Методическая разработка Организация рабочего времени
Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей Дом детского творчества «Дружный» Советского района городского округа город Уфа Республики Башкортостан
Г.З. Терещенкова
Организация
рабочего времени
Методическая разработка
Уфа – 2014
Терещенкова Г.З. Организация рабочего времени
Пособие предназначено для школьников среднего, старшего возраста, студентов, педагогов дополнительного образования
«Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать». Проблема недостающего времени заботить каждого серьезного человека. Высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания. – г. Уфа, МБОУДОД ДДТ «Дружный», 2014
Содержание
Организация рабочего времени
4
Правила ........
4
Оптимальный ритм работы ...
6
Пожелания
7
Список литературы
8
Время летит стрелой,
Хотя минуты ползут
Ф. Мендельсон
Организация рабочего времени
Есть важнейший жизненный ресурс, данный каждому но используемый нами с различной отдачей. Причем от эффективности его использования в значительной степени зависит успех в жизни. Этот ресурс - время.
Как часто доводилось наблюдать, что люди с одинаковыми способностями (и прочими равными стартовыми условиями) добиваются в жизни совершенно несравнимых успехов лишь только потому, что один из них стремился максимально использовать главный жизненный ресурс – время, а у других время расходуется бездарно.
Времени не хватает тому, что не умеет его использовать!
Высокая личная организованность есть один из важнейших фактов преуспевания.
Данные рекомендации могут быть полезны любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени – как на работе, так и после нее.
ПРАВИЛА
Правило № 1
Составьте план дня с указанием перечня
дел в порядке их важности
Это - первое и существенное звено в рациональной организации времени.
Один из парадоксов времени состоит в том, что, когда мы тратим время на планирование времени, его становиться больше.
Планирование на день рекомендуется проводить следующим образом.
В специальном блокноте дела на день записываются в порядке приоритетов:
1. Важнейшие дела (в порядке их важности)
2. Срочные дела (в порядке срочности)
3. Текущие, несрочные дела (в порядке важности)
Сделав дело, зачеркивая дело, поставьте (хотя бы ориентировочно) потраченное на него время.
План лучше составлять с утра.
Правило № 2
Беритесь прежде всего за важнейшие и за срочнее дела
Обычно 80% времени отнимают дела маловажные , приносящие в копилку результативности дня не более 20%. И наоборот, из 10 дел всегда найдутся 2-3, сделав которые вы уже будете довольны всем днем.
Применительно же к плану дня это так: не давайте обстоятельствам «сталкивать» себя с намеченного пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все возможнее.
Правило № 3
Не распыляйтесь, занимайтесь в каждый момент только одним делом
Как показывают исследования «перескакивание», отрицательно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшение качества работы, увеличивается количество ошибочных действий.
Правило № 4
Не умножайте количество бумаг на столе
Обычно по 80% бумаг может быть принять решение с первого прочтения - стоит только лишь немного подумать над каждой из них. Но реально «с первого захода» решение принимается в 20-40% случаев.
Вид стола не должен отвлекать от решения задач, намеченных на денный момент, поэтому для большинства бумаг место в столе или в шкафу.
Правило № 5
Рационализируете технику чтения
Выделение только ключевых слов или разделов публикаций сократит массу времени.
Правило № 6
Используйте эффект 10 мелочей
1) Прежде чем отправиться куда-то по делам - позвоните туда
Узнайте, если ли нужный вам человек, часы приема, какие нужны документы.
2) Постарайтесь заменить посещение телефонным звонком
Во многих случаях личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Информацию можно получить по телефону и при решении бытовых вопросов.
3) Компонуйте однородные дела и телефонные звонки
Старайтесь выезжать по несрочным делам по возможности лишь тогда, когда в месте поездки (или в близлежащих) образуется несколько дел для вас. Тоже и телефонными звонками: позвонив в одно место сразу и других требуемых вам абонентов – это займет в целом меньше времени.
4) Не надейтесь на память, записывайте информацию!
Помните: мы забываем 90% того, что слышим, 50% того, что видим, и 10% того, что делаем. Ваша большая информированность обернется, в ч частности, и выигрышем времени.
5) Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди, в дороге
6) Всегда носите с собой блокнот и карандаш для записи удачных мыслей
7) Не тратьте е время на сетование по поводу неудач
8) Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы избавиться от вредных
9) Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом
10) Не считайте, что методы и приемы вашей работы - самые лучшие
Оптимальный ритм работы
Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работы стоит знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий - с 10 утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности , и во второй половине дня работоспособность высока с 15 до 17 часов.
Полезно знать, что рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В этот день не стоит начинать важные дела. «Понедельник – день тяжелый!» Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.
Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в это день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные.
Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.
Пожелания
Фиксируйте любые, даже на первый взгляд незначительные успехи, выразившиеся в выигрыше времени, - это ускорит усвоение вами приемом рационального использования своего времени.
Список используемой литературы
В.П. Шейнов. Секретарь: Секреты профессии. – М.: ОСЬ 2005. – 208с.
Хариссон Дж. Организация работы секретаря учреждения. – М.: Экономика, 2005. – 120 с.
Привалов М.Ю., Домникова М.А. Секретарь: успешная карьера. – М.: Современник-БИС, 2007. -320 с.
Веселов В.П. Вы – секретарь. – М.: Издательство стандартов, 2003. – 120 с.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2008. – 288 с.
13PAGE 15
13PAGE 14215
15