Написание личных и деловых электронных писем.

Электронное письмо личного характера.
Главным преимуществом электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой является скорость. Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа. Независимо от того, является письмо формальным или неформальным, оно должно иметь чёткую логичную структуру. Стандартное электронное письмо содержит следующие элементы:
- адресную строку получателя;
- адресную строку отправителя;
- строку, которая содержит предмет или тему письма;
- основное «тело»
Тема
В строке «тема» используйте или развернутую фразу, или просто одно слово:
Hello!
Hello from Moscow!
Основная часть
- Приветствие и обращение (обязательно с запятой),
- Изложить причины или поблагодарить за полученный e-mail (на новой строке),
- Основное содержание письма,
- Завершающая фраза,
- Ваше имя.
Приветствие и обращение
Существует несколько способов приветствия, если вы хорошо знакомы можно начать словами:
- “Hi Frank,” или “Hello Frank,”.
Для более официальных случаев
- “Dear Mr Jones,” / “Dear Ms Jones,”
Излагаем причины и благодарим за e-mailThanks for your last e-mail. Hope you are well. I have some exciting news and I’m writing to ask for advice.
Thanks for your e-mail. It was great to hear from you again.
Thanks for the information. Just a quick note to tell you…
Thanks for your phone call. Just a quick note to let you know
Основная часть e-mailИзлагаем основные новости или отвечаем на поставленные вопросы.
Если требуется, в конце письма обязательно задайте свои вопросы.
Завершающая фраза
- Hope to hear from you!
- See you next week!
- I’m looking forward to hearing from you! /to seeing you!
- Thanks for everything.
- I hate to go now.
- Write soon.
Завершение
- Bye,
- Take care,
- Best wishes,
- Love,
- Yours,
А затем ваше имя на отдельной строке.
- DanielСмайлики
В электронной почте очень часто используют так называемые «смайлики».
Акронимы - сокращения
- BTW – By The Way
- FYI – For Your Information
- IMHO – In My Humble / Honest Opinion
- RTFM – Read The Manual
- LOL – Laughed Out Loud
- RSN – Real Soon Now
- ROTFL – Rolling On The Floor Laughing
- TTFN – Ta-Ta For Now
- TIA – Thanks In Advance
Деловое электронное письмо
Отличия от личного электронного письма:
Используйте обращение Dear Mr. Smith и завершающую фразу Yours sincerely, так же как если бы Вы писали письмо.
В деловых электронных письмах всегда используйте официальный и вежливый тон. Не будьте слишком неофициальным или фамильярным.
Не используйте смайлики, акронимы.
Не используйте режим CAPS LOCK
Не повторяйтесь – старайтесь не использовать одно и то же слово несколько раз в абзаце.