Практическое занятие по теме Создание составных документов в MS WORD

Министерство образования Московской областиКрасногорский экономико-правовой техникум





МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к проведению лабораторного занятия по теме
"Текстовый редактор WORD 2003.
"Создание составных документов путем слияния".
















Красногорск
2012г.

ОДОБРЕНО
учебно-методическим советом
и предметной цикловой комиссией ЕН
Протокол № _____________
от "____"____________200_г.













Данные методические указания разработаны на основе рабочих учебных программ по дисциплине "Информатика".
Содержат основные понятия о возможностях текстового редактора MS Word по созданию составных документов, практические примеры, контрольное задание.
Соответствуют государственным требованиям к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников.
Предназначены для студентов 2 курса по всем специальностям.













Разработала преподаватель первой категории: О.Н. Егоркина
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Данные методические указания рассчитаны на 2 часа.
Цель занятия:
Научиться совместно использовать документы, созданные в разных приложениях;
Работать с базами данных, созданных в виде таблиц в Word.

Учащийся должен:
Знать:
Расположение командной строки Слияние.
Порядок слияния документов.

Уметь:
Добавлять и изменять источник данных;
Редактировать бланк;
Пользоваться панелью инструментов Слияние.

ХОД РАБОТЫ:
Создание серийных писем, почтовых наклеек и конвертов и др. документов, в которые включены дополнительные сведения (имена отправителей и получателей, адреса и др. данные) в программе текстовый редактор Word подразумевает три этапа:
Создание основного документа слияния (бланка) или использование готового документа.
Создание или открытие источника данных, например файла, содержащего необходимые для документа данные.
Объединение (слияние) данных из этих двух файлов (бланка и источника данных) и печать результирующего документа.

Задание №1. Создайте бланк письма по следующему образцу:

Здравствуйте, !
Просим Вас принять участие в конференции, посвященной 10-летию нашего техникума, 15 декабря 2012 года.

Адрес отправителя: г. Красногорск,
ул. Почтовая, д. 3
Адрес получателя:

Сохраните полученный бланк в Мои документы под именем Бланк

Задание №2. Установите слияние с источником данных, выполнив следующие операции:
В меню Сервиc - Письма и рассылки выберите команду Слияние.
В диалоговом окне Слияние выполните последовательно действия, описанные ниже:

Этап 1. Выбор типа документа
Для создания писем необходимо выбрать Письма. Щелкните Далее. (рис.13 SEQ Рисунок \* ARABIC 14115)

Рисунок 13 SEQ Рисунок \* ARABIC 14215
Этап 2. Выбор документа
Так как бланк уже создан, выберите команду Текущий документ (если бланк документа находится в другом файле, созданном ранее, необходимо выбрать Существующий документ или использовать Шаблон)
Активный документ (текущий) станет основным документом. Щелкните Далее.

Рисунок 13 SEQ Рисунок \* ARABIC 14315
Этап 3. Выбор получателей

На данном этапе можно выбрать уже готовый список получателей (Использование списка-Обзор; или Контакты Outlook), но так как он еще не создан, выберите Выбор получателей - Создание списка и щелкните Ввести список – Создать
В появившемся окне Новый список адресов настройте столбцы таблицы данных, которые отражены в списке (Настройка – Добавить(Удалить) или Переименовать):
Обращение
Город
Улица
Дом
Квартира
Рисунок 13 SEQ Рисунок \* ARABIC 14415

Введите данные списка в соответствии с таблицей данных (Создать запись)
Таблица 13 SEQ Таблица \* ARABIC 14115
Обращение
Город
Улица
Дом
Квартира

Николай Иванович
Москва
ул. Ленина
13
12

Елена Петровна
г. Иваново
ул. Лесная
23
234

Светлана Юрьевна
г. Суздаль
ул. Красина
35
45

Петр Петрович
г. Уфа
ул. Парковая
3
34


Щелкните по кнопке Закрыть и сохраните данные в папку Мои источники данных по именем Данные.
В появившейся таблице Получатели слияния щелкните по кнопке Выделить все
Щелкните Далее
Рисунок 13 SEQ Рисунок \* ARABIC 14515

Этап 4 . Создание письма
Письмо уже создано, поэтому на данном этапе остается только вставить поля слияния (Другие элементы) в соответствии с образцом

Здравствуйте, «Обращение»!
Просим Вас принять участие в конференции, посвященной юбилею нашего техникума, 15 декабря 2002 года.
Адрес отправителя: г. Красногорск, Ильинское шоссе, д.13
Адрес получателя: «Город», «Улица», «Дом», «Квартира»
Завершив редактирование письма щелкните Далее

Этап 5 . Просмотр писем
Переходим в просмотр готовых писем.
Рисунок 13 SEQ Рисунок \* ARABIC 14615
На данном этапе есть возможность осуществить поиск получателя писем (Найти получателя); изменить данные получателя (Изменить список), а так же исключить из списка получателей определенные записи.
Осуществите поиск всех получателей с именем Светлана:
Щелкните по команде Найти получателя
В поле Найти наберите имя Светлана.
После того, как найдете, щелкните Отмена
Измените список получателей:
добавьте еще три произвольных записи (Изменить список – Изменить – Создать запись)
отфильтруйте только тех, кто живет не в Москве (Изменить список – Изменить – Фильтр)

Рисунок 13 SEQ Рисунок \* ARABIC 14715
Исключите из списка получателей все записи, где поле Город равно Москва:
Первый вариант: зайти в список получателей (Изменить список) и убрать галочки с требуемых записей.
Второй вариант: на этапе просмотра писем щелкнуть по кнопке Исключить получателя

Рисунок 13 SEQ Рисунок \* ARABIC 14815

Этап 6 . Завершение слияния
На данном этапе можно распечатать подготовленные письма и внести дополнительные изменения перед печатью.
Контрольное задание.

Создайте бланк по следующему образцу и сохраните его под именем Справка:

Министерство образования Московской области
Красногорский экономико-правовой техникум

СПРАВКА


обучается на курсе по специальности

Срок обучения . Отделение
Справка дана для предоставления

Директор техникума Н.Н. Иванов


Установите слияние основного документа с таблицей данных, созданной в процессе слияния. Таблица должна содержать следующие поля:
Фамилия
Имя
Отчество
Курс
Специальность
Срокобуч
Отделение
Местопредост

Не забудьте: имена полей должны быть одним целым словом без пробелов.

Заполните данные таблицы для 10 любых студентов техникума и вставьте поля слияния в основной документ (СПРАВКА).

В итоге должны получиться 10 справок, расположенных в одном документе.
ПЕРЕЧЕНЬ ЛИТЕРАТУРЫ И СРЕДСТВ ОБУЧЕНИЯ
Основная учебная литература
Стив Сагман. Microsoft Office 2003. М.:ДМК Пресс, 2004г.
Дополнительная учебная литература
Информатика: практикум на ЭВМ, В.А. Каймин, Б.С. Касаевучебное пособие, М.:ИНФРА-М, 2001
Самоучитель Microsoft Office 2000. М.:ДМК Пресс, 2000г.
Учебно-методическая литература
Методические указания к проведению лабораторного занятия "Microsoft Word 2003. Создание составных документов путем слияния"

Перечень рекомендуемых средств обучения
Персональный компьютер на уровне Pentium III, IV. Операционная система Win 2000,XP. Пакет приложений Microsoft Office 2003.









13PAGE 15


13PAGE 14715




Заголовок 1Заголовок 215