Рабочая тетрадь по учебной дисциплине Документационное обеспечение управления (для студентов СПО экономических специальностей)
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРДА МОСКВЫ
«ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ №34»
Документационное обеспечение управления
Рабочая тетрадь
студента дневного отделения
Специальность __________________________________, группа №_________
__________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Разработана заведующей
Аллой Валерьевной Пасюрой
Рассмотрена и одобрена на
предметно-цикловой комиссии
Москва
2015 г.
ВВЕДЕНИЕ
Рабочая тетрадь по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначена для самостоятельной работы студентов, а также для подготовки к текущему и базовому контролю по изучаемой дисциплине. Рабочая тетрадь ориентирована на студентов экономических специальностей и излагает вопросы связанные с оформлением и составлением документов и организацией документооборота. Предлагаемый учебный материал построен таким образом, что позволяет сделать изучение предмета аналитически осмысленным и содержательным.
Рабочая тетрадь разработана в соответствии с примерной и рабочей программой учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления».
ПЕРЕЧЕНЬ РАЗДЕЛОВ РАБОЧЕЙ ТЕТРАДИ
Раздел 1
Общие понятия о делопроизводстве
Раздел 2
Оформление реквизитов документа
Раздел 3
Документооборот в организации
Раздел 4
Организационные документы
Раздел 5
Распорядительные документы
Раздел 6
Справочно – информационные документы
Раздел 7
Служебные отметки на документе. Отметка о наличии приложения
Раздел 8
Номенклатура дел. Хранение дел. Оформления архива дел.
В рабочей тетради процесс изучения материала по каждому разделу построен от теоретических до практических заданий, связанных с разбираемым вопросом.
Приступая к выполнению заданий в рабочей тетради, внимательно изучите теоретический материал, изложенный в опорном конспекте учебной дисциплины.
Раздел 1
«Общие понятия о делопроизводстве»
1. Документационное обеспечение управления – это ___________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Документ – это _________________________________________________________
________________________________________________________________________
3. Юридическое значение документа – это ____________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Реквизит документа – это ________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Дайте характеристику структуре документа (из скольких частей состоит; какие реквизиты входят в каждую часть документа) _________________________________
________________________________________________________________________
__________________________________________________
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·6. Документооборот – это __________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. Классифицируйте документы по следующим признакам:
по способу изготовления: _____________________________________________
______________________________________________________________________
по стадиям создания: _________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
по срокам хранения: _________________________________________________
______________________________________________________________________
по юридической силе: ________________________________________________
______________________________________________________________________
по месту составления: ________________________________________________
______________________________________________________________________
8. Бланк документа – это ___________________________________________________
________________________________________________________________________
9. Назовите виды бланков документа в зависимости от расположения реквизитов и охарактеризуйте их. _______________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. Стандартные реквизиты общего бланка документа: _________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
11. Все документы организации классифицируются на три большие группы: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Раздел 2
«оформление реквизитов документа»
1. Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположение должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003. В настоящее время при оформлении документов принято использовать _______ основных реквизитов.
2. Назовите наименование следующих реквизитов:
03 - _________________________________________________________________
08 - ___________________
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·3. Назовите и дайте характеристику следующим реквизитам документа:
08 - ________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·. Дайте название выделенным реквизитам документа:
Раздел 3
«документооборот в организации»
1. Основными принципами работы с документами являются: ____________________
____________________________________________________________________
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·2. Объем документооборота в организации зависит от: _________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. В документационном обеспечении управления существуют три основных группы документов: _____________________________________________________________
________________________________________________________________________
4. Входящий документ – это ________________________________________________
________________________________________________________________________
5. Способы доставки входящих документов: __________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. Поступившие документы в организацию проходят следующие этапы обработки: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. Исходящие документы – это _____________________________________________
________________________________________________________________________
8. Исходящие документы в организации проходят следующие этапы обработки:
_________________________________________________________
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
9. К внутренним документам относятся: _____________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. Цель контроля исполнения документов - __________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
11.Назовите и дайте характеристику срокам контроля исполнения документов: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
12. Документ считается исполненным, если: __________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Раздел 4
«организационные документы»
1. Организационные документы – это ________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Устав - это ____________________________________________________________
________________________________________________________________________
3. Устав содержит следующие основные реквизиты: ___________________________
______________
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·4. Текст устава организации состоит из следующих разделов: ___________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Положение – это _______________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. Положения бывают: ____________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. Положение содержит следующие основные реквизиты - ______________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. Текст положения организации состоит из следующих разделов: _______________
__________________________
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·9. Инструкция – это _______________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. Инструкция содержит следующие основные реквизиты - ____________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
·__________________________________________________________________________
11. Должностная инструкция – это __________________________________________
________________________________________________________________________
12. Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: _______________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Раздел 5
«распорядительные документы»
1. Распорядительные документы - это _______________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Приказ - это ___________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. По содержанию приказы делятся на: ______________________________________
________________________________________________________________________
4. Дайте название выделенным реквизитам:
5. Назовите, из скольких частей состоит «Приказ» и дайте им характеристику: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. Распоряжение – это _____________________________________________________
________________________________________________________________________
7. В распоряжении вместо ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ» пишутся слова: ________________________________________________________________________
8. Чем отличаются следующие документы: «Приказ» и «Выписка из приказа»? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. Выписка из распорядительных документов заверяется путем проставления реквизита: _______________________________________________________, который состоит из следующих частей: ______________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Раздел 6
«справочно - информационные документы»
1. Справочно-информационные документы – это ______________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Протокол – это _________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на: ______________________________________________________________
4. Протокол содержит следующие основные реквизиты: ________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Датой протокола является ________________________________________________
________________________________________________________________________
6. Назовите, из скольких частей состоит «Протокол» и дайте им характеристику: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. Акт – это ______________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. В зависимости от назначения акты бывают: _________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. Реквизиты акта: ________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. Дайте название выделенным реквизитам и выделите фигурными скобками части текста акта:
11. Докладная записка – это ________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
12. Объяснительная записка – это ___________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
13. Все служебные письма можно разделить по функциональному признаку на: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
14. Дайте характеристику следующим видам писем:
Сопроводительное письмо: ___________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Информационное письмо: ____________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Письмо – подтверждение: ____________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Письмо – просьба: ___________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Раздел 7
«служебные отметки на документе.
отметка о наличии приложения»
1. Отметка о наличии приложения проставляется следующим образом: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Отметка о наличии приложения включает:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. Дайте название следующим вариантам оформления приложений:
___________________________________________________________________
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
___________________________________________________________________
Приложение: на 4л. В 3 экз. в третий адрес.
___________________________________________________________________
Приложение: 1. Акт на 2 л. в 3 экз.
2. Выписка из приказа на 1 л. в 2 экз.
___________________________________________________________________
Приложение: каталог в 4 экз.
Раздел 8
«Номенклатура дел.
хранение дел. оформление архива дел»
1. Номенклатура дел - _____________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Различают три вида номенклатуры дел:
___________________ - ______________________________________________
______________________________________________________________________
____________________ - ______________________________________________
______________________________________________________________________
____________________ - ______________________________________________
______________________________________________________________________
3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться следующими документами: ____________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Формирование дел называется ____________________________________________
в соответствии с _________________________________________________________
5. Формирование дел включает в себя комплекс следующих операций: ___________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. Придерживаясь основных правил формирования документов в дела, следует:
Документы, относящиеся к решению одного вопроса формируются ___________________________________________________________________
Документы, подлежащие возврату (лишние экземпляры, черновики) ___________________________________________________________________
Дело не должно превышать ___________________________________________
Документы постоянного и временного хранения _________________________
______________________________________________________________________
При наличии в деле нескольких томов __________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. Оформите обложку дела №01-43 том 2 документов отдела кадров, предприятия ОО «Эквадор» за период с 20.07.2007 по 19.11.2007 года. Общий объем составляет 215 листов. Дело содержит приказы по личному составу центрального отдела управления предприятием.
8. Перечислите признаки группировки документов дела: ________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. Каждое дело содержит внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Внутренняя опись выглядит следующим образом:
1
2
3
4
5
6
10. Если документ необходимо изъять из дела оформляется ____________________
_____________________________________, который выглядит следующим образом
11. Если требуется выдать дело целиком, заполняется __________________________
______________________, которая выглядит следующим образом
13PAGE 15
13PAGE 141415
____________________________________________________
____________________________________________________
___________________________________
________________________________________
___________________________________________________
___________________
______________________
______________
_________________________________________