План урока по МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности по теме: Составление и оформление служебных писем

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ
«КОЛЛЕДЖ ПОЛИЦИИ»
ОТКРЫТЫЙ УРОК
МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности
на тему:
«Составление и оформление служебных писем»
ПреподавательЕ.В. Ивлева

ПЛАН УРОКА
1. Тема занятия: «Составление и оформление служебных писем»
2. Цели занятия:
Дидактическая:
Развивающая:

Воспитательная:
закрепление теоретических знаний и формирование практического навыка оформления служебных писем;
способствование развитию познавательных способностей: интереса к предмету и профессии, умению оперировать полученными знаниями и планировать свою деятельность;
способствование развитию навыков самостоятельного мышления, повышению мотивации к изучению делопроизводства и режима секретности и учебной практики;
3. Тип занятия:
урок совершенствования знаний, умений и навыков
4. Вид занятия:
практическое занятие
5. Ресурсы:
видеопроектор, бумага формата А4, линейка, ластик, карандаш, зеленая ручка
6. Учебные
материалы:
методические рекомендации по выполнению практической работы по теме: «Оформление служебного письма»; Инструкция по делопроизводству в ОВД, учебник Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) М.И. Басаков, О.И. Замыцкова7. Метод проведения:
Продуктивный

Ход урока
I. Начало занятия- 20 мин.1. Организационный момент
проверка присутствующих;
сообщение темы и цели.
1.2 Актуализация знаний
представление презентации обучающимся (приложение 1);
повторение теоретического материала в виде фронтального опроса и работы по карточкам (приложение 2, 3)
Вводный инструктаж:
сообщение задания;
объяснение порядка выполнения работы;
разъяснение оформления отдельных реквизитов;
использование справочной литературы;
сообщение длительности оформления практической работы;
II. Основная часть: - 60 мин.
 выполнение практического задания с раздаточного материала, с использованием полученного инструктажа (приложение 4)
разъяснение вопросов, возникших у отдельных обучающихся;
обмен работами между обучающимися – проверка по эталону (приложение 5).
III. Заключительная часть:- 10 мин.
подведение итогов; выставление оценок;
задание на дом (приложение 6).

Приложение 2
ФРОНТАЛЬНЫЙ ОПРОС
ВОПРОСЫ
1. Какие виды бланков вы знаете? На чем оформляют письмо?
2. Какие требования предъявляются к оформлению письма на формате А5?
3. Дайте определение «служебные письма».
4. Из каких частей состоит текст письма, что в них излагается?
5. Главная цель письма?
6. Расскажите о формах изложения текста письма.
7. Какие потоки писем вы знаете?
8. Какие виды писем вы знаете?
9. Что представляет собой гарантийное письмо и кто его подписывает?
10. Каково максимальное количество адресатов?
11. В скольких экземплярах оформляется служебное письмо?
12. Кто подписывает письма?
13. Перечислите реквизиты письма.
14. Какой реквизит не оформляется на письме?
15. От какого положения табулятора оформляется адресат? И что в нем указывается при адресовании должностному лицу?
16. Перечислите реквизиты бланка письма.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ
1. Какие виды бланков вы знаете?
Общий бланк, бланк конкретного вида документа, бланк письма
На чем оформляют письмо?
Письма оформляются на бланке письма или на чистых листах формата А4 и А5.
2. Какие требования предъявляются к оформлению письма на формате А5?
На формате А5 оформляется в том случае, если объем текста не превышает шести машинописных строк. В этом случае заголовок к тексту письма не составляется.
3. Дайте определение «служебные письма».
Служебное письмо – это единственный документ, который не имеет названия вида документа.
4. Из каких частей состоит текст письма, что в них излагается?
Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решение вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части излагается основная мысль документа: выводы, просьбы, предложения, замечания.
5. Главная цель письма?
Главная цель письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить.
6.Расскажите о формах изложения текста письма.
В письмах используются следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа («считаем необходимым»);
от 1-го лица единственного числа («считаю необходимым»);
от 3-го лица единственного числа («акционерное общество не возражает»).
7.Какие потоки писем вы знаете?
входящие (поступающие) и исходящие (отправляемые).
Исходящие письма делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо ответное, то составитель указывает дату и номер документа, на который он отвечает, - ссылку на регистрационный номер и дату документа - говорим.
8. Какие виды писем вы знаете?
Сопроводительное письмо – информирует адресата о направлении ему прилагаемых документов.
Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия
Письма-приглашения предлагаю адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.
Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Рекламное письмо.
Письмо-извещение и чаще всего является ответом на запрос. («извещаем», «сообщаем»)
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевод, ценности), о том, что ранее составленный документ остается в силе (от глагола «подтверждать»).
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.
Гарантийное письмо представляет собой документ, обеспечивающий исполнения изложенных в нем обязательств.
Инициативные письма – это письма, требующие ответа.
Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер относительно инициативных писем: тема их текста уже задана, и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса – принятие или отказ от предложения либо от выполнения просьбы.
9. Что представляет собой гарантийное письмо и кто его подписывает?
Гарантийное письмо представляет собой документ, обеспечивающий исполнения изложенных в нем обязательств. Они имеют две подписи – руководителя и главного бухгалтера.
10.Каково максимальное количество адресатов?
Максимальное количество экземпляров – четыре.
Если их больше, то на обороте последней страницы документа оформляется рассылка по экземплярам, а на каждом экземпляре указывается только один адрес.
11. В скольких экземплярах оформляется служебное письмо?
Количество адресатов плюс отпуск.
12. Кто подписывает письма?
Письма подписывает руководитель организации. Письма финансового характера могут иметь две подписи (руководителя и главного бухгалтера) и удостоверяться печатью.
Право подписи закрепляется уставом или положением об организации. В нормативных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документа при отсутствии должностного лица.
13. Перечислите реквизиты письма.
Реквизиты служебного письма структурного подразделения ОВД:
реквизиты бланка письма;
гриф ограничения;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении и направлении его в дело.
14. Какой реквизит не оформляется на письме?
Наименование вида документа
15. От какого положения табулятора оформляется адресат? И что в нем указывается при адресовании должностному лицу?
От 4, Должность, наименование организации, И.О.Ф
16. Реквизиты бланка письма
эмблема МВД России, наименование вышестоящего ОВД, наименование подразделения, справочные данные, ограничительные отметки для даты и регистрационного номера, ограничительные отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа, ограничительная отметка для аннотации документа

Приложение 3
ТЕСТ
по теме: «Назначение, состав и порядок оформления служебных писем»
ВАРИАНТ 1
I. Укажите, верны ли следующие утверждения.1. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей:
а) даб) нет
2. В служебном письме текст пишется от 1-го лица множественного числа:
а) даб) нет
3. Служебное письмо можно оформить на бланке конкретного вида документа:
а) даб) нет
4. Максимальное количество адресатов в письме – 4:
а) даб) нет
II. Выберите правильный вариант ответа.
5. Руководитель и главный бухгалтер подписывают:
а) письмо-извещение;
б) рекламное письмо;
в) гарантийное письмо.
6. Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если:
а) нет бланка формата А4;
б) текст письма не превышает 6 строк;
в) есть соответствующее указание руководителя.
7. В состав реквизитов служебного письма не входит:
а) название вида документа;
б) адресат;
в) подпись.
8. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется:
а) на всех документах;
б) только на присылаемых документах;
в) по усмотрению секретаря.
III. Вставьте пропущенные в тексте слова.
9. Текст письма может состоять только из одной _________ части.
10. Как правило, максимальный объем письма ____ листа, вторая страница оформляется на _________ листе.
IV. Установите соответствие
11. вид письма Содержание
1. сопроводительное письмо а) составляется для конкретного адресанта и чаще всего является ответом на запрос;
2. письмо-извещение
б) письма, требующие ответа;
3. инициативные письма в) информирует адресанта о направлении ему прилагаемых документов.

ТЕСТ
по теме: «Назначение, состав и порядок оформления служебных писем»
ВАРИАНТ 2
I. Укажите, верны ли следующие утверждения.1. Текст служебного письма может состоять только из одной части:
а) даб) нет
2. В служебном письме текст пишется от 3-го лица множественного числа:
а) даб) нет
3. Служебное письмо можно оформить на формате А5:
а) даб) нет
4. Служебное письмо может иметь две подписи:
а) даб) нет
II. Выберите правильный вариант ответа.
5. Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется:
а) во всех письмах;
б) в ответных письмах;
в) инициативных письмах.
6. Печатью удостоверяется:
а) письмо-напоминание;
б) письмо-приглашение;
в) гарантийное письмо.
7. В служебном письме максимальное количество адресатов:
а) два;
б) три;
в) четыре.
8. В письме отметка о поступлении документа в организацию проставляется:
а) в правом нижнем углу первого листа документа;
б) в левом нижнем углу последнего листа документа;
в) на любом свободном месте.
III. Вставьте пропущенные в тексте слова.
9. Тест письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается ________________________, во второй части ________________________.
10. Служебное письмо – это единственный документ, который не имеет _________ документа.
IV. Установите соответствие
11. вид письма Содержание
1. информационное письмо а) содержит сообщение о получении какого-либо отправления;
2. гарантийное письмо б) сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии;
3. письмо-подтверждение в) документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.

КЛЮЧ
Вариант 1 Вариант 2
1 – а 1 – а
2 – а 2 – б
3 – б 3 – а
4 – а 4 – а
5 – в 5 – б
6 – б 6 – в
7 – а 7 – в
8 – б 8 – а
9 – второй 9 – мотивы, основная мысль
10 – 2-х, чистом 10 - наименование вида
11 – 1в, 2а, 3б 11 – 1б, 2в, 3а
Критерии оценок
1 ош. – 5 (отлично)
2-3 ош. – 4 (хорошо)
4-5 ош. – 3 (удовлетворительно)
6 и более – 2 (неудовлетворительно)

Приложение 4
Практическая работа № 11
по теме: «Составление и оформление служебных писем»
Цель: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления служебных писем.
Вариант 1.
Порядок выполнения работы
1. Записать номер практической работы, тему и цель работы, вариант.
2. Оформить поля на бумаге формата А4, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ОВД.
3. Используя предложенные данные
оформить бланк письма с продольным расположением реквизитов;
составить и оформить письмо-приглашение.
4. Добавить недостающие реквизиты.
Данные:
Генеральный директор ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОЙ КОМПАНИИ «АКВАРЕЛЬ» Смирнов А.И., расположенной по адресу: Кубовский б-р, д.5, Москва, 112233, Тел.: 8 (495) 976-00-98, факс: 8 (495) 456-76-98, р/с 678954 АКБ «Москва», ОКПО 23546175628398 ОГРН 8475635235454, ИНН/КПП 44532317/997554 отправил письмо-приглашение директору ООО «Мирлайн» Павлу Игоревичу Гурееву. В нем было написано, что 16 апреля в 12.00 в конференц-зале нашей компании, состоится обсуждение проекта новой волоконной линии. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в данном направлении, направляем проект и просим принять участие в его обсуждении. Если вы не сможете принять участие в обсуждении, направьте Ваши замечания и предложения в наш адрес. Исполнитель: Маслова Е.А. 8 (495) 456-98-77

Практическая работа № 11
по теме: «Составление и оформление служебных писем»
Цель: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления служебных писем.
Вариант 2.
Порядок выполнения работы
1. Записать номер практической работы, тему и цель работы, вариант.
2. Оформить поля на бумаге формата А4, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ОВД.
3. Используя предложенные данные
оформить бланк письма с угловым расположением реквизитов;
составить и оформить письмо-отказ.
4. Добавить недостающие реквизиты.
Данные:
ЗАО «КОМПАС» ул. Серышева, 60, оф. 1002, 680000, г.Хабаровск, тел: 34-18-93, факс: (4212) 21-27-64, Р/с 27418556 в АКБ Региобанк г. Хабаровска, к/с 7001615379876954, БИК 040813737, 12.04.2014 № 56 На № 13 от 10.04.2014
Генеральный директор ЗАО «КОМПАС» Овчинников О.П. направил письмо-отказ Генеральному директору ЗАО "Промтранссвязь" Тимуру Дмитриевичу Орлову об отказе в гарантийном ремонте. Овчинников сообщал, что при осмотре Вашего генератора нашим специалистом было обнаружено, что зарядка аккумуляторных батарей осуществлялась Вами не от поставленного нами выпрямительно-зарядного устройства, а от самодельного зарядного устройства. В результате чего два аккумулятора имели низкое напряжение. В связи с этим вынуждены в гарантийном ремонте Вам отказать, так как согласно контракту № 50 от 14.01.2013 г. гарантийный ремонт осуществляется только при правильной эксплуатации генератора, указанной в техническом паспорте и при использовании соответствующего комплектующего оборудования. Исполнитель: Сущев И.К.
(4212) 21-27-64