План урока по документационному обеспечению деятельности организации Служебные письма техникум
ПЛАН УРОКА
Тема: «Служебное письмо, виды писем»
ЦЕЛЬ УРОКА:
Формирование коммуникативной компетентности обучающихся через изучение нового вида справочно-информационного документа – деловое (служебное) письмо.
Получить представление о новом виде документа – деловое (служебное) письмо и требованиях, предъявляемых к оформлению служебного письма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Овладеть правилами составления и оформления делового письма при помощи современных информационных технологий: создание бланка письма с использованием Microsoft Word.
Обобщение изученного материала по данной теме. Чтобы реализовать эту цель необходимо выполнить основные задачи:
- система работы с деловой документацией;
- работать в творческих группах и доказать всем нам, что у вас имеются знания по данной теме урока.
ВОСПИТАТЕЛЬНАЯ ЦЕЛЬ:
Воспитывать интерес к предмету, будущей профессии, желание получать новые знания. Формирование у учащихся ответственность и аккуратность в оформлении документов, требующего повышенного уровня образовательной подготовки. Воспитание культуры оформления документации; бережного отношения, эстетического вкуса. Воспитание корпоративной культуры в решении проблем сохранения престижа организации через ведение деловой документации. Способствовать профессиональному самоопределению через осознание деятельности различных специалистов в области бизнеса. Показать, что служебная переписка являются средством общения между организациями.
РАЗВИВАЮЩАЯ ЦЕЛЬ:
Способствовать развитию умений пользоваться изученными стандартными терминами. Развитие способностей: фиксировать факты, события; анализировать допущенные ошибки при оформлении и составлении документа. Развивать память, умение слушать, разговорную речь.
Развивать умение работать в группе, коммуникативные навыки, высказывать свою точку зрения, распределять обязанности при работе в группе.
Развитие самостоятельности при оценке работы одногруппников.
МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ: тетради, ручки, образцы документов, карточки-задания, м/проектор.
МЕТОД ПРОВЕДЕНИЕ: урок-занятие.
ХОД УРОКА:
1. Организационный момент
I. Организационная часть: - 1 мин.
- Проверка готовности учащихся к занятию;
- Организация внимания.
2. Вводная часть
1) Сообщение темы и цели урока.
Тема урока: «Служебное письмо, виды писем».
- На прошлом уроке мы с вами рассмотрели общие правила оформления служебного письма и правила оформления письма-просьбы. Сегодня мы будем продолжать изучать виды писем. Учиться составлять, редактировать, оформлять в электронном виде.
2) Повторение.
Преподаватель:
- Вспомним определение «Что такое служебное письмо?”
Обратите внимание на слова великих людей о письме. Сегодня они станут эпиграфом к нашему уроку.
- В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.
Георг Лихтенберг
- Это письмо получилось таким длинным потому, что у меня не было времени написать его короче.
Блез Паскаль
- Письма, написанные от руки, теперь уже выглядят как поздравления из прошлого века.
Торнтон Уайлдер
- Немедленно после того, как письмо запечатано, в голову приходят свежие мысли.
Закон письма
В жизни часто возникает необходимость обратиться к кому-либо с посланием, т.е. написать письмо. В организациях письма являются средством общения. Но они называются деловыми (служебными) и оформляются по определенным правилам. Правила оформления письма мы разобрали на предыдущем уроке, на примере письма-просьба.
- Вспомним этапы подготовки письма:
- Прошу последовательно разложить этапы подготовки служебного письма, которые у вас находятся на столе в разрезанном виде.
(Учащиеся раскладывают последовательность этапов).
Проверяем!
- изучение существа вопроса,
- подготовка и написание текста,
- согласование проекта,
- печать документа,
- подписание,
- регистрация,
- отправка.
- Молодцы, с заданием справились.
- Следующее задание при помощи разрезных реквизитов составьте схему служебного письма.
Один человек составляет на доске, комментирует.
Используются разрезные реквизиты учащиеся на столах у себя и на доске составляют схему служебного письма, при этом рассказывая особенности каждого реквизита. Проговаривает из каких реквизитов состоит служебное письмо.
Обращаем внимание на текст.
- Какие требования предъявляются к тексту письма?
К тексту письма предъявляются следующие требования:
- краткость;
- компактность;
точность;
единообразие оформления и терминов;
официально-деловой стиль.
(опрос общий - каждый говорит по требованию), затем завершаем раскладывание письма на бланках и на доске.
- Все разложенные реквизиты будут выглядеть на бланке письма таким образом. Можно сравнить с образцом, который находится перед Вами.
(Прошу всё убрать).
3. Объяснение нового материала
- В служебной переписке существуют разные виды писем, руководители предприятий их пишут изучая ситуацию: если надо попросить, значит письмо-просьба, если надо гарантировать – письмо-гарантия, если надо ответить на письмо – письмо-ответ, если надо пригласить – письмо-приглашение, если надо сообщить – письмо-сообщение, напомнить – письмо-напоминание и т.д., можно проиграть.
- Откройте тетради, запишите дату. Мы продолжаем тему «Служебные письма, виды писем». Запишите, следующий вид письма «Письмо-ответ»
Презентация!
Посмотрите образец № 1 и № 2.
Прокомментировать!
ПИСЬМО-ОТВЕТ составляется на письмо-просьбу, эти письма связаны между собой.
Рассмотрим письмо-ответ.
Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
В этом виде письма используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», куда вписываются данные письма на которое даётся ответ, дата документа и регистрационный номер.
- Прошу вас заполнить реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в письме-ответе (образец № 2), взяв данные с письма-просьбы (образец № 1. Поставьте письма на подставку. Перед вами находится письмо-ответ.
Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
1. Повторение просьбы на которую составляется ответ.
- Сообщаем Вам, что выделить санаторно-курортные путёвки для ваших работников нет возможности.
2. Обоснование причины отказа (если это письмо-отказ).
- В связи с отсутствием денежных средств санаторно-курортные путевки для ваших работников не будут выделены.
3. Констатация отказа.
- Санаторно-курортных путёвок нет в наличии. В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:
- Считаем нужным сообщить Вам
- Сообщаем Вам, что
- Ваша просьба отклонена по следующим причинам
ПИСЬМО-ГАРАНТИЯ (Образец № 3) - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
В тексте содержатся просьба и гарантия оплаты работы, продукции, услуг, аренды, качество, сроки выполнения работы и др., оплату предоставление услуг. Гарантийные письма адресуются организациям. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая фраза: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. - Просим выделить 5 (пять) санаторно-курортных путёвок для оздоровления работников в летнее время.
- Оплату гарантируем по предъявленному счёту.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, заверяются печатью. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что
Доводим до Вашего сведения, что
Считаем необходимым поставить Вас в известность о
Извещаем Вас
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - служебное письмо, пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
Начинается с фразы:
- Приглашаем Вас
адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату:
Уважаемый Андрей Максимович!
- Скажите какие виды писем мы с вами рассмотрели?
Просьба, ответ, гарантия, сообщение, приглашение.
4. Закрепление
Игра «Лицо фирмы»: за каждым столом сидят по два человека, сами решают: кто руководитель, кто секретарь, заранее придумали наименование предприятия, поставили рекламу (домашнее задание). Руководитель или секретарь берут задание-карточку с видом письма и составляют, зачитывают секретари.
Правила игры:
- У нас созданы предприятия с различными наименованиями, сегодня присутствуют их представители: руководитель и секретарь. Им предстоит составить служебные письма. Прошу секретарей взять задания.
Руководитель готовит текст (черновик) письма, секретарь оформляет в электронном виде, затем руководитель проверяет правильность оформления, решает подписать ли письмо! Анализирует оформленное письмо.
- Виталий как твой секретарь справился с заданием?
Какой вид письма вы составляли? Справился ли твой секретарь с работой? Какие есть замечания?
Прошу зачитать текст письма.
Представителей предприятий прошу занять свои места.
Анализ урока:
- Вся проделанная работа по составлению служебных писем, отправляемых из вашей организации, свидетельствует о чём? (О высокой культуре предприятия!)
- Чем является служебное письмо? (Является средством связи организациями).
Домашнее задание:
Отредактируйте и оформите служебное письмо с угловым расположением реквизитов.
Департамент здравоохранения г.Братска, Детская поликлиника № 1, д.26, ул.Мира, г.Братск, Иркутская обл., 665709, Россия, Телефон: 49 56 78, факс: 49 65 89 ОКПО 1234567 ОКУД 9876543 ОГРН 0987654321 ИНН/КПП 098765432, 23.12.20012, 01-03-99, На № _____от ______ , Директору Братского индустриально-металлургического техникума, А.М.Колонтай, о предоставлении списков студентов, уважаемый Андрей Максимович, просим Вас предоставить списки студентов 1995 года рождения, до 25 декабря 2012. для проведения медицинского осмотра, с уважением, Главный врач О.В.Костяева, Ирина Александровна, 44 15 78
13PAGE 15
13PAGE 15