2.4. Разработка управленческих решений методом коллективного генерирования идей
 
Обоснование темы ситуации
 
В условиях конкуренции любая фирма вынуждена быстро реагировать на динамику спроса, появление новых потребностей, необходимость решения новых задач. Успех в бизнесе может быть гарантирован той фирме, которая ориентируется на постоянные нововведения. Таким образом, усложняется процесс выработки эффективных решений, повышается ответственность за последствия их реализации. Риск уменьшается, если принятое решение учитывает все многообразие взаимовлияющих факторов производства. Необходимость научного обоснования решений, прогнозирования экономических, социально-психологических и других последствий заставляет привлекать к управлению как можно больше специалистов различного профиля, обусловливает актуальность использования коллективных методов подготовки решений.
Новые сложные оригинальные проблемы предполагают эффективность коллективного генерирования идей на совещании экспертов по специально разработанной программе, получившей название “мозговой атаки”. Этот метод основан на гипотезе, позволяющей утверждать, что среди множества идей, высказанных экспертами, можно найти несколько рациональных. Период свободного творческого генерирования идей, предложений и гипотез, относящихся к развитию какой-либо проблемы, четко отделен от этапа критической оценки полученной информации, а сама оценка должна высказываться в форме, не только не связывающей, но, наоборот, стимулирующей дальнейшее творческое обсуждение рассматриваемых вопросов.
Метод “мозговой атаки” целесообразно использовать в случаях, когда традиционные способы решения проблемы не дают эффективного результата. Он способствует развитию чувства нового, гибкости И динамичности мышления, способности абстрагироваться от объективных условий и существующих ограничений, формирует навыки работы в коллективе и умение сосредоточиться на какой-либо узкой Проблеме.
Характерно, что участники обсуждения не обязательно должны быть специалистами по рассматриваемому вопросу. Однако желательно, чтобы они были людьми, понимающими суть проблемы, наделенными богатым воображением и не заинтересованными в заранее определенном варианте ее решения.
Цели изучения ситуации
1. Тренировка навыков аналитического мышления, связанных с системным подходом к повышению эффективности принимаемых решений.
2. Выявление возможностей и умения генерировать оригинальные идеи.
3. Развитие навыков аргументации предложения и восприятия новой информации при решении сложных проблем управления.
4. Овладение навыками коллективной работы, тренинг делового общения, ведения дискуссий и принятия решений.
Правила рассмотрения ситуации
1. Все участники игры делятся на временные творческие коллективы (ВТК) по 5—6 чел.
2. Члены ВТК знакомятся с правилами игры, критериями оценки выступающих, рассматривают проблемную ситуацию, готовят решение.
3. Во время обсуждения проблемной ситуации нет ни авторитетов, ни новичков — есть только ведущий и участники. Никто не может Претендовать на особую роль и привилегии, даже автор блестящей идеи.
4. Категорически запрещены любые взаимные критические замечания и промежуточные оценки. Главной задачей обсуждения является выдвижение новых идей в творческой, дружеской обстановке.
5. Следует стремиться к тому, чтобы выдвинутых идей было как можно больше, и все они отличались разнообразием. От числа предложений зависит вероятность появления новой, ценной идеи. Допускаются шутливые предложения, приветствуются дополнения, усовершенствования, предложенные участниками “мозговой атаки”. Можно задавать вопросы коллегам в целях уточнения и развития их идей, однако они не должны содержать в себе оценки или личного отношения.
Характеристика проблемной ситуации
При рассмотрении ситуации в студенческой группе следует учитывать, что ее участники еще не являются специалистами определенного профиля. Поэтому при выборе проблемы, предлагаемой для обсуждения, целесообразно отдавать предпочтение тем из них, которые непосредственно связаны с жизнедеятельностью студенческой группы. Можно заранее определить, какие вопросы представляются наиболее важными, или выбрать одну из тем:
1. Рационализация системы высшего образования в России (подготовка бакалавров и магистров).
2. Развитие демократических начал в учебном процессе.
3. Совершенствование оплаты труда в студенческом строительном отряде.
4. Использование различных форм материального и морального стимулирования в НИИ, КБ, лаборатории, цехе и т.п.
5. Направления снижения себестоимости изделия.
6. Улучшение социально-психологических отношений в коллективе.
7. По выбору.
 
Порядок разработки ситуации
Процедура “мозговой атаки” включает пять этапов.
Этап I. Формулирование или выбор проблемы с учетом ее актуальности и коллективных интересов. Студенты знакомятся с правилами поиска решения и поведения в процессе “мозговой атаки”. В каждом временном творческом коллективе (ВТК) выбирают его руководителя, секретаря и эксперта. Роли внутри ВТК распределяются согласно личным интересам, пожеланиям и возможностям студентов.
Эффективность обсуждения во многом обусловливается правильным выбором руководителя, его способностью создавать свободную творческую обстановку, стимулировать и поощрять идеи, обладать даром импровизации, чувством юмора. Руководитель ВТК регулирует процесс генерирования идей, следит за соблюдением правил и регламента. После завершения первого этапа “мозговой атаки” он рекомендует кандидатуру руководителя проекта по выбранной теме, которая согласовывается с ВТК. Секретарь совещания фиксирует высказанные предложения в протоколе (можно использовать различные технические средства) без указания фамилии авторов идей и предложений.
Руководитель проекта после первого этапа должен организовать обсуждение высказанных предложений, выделить наиболее интересные, перспективные и практически применимые идеи, подготовить
Краткое выступление о проделанной работе. Ориентировочная продолжительность первого этапа 10—15 мин.
Этап II. Разминка. Участники игры упражняются в быстром поиске ответов на поставленные ведущим вопросы и задачи, что помогает им максимально быстро войти в свои роли, адаптироваться к правилам, освободиться от неловкости. С этой целью можно использовать конкретные вопросы в рамках предлагаемых тем, различные шутливее вопросы и задачи. Например: “Сколько можно найти вариантов Применения пустой банки из-под майонеза (кофе) или молочной бумажной тары?”. Целесообразно рассматривать не более трех-четырех вопросов. Продолжительность второго этапа также 10—15 мин.
Этап III. Разработка проблемы. Ведущие еще раз уточняют поставленную задачу, напоминают основные правила поведения, предостерегают от типичных ошибок. В процессе “мозговой атаки” каждый участник может выступить несколько раз, но при этом руководитель ВТК должен следить, чтобы в одном высказывании не было более Одной идеи, а продолжительность выступления не превышала 1—2 мин. Секретарь собрания фиксирует все предложения в протоколе. Необходимо предложить как можно больше идей. В ходе обсуждения перспективные идеи не получат поддержки участников обсуждения и будут заменены новыми. В этом проявляется скрытая форма Оценки высказанных предложений. Для сравнимости результатов и обеспечения состязательности целесообразно обсуждать в различных УВГГК одну и ту же проблему или несколько одинаковых. Продолжительность этапа 30—45 мин.
Этап IV. Оценка, классификация и отбор наиболее совершенных идей. Всевысказанные идеи подвергаются критическому анализу, детализируются, уточняются и дополняются. Исходя из цели разработки, Предложенные идеи классифицируют, устанавливают возможные сферы их использования, составляют планы их реализации, конкретизируют исполнителей и сроки работ. Отбирать идеи можно поэтапно последовательным использованием различных критериев, районированием их по значимости, предварительно исключив явно слабые предложения.
Разделение этапов генерирования идей и анализа создает благоприятные условия для их всестороннего рассмотрения, более объективной критики, позволяет выявить наиболее перспективные направления решения проблем и представить их в виде конкретной программы.
Реализация поставленных задач осуществляется под управлением руководителя проекта отдельно в каждом ВТК. Продолжительность этапа 15—20 мин.
Этап V. Окончательная оценка деятельности ВТК. Формируется экспертная комиссия, состоящая из преподавателя и по одному представителю от каждого ВТК. Экспертная комиссия заслушивает сообщения руководителей проекта, выделяет наиболее интересные, оригинальные и отработанные варианты решения, делает критический обзор хода игры и отмечает победивший ВТК. Продолжительность этапа 10—15 мин (табл. 2.3 и 2.4).
Оценка деятельности ВТК
Каждый показатель оценивается по 3—6-балльной системе. В отчет о работе должны входить протоколы предложений ВТК и руководителей проектов, заключение экспертной комиссии и итоговый документ-проект (комплекс предложений) по решению проблемы, подвергнутой “мозговой атаке”.
Таблица 2.3
Качество исполнения ролей