Глава X.
Бухгалтерская отчетность организации
 
1. Виды и назначение отчетности
 
Отчетность учреждения представляет собой систему показателей, характеризующих условия и результаты его работы за определенный период. Составление отчетности — завершающий этап учетного процесса. Она составляется по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учета. Это позволяет включить в содержание отчетности не только стоимостные, но и натуральные показатели для оценки и обобщения как количественных, так и качественных характеристик.
В международных стандартах бухгалтерского учета в едином учетном процессе выделяются четыре стадии: документирование хозяйственных операций; сведение воедино отдельных учетных данных на основе счетов синтетического и аналитического учета; формирование отчетных форм: анализ деятельности организации.
В бухгалтерской отчетности отражаются нарастающим итогом имущественное и финансово положение учреждения, результаты хозяйственной деятельности за отчетный период. Учреждения и организации, а также централизованные бухгалтерии, обслуживающие учреждения непроизводственной сферы, состоящие на республиканском бюджете Российской Федерации, бюджетах национально-государственных и административно-территориальных образований Российской Федерации, составляют годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты об исполнении смет расходов.
Отчетным годом для всех предприятий, учреждений и организаций считается период с 1 января по 31 декабря включительно. Годовые отчеты составляются по состоянию на 1 января, квартальные — на 1 июля и 1 октября, месячные — на первое число следующего за отчетным месяца. Первым отчетным годом для вновь создаваемых учреждений считается период с даты государственной регистрации, т.е. приобретения прав юридического лица, по 31 декабря включительно, а для предприятий, созданных после 1 октября, — по 31 декабря следующего года включительно.
Правила составления и представления отчетности регламентируются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н; Положением по бухгалтерскому учету “Бухгалтерская отчетность организаций” (ПБУ № 4/96), утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 февраля 1996 г. № 10, а также письмом Министерства финансов Российской Федерации “О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете” от 15 февраля 1993 г. № 12 (с изменениями от 3 августа 1993 г., 25 июля 1994 г., 27 июня 1995 г., 26 августа 1997 г.).
Государственная статистическая отчетность представляется учреждениями по формам, утвержденным Госкомстатом Российской Федерации или по согласованию с ним органами государственной статистики республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области и автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Состав и методология исчисления показателей статистической отчетности, адреса, сроки и способы ее представления являются обязательными для всех отчитывающихся учреждений. При составлении статистической отчетности следует руководствоваться Положением о порядке представления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 14 августа 1992 г. № 130.
Бухгалтерская отчетность может быть правильно составлена при условии своевременного проведения всех подготовительных работ и выполнения установленных требований. Для этого необходимы: соблюдение в течение всего отчетного года принятой учетной политики (методики) отражения отдельных хозяйственных операций и оценки имущества, определенной исходя из существующих правил,полнота отражения в учете за отчетный год всех хозяйственных операций, проведенных в этом году, и результатов инвентаризации имущества и обязательств, правильность отнесения доходов и расходов к отчетному периоду.
Реальность и достоверность содержащейся в отчетности информации об имуществе и обязательствах учреждения, его финансовом положении и результатах деятельности в отчетном периоде зависят не только от правильности оформления документов и учетных регистров, но и от своевременности и полноты проведения годовой инвентаризации. Годовая инвентаризация имущества и финансовых обязательств — важный элемент процесса составления годового отчета, так как она позволяет вносить коррективы в данные бухгалтерского учета при сопоставлении их с фактическими данными. Каждая статья баланса на конец отчетного года должна быть тщательно выверена на основе данных инвентаризации.
До составления бухгалтерского баланса и отчета обороты и остатки по аналитическим счетам сверяются с данными синтетического учета. Они должны быть тождественны. В случае несоответствия оборотов необходимо сверить записи на счетах, пересчитать итоги и устранить выявленные расхождения (ошибки). Необходимо сверить внутриведомственные и внутрихозяйственные расчеты и привести их в полное соответствие с требованиями, предъявляемыми к бухгалтерскому балансу и отчету.
При составлении бухгалтерского отчета и заполнении отдельных форм данные предыдущего года берутся из отчета за прошлый год. При этом важно обеспечить сравнимость показателей отчетного периода и показателей прошлого года с учетом изменения методологии их составления. Так, если в отчетном году изменен порядок оценки или исчисления того или иного показателя либо произошли структурные изменения в организации учреждения, то показатели отчетности прошлого года пересчитываются с учетом этих изменений.
Месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность об исполнении смет расходов учреждения непроизводственной сферы, состоящие на бюджете, представляют вышестоящему органу в установленные им сроки. Министерства, ведомства и другие органы управления представляют сводную месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность об исполнении смет расходов учреждений, состоящих на бюджете, соответственно Министерству финансов Российской Федерации и финансовым органам в установленные ими сроки.
Сводные годовые отчеты представляются министерствами и ведомствами Российской Федерации в Министерство финансов Российской Федерации сгруппированными по направлениям расходов Классификации доходов и расходов бюджетов в Российской Федерации по следующим блокам: образование, культура, наука, здравоохранение, физическая культура, социальное обеспечение, органы государственной власти, управления, суды, прокуратура, прочие расходы.
Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером. В учреждении, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией или специалистом, бухгалтерский баланс и отчетность подписываются руководителем учреждения и специалистом, ведущим бухгалтерский учет.
Прежде чем годовая бухгалтерская отчетность будет представлена в вышеуказанные адреса, она должна быть рассмотрена и утверждена в установленном порядке. Ответственность лиц, подписавших сводную бухгалтерскую отчетность, определяется законодательством Российской Федерации.
 
2. Состав бухгалтерской отчетности организации и принципы ее составления
 
Образцы форм годового, квартальных и месячных отчетов для организаций и учреждений, состоящих на бюджете, и их содержание устанавливаются указаниями Министерства финансов Российской Федерации и заполняются в точном соответствии с предусмотренными в них показателями. Годовые, квартальные и месячные отчеты могут представляться в виде машинограмм, полученных при помощи вычислительной техники.
Сметные (плановые) показатели форм годового, квартального и месячного отчетов должны соответствовать утвержденным сметам расходов, сметам доходов и расходов (плану) с учетом внесенных в отчетном периоде изменений, оформленных в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.
Годовой отчет бюджетного учреждения включает следующие формы:
— баланс исполнения сметы расходов — ф. № 1 со справкой о движении сумм финансирования из бюджета;
— отчет об исполнении сметы расходов учреждений — ф. № 2;
— отчет об исполнении сметы доходов и расходов учреждения, переведенного на новые условия хозяйствования, — ф. № 2-1.
Отчеты о выполнении плана по штатам и контингентам представляются в зависимости от вида деятельности бюджетного учреждения:
— органами государственной власти и управления, судами, прокуратурой, научно-исследовательскими учреждениями — ф. № 3-1;
— учреждениями подготовки и повышения квалификации кадров (высшими учебными заведениями, окончание которых дает высшее образование; учреждениями подготовки и повышения квалификации кадров и подготовительными отделениями при вузах; средними специальными учебными заведениями, профессионально-техническими училищами, колледжами) — ф. № 3-2;
— учреждениями здравоохранения и социального обеспечения — ф. № 3-4;
— начальными, неполными средними (девятилетними), средними, вечерними (сменными), заочными средними общеобразовательными школами, лицеями, школами-интернатами, специальными школами, школами-детскими садами и интернатами при школах — ф. № 3-5;
— высшими учебными заведениями и научно-исследовательскими учреждениями по подготовке научных кадров — ф. № 3-8;
— детскими домами и школами-интернатами с особым режимом — ф. № 3-12;
— бюджетными учреждениями системы органов внутренних дел — ф.№3-13;
— бюджетными учреждениями сельского хозяйства — ф. № 3-18;
— прочими учреждениями и по мероприятиям — ф. № 3-19;
— детскими дошкольными учреждениями — ф. № 3-дс;
— санаторно-лесными и детскими семилетними музыкальными школами — ф. № 3-сл/м.
Бюджетные учреждения, имеющие специальные средства, полученные от реализации продукции, выполнения работ, оказания услуг или осуществления иной деятельности, составляют отчет об исполнении сметы по специальным средствам по ф. № 4. Учреждения, имеющие несколько видов специальных средств, составляют отчет по ф. № 4-сводная.
Управления (отделы) народного образования составляют справку о поступлении и расходовании средств фонда всеобуча — ф. № 4-6.
Научные организации, переведенные на новые условия хозяйствования, представляют отчет о выполнении объема научно-исследовательских работ — ф. № 4-н.
В состав годового отчета всех учреждении, состоящих на бюджете, включаются также:
— отчет о движении основных средств — ф. № 5:
— отчет о движении материальных ценностей — ф. № 6:
— отчет о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях — ф. № 15.
Квартальная отчетность составляется по более узкому кругу показателей, характеризующих в основном финансовое положение учреждения. Она включает формы:
— баланс исполнения сметы расходов — ф. № 1 со справкой о движении сумм финансирования из бюджета;
— отчет об исполнении сметы расходов учреждения — ф. № 2;
— отчет об исполнении сметы доходов и расходов учреждения, переведенного на новые условия хозяйствования, — ф. № 2-1;
— отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам — ф. № 3 (в зависимости от видов бюджетных учреждений).
Справка к балансу о движении сумм финансирования заполняется на 1 октября, а на 1 июля приводятся данные только по строке “Получено средств бюджета в течение года (квартала) с учетом отозванных средств”. Учреждения непроизводственной сферы, перешедшие на новые условия хозяйствования, справку к балансу не заполняют.
В составе квартальной отчетности на 1 октября представляется также отчет об исполнении сметы по специальным средствам — ф. № 4 при наличии одного вида специальных средств. Учреждения, имеющие несколько видов специальных средств, составляют отчет по ф. № 4-сводная.
Учреждения, не перешедшие на новые условия хозяйствования, но получающие средства за платные услуги, представляют отчет об исполнении сметы по специальным средствам по ф. № 4. По этой же форме отчитываются научно-исследовательские учреждения, не перешедшие на новые методы финансирования и хозяйствования.
Централизованные бухгалтерии, обслуживающие детские дошкольные учреждения, санаторно-лесные школы и детские семилетние музыкальные школы, в составе годового и квартальных отчетов представляют также отчет по содержанию детских дошкольных учреждений — ф. № 3-дс и отчет по содержанию санаторно-лесной и детской семилетней музыкальной школы — ф. № 3-сл/м. Учреждения непроизводственной сферы, на балансе которых находятся детские дошкольные учреждения, составляют отчеты по ф. № 3-дс.
К годовому и квартальным отчетам прилагается объяснительная записка — краткий доклад, в котором перечисляются и анализируются основные факторы, повлиявшие на исполнение сметы расходов по бюджету и специальным средствам; суммы недоиспользованных ассигнований в связи с невыполнением плана по сети, штатам и контингентам; данные о результатах инвентаризации: суммы начисленной заработной платы ,относящейся ко второй половине декабря ,выплата которой производится за счет ассигнования нового года; состояние расчетных статей баланса.
Годовой и квартальные отчеты представляются в сброшюрованном виде с оглавлением . Страницы отчетов нумеруются. Баланс исполнения сметы расходов ,все формы отчетности и объяснительные записки к годовому и квартальным отчетам подписываются руководителем учреждения ,главным бухгалтером и руководителем планово-финансовой службы.
Для правильного составления баланса необходимо руководствоваться типовой корреспонденцией субсчетов по основным бухгалтерским операциям.