Лабораторная работа. Слияние документов
Лабораторная работа. Слияние документов
Цели занятия:
Обучающие
Научить создавать единый документ с помощью механизма слияния документов WordПолучить практические навыки в создании серийных писем
Развивающие
Анализировать, сравнивать, обобщать и делать выводы
Воспитывающие
Содействовать трудовому воспитанию обучающихсяВоспитывать культуру учебного труда
Тип занятия: практическое применение теоретических знаний
Дидактические материалы и средства обучения
Раздаточные материалы: карточки задания
Компьютеры
Программа MS Word
Форма организации учебной практики: групповая, индивидуальная, фронтальная
Методическое обеспечение занятия: технология сотрудничества, технология личностно-ориентированного обучения
Ход и содержание занятия
1.Оргмомент. Тема, цели и задачи занятия.
2.Теоретическая часть
Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.
Рассмотрим пример.
Уважаемый Х.Х. Меликов
Приглашаем вас на собрание, которое состоится 29 ноября в 14 часов в конференц-зале.
Секретарь
Уважаемая Н.Г. Бережная
Приглашаем вас на собрание, которое состоится 20 ноября в 16 часов в актовом зале.
Секретарь
Путем слияния документов создаются тексты, содержащие неизменную часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение).
Термины:
Основной документ - это файл бланка, содержащий текст, который должен оставаться одинаковым во всех генерируемых при слиянии документах.
В нашем примере неизменный текст выглядит так:
Уважаем
Приглашаем вас на собрание, которое состоится ноября в часов в .Секретарь
Основной документ связан с источником данных
Источник данных - файл источника данных содержит последовательность записей данных. Весь файл можно рассматривать как таблицу.
Поля данных - это те фрагменты, которыми отличаются друг от друга создаваемые письма.
Каждая строка содержит набор значений полей данных, используемый для генерации одного документа. Каждый столбец содержит значения одного поля данных. Первая строка состоит из имен полей данных - это строка заголовка таблицы.
В нашем примере:
Окончание Имя Дата Время Место
ыйХ.Х. Меликов 29 14 конференц-залеаяН.Г. Бережная 20 16 актовом залеПоля слияния
В Основном документе на тех местах, на которые в процессе слияния следует поместить информацию из Источника данных, располагаются Поля слияния, чтобы создать заполненный бланк
Имя поля слияния:
максимальная длина - 32 символа, состоит из букв, цифр и символов подчеркивания, первый символ – буква;
имя каждого вставленного поля слияния должно быть в заголовке источника данных;
каждое поле слияния в документе может использоваться неограниченное число раз;
необязательно использовать в основном документе все поля данных из источника данных;
очередность использования не имеет значения;
Имена полей данных в первой строке Источника данных должны совпадать с именами Полей слияния Основного документа. В нашем примере имена поля слияния: Окончание, Имя, Дата, Время, Место
Слияние
Число генерируемых в результате слияния документов определяется числом записей в Источнике данных. Но можно сгенерировать документы только для части записей данных (от 5 - 10).
При генерации очередного документа во время слияния из следующей записи Источника данных берутся значения полей данных и подставляются в Основной документ на места соответствующих (одноименных) Полей слияния. Результат слияния можно сохранить в файле или распечатать на принтере
В нашем примере основной документ после вставки полей слияния имеет следующий вид:
Уважаем<Окончание> <Имя>
Приглашаем вас на собрание, которое состоится <Дата> ноября в <Время>часов в <Место>.
Секретарь
Источник данных имеет следующий вид:
Окончание Имя Дата Время Место
ыйХ.Х. Меликов 29 14 конференц-залеаяН.Г. Бережная 20 16 актовом залеАлгоритм создания серийных писем
Набрать в окне документа текст письма, одинаковый для всех создаваемых писем. Например:
Уважаем
Приглашаем вас на собрание, которое состоится ноября в часов в .Секретарь
Выбрать на ленте вкладку Рассылки. В группе Начать слияние выбрать Пошаговый мастер слияния. На экране появляется окно Слияние Ассистента слияния.
Этап 1. В области Выбор типа документа выбрать Письма.
Этап 2. В области Выбор документа выбрать Текущий документ
Этап 3. В области Выбор получателей выбрать Создание списка и щелкнуть по значку Создать.
Открывается окно Новый список адресов. Нажать кнопку Настройка столбцов. Откроется окно Настройка списка адресов.
Удалить ненужные поля при помощи кнопки Удалить.
Добавить новые поля при помощи кнопки Добавить.
Закрыть окно Настройка списка адресов нажатием ОКВвести данные в список адресов. После заполнения строки данных надо нажимать кнопку Создать запись.
Завершить создание списка нажатием кнопки ОК. Сохранить созданный источник данных
в поле Имя ввести имя файла.
нажать Сохранить.
Закрыть окно Получатели слияния нажатием кнопки OK.
Этап 4.Можно приступать к вставке в основной документ полей слияния. Чтобы вставить поле, надо
Поместить курсор в то место, где должна быть использована информация из источника данных
Нажать кнопку Другие элементы на панели Слияние
Выбрать Поля базы данных
Из развернутого списка выбрать нужное поле и нажать кнопку Вставить. Поле будет вставлено в позицию курсора.
Нажать кнопку Закрыть.
Этап 5. Можно просмотреть вид создаваемых писем.
Этап 6. Завершение слияния. В области Слияние нажать кнопку Изменить часть писем... Откроется окно Составные новые документы. Выбрать нужный вариант (например-все) и нажать ОК.
После выполнения слияния в активном окне будет показан документ под названием Формы, содержащий созданные письма.
3. Практическая часть
Задание 1.
Создать рассылку – 10 приглашений:
Уважаемый Борис Петрович
Приглашаем Вас на торжественное заседание, посвященное Дню защитников отечества, которое состоится 23 февраля в 14 часов в актовом зале.
Администрация
Задание 2.
Создать рассылку – 10 объявлений для разных школ о Дне открытых дверей вуза
Уважаемые абитуриенты школы № 45
Вас приветствует и приглашает Псковский государственный университет на День открытых дверей, который состоится 25 апреля в 15:00 в большом концертном зале Псковской областной филармонии
Администрация
Покажите результат мастеру п/о и получите оценку.
4.Рефлексия. Обучающиеся анализируют свою работу на учебной практике и оценивают результат.