Практическая работа. Создание простейшей базы данных в Microsoft Access 2010. Ввод и сортировка записей

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 22
Тема: Создание простейшей базы данных в Microsoft Access 2010. Ввод и сортировка записей.
Цель: Научиться создавать таблицы с помощью Шаблонов таблиц и Конструктора таблиц, осуществлять правильный ввод данных в таблицы, научиться выполнять сортировку записей в таблице. Проектирование структуры базы данных, конструирование пустых таблиц базы данных, создание схемы базы данных. Ввод данных в таблицы. Создание форм для ввода данных
Теоретические сведения к практической работе
Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.
Базы данных играют особую роль в современном мире. Все с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, а специалисты в этой области никогда не окажутся безработными.
Структура базы данных
Большинство баз данных имеют табличную структуру, состоящую из многих связанных таблиц. Такие базы данных называются реляционными. Как вы знаете, в таблице адрес данных определяется пересечением строе и столбцов. В базе данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Свойства полей. Типы полей
Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Основным свойством любого поля является его размер. Размер поля выражается в символах. Символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что размер поля измеряется в байтах. От размера поля зависит, сколько информации в нем может поместиться.
Уникальным свойством любого поля является его Имя. Одна база данных не может иметь двух полей с одинаковыми именами.
Кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Если подпись не задана, то в заголовке столбца отображается имя поля. Разным полям можно задать одинаковые подписи.
При работе с базой данных Access допустимы следующие типы полей:
1.Текстовый - одна строка текста (до 255 символов)
2.Поле МЕМО - текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).
3.Числовой - число любого типа (целое, вещественное и т.д.).
4.Дата/время - поле, содержащее дату или время.
5.Денежный - поле, выраженное в денежных единицах (р., $ и т.д.)
6.Счетчик - поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.
7.Логический - содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложно) и применяется в логических операциях.
8.Поле объекта OLE - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д.
Следует продумывать выбор того, или иного типа в процессе создания модели базы данных.
Объекты Access1.Таблицы - основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных полей.
2.Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.
3.Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
4.Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
5.Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.
6.Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.
Кроме шести вкладок для основных объектов стартовое окно базы данных Access содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью выбирается режим работы с базой.
Кнопка Открыть - открывает избранный объект для просмотра, внесения новых записей или изменения тех, что были внесены ранее.
Кнопка Конструктор - режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы.
Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью мастера. Мастер - программный модуль для выполнения каких-либо операций.
Базой данных (БД) является совокупность данных, которые определенным образом структурированы и взаимосвязаны между собой, независимы от прикладных программ. В БД хранится информация об объектах. Для поиска необходимой информации можно воспользоваться фильтром. Для того чтобы выбрать нужную запись, нужно открыть таблицу, которая содержит необходимые вам записи. Для этого следует установить курсор на слово, по которому вы хотите проводить поиск, и нажать кнопку Фильтр по выделенному слову.
При необходимости можно воспользоваться средством «Поиск». В диалоговое окно необходимо ввести значение поля и запустить поиск.
Запросы позволяют отобрать данные, содержащиеся в различных таблицах базы, а также выполнить отбор согласно заданным условиям. Создание запроса возможно при помощи Мастера или в режиме Конструктора, который позволяет задавать различные условия отбора и использовать функции. Условия поиска – логическое выражение. Простое логическое выражение является операцией отношений (>, <, =, <>, >=, <=). Сложное логическое выражение содержит логические операции AND, OR, NOT.
Содержание работы:
Задание № 1. Создание пустой базы данных с помощью шаблонов таблиц.
Запустить СУБД Microsoft Access. Для этого выполните: Пуск – Все программы – Microsoft office – Microsoft office Access 2010.
Выберите команду Новая база данных. Затем введите имя файла –База работников и нажмите кнопкуСоздать.
Выберите команду Создание – Части приложения- Шаблоны – Контакты
В левой панели появляется таблица Контакты. Щелкните дважды мышью по имени таблице. Перед вами откроется вся таблица Контакты с заголовками.
Переименуйте поля ИД, Область, край, Страна или регион на следующие новые имена полей соответственно: Код, Республика, Страна.
Все поля после поля Страна удалите с помощью контекстного меню, выполнив команду Удалить поле.
аполните не менее 5 строк таблицы произвольными данными .
В данной таблице отсортируйте столбец “Организация” по алфавиту (Главная – ).Сохраните таблицу под именем Работник.
Задание 2. Создание пустой базы данных с помощью конструктора таблиц.
Создайте таблицу под именем “Студент” с помощью конструктора таблиц: Создание – Конструктор таблиц.
Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов): Код студента, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Номер телефона, Специальность.
Соответственно присвойте типы данных для полей: Код студента – СЧЕТЧИК, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Специальность – ТЕКСТОВЫЙ, Номер телефона – ЧИСЛОВОЙ.Далее Нажмите сохранить и назовите таблицу “Студент”. Он автоматически запросит создать ключевое поле, нажмите кнопку ДА (поле КодСтудент будет Ключевое поле ).
Затем двойным щелчком левой кнопкой мыши откройте слева на таблицу Студент. Перед Вами откроется таблица Студент для заполнения Рисунок 7).
Заполните эту таблицу произвольными данными (не менее 5 строк) и сохраните ее.
Задание 3. Создание базы данных – Учебная база.
Запустите программу СУБД Microsoft Access.
Выберите команду Новая база данных. Затем введите имя файла –Учебная база - Создать.
Создайте таблицу под именем Группы с помощью конструктора таблиц: Создание – Конструктор таблиц.
Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов): Учебная группа, Преподаватель и соответственно Тип данных для них: Учебная группа – ЧИСЛОВОЙ, Преподаватель – ТЕКСТОВЫЙ. Сделайте поле Учебная группа ключевым, установив курсор на имя поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле.
Сохраните таблицу под именем Группы, щелкнув по кнопке Сохранить. Закройте таблицу.
Аналогично создайте таблицу под именем Список.
Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов): Код, Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Учебная группа. Выберите из ниспадающего списка числовой тип данных для поля Код. Сделайте поле Код ключевым. Тип данных полей Фамилия, Имя, Отчество – текстовый, полей Год рождения, Учебная группа - числовой. Общие свойства поля не меняйте.
Выберите вкладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы.
Сохраните таблицу под именем Список. Закройте таблицу.
Задание 4. Создание схемы данных.
В меню выберите вкладку Работа с базами данных, щелкните по кнопке Схема данных. Появится окно Схема данных.
В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить, выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Закройте окна Добавление таблицы.
Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.
Установите курсор мыши на имя поля Учебная группа в таблице Группы и, не отпуская кнопку мыши, перетащите курсор мыши на поле Учебная группа таблицы Список. Отпустите кнопку мыши. Появится диалоговое окно Изменение связей
Установите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы полей Учебная группа заданы не одинаково.
Установите флажок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.
Установите флажок Каскадное удаление связей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы из таблицы Группы, будут удалены все записи из таблицы Список, в которых находились соответствующие номера групп.
Щелкните по кнопке Создать. Появится связь один-ко-многим.
Закройте схему данных, щелкнув по кнопке в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.
Задание 5. Создание формы для ввода данных.
Откройте таблицу Группы в режиме Таблицы.
Заполните ее записями не менее 5 строк (101, 102, 103, 104, 105).
В окне базы данных выделите имя таблицы Список и выполните команду Создание – Форма. Появится пустая форма ввода.
Заполните форму данными (не менее 5 строк).
Пример:
Код Фамилия Имя Отчество Год рождения Учебная группа
1 Чернова Наталья Алексеевна 2001 102
2 Куликов Клим Алексеевич 1999 103
Сохраните введенные данные. Имя формы – Список. Закройте форму.
Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.
Щелкнув по кнопке Сохранить, сохраните текущую таблицу.
Закройте таблицу.
Задание 7. Проверка каскадного обновления и удаления связанных полей.
Откройте таблицу Группы.
Исправьте номера учебных групп на 201, 202, 203, 204, 205. Сохраните таблицу.
Откройте таблицу Список. Убедитесь, что значения поля Учебная группа изменились. Закройте таблицу Список.
Откройте таблицу Группы.
Удалите первую запись (Выделите первую строку, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите команду Удалить запись. Подтвердите удаление. Закройте таблицу.
Откройте таблицу Список. Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.
Задание 9. Завершение работы с программой Access.
Предъявите преподавателю: таблицу Группы, таблицу Список на экране, форму Список.
Выполните команду Файл – Выход.
Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно.
или Уменьшить отступ на панели инструментов.