Презентация Основы создания баз данных в Access 2007

Основные понятия баз данных. Создание базы данных в MicroSoft Access 2007The basic concepts of databases. Creation of a database in MicroSoft Access 2007 Базы данных: понятие, основные элементы. База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные.Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). The database is the information model allowing is ordered to store data. The software intended for the work with databases is called the database management system (DMS). Классификация баз данных/ Classification of databases :По характеру хранимой информации (character of information): — Фактографические (картотеки), — Документальные (архивы)По способу хранения данных (method of keeping): — Централизованные (хранятся на одном компьютере), — Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).По структуре организации данных (structure of data): — Табличные (реляционные) / Tabular (relational) — Иерархические / The hierarchical
В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступеньРеляционная база данных, представляет собой двумерную таблицу.
Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцамТаблица-совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями (fields) (характеризуются своим именем и типом данных: текст, число, дата, логическое, счетчик и т.д.) , а строки – записями (records) (содержащие набор значений определенного свойства) Таблицы/ Table Поля / FieldsПоле-значение определенного атрибута данного объектаThe field is a value of a certain attribute of this object (например фамилия студента, год рождения, специальность, дата поступления)Параметры поля Имя поля- содержит до 64 символов(буквы цифры пробелыТип данных служит для ограничения сведений, которые можно ввести в поле, и их описания (например назначение для поля числового типа предотвращает ошибочный ввод текстаСвойства поля- является атрибутом поля,отвечающим за отображение данных и их ввод пользователемСодержание поля (собственно данные) Типы данных / Types of data{69C7853C-536D-4A76-A0AE-DD22124D55A5}ТекстовыйtextАлфавитно-цифровые данныеДо 255 байтФИО студентаМемо          Алфавитно-цифровые данные большого объемаДо 64 КбайтСведения о студентеЧисловойnumericalЧисловые данные1,2,4,8 байтВозрастДата/ВремяDate/timeДата и время8 байтДата рожденияДенежныйmonetaryЧисловые данные с 4 точками после запятой8 байтСумма оплатыСчетчикCounterУникальное длинное целое, генерируемое ACCESS при запросе нового значения4 байтаКод студентаЛогическийlogicalЛогические данные1 байтПолОбъект OLEObject of OLEВсевозможные OLE-объекты из приложений WindowsДо 1 Гбайт Ключ таблицы представляет собой одно , или несколько полей , однозначно идентифицирующих записи в таблицах. В таблице не может быть записей с одинаковыми значениями ключей. Ключ таблицыКлюч записи служит нескольким целям. Если сортировка таблицы не задана, записи упорядочиваются по значению ключа. Кроме того , ключи используются при определении взаимосвязи таблиц, с помощью которой устанавливается соответствие между записями двух таблиц , состоящих из нескольких полей. Примером часто используемого ключа является табельный номер сотрудника, т.к. каждому сотруднику присваивается уникальный номер. Этапы структуризации данныхВыделение таблиц БД(студенты, родители, преподаватели и т.д.). Таблицы должны однозначно называть объект. 3. Назначение ключевых полей однозначно определяющих экземпляр сущности (КодСтудента)4. Определение типа связей между ключевыми полями один – к - одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице; один – ко - многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице; многие – к - одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице; многие – к - многим, множеству записей из одной таблице соответствует множество записей в другой таблице (надо разбивать)5. Построение информационно-логической схемы данных Пример информационно-логической схемыОбъект: Колледж∞∞∞∞ Самостоятельная работаВыбрать предметную область (Магазин)Выделение 4- 5 сущностей (товары, поставщики, заказы, клиенты, модели, сотрудники и т.д.).Определение полей для таблиц (сотрудники: имя, фамилия, должность и т.д.) Определение типов для каждого поля и размер (имя: текстовый, 15 символов)Определение типа связей между ключевыми полями (1->1, 1-> ∞ и т.д.)Построение информационно-логической схемы данных Общие сведения о Microsoft Access База данных Access содержит объекты четырех типов: ТаблицыЗапросыФормыОтчетыСтруктура базы данных Что бы начать работать в Microsoft Access выполните следующие действия:1. Нажмите на кнопку Office выберите пункт создать 2. Нажмите на кнопку Новая база данных на странице «Начало работы с Microsoft Access»3. Укажите имя файла и нажмите на кнопку создать Способы создания таблицыС помощью мастераВ режимеконструктораПосредством ввода данных и определения полей в режиме таблицы Создание таблицы в режиме конструктораДля создания таблицы выполните следующие действия:На вкладке Создание нажмите на кнопку таблица Щелкните на вашей таблице правой кнопкой мыши и выберите пункт КонструкторУкажите имя таблицы и нажмите на кнопку OK Укажите имя поля и тип данных ,который будет соответствовать этому полю (например текстовый , числовой , дата/ время , логический)Щелкните правой кнопкой мыши на том поле, которое вы хотите сделать ключевым и поставьте ключЗакройте вашу таблицу и нажмите сохранить Создание схемы данных Меню Сервис команда схема данных Порядок работы со схемой данных(согласно составленной схемы)Добавляем таблицы в схему (правой кнопкой щелчок на схеме команда добавить таблицу) Устанавливаем связи между ключевыми полями (щелкаем по полю и удерживая мышь ведем на ключевое поле другой таблицы)Устанавливаем параметры отношенияУстанавливаем тип связей (кнопка объединение 1к1, 1кМ, Мк1)Проверяем установленный тип связей






Служат для извлечения и обработки данных.С их помощью можно объединять данные из разных таблицЗапросы Создание запроса с помощью конструктораНа вкладке создание выберите пункт Конструктор запросовДобавьте таблицы , которые послужат источником для запросаЗакройте окно добавления таблицыУдерживая левую кнопку мыши перетащите поле из вашей таблицы в Поле будущего запроса Создание запросов Существует два способа создания запросов:С помощью мастера (удобно создавать)В режиме конструктора (можно редактировать)Создание с помощью мастера Выбор таблиц и полей Перенос полей в выборкуНажать далееВвести название запросаВыбрать изменить макет для дальнейшего редактирования запроса





Типы запросов Запросы в Access создаются на языке высокого уровня SQLТип запроса можно изменить открыв созданный запрос в конструкторе. Открыть меню Запрос и выбрать тип запросаВыборка данных select (выбор данных по условиям и параметрам)Перекрестный запрос transform(сводные данные в запросе)Создание таблиц select into(создание таблицы на результатам запроса)Добавление данных insert into (добавление данных в таблицу или запрос)Обновление данных update (обновление данных в таблице или запросе)Удаление данных delete( удаление данных в таблице)Объединение данных union(объединение однотипных данных в таблицах












Редактирование запросов Запросы предназначены для выбора данных из таблиц по заданным критериям. Существует два способа задания критериев отбора:Условия отбора Установка параметровПорядок редактирование Установка условий отбора (если в строке то объединение по «И», если в разных строках то объединение по «ИЛИ»В тех случаях когда критерий отбора устанавливается во время выполнения запроса задаем параметр в скобках [ ]



Служат для ввода и просмотра данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с даннымиФормы Создание формы с помощью мастераЩелкните на вкладку Создание выберите кнопку Другие формы ,затем Мастер форм Выберите таблицу или запрос для которой построите форму С помощью стрелочки добавьте поля для будущий формы и нажмите на кнопку Далее Выберите внешний вид формы (например в один столбец и нажмите на кнопку ДалееВыберите стиль формы и нажмите на кнопку ДалееЗадайте имя формы и нажмите на кнопку Готово Создание и редактирование форм Формы предназначены для удобства внесения и просмотра данных пользователем. Существует два способа создания форм:С помощью мастераВ режиме конструктораСоздание форм с помощью мастера Выбор полей формы из запроса или таблицыВыбор типа формы (в один столбец - по одной записи, ленточный и табличный - все записи.Выбор типа оформленияНазвание формы и сохранениеРедактирование форм в конструкторе Открываем формуВыбираем объект на панели элементов и вставляем в формуЩелкаем на объекте правой кнопкой мыши и задаем свойства объекта








Отчеты Служат для подведения итогов и печати данных Создание отчета с помощью мастерана вкладке Создание нажмите на кнопку Мастер отчетовВыберите таблицу или запрос, для которой вы хотите построить отчетС помощью стрелочки добавьте поля , которые будет содержать отчет и нажмите на кнопку Далее Вы можете добавить уровни группировки(если нет в этом необходимости, пропустите этот пункт) и нажмите на кнопку ДалееЗадайте порядок сортировки (если нет в этом необходимости, пропустите этот пункт) и нажмите на кнопку ДалееВыберите вид макета (например в столбец или табличный) и нажмите на кнопку Готово Создание отчетов Отчеты предназначены для просмотра и распечатки данных запроса в удобном виде. Создание отчета с помощью мастера Выбор полей формы из запроса или таблицыСоздание группировки данныхСоздание сортировки данныхВыбор типа макетаВыбор типа оформленияНазвание формы и сохранениеРедактирование отчета в конструктореАналогично редактированию форм





Обслуживание и защита БД Для обеспечения сохранности и быстродействия базы данных необходимо периодически производить операции обслуживанияОперации обслуживанияМеню Сервис Сжатие/восстановление – позволяет уменьшить размер и увеличить быстродействие базы данных за счет дефрагментации данных.Резервное копирование – позволяет создавать резервные копии баз данных и в случае повреждения восстанавливать копию из архиваПараметры защитыМеню Сервис Защите на открытие базы данныхРаспределение прав пользователей БД

Домашнее задание/ Home workВыбрать предметную область, составить описание, нормализовать сущности и составить информационно-логическую схему базы данных для выполнения практической работы(4 - 5 таблиц с разными типами связей и типами данных)