они служат основанием для составления на вычислительной установке оборотной и сальдовой ведомости расчетов, в которой подводятся итоги по учреждениям и по централизованной бухгалтерии. По итогам оборотов составляется мемориальный ордер № 8. Полученные с вычислительной установки ведомости сверяются с данными авансовых отчетов.
5. Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами
Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организации, работников и физических лиц данной организации (задолженность покупателей за купленную продукцию, подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы и др.). Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами. Кредиторская задолженность - это задолженность данной организации другим организациям, работникам и лицам — кредиторами. Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками; кредиторов, задолженность которым возникла по другим операциям— прочими кредиторами.
В бухгалтерском балансе дебиторская и кредиторская задолженности отражаются по их видам.
Суммы кредиторской и депонентской задолженности, числящиеся на балансе, по которой истек срок исковой давности, остаются в распоряжении учреждения, кроме платежей в бюджет и расчетов с государственными внебюджетными фондами.
Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются с разрешения руководителя учреждения на уменьшение финансирования или фондов, а суммы задолженности по бюджету, государственным внебюджетным фондам, по которой истек срок исковой давности, подлежат возврату в соответствующий бюджет и фонды.
Должностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
Задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей, во взыскании которой отказано судом, а также прочие долги, признанные безнадежными к получению, списываются на уменьшение финансирования и фондов в порядке, установленном Положением по ведению бухгалтерскою учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н. Эта задолженность должна учитываться на забалансовом счете 05 в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Учет расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется на счете 17 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”,который подразделяется на субсчета:
170 “Расчеты по недостачам”,
171 “Расчеты по социальному страхованию”,
172 “Расчеты по специальным видам платежей”,
173 “Расчеты по платежам в бюджет”,
174 “Расчеты по депозитным суммам”,
176 “Расчеты по средствам, полученным на расходы по поручениям”,
177 “Расчеты с депонентами”,
178 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”,
179 “Расчеты в порядке плановых платежей”.
Субсчет 170 “Расчеты по недостачам” — активный. По дебету его отражаются суммы недостач, растрат и хищений денежных средств и материальных ценностей, отнесенные на виновных лиц. По кредиту — суммы, внесенные в кассу учреждения в возмещение причиненного ущерба или поступившие на бюджетный (текущий) счет в учреждении банка. Аналитический учет ведется в книге учета текущих счетов и расчетов ф. № 292 или на карточках ф. № 292-а по каждому виновному лицу, дате возникновения и сумме недостачи.
Субсчет 171 “Расчеты по социальному страхованию” — пассивный. Порядок организации учета расчетов с органами Фонда социального страхования и использования средств социального страхования изложен в разделе 4-м VI главы “Учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению”.
Субсчет 172 “Расчеты по специальным видам платежей” — активный. Предназначен для учета расчетов с родителями за содержание детей в детских дошкольных учреждениях, музыкальных школах, расчетов с работниками за питание, форменную одежду. По дебету показываются суммы начисленной платы за содержание детей и прочее, а по кредиту — суммы, поступившие от родителей или работников учреждения.
При машинной обработке расчетов с родителями за содержание детей в дошкольных и школьных учреждениях исходными документами являются табели ежедневной посещаемости детьми детских учреждений, извещения ф. № ПД-4 с отметкой учреждения сберегательного банка о приеме платы от родителей и справка для отражения в ведомости по расчетам с родителями с дополнениями и изменениями данных, ранее полученных с вычислительной установки.
На вычислительной установке изготавливают оборотную ведомость по учету расчетов с родителями, в которой отражаются общая сумма внесенной родителями платы в прошлом месяце и переходящий остаток платы за текущий месяц по фактическому посещению детьми детских учреждений, а также сумма платежа за текущий месяц. На основе данных ведомостей по учету расчетов с родителями составляется свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей ф. № 406 (мемориальный ордер № 15).
Субсчет 173 “Расчеты по платежам в бюджет” — пассивный. Но кредиту его отражаются суммы, подлежащие перечислению в бюджет по удержанным налогам: подоходному налогу с физических лиц; полученному НДС за реализованные покупателям товары и услуги; налогу на прибыль и другим, предусмотренным законодательством Российской Федерации, по дебету — перечисление этих сумм в доход бюджета. Аналитический учет ведется отдельно по каждому виду расчетов на карточках ф. № 292-а или в книге ф. № 292.
Субсчет 174 “Расчеты по депозитным суммам” применяют для отражения средств, поступающих на возвратной основе в пользование учреждений и организаций. Депозитные суммы поступают на текущие счета по внебюджетным средствам в учреждения банка и по истечении определенного срока перечисляются организациям или лицам, которым они принадлежат.
Поступление депозитных сумм отражают по кредиту субсчета 174 и дебету субсчетов 112 “Текущий счет по прочим внебюджетным средствам”, 113 “Расчетный счет” или “Касса”. Но дебету субсчета 174 отражают суммы, выданные или перечисленные с текущего счета по назначению.
Аналитический учет депозитных сумм осуществляют по каждому получателю в карточках ф. № 292-а (в книге ф. № 292).
На субсчете 176 “Расчеты по средствам, полученным на расходы по поручениям”, учитываются расчеты:
— с учреждениями и организациями, от которых получены средства на расходы по выполнению данных ими поручений;
— по средствам, полученным министерствами, при которых имеются централизованные бухгалтерии, или учреждениями, бухгалтерский учет которых не централизован (за сбор лома черных и цветных металлов, за сдачу и сбор других видов вторичного сырья, коконов и пищевых отходов);
— по средствам, полученным министерствами образования от экономии расходов по бюджету на содержание школ, переводимым городскими (районными) финансовыми управлениями (отделами), и средствам, поступившим от организаций на создание фондов школьных учебников в общеобразовательных школах:
— с предприятиями, от которых получены средства, заработанные коллективами учащихся школ:
— по средствам, поступившим в учебные заведения профтехобразования на подготовку кадров и повышение квалификации сверх плана:
— по ссудам (кредитам), полученным в учреждении банка на выдачу рабочим и служащим:
— по другим поступлениям, предусмотренным отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации.
Суммы, поступившие на расходы по поручениям, записываются в кредит субсчета 176 и дебет субсчета 110 “Текущий счет сумм по поручениям”.
Израсходованные суммы записываются в дебет субсчета 176 и кредит субсчета 110.
Средства, поступившие на текущие счета учебных заведений профтехобразования на подготовку кадров и повышение квалификации сверх плана, записываются в кредит субсчета 176 и дебет субсчета 112 “Текущий счет по прочим внебюджетным средствам”.
В дебет субсчета 176 в конце года списываются произведенные расходы по подготовке кадров и повышению квалификации сверх плана с кредита субсчета 213 “Расходы по прочим средствам”.
Аналитический учет по субсчету 176 ведется в карточках ф. № 292-а (в книге ф. № 292).
Учет сумм по поручениям осуществляют по каждому учреждению или организации, от которых были получены средства на выполнение поручений.
Учет средств, поступивших за сбор лома черных и цветных металлов, за сдачу и сбор других видов вторичного сырья, коконов, пищевых отходов, на образование фонда школьных учебников, а также учет средств, заработанных коллективами учащихся школ, ведется по каждому виду поступлений.
На субсчете /77 “Расчеты с депонентами” учитываются суммы заработной платы и стипендий, не полученные в установленный срок.
Такие суммы записываются в кредит субсчета 177 и дебет субсчета 180 “Расчеты с рабочими и служащими” или 181 “Расчеты со стипендиатами”. На суммы выданной депонентской задолженности дебетуют субсчет 177 “Расчеты с депонентами” и кредитуют субсчет 120 “Касса” или 160 “Расчеты с подотчетными лицами”.
В дебет субсчета 177 записываются также суммы депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности, относящиеся на увеличение финансирования (фондов).
На субсчете 178 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами” •учитываются расчеты с прочими дебиторами и кредиторами и расчеты со студентами и учащимися учебных заведений за пользование общежитием.
Аналитический учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами ведется позиционным способом в накопительной ведомости ф. № 408 (мемориальный ордер № 6).
По окончании месяца данные накопительной ведомости записываются в книгу Журнал-Главная.
Учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами можно вести на карточках ф. №292-а (в книге ф. № 292), учет расчетов со студентами и учащимися за пользование общежитием ведется в оборотной ведомости ф. № 285.
Операции по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами, осуществляемые за счет специальных средств, могут учитываться отдельно в указанных регистрах.
На субсчете 179 “Расчеты в порядке плановых платежей” учитываются расчеты с поставщиками, осуществляемые не по каждой отдельной сделке (отгрузке, отпуску товара или оказанию услуг, а путем периодического перечисления средств в сроки и в размерах, заранее согласованных сторонами. Сумма каждого планового платежа и сроки перечисления устанавливаются сторонами на предстоящий месяц (квартал) исходя из периодичности платежей и из объема поставки (закупки) или оказания услуг по договорам или соглашениям либо фактической поставки за предыдущий период.
В платежных поручениях по плановым платежам покупатель в графе “Назначение платежа” обязан указать: “Плановый платеж по договору, соглашению от_____199_г.”, а также срок платежа и целевое назначение перечисленных сумм. Копии договоров, соглашений учреждениями и централизованными бухгалтериями в учреждения банка не представляются.
Ежемесячно поставщик и покупатель уточняют состояние своих расчетов на основании фактически полученных материальных ценностей или оказанных услуг и производят перерасчет и соответствующий платеж в порядке, обусловленном в договоре или соглашении.
Аналитический учет расчетов по субсчету 179, кроме расчетов за продукты питания, ведется в накопительной ведомости ф. № 408 (мемориальный ордер № 7), в которой каждому поставщику отводится необходимое количество строк для отражения операций в течение месяца.
Записи в накопительной ведомости производятся по каждому документу (платежному поручению, счету) по мере совершения операций.
Учет расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей можно вести на карточках ф. №292-а (в книге ф. № 292).
Учет расчетов с рабочими и служащими и стипендиатами изложен в главе IV.