Автоматизация конторского труда
| Загрузить архив: | |
| Файл: 240-1618.zip (19kb [zip], Скачиваний: 62) скачать |
Проект выполнен: Руководитель проекта:
Всеволод Украинский, Профессор Разумов О.С.
ИИ-102
Реферат
тема: «Автоматизация конторского труда»
дисциплина: «Теория системного управления»
Москва, 1994 год
Московский Международный Университет Бизнеса и Информационных Технологий
Специальность: «Международный информационный бизнес»
Тема:«Автоматизация конторского труда»
Объект рассмотрения - процесс обработки документов в типовой фирме
информационного бизнеса;
Основные вопросы для разработки:
1. Особенности автоматизации конторского труда
(отличие от предприятий);
2. Новая технология обработки данных (комплексная);
3. Оборудование для обработки данных
(«ввод-процесс-вывод» на базе ПЭВМ).
Графические материалы:
1. Основные маршруты документов в офисе фирмы;
2. Технологический процесс обработки данных в конторе фирмы
(на базе ПЭВМ).
Цель проекта: Изучить особенности автоматизации документообработки в офисе (конторе) при комплексной обработке данных на базе ПЭВМ.
§1. Что такое автоматизация
(параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования)
Термин «автоматизация»сталпоявляться в печати вскорепосле конца второймировойвойны, однакоэто слово ненашло места в
словарях до конца 50-х годов.Затем,этому термину было дано уни-
версальное,намой взглядопределение:«автоматическиконтроли-руемое действие машины, процесса или системы, особенно с помощью контролирующих устройств».Эта характеристика охватывает автома-
тизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.
Этот
термин былвпервыеупотреблён в
«Форд мотор компани»на заседании, посвящённом планировке и обо-
рудованию нового завода.После этого термин«автоматизация» сразу
жебыл признан в качестве удобного выражения дляавтоматических
устройстви стал общеупотребительнымв автомобильной иметалло-
обрабатывающей промышленности.Далее этоттермин сталупотреб-
ляться практически во всехсферах производства, а что касается при-
мененияэтого слова в связи собработкойданных иканцелярской
работой, топервый человек,который якобы употребил его, был Джон
Диболд из компании «Джон Диболд».
В настоящее время,благодаря интенсивномуразвитию компьютер-
ной технологии, автоматизация производствоиспользуется практичес-
ки всюду,как в промышленной сфере,так так и в конторах (офисах).
В следующихпараграфах рассматривается автоматизация в конторах
иподчеркиваетсяеё отличиеотавтоматизации напромышленных предприятиях:комплексная обработка информации (КОИ),обработка
данныхс помощьюПЭВМ,автоматизированнаяобработка данных
(АОД) и современные методы обработкиданных (СОД),степень авто-
матизации, оценка используемого оборудования и достижения в техно-
логии обработки данных.
§2. Автоматизация в конторах и на предприятиях
(основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях)
Автоматизацияна заводе или на фабрике влечетза собой «контро-
лируемое действие аппарата или машины».Это значит,что для регу-
лированияи контроля за действиямимашины используются различ-
ные электронные или механические устройства. Автоматизированный
завод вчерашнего дня становится ещё более автоматизированным. На
фабрике, где в течение длительного времени все работы выполнялись
машинами,во главу угла ставитсясовершенствование оборудования
или машин.
Напротив, автоматизациявконторе зависитглавным образом от
контролируемого действия самой системы по обработке офисных до-кументов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровень автоматизации,необходимо прежде
всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем,
потому чтобез предварительного анализаи наведения порядка в сис-
темах и методахработы переход кавтоматизации попросту привел
бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.
Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: сис-
тема - это «серия функций, действий или операций, ведущих к жела-
емому результату», в то время как метод представляет собой «дейст-
сия системы в её деталях». Основная цель,которая привелак созда-
ниюсистемы комплекснойобработки информации,состоялав том,
чтобынайти эффективные и дешевые средстваили методупрощения
и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже
на использование так называемых «процедур» во многих языках прог-
раммирования,когда одна и та же процедура может использоваться
по ходу программы неограниченноечисло раз и при этомеё тело на-
писанно только одинраз. Используя наиболеекраткоеопределение,
комплекснаяобработка информации является средством «упрощения
иликвидации повторяющихсяканцелярских операций,совершаемых
вручную». Системакомплексной обработкиинформациив отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специ-альных нужд этойкомпании, которые в своюочередьопределят по-требность воборудовании или в различных комбинациях используемо-
го оборудования.
Комплексная обработка информации в полном смысле слова являет-
сятой главной идеей,которая лежит в основепонятия систем и без которойавтоматизация конторскоготруда и применение технических средствдля обработки данных в конторе были бы невозможны. Безус-
ловно, комплексная обработкане представляет собойсовершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достиже-
нии автоматичности.КОИ даёт логическую основудля обработки по-
тока коммерческих данных.Благодаря этому появляется возможность
установитьв офисе ПЭВМи «нагрузить» машину выполнением этой
работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка
информацииесть первый шаг кавтоматизации,без использования
КОИне могло бы быть достигнутоподлиннойавтоматизации канце-
лярской работы.Говоря попросту,в конторском труде(обработке до-
кументов, подсчету,распределению прибылей etc.)используются пов-торяющиесяоперации, для которых можетбыть найден «общий мно-
житель». При этом такой процесс может быть автоматизирован.
Автоматизацияв конторе не является синонимомвычислительной
машин илилюбого типа быстродействующего оборудования для обра-
ботки данных.Вычислительная машина(ПЭВМ) представляет собой
механизм или устройство, которое позволяетприменить методы комп-
лексной обработки информации в любой компании независимоот сло-
жности и размеров её операций.
§3. Новая технология обработки данных
(рассматривает новые достижения в процессе обработки данных)
Как было сказанно в §2,новые достиженияв процессеобработки данных сталивозможны лишь в результате двух огромнейших техни-
ческих достижений - комплексной обработки информации и изобрете-
ниюбыстродействующихэлектронно-вычислительныхмашин. Эти
два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответствен-
ныхруководителей (менеджеров)фирмуделять большевнимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.
Итак, комплекснаяобработкаинформации связанна как с автома-тизациейконторского труда, так и собработкой данных спомощью
ЭВМ.Попробуем дать определение зтому термину:
Комплексная обработка информации представляет собой эффек-
тивный способ получения скоординированного инепрерывного потока
важных данных, необходимыхруководству для принятия каких-либо решений,контролю и планированию.Другое определение, рассматри-вает комплексную обработку информации «как процедуру, с помощью
которой информация может быть зафиксированна на магнитной ленте
иликарте с тем, чтобыонанеоднократно моглавоспроизводиться
полностью или частично на различных машинах, пригодных для рабо-
ты с лентами или картами*, на которых находится информация».Это определение оченьпохожена данное в §2определение процедуры
(функции)алгоритмическихязыков. Этоопределениепоказывает существенноеразличие междуКОИитрадиционнымиметодами
обработки . Это определение связанно с процессами выполнения рабо-
ты,то есть с системой.Что касается первого определения,то оно представляет КОИ как идею, а не как систему. Необходимо заметить, что этот термин являетсястарейшим,возникшим вкоммерческой терминологии доизобретениявычислительных машин, для обозначе-
ния как идеи, так и системы, основанной на этой идее.
Обработка данных с помощью ПЭВМ делает упор на один элемент,
используемыйдля достиженияцелей КОИ, -реальнуюэкономию
времении труда. Этоттермин сталшироко употребим лишь после
тогокак деловоймирстал применятькомпьютеры, потому что
нельзя вести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комплекс-ной системы,которая в свою очередьиспользует необходимое обору-дование,большинство компонентов которогоявляется электронным
Автоматизированная обработка данных и обработка данных современ-ными методами являются более широкими понятиями. Коммерческие центры, которые оказывают услуги по обработке данных, используют: первичные данные, либо данные внесённые в какое-нибудь запомина-
ющее устройство - это могутбыть накопителина гибких или жестс-
ких магнитных дисках, ячейки в «чипах» электронной памяти (ленты,
——————
* В настоящее время вместо накопителей намагнитныхлентах и
перфокартах,используются накопителина дисках (НМД) и (НГМД)
перфокартыи барабаны из-за невысокого быстродействия,громоздс-кости, неэффективности и неспособностихранить много информации, потихонькуотживают свойвек).Эти центрыпо-видимомуисполь-
зуюттермины автоматизированная обработка данных и обработ-
ка данных современными методами.
Влияние новых достижений.
Введение автоматизациив конторах в некоторыхотношениях предс-
тавляетсобой процесс ростапромышленной стандартизациис пере-
несением места действия из цеха в контору.
В 1955, как отмечал журнал «Dun's Review»,в котором былиопуб- ликованны результатынаучно-технического исследования,управляю-щие конторами шли «в направлении электронной эры». При таком об-следовании эксперты обнеружили,что лишьнемногие компании при-меняли эффективные методы конторской работы.Менее половины из нихизмерялипроизводительностьканцелярского труда,32% имели программуконтроля методовзаписей и форм, 25% имели программу
изучения методов работы конторы и только 4%применялисхемы по-
следовательности операций.
Но начиная с 1954происходит резкий рост автоматизации конторс-кого труда.200 крупных вычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческом деле.В конце 1962 года использо-
валось уже более 11 тысяч вычислительных машин и было заказанно еще 7 тысяч.
Из сводок, опубликованных компанией «McKinsey», которая в нача-
ле 1961 года занималась исследованием по вопросам применения ЭВМ:
«фактически трудно найтикрупную корпорацию,которая не имеет и
не пользуется по крайней мере одной электронно-вычислительной ма-шиной», и также «становится все трудней найти среднююи мелкую корпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных устано-
вок или не пользуетсявремя от времениуслугами бюро электронно-вычислительных машин».
Степень автоматизации. В конторе, как и на промышленном предпри-ятии, существуютразныестепени автоматизации.Среди систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведённые ниже:
Система СтепеньМатериалы и используемое
автоматизации оборудование
Ручная низшая карандаш и бумага, пишущие
канцелярская машинки.
Машины, приводимые средняя клавишные, бухгалтерские
в действие человеком машины, арифмометры и клавишные
счетные машины.
Машины, производящие средняя перфокарта и машина, выполняющие
отдельные записи одну функцию.
Машины, выполняющие высокая Электронные машины, обрабатываю-
многие функции. щие данные с магнитной ленты или
магнитного барабана*
* В настоящее время машины, использующие магнитные ленты и бара-
баны не используются в конторах и оффисах ввиду низкого быстродей-
ствия при считывании и записи информации. Эти накопители постепен-но отживают свой срок, уступая место более современным накопителям
(на ГМД и МД типа «винчестер»).
Отношение конторского оборудованияк рабочей силе и производитель-ность этого оборудования есть показатель степени автоматизации.
Электронно-вычислительные машины были созданны для того чтобы
минимизировать ручной труд. Минимальное количество ручного труда-
вот одна из главных особенностей применения ЭВМ. Но все-таки маши-на есть машина, и она не может обрабатывать «сырую информацию», в
неизвесном формате.Поэтому если компания планирует покупку и ус-тановку вычислительной техники,то ответственныйруководитель дол-
жен прежде всего определить зачем нужна эта машина - предваритель-
но спланировать вид задач,который будет решаться на на этом компь-
ютере. Планирование заключается программировании машины - состав-
ления специализированного пакета программ,для работы компьютера в
данной отрасли (вконкретной деятельности компании).Я считаю, что также должен быть разработанно распоряжение ответственного руково-дителя о «машинном времени», технике безопасности, уходом и провер-
кой машины К сожалению, среди российских бизнесменов по-прежнему немало таких, которые на рабочем месте используют машину для своих собственных целей и нужд (отправить факс за счет фирмы, связывать-ся по модему с лицами,не имеющими отношенияк деятельности фир-мы), либо,что вообще удивительно,использовать ПЭВМдля развлече-ния,компьютерных игр.В этом случае менеджеру фирмы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины в офисе.
Посетив США, Я увидел много интересных вещей на предмет авто-матизации конторского труда. Все конторы и фирмы используют вычис-
лительную технику для автоматизации труда. Все, от кассового аппара-
та до ATM (Automatic Teller Machine - «электронный банкир» - автомат, предназначенный для обслуживания вкладчиков по системе магнитных
карточек). В любом офисе американской фирмы, служащий был бы уво-
лен, если бы он в рабочее время воспользовался компьютером для своих
личных нужд