Принципы взаимодействия руководителя и секретаря
Экзаменационная работа на тему : Принципы взаимодействия руководителя и секретаря. За курс Секретарь референтРаботу выполнила Ученица 11 класса В МКОУ СОШ №2Анисимова Елена.Учитель: ТопилинСергей Алексеевич
Сущность работы руководителя предприятия.Функции секретаря руководителя предприятия в современных условиях хозяйствования.ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ.РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ.ОТНОШЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ И ПОДЧИНЕННОГО.Место работы и карьера Содержание
1.Сущность работы руководителя предприятияРуководитель организации - физическое лицо, которое в соответствии с законом или учредительными документами организации осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу.
В соответствии с современными представлениями суть работы руководителя сводится к выполнению ряда функций, среди которых экономисты выделяют:Стратегическую, заключающуюся в постановке целей организации, разработке стратегии и планировании.Экспертно-инновационную, в процессе ее реализации руководитель направляет процесс разработки и внедрения новых видов продукции и услуг, создает условия для организационных преобразований, консультирует подчиненных.Административную, объединяющую целый ряд подфункций:Контрольную, организационную, направляющую, стимулирующую Коммуникационную, сводящуюся к налаживанию внутренних и внешних связей, проведению совещаний, переговоров, приему посетителей, ответам на письма и телефонные звонки, распространению информации, представительству.Социальную, выполняя которую руководитель создает в организации благоприятный морально-психологический климат, поддерживает существующие нормы поведения и формирует новые.
Руководитель- особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:1. Руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;2. Работа руководителя в основном умственная;3. Не лимитированность работы руководителя;4. Повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;5. Труд руководителей не подается количественному учету;6. Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;7. Если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;8. Работа руководителя в основном не имеет четкого завершения.
2.Функции секретаря руководителя предприятия в современных условиях хозяйствования Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы. А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.Секретарь - обслуживающая профессия, его основная задача заключается в том, чтобы обеспечить руководителю условия для выполнения его основных обязанностей. Секретарь должен разгрузить руководителя, помочь в распределении его важнейшего ресурса - времени. Ведь упущенное время нельзя вернуть или возместить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому, задачи секретаря, неотделимы от задач его руководителя. Секретарь обязан, и может максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время, для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.
Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в “форме": тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения; уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения
Одна из главных задач секретаря - будь чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.
3.ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ Основными функциями секретаря-референта являются:Ведение документации дирекции предприятия;Организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;Поиск необходимой руководителю информации;Выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;Контроль исполнения документов и поручений руководителяБронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз;Планирование рабочего дня руководителя;Организация и участие во встречах и переговорах;Прием посетителей;Прием иностранных делегаций;Помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;Решение административных вопросов в пределах своей компетенции;Работа с оргтехникой.Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, которая разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.
4.РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать и все жен не следует пускать его на самотек. Практика показывает, что рабочий день, построенный по принципу «сначала спячка, затем раскачка, а потом горячка», не дает желаемых результатов. Главными условиями успешной деятельности секретаря-референта остаются:- планирование предстоящих дел;- установление оптимального ритма труда;-постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.
5.ОТНОШЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ И ПОДЧИНЕННОГОКаждому из нас хочется иметь ровные, уважительные отношения с начальством, ведь от этого так много зависит, и, в первую очередь, отношение к работе. А ведь мы проводим на работе большую часть своей жизни. Что нужно сделать, как себя вести, чтобы сформировать правильные отношения с руководителями? Для начала вспомним о субординации. В переводе с латыни слово «субординация» означает подчинение. Закон субординации не так уж сильно изменился за прошедшие тысячелетия, и он действителен сегодня в любом коллективе: все сотрудники обязаны соблюдать тот самый кодекс, о котором мы уже говорили, — нижестоящий должен подчиняться вышестоящему, и точка. Невозможно представить себе такую картину: каждое утро генеральный директор доказывает подчиненным свое право отдавать распоряжения. Старый римский принцип «что позволено Юпитеру, не позволено быку» работает до сих пор. Например, если шеф называет вас по имени и на «ты», вы не можете ответить ему тем же, даже если он вам очень симпатичен. Если же вы с ним — друзья, и в свободное от работы время играете вместе в теннис и ходите друг к другу в гости, на службе вы должны обращаться к нему так лее, как и другие сотрудники.
6.Место работы и карьераСекретари работают на различных предприятиях, как больших, так и малых, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах.Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.
Используемая литература.http:wikipedia.ru500_sovetov_sekretaryu.rar