Презентация Компьютерная грамотность. Реквизиты деловых документов

Реквизиты деловых документовУчитель компьютерной грамотностиЗырянова Л. Н. Эпиграф"Нам нужна легальность - сказал Остап. – Нужно смешаться с бодрой массой служащих. К тому же в моемчемоданчике имеются чудные бланки на все случаи жизни икруглая мастичная печать."И.Ильф и Е.Петров "Золотой теленок" Реквизиты деловых документов В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые устанавлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает:юридическую силу документов;оперативное и качественное составление и исполнение документов;организацию быстрого поиска документов;осуществление компьютерной обработки деловых докуметов для сокращения затрат труда на их обработку. Реквизиты деловых документов Представление деловых бумаг закреплены:Государственным стандартом ГОСТ Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властиПостановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Реквизиты деловых документов Что такое реквизит? Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.), которые называются реквизитами. РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа. Реквизиты деловых документов Реквизиты деловых документов Просматривая этот список, можно сказать следующее: Некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Первые 3 реквизита из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами.Схема расположения основных реквизитовна угловом бланке Реквизиты деловых документов На этой схеме видно, что каждый документ можно разделить на 3 основные части: - заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);- основную часть (реквизиты текст и приложения);- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения) Реквизиты деловых документов Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. ФормулярДля оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, перечисленные в таблице, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Таким образом можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа Бланки документовБланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Устанавливаются два основных формата бланков документов:А4 (210*297 мм) - основной формат А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений Бланки документовДопускается использование бланков форматов:А3 (420*297 мм) и А6Стандартом устанавливаются следующие виды бланков: - бланки для писем - общие бланки. бланки для всех остальных документов- бланки конкретного вида документаНа бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации.Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым Правила оформления реквизитов1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. 2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14. 3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. Правила оформления реквизитовГриф утвержденияГриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, - наименования должности лица, утверждающего документ, - его личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)- даты утверждения.Если документ утверждается не должностным лицом а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО Правила оформления реквизитовГриф утверждения Правила оформления реквизитовАдресат Реквизит Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адрес. Оформляется в правой верхней части документа с левым отступом 8 см. Правила оформления реквизитовАдресат Правила оформления реквизитовНаименование вида документаРеквизит название вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках. Правила оформления реквизитовДата документаДата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. При оформлении реквизита Дата рекомендуется записывать дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ, то есть 2 цифры число, две цифры месяц и 4 цифры год, например 12.02.2010.Если число или месяц состоит из одной цифры перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2011Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ.ДД, например: 2011.01.05 Правила оформления реквизитовМесто составленияЭтот реквизит оформляется от границы левого поля.Пример:г. Переславль-Залесский Правила оформления реквизитовЗаголовок к текстуРеквизит заголовок к тексту содержит краткое изложение основного смысла составляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?". Например:Приказ .... О создании аттестационной комиссииДоговор .... О поставке груза по контракту N 249/1К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять. Правила оформления реквизитовЗаголовок к текстуПечатают с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке - шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки. Правила оформления реквизитовЗаголовок к тексту Правила оформления реквизитовТекст документаТекст - основной и важнейший реквизит документа. Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный. Правила оформления реквизитовОтметка о наличии приложенияРеквизит отметка о наличии приложения печатают под реквизитом Текст с 0-го знака (от границы левого поля) в виде:Приложение: на 3 л. в 2 экз.Если вид документа, являющегося приложением, не назван в основном тексте документа, то необходимо указать его наименование в реквизите Приложение. При наличии нескольких приложений они нумеруются, Например:Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 N21/3 на 5 л. в 2 экз. 2. Акт приема работ от15.09.2001 N17 на 1 л. в 4 экз. Правила оформления реквизитовПодписьРеквизит Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля), а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля. Правила оформления реквизитовПодпись Правила оформления реквизитовГриф согласованияРеквизит Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись. Правила оформления реквизитовГриф согласования Правила оформления реквизитовПечатьРеквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами. Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи в реквизите Подпись лица, подписавшего документ. Правила оформления реквизитовОтметка об исполнителеОтметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Петров 924 45 67 или Петров Иван Васильевич924 45 67 Правила оформления реквизитовИдентификатор электронной копии документаВ соответствии ГОСТ в левом нижнем углу каждой страницы документа оформляется реквизит Идентификатор электронной копии документа Этот реквизит оформляется в нижнем колонтитуле странице, и содержит - наименование файла на машинном носителе,- дату и - другие поисковые данные, устанавливаемые в организации