Разработка автоматизированной информационной системы учёта товародвижения в торговле
| Примечание | от редактора: здесь текстовые файлы работы, кроме отзыва, реферата и т.п. |
| Загрузить архив: | |
| Файл: ref-19090.zip (480kb [zip], Скачиваний: 161) скачать |
§ 3. Разработка приложения «Учет товародвижения»
1 Задачи проектирования
Задачи:
Автоматизация учёта продажи товара;
Автоматизация учёта поступления товаров;
Автоматизация учёта списания товаров;
Автоматизация инвентаризации товара (ревизии);
Автоматизация заказа товара;
Автоматизация составления прайс-листа;
Автоматизация учёта поставщиков;
Автоматизация составления отчетов;
По работе с поставщиками
По наличию товара;
По результатам деятельности за период;
Автоматизация учёта заявок покупателей;
Автоматизация расчёта заработной платы продавцов;
Автоматизация печати ценников.
2 Информационное обеспечение комплекса задач
Функционирование системы управления предприятием опирается на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и т.д.
В состав информационной базы входят:
1. массивы постоянной нормативно-справочной информации;
2. массивы, содержащие текущие данные о состоянии управляемого объекта;
3. массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды;
4. массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный промежуток времени.
Информационное обеспечение предприятия условно можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычислительной техники. К внутримашинному относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя собой совокупность используемых в автоматизированных системах управления данных, фиксируется на машинных носителях системы.
Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном случае, потребностей задачи «Автоматизация учета товародвижения».
2.1 Внемашинное информационное обеспечение
К внемашинному информационному обеспечению относятся товары в магазинах, товары поступающие в магазины, фактически работающие продавцы, документы поставщиков, продаваемые товары.
2.1.1 Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание
<
>
Схема данных изображена на рисунке 3.1. В неё входят таблицы, описанные в Таблице 5.
Таблица 5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В таблицы Mag, POSt, Sotr и TOV заносится первичная информация, которая затем используется для формирования накладных, информация о которых содержится в таблицах PrN, PODT_Pr, RASH, PODT_RASH, Spis, Podt_Spis.
Накладные прихода, расхода и акты списания относятся к определённому магазину, поэтому таблицы PrN, RASH, Spis используют значения поля KM (код магазина) таблицы Mag код магазина (связь один-ко-многим).
В накладных и актах списания есть реквизиты, которые могут иметь только одно значение в одном документе, такие как дата составления документа, номер документа; также есть реквизиты, содержащие несколько значений, такие как наименование товара, его цена и количество. Поэтому для исключения дублирования информации информацию о содержании накладных целесообразно хранить в паре таблиц. В одной из них хранится информация о дате накладной номере накладной и магазине, к которому она относится (таблицы PrN, RASH, Spis). В другой таблице содержится информация о товарах (таблицы PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis). Эта пара таблиц связывается полем содержащим код накладной (связь один-ко-многим).
В таблице TOV содержится информация о товаре которая используется накладными и актами списания по полю содержащему код товара, поэтому между таблицей TOV и таблицами PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis существует связь один-ко-многим.
Таблица Вход не связана ни с одной таблицей. После входа в систему макрос записывает в таблицу Вход в поле Кс код сотрудника вошедшего в программу. Остальные данные записываются автоматически: номер входа в систему присваивается типом поля «Счётчик», время и дата входа функцией Now( ) в свойстве поля «Значение по умолчанию».
2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
При продаже сканируется штрих-код товара. По штрих-коду определяется наименование товара. Штрих-код содержится в таблице TOV.
2.1.3 Характеристика входной информации
2.1.3.1 Нормативно-справочная информация
Нормативно-справочной информацией является программа справки, содержащаяся в каталоге программы «Учёт товародвижения». Так же разделы программы справки связаны с элементами управления программы «Учёт товародвижения» с помощью контекстной справки.
Программа справки содержит руководство по использованию программы «Учёт товародвижения».
2.1.3.2 Входная оперативная информация
Три операции технологического процесса - приходование, продажа, списание товара - определяют входную информацию.
Для приходования товара входной информацией является:
название поставщика: эта и другая информация о поставщике заносится в таблицу Post перед первой операцией проводимой с поставщиком.
название магазина: информация о магазинах предприятия предварительно заносится в таблицу Mag.
наименование товара: если товар закупается впервые, наименование заносится в таблицу TOV из фактуры поставщика, а затем и в последующие разы выбирается из нее.
штрих-код товара: вносится сотрудником магазина с упаковки товара, для последующего использования и автоматической идентификации товара.
количество закупаемого товара: вносится сотрудником магазина из фактуры поставщика, при условии совпадения количества товара в фактуре с реальным количеством товара.
цена закупки товара: вносится сотрудником магазина из фактуры поставщика.
Для продажи товара входной информацией является практически та же информация. За исключение того, что не используется информация о поставщике и вместо цены закупки используется цена продажи ( будет рассматриваться пункте 2.2.2.1).
Для списания товара входной информацией является такая же информация что и для продажи.
Информация о наличии наименования товара и его количество в магазине используется для составления отчёта о наличии товара (по факту).
2.1.4 Характеристика результатной информации
Результатной информацией являются приходные, расходные накладные, акты списания которые составляются во время выполнения операций технологического процесса. А так же результатной информацией является:
отчёт о наличии товара в магазине (рассчитанный на основе приходно-расходных документов), который участвует в составлении отчёта о результатах деятельности магазина за период;
заявка поставщику, на основе которой завозится требуемый товар;
ценники на товар: информация для покупателей о цене товара;
величина зарплаты продавцов: на основе результатов деятельности магазина;
отчёт о наличии товара в магазине (по факту): составляется как результат ревизии.
результат деятельности магазина: составляется на основе отчёта о наличии товара в магазине (рассчитанного на основе приходно-расходных документов) и отчёт о наличии товара в магазине (по факту).
2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач
2.2.1 Алгоритмы расчета и решения задач
Для решения задачи расчета цены продажи используется следующий алгоритм:
цена продажи равна цене закупки плюс двадцать процентов;
если цена продажи товара меньше ста рублей, то цена продажи округляется с точностью до пятидесяти копеек в сторону прибавления, то есть если с наценкой цена получается 1,2 рубля, то цена продажи будет равна 1,5 рублей;
если цена продажи товара больше ста рублей, то цена продажи округляется с точностью до пяти рублей в сторону прибавления, то есть если с наценкой цена получается 103 рубля, то цена продажи будет равна 105 рублей.
Расчет цены продажи выполняет запрос «Цена продажи»:
SELECT PODT_Pr.KT, Last(PODT_Pr.CZak) AS [Last-CZak], Last(IIf(([CZak]*1.2>=100),IIf((Round([CZak]*1.2/100,1)*100-[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2/100,1)*100+5,Round([CZak]*1.2/100,1)*100),IIf([CZak]*1.2<100 And [CZak]*1.2>=10,IIf((Round([CZak]*1.2/10,1)*10-[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2/10,1)*10+0.5,Round([CZak]*1.2/10,1)*10),IIf([CZak]*1.2<10,IIf((Round([CZak]*1.2,0)-[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2,0)+0.5,Round([CZak]*1.2,0)),Round([CZak]*1.2,1))))) AS [Цена продажи], Last([CZak]*1.2) AS Выражение2, Last(TOV.T) AS [Last-T]
FROM TOV INNER JOIN PODT_Pr ON TOV.KT=PODT_Pr.KT
GROUP BY PODT_Pr.KT
ORDER BY Last(TOV.T);
Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (рассчитанный на основе приходно-расходных документов) используется следующий алгоритм:
из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары и сумма количества по наименованиям товара;
из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары и сумма количества по наименованиям товара;
из актов списания магазина выбираются все списанные товары и сумма количества по наименованиям товара;
наличие товара в магазине определяется как разница количества завезенного товара и суммы проданного и списанного товара.
Для решения задачи составления заявки поставщику используется следующий алгоритм:
из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары и количество последнего завоза;
из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется, сколько товара было продано с момента последнего завоза товара;
из актов списания магазина выбираются все списанные товары и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется, сколько товара было списано с момента последнего завоза товара;
суммой из пункта 2 и 3 считается количество расходованного товара с момента последнего завоза;
данными для заявки служат все полученные в предыдущих пунктах данные, выбранные по принадлежности товара определенному поставщику.
Решение о закупки товара принимается на основе заявки с учетом таких факторов как предстоящие праздники, периодичность работы с данным поставщиком и т.п.
Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (по факту) данные, собранные терминалом сбора данных, экспортируются в компьютер в программу MS Excel.
Для решения задачи составления отчёта о результате деятельности магазина сравнивается количество товара в отчётах о наличии товара. Выводятся товары с разным количеством в отчётах. Считаются потери в ценах продажи.
Для расчета зарплаты продавцов используется следующий алгоритм:
зарплата продавцов равна двум процентам суммы вырученных денег за период каждому продавцу поровну;
если результат выполнения пункта 1 меньше 3000 рублей, то зарплата продавцов составляет 3000 рублей;
если отчёт о результатах деятельности выявил потери, то они делятся на количество продавцов и отнимаются от зарплаты продавцов.
2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога)
Дерево диалога программы «Учет товародвижения» начинается с формы «Вход» (Рис 3.2).
<
>
Рис 3.2. Форма «Вход»
После ввода правильной информации открывается форма «Меню» (Рис 3.3).
<
>
Рис 3.3 Форма «Меню»
Меню предоставляет выбор:
приход (для приходования товара);
расход ( для продажи товара);
списание (для списания товара);
магазин
поставщики
наличие
наличие отчёт
заказ поставщику
заказ поставщику отчёт
заказы покупателей
заказы покупателей отчёт
ценники
магазин определяется автоматически по выбранному в форме «Вход»;
поставщик для операции приходования выбирается из раскрывающегося списка;
товар автоматически определяется сканированием штрих-кода, либо в случаях, когда это невозможно, выбирается из списка, возможно использование поиска наименования товара.
MS Windows 9x/Me/2000/XP;
MS Access XP;
MS Excel XP.
Если в поле пароль введено «админ» и выбран магазин, в форме меню появляются две кнопки хронология входов и сотрудники (Рис 3.4).
<
>
Рис 3.4. Форма «Меню»
3 Технологическое обеспечение
3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
Собираемая информация для операций приходования, продажи, списания товара: о магазинах, поставщиках, товаре, сотрудниках.
О магазинах информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Mag после приобретения нового магазина.
О поставщиках информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Post из копий его документов перед выполнением операций, после принятия завмагом решения о сотрудничестве с данным поставщиком.
О новом товаре информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Tov перед выполнением операций.
О сотрудниках информация однократно заносится с помощью клавиатуры компьютера в таблицу Sotr из копии его паспорта после положительного решения о приёме на работу.
Для выполнения операций приходования, продажи, списания товара:
Все операции обработки информации выполняет программа с помощью соответствующих запросов и макросов.
Вся необходимая информация выдаётся в виде экранных форм и отчётов, а так же на печать.
3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
<
Рис 3.4. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
4 Программное обеспечение комплекса задач
4.1 Общие положения
Программные требования для приложения «Учет товародвижения»:
4.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)
После загрузки Windows приложение «Учет товародвижения» открывается с рабочего стола на компьютере бухгалтера. На компьютере продавцов ярлык приложения помещён в папку Автозагрузка из меню Пуск - Программы, что приводит к автоматическому запуску приложения после загрузки Windows.
4.3 Описание программных модулей
Приложение «Учет товародвижения» состоит из одного программного модуля с набором форм, данных, процедур обработки действий и данных. Приложение разработано полностью на основе MS Access.
4.4 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов
Так как приложение является базой данных разработанной на основе MS Access, программные модули и информационные файлы являются одним файлом. Однако для составления отчёта данные из терминала сбора данных переносятся в MS Excel, а затем экспортируются в базу данных.
5 Руководство пользователя
Руководством пользователя является файл справки в директории программы. Сноски на разделы справки есть в каждом элементе программы.
98
Учет товародвижения
ЭВМ
Товар в магазине
Завмаг
Поставщики
Продавцы
Окончание таблицы 5
Продолжение таблицы 5
MS Excel
Товар завезённый поставщиком, фактура
Продаваемый, списываемый товар
Сканер штрих-кода, клавиатура
Терминал сбора данных
Информация о магазинах
Отчёты
Фискальный регистратор
Чек
Покупатели
Заявки