Методическое пособие по английскому языку «Оформление делового письма»
Министерство образования и науки Самарской области
Государственное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
«Самарский металлургический колледж»
«Оформление делового письма»
Методическое пособие
Самара, 2011
Методическое пособие обсуждено на заседании методической предметной (цикловой) комиссии гуманитарных и социально-психологических дисциплин
Протокол № 5 от «16 » декабря 2011 г.
Председатель комиссии____________О.В. Павлова
Методическое пособие «Оформление делового письма» для преподавателей средних профессиональных образовательных учреждений
Составитель: А.Р. Каримова; ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж»
Самара: ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж», 2011, 23 стр.
Методическое пособие может быть использовано преподавателями и обучающимися как справочный материал при составлении делового письма на русском и английском языках и рекомендовано к использованию в учебном процессе.
Рецензенты:
внутренний: Л.И. Охрименко, преподаватель русского языка и литературы, ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж»
внешний: И.А. Комиссарова, преподаватель иностранного языка ФГОУ СПО «СПК»
Введение
Без деловой корреспонденции невозможно представить себе деятельность какой-либо организации – от мелких предприятий до крупнейших концернов. Официальные письма, телексы, факсы, телеграммы являются важнейшими каналами связи.
Написание делового письма (телекса) требует соблюдения определенных правил, установленных традицией или вызванных спецификой самой формы коммуникации. Эти правила касаются как оформления письма (телекса), так и характера изложения его содержания. При этом следует иметь в виду, что эти правила имеют свои особенности в различных языковых группах. Так, например, оформление письма в некоторых деталях будет отличаться не только в зависимости от того, написано оно на английском или русском языке, но и в англо-американском варианте.
Цель пособия: научить обучающихся правильно оформлять официальные письма и вести деловую переписку, необходимую для осуществления деловых контактов в области международных экономических отношений на русском и английском языках.
Учебно-методическое пособие может быть использовано преподавателями и обучающимися как справочный материал при составлении делового письма на русском и английском языках. При этом учитываются особенности официальной корреспонденции на этих языках.
Правильно составленное письмо – залог успешного достижения цели, для которой оно составляется.
ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА
Официальные письма пишутся на специальных бланках и содержат определенный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Естественно, возможны и отступления, но предпочтительно следовать установленному в деловом мире порядке, чтобы избежать неточностей и недопонимания как со стороны получателя, так и со стороны отправителя.
Среди обязательных реквизитов письма различают:
шапка фирменного бланка, которая включает название фирмы и ее эмблему, почтовый адрес, номер телефона, телефакса и факса;
дата;
индекс письма для ссылок;
адресат (внутренний адрес);
обращение;
заголовок к тексту;
текст письма;
заключительная формула вежливости;
подпись;
указание о наличии приложения;
указание о наличии копий
Эти реквизиты располагаются на письме следующим образом:
Шапка письма
Дата
3. Индекс письма
4. Адресат
5. Обращение
6. Заголовок к тексту
7. Текст письма
8. Формула вежливости
9. Подпись
10. Указание о наличии приложений
11. Указание о наличии копий
Шапка письма
Шапка письма включает в себя название фирмы, ее эмблему, почтовый адрес, номера телефонов, номер телекса и факса. Иногда указывается вид деятельности данной фирмы или организации и фамилии руководителей. Все сведения, содержащиеся в шапке очень важны, т.к. они кроме информации (так называемый «обратный адрес») создают определенный имидж адресанта.
Обычно шапка письма, напечатанная типографическим способом, располагается в центре листа. Однако часто в английских письмах вся информация располагается либо в левом верхнем углу, либо делится на 2 части: в левом верхнем углу указывается название фирмы и ее почтовый адрес, а в правом верхнем углу – телеграфный адрес, номера телефонов, телекса, факса, или наоборот.
Такого же расположения рекомендуется придерживаться при составлении письма, если по какой-то причине письмо напечатано не на типографическом бланке.
Дата письма
Датой письма считается дата его подписания. В русских письмах дата письма проставляется в левом верхнем углу, в английских – в правом верхнем углу под шапкой письма.
В английских письмах принят такой же порядок обозначения даты, как и в русских, т.е.:
· рус., англ.
число/месяц/год
В американских письмах обозначение месяца предшествует числу:
· амер.
месяц/число/год
В отличие от русского языка, где даты полностью обозначаются цифрами:
15.ХI.2011
в английских и американских письмах месяц всегда пишется буквами и полностью:
· англ. 15 November, 2011
· амер. November 15, 2011
Запятая в обозначении даты ставится только перед годом, причём в современном языке наблюдается тенденция опускать запятую и перед годом. Кроме того, в современных письмах не принято обозначать в датах порядковые числительные с помощью окончаний, т.е. следует писать:
1 January вместо 1st January
2 January вместо 2nd January
3 January вместо 3rd January
4 January вместо 4th January и т.д.
рус.
англ.
амер.
15.VII.2011
15 July, 2011
July 15, 2011
Индекс письма
Слева над шапкой письма дается ссылка на индекс письма, в которой обычно указываются инициалы исполнителя и индекс структурного подразделения фирмы, а также другая информация. Под индексом исходящего письма может быть дана ссылка на индекс письма, на которое дается ответ (входящего письма):
· англ.
Our Ref. (reference)
PJM/MMH/112/530
Your Ref. PJC/ED/4384
Адресат (внутренний адрес)
В русских письмах адресат указывается на верхней правой стороне бланка письма. В отличие от русских писем в английских и американских внутренний адрес проставляется на левой стороне бланка, несколько ниже строки даты письма. Иногда в официальных письмах – внизу слева ниже подписи. Во внутреннем адресе сначала указывается имя получателя и название фирмы или организации (на отдельной строке), а затем адрес. Если письмо адресуется английской фирме и в ее наименовании имеются фамилии каких-либо лиц, то перед названием фирмы ставится слово Messrs.:
Messrs. Brown and Green
Если в названии фирмы нет фамилий лиц или есть указание «Ltd.», то слово Messrs. не употребляется:
James White and Green
Если письмо адресуется отдельному лицу, то перед его фамилией ставится Mr., Mrs., если это замужняя женщина, или Miss, если письмо адресовано незамужней женщине:
Mr. J. F. Smith
Mrs. M. M. Taylor
Miss Ellen M. Morgan
В отличие от русского языка перед фамилией адресата в английских письмах, указывается имя – полностью или сокращенно. Поскольку на Западе как мужчины, так и женщины чаще всего имеют два имени, то указываются, но одно может указываться полностью, другое сокращенно, в соответствии с тем, как они даются в личной подписи адресата в его корреспонденции.
· англ. Mr. John F. Robinson или Mr. J. F. Robinson
При этом следует иметь в виду, что в Англии при обращении к замужней женщине после Mrs. указывается не ее имя, а имя и фамилия ее мужа, если они известны. Если же имя ее мужа неизвестно, то указывается только ее фамилия:
· англ.
Mr. Edward M. Hampton
Mrs. Edward M. Hampton или Mrs. Hampton
При обозначении адреса соблюдаются следующие правила:
а) в английских письмах на одной строке под наименованием адресата указывается номер дома и название улицы, они не разделятся запятой; на следующей строке указывается название города и графства в Англии или штата в США и почтового района или почтового кода, и на последней строке – название страны.
Каждая строка внутреннего адреса (кроме последней) заканчивается запятой. Однако в современных письмах просматривается тенденция опускать запятые во всем оформлении письма, кроме самого текста.
б) в русских письмах под наименованием получателя указывается сначала название улицы, а затем номер; на следующей строке – название города или почтового района, которому предшествует код города. Строчки не отделяются запятой.
· рус.
· англ.
Россия 15 York Street
Москва 121351 Cambridge Lanes.
Лесная 35 PR86QT England
· амер.
1740 West End Avenue
Chicago, Illinois 60624
USA
Обращение
Слова-обращения в англо- американских письмах, в отличие от русских, размещаются не по центру, а слева под внутренним адресом. В деловых используются следующие формулы обращения:
а) При обращении к фирме или организации
· англ.
· амер.
Dear Sirs,
Gentlemen:
б) При обращении к отдельным лицам
· англ.
· амер.
Dear Sirs,
Dear Madam,
Dear Sirs:
Dear Madam:
Если обращение не носит строгого официального характера и адресовано знакомому лицу, то в английских письмах вместо Sir и Madam используется фамилия лица. В немецком языке традиционное обращение охраняется:
· англ.
Dear Mr. Robinson,
Dear Mrs. (Miss) Robinson,
Заголовок к тексту
В отдельную строку вносится указание на основное содержание письма. Оно обычно занимает одну - две строки. Заголовок к тексту служит для облегчения работы при разборке почты, т.к. помогает сразу же определить, кому и куда направить письмо. В английских письмах этот заголовок размещается между обращением и текстом письма. Если заголовок небольшой, то он обычно располагается в центре строки. Перед заголовком могут стоять слова: англ. Re:, соответствующие рус. Кас. (касательно).
· англ.
Dears Sirs,
Your Offer of
We thank you for your offer
Однако в настоящее время во всех этих языках данные пометы выходят из употребления и в большинстве писем не встречаются. Заголовок может быть подчеркнут.
Текст письма
Текст является основным реквизитом делового письма. Он не должен быть очень длинным и должен занимать не более одной страницы. В нем с предельной ясностью, четко и кратко излагается существо вопроса (просьба, предложение, согласие, отказ, претензия и т.д.). Текст должен содержать лишь основные данные, а необходимые дополнительные сведения включаются в приложение.
Каждое новое положение должно начинаться с нового абзаца, при этом каждый абзац письма отделяется от другого пробелом в одну – две строки. В отличие от русских писем, где каждый новый абзац начинается с красной строки (с отступом), в английских письмах встречаются оба варианта: абзацы печатаются с отступом (британский вариант) или в край (американский вариант). В последнее время американский вариант встречается и в письмах английских корреспондентов.
Заключительная форма вежливости
Текст заканчивается заключительной формой вежливости. Это стандартные формулы, которые пишутся на отдельной строке после текста, в английских письмах чаще с правой стороны листа.
Существует несколько стандартных формул, которые должны соответствовать обращению (см. п. 5). Разные варианты зависят от характера существующих между корреспондентами отношений. Наиболее распространенными формулами в английском языке являются:
Yours faithfully, - при обращении
Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen
Yours truly, - при обращении
Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen
Эта формула употребляется несколько реже.
Yours sincerely, - при обращении
Dear Mr. Collins, Dear Mrs. Collins
Эта формула употребляется в деловой корреспонденции между людьми, которые
хорошо знают друг друга или хотят подчеркнуть
более теплый и личный тон письма.
Формулы вежливости начинаются с заглавной буквы и в английских письмах заканчиваются запятой (в русских запятая не ставится).
Подпись
Подпись на письме ставится под заключительной формулой вежливости. В английских письмах подпись, как правило, помещается с правой стороны листа; в русских слева (в соответствии с расположением заключительной формулы вежливости).
Подпись обычно состоит из нескольких элементов, каждый из которых пишется на отдельной строке и не отделяется запятой.
Наиболее распространенными является следующий порядок:
название фирмы или организации, от имени которой написано письмо. Это название должно полностью совпадать с названием, напечатанном на бланке типографическим способом в шапке письма;
подпись написавшего письмо – от руки чернилами;
расшифровка подписи;
указание должности лица, подписавшего письмо.
Yours faithfully,
BIRKETT CUTMASTER
LIMITED,
MELVIN L. SLATER.
SALES ADMINISTRATOR,
Если письмо подписывается от имени организации прокуристом (лицом, имеющим право полномочно представлять фирму), то перед фамилией подписавшегося указывается pr pro (от лат. pr procurationem по доверенности) или сокращенно: р.р.
· англ.
p. p. Collins, Smith and Co.
Указание о наличии приложения
Если к письму прилагаются какие-либо материалы (чек, контракт или другие документы), то в письме дается указание на наличие приложений. При этом может указываться их название и количество экземпляров. В английских письмах указание на приложение обозначается словом Enclosure или сокращенно Encl, Enc.
· англ.
Encl.
Technical literature
Offer
Указание о наличии копий
Если письмо посылается более чем в один адрес, то в самом конце письма делается отметка о наличии копии с указанием, куда и кому они направляются.
· англ.
c.c. Mr. Smithers,
Legal Department
Список литературы:
1. Г.М. Шеламова. Этикет делового общения. – Москва, Издательский центр «Академия», 2007
2. А.А. Жданов, И.Ф. Жданова. Деловые письма и контракты. – Москва, Филоматис, 2009
Приложение
Notes on Letter Writing
GIMBEL& CO Ltd.
21 High Street, Blackhealth,
London SE3B 5 HY
Tel: 01-654-8845
7th May 2011
The address of the firm sending the letter (the letterhead) is often printed on the paper
The date
M.Lawson Esq., Manager,
Filbury&Johns,
20 Shaftsbury Avenue,
London W1A 4WW
The name, position, firm and address of the addressee
Our ref: DM/SK
Dear Mr. Lawson,
The reference (the initials of the person writing the letter and the person who types it)
Thank you for your letter of 6th May enquiring about our range of the office equipment
The first paragraph says why you are writing
I enclose an up-to-date price list and our latest catalogue which I hope includes something of interest to you. You will notice that we offer very favourable terms of payment.
The second paragraph says what you want or what you are doing (the real reason for writing the letter)
I look forward to hearing from you again.
The final paragraph is a polite ending
Yours sincerely
You write “Yours sincerely”, if you know the name of the addressee and “Yours faithfully”, if you don’t
David Ripley
Sales Manager
The signature
The person writing the letter
His position in the firm
Encs.
Here the enclosures are the catalogue and price list
Opening Phrases
Dear Madam,
Уважаемая госпожа!
Dear Sir,
Уважаемый господин!
Dear Mister Malforn,
Уважаемый господин Малфорн!
Dear Sirs,
Уважаемые господа!
We have received your letter of
Мы получили ваше письмо от
We thank you for your letter of
Спасибо за письмо от
We have the pleasure to inform you
Мы рады сообщить вам
In reply to your letter of
В ответ на ваше письмо от
To inform you
Сообщаем вам
We apologize for the delay in
Просим прощения за задержку
Answering your letter
Отвечая на ваше письмо
Linking Phrases
There is no doubt that
It is necessary to note
We’d like to draw your attention to the fact
Considering the above said
In this connection
In connection with your request
Otherwise we shall have to
As regards your request
Up till now we have received no reply.
In case of delay
In case of your refusal
In case you fail to make payments
Приложение
НЕКОТОРЫЕ СОКРАЩЕНИЯ, УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ И ТЕЛЕКСАХ
Abt – about около, приблизительно
abv – above выше; более, чем
a/c – account счет
accptbl – acceptable приемлемый
acpt – acceptance 1. приемка 2. акцепт
adv – 1. advanced усовершенствованный 2. advise сообщать; advise сообщение
agn – again снова, опять
am[n]t – amount количество; сумма
an – and и
approx – approximate приблизительный; approximately приблизительно
Apr – April апрель
arrg[t] – arrangement соглашение, договоренность
art – article статья, пункт
arrv – arrival прибытие
a.s.a.p. – as soon as possible как можно скорее
assly – assembly сборка
asst – assistant помощник
att, attn – attention; for the attention of внимание; вниманию
Aug – August август
AWB – air waybill авианакладная
b – 1. base база, основание 2. before до, перед 3. billion миллиард
B/E – bill of exchange переводный вексель, тратта
best regs – best regards с уважением
Bkg – bookkeeping бухг. учет
bkgs – bookings заказы
B/L, b/l – bill of lading коносамент
bnk – bank банк
btw[n] – between между, в промежутке
CFM – confirm подтвердите
chg(s) – charge(s) расход(ы); долговые обязательства
C.O.D. – cash on delivery наложенный платеж
Con – contract договор, контракт
conv – conversation разговор
CRT – current текущий
cnt – carton коробка
dd – 1. dated датированный 2. delivered доставленный 3. delayed delivery доставка задержана 4. demand draft тратта, срочная по предъявлении
Dec – December декабрь
del – delivery поставка
dep – departure отправление; вылет
dept – department управление; отдел
disc – discount 1. скидка 2. учет векселя
doz – dozen дюжина
ds – days after sight через дней после предъявления
dte – date дата
ETA, eta – estimated time of arrival расчетное время прибытия
ETD, etd – estimated time of departure расчетное время отправления (вылета)
Feb – February февраль
fl[t] – flight полт; рейс
flwg – following следующий
foc – free of charge бесплатно, безвозмездно
forex – foreign exchange иностранная валюта
Fri – Friday пятница
fwd – forward отгрузить, направить
fyi – for you information для сведения
gds – goods товар(ы)
gtc – good till cancelled действительно вплоть до отмены
gtm – good this month действительно в течение этого месяца
gtw – good this week действительно в течении этой недели
guar – 1. guarantee гарантия 2. guaranteed гарантированный
gvt – government правительство
h – 1. hour час 2. hundred сотня
H – harbour гавань
HRS – hours часы
hv – heavy тяжелый; интенсивный
hwr – however однако
ifd – informed сообщен
ifm – inform информировать
imm, immed – immediately немедленно
inc – 1. including включительно
incl – include включать
incldg – including включительно
infm – 1. inform информировать 2. information информация
infor – information информация, сведения
ins – insurance страхование
inst. – 1. installation установка; монтаж 2. instalment очередной взнос 3. instruction инструкция 4. instrument инструмент, прибор
inv – 1. invoice счет-фактура 2. inventory инвентаризация
Jan – January январь
Ju, Je – июнь
Jul, Jl – July июль
L/C – letter of credit аккредитив
LT – 1. liner terms линейные условия 2. local time местное время
ltr – letter письмо
m – 1. mass масса 2. metre метр 3. middle 1) середина 2) средний 4. medium средство, способ 5. million миллион 6. minute минута 7. money деньги 8. month месяц
M – 1. March март 2. mass масса 3. medium средство, способ 4. middle 1) середина 2) средний 5. Monday понедельник
Mar – March март
mfg – manufacturing изготовление, производство
MID, mid – middle 1. середина 2. средний
MIN – 1. minimum минимум 2. minute минута
misc – miscellaneous 1. различный 2. разные
mm – millimetre миллиметр
mng – managing управляющий
mngr – manager менеджер, управляющий, директор
mngt – management руководство; дирекция
Mon – Mondey понедельник
msgn – message number номер сообщения
mt – metre метр
MT – metric ton метрическая тонна
mtg – meeting собрание
MV, m/v – merchant vessel торговое судно
m/v – motor vessel самоходное судно
n – 1. and и 2. name имя 3. national национальный 4. norm норма 5. number номер; число
N – November ноябрь
nec – necessary необходимый
NNN – end of message конец сообщения
no – number номер
Nov – November ноябрь
NXT – next следующий
О – 1. October октябрь 2. office бюро, контора 3. order заказ; приказ
o.c. – outward cargo экспортный груз
o/c – 1. order confirmation подтверждение заказа 2. overcharge завышение цены
Oct – October октябрь
O. K. – 1. correct, all right правильно; все в порядке 2. agreed согласен
ORD – order заказ; приказ
o/no – order number номер заказа
ourtel – our telex наш телекс
paymt – payment платеж; взнос
pc – 1. personal computer персональный компьютер 2. payment in cash уплата наличными 3. percentage процентное содержание 4. price цена
prc – 1. packages места груза 2. pieces штуки
pct – per cent процент
pds stg – pounds sterling фунты стерлингов
PHONCON – telephone conversation разговор по телефону
p/i – proforma invoice предварительная фактура
pls – please пожалуйста
PP – parcel post почтовая посылка
ppd – prepaid оплаченный вперед
prc – price цена
prelim – preliminary предварительный
priv – private частный
pst– posted отправленный по почте
pst – postal почтовый
QN – quotation котировка
QTY, qty – quantity количество
R – 1. registered заказной 2. registered trade mark зарегистрированный товарный знак 3. reserve резерв, запас
r – received получено
RCV – receive получать, принимать
re – reference ссылка
recd – received получено
ref – reference 1. ссылка; справка 2. отзыв, рекомендация
refno – reference number номер ссылки
regd – registered зарегистрированный
regds, regs – regards с уважением
rep – representative представитель
reqmts – requirements 1. требования 2. потребности
RQ, rqst – request 1. требование; заявка 2. просьба
rqstd – requested запрашиваемый; согласно просьбе
rqstg – requesting с просьбой
rqts – requirements 1. требования 2. потребности
RTN – return возвращать(ся)
ryl – regarding your letter касательно Вашего письма
ryt – regarding your telex касательно Вашего телекса
Sat – Saturday суббота
SCHED, sched – schedule расписание, график, план
Sep, Sept – September сентябрь
shl – shall вспомогательный глагол будущего времени
shortg – shortage нехватка, недостаток
shpd – shipped отгруженный; отправленный
shpmt, shpt – shipment погрузка; отправка
SPEC – specification спецификация
sry – sorry сожалеем
SS – steamship пароход
std – standart стандартный
sub, subj – subject предмет
Sun – Sunday воскресенье
suppl – supplier поставщик
svc – service обслуживание
T – telex телекс
TE – tax exempt освобожденный от налога
tel – telephone телефон
telecom – telephone communication телефонная связь
temp – temporary временный
tex – telex телекс
Thu – Thursday четверг
TKS, tks – thanks спасибо
tl – tool станок
tlf – telephone телефон
tlx – telex телекс
tod – today сегодня
TOD – time of departure время отправления (вылета)
torn – tomorrow завтра
Tue – Tuesday вторник
U – you вы
ur – your ваш
VOL, vol – volume объём
w – 1. warehouse склад 2. week неделя 3. work работа
Wed – Wednesday среда
wl – will вспомогательный глагол будущего времени
XXXXX – error ошибка, неправильно напечатанное слово
y – 1. year год 2. you вы
yday – yesterday вчера
y/message – your message ваше послание
yourlet – your letter ваше письмо
yourlel – your telex ваш телекс
yr – 1. year год 2. your ваш
YR TLX – your telex ваш телекс
А.Р. Каримова
Оформление делового письма
Методическое пособие для учителей
Самара: Изд-во ГОУ СПО СаМеК, 2011.-23. Тираж 5 экз.
Компьютерная верстка – В. Кондрашова
Издательство ГОУ СПО « Самарский металлургический колледж»:
443035, г. Самара, ул. Нагорная, 128, Телефон 956-28-47. Факс 956-28-47
ОКПО 07575063, ИНН/КПП 6312026238/631201001
Отпечатано на принтере ГОУ СПО СаМеК, Тираж 5 экз.
"(.
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·15