Конспект лекций по дисциплине Информационные системы и технологии в учете и аудите Модуль 1
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ
ГПОУ «ДОНЕЦКИЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»
ГО ВПО «ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ТОРГОВЛИ ИМЕНИ МИХАИЛА ТУГАН-БАРАНОВСКОГО»
Цикловая комиссия бухгалтерского учета и аудита
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
по дисциплине «ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В УЧЕТЕ И АУДИТЕ»
Содержательный модуль 1: «Теоретические основы функционирования информационных систем в учете»
для студентов 4(3 курса сокращенной формы обучения) дневного отделения
направления 38.03.01 Экономика (профиль Учет и аудит)
Донецк - 2016
Разработчик: Алтунина Ю.А., преподаватель цикловой комиссии бухгалтерского учета и аудита
Рассмотрено и утверждено
на заседании цикловой комиссии
бухгалтерского учета и аудита
Протокол № 1 от «31» августа 2016 г.
Председатель цикловой комиссии
___________ Чистякова Л.И.
Содержание
Введение... 4
Тематический план дисциплины...5
Тема 1.....7
Тема 2...14
Тема 3...21
Тема 4...27
Тема 5...33
Введение
Дисциплина «Информационные системы и технологии в учете и аудите» согласно учебному плану относится к нормативным дисциплинам профессионального цикла подготовки бакалавров направления 38.03.01 Экономика (профиль Учет и аудит)
На изучение этой дисциплины отводится 144 часа, из которых лишь 64 часа приходится на аудиторные занятия, в том числе 32 часа на лекционные занятия.
Конспект лекций содержит план лекционного материала, рекомендованную литературу, перечень вопросов для самостоятельного изучения, вопросы для самоконтроля.
Тематический план дисциплины
Названия содержательных модулей и тем
Количество часов
дневная форма
Заочная форма
всего
в том числе
всего
в том числе
л
п
лаб
инд
с.р.
л
п
лаб
инд
с.р.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Содержательный модуль 1. Теоретические основы функционирования информационных систем в учете и аудите
Тема 1. Информационные системы и их роль в управлении экономикой
8
2
2
-
-
4
8
-
-
-
-
8
Тема 2. Экономическая информация и средства ее формализованного описания
9
2
2
-
-
5
9
-
-
-
-
9
Тема 3. Информационные технологии обработки экономической информации
9
2
2
-
-
5
9
-
-
-
-
9
Тема 4. Организация информационной базы систем обработки экономической информации
9
2
2
-
-
5
9
-
-
-
-
9
Тема 5. Организационно-методические основы создания и функционирование информационных систем
11
2
2
-
-
7
11
-
-
-
-
11
Всего по содержательному модулю 1
46
10
10
-
-
26
46
-
-
-
-
46
Содержательный модуль 2. Информационные технологии решения учетных задач
Тема 6. Методика ведения учета с использованием компьютерных учетных программ. Организационно-методические основы создания и функционирование в учете ИС «1С:Предприятие 8»
8
2
4
-
-
2
8
-
2
-
-
6
Тема 7. Автоматизация учета и аудита материальных ценностей
13
2
4
-
-
7
13
-
2
-
-
11
Тема 8. Автоматизация учета и аудита основных средств
11
4
2
-
-
5
11
-
2
-
-
9
Тема 9. Автоматизация учета и аудита готовой продукции и ее реализации
14
4
2
-
-
8
14
-
2
-
-
12
Тема 10. Автоматизация учета и аудита финансово-расчетных операций
13
2
2
-
-
9
13
-
2
-
-
11
Тема 11. Автоматизация учета и аудита труда и заработной платы
14
2
4
-
-
8
14
-
2
-
-
12
Тема 12. Автоматизация учета и аудита затрат на производство
11
4
2
-
-
5
11
-
2
-
-
9
Тема 13. Автоматизация сводного учета и составления отчетности
14
2
2
-
-
10
14
-
-
-
-
14
Всего по содержательному модулю 2
98
22
22
-
-
54
98
-
14
-
-
84
Всего часов
144
32
32
-
-
80
144
-
14
-
-
130
Тема 1. Информационные системы и их роль в управлении экономикой
Лекция №1 по теме «Информационные системы и их роль в управлении экономикой»
Цель: определить сущность понятий информация, информационные системы, основные виды информации и способы ее подачи; рассмотреть способы обработки учетной информации.
План.
Понятие информационных систем и технологий в учете, их классификация и структура.
Способы обработки учетной информации, их преимущества и недостатки.
Рекомендованная литература:
Бенько М.М. Інформаційні системи і технології в бухгалтерському обліку: монографія. – К.: Київ. Нац. Торг.-екон.ун-т, 2010. – 7-66с.
Войтюшенко Н.М. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів ІІІ-IV рівня акредитації / Н. М. Войтюшенко, Л. О. Цибульська ; Донец. нац. ун-т економіки і торгівлі ім.М. Туган-Барановського, каф. ІСТУ –Донецьк : ДонНУЕТ, 2009–340 с.
Закон Донецкой Народной Республики «О информации и информационных технологиях» от 07.08.2015 г. № 71-IНС.
Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. Посіб. – 4-те вид., випр. і доп. – К.: Знання, 2008, с. 9-71.
Інформаційні системи і технології в обліку: Навчальний посібник / Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. – Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003. – 9-27 с.
Клименко О.В. Інформаційні системи і технології в обліку. Навчальний посібник.-К.: Центр учбової літератури, 2008.- 23-34 с.
1. Понятие информационных систем и технологий в учете, их классификация и структура.
Система – это совокупность элементов, которые работают вместе при выполнении задачи, ее разновидностью является информационная система – организованный набор элементов, который собирает, обрабатывает, передает, сохраняет и передает данные. ИС состоит из: людей, оборудования, процессов, процедур, данных, операций. К ней можно отнести все письменные и электронные формы распространения информации, обработки данных и обмена идеями (доклады, отчеты, бюллетени и служебные записки, электронную почту, селекторное и телевизионное совещания).
Информационная система - это среда, которая обеспечивает целенаправленную деятельность предприятия. Т.е. она является совокупностью компонентов (информации, процедур, персонала, аппаратного и программного обеспечения), объединенных регулированными взаимоотношениями для формирования организации как единого целого и обеспечения ее целенаправленной деятельности. И как следствие этого определения, эффективность информационной системы может быть оценена только в сроках ее взноса в достижения организацией ее стратегических целей.
Миссия информационных систем - это производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технической среды для осуществления управления организацией.
Для обеспечения работы информационной системы любого назначения необходимо:
определить информационные нужды;
осуществить отбор источников информации;
осуществить сбор информации;
осуществить введение информации из внешних или внутренних источников;
выполнить действия по обработке информации, оценке ее полноты и значимости и по представлению ее в удобном виде;
вывести информацию для предоставления потребителям или передаче в другую систему;
организовать использование информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, изготовление стратегии;
организовать обратную связь - по информации, переработанной людьми данной организацией, осуществлять коррекцию входной информации.
Термин «информационная система» может быть употреблен в двух пониманиях:
Как некоторый метод, суть которого - в рациональном объединении и благоустроенности всех элементов во времени и пространстве таким образом, что каждый из них оказывает содействие успеху деятельности всего объекта;
Как объект, который имеет достаточно сложную, определенным образом благоустроенную внутреннюю структуру.
Каждая информационная система включает в себе такие компоненты:
Структура системы – множество элементов системы и взаимосвязей между ними;
Функции каждого элемента системы;
Вход и выход каждого элемента системы;
Цель ограничения системы и ее отдельных элементов.
Компьютерная информационная система предприятия – совокупность информации, методов, моделей, технических, программных, технологических средств и решений, а также специалистов, которые занимаются обработкой информации и принятием управленческих решений в пределах предприятия.
Различают таки типы ИС: системы обработки данных, базы данных, системы поддержки принятия решений, экспертные системы, базы знаний.
В информационных системах первого поколения (автоматизированные системы управления, системы электронной обработки данных) для каждой задачи отдельно готовились данные и создавалась математическая модель. Типичными примерами систем обработки данных являются системы управления запасами, начисления заработной платы, выписки счетов.
Информационные системы второго поколения - управленческие информационные системы - базы данных. Основной функцией таких систем является обеспечение управления информацией с помощью системы управления базой данных (СУБД).
Системы поддержки принятия решений (СППР) - это информационные системы третьего поколения, это интерактивные компьютерные системы, предназначенные для поддержки разных видов деятельности в случае принятия решений со слабо структурированным или неструктурированным проблемам.
Экспертные системы - это информационные системы, которые базируются на знаниях.
Базовыми компонентами информационной системы предприятия являются:
Информация;
Информационные технологии;
Организационная структура;
Функциональные компоненты.
Информация – центральный элемент информационной системы, который представляет собой данные и сведения о деятельности предприятия и используется для управления предприятием.
Информационные системы предусматривают использование информационных технологий. Технология – это последовательность действий над предметом с целью получения конечного продукта. Любая информационная система характеризуется наличием технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Такие технологии принято называть информационными. Информационные технологии – это комплекс методов и процедур, с помощью которых реализуются функции сбора, передачи, обработки, хранения и доведения к пользователю информации в организационно-управленческих системах с использованием избранного комплекса технических средств.
В информационных технологиях можно выделить две части:
Способность генерировать по запросу информационный продукт;
Средства доставки этого информационного продукта в удобное время и в удобной для пользователя форме.
Информационные технологии используют программные и технические средства. Комплекс технических и программных средств постоянно расширяется, что обусловлено развитием ИС в сторону применения разных информационных сред, включая мультимедиа.
Программные средства информационных технологий обеспечивают возможность программной обработки информации в электронном виде, они включают:
Системное программное обеспечение, которое обеспечивает роботу электронно-вычислительной техники и компьютерных сетей;
Прикладное программное обеспечение, которое разрешает решать конкретные управленческие задачи и обрабатывать информацию согласно поставленным перед работником задачам и его непосредственным должностным обязанностям.
Технические средства для ИС делятся на классы:
Средства сбора и регистрации информации (ПК, сканеры, автоматические датчики);
Средства передачи информации (локальные, региональные и глобальные вычислительные сети, Интернет);
Средства хранения данных (серверы баз данных, файловые серверы, локальные компьютеры, магнитные диски, оптические (лазерные) диски, цифровые видеодиски);
Средства обработки данных (микрокомпьютеры, миникомпьютеры, большие компьютеры);
Средства вывода информации (видеомониторы, принтеры, графопостроители).
Организационная структура – это структурные подразделения предприятия, которые выполняют функции управления с помощью информационных технологий. Выделяют такие типы организационных структур:
Иерархический тип, отвечает линейно-функциональной организационной структуре, использует четкое подчинение подразделов и служб предприятия, однозначно определяет их права, обязанности и ответственность;
Сетевой тип, отвечает дивизиональной структуре, построенной на основе бизнес-единиц, за которыми закрепляются функции полного управленческого цикла.
Организационная структура управления влияет на выбор информационных технологий. Для реализации функций управления организационными единицами выполняется постановка задач, устанавливается состав входной информации, проектируются информационные технологии, разрабатывается интерфейс пользователя. Управленческий персонал несет ответственность за введение первичных данных в информационной системе, анализ и выбор альтернативных управленческих решений, выдачу управляющего влияния на объект управления.
Внедрение ИС изменяет технологию управления, освобождает пользователей от рутинных, довольно простых, но трудоемких ручных процедур обработки информации. Развитые информационные системы обеспечивают накопление информации для целей анализа и создание системы поддержки решений. ИС изменяет организационную структуру, состав функций управления и связанные с ними информационные потоки, форму представления и качественных характеристик информации (оперативность, достоверность, точность, полнота информации для управленческих решений).
Функциональная структура – это совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, которые реализуют функции управления:
Стратегический анализ и управления;
Управление персоналом;
Управление материальными потоками (логистика);
Управление производством;
Бухгалтерский учет и финансы; и т.п.
ИС имеют разную информационно-технологическую архитектуру, выделяют: централизованную обработку данных, архитектура «файл-сервер», двухуровневый « клиент-сервер», многоуровневый « клиент-сервер».
Современные концепции создания информационных систем разного назначения основываются на трех подходах: объективно-ориентированная технология, CASE-Технология, интеллектуальная технология. В последние годы были созданы новые средства информационной технологии, в частности OLAP (MОLAP, RОLAP), хранилища данных, программные агенты.
ИС могут значительно различаться по типам объектов управления, характеру и объему решаемых задач и другим признаками.
Государственные ИС предназначенные для решения важнейших народнохозяйственных проблем страны. На базе вычислительных комплексов и экономико-математических методов составляют перспективные и текущие планы развития страны, разрабатывают государственный бюджет и контролируют его выполнение и т.п..
Территориальные (региональные) ИС предназначенные для управления административно-территориальным регионом. Эти системы выполняют работы по обработке информации, которая необходима для реализации функций управления регионом, формирование отчетности и выдачи оперативных данных местным и руководящим государственным и хозяйственным органам.
Отраслевые ИС предназначены для управления подведомственными предприятиями и организациями. Сферы применения - промышленная, непромышленная, научная.
ИС управления предприятиями (АСУП) - это системы с применением современных средств автоматизированной обработки данных, экономико-математических и других методов для решения задач управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятий.
ИС управления технологическими процессами (АСУ ТП) руководят состоянием технологических процессов.
Информационно-поисковые системы (ИПС) ориентированы на решение задач по поиску информации без ее содержательной обработки.
Информационно-справочные системы (ИСС) предназначены для вычисления значений арифметических функций по результатам поиска.
Информационно-управляющие системы (ИУС) предназначены для автоматизированного решения широкого круга задач управления.
Системы поддержки принятия решений (СППР) - это интерактивные компьютерные системы, которые предназначены для поддержки разных видов деятельности и принятие решений в отношении слабоструктурированных или неструктурированных проблем.
Искусственный интеллект - это искусственные системы, созданные человеком на базе ЭВМ, которые имитируют решение человеком сложных творческих задач. Созданию интеллектуальных ИС оказывала содействие разработка в теории искусственного интеллекта логик-лингвистических моделей, которые дают возможность формализовать конкретные содержательные знания об объектах управления и процессы, которые происходят в них.
Различают три типа интеллектуальных ИС:
1) интеллектуальные информационно-поисковые системы (ИИПС) - системы типа " вопрос-ответ";
2) расчетно-логистические ИС - дают возможность пользователям, которые не являются программистами решать в режиме диалога с ЭВМ свои задачи с использованием сложных методов и соответствующих прикладных программ;
3) экспертные системы - дают возможность проводить эффективную компьютеризацию областей, которые представлены в экспертной описательной форме, а использование математических моделей невозможно или затруднено.
2. Способы обработки учетной информации, их преимущества и недостатки
В зависимости от использования технических средств различают способы обработки учетной информации – совокупность методики и технических средств, с помощью которых осуществляется обработка учетной информации.
Существует два способа обработки учетной информации, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки:
А) без использования компьютеров: имеет преимущества (незначительные требования к квалификации учетных работников, сложность случайной потери учетной информации, низкие затраты на содержание учетного аппарата и системы учета предприятия) и недостатки (значительная продолжительность и трудоемкость учетного процесса, значительные штаты учетного аппарата, сложность осуществления контроля, низкий уровень детализации информации, значительные объемы рутинных операций);
Б) с использованием компьютеров: имеет преимущества (возможность широкого разделения труда между учетными работниками, возможность нескольким бухгалтерам работать с одним регистром, возможность значительной детализации данных в аналитическом учете, автоматический контроль за арифметическими подсчетами, объединение документирования и записи в учетные регистры, значительная скорость получения результативной информации, возможность ведения многомерного и многоуровневого учета, сокращение потока бумажных документов и переход к без бумажной технологии, возможность ежедневного формирования отчетности предприятия по необходимости, возможность выбора формы представления информации, возможность поиска информации на своих рабочих местах с целью экономии рабочего времени) и недостатки (недостаточное решение проблемы защиты информации от несанкционированного вмешательства, проблема юридической доказательности составленных электронных первичных документов, возможность потери или порча информации при отключении электроэнергии, проникновении компьютерных вирусов, значительные едино разовые затраты на осуществление автоматизации, приобретение компьютерной техники, программного обеспечения и обучение учетного персонала).
Вопросы для самостоятельного изучения.
Необходимость автоматизации информационных процессов управления на современном этапе развития народного хозяйства. Роль информационных систем в управлении экономикой.
Основные этапы развития информационных систем.
Вопросы для самоконтроля.
Дайте определение понятия «информационная система».
Дайте определение понятия «компьютерная информационная система предприятия».
Дайте определение понятия «способ обработки учетной информации».
Определите структуру информационной системы предприятия.
Проведите классификацию информационной системы предприятия.
Назовите основные способы ведения учета и дайте их характеристику.
Определите основные преимущества и недостатки автоматизированного способа обработки информации.
Тема 2. Экономическая информация и способы ее формализованного описания
Лекция № 2 по теме «Экономическая информация и способы ее формализованного описания»
Цель: определить сущность понятий «система классификации», «система кодирования», «классификатор»; рассмотреть основные системы классификации экономической информации; рассмотреть применение разнообразных систем кодирования: порядковой, серийно-порядковой, последовательной, кодирование с повторением и других; охарактеризовать разнообразные комбинации методов классификации и кодирование, которые применяются при образовании системы классификации и кодирование для объекту
План.
Экономическая информация, ее содержание и применения в бухгалтерском учете.
Носители экономической информации и их усовершенствование в информационных системах бухгалтерского учета.
Рекомендованная литература:
Бенько М.М. Інформаційні системи і технології в бухгалтерському обліку: монографія. – К.: Київ. Нац. Торг.-екон.ун-т, 2010.
Войтюшенко Н.М. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів ІІІ-IV рівня акредитації / Н. М. Войтюшенко, Л. О. Цибульська ; Донец. нац. ун-т економіки і торгівлі ім.М. Туган-Барановського, каф. ІСТУ –Донецьк : ДонНУЕТ, 2009–340 с.
Закон Донецкой Народной Республики «О информации и информационных технологиях» от 07.08.2015 г. № 71-IНС.
Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. Посіб. – 4-те вид., випр. і доп. – К.: Знання, 2008.
Інформаційні системи і технології в обліку: Навчальний посібник / Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. – Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003.
Клименко О.В. Інформаційні системи і технології в обліку. Навчальний посібник.-К.: Центр учбової літератури, 2008.
Экономическая информация, ее содержание и применения в бухгалтерском учете
Одним из проблемных вопросов современной науки является определения информации: информация – мера уменьшения неосведомленности человека относительно окружающей его среды; информация – сведения, которые уменьшают неопределенность текущего состояния объекта; информация – документированные или публично объявленные сведения и явления, которые происходят в обществе, государстве и окружающей среде; информация – это совокупность сведений, знаний и сообщений об объекте явления и процессах.
Логическая структура информации имеет следующий вид:
Символ – это элемент данных, который не имеет содержания (буква, цифра, знак).
Атрибут (реквизит) это элементарная часть данных, которая распределяются на признаки и основы. Реквизиты-основы отображают количественную сторону предметов и явлений, реквизиты-признаки - их качественная сторона. Над реквизитами-признаками осуществляются логические операции (упорядочение, поиск, группировка и т.п.), а над реквизитами-основами - арифметические операции.
Атрибуты имеют такие характеристики: название, обозначение в формулах, идентификатор, тип, формат, длину, точность, множество значения. Название атрибута является естественным, т.е. отвечает его смыслу. Обозначение в формулах как правило, это один символ кириллицы или латинского алфавита. Принято обозначать атрибуты-основы прописными буквами, атрибуты-признаки маленькими. Обозначения используются при разработке математического описания алгоритма (формализованного описания показателей). Идентификатор это внутреннее имя атрибута при создании базы данных (имя поля базы данных). Тип атрибуты бывают количественные (плановые, фактические, расчетные, нормативные и др.) и качественные (группировочные, справочные).Формат это тип поля в базе данных (текстовое, числовое, денежное, логическое, дата/время, примечание и т.п.). Возможность использования того или иного формата атрибута зависит от использования конкретной системы управления базой данных, т.е. от того, какие типы полей она поддерживает. Длина максимальное количество знаков, которую может занимать значение атрибута. Точность эта характеристика присущая для количественных атрибутов. Точность равняется количеству знаков после десятичной точки.
Экономический показатель – структурная единица, которая характеризует любой конкретный объект управления с количественной и качественной стороны, он состоит из реквизитов-основ и реквизитов–признаков, достаточных для создания элементарного документа (товарооборот предприятия за месяц);
Набор взаимосвязанных данных одной формы со всеми ее значениями представляет собой массив данных (совокупность данных о движении товаров на предприятии);
Совокупность массивов данных, которая касается одного и того же участка управленческой работы, называют информационным потоком;
Совокупность информации об объекте управления представляет информационную базу (предприятие).
Деятельность предприятия обуславливает необходимость обеспечения постоянного обмена информацией как внутри предприятия, так с другими предприятиями, учреждениями, организациями. Информация, которая необходимая для управления предприятием представляет собой разные сообщения экономического, технического, технологического, политического, социального, юридического, демографического и другого содержания. Но наибольший объем приходится на технико-экономическую информацию, т.е. информацию, которая описывает бизнес-процессы предприятия.
Экономическая информация – совокупность сообщений экономического характера, которые могут быть зафиксированы, переданы, преобразованы и использованы для управления экономическим объектом и экономикой в целом. Она характеризуется двумя основными признаками: - качественной (разрешает классифицировать ее по области знаний, видам и категориями функциям управления и т.п.) и количественной (является способом оценки или измерения, на основе которого возможно установление ее объема и трудоемкости сбора, хранения и фиксации, а также технологией обработки).
Экономическая информация отображает деятельность экономического объекта через систему числовых показателей, и состоит из отдельных сообщений, которые характеризуют конкретные факты, предметы, явления, хозяйственные операции и т.п.
Характерными особенностями экономической информации является: большие объемы, многоразовые повторы циклов получения и превращение в определенные временные периоды (месяц, квартал, год и т.п.), значительный удельный вес логических и математических операций при обработке.
Многообразие источников возникновения потребителей экономической информации и ее свойства определяют необходимость и экономическую целесообразность использования персональных компьютеров при ее сборе, накоплении, передачи и обработке.
Основными требованиями к экономической информации являются: достоверность, своевременность, полнота, точность, надежность, понятность, объективность, актуальность, целесообразность, сохранение на материальных носителях, защита от несанкционированного доступа и несанкционированных изменений.
Основными операциями, которые могут выполняться с экономической информацией являются: сбор, обработка, хранение, обмен.
Экономическая информация подразделяется на: нормативную, контрольную, плановую (прогнозную) и учетную (фактическую).
Учетная информация – это непосредственное отображение выполненных на предприятии хозяйственных операций, она описывает факты, события, хозяйственные явления и процессы, которые уже произошли, т.е. это «историческая» информация, информация о фактах. Получение всех показателей по результатам деятельности предприятия и их оценка базируются на данных хозяйственного учета. Каждый вид хозяйственного учета, контроля и анализа является самостоятельным видом деятельности и видом экономической информации.
Учетная информация имеет следующие особенности: непрерывность, цикличность, массовость, существенность, сложность расчетов, анализ данных в меру введения и прочие. Они предопределяют применение компьютерной техники и других средств автоматизированной обработки и передачи информации в бухгалтерском учете.
Учетная информация принадлежит к информации, которая обрабатывается в случае ее автоматизированной обработки с помощью ЭВМ важного значения приобретает формализация представления.
Формализация – это представление определенной содержательной области в виде формальной системы, т.е. формализованный означает записанный в виде формул.
Формализованное описание показателей предусматривает математическое описание алгоритма). Показатель состоит из атрибутов (реквизитов). Для создания его необходимый один атрибут-основа (количественный) и один или больше качественных атрибутов (признаков).
Носители экономической информации и их усовершенствование в информационных системах бухгалтерского учета
Рациональное построение Автоматизированной Системы Бухгалтерского Учета (АСБУ) нуждается в изучении и классификации учетной информации, которая делится на:
входящую (совокупность данных, которые необходимы для решения задач учета: первичные и накопленные данные учета, данные предыдущих отчетных периодов, постоянные нормативно-справочные данные);
исходящую (данные, полученные как результат решения учетных задач и предназначенные для непосредственного выполнения функций учета); промежуточную (данные, которые являются результатом решения одних задач и используются для решения других задач).
Совокупность трех видов информации, которая организована определенным образом и зафиксирована на машинных носителях, образовывает информационную базу (ИБ) или базу данных (БД).
Данные в ИБ организуются и сохраняются в определенном порядке, поэтому она состоит из: базы данных >файлов >записей > агрегатов данных >полей > символов.
Символ – наиболее низкий элемент, который может быть выражен цифрой, буквой, служебным или специальным знаком.
Поле – это объединение символов, которое создает минимальный семантический массив (товар, количество, цена).
Агрегат данных – это поименная совокупность двух и более элементов низшего уровня (дата рождения, адрес).
Запись – это поименная совокупность полей, объединенных по содержательному принципу, которая является объектом и результатом одного шага обработки данных(оклад служащего, код запчасти).
Файл – это поименная совокупность записей массива данных для объектов одного типа, которая содержит вне программы внешней памяти ЭВМ и доступные программы с помощью специальных операций (запчасти).
База данных – это поименная совокупность взаимосвязанных файлов с минимальной чрезмерностью, которая предназначена для одновременного пользования многими пользователями (работа и кадры).
Классификация учетной информации - упорядочение некоторого множества объектов бухгалтерского учета (материалов, изделий, подразделений предприятия, работников, счетов бухгалтерского учета и пр.) согласно установленным признакам их сходства и отличия. Известны две системы классификации объектов бухгалтерского учета: иерархическая и фасетная.
Классификация учетных объектов оказывает содействие их систематизации, более глубокому изучению и созданию единых классификаторов однородных объектов для разных предприятий. Классификация является основой кодирования информации. Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые.
В практике бухгалтерского учета наиболее распространенными являются такие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, натуральная, комбинированная.
Бухгалтерский учет, как процесс, состоит из трех стадий:
первичный учет – предусматривает формирование первичных документов (первичных доказательств, которые применяют на стадии первичного учета). В АСБУ имеют электронную форму и сохраняются в базе данных как вспомогательные файлы первичного учета. Могут быть выведенные на экран монитора для просмотра, корректировки, передачи в другие подсистемы, могут быть распечатаны и получены на бумажном носителе;
текущий учет – предусматривает формирование учетных регистров (вторичных доказательств, которые применяют на стадии текущего учета). В АСБУ получают электронную форму при их формировании. Они как правило не сохраняются в базе данных, поскольку формируются практически мгновенно. Каждый такой документ строится по форме заранее разработанного макета где предусмотрена алгоритмическая связь с массивом хозяйственных операций и, соответственно системой синтетических аналитических счетов. В бумажном виде такие документы, в отличие от традиционных (ручных) форм учета, как правило не формируются. Формализация документов текущего учета является произвольной и определяется бухгалтерскими программами, потребностями пользователей учетной информации, особенностями бухгалтерского учета того или иного предприятия, бухгалтерской наукой;
итоговый (обобщающий) учет – предусматривает составление отчетности (третичных доказательств, которые применяют на стадии итогового учета). В АСБУ имеют электронную форму и сохраняются в базе данных как вспомогательные файлы исходных (отчетных) документов. Могут быть выведенные на экран монитора для просмотра, корректировки, передачи в другие подсистемы, могут быть распечатаны и получены на бумажном носителе.
Важным компонентом системы представления и интерпретации учетных данных, которые используются при создании АСБУ является модель документооборота. В существующих программах бухгалтерского учета применяются такие модули интерпретации документов:
дополнение к хозяйственным операциям – применяется в программах, где важнейшая составляющая информационной базы – это массив хозяйственных операций с определенными бухгалтерскими проводками. Документы здесь трактуются как входные формы первичного учета, их построение проводится автоматически или по запросу после введения данных о хозяйственной операции. Первичные документы сохраняются в базе данных и алгоритмической связи с хозяйственными операциями и счетами бухгалтерского учета не имеют.
Средства формирования записей массива хозяйственных операций – характерны для программ, в которых первичный документ не только формальная основа для формирования бухгалтерских проводок хозяйственных операций. В таких программах существует определенный набор форм документов, которые определяют структуру введения информации. За данными введенными на основе макета определенного документа программа формирует соответствующие для документа записи массива хозяйственных операций. После этого документ теряет связь с хозяйственными операциями. Документ рассматривается как вспомогательное средство ведения записей массива хозяйственных операций.
Вспомогательные информационные объекты – модель предусматривает применение технологий проведения первичных документов, т.е. автоматического отображения хозяйственной операции в информационной базе в системе счетов бухгалтерского учета.
Полная модель документооборота - эта модель не предусматривает принципа взаимосвязи документов и записей массива хозяйственных операций, а предусматривает обслуживание системы связи между документами разных типов. Базовым элементом является документ вместе с набором уникальных связей с другими документами. При такой системе документооборота бухгалтерские записи являются вторичной информацией.
В АСБУ возможные три варианта регистрации учетных данных:
1) регистрация ведется в первичном документе с последующим перенесением этих данных на машинный носитель;
2) регистрация ведется одновременно в первичном документе и на машинном носителе (создается электронный макет документа);
3) регистрация данных только на машинном носителе, подавляющее большинство первичных документов при этом поступает по электронным коммуникационным каналам связи.
Носители фактической учетной информации могут быть: бумажные, накопительные на дисках, накопительные на жестких магнитных дисках, накопительные на магнитных дисках. Сегодня бумажные документы - это наиболее распространенные носители учетной информации. Возможное оформление операций без бумажных документов, когда исходная информация по каналам связи поступает в компьютер в электронном виде и формирует электронный первичный документ- это наиболее перспективный путь развития автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета и последующего составления финансовой отчетности.
Вопросы для самостоятельного изучения.
Классификации экономической информации, её значение и использование.
Кодирование экономической информации и его усовершенствование в бухгалтерском учете.
Штриховое кодирование информации, его методология и применения в бухгалтерском учете.
Вопросы для самоконтроля.
1. Рассмотреть основные системы классификации учетной информации.
2. Охарактеризовать основные свойства учетной информации.
3. Рассмотреть применение разнообразных систем кодирования: порядковой, серийно-порядковой, последовательный, кодирование с повторением и прочие.
4. Рассмотреть формы представления информации используются в информационных системах учета.
5. Что такое учетная информация и какова ее роль в системе управления?
6. Охарактеризуйте основные свойства учетной информации.
7. Проведите классификацию учетной информации по источникам возникновения и функциям, которые она выполняет.
8. Что понимается под термином «структура данных»?
9. Что такое информационная совокупность?
10. Чем отличается физическая структура данных от логической?
11. Назовите и охарактеризуйте состав логической структуры данных.
12. Назовите и охарактеризуйте состав физической структуры данных.
13. Что понимают под термином «форма представления информации».
14. Какие формы представления информации используются в информационных системах учета?
15. Что такое информационная база?
16. Чем отличается классификация учетной информации от ее кодирования?
17. Какие основные понятия и сроки используются при классификации и кодировании учетной информации?
19. Охарактеризуйте методы классификации.
20. Охарактеризуйте методы кодирования.
21. Охарактеризуйте сущность штрихового кодирования.
Тема 3. Информационные технологии обработки экономической информации
Лекция №3 по теме «Информационные технологии обработки экономической информации»
Цель: определить сущность понятия «информационная технология», «информационное обеспечение»; рассмотреть основные режимы обработки данных в вычислительных системах; определить основные свойства информационной технологии, исследовать структуру информационной технологии; определить признаки классификации информационных технологий.
План.
Понятие информационных технологий и их классификация. Классификация информационных технологий бухгалтерского учета.
Порядок тестирования и выбора бухгалтерских программ.
Рекомендованная литература:
Бенько М.М. Інформаційні системи і технології в бухгалтерському обліку: монографія. – К.: Київ. Нац. Торг.-екон.ун-т, 2010.
Войтюшенко Н.М. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів ІІІ-IV рівня акредитації / Н. М. Войтюшенко, Л. О. Цибульська ; Донец. нац. ун-т економіки і торгівлі ім.М. Туган-Барановського, каф. ІСТУ –Донецьк : ДонНУЕТ, 2009–340 с.
Закон Донецкой Народной Республики «О информации и информационных технологиях» от 07.08.2015 г. № 71-IНС.
Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. Посіб. – 4-те вид., випр. і доп. – К.: Знання, 2008.
Інформаційні системи і технології в обліку: Навчальний посібник / Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. – Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003.
Клименко О.В. Інформаційні системи і технології в обліку. Навчальний посібник.-К.: Центр учбової літератури, 2008.
1. Понятие информационных технологий и их классификация. Классификация информационных технологий бухгалтерского учета
Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, которые принимают участие в процессе обработки информации и принятии управленческих решений.
Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.
Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимозависимых компонентов, которые собирают, обрабатывают, накапливают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управления информационные системы могут также помочь менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия. Одним из основных элементов информационной системы являются информационные технологии, которые представляют собой методы, способы и методики превращения информации в информационные системы.
В условиях автоматизированного ведения учета воплощения информационных технологий существуют компьютерные учетные программы.
Компьютерная программа – это набор инструкций в виде слов, цифр, кодов, схем, символов или в другом виде, выраженных в форме, которую читает компьютер, и которые приводят его в действие для достижения определенной цели или результата.
Программы, предназначенные для выполнения компьютерами, делятся на: операционные системы (Windows XP, Windows Vista, UNIX, Linux), системное программное обеспечение (драйверы, утилиты), прикладные программы (текстовые редакторы, электронные таблицы, программы бухгалтерского учета), языка программирования (Pascal, Delрhi), другие программы.
Основным средством воплощения компьютерных информационных технологий на рабочем месте бухгалтера является его автоматизированное рабочее место (АРМ) – профессионально-ориентированный программно - аппаратный комплекс, который обеспечивает решение задач пользователя непосредственно на его рабочем месте.
С точки зрения разработчиков программного обеспечения наиболее полной является классификация программ бухгалтерского учета, которая сложилась при проведении конкурсов программного обеспечения. Эта классификация объединяет в себе критерии для группировки как по назначению, так и по способу реализации бухгалтерских функций и размерам предприятий:
Программы для ведения домашней бухгалтерии – с их помощью ПК можно использовать для учета личных доходов и затрат, планирования семейного бюджета (включительно с долгосрочными вложениями), составления личных налоговых деклараций.
Мина-бухгалтерия это программа, которая предназначена для использования одним или несколькими работниками в бухгалтериях небольших предприятий. Такие программы не имеют четкой специализации по участкам учета. Они реализуют функции ведения синтетического и итогового аналитического учета, разрешают вводить хозяйственные операции и обрабатывать их (сортировать, осуществлять поиск необходимой информации и т.п.), формировать небольшой набор первичных документов и отчетных форм.
Универсальные бухгалтерские системы (меди-бухгалтерии), это программы ориентированы на бухгалтерии малых и средних по размерам предприятий, которые в упрощенном варианте обеспечивают ведение всех участков учета. Такие системы объединяют все учетные функции, в том числе функции количественного учета, и, как правило, рассчитаны для работы на одном компьютере. Исключением является расчет заработной платы, который выполняется отдельно. Некоторые программы этого класса предназначены для работы на нескольких компьютерах в локальной сети.
Локальные автоматизированные рабочие места предназначены для выполнения отдельных учетных задач – учета труда и заработной платы, основных средств, ТМЦ и т.п., охватывают отдельные участки бухгалтерии и, как правило, не связаны между собой. АРМ имеют высокий уровень специализации и потому могут эффективно автоматизировать отдельные части бухгалтерии без формирования сводной отчетности.
Комплексы связанных автоматизированных рабочих мест ориентированы на использование в бухгалтериях с количеством работников больше 8 при четком распределении функций между ними. Комплекс состоит из набора АРМ, каждое из которых реализует функции отдельных участков учета. Каждая такая программа рассчитана на специфику учетных работ и ориентирована на персонал с невысокой бухгалтерской и компьютерной квалификацией. Как правило, АРМ комплекса поддерживают развернутый аналитический учет, имеют глубокую специализацию и установленные на отдельных ПК. Комплекс содержит средства объединения данных с разных АРМ, которые необходимые для получения сводных отчетных форм. Объединение данных осуществляется с помощью специализированного центрального модуля - Главной книги. При объединении данных обмен информацией может осуществляться как с помощью накопителей информации, так и в локальной сети.
Управленческие системы представляют собой полные системы организационного управления с элементами бухгалтерского учета, планирования, делопроизводства, а также модулями принятия решений и некоторыми другими. Бухгалтерская составляющая программы в данном случае не является главной. Более важным является взаимосвязь всех составляющих системы, возможность эффективного управления предприятием, помощь в решении главной задачи бизнеса - получении прибыли.
Финансово-аналитические системы являются разнообразными программами финансового анализа на основе бухгалтерских данных, с помощью которых автоматизируются задачи внешнего и внутреннего аудита.
Правовые базы данных это упорядоченные справочные системы, которые содержат подобранные в тематическом или хронологическом порядке законодательные акты по вопросам налогов, бухгалтерского учета и т.п.. Эти системы разрешают быстро находить нужны документы, оперативно отслеживать изменения и дополнения к нормативным документам. Они имеют опосредствованное отношение к бухгалтерским программам. Хотя эта категория программного обеспечения была создана, прежде всего, как помощь юристам, значительная ее часть ориентирована на таких пользователей, как бухгалтеры, финансисты, экономисты.
2. Порядок тестирования и выбора бухгалтерских программ
Требования к бухгалтерским программным продуктам формируют три разные категории пользователей: бухгалтеры - непосредственные пользователи компьютерной системы бухгалтерского учета, специалисты по информационным системам - программисты и техники, руководство предприятия - управленцы.
Перечень требований к бухгалтерским программам - это сложный комплекс функциональных, технических, коммерческих и эргономичных вопросов.
К основным функциональным требованиям принадлежат: способность вводить и накапливать все операции, которые отображают хозяйственную деятельность предприятия; возможность рассчитывать итоги по счетам бухгалтерского учета (обороты, остатки) в любой момент времени при любом количестве введенных хозяйственных операций; обработка корреспонденции хозяйственных операций с указанием конкретных аналитических объектов и формирование отчетов в разрезе аналитики; количественный учет ТМЦ; учет в разрезе нескольких валют; возможность быстро и без потерь информации наладить план счетов, отчетные формы, шаблоны проводок, отчетность произвольной формы как согласно спецификации конкретного предприятия (независимо от формы собственности и вида деятельности), так и согласно возможным изменениям в законодательстве.
Технические требования заключаются, во-первых, в качестве программирования (алгоритмов обработки данных) программы (большинство пользователей этого оценить не может), во-вторых, в предусмотрении ряда сервисных параметров, которые необходимые для эффективной работы программы в пределах программно-аппаратного комплекса. К основным техническим требованиям принадлежат: неприхотливость к аппаратному обеспечению - программа должна эффективно работать на компьютерах со средними характеристиками; возможность редактирования документов и отчетов, которое разрешает пользователю создать форму отчета, которая потом будет выводиться на экран монитора или принтер; обмен данными с другими программами и устройствами (например кассовыми аппаратами); работа в локальных компьютерных сетях; обеспечение защиты информации с применением системы паролей; средства создания архивов данных и автоматическое восстановление информации в случая сбоя.
К коммерческим требованиям относят требования, которые связаны с условиями приобретения и эксплуатации программы, которые предлагаются поставщиком. К основным коммерческим требованиям принадлежат: приемлемая цена программы (нужно различать стоимость собственно программного продукта и стоимость его внедрения и сопровождения): сопровождение программного обеспечения, которое предусматривает обучение работе с программой и отладка программы на решение развернутой бухгалтерской задачи с использованием реальных данных пользователя; оперативные консультации из проблем, которые возникают в процессе работы; обновление старых версий программных продуктов, быстрая замена их новыми; высокое качество бумажной и электронной документации.
К эргономичным требованиям принадлежат удобство интерфейса пользователя и развитая система программной помощи.
Состав и структура требований к программному обеспечению имеют тесную связь со схемой и методикой сравнения бухгалтерских программных продуктов. Для того, чтобы сравнить разные программы, треба избрать параметры, наиболее существенные в конкретном случае, а потом оценить их в баллах для каждой программы. Прежде чем говорить о специфике компьютерного бухгалтерского учета на малых, больших и средних предприятиях, необходимо уточнить, что следует понимать под сроком «большие предприятия» с бухгалтерской точки зрения.
При определении большого предприятия для бухгалтерии ключевыми есть два параметра: дневной поток документов и количество бухгалтеров:
Малое предприятие обрабатывает около 100 счетов-фактур на день силами 2-5 бухгалтеров;
Большое предприятие обрабатывает свыше 500 счетов-фактур каждый день, а количество бухгалтеров свыше 30.
Рекомендованная последовательность выбора учетной бухгалтерской программы есть такой:
1. определение основных направлений ведения учета.
2. определение бюджета на внедрение компьютерной учетной программы.
3. определение перечня программ, которые имеют приемлемую функциональность и отвечают имеющемуся техническому обеспечению и бюджету затрат.
4. получение демонстрационных версий программ для ознакомления с ними и оценки их пригодности.
Оценка пригодности полученных демонстрационных версий, определение суммы дополнительных затрат на приобретение учетной системы (налаживание, обучение персоналу, усовершенствованию, расширению функциональных возможностей).
Выбор оптимального варианту компьютерной системы и внедрение ее на предприятии.
Вопросы для самостоятельного изучения.
1. Перспективы развития и усовершенствование программного обеспечения бухгалтерского учета.
2. Характеристика наиболее распространенных учетных программ.
3. Информационные технологии решения экономических задач с использованием процессора электронных таблиц.
Вопросы для самоконтроля.
1. Дать определения понятия «информационные технологии».
2. Определить структуру информационных технологий.
3. Привести классификацию информационной технологии.
4. Рассмотреть информационные технологии решения экономических задач с использованием процессора электронных таблиц.
1. Назовите основные признаки классификации компьютерных учетных программ.
2. Дайте характеристику составляющих информационных технологий.
3. От чего зависит классификация информационных технологий.
4. Как делятся операционные системы?
5. Раскройте классификацию информационной технологии за типом информации.
6. Раскройте классификацию информационной технологии за типом носителя информации.
7. Раскройте классификацию информационной технологии по степени типизации операций.
8. Дайте характеристику программ класса «мина-бухгалтерия».
9. Дайте характеристику программ класса «медь-бухгалтерия».
10. Дайте характеристику программ класса «локальное АРМ».
11. Дайте характеристику программ класса «комплекс связанных АРМ».
12. Дайте характеристику программ класса «управленческие системы».
13. Дайте характеристику компьютерной учетной программы «1С: Предприятие:8».
Тема 4. Организация информационной базы систем обработки экономической информации
Лекция №4 по теме «Организация информационной базы систем обработки экономической информации»
Цель: изучить состав и содержание информационного обеспечения АИС управления; рассмотреть структуру и организацию ведения информационной базы; рассмотреть подходы, относительно проектирования базы данных.
План.
Компьютерные формы бухгалтерского учета.
Основные этапы развития компьютерных форм бухгалтерского учета.
Рекомендованная литература:
Бенько М.М. Інформаційні системи і технології в бухгалтерському обліку: монографія. – К.: Київ. Нац. Торг.-екон.ун-т, 2010.
Закон Донецкой Народной Республики «О информации и информационных технологиях» от 07.08.2015 г. № 71-IНС.
Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. Посіб. – 4-те вид., випр. і доп. – К.: Знання, 2008.
Інформаційні системи і технології в обліку: Навчальний посібник / Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. – Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003.
Клименко О.В. Інформаційні системи і технології в обліку. Навчальний посібник.-К.: Центр учбової літератури, 2008.
1. Компьютерные формы бухгалтерского учета
На протяжении многих лет главным признаком форм бухгалтерского учета считали внешний вид регистров. Понятие учетного регистра является неотъемлемой составляющей определения форм учета. Регистр является вторичным источником информации, предназначенный для формирования заранее установленного перечня показателей. В основу построения регистров бухгалтерского учета при бумажных формах учета положен принцип излишка, т.е. все данные, которые могут понадобиться, регламентно формируются и фиксируются в регистрах. Регистры имеют многоцелевое назначение. В них формируется информация, необходимая функциональным службам для разнообразных целей: проведение анализа и выявление резервов, заполнение форм отчетности, контроля текущего и следующего, выдачи справок и т.п.
Форма учета определяется также связями между:
Регистрами синтетического и аналитического учета;
Регистрами и отчетностью;
Бухгалтерскими записями в регистрах;
Регистрами хронологического и систематического учета;
Учетными регистрами и документами;
Промежуточными итогами и исходными данными.
Структура каждой формы включает такие компоненты: тип записи (простой, двойной), последовательность записи (систематическая, хронологическая), обобщенность записи (синтетическая, аналитическая), полнота записи.
Одной из главнейших признаков формы является технологический процесс обработки информации, который зависит от состава технических средств, квалификации и структуры бухгалтерского аппарата, технологии производства и т.п.
На развитие форм бухгалтерского учета влияют такие факторы:
Необходимость широкого разделения труда между учетными работниками;
Необходимость ведения детального аналитического учета (аналитический учет прошел три стадии развития: книжная, карточная, компьютеризированная);
Необходимость быстрого получения результативной информации.
Учетную работу замедляют два момента: арифметический подсчет и переписывания. В связи с этим говорят об «проблеме ажура» в бухгалтерии.
Ажур – скорость обработки учетных данных на пути от регистрации первичной информации к формированию отчетов, или такое состояние учетных записей предприятия, при котором они не отстают от осуществленных хозяйственных операций и дают правильную картину деятельности и финансового состояния предприятия.
Хозяйственный ажур – такая организация документирования, при которой составление первичных документов происходит одновременно с осуществлением хозяйственных операций или непосредственно после их осуществления.
Технологический ажур – такая организация работы бухгалтеров, при которой первичные документы относят в регистры учета сразу после их составления.
Полного ажура достичь невозможно при бумажных формах учета, так как бухгалтерия оперирует оформленными и проверенными документами, для составления которых нужно преодолеть определенные препятствия во времени и пространстве.
2. Основные этапы развития компьютерных форм бухгалтерского учета
В истории компьютерных форм учета, в зависимости от технических средств, которые используются, можно выделить четыре этапа:
Этап 1. Использование перфорационных машин. Впервые новый подход к организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин в конце 50-х годов ХХ века. Эта форма бухгалтерского учета получила название таблично - перфокарточной. Она была разработана для предприятий, которые использовали перфорационные машины, и предусматривала перенесение данных из каждого документа на машинный носитель - перфокарту. По каждому участку учета: учет производственных запасов, оплаты труда, готовой продукции и т.п., - составлялись массивы перфокарт. В основу комплексной механизации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме был положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных устройствах при полной механизации всех учетных работ. При этом состоялось перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительного центра. Существенная особенность этой формы заключалась в том, что в ней объединялось использование двух видов нанесенной на перфокарту информации - сменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной). Документы о хозяйственных операциях, оформленные, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который был предназначен для контроля за хранением этих документов и для проверки полноты записей в табуляграммах. Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где происходило их группирование. Все данные, записанные за определенный период, пропускались через соответствующее считываемое устройство для печати информации и подсчета контрольных итогов, при этом печатался Журнал операций, который служил также контрольной табуляграммой. После проверки информационных массивов печатались рабочие табуляграммы, итоги которых контролировались проверенными итогами Журнала операций. На основании данных о сальдо и оборотах печатались сведения по аналитическим счетам. В течении месяца по счетам с разной периодичностью составлялись табуляграммы-регистры синтетического учета. По окончании отчетного периода печатали табуляграмму - оборотную ведомость по синтетическим счетам. Итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам сравнивали с данными оборотной ведомости по синтетическим счетам. При составлении табуляграммы - оборотной ведомости по синтетическим счетам автоматически изготовлялись носители с исходным сальдо. После получения оборотной ведомости составляли баланс.
Этап 2. Использование компьютеров третьего поколения (больших и средних) и много терминальных вычислительных систем. Внедрение в СССР в практику учетного процесса Электронно-вычислительных машин типа «Урал», «Днепр», «Минск» привело к созданию таблично-автоматизированной формы учета. В этой форме первичные данные, кроме бумажных носителей, могут сразу фиксироваться на машинных носителях. Она разрешает автоматизировать сбор первичной информации. На машинных носителях сохраняется также текущая, нормативно-справочная и входящая информация. Поскольку нормативно-справочная информация подлежит многоразовому использованию, она относиться к специальным базам данных. В зависимости от использования технических средств и носителей информации различают два способа введения учетной информации: непосредственный и с использованием периферийной техники. Одним из важнейших принципов этого этапа развития компьютерных форм учета есть использования режима запроса с целью получения отчетов по необходимым показателям. С этой целью бухгалтер заполняет стандартный документ, в котором указывается вид запроса. После этого компьютер предоставляет необходимую информацию.
Этап 3. Диалогово-автоматизировання форма. Использование ПК обусловило возникновения диалогово-автоматизированной формы учета, которая характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. При этом любые данные могут отображаться в учете сразу же после их введения в информационную базу данных. Систематизация и обобщение учетных и аналитических данных, которые содержатся в информационной базе, осуществляется автоматически и отображается в исходных данных учета, контроля и анализа. Обобщение данных в синтетическом и аналитическом учете осуществляется одновременно на основании одной и той же информации. Диалогово-автоматизированная форма предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета как в регламентном, так и в запросном (интерактивном) режимах. При использовании запросного режима повышается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончанию. При этом объем регламентно выданной пользователям информации значительно сокращается и ограничивается только данными, необходимыми и достаточными для выполнения конкретных управленческих работ. При желании можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата показателя с указанием всей входящей информации и порядка проведенных в машине расчетов.
Этап 4. Компьютерно-коммуникационная форма. Использование ПК и вычислительных сетей характеризует собой новый этап использования вычислительной техники. Они разрешают эффективно объединять между собой возможности компьютеров и линий связи. База данных систем располагается на одном компьютере - сервере локальной сети. Использование единой базы данных нуждается в коммуникациях между всеми компьютерами и сервером. Эти возможности предоставляет локальная вычислительная сеть. Форма учета, которая базируется на применении компьютеров четвертого поколения и электронных средств коммуникаций называется компьютерно-коммуникационной формой учета.
В условиях компьютеризации изменилось традиционное понимание самого понятия «регистр бухгалтерского учета». При бумажных формах бухгалтерского учета под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопление, систематизации, обобщение и отображение учетной информации. В условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, т.е. предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде является самостоятельным процессом, который не связан со стадиями накопления, обобщения и систематизации, так как это осуществляется в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базе данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах, которые представлены отдельными ячейками памяти компьютера и являются идеальными, с точки зрения теории бухгалтерского учета, носителями признаков ее группировки.
При компьютеризированном учете любой материальный носитель данных бухгалтерского учета с теоретической точки зрения можно рассматривать как регистр, а значит любые электронные носители, с помощью которых накапливается информация, можно считать регистрами учета. Регистры при компьютеризированном учете превращаются из средств обобщения и группировки информации в исходные формы аналитической направленности.
При применении компьютеров регистр воплощает единство трех частей:
Компьютерной базы данных с определенной структурой, которая предназначена для накопления и хранение учетной информации на технических носителях;
Бухгалтерских счетов, которые представлены ячейками оперативной памяти компьютера и служат для систематизации и обобщение информации;
Видеоиграм и машинограм, которые предназначены для отображения сгруппированной и систематизированной учетной информации.
Термин «форма учета» предусматривает лишь технологию обработки информации. Более широким является понятия «система бухгалтерского учета» - она охватывает все объекты учета, которые в ней отображаются, включая отображение в первичных документах, учетных регистрах и отчетности. В ней можно четко выделить понятие формы учета, который отвечает уровню учетных регистров.
В условиях компьютеризации понятия формы бухгалтерского учета переходит в понятие системы бухгалтерского учета, который имеет такие характерные особенности:
Компьютеризация охватывает все без исключения этапы учетной обработки информации (первичный, текущий, заключительный);
Обеспечивается оперативность (ажур) в двух аспектах: хозяйственном и технологическом;
Получение отчетных показателей происходит в режиме «человек - компьютер»;
Распределенная обработка учетных данных.
Возможность без бумажного накопления и передачи первичных учетных данных;
Кроме того, система бухгалтерского учета - сложная трехуровневая система, которая предусматривает не только технологию переработки входящей информации в исходящую, а и определение методики учета и организацию работы учетных работников.
Вопросы для самостоятельного изучения.
1. Состав и структура информационного обеспечения компьютерной системы учета.
2. Организация вне машинной информационной базы.
3. Состав и структура внутренне машинной информационной базы компьютерной учетной системы.
Вопросы для самоконтроля.
1. Дайте определение понятия «форма учета».
2. Назовите формы учета, которые Вы знаете.
3. Дайте характеристику автоматизированных форм учета.
4.Дайте характеристику компьютерных форм учета.
5 Какие этапы в совеем развитии прошли автоматизированные формы учета.
6. Что характерно для этапа использования перфорационных машин?
7. Что характерно для этапа использования компьютеров третьего поколения?
8. Что характерно для этапа использования диалогово-автоматизированной формы?
9. Что характерно для этапа использования компьютерно-коммуникационой формы?
10. Какие характерные особенности присущи современной системе бухгалтерского учета?
Тема 5. Организационно-методические основы создания и функционирование информационных систем
Лекция №5 по теме «Организационно-методические основы создания и функционирование информационных систем»
Цель: определить основные этапы жизненного цикла информационной системы предприятия; познакомиться с моделями жизненного цикла информационной системы предприятия; определить особенности создания информационной системы предприятия во время проектирования и ее создание; указать особенности организации учета в условиях его компьютеризации.
План.
Проектирование и создание компьютерных систем учета.
Особенности организации учета в условиях его компьютеризации.
Рекомендованная литература:
Бенько М.М. Інформаційні системи і технології в бухгалтерському обліку: монографія. – К.: Київ. Нац. Торг.-екон.ун-т, 2010.
Войтюшенко Н.М. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів ІІІ-IV рівня акредитації / Н. М. Войтюшенко, Л. О. Цибульська ; Донец. нац. ун-т економіки і торгівлі ім.М. Туган-Барановського, каф. ІСТУ –Донецьк : ДонНУЕТ, 2009–340 с.
Закон Донецкой Народной Республики «О информации и информационных технологиях» от 07.08.2015 г. № 71-IНС.
Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. Посіб. – 4-те вид., випр. і доп. – К.: Знання, 2008.
Інформаційні системи і технології в обліку: Навчальний посібник / Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. – Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003.
Клименко О.В. Інформаційні системи і технології в обліку. Навчальний посібник.-К.: Центр учбової літератури, 2008.
1. Проектирование и создание компьютерных систем учета
Создание информационных систем учета - целенаправленная деятельность руководства предприятия с целью обеспечения всех пользователей информации на предприятии нужной им информацией.
При создании ИС используются разные подходы:
В зависимости от изменений, осуществленных в организационной структуре предприятия, выделяют подходы, которые сохраняют существующую организационную структуру предприятия, и подходы, которые изменяют существующую организационную структуру, совершенствуя ее.
В зависимости от характера изменений, внесенных в ИСП, выделяют подходы отраслевого усовершенствования учета на предприятии, в соответствии с которыми совершенствуются отдельные процессы выполнения учетных операций и комплексные подходы, которые совершенствуют ИСП в целом. Основным средством комплексного усовершенствования информационной системы предприятия является структурный подход, который предусматривает последовательное распределение системы, предназначенной для решения определенного круга вопросов на отдельные модули, каждый из которых будет иметь определенную учетную функцию с последующим объединением полученных модулей в единое целое, которое и будет представлять ИС.
В зависимости от способа реализации усовершенствования ИСП выделяют такие подходы к усовершенствованию ИС: усовершенствование собственными силами, усовершенствование с использованием стандартизированного решения, которое было обработано на многих предприятиях и заказ индивидуальной ИС в организации - системного интегратора.
При проектировании ИС учета нужно учитывать определенные принципы, соблюдение которых позволит значительно повысить эффективность работы ІС. Нужно выделить такие принципы проектирования ИС:
1) Системность. Проведение анализа объекта управления в целом и системы управления ним, а также определение общих целей и критериев управления ним, а также определение общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократное введение информации в систему и многоразовое ее использование, наличие единой информационной базы, комплексное программное обеспечение. Данный принцип является основным при проектировании ИС учета.
2) Экономическая целесообразность. Преимущества, которые ожидаются от использования системы, должны превышать затраты на проектирование, внедрение, изучение сопровождение.
3) Гибкость. Система, которая создается, должна иметь достаточный запас гибкости, чтобы обеспечить возможность реагирования на смену внешних факторов.
4) Контроль. Создание параллельных информационных потоков, которые контролируют друг друга и обеспечивают достоверность учетных данных.
5) Защита и безопасность данных. Система, которая проектируется должна оказывать содействие защите активов предприятия от нерационального их использования и обеспечивать надежность и безопасность информации в системе. Качественная компьютерная система бухгалтерского учета должна выполнять такие функции относительно безопасности данных: низменность доступа к функциям и данным системы путем авторизации пользователей по паролю; шифрование данных; наличие контроля за входом к системе и ведению журнала рабочего времени; контроль за периодичностью создания резервных (архивных) копий информации.
6) Совместимость. Принцип совместимости означает, что система должна проектироваться с учетом человеческого фактора и организационных особенностей предприятия, уже имеющихся компьютеров и программ.
7) Универсальность. Программная система должна решать не отдельную задачу, а выполнять стандартные процедуры и обрабатывать конкретную задачу как частный случай более общей.
8) Непрерывность развития предусматривает постоянное усовершенствование всех видов и его обеспечение (технического, программного, информационного и др.). Это обусловлено тем, что с развитием предприятий возникают новые задачи управления, совершенствуются и изменяются старые.
Независимо от подхода к созданию ИС на предприятии, соблюдение принципов проектирования ИС обеспечивает создание высокоэффективной, работающей системы, которая может быть быстро адаптирована к новым требованиям пользователей учетной информации.
2. Особенности организации учета в условиях его компьютеризации.
В условиях компьютеризации бухгалтерского учета изменяется его организация: построение структуры учетного аппарата, функциональные обязанности бухгалтеров, технология учетного процесса.
Использование вычислительной техники привело к качественно новым тенденциям в построении структуры учетного аппарата. Первым характерным отличием являются использования автоматизированных рабочих мест бухгалтеров (АРМ).
АРМ – это профессионально ориентированный программно-аппаратный комплекс, который обеспечивает решение задач пользователя непосредственно на его рабочем месте.
Согласно должностным обязанностям работников и их полномочий в сфере обработки информации на предприятии создается трехуровневая система обработки учетной информации:
I уровень – уровень сбора учетной информации, которая будет использована ИС в будущем при принятии решений. Рабочие места данного уровня - это рабочие места работников, одним из должностных обязанностей которых является осуществления функций ведения учета.
ІІ уровень – контроль за ведением первичного учета, составление учетных регистров текущего учета, составление отдельных форм отчетности, в большей части – внутренняя управленческая отчетность предприятия. Автоматизация учета разрешает значительно повысить уровень детализации учетной информации. Рабочие места ІІ уровня представляют собой рабочие места работников бухгалтерии.
ІІІ уровень – обобщение информации о деятельности предприятия и составление нужных форм отчетности. Данный тип рабочих мест характерен для менеджеров предприятия, которые в большинстве случаев не имеют возможности вносить новую информацию в информационную систему, тем не менее имеют право пользоваться результирующей информацией ИС.
Характерными особенностями компьютерных форм бухгалтерского учета являются:
Одному журналу хронологической записи отвечает много регистров систематической записи;
Накопление и многоразовое использование учетных данных;
Один синтетический счет - много аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от целей, поставленных руководством перед учетом, и ничем не ограничивается;
Автоматическое получение информации об отклонении от установленных процедур (норм, нормативов, задач и т.п.);
Получение отчетных показателей в режиме диалога «человек - компьютер»;
Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отображенных в системе счетов.
При использовании сетевых технологий в бухгалтерии становиться возможным поиск информации в Internet (нормативно-правовых документов, данных о товарах, услугах, адресах, телефонах, справочной информации), общение с коллегами, предоставление финансовой и налоговой отчетности в электронном виде средствами электронной почты, электронная коммерция. В перспективе есть возможность бухгалтерам работать дома, из-за чего предприятия экономят затраты на содержание помещений.
Основной тенденцией в организации процесса в условиях использования компьютерных программ и сетей является объединение централизации и децентрализации выполнения учетных функций. Т.е., накопление данных и их обработка осуществляется централизованно, а введение первичной информации в базу данных и использование итоговых учетных показателей - децентрализовано.
Должностные инструкции учетных работников при применении компьютерного способа обработки информации должны предусматривать:
Права доступа работника к компьютеру и информационным ресурсам.
Перечень документов с которыми работает бухгалтер, и перечень операций, которые он выполняет.
Порядок хранения бумажных документов.
Порядок и способ перенесения бумажных документов в информационную базу.
Правила создания электронных документов и отчетов.
Периодичность составления отчетов.
Порядок формирования запросов к работникам разных служб предприятия.
Способ передачи информации к другим рабочим местам.
Порядок хранения архивной информации и уничтожение электронных архивных копий.
Периодичность контроля рабочего места специалистами по учету.
Периодичность проверки рабочего места техническими службами.
Построение структуры бухгалтерии должна учитывать такие принципы:
Определение каждому структурному подразделению одной основной функции;
Подчинение одному руководителю не более чем 5-8 бухгалтеров;
Распределение обязанностей согласно индивидуальным возможностям исполнителя;
Децентрализация оперативной ответственности за объекты учета и контроля.
При построении компьютерной бухгалтерии при количестве бухгалтеров от 3 до 8 главный бухгалтер выполняет функции контроля введения данных. Если бухгалтеров свыше 8, то нужно делить бухгалтерию на отделы (сектора). В перспективе подразделением компьютерной бухгалтерии могут быть отдел введения данных, компьютерный отдел и контрольный отдел.
Вопросы для самостоятельного изучения.
Жизненный цикл информационной системы предприятия.
Модели жизненного цикла информационной системы предприятия.
Показатели экономической эффективности компьютеризации учета.
Вопросы для самоконтроля.
Дайте определение понятия «жизненный цикл информационной системы предприятия».
Определите основные модели развития информационной системы предприятия.
Назовите основные показатели оценки эффективности компьютерной учетной системы.
Определите влияние компьютерной учетной системы на ведение учета на предприятии.
Определите критерии целесообразности внедрения компьютерной учетной системы по признаку срока окупаемости.
13PAGE 15
13PAGE 14215