Урок по делопроизводству на государственном языке ?ызметтік хаттар
Қызметтік хаттар: шақыру хат, шағым хат, ескерту хат.
Сабақтың мақсаты: Шақыру хат, шағым хат, ескерту хат туралы түсінік беріп, үлгілерін жаздырту.
Қызметтік хаттар
Іс қағаздарының көп тараған бір түрі – қызметтік хаттар. Мекемелерде қызмет бабындағы жие жазылатын бұл хат көптеген мекемелерді өзара байланыстыруда ерекше рөл атқарады. Мұндай хаттар арқылы мекемелер арасында келіс сөздер жүргізіледі. Хаттардың мазмұны мен түрлері ғылым мен техникаға, экономика мен алыс-беріс, мәлімет беру және анықтамалық сипатта да жазылады.
Қызметтік хаттарды безендірудің жалпы ережелері. Құрылымы. Қызметтік хаттарды жазудың кең тараған үлгілері.
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк форматы — А4 210x297 мм. Кейде АЗ жөне А5 форматтары (210x297 мм жөне 210x135 мм) да қолданылады. АЗ форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың (АЗ) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады.
Ал А5 (жарты) АЗ форматынан екі еседей кіші көлемде, бірінші кезекте жолдама хаттар жазу үшін, анықтама жазу үшін қолданылады.
Қызметтік хаттың құрылымы. Қызметтік хаттың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:
1.Такырыбы
2. Датасы
3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні
4. Кіріспе сөз
5. Хаттың жалпы мазмүн, мақсатын көрсететін бөлік
6. Негізгі мәтін
7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері
8. Жіберушінің қолы
9. Қосымша (приложение) берілетін болса, оған сілтеме
10. Қосымша (приложение)
11. Құжатгы дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет
12. Постскриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін – P.S. таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер.
Жазылу мақсатына, хатта айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік (рекомендациялық) хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын Жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады жөне қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңцігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мәселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметкерді белгілі бір орынға, қызметке үсыну жөнінде басшыға үсыныс жасау. Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми, өзіне тән құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа үсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды.
Сұраныс хаттары. Бұл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды.
Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында жазылады. Хат мазмүнының негізгі қүндылығы онда көрсетілетін фактілерге байланысты. Шагым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмүнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.
Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерге бір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.
Жолдама хаттар. Құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе қосымшалардың құрамы, мазмүны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін жазылады. Бұл хаттар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді. Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды.
Хатты жазып отырғанда онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің маңыз, мазмүнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп отырғандығыңызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан стильдік нормадан ауытқымаған жөн.
Шақыру хат белгілі бір іс-шараға екінші жақты шақыру мақсатында жазылады.
Шағым хатта (письмо – претензия) автор шартты міндеттемелердің орындалмауы салдарынан орын алған шығындарды өтеуді талап етеді. Ескерту хаттар адресат өзі атқаруға тиісті міндетін уақытылы орындамаған кезде жазылады.
Хаттардың оң жақ бұрышына хаттың кімге бағытталғаны, одан төмен азат жолдан мазмұны жазылады, соңынан хат иесінің қолы қойылады.
Үлгімен танысыңыз.
Шақыру хат
І. Жансүгіров атындағы Жетісу
мемлекеттік университеті
қазақ тілі мен әдебиеті кафедрасы
Талдықорған қаласы, Желтоқсан көшесі №220
10 қыркүйек, 2004 жыл Экономика және құқық факультетінің
деканы, профессор
К. У. Тұрмағанбетоваға
Тілдер мерекесіне шақыру
Сізді 2004 жылы 21 қыркүйекте университеттің қазақ тілі мен әдебиеті кафедрасының ұйымдастыруымен өтетін Тілдер мерекесіне шақырамыз.
Басталу мерзімі – 15:00. Өткізілу орны – 116 аудитория.
Күн тәртібінде
I. Пленарлық мәжіліс.
1. Қазақ тілін үйретудегі өзекті мәселелер.
Баяндамашы доцент Мусатаев Н. М.
2. Іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудің ерекшеліктері.
Баяндамашы аға оқытушы Серікқалиева Э. С.
II.Мәнерлеп оқу байқауы.
1. “Тілге құрмет – елге құрмет” атты мәнерлеп оқу байқауы.
2. Концерттік бағдарлама.
Қазақ тілі мен әдебиеті кафедрасының
меңгерушісі профессор Сыдықов Т. С.