Терминологический словарь по МДК.01.01. Документационное обеспечение управления

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
«НОВОШАХТИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»
(ГБПОУ РО «НТТ»)
РАССМОТРЕНОСОГЛАСОВАНОУТВЕРЖДАЮ
На заседании МОМетодическом советеЗам. директор по УПР«Информационные технологии»Протокол №___от___________________Ю.А. Волков
Протокол №___от____________Председатель МС
Председатель МО___________И.Ю. Волкова
___________Т.Ю. МарудаМДК.01.01. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ
г. Новошахтинск, 2015
Терминологический словарь предназначен для студентов обучающихся по профессии 034700.01 «Секретарь» и является частью учебно-методического комплекса.
В словаре содержится более 200 терминов и определений слов, охватывающих все основные темы программы по МДК.01.01. «Документационное обеспечение управления».
Организация разработчик: государственное бюджетное образовательное учреждение начального профессионального образования ростовской области профессиональный лицей № 59 (ГБОУ НПО РО ПЛ № 59)
Разработчик: Соловьева Оксана Викторовна – мастер производственного обучения ГБОУ НПО РО ПЛ № 59, вторая квалификационная категория
Введение
Данный терминологический словарь имеет большое практическое значение и может быть использован в различных режимах:
подготовка к уроку;
конкретной теме урока соответствует, как правило 3-5 определений словаря. Если студент стремится к познанию точного толкования, то он обязательно воспользуется данным изданием.
Подготовка к зачету. Зная точное определение делопроизводственных терминов, поможет учащемуся более точно и правильно излагать мысли при подготовке к зачету и получить более высокую оценку на зачете.
Данный словарь в основном ставит своей целью помочь студентам при ознакомлении с лекционным материалом и неизвестными терминами. В словарь включено большое количество слов, употребительных в жизни и в профессии секретаря. Все термины расположены в алфавитном порядке, начиная с А и заканчивая Я.
Другие применения. Поскольку словарик охватывает различные разделы делопроизводства, он может быть полезен не только студентам, но и всем, кого интересует оформление документов.
А
Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.
Автоматизированная информационная система – информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и
связи.
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Адресат – лицо или организация – получатель документа.
Адресант – отправитель корреспонденции.
Адресование документа – указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в верхнем правом углу.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.
Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Аттестат - 1) документ, подтверждающий окончание среднего общеобразовательного учебного заведения; 2) документ, подтверждающий получение квалификации специалиста, ученого звания.
Аттестация - характеристика квалификации специалиста, его организаторских способностей, моральных качеств, достоинств, недостатков.
Б
Биография - описание жизни и деятельности какого-либо лица.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.
Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.
В
Ведомость – перечень (список) каких—либо данных, расположенных в определенном порядке.
Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.
Выделение документов к уничтожению – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
Выписка из документа – заверенная копия части документа (т.е. должна подтверждаться подписями должностных лиц и печатью).
Г
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ или муниципального образования.
Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Д
Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Директивный документ – документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.
Диплом - документ, удостоверяющий; 1) окончание высшего или среднего образовательного учреждения, 2) присвоение ученой степени, почетного звания или победу на конкурсе и т.д.
Договор — документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и условий их регулирования.
Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условия их регулирования.
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого- либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документ – 1) это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве; 2) это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.
Документация – оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Ъ
Е
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях.
Ж
Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
ЗЗаголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле .Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающие его содержание.
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.).
И
Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку
Индексация документов – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.
Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Инициативный документ – документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
К
Карта-заместитель – документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Код организации – идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.
Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.
Кодекс - единый законодательный акт, содержащий в систематическом изложении нормы права, относящиеся к определенной отрасли права (трудовойкодекс и др.).
Коммерческая тайна – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба), которую предприниматель относит к конфиденциальной.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия (заверенная) – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Корректура – исправление ошибок.
Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.
Л
Листок нетрудоспособности (больничный лист) – документ, выдаваемый лечебным учреждением лицу на время его нетрудоспособности или на время ухода за больным, являющийся основанием для получения денежного пособия по социальному страхованию.
Личная карточка - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.
Личные (персональные) документы - официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и трудовую деятельность, содержащие биографические и другие сведения о нем.
Личный листок по учету кадров - документ, содержащий основные сведения о работнике организации.
М
Макет – модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов.
Н
Наименование документа – обозначение вида письменного документа.
Неологизмы – слова, обозначающие новые понятия и предметы.
Номенклатура – перечень наименований.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативно-правовой акт – письменный, официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.
Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
О
Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
Обходной лист – документ, удостоверяющий отсутствие какой-либо задолженности перед организацией у лица, увольняющегося с работы.
Общий бланк документа – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций.
ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации.
Опись дел – юридически оформленный перечень документов.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.
Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Отметка для автоматического поиска документов – реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.
Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.
Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.
Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Отпуск – это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей или функциональной организации, структурному подразделению или должностному лицу.
ППаспорт – удостоверение личности владельца, содержащее основные сведения о нем (фамилию, ими, отчество, дату рождения, место рождения и жительства, семейное положение и др.) и имеющее заверенную фотокарточку владельца.
Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке
в процессе его заполнения.
Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями.
Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.
Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
Письменные доказательства – документы (акты, договоры, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.
Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.
Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества.
Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при изготовлении бланка.
Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа.
Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Правила - свод обязательных для выполнения требований, норм.
Право подписи – полномочие должностного лица на подписание документов.
Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Проект документа – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол – документ, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллективных органов.
РРабочее поле документа – часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.
Регламент - свод правил.
Регистрация документа – фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.
Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Резюме – сжатая кратка информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.
Реквизит документа – обязательный информационный элемент оформления официального документа.
Реквизит-признак – реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.
Реквизит-основание – реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.
Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целяхбразрешения производственных задач, вопросов.
С
Свидетельство – удостоверение, дающее определенные права.
Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.).
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.
Служебное поле документа – часть документа, предназначенная для закрепления документа в технические средства и средства хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Справка - это документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов.
Справка – документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных факторов, событий.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Стандартизация – возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов.
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.
Структура и штатная численность – документ, в котором закреплены наименования и общее количество структурных подразделений, наименования должностей и количество штатных единиц в каждом подразделении предприятия.
Т
Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Табель успеваемости, Табель отчетности. Таблица – постоянная информация, размещенная в заголовках граф и строк, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст документа – информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.
Тезаурус – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления.
Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности.
Типовые документы – 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.
Трудовая книжка - книжка, содержащая основные сведения о трудовой деятельности ее владельца, являющаяся подтверждением его трудового стажа иб основанием для назначения пенсии.
У
Удостоверение (свидетельство) — документ, подтверждающий достоверность какого-либо факта.
Удостоверение личности - документ, удостоверяющий личность предъявителя.
Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.
Унификация – уменьшение типов и видов изделий одинакового функционального назначения.
Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.
Ф
Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.
Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.
Формат документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.
Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Х
Хранение архивных документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
ЦЦенность архивного документа – свойства архивного документа, обусловливающие его культурное, научное, экономическое, политическое
значение.
Ч
Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки.
ШШтатное расписание – унифицированный документ, содержащий сведения о структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы предприятия.
Э
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Эмблема организации – символическое графическое изображение, отражающее суть деятельности организации (фирмы).
ЮЮридическое лицо – предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.
Я
Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа.
Список использованных источников
1. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие
по документационному обеспечению деятельности предприятия. –М.: Книга
сервис, 2003. – 160 с.
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и
ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. –
Ростов н/Д.: Феникс, 2003. -320 с.
3. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учебное пособие. –Мн.: Выш.шк.,
2003. -348 с.: ил.
4. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. –
СПб.: Питер, 2004. -219 с.: ил.
5. Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-
распорядительных документов: Учебно-практическое пособие для предприятий
и организаций всех форм собственности. –М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д.:
Издательский центр «МарТ», 2004. – 64с.
6 . Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология
работы. Более 120 документов./Под общ. ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. –
М.: ТК Велби, 2003. -448 с.
7 . Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф.
В.А.Кудряева. –М.: ИНФРА-М, 2002. –592 с.
8 . Спивак В.А. Делопроизводство. –СПб.: Питер, 2002. –208 с__