Контрольная работа на тему Порядок передачи дел при приеме и увольнении главного бухгалтера

Прием-передача дел при увольнении главного бухгалтера.
Для чего нужна процедура приема-передачи дел?
Несмотря на то, что процедура приема-передачи дел необязательна, для компании и обоих главных бухгалтеров - бывшего и нового - она просто необходима. Во-первых, для того чтобы преемник мог понять реальное состояние дел в бухгалтерии и учете в организации на момент смены главбуха. Ведь отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров может повлиять на дальнейшее ведение дел новым главным бухгалтером.
Во-вторых, прежнему главбуху такая процедура позволяет подтвердить надлежащее исполнение трудовых обязанностей, а новому - документально закрепить условия, в рамках которых начинается его трудовая деятельность в качестве главбуха.
В-третьих, передача дел нужна для разграничения ответственности прежнего и нового главного бухгалтера. Для каждого из них вопросы возможного привлечения к ответственности являются злободневными и волнующими. Именно документальное оформление факта приема-передачи дел поможет обезопасить вновь принятого работника от ответственности за ошибки прежнего.
Оценка состояния учета и отчетности при уходе главного бухгалтера должна волновать и самого руководителя организации, потому что именно он несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в компании (п. 1 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете). Кроме того, ошибки прежнего главного бухгалтера могут довольно дорого обойтись организации. Неслучайно, чтобы предотвратить налоговые риски, организации, имеющие средства, приглашают в таких случаях аудиторов. Те же, кому финансовые возможности не позволяют это сделать, самостоятельно проводят тщательную процедуру приема-передачи дел.
Итак, процедура приема-передачи дел очень важна и для уходящего, и для вновь принятого главного бухгалтера, а также для самой организации. Но стоит обратить внимание: организацией передачи дел сам увольняющийся главбух заниматься не должен - это задача руководителя.
Оформление передачи дел.
Возможность установления организацией своих правил передачи дел при смене главного бухгалтера вытекает, помимо прочего, из п. 1 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете. Если руководитель несет ответственность за организацию бухучета в организации, то логично, что он вправе определить и правила проверки состояния бухучета и бухгалтерской отчетности при увольнении главбуха.
 Вопросы передачи дел при смене главбуха в локальных нормативных актах можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет отражено в постоянно действующем внутреннем документе организации. Название такого документа может быть разным: Положение о бухгалтерии, Положение о главном бухгалтере организации, Должностная инструкция главного бухгалтера, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Важно, чтобы с таким документом главный бухгалтер еще при приеме на работу (до подписания трудового договора) был ознакомлен под роспись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Иначе требовать от него исполнения положений этого документа будет незаконно.
В какой бы форме ни был составлен локальный нормативный акт, в нем нужно прописать как минимум следующие основные процедуры:• обязанность главбуха принимать и сдавать дела;• сроки сдачи и приема дел;• кто принимает дела - специально созданная комиссия или уполномоченное должностное лицо (в т. ч. и в ситуации, когда преемника еще не нашли или увольняющийся бухгалтер отсутствует в силу форс-мажорных обстоятельств);• инвентаризация имущества и обязательств;• проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов и регистров (самостоятельно или аудиторами);• собственно прием-передача дел (документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности, ценностей, ключей от сейфа, печатей и штампов и др.);• составление пакета документов, прилагаемых к акту приема-передачи дел, в виде приложений и т. д. Если локальный нормативный акт не предусматривает обязанности главного бухгалтера сдавать или принимать дела, то он вправе этого не делать. В то же время, если увольняющийся главный бухгалтер отказался от передачи дел, такой отказ должен быть документально зафиксирован (причем независимо от того, предусмотрена такая обязанность локальным нормативным актом или нет). Тем не менее, оформление отказа от передачи дел не освобождает руководителя организации от обязанности уволить главбуха по его заявлению и выдать ему трудовую книжку (ст. 80 ТК РФ), поскольку, как уже было отмечено, ТК РФ не содержит такого обязательного требования для процедуры увольнения работников, в т. ч. и главного бухгалтера.
Если организация не разработала локальный нормативный акт, регулирующий процедуру приема-передачи дел при смене главного бухгалтера, то можно обойтись и иным организационно-распорядительным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера. В нем необходимо указать:• причину проведения процедуры приема-передачи дел - увольнение главного бухгалтера;• сроки проведения приема-передачи дел;• лицо, ответственное за сдачу документов (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера, руководителя организации или иного уполномоченного руководителем лица);• лицо, ответственное за приемку дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера, а при его отсутствии - руководителя организации или иного уполномоченного руководителем лица);• других лиц, участвующих в приеме-передаче дел (при необходимости).
Ими могут быть, например, члены специальной комиссии, если таковая организована, с указанием должностей или аудиторы.
В любом случае процедуру приема-передачи дел затягивать не стоит. Ее продолжительность в законодательстве не прописана, а значит, теоретически она может быть любой. Однако на практике этот срок не должен составлять более двух недель с того момента, как главный бухгалтер подал заявление об увольнении. Именно по истечении этого периода сотрудник, который увольняется по собственному желанию, вправе прекратить работу (ст. 80 ТК РФ). А если, с согласия главного бухгалтера, с ним был заключен срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ), то, возможно, придется уложиться и в еще меньший срок.
В то же время если главный бухгалтер увольняется по инициативе работодателя при смене собственника имущества организации, то предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел составляет три месяца со дня возникновения права собственности у нового собственника (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, ст. 75 ТК РФ).
Более того, после увольнения прежний главбух не обязан откликаться на просьбы работодателя или нового главного бухгалтера и возвращаться в организацию для того, чтобы провести совместно с преемником прием-передачу дел. Привлечь его к ответственности или каким-либо образом наказать за это у бывшего работодателя нет никаких оснований. Поэтому прежний главбух может смело отказываться от подобных просьб.
Как правильно составить акт приема-передачи дел?
Обычно в локальном нормативном акте устанавливается, что дела передаются по акту приема-передачи дел, а если номенклатура принимаемых документов большая - то к нему отдельно прилагается опись передаваемых дел и ценностей.
Прежде всего, надо определиться с тем, какие документы и за какой период подлежат передаче. Для этого воспользуемся нормами п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете: главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Из этого следует, что и передаваться должны именно те документы, за которые он отвечает: первичные учетные, налоговые и иные документы, бухгалтерская, статистическая и налоговая отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) и т. д.