ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ И УЧЕТА В МЕНЕДЖМЕНТЕ (Факультатив по теории менеджмента для учащихся старших классов образовательных учреждений)

ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ И УЧЕТА В МЕНЕДЖМЕНТЕФункции, виды контроля.
Формы контроля.
Система внутрифирменного учета и отчетности.
Основные формы и содержание финансовой отчетности.
1. Функции, виды контроля
Планирование должно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. В функции контроля входит сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.
Важной функцией контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и для отдельного подразделения.
По времени осуществления различают следующие виды контроля: предварительный, текущий и заключительный.
1. Предварительный контроль осуществляется перед фактическим началом работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий проведения. Поскольку правила и линии проведения контроля вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведение психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом.
Во многих организациях, предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.
Так как сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно, то фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и т.д.
Важнейшим предварительным контролем финансовых ресурсов является бюджет, который является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность, когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут.
2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонение от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонения развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.
Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы, скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществить текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь, т.е. данные о полученных результатах.
3. Заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составленные планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
2. Формы контроля
Формами контроля является финансовый контроль и контроль качества продукции.
Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам.
При сравнении фактических показателей с планируемыми в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношения к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность).
Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, т.к. предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев руководителям соответствующих подразделений.
На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируется изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Такой контроль называется оперативным (а также административным или тактическим). Он призван следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы.
А управленческий или стратегический контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный – децентрализации.
Важное значение в современных условиях приобрела такая форма контроля, как контроль качества продукции, т.к. качество является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке.
Контроль качества в масштабах всей фирмы возложен на центральную службу контроля качества, в функции которой входит разработка качественных показателей по всем видам выпускаемой продукции, методов проверки качества и порядка проведения испытаний, выяснение причин возникновения дефектов и брака и условий их устранения.
Основные принципы управления качеством (в американских фирмах).
Работа, направленная на повышение качества, должна выступать обязательной составной частью стратегии фирмы.
В управлении качеством главное не контроль, а бездефектная работа.
Поставщики должны быть партнерами.
Повышение квалификации работников.
3. Система внутрифирменных учета и отчетности
Хозяйственный учет как система внутрифирменного управления включает в себя три вида учета и отчетности:
оперативный;
финансовый (бухгалтерский);
статистический.
Оперативный учет обслуживает текущее повседневное управление фирмой. Он выполняет функцию текущего регулирования и контроля за научно-технической и производственно-сбытовой деятельностью фирмы.
Финансовый – представляет собой систему сбора, обобщения и хранения информации о кругообороте всех средств и ресурсов в процессе хозяйственной деятельности фирмы. Она является источником данных для налоговых и статистических органов, для контролирующих органов и т.д.
Статистический учет является обязательным для каждой фирмы. Статистическая информация дополняет бухгалтерскую.
Все эти три вида учета и отчетности объединяются одним понятием – экономическая информация.
К качеству экономической информации предъявляются определенные требования, прежде всего в том, чтобы она удовлетворяла пользователей информации. Информация должна быть уместной, достоверной, сопоставимой, доступной и понятной, конфиденциальной.
Уместность информации – это способность повлиять на принятие решений пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку, т.е. информация должна быть представлена своевременно.
Достоверность информации – гарантия объективности и правдивости представляемых данных.
Сопоставимость – возможность сравнения показателей отчетности фирмы с данными по другим фирмам.
Доступность и понятность – представление информации в ясной для понимания форме, которую пользователь может использовать, не боясь допустить ошибки.
Конфиденциальность, т.е. представление пользователям лишь той информации, которая не нанесет морального ущерба фирме со стороны конкурентов.
4. Основные формы и содержание финансовой отчетности
Финансовая отчетность составляется фирмами с учетом существующих национальных стандартов, а также международных стандартов, разрабатываемых международными экономическими организациями.
Основными формами финансовой отчетности являются:
баланс, характеризующий финансовое положение фирмы на определенную дату;
отчет о доходах (прибылях и убытках), отражающий результаты деятельности фирмы за отчетный период;
отчет об изменениях в финансовом положении, отражающий показатели динамики источников средств фирмы и их использование за отчетный период (отчет о фондах);
отчет о нераспределенной чистой прибыли, отражающий динамику нераспределенной прибыли за отчетный год (чаще эти сведения включаются в отчет о прибыли);
отчет об изменениях в собственном капитале, составляемый в тех случаях, когда имелись изменения в собственном капитале, отличные от тех, которые повлияли на нераспределенную прибыль, преследующие цель привести в соответствие вступительный и заключительный баланс относительно собственных средств;
примечания и пояснения к финансовой отчетности, раскрывающие методы учета, применяемые стандарты учета, суть и причины изменений, применяемых методов учета. Они содержат и таблицы, являющиеся составной частью финансовой отчетности.