Microsoft Exel


Сдавался/использовался	ТИСБИ((Татарский Институт Содействия БИзнесу)/оценка 5/Татарстан/г.Заинск/2002
	Загрузить архив:
	Файл: ref12018.zip (366kb [zip], Скачиваний: 392) скачать

1) Табличные процессоры

Для пользователя Windows наибольший интерес представляют “мощные” приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. (Так же как и сама операционная среда Windows, многие ее приложения разрабатываются фирмой Microsoft, поэтому в полных названиях всех программных продуктов присутствует название фирмы, причем его часто заменяют две буквы — MS). К их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access. Популярность этих программ особенно возросла с начавшимся в 1994 г. распространением русифицированной версии пакета MS Office. Кроме перечисленных приложений в этот пакет входят MS Mail — программное обеспечение локальной сети, MS PowerPoint — система подготовки презентаций. Пакет MS Office не просто формально объединяет общим названием эти программы, а делает их единой взаимосвязанной системой. В этой системе границы между, казалось бы, совсем разными приложениями оказываются размытыми. Например, создавая текст с помощью Word, можно вставить в него электронную таблицу, причем не статическую картинку, а настоящую, «живую», считающую таблицу.

Использование подобных интегрированных гибких программных систем — характерная черта современных информационных технологий. При этом разработчики стремятся к тому, чтобы расширение возможностей системы не усложняло работу пользователя. Во всех приложениях Windows пользователь имеет дело с одинаковым интерфейсом. Используются стандартные приемы работы как с системными средствами, так и с прикладными программами.

Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы — разработчики программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии табличных процессоров. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1—2—3 фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel.

Данная план-конспект содержит методический материал, предназначенный для освоения работы с табличным процессором Microsoft Excel 5.0, входящим в состав пакета Microsoft Office для операционной среды Windows 3.1.

2) Табличный процессор Excel5.0

Рабочее поле табличного процессора располагается на экране дисплея. Большую часть экрана занимает окно документа, в котором размещается электронная таблица, расчерченная с помощью вертикальных и горизонтальных линий на ячейки. Таблица обрамлена рамкой, используемой для нумерации строк и наименования столбцов. Номер текущей электронной таблицы (листа) высвечивается в нижней части экрана.

При заполнении таблицы и при ее просмотре большую роль играет табличный курсор, который высвечивает границу ячейки. Такая ячейка называется текущей.

Взаимодействие пользователя с программой Excel осуществляется через меню команд, панели инструментов, панель формул, строку состояния.

С помощью меню команд и панелей инструментов пользователь управляет работой табличного процессора. Панели инструментов представляют собой наборы пиктограмм. Чтобы узнать назначение любого инструмента, достаточно установить указатель мыши на соответствующую пиктограмму, и на экране появится подсказка.

Панель формул разбита на три части. Первая часть содержит адрес текущей ячейки. Третью часть панели формул можно назвать строкой ввода и редактирования. Здесь высвечивается содержимое текущей ячейки и набираются данные, предназначенные для ввода в текущую ячейку. Средняя часть панели формул состоит из трех кнопок, которые появляются только при вводе и редактировании данных.

Строка состояния содержит индикатор состояния табличного процессора или расшифровку текущей команды меню, используемого инструмента. Могут быть следующие состояния табличного процессора: “Готов” - ожидание набора данных или команд; “Ввод” - ввод данных; “Правка” - редактирование данных.

Пользователь имеет возможность изменить вид экрана табличного процессора в соответствии со своими потребностями. Можно отключить панель формул, если не предполагается редактирование и ввод новых данных. Если вы обладаете достаточным опытом работы с программой Ехсе1 и не нуждаетесь в указании текущих режимов работы табличного процессора, расшифровке команд меню, подсказке о предназначении инструментов, то можно отказаться от строки состояния. Можно отключить или выбрать другие панели инструментов. Такие изменения производятся с помощью команды Вид из меню команд.

Изменение размеров окна документа и перемещение окон производится согласно правилам, принятым в среде Windows.

Для быстрого перемещения указателя мыши по ячейкам электронной таблицы служат полосы прокрутки, использование которых также осуществляется по правилам, принятым в среде Windows.

Примечание. При использовании полос прокрутки видимыми становятся новые части таблицы, но табличный курсор не изменяет своего положения.

3) Основные приемы работы в Excel: ведение рабочей книги

Упражнение 1. Запуск программы Excel

Рис. SEQ Рис. * ARABIC 1

Рабочее поле Excel 5.0

1 - окно документа

2 - табличный курсор

3 - меню команд

4 - панели инструментов

5 - строка ввода и редактирования

6 - строка состояния

7 - номер листа

Запуск программы Ехсе1 осуществляется в два этапа:

запуск среды Windows;

запуск табличного процессора Ехсе1.

После включения компьютера в командной строке появится приглашение DOS:

С:>

Для запуска Windows надо набрать на клавиатуре WIN и нажать Enter. После некоторой паузы появится окно Диспетчера Программ среды Windows. Для запуска Ехсе1 необходимо открыть групповое окно Microsoft Office; а затем установить указатель мыши на пиктограмму Microsoft Ехсe1 и дважды щелкнуть левой клавишей мыши.

Примечание. Предложенный способ запуска программы сработает только в том случае, если в файле Autoexec.bat в команде РАТH указан путь к каталогу Windows. Если этого нет, то запуск программы Ехсе1 производится аналогичным способом, но из каталога Windows.

Рис. SEQ Рис. * ARABIC 2

Меню, управляющее видом рабочего поля

Упражнение 2. Изменение вида экрана программы Excel

3адание 1. Отключить строку состояния:

Строка состояния 6 и щелкнуть левой клавишей мыши.

Задание 2. Включить строку состояния:

Вид из меню команд;

Раскрывшееся меню изменило свой вид: пункт Строка состояния не помечен галочкой;

3. установить указатель мыши на пункт Строка состояния и щелкнуть левой клавишей мыши.

Задание 3. Отключить панель инструментов форматирования:

Панели инструментов и щелкнуть левой клавишей мыши.

На экране появится окно Панели инструментов (рис. 3);

4.Форматирование и щелкнуть левой клавишей мыши.

Если вы являетесь начинающим пользователем, то большую помощь в работе может оказать Мастер подсказок, который изображается электрической лампочкой на панели стандартных инструментов. Если Мастер подсказок активен, то в верхней части экрана появляется окно, в котором можно получить полезный совет.

3адание 4. Активизировать Мастер подсказок.

1-й способ.

Подогнать указатель мыши к панели стандартных инструментов; щелкнуть один раз левой клавишей мыши на изображении лампочки.

2-u способ.

Если панель стандартных инструментов отключена, то:

* Панели инструментов, щелкнув левой клавишей мыши;

* Стандартная и Мастер подсказок;

Примечание. Если в текущем сеансе работы был изменен вид экрана программы Excel, то он будет сохранен до следующего сеанса. Вот почему важно научиться управлять видом экрана.

Далее мы ч вами научимся вводить и редактировать данные.

Рис. SEQ Рис. * ARABIC 3

Окно Панели инструментов

Данные. Ввод и редактирование данных

Все данные таблицы размещаются в ячейках. Содержимым ячейки электронной таблицы может быть текст, числовое значение или формула. Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое. Текст и числа рассматриваются как константы, потому что изменить их можно только редактированием соответствующих ячеек. Формулы же автоматически пересчитывают свои значения, как только хотя бы один их аргумент был изменен.

Текст. Программа Excel воспринимает как текст любую введенную строку, которая не похожа ни на число, ни на формулу. Если вы вставите пробел в строку, которая без него была бы числом, то она будет восприниматься как текст.

После ввода текстовые данные автоматически выравниваются по левой границе ячейки.

Числовые константы. Числовые значения, используемые в табличном процессоре Excel, разделяются на целые, вещественные. даты, время.

Вещественные константы можно записывать в форме с фиксированной точкой и в форме с плавающей точкой. Запись числа с фиксированной точкой предполагает, что число содержит целую и дробную части, разделенные десятичной запятой. При записи числа в экспоненциальной форме сначала записывается мантисса, затем - латинская буква Е (прописная или строчная), после нее - порядок. Мантисса может быть записана как целая константа или константа с фиксированной точкой, а порядок - только как целая константа. Числовая константа в экспоненциальной форме трактуется как мантисса, умноженная на 10 в степени, равной порядку. Например, числа 0,00001 и 1ОООООО могут быть записаны следующим образом: 1е-5 или О.1е-4 и 1е6 или IE+6 соответственно.

Чтобы ввести отрицательное значение, надо поставить знак — и (минус) перед числом или заключить вводимое число в круглые скобки.

Даты и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа. Это объясняется тем, что в дальнейшем дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул. Программа Excel распознает следующие форматы для даты: 16/06/96, 16.06.96, 16/июня/96, 16 июня 96, что означает 16 июня 1996 года; форматы для времени: 12:10 или 12:10:04. После ввода числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.

Формулы. Перед первым символом формулы обязательно ставится знак «=» (знак равенства). Формулы, занесенные в ячейки табличного процессора, представляют собой арифметические или логические выражения.

Арифметические выражения могут содержать круглые скобки, знаки арифметических операций, стандартные (встроенные) функции. Например: SORT(B4-2-4*B3*B2); SIN(CI2).

Нет необходимости запоминать все встроенные функции. При вводе формул большую помощь окажет Мастер функций, вызов которого осуществляется нажатием комбинации клавиш Shilft+F3, либо кнопкой (F_x)на панели стандартных инструментов.

Наибольший интерес представляют функции, аргументом которых является не одна ячейка, а диапазон ячеек. Диапазон - это множество ячеек, образующих в таблице область прямоугольной формы. Диапазон задается адресом ячейки, стоящей в левом верхнем углу, и адресом правого нижнего угла области, разделенных двоеточием. Например: А2:В12.

Логические выражения строятся с помощью операций отношения ( <, >, =, >=, <>) и логических операций (логическое «И», логическое «ИЛИ». логическое отрицание «НЕ»). Например: И(А1<10.А1>1); ИЛИ(В1<15,В1>25): НЕ(С1<>0).

С помощью логических выражений, в частности, задаются условия, проверку которых осуществляет условная функция: ЕСЛИ(условие, выражение?, выражение). Если условие истинно, то вычисляется выражением и его значение высвечивается в ячейке. содержащей условную функцию. В противном случае вычисляется и высвечивается значение выражения.

4) Структура документа, скрытие данных

Трехмерные документы (блокноты, папки) - одноиз важнейших новшеств программыExcelверсии 5.0,позволяющее значительно упростить иускоритьработу стаблицамии управление рабочими листами.В новой версии рабочие документы могутсодержать до255 таблиц,диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,относящуюся кодной теме,и хранить ее в одном файле,что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Скрытие данных - это преимущество новыхдокументовособенно проявляется присвязывании данныхвтаблицах. В предыдущей версии программы в случае,если нужно было использовать результат из какой-либоячейкидругой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационныхсвязеймежду таблицамиодного документа не нужноничегооткрывать, т.к.всетаблицы находятся в одном файле.

Новая технологияоблегчаеттакже анализ данных.Чтобы проанализировать данные,расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.

Для введенияпароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File.В открывшемся диалоговом окне следуетщелкнуть по командной кнопке Options.Появляется диалоговое окно Save Options.В поле ввода Protection Password:этого окнаможно указать свойперсональныйпароль, тогдапри каждом вызове этого файла программабудет запрашиватьпароль.При вводе паролянаэкране вместобуквпоявляются звездочки.После закрытия окна Save Options открывается окно ConfirmPassword, вкоторомнужно подтвердить пароль.Если записать пароль в поле ввода Write ReservationPassword,то передоткрытием этого файла появится диалоговое окно,в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only.Впоследнем случае файлможно просматривать,но нельзя записать его на диск под тем же именем.

При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое окноSummaryInfo.В этомокне пользователь может заполнить полявводаTitle:,Subject:и Keywords:.В поле Author по умолчанию указывается информация, полученная программой при инсталляции, но пользовательможет записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаютсяв отведенномполеэкрана, то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокруткидля ихпросмотра.Закрывается информационное окно щелчком по кнопке OK.

5) Формулы в Excel, использование функций

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронныхтаблиц. Это,в частности,позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы,которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличитьформулуот текста.После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащееаргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула можетсодержатьссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может бытьвлюбое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильнуюссылку вбольшой таблице.

Кроме этого,программаExcel позволяет работать со сложными формулами, содержащиминесколько операций.Для наглядности можно включить текстовыйрежим,тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данныелибо как текст(выравниваетсяпо левомукраю),либо какчисловое значение (выравнивается по правому краю). Длявводаформулы необходимоввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20.Чтобыразделить первоечислона второе и результат поместить в ячейку С1,в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул можно существенно упростить,используя маленький трюк.После ввода знакаравенства следуетпросто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

Сложные формулы.

Применение сложных формул продемонстрируем на примере.

	B	C	D	E
10	РАБОТА	ВРЕМЯ	ЦЕНА	СУММА
11	Настройка клавиатуры	2	$ 17.80	$ 35.60
12	Обслуживание машин	4	$ 3.80	$ 15.20
13	Подготовка формуляров	8	$ 1.56	$ 12.48
14
15
16	Сумма			$ 63.28
17	НДС15%			$ 9.49

Рис.1.

В столбцеС приведенной таблицы указано время (в часах), затраченное на выполнение работы,в столбцеD- стоимость одногочасаработы, австолбце Е - промежуточная сумма, которую надо заплатить заэту работу.Вячейке Е16нужно вычислитьобщую стоимостьвсехработ. Для этого туда надо записать следующую формулу:=Е12+Е13+Е14.Полученную сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например,в ячейке Е19) надо сначаласложитьпромежуточные суммы,а затемрезультатумножить на 0,15.Формула должна иметь вид:=(Е12+Е13+Е14)*0,15.Конечно, можнобылобыи просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно такжеиспользоватьфункцию суммыSUM(),тогда формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12:E14)*0,15.

Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки,нужно сначалапромаркироватьэту ячейку. На следующем шаге необходимовключить режим редактирования,нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью.В режиме редактированияв верхнейчасти экрана(подстрокой пиктографического меню) активизируется наборная строка,в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

6) Операторы

Все математические функции описываютсявпрограммах спомощью специальных символов, называемыхоператорами. Полныйсписок операторов дан в таблице.

Оператор Функция Пример

Арифметические операторы

- 10 -

+ сложение =A1+1

- вычитание =4-С4

* умножение =A3*X123

/ деление =D3/Q6

% процент =10%

Операторы связи

: диапазон =СУММ(A1:C10)

; объединение =СУММ(A1;A2;A6)

Текстовый оператор соединения

& соединение текстов

Текстовый оператор соединения преднозначен длятого,чтобы при создании образцадокумента не вносить, например, каждый раз вручную, даты - программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.

Функции Excel.

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужнобудет вводитьв формулу адрескаждой ячейки в отдельности,прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

=B1+B2+B3+C4+C5+D2

Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажетсячто проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы,нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знакаравенства. После именифункций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будетвыглядеть следующим образом:

=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)

Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек,или областей,в качестве аргументов для функций целесообразно,поскольку оно,во первых, нагляднее, а во вторых , при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чиселвячейках сА1по А4.Это можно записать так:

=СУММ(А1;А2;А3;А4)

Или то же другим способом:

=СУММ(А1:А4)

Создание диаграмм.

Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольствие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные диаграммы играфики. Такуювозможность дает Excel. В Excel есть два различных способа сохранения в памяти диаграмм, составленных по вашим числовым данным: это, во-первых, "внедрённые" диаграммы и, во-вторых, "диаграммные страницы". Внедрённые диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграммных страницах создаются новые графические файлы. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм, составляющего часть пакета Excel. Панель инструментов диаграмм. Диаграммы можно создаватьне толькоспомощью Мастерадиаграмм. Также этоможно делатьи другим способом -даже более быстро- с помощью панели инструментов Диаграмма. Включить изображение этой панели на экране модно с помощью меню Вид - Панели инструментов. Пример: Введём любые данные, на основе которых можно построить диаграмму. Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изображением стрелки,направленной вниз, чтобы открыть список типов диаграмм. Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольникнеобходимого размера,запускаем мастер диаграмм. Если нужно создать диаграмму на отдельном листе,то надо выбрать строку Диаграмма в поле Создать. После короткого диалога с Мастером диаграмм будет создан отдельный рабочий лист.

7) Функции ссылки и автоподстановки.

Для выполнения табличных вычислений нужныформулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, топрограмма Excelпредлагаетболее 200заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функцииразделеныпо категориям,чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапахработыправильно применятьфункции.Он позволяет построить и вычислитьбольшинство функцийзадва шага.

В программеимеетсяупорядоченный поалфавитуполный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтомупри поискепокатегориям полезновоспользоваться краткимиописаниямифункций, которые предлагает Конструктор функций. Функцияоперирует некоторыми данными, которые называютсяее аргументами.Аргументфункции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек.Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Конструктор функций.

Промаркируйте ту ячейку,в которойдолженпоявиться результатвычислений. Затемщелчкомпо 14-й пиктограмме Конструкторафункций (со значком fx) откройте диалоговое окно Конструктора.

В левом поле этого окна перечислены категории функций,а в правом - функции,соответствующие выбранной категории.Для того чтобыувидетьвсе функции,следует щелкнуть мышью по опции All в поле категорий.

Щелкните мышьюпоназванию нужнойВам функции,тогда название функции появится в отдельной строке вместе скратким описаниемэтой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество.Аргументы задаются на следующем шаге работыс Конструктором.Чтобыперейти к нему,щелкните по командной кнопке Next.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции.Конструктор различаетаргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес склавиатуры, либовтаблице промаркироватьобласть, гдеонрасположен. Тогда адрес аргументафункции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

При работесКонструктором всегдаможновернуться к первому шагу,щелкнув по команднойкнопкеBack, ивыбрать другуюфункцию. Есливсеаргументы функциибылиуказаны правильно,в правом верхнем поле Valueпоявляетсярезультат вычисленияэтой функции,которыйбудет помещен в таблицу. Щелкните покоманднойкнопке Finish,чтобы закрытьокно Конструктора функций.

После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений,ноячейка останетсямаркированной.В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

Редактирование функций.

Щелкните мышьюпо ячейке,где находится функция.Затем щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое окно Editing Function.

В этомокнедается названиефункции,приводится ее краткое описание и перечисляются ее аргументы.Для того чтобы изменить содержимое поля,гденаходятсяаргументы, следует либо непосредственно внести новые адреса,либо промаркировать соответствующую группу ячеек.После окончанияредактирования следует щелкнуть по командной кнопке Finish.

После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов. Поэтомуредактированиеможно выполнитьнепосредственно в наборной строке,необращаясь к Конструктору функций.Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки,где необходимоисправить ошибку.Слеваот строки появятся три командные кнопки (со значком X, "галочкой" и fx).

В той позиции, где былвыполненщелчок, появится мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые символысклавиатуры. Щелчокпопиктограмме скрестиком отменяетвсе произведенныеизменения,так чтосодержимое ячейки остается безизменения.Щелчок попиктограммес "галочкой" подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение.

8) Функции работы с датой и временем

Задание 5. Определить, сколько дней осталось от текущей даты до 31 декабря 1998 года:

* А1;

* В1;

* Мастер функций, щелкнув левой клавишей мыши по кнопке (f), появившейся в строке ввода и редактирования;

* Категория функций выбрать пункт Дата и время, щелкнув левой клавишей мыши по соответствующей строке один раз;

Примечание 1. Можно отказаться от ввода новых или отредактированных данных в ячейку. Для этого нажмите кнопку <Х>. которая появляется в средней части строки ввода и редактирования.

Примечание 2. Ввод в ячейку данных и их редактирование можно завершать тремя способами:

1) нажатием клавиши Enter на клавиатуре;

2) перемещением табличного курсора в другую ячейку;

3) нажатием (с помощью щелчка левой клавиши мыши) кнопки с «галочкой», которая появляется в средней части строки ввода и редактирования.

3адание 6. Заменить дату 31. 12.97 в ячейке D 1 на дату 31. 12.98.

1-й способ.

Рис. SEQ Рис. * ARABIC 4

Результаты выполнения Задания 5.

2-u способ.

9) Логические функции

Математической основой цифровой электроники и вычислительной техники является алгебра логики или булева алгебра (по имени английского математика Джона Буля).

В булевой алгебре независимые переменные или аргументы (X) принимают только два значения: 0 или 1. Зависимые переменные или функции (Y) также могут принимать только одно из двух значений: 0 или 1. Функция алгебры логики (ФАЛ) представляется в виде:

Y = F (X₁; X₂; X₃ ... X_N ).

Данная форма задания ФАЛ называется алгебраической.

Основными логическими функциями являются:

- логическое отрицание (инверсия)

Y =

- логическое сложение (дизьюнкция)

Y = X₁ + X₂илиY = X₁ V X₂ ;

- логическое умножение (коньюнкция)

Y = X₁ · X₂ илиY = X₁ L X₂ .

К более сложным функциям алгебры логики относятся:

- функция равнозначности (эквивалентности)

Y = X₁ · X₂ + или Y = X₁ ~ X₂ ;

- функция неравнозначности (сложение по модулю два)

Y = X₁ · + · X₂или Y = X₁ X₂ ;

- функция Пирса (логическое сложение с отрицанием)

Y = ;

- функция Шеффера (логическое умножение с отрицанием)

Y =;

Для булевой алгебры справедливы следующие законы и правила:

- распределительный закон

X₁ (X₂ + X₃) = X₁ · X₂ + X₁ · X₃ ,

X₁ + X₂ · X₃ = (X₁ + X₂) (X₁ + X₃) ;

- правило повторения

X · X = X , X + X = X ;

- правило отрицания

X · = 0 , X + = 1 ;

- теорема де Моргана

= , = ;

- тождества

X · 1 = X ,X + 0= X , X · 0 = 0 ,X + 1 = 1.

10) Объединение и связывание электронных таблиц

Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств программы Excel, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании данных в таблицах. При установлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицынаходятся в одном файле.

Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel вам нужно открыть только один файл.

11) Консолидация данных в электронной таблице

Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать в своитаблицы объекты из других прикладных программ и передавать(экспортировать)свои таблицыдля встраивания в другие объекты.

Концепция обмена даннымиявляетсяодной изосновных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываютсяразличными прикладными программами,создаются информационные связи,например, между таблицами итекстами. Этиинформационныесвязи реализованы динамически,например, копиятаблицы, встроенная в текст, будет обновляться(актуализироваться)всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

К сожалению,невсе прикладныепрограммы поддерживают механизм обмена данными,но программа Excel относится здесь к лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).

Импортирование рисунков в Excel.

Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной областирабочеголиста ивызовите директиву Object из меню Insert.Программа Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицуи для которых в системе есть соответствующие программные обработки. Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были установлены в системе Windows. Выберитеизсписка объектPaintbrushPicture и щелкните по командной кнопке OK.

После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в которомможносделать рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from из менюEdit.В диалоговомокнеэтой директивывыберите файлс нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню File,чтобывыйти изграфическогоредактора и вернуться в программу Excel.

При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этимрисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда создается динамическая информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком нарабочемлисте играфическимредактором. Рисунокпоявляется на рабочем листе в указанном месте рядом с таблицей.

Редактирование рисунков на рабочем листе.

Дважды щелкните левойкнопкоймыши внутрирамки, в которой находится рисунок. После этого автоматически запускается графический редактор Paintbrush, поскольку у него с этим рисунком была установлена информационная связь.

Теперь врисунокможно внести изменения, используя средства, предоставляемые графическим редактором. В заключение нужно вызвать директиву Exit &ReturnизменюFile, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор снова предлагает сохранить информационную связь.Здесьтакже нужновыбратьответ Yes.После этого управление возвращается программе Excel,и измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.

Включение таблицы в текст.

Запустите программу Excelипромаркируйте таблицу,в которой находятся нужные данные.Затем щелкнитена основной панели по 5-й пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного хранения среды Windows.

Завершите работус программой Excel и вызовите текстовый редактор WinWord вместе со своим документом.Щелкните мышью в томместе текста,гденужно вставитьтаблицу.Затем на основнойпиктографическойпанели редактора щелкните по пиктограммевставки избуфера(в редактореWordэто 6-я пиктограмма,в Excel-9-я). Послеэтоготаблица будет вставлена в текстовый документ.

12) Сортировка данных, фильтрация списков: автофильтр

Откройте в меню Data подменюFilterивключите внем опцию AutoFilter.В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками.Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение изэтого перечня.Всписке останутся только те элементы,у которых значение данного поля совпадает с выбранным.Кроме того,пиктограмма со стрелкой и элементы спискабудутизображены другимцветом.Поэтому признакуможно определить,чтосписок был профильтрован по указанному полю.Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному полному списку,то нужно выбрать опцию All в перечне значений поля,по которому выполнялась фильтрация.

Сортировка списков.

Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговоеокно этой директивы.В группе полей Sort by этого окна необходимоуказатькритерии сортировки.Поумолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия.В следующих поляхможнодополнительно указатьзначения, покоторымбудут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок Ascending и Descending,которые расположенырядом скаждым полем, позволяет проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности.Щелкните по команднойкнопкеOK,тогда программаExcel выполнитсортировку списка в соответствии с указанными критериями.

13) Сложная фильтрация: расширенный фильтр

Выберите поле (столбец), по которомубудетпроводиться фильтрация списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном столбце, послечегона экранепоявитсяменю сперечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву Custom.

После этого появится диалоговое окно Custom AutoFilter, в котором можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой,расположеннойслева отпервого поля ввода,тогда откроется меню, включающее шесть логических операторов ("равно", "меньше", "больше" и т.д.). Выберите в этомменю нужную логическую операцию,например,"больше или равно" (>=).В первом поле ввода укажите некоторое числоили выберите его из меню,расположенного справа. Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поляввода. Пусть, например,там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And,если нужно,чтобы выполнялись обаусловия, или кнопку Or,если достаточно, чтобы выполнялось одно из условий фильтрации.По умолчаниювключена перваяизэтих кнопок. Щелкнитепокомандной кнопкеOK,тогда в таблице появятся только теэлементы, которыеудовлетворяюткомбинированному логическому условию. В данном примере, еслиоставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, укоторых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

14) Сводные таблицы

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и построением диаграмм. Трудно представить себе область, где бы не требовался анализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа - Сводная таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера.

15) Анализ и распределение данных: проверка вводимого значения

Для анализа больших списковданныхв программеExcel предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы,позволяющие лучшепонять тенденции и закономерности,которым подчиняются табличные данные.Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версиюпрограммы Excel,предназначеныдля анализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко изменитьвинтерактивном режимепутем перемещенияназваний полейданныхиз одной части таблицы в другую.

Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методыанализа наборовданных.Очень полезной является директива поиска решенияуравнений,которая позаданным значениямполей находитдругиезначения, удовлетворяющие определенным соотношениям.

Опорные таблицы.

Директивой PivotTableиз менюData откройте диалоговое окно Конструктора опорных таблиц.В этом окне за четырешага нужно построить опорную таблицу.

На первомшагеследует указатьисточник поступления данных.Если исходные данные находятся в списке,то щелкните по селекторной кнопкеMicrosoftExcelListorDatabaseи перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа,где находится список.Поумолчанию программа предлагает список, который расположен наактивномрабочем листе.Здесьможно указать толькочастьсписка, еслидляпостроения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьемшагезадается структура(Layout) опорной таблицы.В правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление структуры опорной таблицы.В это поле включается поле названий строк,поле названий столбцов и поле данных.Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля таблицы.При построении опорной таблицы придерживайтесь следующих правил.Названия полей, по значениям которых будет проводится анализ данных,отбуксируйтев поледанныхData.Вполе названий строк Rowи вполеназваний столбцовColumn переместите названия полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются)данные. Затемщелкнитепо командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На четвертом шагеможноустановить некоторые опции для построения таблицы.В поле ввода Pivot TableStarting Cell указываетсяадрес, скоторого начинается построение таблицы (левый верхний угол).В поле вводаPivotTableNameможно указатьназвание таблицы.По умолчанию программа используетназвание PivotTable1 с последующим увеличением номера таблицы. Если включить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорнойтаблицы будутвычисляться общие суммы.Контрольный индикатор Save Data With Table Layoutслужитдля сохранения опорной таблицы с заданной структурой.Включение контрольного индикатора AutoFormat Table позволяет автоматически сформатироватьопорнуютаблицу. Послезакрытия диалогового окна Конструктора команднойкнопкойFinishпрограмма Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции.

Между опорной таблицейиисходным списком возникает статическаясвязь, т.е.связь,которая существует только в момент построениятаблицы. Приизмененииданных всписке опорная таблица небудетизменяться. Чтобыпривестив соответствие содержимое таблицыи содержимоесписка,нужно вызвать директиву Refresh Data из меню Data.

16) Подбор параметра

1) Выберите команду «Подбор параметра» в меню «Сервис».

2) В поле «Установить» в ячейке введите ссылку на ячейку, содержащую необходимую формулу.

3) Введите искомый результат в поле «Значение».

4) В поле «Изменяя значение ячейки» введите ссылку на ячейку, содержащую подбираемое значение.

17)Таблицы подстановки данных

Добавление формулы в существующую таблицу подстановки с одной переменной

Формулы, используемые в таблице подстановки с одной переменной, должны ссылаться на одну и ту же ячейку ввода.

1) Если значения расположены в столбце, то введите новую формулу в пустую ячейку, расположенную в верхней строке справа от существующей формулы.

Если же значения расположены в строке, то новая формула вводится в пустую ячейку первого столбца ниже существующей формулы.

3) Выберите команду «Таблица подстановки» в меню «Данные».

4) Если значения расположены в столбце, то ссылку на ячейку ввода введите в поле «Подставлять значения по столбцам в».

Если же данные расположены в строке, то эта ссылка вводится в поле «Подставлять значения по строкам в».

Преобразование рассчитанных значений таблицы подстановки данных в константы

Преобразовать отдельное значение подстановки невозможно. Так как рассчитанные значения расположены в массиве, то необходимо преобразовать их все.

1) Выделите в таблице все рассчитанные значения.

2) Выберите команду «Копировать» в меню «Правка».

3) Выберите команду «Специальная вставка» в меню «Правка».

4) Установите переключатель «Вставить» в положение «Значения».

18) Графические возможности Excel. Мастер диаграмм

Обычно таким наглядным представлениемданныхпользуются, когда надо показатьсоставляющиедолив процентах от целого. Создать её на экране можно,также как и диаграмму любого другоготипа, спомощью мастера диаграм. Професиональное оформление.

Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые линии,дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов,что никто не будет подозревать,что они выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора. Для создания рисунков предназначены кнопки,расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментовСтандартная.

Обмен данными.

Во всех программах,написанных для операционной системы Windows, пользователь может пользоваться ее буфером обмена(Clipboard),он представляет особую область памяти,предоставляемый операционнойсредойв распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая например в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу, которую Windowsдержит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той жекоманды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер, используя для этого команду меню Правка - Копировать, либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel,либо иная программаможет вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка - Вставить или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.