Практикум-тест Основные правила документирования и управления документацией

Учебно-производственный комбинат № 2













Для профильного курса «Офис-менеджер»



Основные правила документирования
и управления документацией


Составитель:
Учитель спецдисциплин
Моисеенко Н.В.






г. Павлодар, 2015
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Данная разработка представляет собой набор тестовых заданий, которые могут быть применены учителями и преподавателями различных профильных курсов как полностью в качестве итогового контроля по разделу «Делопроизводство», так и по частям при изучении отдельных тем этого раздела.
Предлагаемые тестовые задания составлены для контроля знаний и закрепления пройденного материала, а также организации самоконтроля учащихся по разделу «Делопроизводство» профильного курса «Офис-менеджер» в ГУ «Учебно-производственный комбинат № 2 г.Павлодара» (Республика Казахстан).
Тесты содержат вопросы по основной проф.терминологии дисциплины, определениям основных видов служебной документации, понятию и оформлению основных реквизитов, по организации документооборота, хранения и поиска документов в текущей работе предприятия (организации, учреждения).
Автоматически тесты ориентированы на знание основного текущего стандарта делопроизводства «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144. Вместе с тем, при изучении современного стандарта, основной акцент в обучении делается на понимание учащимися сущности стандартизации и унификации как явления, объяснение причин и периодичности изменений нормативных документов, проводится параллель между устаревшими и новыми стандартами и привязки правил оформления документации к существующим техническим средствам. Так, например, вопросы практического характера о местоположении реквизитов на странице ставятся с учетом знаний о «Восьми положениях табулятора».
Основной акцент в обучении старшеклассников делается на приобретение практических навыков оформления служебной документации, понимание назначения каждого вида документов, поэтому большая часть заданий практикума уделена именно этим вопросам.
Согласно общепринятым правилам составления тестовых заданий имеют четыре варианта ответов.

Чистый лист бумаги формата А4 или А5, на котором воспроизведено название юридического лица:

А) формуляр
Б) бланк
В) реквизит
Г) образец

Совокупность реквизитов определенного вида документа:

А) бланк
Б) формуляр
В) образец
Г) реквизит

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением:

А) делопроизводство
Б) документационное обеспечение
В) документооборот
Г) документоведение

Система делопроизводства на предприятии устанавливается:

А) Уставом предприятия
Б) Инструкцией «О делопроизводстве»
В) Штатным расписанием
Г) Правилами внутреннего трудового распорядка

Датой протокола является:

А) дата события
Б) дата подписания
В) дата отправления
Г) дата оформления


Если текст письма не превышает 10 строк, его печатают на бланке формата:
А) А4
Б) А5
В) А3
Г) А2

Письмо, обеспечивающее исполнение изложенных в нем обязательств, гарантию оплаты, сроков поставки:

А) коммерческое
Б) гарантийное
В) сопроводительное
Г) рекламационное

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» должен быть:

А) во всех документах
Б) в документах-ответах
В) в письмах-запросах
Г) в телефонограммах

Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывают:

А) руководитель и секретарь
Б) бухгалтер и секретарь
В) руководитель и бухгалтер
Г) не имеет значения, обязательно только наличие печати

Местоположение реквизита «Адресат»:

А) «0» положение
Б) «4» положение (от середины страницы
· 9 см)
В) «5» положение (
· 11 см)
Г) «6» положение (
· 12 см)

Если в реквизите «название вида документа» меньше 15 знаков, его печатают:

А) по центру
Б) от левого поля
В) в одной строке с датой
Г) в разрядку

Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события:

А) акт
Б) приказ
В) протокол
Г) справка

Документ, у которого в конце текста должны быть обязательно указаны сведения о количестве экземпляров документа и месте их нахождения:

А) в справке
Б) в акте
В) в приказе
Г) в протоколе

Документ, который не содержит реквизита «Наименование вида документа»:
А) приказ
Б) служебное письмо
В) телефонограмма
Г) автобиография

Гриф утверждения располагают:

А) от «0» положения
Б) после реквизита «Подпись»
В) от «4» положения (середина страницы
· 9 см)
Г) от «5» положения (
· 11 см)

Правильно оформленная дата документа:

А) 2008.05.26
Б) 26.05.08
В) 26.05.2008
Г) верно А, Б и В

Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия на основе единоначалия в целях решения каких-либо задач:

А) устав
Б) приказ
В) акт
Г) протокол

В констатирующей части текста приказа указывают:

А) основание для издания приказа
Б) ФИО лица, о котором идет речь в документе
В) лицо, на которое возложен контроль за исполнением приказа
Г) фамилии исполнителей и сроки

Регистрационный номер документа оформляют:

А) от левого поля
Б) по центру рабочей строки
В) от «2» положения (16 знаков
· 4 см)
Г) от «6» положения (
· 12 см)

Акты составляются и подписываются:

А) руководителем
Б) комиссией
В) председателем и секретарем собрания
Г) отправителем и получателем

Дата в документах оформляется:

А) с красной строки
Б) от левого поля
В) от «2»-положения (16 знаков)
Г) «6» положение (
· 12 см)

Распорядительная часть в приказах по личному составу о приеме на работу начинается глаголом:

А) НАЗНАЧИТЬ
Б) ПРИКАЗЫВАЮ
В) ПРИНЯТЬ
Г) ПРИКАЗЫВАЮ НАЗНАЧИТЬ

Копия документа может воспроизводиться:

А) рукописным, машинописным способами или с помощью средств оперативного размножения
Б) машинописным способом или ксерокопированием
В) только ксерокопированием
Г) машинописным способом

В состав реквизита «Подпись» входит:

А) личная подпись и ее расшифровка
Б) наименование должности, личная подпись и ее расшифровка
В) наименования должности и расшифровка подписи
Г) расшифровка подписи

В реквизите «Подпись» при наличии нескольких строк в наименовании должности, ФИО пишут на уровне:

А) первой строки
Б) второй строки
В) последней строки
Г) не имеет значения

Оттиск печати проставляют:

А) на личной подписи
Б) так, чтобы он захватывал часть наименования должности
В) так, чтобы он захватывал часть расшифровки подписи
Г) не имеет значения

Правильно оформлена отметка о заверении копии:

А) Копия верна И.О. Фамилия
Б) Верно
Секретарь И.О. Фамилия
00.00.00
В) Верно И.О. Фамилия
00.00.00
Г) Копию удостоверяю
Секретарь И.О. Фамилия
00.00.00

Реквизит, свидетельствующий о том, что работа с документом завершена:

А) отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Б) отметка о согласовании документа
В) резолюция
Г) подпись руководителя

Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях:

А) акт
Б) протокол
В) решение
Г) постановление

Максимальное количество адресатов, которое можно разместить на одном листе, равно:

А) 2
Б) 3
В) 4
Г) 8

Претензия составляется:

А) в отношении качества товаров, работ, объемов и сроков поставки
Б) работником в случае нарушения его прав
В) руководителем в случае нарушения его прав
Г) в случае нарушения Устава предприятия

Основная часть текста протокола строится по схеме:

А) СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ
Б) ВЫСТУПИЛИ – СЛУШАЛИ - ПОСТАНОВИЛИ
В) ЗАСЛУШАНЫ – ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ
Г) ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В кратком протоколе указывают только:

А) повестку дня
Б) основную часть документа
В) принятые решения
Г) повестку дня, ФИО докладчиков, выступавших и принятые решения

Документ, фиксирующий соглашение 2-х или более сторон об установлении каких-либо отношений

А) рекламация
Б) заявление
В) контракт (договор)
Г) иск

Документ, регулирующий трудовые отношения между группой работников и работодателем:

А) индивидуальный трудовой договор
Б) коллективный трудовой договор
В) соглашение
Г) контракт (договор)

К распорядительным документам относится:

А) решение
Б) положение
В) инструкция
Г) нет правильного ответа

Делопроизводство изучает:

А) все документы предприятия
Б) систему ОРД
В) кадровую документацию
Г) документы финансовой и статистической отчетности

Документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименование должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей:

А) Устав
Б) Структура и штатная численность
В) Правила внутреннего трудового распорядка
Г) Положение о персонале

Документ, содержащий просьбу или предложение составителя, адресованный должностному лицу:

А) заявление
Б) расписка
В) доверенность
Г) докладная записка

Документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей:

А) заявление
Б) расписка
В) доверенность
Г) справка

Документ, в котором сведения о трудовой деятельности и образовании располагают в обратной хронологической последовательности:

А) в резюме
Б) в автобиографии
В) в характеристике
Г) в личном деле

Заверить копию документа может:

А) только руководитель
Б) руководитель или другой работник, в обязанности которого это входит
В) секретарь
Г) начальник ОК

В выписках ставят дату и номер:

А) выписки
Б) подлинного документа
В) дату выдачи
Г) дату заявки

В грифе утверждения первую часть оформляют:

А) УТВЕРЖДАЮ
Б) У т в е р ж д а ю
В) У т в е р ж д а ю :
Г) «Утверждаю»

В приказах по личному составу может отсутствовать часть текста:

А) констатирующая
Б) распорядительная
В) заключительная
Г) зависит от ситуации

Какие размеры полей установлены для бланков служебных документов:

А) левое и правое – 2,5; нижнее и верхнее – 1,5
Б) левое и правое – 1,5; нижнее и верхнее – 2,5
В) левое и верхнее – 2; правое и нижнее – 1
Г) левое и правое – 3,17; верхнее и нижнее – 2,25

Для оформления служебного документа на казахском языке необходимо установить размер шрифта:

А) 14
Б) 15
В) 12
Г) зависит от объема текста

Максимальное число реквизитов в документе, установленное СТ РК 1042-2001:

А) 28
Б) 29
В) 30
Г) 31

Условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации, называется ...

А) Порядковый номер
Б) Учетный индекс
В) Регистрационный номер
Г) индекс документа

Наиболее правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения»:

А) Приложение: Инструкция по ТБ на 2 л. в 2 экз.
Б) Приложение: Инструкция по ТБ на 2 листах в 2 экземплярах
В) Приложение: всего 4 л.
Г) Приложение: Инструкция по ТБ на 2 л. в 2 экз. на государственном и русском языках

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

А) по порядку с момента образования фирмы
Б) подряд в пределах месяца
В) подряд в пределах календарного года
Г) как установлено «Инструкцией о делопроизводстве»

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом:
А) Визы
Б) грифом «Согласовано»
В) грифом «Утверждаю»
Г) верно Б и В

Части сложных реквизитов отделяют друг от друга:

А) удвоенным межстрочным интервалом
Б) одним интервалом
В) 1, 5 – 2 интервалом

Реквизиты оделяют друг от друга:

А) удвоенным межстрочным интервалом
Б) одним интервалом
В) 1, 5 – 2 интервалом

Части сложных реквизитов пишут через:

А) удвоенный межстрочный интервал
Б) один интервал
В) 1, 5 – 2 интервала


Процесс составления и оформления документов:

А) документоведение
Б) документирование
В) делопроизводство
Г) документооборот

Регистрационный номер внешнего документа может включать:

А) номер структурного подразделения, номер дела, порядковый номер документа
Б) номер дела, порядковый номер документа
В) порядковый номер документа
Г) порядковый номер и индекс корреспондента

Документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудника предприятия:

А) устав
Б) должностная инструкция
В) штатное расписание
Г) положение о подразделении

Не подлежат регистрации:

А) письма и обращения граждан
Б) метеосводки
В) печатные издания
Г) верно Б и В


Информационный элемент документа:

А) реквизит
Б) бланк
В) формуляр
Г) регистрационный номер

Документы, которые создаются на предприятии, называют:

А) переписка
Б) корреспонденция
В) входящая и исходящая документация
Г) документооборот

Документы, отправляемые по электронной почте:

А) недействительны
Б) действительны при наличии подписи и печати
В) действительны
Г) действительны при наличии ЭЦП (Электронной цифровой подписи)

Документ, адресованный руководителю предприятия или вышестоящего органа, информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя:

А) протокол
Б) докладная записка
В) письмо-извещение
Г) заявление

Документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий:

А) справка
Б) докладная записка
В) акт
Г) протокол

Какой документ пишется только от руки:

А) письмо
Б) заявление
В) докладная записка
Г) резюме

При подписании документа несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают:

А) одну под другой
Б) на одном уровне
В) в алфавитном порядке
Г) согласно субординации

Гриф согласования располагают:

А) после реквизита «Подпись»
Б) после текста документа
В) под заголовком документа
Г) нет правильного ответа

Протокол подписывают:

А) председатель и секретарь собрания
Б) все присутствующие на собрании
В) руководитель и секретарь организации
Г) зависит от характера события

При оформлении выписки из текста приказа берут:

А) констатирующую часть, слово ПРИКАЗЫВАЮ и тот пункт, который нужен
Б) только распорядительную часть
В) только нужный пункт
Г) верно А и В

Расшифровка подписи оформляется:

А) от «0» положения
Б) от «4» положения (
· 9 см)
В) от «6» положения (
· 12 см)
Г) под наименованием должности

В каком случае используется реквизит "Виза"?

А) при внутреннем согласовании документа
Б) при согласовании документа с внешней организацией
В) для финансовых и особо ответственных документов
Г) при оформлении документов для выезда за рубеж

Резолюция к документу включает:

А) содержание поручения, фамилия исполнителя, подпись
Б) фамилия исполнителя, содержание поручения, дата
В) фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата
Г) содержание поручения, фамилия исполнителя, срок исполнения.

Формы регистрации документов:

А) журнальная
Б) карточная
В) компьютерная
Г) все перечисленное верно

Размножение конфиденциальных документов:

А) не разрешается
Б) производится с разрешения руководства
В) производится с немедленным уничтожением бракованных копий
Г) верно Б и В

Факсимиле – это:

А) воспроизведение техническими средствами копии оригинала
Б) факс небольшого размера
В) клише, печатка для многократного воспроизведения подписи на документах
Г) верно А и В

Документ считается недействительным без наличия:

А) подписи
Б) даты
В) подписи и даты
Г) печати
Повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке:

А) дубликат
Б) копия
В) отпуск
Г) выписка

Полная копия документа, которая подшивается в дело:

А) отпуск
Б) оригинал
В) дубликат
Г) выписка

В дела группируются документы:

А) одного календарного года
Б) одного календарного года, за исключением переходящих и личных
В) за несколько лет
Г) как заведено на предприятии

Дело содержит не более:

А) 250 листов
Б) 200 листов
В) 150 листов
Г) 100 листов

Листы в деле нумеруют:

А) карандашом в правом верхнем углу
Б) карандашом в правом нижнем углу
В) по середине верхнего поля
Г) не имеет особого значения

По результатам экспертизы ценности составляются:

А) акты о выделении дел к уничтожению
Б) описи дел постоянного и временного хранения
В) описи дел постоянного, временного хранения и акты дел к уничтожению
Г) описи дел постоянного, временного хранения, по личному составу, на личные дела уволенных и акты дел к уничтожению

Номенклатура дел - это ...

А) перечень заголовков дел и сроков их хранения
Б) перечень всех дел, имеющихся на предприятии
В) перечень дел для передачи в архив
Г) перечень документов, подшиваемых в дела

Отметка об исполнителе располагается

А) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу
Б) на оборотной стороне первого листа документа в нижнем левом углу
В) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем правом углу
КЛЮЧ ОТВЕТОВ

Б
Б
Б
Б
А
Б
Б
Б
В
Б
Г
А
Б
Б
Г
Г
Б
А
В
Б
Б
А
А
Б
В
Б
Б
А
Б
В
А
А
Г
В
В
А
Б
Б
А
Б
А
Б
Б
А
А
В
А
Б
В
Г
В
Б
В
А
Б
Б
А
Б
Г
А
Б
Г
Б
А
Б
Б
А
А
А
В
А
В
Г
Г
Г
В
А
А
Б
Б
А
Г
А
А









13PAGE 15


13PAGE 14715