Пример должностной инструкции секретаря-референта
| Загрузить архив: | |
| Файл: ref-12717.zip (8kb [zip], Скачиваний: 50) скачать |
ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.96 № 3
секретаря-референта генерального директора
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов
01.03.96
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.
Секретарь-референт
относится к категории
специалистов предприятия,
принимается
и увольняется директором.
1.2. Основными задачами
секретаря-референта
являются организационное
и
документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта
назначаются лица с высшим, средним
специальным образованием и стажем работы не
менее 1 года или без стажа, но
при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
- применения средств вычислительной и организационной техники;
-
перевода
служебной документации на
иностранный язык коммерческого
партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- оказания первичной медицинской помощи.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое
руководство и контроль за организацией делопроизводства
в
структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ
2.6. Ведение и оформление
кадровой документации и учета (в случае отсут
ствия инспектора по персоналу).
2.7. Ведение учета рабочего времени сотрудников.
2.8. Ведение учета командировочных удостоверений.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен;
3.1.
Осуществлять подготовку необходимых
документов, обеспечивать финан
сово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2.
Обеспечивать прием, учет,
регистрацию, контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3.
Контролировать качество подготовки, правильность
составления, согласования
и утверждения документов,
представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять
контроль исполнения документов и поручений руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное
их
выполнение.
3.5.
Осуществлять организацию подготовки,
принятия решения и доведения их
до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,
предо
ставляемых руководству, давать по
ним компетентные заключения.
3.6.
Осуществлять оперативную связь со
сторонними организациями (как ком
мерческими, так и государственными) и отдельными
гражданами по вопросам теку
щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная
почта и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8.
Выполнять работу по документационному
обеспечению кадровой деятель
ности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление
личных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.
3.11.
Проводить ежегодный отбор документов
на архивное хранение или на
уничтожение. •
3.12. Выполнять
отдельные поручения руководства
по профилю финансово-
хозяйственной
деятельности предприятия.
3.13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать
от функциональных служб необходимые материалы, а также
объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2.
Рассматривать документы и направлять
их на исполнение руководителям
и специалистам предприятия.
4.3. Требовать
от исполнителей доработки документов, подготовленных с на
рушением установленных правил их
составления и оформления
(ГОСТ 6.38-96),
международных правил оформления документов (ISO).
4.4.
Визировать
документы управленческой деятельности в
рамках своей
компетенции.
4.5. Вносить
на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-
ментационного обеспечения
деятельности предприятия, совершенствованию форм
и методов управленческого труда на основе
применения электронной техники.
4.6.
Требовать от руководства создания нормальных условий
для выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов,
образующихся в деятель
ности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами
(сотрудниками) предприятия по во
просам проверки исполнения документов, поручений и
представления необходимой
информации руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
5.3.
Сохранность документации, разглашение сведений,
имеющих гриф "Кон
фиденциально" или "КТ".
Зам. директора
подпись
С. Р. Сегедин
Юрисконсульт
подпись О.С. Васильева
28.02.96