Прикладная программа Excel

	Загрузить архив:
	Файл: excel.zip (43kb [zip], Скачиваний: 80) скачать

                МОСКОВСКИЙ ЭКОНОМИКО-СТАТИСТИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

                       К У Р С О В А Я Р А Б О Т А

                               Н А Т Е М У:

                        "ПРИКЛАДНАЯ ПРОГРАММА EXCEL"

           РУКОВОДИТЕЛЬ РАБОТЫ:                      ИСПОЛНИТЕЛИ:

               Смирнов А.А.                                                  Морозов С.В.

                                                                            Минаев   В.В.

                                Москва 1996

СОДЕРЖАНИЕ

               ВВЕДЕНИЕ

1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ

               1.1.Создание нового документа

               1.2.Загрузка рабочего документа

               1.3.Сохранение документа

               1.4.Автоматическоесохранение

               1.5.Создание  резервных копий

               1.6.Защита данных

               1.7.Дополнительные сведения о файлах

2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ

               2.1.Управление рабочими листами

               2.2.Добавление  рабочихлистов

               2.3.Перемещение рабочих листов

               2.4.Переименованиерабочих  листов

               2.5.Коррекция высоты строк и ширины столбцов

3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

               3.1.Маркирование ячеек

               3.2.Отмена операций

               3.3.Копирование данных

               3.4.Удаление данных

               3.5.Форматирование чисел

               3.6.Выравнивание  данных

               3.7.Установка шрифтов

4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

               4.1.Ввод  формул

               4.2.Сложные формулы

               4.3.Редактирование    формул

               4.4.Информационные связи

               4.5.Групповые имена

5. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

               5.1.Построение диаграмм

               5.2.Типы диаграмм

               5.3.Надписи на осях

               5.4.Дополнительные объекты

               5.5.Актуализация диаграмм

6. ФУНКЦИИ

               6.1.Конструктор функций

               6.2.Редактирование функций

               6.3.Вычисление суммы

               6.4.Вычисление среднего значения

               6.5.Вычисление величины линейной амортизации

               6.6.Комбинирование функций

               6.7.Текстовый режим индикации формул

7. ОБМЕН ДАННЫМИ

               7.1.Импортирование рисунков в Excel

               7.2.Редактирование рисунков на рабочем листе

               7.3.Включение таблицы в текст

8. ОБРАБОТКА СПИСКОВ

               8.1.Создание списков

               8.2.Ввод списка данных

               8.3.Поиск элемента в списке

               8.4.Редактирование списков

               8.5.Автоматический фильтр

               8.6.Комбинированная фильтрация

               8.7.Сортировка списков

9. АНАЛИЗ ДАННЫХ

               9.1.Опорные таблицы

               9.2.Редактирование опорных таблиц

               9.3.Нахождение значений

10. БАЗЫ ДАННЫХ

               10.1. Запуск программы обработки баз данных

               10.2. Оболочка программы Query

               10.3. Загрузка внешнего набора данных

               10.4. Критерии выбора данных

              10.5. Комбинированные запросы

               10.6. Обмен данными с внешней базой

11. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL

               11.1. Создание пиктографического меню

               11.2. Изменение вида основного окна

               11.3. Изменение вида рабочего листа

               11.4. Установка стандартного шрифта

               11.5. Установка национальных параметров

               11.6. Изменение цветов

               11.7. Автоматическая загрузка документов

               11.8. Шаблоны таблиц

12. VISUAL BASIC

               12.1. Программирование табличных функций

               12.2. Встраивание функций

               12.3. Применение функций

                                  ВВЕДЕНИЕ

    Программа MS Excel,являясь лидеромна  рынкепрограмм обработки электронных таблиц,определяет тенденции развития в этойобласти.Вплоть   до   версии   4.0   программа   Excel представляла   собой   фактический  стандартсточки  зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке     появиласьверсия  5.0,котораясодержит  многоулучшений и приятных неожиданностей.

    К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести  появлениетрехмерныхдокументов  (блокнотов). Установление  связеймеждуфайлами  итаблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно    расширены,    а    дополнительные   программные инструментыоблегчаютрешение  сложных   прикладных   задач.

Следуеттакже упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которыепомогаютпользователю  задаватьфункциии   выдают рекомендации,еслисуществует  болеепростойметод решения  текущей задачи.В программу Excel встроена удобная подсистема помощи,  котораявлюбой  моментготовавыдать необходимую справку.

Описанные до   сихпорновшества  касаютсявосновном комфорта в работе ибыстрого  освоенияпрограммы.Одним  из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным дляпрофессионалов,является встроенная   в   Excel   СредапрограммированияVisual  Basic(VBA)для решения прикладных задач.Благодаря  VBAфирмеMicrosoft  удалосьне   только      расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новыйуровеньприкладного  программирования,посколькуVBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты,которые по своим функциям выходят далеко за рамки  обработкиэлектронных таблиц.   Кроме   этого,   следуетназватьследующие  важные новшества программы Excel 5.0:

- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;

- диалоговые окна-регистры;

- отдельная пиктограмма для форматирования; 

     -появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм.

                           1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ

Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами.С помощьюпрограммы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических    оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этихприложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов,  образующих   единыйтрехмерный  документ(блокнот, рабочую папку).С помощью трехмерных документовпользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.

1.1. Создание нового документа.

Для создания нового документа из меню File нужновызвать директиву New.

На экране появится документсименем  Book2:программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели   (перваястрокапиктографического меню).

1.2. Загрузка рабочего документа.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл срабочим       документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.

Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая  находится   наосновной  панели.Влюбом  случаеоткроетсядиалоговое окно загрузки файла.В этом  окневполеDrives нужноуказать диск,  а в поле Directories выбрать директорию,где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в       левомполе появится список имен файлов,среди которых должен находиться искомый файл.Если щелкнуть по имени этогофайла, онопоявится  вполеFileName.После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.

1.3. Сохранение документа.

При первомсохранении  Вашего документа нужно вызвать из меню  File директивуSaveAs...   После   этого   откроетсядиалоговое  окно,вкотором  нужноуказать имя сохраняемого файла,а  такжедиски  директорию,вкоторой  его   надо расположить.   Программа   Excel   по   умолчанию   предлагает      стандартное имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь  можетзаменитьлюбым  другим.Вимени  файланежелательноиспользовать некоторые символы (например,$ & %  ( ) -), хотя этоине  запрещено.Неследует также использовать символы кириллицы,чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы  Windows.Предлагаемоепо умолчанию программой Excel расширение файла .XLS,изменять не следует.После  тогокак       будут  сделанывсеустановки,  нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.

1.4. Автоматическое сохранение.

Вызовите директиву Add-Ins...из меню Tools,с  помощьюкоторой   вызывается   встроенный   Менеджер   расширений.   В открывшемся диалоговом окне включите опциюAutoSave,щелкнув по  неймышью,а затем закройте окно,щелкнув по кнопке OK.

После этогоснова  откройтеменюTools,в  которомдолжна появиться директива AutoSave...Вызовите эту директиву, тогдапоявится диалоговоеокноAutoSave,в  которомпользователь можетзадать  интервалвременимежду  моментами сохранения. Кроме того,  в этом окне можно определить, должна ли программавыдавать   запроснасохранение  инужноли  автоматически      сохранять все документы или только активный документ.

1.5. Создание резервных копий.

Для создания резервной копии необходимо вызвать директивуSave As...из меню File.  В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнутьпо  команднойкнопкеOptions.Появится  следующеедиалоговоеокно,  имеющее название Save Options.В этом окне нужновключить  опциональнуюкнопкуAlwaysCreateBackup.       Теперь  присохранениифайла будет автоматически создаваться резервныйфайлс  темжеименем,  чтоиосновной,  носрасширением .BAK.

1.6. Защита данных.

Для введенияпароля необходимо вызвать директивe Save Asиз меню File.  В открывшемся диалоговом окне следует  щелкнуть покомандной кнопке Options.Появляется диалоговое окно Save Options.В поле ввода Protection Password:этого окнаможно указать  свойперсональныйпароль,  тогдапри каждом вызове       этого файла программабудет  запрашиватьпароль.При  вводе паролянаэкране  вместобуквпоявляются звездочки.После закрытия окна Save Options открывается окно ConfirmPassword, вкоторомнужно  подтвердить пароль.Если записать пароль в поле ввода WriteReservationPassword,то  передоткрытием       этого  файла появится диалоговое окно,в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only.Впоследнем  случае файлможно просматривать,но нельзя записать его на диск под тем же именем.

1.7. Дополнительные сведения о файлах.

При первом   сохранении   файла   директивой   Save    As открывается   диалоговое   окноSummaryInfo.Вэтом  окне пользователь может заполнить поля  вводаTitle:,Subject:и Keywords:.В поле Author по умолчанию указывается информация,       полученная программой при инсталляции,  но пользовательможет записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии.  Если комментарии не умещаютсяв отведенномполеэкрана,  то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокруткидля  ихпросмотра.Закрывается информационное окно щелчком по кнопке OK.

                          2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ

Трехмерные документы   (блокноты,   папки)   -   одно  из важнейших новшеств программы  Excelверсии5.0,  позволяющее значительно   упростить   иускорить  работустаблицами  и управление рабочими листами.В новой версии рабочие документы могут  содержатьдо255 таблиц,  диаграмм или VBA-программ в       одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,относящуюсяк  одной теме,ихранить ее в одном файле,что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Это преимуществоновых  документовособенно проявляется присвязыванииданных  втаблицах.В   предыдущей   версии программы в случае,если нужно было использовать результат из какой-либоячейкидругой  таблицы,   приходилось   открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении  информационныхсвязеймежду  таблицамиодного документа   не   нужноничегооткрывать,  т.к.всетаблицы       находятся в одном файле.

Новая технологияоблегчает  такжеанализ данных.Чтобы проанализировать данные,расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.

2.1. Управление рабочими листами.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом.  С помощьюименногоуказателя  (регистраимен), расположенноговнижней  частиэкрана,можно  переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочихлистов,расположенные в порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.

Щелчок мышью,   например,  повторомукорешку  вызывает появление рабочего листа Sheet2.Корешок  активногорабочего листамаркируется на именном указателе белым цветом.Сначала на указателе видны корешки первых шести рабочих листов.  Слева отименногоуказателя  расположеныпиктограммыстрелок,  с помощью которых можноизменятьсодержимое  указателя,чтобы       получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок попиктограмме  справойстрелкой  сдвигаетна единицувправо  диапазон(окно)видимости  корешков рабочих листов.Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает  этот диапазоннаединицу влево.Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственнокпервому  икпоследнему листам документа.

2.2. Добавление рабочих листов.

Директивы добавления    расположены    в   меню   Insert. Пользователь может  добавитьвдокумент  элементыследующих типов:

- рабочие листыдля  созданиятаблиц;

-диаграммы  (вкачестве элемента таблицы или на отдельном листе);

-рабочий  листдлязаписи  макрокоманды   в   виде программного модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic);

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если  листпредназначен   для   создания   таблицы,   то независимоот  занимаемойпозициион  будеиметьназвание Sheet17 с последующим увеличением номера при добавленииновых таблиц.Новые  диаграммы,расположенные на отдельных рабочих листах,нумеруются начиная с Chart1 и т.д.Рабочиелисты  с      макрокомандами(макросами  Excel4.0)нумеруются  начиная с Macro1,а с диалоговыми окнами - начинаясDialog1  ит.д. Рабочиелисты  спрограммнымимодулями написанными на языке Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящееот  ситуации)меню,в       котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочийлист,нужно  открытьщелчкомправой  кнопки   мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

2.3. Перемещение рабочих листов.

Установите указательмыши  накорешкерабочего  листа, которыйнужнопереместить,  ищелчкомправой  кнопкимыши откройтеконтекстное  меню.С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же названием и  укажитевнем новую  позициюпереставляемоголиста.  Закройте окно Move or       Copy щелчкомпо  кнопкеOK,ирабочий  листзайметновую позицию.Если включить опциональную кнопку Create a Copy,то данный рабочий лист останетсяна  прежнейпозиции,а  новую позицию   займет   его   копия.Названиекопии  листабудет образованопутем  добавленияпорядковогономера   к   имени       копируемого листа, например, Sheet1(2).

Можно переставитьсразу  нескольколистов.Для   этого промаркируйтеэтилисты,  щелкнувпоих  именамв именном указателепри  нажатойклавише[Shift].   Затем   выполните директиву   Move   or   Copy,которая  вэтомслучае  будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.

2.4. Переименование рабочих листов.

Установите указательмыши  накорешкерабочего  листа, которыйнужно переименовать,и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню,вкотором  спомощьюдирективы Renameнужнооткрыть диалоговое окно Rename Sheet.Это окно можно также открытьдвойным  щелчкомлевойкнопки  мышипо названиюрабочего листа.В поле ввода Name укажите новое имя      листа,которое должно содержать не более 31 символа,включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа.При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные скобки "[ ]";двоеточие ":";правая косаячерта "/";левая косая черта "".

2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов.

Прежде всегокорректируемаястрока  или столбец таблицы должны быть  промаркированы.Дляэтого  необходимощелкнуть левойкнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятсяподменюRowиColumn.  Привыборе одногоиз этих подменю открывается меню следующего уровня.В подменюColumnвызовите  директивуWidth,тогдаоткроется       диалоговоеокно,  в котором пользователь может указать ширину столбца.В качестве единицы измерения можно использовать один символ.Например,если в столбце нужно записать 10 символов, то вполе  вводаColumnWidthследуетуказать  число10. ДирективаAutoFitSelectionиз  менюColumnавтоматически       корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можновыполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно  установитьнаграницу  между номерами строк или адресами столбцов.При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки.Еслинажать  теперь левую   кнопкумыши  и,неотпуская  ее,немногосдвинуть указатель мыши,то можно  увидетьштриховуюлинию,  которая       показываетсмещение  границы строки.Переместите эту линию в нужную позициюиотпустите  кнопкумыши,тогда  втаблице появитсяновая граница строки.Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца)    будет   автоматически   скорректирована   по   ее содержимому.

                            3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

Все данные таблицы записываются в так называемыеячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы.По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excelв стандартном   формате,  которыйустанавливаетсяпри  запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программеExcel  имеютсяконтекстныеменю,   которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы.Эти меню содержат много директив обработки и форматирования  таблиц.Директивыформатирования можно также вызвать    на    панели    форматирования    (вторая    строка пиктографического  меню),щелкнувмышью  по соответствующей      пиктограмме.

3.1. Маркирование ячеек.

Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с  помощьюуказателяячеек.  Чтобыперевести указатель в заданнуюячейку,нужно  щелкнутьпоней  левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировкинескольких   ячеек   нужно   щелкнуть   в   начале маркируемойобласти (левый верхний угол) и,удерживая кнопку мыши нажатой,перемещать манипулятор в конец области(правый нижний угол).Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по   немаркированной   ячейке.   Для   маркирования несколькихячеек  спомощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу[Shift]нажатой,  распространитьмаркировкуна всю       область с помощью клавиш управления курсором.

Одна строкаили  столбецтаблицы маркируются щелчком по номеру (адресу),который расположен взаголовкестроки  или столбца.Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

3.2. Отмена операций.

Действие, котороевыполнено  последним,можноотменить директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z].      Операцию отменыможно также выполнить,щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.

Директива отмены    после   выполнения   превращается   в директиву   подтверждения   изменения   Redo.   Выполнив   эту директиву,можноснова  ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить -дляэтого  служит директиваRepeat  изменюEdit.Для  повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по12-й пиктограмме на панели управления.

3.3. Копирование данных.

Прежде всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимое которых должно быть скопировано,азатем  вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку.Теперь следует установитьуказатель мыши в позицию,куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишуввода[Enter].  Содержимое   маркированной   области      появится   вновом  месте.Еслиобласть,  вкоторуюнужно поместить копию,тоже маркирована,то  размерыобеихгрупп должны  бытьодинаковыми,в  противномслучаебудет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном   меню   правой   кнопкимыши  такжеесть директива   копирования.   Для   копирования    можно    также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужноудалить  содержимоегруппы ячеек и поместить егонановое  местовтаблице,  тоследует   использовать директиву   Cutиз  менюEdit.Напанели  управленияэтой директивесоответствует  7-япиктограмма(ножницы),  а   на       клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].

            3.4. Удаление данных.

Прежде всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимоекоторых   должно   быть   удалено.   Затем   можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Editестьподменю  Clear,которое  содержитследующие четыре директивы:

All -удаляетсодержимое  иотменяетформат   ячейки;

Formats-отменяет  толькоформатячейки; 

Contents -удаляет только содержимое ячейки;

Notes - удаляет толькокомментариик ячейке. 

Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del].Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш  [Ctrl-Z],котораяотменит директиву удаления.

3.5. Форматирование чисел.

Прежде всего нужно промаркировать ячейки,в которых надо изменить формат представления чисел.  После этогоможнолибо открыть  правойкнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells,либо вызвать директиву Cellизменю Format.В  любомслучаена  экране появится диалоговое окно       Format Cells.По умолчанию в верхнем полеэтогоокна  будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел.  В поле Categoryприведены  различныетипыформатов, которые   выбираются   щелчком   мышиили  спомощьюклавиш управлениякурсором.  ВполеFormatCodes:показаны  коды форматоввыбранноготипа.  Вполе ввода Code:пользователь может задать код своегоформатаи  запомнитьегов  списке форматов.Внижней  частиокнаFormat Cells находится поле просмотра Sample:,в котором показано,как  будетвыглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

Пиктограмма со   знаком    $    (доллара)    на    панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданнойячейке(к   числу   добавляется   символ   валюты). Пиктограммасо знаком %(процент) на той же панели позволяет установитьформатпроцентов  (кчислудобавляется   символ процентов).

3.6. Выравнивание данных.

Для выравниваниясодержимого  ячееквпрограмме  Excel можно использовать либо директивы меню,либо  пиктограммына панелиформатирования(4-я,  5-я,6-я).Прежде  всего надо промаркировать  выравниваемыеячейки.Далее  можно   открыть контекстноеменю  правойкнопкоймыши  ивызвать директиву       Format Cells,либо вызвать директиву Cell из менюFormat.  В любомслучае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этогоокна  выберитеопциюAlignment.После этого  вполеHorizontalможно  выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center)       и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

Проще всеговыравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм напанелиформатирования.В  этомслучаенужно промаркироватьсоответствующиеячейки  и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

3.7. Установка шрифтов.

Прежде всего надо промаркировать ячейки,в которых нужно изменитьшрифт.После  этогоможно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и  вызватьдирективуFormatCells, либовызватьдирективу  Cell из меню Format.  В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужновыбрать  опциюFont.В окнепоявится поле Font:,в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка.  Содержание этого списка  зависитот установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. Поумолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов.  В списке шрифтовых стилей Font Style:можно выбрать обычный стиль (Regular),курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic).В поле Underline можно выбрать типподчеркивания  текста(одной или двумя линиями).В поле       Effects расположенытриопциональные  кнопки,которыедают возможностьзачеркнуть  текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript)или  нижнего(Subscript) индексов.

Пиктограммы на второй панели управления (1-я,2-я,3-я) позволяютзадать  шрифтовые стили:жирное начертание (символ B),курсив (символI),подчеркивание  (символUс  чертой внизу).

                          4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработкиэлектронных  таблиц. Это,вчастности,  позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы,которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличитьформулу  оттекста.После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение,  содержащееаргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула можетсодержать  ссылки   на   ячейки,   которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.Однажды введенная формула можетбытьв  любоевремя модифицирована.    Встроенный    Менеджер    формул   помогает пользователю найти ошибку или неправильную  ссылкувбольшой таблице.

Кроме этого,программа  Excelпозволяет   работать   со сложными   формулами,   содержащими  несколькоопераций.Для наглядности можно включить текстовыйрежим,  тогдапрограмма Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

4.1. Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данныелибокак текст  (выравниваетсяполевому  краю),либокак  числовое значение (выравнивается по правому краю).Для  вводаформулы необходимоввести  алгебраическое выражение,  которому должен предшествовать знак равенства (=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20.Чтобы  разделитьпервоечисло  на второе и результат поместить в ячейку С1,в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул   можно   существенно   упростить,используя маленький трюк.После ввода знакаравенства  следуетпросто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

4.2. Сложные формулы.

Применение сложных формул продемонстрируем на примере.

	B	C	D	E
10	РАБОТА	ВРЕМЯ	ЦЕНА	СУММА
11	Настройка клавиатуры	2	$              17.80	$              35.60
12	Обслуживание машин	4	$                3.80	$              15.20
13	Подготовка формуляров	8	$                1.56	$              12.48
14
15
16	Сумма			$              63.28
17	НДС15%			$                9.49

Рис.1.

В столбцеС приведенной таблицы указано время (в часах), затраченное на выполнение работы,  встолбцеD  -стоимость одногочаса  работы,ав  столбцеЕ - промежуточная сумма, которую надо заплатить заэтуработу.  ВячейкеЕ16  нужно вычислитьобщуюстоимость  всехработ.Для этого туда надо записать следующуюформулу:  =Е12+Е13+Е14.Полученнуюсумму       умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.

Для вычисления    конечной   суммы,   подлежащей   оплате (например,в ячейке Е19) надо сначаласложить  промежуточные суммы,азатем  результатумножить на 0,15.Формула должна иметь вид:=(Е12+Е13+Е14)*0,15.Конечно,  можнобылобыи просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно такжеиспользоватьфункцию  суммыSUM(),тогда       формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12:E14)*0,15.

4.3. Редактирование формул.

    Чтобы начать   редактировать   содержимое  ячейки,нужно сначалапромаркироватьэту   ячейку.   На   следующем   шаге необходимовключить режим редактирования,нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью.В режиме редактированияв верхнейчасти  экрана(под строкой  пиктографического меню) активизируется наборная строка,в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

4.4. Информационные связи.

В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку,  расположенную вдругойтаблице.  Послеустановленияссылки значения,   находящиеся   в   ячейках,   будут   автоматически обновляться.

Для обращения к значению ячейки,расположенной на другом рабочем листе,нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Sheet2 необходимо  ввестиформулу:=Sheet2!B3. Если   в  названиилистаесть  пробелы,тооно  (название)       заключаетсяв  кавычки.Адресаячеек  должныбытьуказаны латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно упростить,  если скопировать значение исходной ячейки вбуфер (с   помощьюкомбинацииклавиш  [Ctrl-C])ипромаркировать ячейку,в которой долженпоявиться  результат.Затемнужно выполнитьдирективу Paste Special из меню Edit и в диалоговом окне этой директивы щелкнуть по командной кнопке Paste Link.

4.5. Групповые имена.

Предположим, что необходимо вычислить сумму целойгруппы ячеек.Вместо  того,чтобыперечислять  в формуле отдельные ячейки,  промаркируйтевсюгруппу  иприсвойтеей  имя.В дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.

Для присвоения имени маркированной группеячееквменю Insertнужно  открытьподменю Name и вызвать в нем директиву Define. В поле ввода открывшегося диалогового окна Define Name укажите имя этой группы.Имя группы должно начинаться с буквы исодержать   не   более   255   символов.   Не   допускается использованиепробелов.  Имягруппыне  должносовпадать с       адресами ячеек (А1 ит.п.).  Вэтомокне  приводитсятакже списокуже присвоенных групповых имен,относящихся к данному блокноту.

Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов,то их также можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно промаркировать соседние строки (столбцы),  включая первые ячейки,где расположеныимена,и  вызватьдирективу Create  изменюInsertName.В открывшемся диалоговом окне нужно указать местонахождение имен(впервой  илипоследней ячейкестроки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.

Если теперь вызвать диалоговое окно Define Name,  то всписке именможно  увидеть,что программа Excel присвоила указанным строкам (столбцам) эти имена.

В нижнемполеRefers  toдиалогового  окна Define Name даются табличные адреса именуемойгруппы.Теперь  привводе формулывместо  перечисленияадресовячеек,  образующих эту группу, можно указать ее имя.

Полный списоквсех  групповыхименрасположен слева от наборной строки.Во время ввода формулыможно  открытьэтот список,   щелкнув   по   стрелке   списка,  ивыбратьвнем интересующееВасимя.  Выбранноеимягруппы  будет   сразу вставленов  формулу,независимо от местонахождения активной ячейки.

Например, еслистолбцу  Е(см.рис.  1)присвоено имя"Сумма" и нужно вычислить сумму ячеек Е11,Е12 и Е13, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой: =Sum(.

Затем нужнооткрыть  списокгрупповыхимени щелкнуть мышью по имени "Сумма".  Программа Excelвставитэто  имяв формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу [Enter], чтобы завершить ввод формулы.

                    5. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Графические диаграммыоживляют  сухиеколонки цифр   в таблице,поэтомуужевранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм.  В пятую версию Excelвключенновый Конструктор диаграмм,который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".

Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новыйтиптрехмерных  диаграмм-так  называемые кольцевые диаграммы,  которые   дополняют   поверхностные   и   сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму моднорасположить   рядом   с   таблицей   или разместить ее на отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является однимизнаиболее  мощных средств в программе Excel.  Построение диаграммы с его помощью выполняетсяза  несколькошагов.Конструктору   указывается исходная область таблицы,  тип диаграммы, используемые надписи и цвета.На основной панели имеетсяпиктограмма  длявызова Конструктора диаграмм.

5.1. Построение диаграмм.

Прежде чемстроить  диаграмму,необходимо закончить все работывтаблице,  включая   ее   форматирование.   Вызовите Конструктор диаграмм (ChartWizard), щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме.

Конструктор диаграмм    будет    ожидать   информации   о      местонахождении диаграммы,  поэтому указатель мыши приобретает форму  пиктограммыКонструктора.Вы должны сделать с помощью указателямыши  прямоугольникнасвободном  местерабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкоймыши,  азатем,   не   отпуская   ее,   отбуксируйте образовавшуюсяпосле  щелчкапунктирнуюрамке  изверхнего       левого угла прямоугольной области в правый нижнийугол.Если диаграммунужно  построить на отдельном листе,то откройте в меню Insert подменю Chart и выберите в немдирективу  AsNew Sheet.

После этогоКонструктор  открываетдиалоговоеокно,  в которомзапять шагов нужно построить диаграмму.Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой  строится   диаграмма.   Дляэтогона  первомшаге промаркируйте мышью свою таблицу,включая заголовкистрок  и столбцов.

Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке  Nextи  выберитеизпредложенных образцов тип и вид диаграммысоответственно.На  четвертом   шаге   Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задатьимядиаграммы,  еелегенду(т.е.  соответствиемеждустолбцами диаграммы и табличными данными),  атакжеуказать   надписи   на   осях       диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

5.2. Типы диаграмм.

Тип диаграммы можно задатьтремяразличными  способами. Первыйспособописан  в разделе 5.1.Второй способ связан с входом в режим редактирования  диаграммы,которыйвключается двойнымщелчком  левойкнопкимыши  внутри рамки диаграммы.

Тогда в меню Format появится директиваChartType.Вызовите эту   директивуив  открывшемсядиалоговомокне  выберите подходящий тип диаграммы.

Однако проще   всего  воспользоватьсяграфическимменю. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву Chart. В верхней части экрана справапоявитсямаленькое  графическоеменю.Первая пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы.После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед    Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм.

5.3. Надписи на осях.

Если Вы не сделали заголовка диаграммы и надписей на осях на пятом шаге работы с Конструктором,то сделайте это сейчас. Для   этого  вызовитедирективуTitlesиз  менюInsert.В открывшемся диалоговом окне нужно указать место для  надписей, которые Вы хотите ввести. Чтобы ввести надпись, нужно включить       опциональные кнопки Chart Title, Value (Y) Axis и Category (X) Axis.Длятрехмерных диаграмм появляется еще одна кнопка для надписей на третьей оси.

После щелчкапо  кнопкеValue(Y)Axisнадиаграмме появляется текстовая рамка,в которой находится буква Y.Эту букву  можнообычнымобразом  заменить любым текстом.Чтобы завершить ввод,нужно щелкнутькнопкой  мыши.Надиаграмме появитсятекст,  которыйможно редактировать и форматировать обычным образом.Для этого нужно лишь щелкнуть по нему мышью, чтобы появилась текстовая рамка.

5.4. Дополнительные объекты.

   В меню  Insertрасположены директивы,которые позволяют придать диаграммеболее  привлекательныйвид.В  частности, здесьестьдиректива Picture,которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах(BMP,PCX  ит.д.).После вызова  этойдирективы открывается окно загрузки графического файла.На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный       в  рамку.Этурамку  можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.

Кроме этого,     Конструктор    диаграмм    предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будетпривлекатьвнимание к отдельным частям диаграммы.Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и  нажатьклавишуввода  [Enter].Тогдав центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши       соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.

Рисунок надиаграмме  можно нарисовать вручную с помощью  пиктографическойпанелиDrawing,   на   которой   есть   все необходимыеинструменты.  Вызвать эту панель можно через меню правой кнопки мыши или директивой Toolbars из меню View.

5.5. Актуализация диаграмм.

Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы,по которой строилась   диаграмма,   то   программа   Excelавтоматически модифицирует диаграмму.Если же Вы добавили втаблицу  новую строку   или   столбец,   то   действуйтеследующим  образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мышина  диаграмму.Дляэтого  поставьтеуказатель мыши на      границу маркированной областии,  неотпускаялевой  кнопки мыши,переместитееена диаграмму.Как только Вы отпустите кнопку мыши,диаграмма будет изменена (актуализирована).Эта техникаполучила  в корпорации Microsoft название Drag & Drop или Drag & Plot.

Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее актуализации можно использовать директиву New  Dataиз меню  Insert.В  диалоговом окне этой директивы нужно указатьобласть  таблицы,котораябыла  добавлена.Дляэтого  либо промаркируйте этуобласть,  либо укажите ее адрес.Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK,и  программавнесетв       диаграммусоответствующие изменения.Если Вы неудовлетворены     результатом актуализации диаграммы,то отмените ее директивой Undo из меню Edit.

6. ФУНКЦИИ

Для выполнения   табличных   вычислений   нужныформулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаютсяочень часто,   то  программаExcelпредлагает  более200заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функцииразделены  покатегориям,чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на   всех   этапахработы  правильноприменятьфункции.  Он позволяет построить и вычислить  большинствофункцийзадва шага.

В программеимеется  упорядоченныйпоалфавиту  полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя;в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтомуприпоиске  покатегориямполезно  воспользоваться краткими  описаниямифункций,которые предлагает Конструктор функций.Функция  оперирует   некоторыми   данными,   которые       называютсяее  аргументами.Аргументфункции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек.  Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

6.1. Конструктор функций.

Промаркируйте ту   ячейку,  вкоторойдолжен  появиться результатвычислений.Затем  щелчкомпо14-й   пиктограмме Конструкторафункций (со значком fx) откройте диалоговое окно Конструктора.

В левом поле этого окна перечислены категории функций,а в правом - функции,соответствующие выбранной категории.Для тогочтобы  увидетьвсефункции,  следует щелкнуть мышью по опции All в поле категорий.

Щелкните мышьюпо  названиюнужнойВам функции,  тогда название функции появится в отдельной строке вместе скратким описаниемэтой функции.  Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество.Аргументы задаются на следующем шаге работыс  Конструктором.Чтобыперейти к нему,щелкните по командной кнопке Next.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции.Конструктор различаетаргументы,  которые должны     учитываться     обязательно,    и    необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо   ввести   его   адрес   склавиатуры,  либовтаблице промаркироватьобласть,  гдеонрасположен.   Тогда   адрес аргументафункции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

При работес  Конструкторомвсегдаможно  вернутьсяк первому шагу,щелкнув по команднойкнопке  Back,ивыбрать другуюфункцию.  Есливсеаргументы  функциибылиуказаны правильно,в правом верхнем поле Valueпоявляетсярезультат вычисленияэтой  функции,которыйбудет  помещен в таблицу. Щелкните  покоманднойкнопке  Finish,чтобы  закрытьокно   Конструктора функций.

После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений,  ноячейкаостанется  маркированной.В наборной строке   можно   увидеть   выбранную    функцию    вместе    с соответствующими аргументами.

6.2. Редактирование функций.

Щелкните мышьюпо ячейке,  где находится функция.Затем щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое окно Editing Function.

В этомокне  даетсяназваниефункции,  приводится   ее краткое описание и перечисляются ее аргументы.Для того чтобы изменить содержимое поля,гденаходятся  аргументы,следует либо непосредственно внести новые адреса,  либо промаркировать соответствующую группу ячеек.После окончанияредактирования следует щелкнуть по командной кнопке Finish.

После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов. Поэтому  редактированиеможновыполнить  непосредственно   в наборнойстроке,  необращаяськ Конструктору функций.Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки,где необходимоисправить  ошибку.Слеваот  строки появятся три командные кнопки (со значком X, "галочкой" и fx).

В той   позиции,   где   былвыполнен  щелчок,появится мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые символыс  клавиатуры.Щелчокпо  пиктограммескрестиком отменяетвсе  произведенныеизменения,так  чтосодержимое ячейки   остается  безизменения.Щелчок  попиктограммес "галочкой" подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение.

6.3. Вычисление суммы.

Промаркируйте ячейку,где должна располагаться сумма,и щелкните мышью по 13-й пиктограмме сложения.

В наборнойстроке появится знак равенства и слово "SUM", за которым в скобках обычно следует адреснекоторой  области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel "угадала" правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой".

В противном случае промаркируйтегруппуячеек,  которые нужно сложить.Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек,  используя клавишу [Ctrl]. Эту клавишу нужно удерживать внажатом  состояниидотех  пор,пока все группы не будут промаркированы.

Адреса группможно  ввестис клавиатуры.В этом случае нужно помнить,что адреса начальной и конечнойячеек  группы разделяютсядвоеточием,а  адресаразличных групп - запятой (или точкойсзапятой,  взависимостиот  установкиопций Internationalв  среде Windows).Кроме этого в формулу можно       ввестии  числовыеслагаемые. После   этого   щелкните   по пиктограмме с "галочкой", чтобы вычислить сумму.

6.4. Вычисление среднего значения.

Промаркируйте ячейку,где  должнорасполагаться среднее значение, и щелкните по пиктограмме Конструктора функций.

Откроется диалоговоеокно  Конструктора.Влевом  поле этого окна выберите категорию Statistical,а  вправомполе щелкните   по  названиюфункцииAVERAGE.  Затемщелчкомпо командной кнопке Nextперейдитеко  второмушагуработы  с Конструктором.

На втором шагенужно  указатьаргументыэтой  функции. Здесьтакжедля  маркировкиможнолибо использовать мышь в сочетании с клавишей [Ctrl],либо вводить адрес с клавиатуры.

Взаключение  нужно закрыть окно Конструктора функций щелчком по командной кнопке Finish,  послечегов  таблицепоявится среднее значение.

6.5. Вычисление величины линейной амортизации.

Для вычислениявеличины линейной амортизации какого-либо     оборудования(например,  станка)нужнознать  егопокупную стоимость,   продолжительность   эксплуатации   и   остаточную стоимость.  Предположим,что этаинформация  ужевнесенав таблицу.  Промаркируйте ячейку,где будет находиться значение линейной амортизации, и вызовите Конструктор функций.

На первомшаге  выберитекатегорию Financial.В правом поле  щелкните   по   аббревиатуре   SLN   (функция   линейной амортизации).   Конструктор   выдаст   краткоеописаниеэтой функции. Затем щелкните по командной кнопке Next.

На экранепоявится  второедиалоговое окно Конструктора функций.В этом окне укажите аргументы функции. Закончив ввод аргументов, щелкните по командной кнопке Finish. После этого в указанной   ячейке   таблицы   появится   значение    линейной амортизации.

6.6. Комбинирование функций.

Первую функцию   в   формуле   можно   задать  спомощью Конструктора функций.Затем активизируйте наборнуюстрокуи введите  склавиатурызнак арифметической операции,которая связывает функции.Для ввода второй функциитакже  запустите Конструктор   функций   непосредственно   из  наборнойстроки(пиктограмма со значком fx).Таким образом можно связать друг с другом произвольное число функций.

Функции могут связыватьсяоператоромкомпозиции,  когда одна (внутренняя) функция является аргументом другой (внешней) функции.Для образования композиции введитеобычнымобразом внешнююфункцию и промаркируйте ячейку,где она расположена. Затем активизируйтенаборную  строкуищелкните  внейпо аргументу,  вместокоторогодолжна быть вставлена внутренняя функция.После этого запустите Конструктор функций и выберите внутреннюю  функцию.Этотпроцесс нужно повторить для каждой      внутренней функции,если вложений несколько. При этом следует помнить,чтоаргументы  функцийотделяютсядруг  отдруга запятой.

Таким образом,аргументами  функциймогутбыть  числа, отдельные ячейки, группы ячеек и другие функции.

6.7. Текстовый режим индикации функций.

В обычномрежиме  программаExcelвводит   в   таблицу результаты вычислений по формулам. Можно изменить этот режим и ввести  текстовыйиндикации   (отображения)   формул,   нажав комбинацию клавиш [Ctrl-~].

После этого наэкране  становятсявидныне  результаты вычислений,атексты  самих формул и функций.В этом режиме увеличивается ширина столбцов,  чтобы можно былоувидетьвсю формулу и попытаться найти ошибку.

Часто рабочий лист не помещается целиком наэкране,что затрудняетпоиск  ошибок.Крометого,  довольно утомительно долгое  времяискатьна  мониторепричинуошибки.  Поэтому рекомендуется  распечатыватьтаблицу в текстовом режиме.Для этого можно выбрать альбомную ориентацию листа, даже если сама таблицабыла сделана в расчете на портретную ориентацию.При       альбомной ориентации на лист бумаги помещается таблица с очень широкими столбцами.

                              7. ОБМЕН ДАННЫМИ

Обмен даннымипозволяет пользователю Excel импортировать в своитаблицыобъекты из других прикладных программ и передавать(экспортировать)свои  таблицыдля встраивания в другие объекты.

Концепция обмена   данными  являетсяоднойиз  основных концепций   среды   Windows.    Между    объектами,    которые обрабатываютсяразличными прикладными программами,создаются информационные связи,например,  между таблицами итекстами. Этиинформационныесвязи реализованы динамически,например, копиятаблицы,  встроенная   в   текст,   будет   обновляться(актуализироваться)всякий раз,  когда в ее оригинал вносятся изменения.

К сожалению,не  всеприкладныепрограммы поддерживают механизм обмена данными,но программа Excel относится здесь к лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).

7.1. Импортирование рисунков в Excel.

Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области  рабочеголистаи  вызовите директиву Object из меню Insert.Программа Excel выдает список объектов, которые можно включить   в   таблицу   и   для   которых   в   системеесть соответствующие программные обработки. Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были установлены в системе       Windows.Выберите  изспискаобъект  PaintbrushPictureи щелкните по командной кнопке OK.

После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором  можносделатьрисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from из менюEdit.  Вдиалоговомокне  этой директивывыберитефайлс нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню File,  чтобывыйтииз  графическогоредактора и вернуться в      программу Excel.

При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этимрисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда создаетсядинамическая информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком на  рабочемлистеи  графическимредактором. Рисунокпоявляется на рабочем листе в указанном месте рядом с таблицей.

7.2. Редактирование рисунков на рабочем листе.

Дважды щелкнителевой  кнопкоймышивнутри  рамки,   в которой   находится   рисунок.   После   этого   автоматически запускается графический редактор Paintbrush,поскольку у него с этим рисунком была установлена информационная связь.

Теперь врисунок  можновнести   изменения,   используя средства, предоставляемые графическим редактором. В заключение нужно вызвать директиву Exit &  Returnиз  менюFile,чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор снова предлагает сохранитьинформационную связь.Здесьтакже  нужновыбратьответ  Yes.После этого       управление возвращается программе Excel,и измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.

7.3. Включение таблицы в текст.

Запустите программуExcel  ипромаркируйтетаблицу,  в которой находятся нужные данные.  Затем щелкнитенаосновной панели по 5-й пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного хранения среды Windows.

Завершите работус программой Excel и вызовите текстовый редактор WinWord вместе со своим документом.  Щелкните мышью в томместетекста,  гденужновставить  таблицу.Затемна основной  пиктографическойпанели   редактора   щелкните   по пиктограммевставки  избуфера(в  редактореWordэто 6-я пиктограмма,в  Excel-9-я).  Послеэтоготаблица  будет вставлена в текстовый документ.

                            8. ОБРАБОТКА СПИСКОВ

Списки позволяют    эффективно    работать   с   большими однородными наборами данных.

Списком будем   называть   упорядоченный   наборданных, имеющиходинаковую  структуру.Например,списком   является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера ихтелефонов.Каждый  элементсписказанимает  одну строку,вкоторой  данные распределяются по нескольким полям (столбцам).В программе  Excelспискиявляются  специальным видомтаблиц,для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриваться как  внутренниебазыданных,  в которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.

В пятой версиипрограммы  Excelразработчикииз  фирмы Microsoft   значительноупростили  работусосписками.  Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразитьтолько те  частисписка,которые  нужны для выполнения определенной задачи.

8.1. Создание списков.

С техническойточки  зренияспискипредставляют  собой обычные   таблицы,для  которыхвпрограмме  Excelимеются дополнительныеоперации  обработки.Сначала   нужно   хорошо продуматьназванияотдельных  полейв списке.Например,  в качестве полейдля списка  товаровможнобыло  бывыбрать следующие:номер артикула, название товара, цену и наличие на       складе (запас).Названия полей используются программойExcel для  поискаэлементов в списке и его обработки.Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице.

В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей списка.  Следите за тем,чтобы между ними не оставалось свободныхстолбцов.Эту  строку программа Excel использует в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки введите свои данные.

8.2. Ввод списка данных.

После вызовадирективы  Formиз  менюData открывается диалоговое окно,  в которомпрограммаспрашивает,  можноли рассматривать первую строку в качестве заголовка списка. Здесь нужно ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.

После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полюсписка  соответствуетполеввода.  Как тольковсеполя  ввода будут заполнены данными,  щелкните по командной кнопке New,чтобы внести введенный элемент данных в список.Затемможно начать ввод следующего элемента данных и т.д.,пока не будут введены все элементы списка. В заключение       закройте окно щелчком по командной кнопке Close.

Каждый новыйсписок  следуетсоздавать   на   отдельном рабочем листе.  Программа Excel может обрабатывать только один список на одном рабочем листе.

8.3. Поиск элемента в списке.

После вызова директивы Form из  менюDataвдиалоговом окнепоявляется первый элемент списка.Щелкните по командной кнопке Criteria,чтобы войти в режим поиска.Вид диалогового окнаизменится;  кнопкаCriteriaпревратится в кнопку Form. Введитезначения  полейискомогоэлемента  вполя   ввода, расположенныев  левойчасти окна.Введенные значения будут служить критериями поиска.Можно заполнить не все поля ввода, тогдабудетпроизводиться  поиск элементов,соответствующие полякоторыхсовпадают  сзаполненнымиполями.  Привводе старайтесь не нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Find Next.Программа Excelначинает  просматриватьвесьсписок начиная с первого элемента,чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска.Еслипрограмма  находит соответствующий элемент,  он появляется вдиалоговомокне.  Еслинужнонайти  ещеодин элемент,удовлетворяющийусловию  поиска,снова щелкните по       командной кнопке Find Next.

Если поисклучше вести в обратном направлении,щелкните по командной кнопке Find Prev.При поиске можно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного числа,а  значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.

Если критериемпоиска  служиттекстовая строка,то для маскирования текстовых позиций можно использовать символы"?" и "*". Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска "М???ер" будут удовлетворять слова "Мюллер", "Мастер" и т. д. Звездочка позволяетигнорировать  всеследующиепосле  нее   символы.   Например, строке поиска "Ми*" будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания "Ми".

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы.  Например, условие "<100" означает, что нужно найти все   элементы  списка,содержимоеуказанного  полякоторых меньше, чем 100.

Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев   поиска,программанаходит  толькотеэлементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.

8.4. Редактирование списков.

Вызовите директиву Form из меню Data.Если Вам известно, гдерасположены заданные элементы,то в диалоговом окне этой директивыследует  воспользоватьсялинейкой   прокрутки.   В противномслучаенайдите нужный элемент с помощью некоторого критерия,а затем вернитесь в режим ввода данных,щелкнув по командной кнопке Form.Измените значения данных прямо в полях ввода.Если по какой-то причине надо отменитьизменение,то  щелкните по командной кнопке Restore.Однако,  кнопка Restore функционирует до тех пор, пока не был сделан переход к другому элементусписка.  Еслибыл сделан переход к другому элементу или произошло переключение в режим поиска,то программа Excel запоминает содержимое полей ввода в таблице.

Если нужно удалить элементы данных, щелкните по командной кнопкеDelete.  Послеэтогооткроется  диалоговоеокно,в котором нужно подтвердить удаление.При утвердительном ответе элементудаляется  изсписка,авсепоследующие  элементысдвигаются на одну строку вверх.

8.5. Автоматический фильтр.

Откройте в меню Data подменюFilterи  включитевнем опцию AutoFilter.В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками.Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно   значение   изэтогоперечня.  Всписке останутся только те элементы,у которых значение данного поля совпадает с выбранным.Кроме того,пиктограмма со стрелкой и элементы спискабудутизображены  другимцветом.Поэтому признакуможно  определить,чтосписок был профильтрован по       указанному полю.Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному полному списку,то нужновыбрать опцию All в перечне значений поля,  по которому выполнялась фильтрация.

8.6. Комбинированная фильтрация.

Выберите поле (столбец),по которому  будетпроводиться фильтрация списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном столбце,после  чегонаэкране  появитсяменюс  перечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву Custom.

После этого появится диалоговое окно Custom AutoFilter, в котором можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой,расположенной  слеваотпервого поля ввода,тогда откроется меню, включающее шесть логических операторов ("равно",  "меньше","больше" и т.д.).Выберите в этомменю нужную логическую операцию,например,  "больше или     равно" (>=).В первом поле ввода укажите некоторое числоили выберите его из меню,расположенного справа. Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поляввода.Пусть, например,там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And,если нужно,  чтобы выполнялись оба  условия,или кнопку Or,  если достаточно, чтобы выполнялось одно из условий фильтрации.По умолчанию  включенаперваяиз  этихкнопок. Щелкнитепо  команднойкнопкеOK,тогда в таблице появятся       только теэлементы,  которыеудовлетворяюткомбинированному логическому   условию.   В   данном   примере,  еслиоставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, укоторых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

8.7. Сортировка списков.

Вызовите директиву   Sort   из   меню   Data.   Откроется диалоговоеокно этой директивы.В группе полей Sort by этого окна необходимоуказатькритерии  сортировки.Поумолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия.В следующих  поляхможнодополнительно указатьзначения,  покоторымбудут сортироваться элементы,       имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторныхкнопок Ascending и Descending,которые расположенырядом  скаждым   полем,   позволяет   проводить сортировке    либо    в   возрастающей,   либо   в   убывающей последовательности.  Щелкните по команднойкнопкеOK,тогда программаExcel  выполнитсортировку списка в соответствии с указанными критериями.

                              9. АНАЛИЗ ДАННЫХ

Для анализа большихсписков  данныхвпрограмме  Excel предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы,позволяющие лучшепонять тенденции и закономерности,которым подчиняются табличные данные.Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую   версиюпрограммыExcel,  предназначеныдляанализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага.Структуру опорной таблицы можно легкоизменить  винтерактивномрежиме  путем       перемещенияназваний  полейданныхиз одной части таблицы в другую.

Кроме опорных таблиц,в программе Excel имеются и другие методыанализанаборов  данных.Очень   полезной   является директива   поискарешения  уравнений,которая по  заданным значениямполейнаходит  другиезначения,   удовлетворяющие определенным соотношениям.

9.1. Опорные таблицы.

Директивой PivotTableиз  менюData откройте диалоговое окно Конструктора опорных таблиц.В этом окне за четырешага нужно построить опорную таблицу.

На первомшаге  следуетуказатьисточник   поступления данных.Если исходные данные находятся в списке,то щелкните по селекторной кнопкеMicrosoftExcelListorDatabaseи перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа,где находитсясписок.По  умолчанию программа предлагает список, который расположен наактивном  рабочемлисте.Здесь  можно указатьтолькочасть  списка,еслидля  построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьемшаге  задаетсяструктура(Layout)   опорной таблицы.В правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление структуры опорной таблицы.В это поле включается поле названий строк,поле названий столбцов и поле данных.Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля таблицы.При построении опорной таблицы придерживайтесьследующих правил.Названия полей, по значениям которых будет проводится анализданных,отбуксируйте  вполеданных  Data.Вполе названий   строк   Rowи  вполеназваний  столбцовColumn переместите   названия    полей,    по    значениям    которых классифицируются   (разбиваются)данные.  Затемщелкнитепо       командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На четвертомшаге  можноустановить некоторые опции для построения таблицы.В поле ввода Pivot  TableStarting  Cell указываетсяадрес,  скоторого начинается построение таблицы (левый верхний угол).В поле вводаPivotTableNameможно указатьназвание  таблицы.По умолчанию программа используетназвание PivotTable1 с последующим увеличением номера таблицы. Есливключить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорнойтаблицыбудут  вычисляться общие суммы.  Контрольный индикатор Save Data With Table Layout  служитдлясохранения опорной таблицы с заданной структурой.Включение контрольного индикатора   AutoFormat    Table    позволяет    автоматически       сформатироватьопорную  таблицу.Послезакрытия диалогового окна Конструктора команднойкнопкойFinishпрограмма  Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции.

Между опорнойтаблицей  иисходнымсписком   возникает статическаясвязь,т.е.  связь,которая существует только в момент построениятаблицы.При  измененииданныхв  списке опорная   таблица   не  будетизменяться.Чтобы  привестив соответствие содержимое таблицыисодержимое  списка,нужно       вызвать директиву Refresh Data из меню Data.

9.2. Редактирование опорных таблиц.

Названия полей, по которым классифицируются данные, можно     перемещать с помощью мыши, чтобы изменить структуру таблицы. Если в опорную таблицу необходимо добавить новые поля, товызовите директиву PivotTable из менюData  илищелкнитепо пиктограммеКонструктора  таблицнаопорной (Pivot) панели.После этого появится третье окно Конструктора опорныхтаблиц,в  котором можно изменить размещение значений полей в таблице.Следите за тем,чтобы при  вызовеэтойдирективы  указательячеек находился внутри таблицы, в противном случае Конструктор  начнет построение новой таблицы.

9.3. Нахождение значений.

Иногда бываетзаранее  известно,   каким   должен   быть результатвычислениянекоторой функции,но неизвестно,при каких значениях аргумента он достигается.

Предположим, что   нам   надонайтимаксимальную  сумму кредита,которую можно датьна  тригодапо  фиксированной процентной  ставке,есликлиент  готоввозвращатьпо 2000$ ежемесячно.

В программе   Excel   имеетсяфункцияPMT,  котораяпо значениям суммы кредита, периода и процентной ставки вычисляет величину ежемесячного взноса для погашения кредита.Нам нужно решитьобратную  задачу,когдазаранее  известна   величина ежемесячно возвращаемой суммы и нужно найти сумму кредита. Для решения этой задачивызовите  директивуGoalSeek  изменю       Tools.

Откроется диалоговое окно этой директивы.Вполе  ввода Set   Cell:   этогоокна  укажитеадресячейки,  вкоторой расположено заданное значениефункции(в  нашемслучаеэто ячейка,  гденаходитсяфункция  PMT).В поле ввода To Value укажите значение функции,которое в нашем случае равно 2000$. В поле ввода By changing Cell укажите адрес ячейки,в которой программа сможет подбирать  нужноезначение,удовлетворяющее заданнымусловиям.  Внашемслучае здесь надо указать адрес ячейки,где  находитсязначениесуммы   кредита.   Закончив установки полей, щелкните по командной кнопке OK.

Путем подбора значений в указанной ячейке программа Excel пытается  найтимаксимальное приближение к заданному целевому значению функции. Результат появляется в диалоговом окне. Если Вас   удовлетворяетрасхождение  междунайденными  целевым значением,то закройте диалоговое окно щелчком по кнопкеOK, после чего найденное значение появится в таблице.В противном     случае  щелкнитепокомандной  кнопке   Cancel,   чтобы   не передавать значение в таблицу.

                              10. БАЗЫ ДАННЫХ

В комплектпоставки Excel 5.0 входит программа обработкивнешних баз данных MS Query.

Программа Query(Запрос)  можетработатьс  текстовыми файлами и сданными,которые  былиподготовленыследующими программами   управления  базамиданных:Ms  Access,dBASE, FoxPro,Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся надискев формате,  одной из перечисленных выше баз данных,  будем называть внешней базой данных.

Если впроцессе  работыстаблицей  впрограмме Excel возникает необходимостьобратитьсяк  внешнейбазеданных, нужно  запуститьпрограмму Query.Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные  данные впрограммеExcel.  В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой Query.

10.1. Запуск программы обработки баз данных.

Вызовите Менеджер расширений директивой Add-Insиз  меню Tools.Откроется  диалоговоеокноМенеджера.  Внемможно выбрать изсписка  опциирасширения,которые  включаютсяи выключаютсящелчком  посоответствующей опциональной кнопке, расположенной перед именем расширения.

По спискуопций  можноперемещатьсяс  помощью линейки прокрутки.  Найдите в списке строку MS Query Add-In и щелкните по кнопке в этой строке,  чтобы в ней появился крестик.  Затем закройте диалоговое окно щелчком по командной кнопке OK.

Теперь заглянитев меню Data.В нижней части этого меню должнапоявиться  директиваGetExternalData,  спомощью которой можно запускать программу Query.

10.2. Оболочка программы Query.

Окно программыQuery  содержит многие элементы,которые являются общими для всех программ в среде Windows.В  верхней частиэкрана находится строка заголовка с кнопками увеличения и уменьшения размеров окна.Под ней расположена строка меню с элементами меню,которые содержат директивы работы с внешними базами данных.

Под строкойменю находится строка пиктографического меню    (пиктографическая панель),в которой расположеныпиктограммы для   вызова   наиболее   частоиспользуемых  директив.Если установить указатель мыши на пиктограмму в  статуснойстроке, появится   описание   действия,   которое   связано   с   этой пиктограммой.

После загрузкифайла из базы данных под пиктографической панелью появляется имя этого файла вместе со спискомназваний полейсодержащихся в нем данных.Большое поле в нижней части окнаотводится  дляразмещенияданных  из   базы.   Линейки прокрутки,   расположенныев  правойчастиокна,  позволяют перемещаться внутри набора данных.

В нижней части окна слева находится поле с номером записи данных,  которая в данный момент обрабатывается. Стрелки рядом сэтим  полем позволяют переходить к следующей или предыдущей записи.С помощью  стрелоксвертикальными  штрихамиможно перейтив  началоилив  конецнабора данных.В статусную строку,расположенную  в   нижней   части   окна,   выводится информация о ходе выполнения команд и состояния программы.

10.3. Загрузка внешнего набора данных.

После запуска программы Query появляется диалоговое окно Select Data Source,вкотором  приводитсясписокдоступных типовбаз  данных.Выберитенужный  Вамтипи щелкните по командной кнопке Use.  Откроется диалоговое окно Add Tables, в которомследует  выбратьнужный файл и щелкнуть по командной кнопке Add.В окне  должнопоявитьсяназвание  этогофайла       вместе  сосписком названий полей.Если необходимо загрузить еще один файл, то щелкните по его имени и снова воспользуйтесь кнопкойAdd.После  тогокаквсе  необходимыефайлы будут загружены, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке Close.

Если нужныйтип баз данных отсутствует в диалоговом окне Select Data Source,щелкните в нем по командной кнопке Other. Откроетсядиалоговое  окноODBCDataSources.Здесь нужно щелкнуть по командной кнопке New ив  открывшемсядиалоговом окне добавить драйверы для баз данных других типов,  например, Microsoft Access.  Закройте это окнощелчкомпо  кнопкеOK.       Появитсяследующее  диалоговоеокноODBCMicrosoftAccess Setup;здесь щелкните по командной кнопке Select Database и в открывшемся  диалоговом окне укажите директорию на диске,где находится эта база данных,и имя  файла,содержащегонужный набор  данных.Закройте все остальные диалоговые окна щелчком по кнопке OK,после чего выбранный наборданных  появитсяв       окне,  асоответствующий тип баз данных будет внесен в список доступных типов баз данных.

После закрытиявсех диалоговых окон в верхней части окна программыQueryпоявится  список,   который   содержит   имя загруженного   файла   и  названияполейданных.  Еслибыло загруженонесколько  файлов,то   каждому   из   них   будет соответствоватьотдельный  список.Встроке  заголовка окна   будет расположено название базы данных.

В нижнейчасти  окнапоявится пустое поле со стрелкой - поле списка.После щелчка по стрелке в полеспискапоявится список,содержащий  названияполейданных  всех загруженных файлов.Если щелкнутьмышьюпо  одномуизназваний  полей данных,тов поле списка появится список значений выбранного       поля,а список названий полей переместиться в следующееполе списка со стрелкой, которое появится справа от первого. В этом поле также можно открыть список значений другого поля данных и т.д.Такимобразом  формируютсястолбцы таблицы,которую в дальнейшем можно будет обрабатывать программойExcel,итем самымзадается структура записи набора данных,который будет       содержатьвыбранные  значенияполей.   Эта   таблица   может содержать значения не всех полей, содержащихся в исходной базе данных.Поэтому процесс развертывания значений полей влюбой момент можно прекратить.

Для того чтобы отсортировать получившийсянаборданных, щелкнитепо  10-йили 11-й пиктограмме окна программы Query. Сортировкуможнопроводить  либоповозрастанию,  либопо убыванию значений некоторого поля.

В менюRecordsсодержаться   директивыдобавления и удаления столбцов данных, а также директива сортировки данных.

Чтобы перейти к определенной записи данных,следует вызвать в этомменюдирективу Go To и указать в открывшемся диалоговом окне номер записи, а затем щелкнуть по кнопке OK.

Как и в программеExcel,  в Query есть меню Format,в котором содержатся директивыкорректировки  шириныстолбцов, высоты строк и видов шрифта.

10.4. Критерии выбора данных.

Когда наборданных  загружен,ииз  него нужно выбрать часть записей.  Щелкните попиктограммевключения/выключения критериев(6-я  на пиктографической панели),  тогда в средней части окна появится поле,в котором  нужноуказатькритерий отбора данных.

Для ввода критерия следует щелкнуть мышью в поле критерия (первая строка),  после чего появится поле списка со стрелкой. Щелкните по этой стрелке, чтобы открыть список полей. Выберите здесь  поле,позначениям  которогобудет проводиться отбор данных.

После этого   в  следующемполеввода  (втораястрока)укажите значение этого поля.Для ввода значения полядвойным щелчкоммышью  по второй строку откройте диалоговое окно Edit Criteria.В поле списка Operator выберите логический оператор сравненияданных  ("равно","неравно" и т.д.).Щелчком по       команднойкнопке  Valuesоткройте  диалоговоеокно   Select Value[s]со  всеми значениями заданного поля.  Выберите здесь нужное значение и закройте окно кнопкойOK,тогда  выбранное значениепоявитсяв соответствующем поле окна Edit Criteria. Это окно закрывается также щелчком по кнопке OK.

После этогопрограмма Query выберет все записи,имеющие заданное значение поля, и расположит их в нижней части окна. В заключение  вызовите директиву Return Data to Microsoft Excel, котораязавершает  выполнениепрограммыQuery  и   передает сформированную   таблицу  впрограммуExcel  длядальнейшей обработки.

10.5. Комбинированные запросы.

Загрузите исходный файл данных из базы программойQuery. Щелкнитепопиктограмме  включения/выключения критериев (6-я пиктограмма),тогда  всреднейчасти  окнапоявится   поле критериев отбора данных. Введите в него первый критерий отбора способом, который был описан в предыдущем разделе.

С помощью   директивы   AddCriteriaиз  менюCriteria откройте  диалоговоеокно   этой   директивы.   Щелкните   по селекторной   кнопке   And,   если  отбираемыезаписидолжны удовлетворятьобоим  критериям,илипо  кнопке   Or,   если достаточновыполнения  одногоиз критериев.После щелчка по маленькой стрелкев  полеFieldоткроетсясписок  значений       полей,   из   котороговыберитезначение  полядлявторого критерия.В  следующемполеOperatorаналогичным   образом выберите   изсписка  логическийоператорсравнения  данных ("меньше", "больше" и т.д.). Наконец, в поле ввода Value нужно       указать значение,с которым производится сравнение. Это можно сделатьвручнуюили  выбратьзначениеиз  списка,который открываетсякомандной  кнопкой Values.После выполнения всех установок щелкните по кнопке Add.Повторите все установки для следующихкритериев  и в заключение щелкните по кнопке Close. Послеэтого   программа   Query   отберет   записи,   которые       удовлетворяютсложному комбинированному запросу,и разместит их в нижней части окна.

10.6. Обмен данными с внешней базой.

Внешний набор данных можно обрабатывать либо впрограмме Query, либо передать его на обработке в программу Excel.

Чтобы запомнить изменения,которыебыли  произведеныв программе   Query,  преждевсегоактивизируйте  опциюAllow Editing в меню Records.Затем щелкните по любому полювнутри записи   данных   и   можете   начинать   редактирование.Все произведенные изменения будутзаписыватьсяв  исходныйфайл данных, т.е. будет установлена динамическая связь.

В программе   Excel   внешний    набор    данных    можно редактироватькаклюбую другую таблицу.В частности,  можно корректировать ширину столбцов  ивысотустрок  иприменять любыепроцедуры форматирования.Но при этом нужно учитывать, что все произведенные изменения не окажут никакого влиянияна исходный внешний файл данных,т.е.в этом случае речь идет о статической форме информационной связи.

                    11. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL

Программу Excel можно настраивать в соответствии с    индивидуальнымизапросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel,определив кругнаиболее частоиспользуемых функций,может организовать работу с ними наиболее удобнымдля  себяобразом.С  другойстороны,те функции  программы,которыеникогда  не используются,можно     вообще  убратьизконфигурации,  чтобысэкономить   ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки.

11.1. Создание пиктографического меню.

Переведите указательмыши  влюбуюпозицию на основной панелипиктографическогоменю  и   нажмите   правую   кнопку манипулятора. В открывшемся меню с помощью директивы Customize откройте диалоговое окно.В левом поле этого окнарасположен списоккатегорий  пиктограммныхкнопок.Выберите нужную Вам категорию,тогда  вправом   поле   Buttons   появятся   все     пиктограммныекнопки,  относящиеся к данной категории.  После щелчка по интересующей  Васкнопкевнижнемполепоявится краткое описание директивы, которая связана с этой кнопкой.

Определите, какие пиктограммные кнопки Вы хотите включить в новую пиктографическую панель. Выберите нужную пиктограммную кнопку и буксируйте ее, удерживая левую кнопку мыши нажатой, в произвольную позицию на рабочем листе.Как только кнопка мыши будетотпущена,  пиктограммапоявитсяна   рабочем   листе. Повторяйте этот процесс, пока не будут выбраны все необходимые пиктограммныекнопки.  Каждую   новую   пиктограмму   следует располагать   рядом   с   предыдущей.   Таким   образом  будет   сформирована новая пиктографическая панель.

Когда все   пиктограммы   будут   выбраны,   щелкните  по командной кнопке Close,чтобы закрыть диалоговое окно.После этого  заказнаяпанельпоявится на рабочем листе.Используя мышь,переместите панель в удобное для Вас местона  рабочем листе,либо зафиксируйте ее в верхней части окна под основной пиктографической панелью.

11.2. Изменения вида основного окна.

Вызовите директивуOptionsизменюTools.   Откроется диалоговое окно,в верхнем поле которого выберите опцию View. Тогда в левом поле Show появятся четыре контрольных индикатора (опциональные   кнопки),   которые   определяют   внешнийвид основного окна.

Если контрольный   индикатор  включен,торядом  сним находитсякрестик.  Обычнопервыедва  индикатораявляются включенными,посколькупо  умолчаниюна экране отображается наборная строка (Formula Bar) и статусная строка (Status Bar). Эти строки можно убрать с экрана, выключив соответствующие индикаторы. Две другие кнопки служат для включения/выключения комментария(NoteIndicator)и  информационногоокна (Info Window).В информационном окне можно увидетьадресактивной ячейки,формулу,  которую она содержит, и комментарии. Если в информационном окне есть комментарий о содержимомячейки,то при  включениииндикаторакомментариев в верхнем правом углу активной ячейки появляется маленькая красная точка.

Для того, чтобы увеличить рабочую зону на экране, следует включить опцию Full Screen из меню View,  которое находитсяв основнойстроке меню.  После этого с экрана исчезнут наборная строка,пиктографическая панель и статусная строка; останется только пиктограммная кнопке Full.С помощью этой кнопки можно быстро восстановить стандартный вид основного окна.

11.3. Изменение вида рабочего листа.

Вызовите директиву Options из меню Tools, тогда откроется диалоговое окно,в верхнем поле которого выберите опцию View. В  среднемполеWindowsOptionsпоявится  рядконтрольных индикаторов,состояние которых определяет форму представления рабочего листа.

Если включить   индикатор  AutomaticPageBreak,тов рабочем листе появятся штриховые  линии,указывающиеграницы печатнойстраницы,  котораяполучитсяпри выводе таблицы на печатьпри  заданныхпараметрахформатирования.С  помощью индикатора   Formulasможно  включитьтекстовыйрежим,  при которомвместо   отображения   значений   в   ячейках   будут отображаться формулы.

Контрольный индикатор Gridlines делает линии координатной сетки   видимымиили  невидимыми.Крометого,  здесьможно управлять отображением заголовков строк или  столбцов(Row& ColumnHeaders),нулевых  значенийв таблице (Zero Values), горизонтальных(Horizontal   Scroll   Bar)   и   вертикальных       (VerticalScrollBar)линеек  прокрутки,названийрабочих листов(SheetTabs).Выполнив   все   установки,   закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK. Вид рабочего листа будет соответствовать указанному состоянию контрольных индикаторов.

11.4. Установка стандартного шрифта.

Вызовите директиву Options из меню Tools. В верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию General.Тогда в среднем поле Standard Font:появится название шрифта, который программа   используетпо  умолчанию.Щелкнитепо  стрелке, расположенной рядом с этим полем,тогда откроется список всех доступныхвидов  шрифта.Спомощью  линейки прокрутки можно       просмотретьвесь   список.   Щелкните   мышью   по   названию подходящегоВамшрифта,  тогдаэто название появится в поле StandardFont:.Теперь  поумолчаниюбудет  использоваться выбранный  Вамишрифт,но стандартным он станет только после перезапуска программы Excel,о чем она сообщитвдиалоговом окне при закрытии окна Options.

Справа от поля Standard Font:находится поле списков для размеровшрифта (Size).  Обычно используется шрифт размером в 10 пунктов,но здесь можно задать любой из доступных размеров шрифта.Следует учитывать,что для текста, набранного более крупным шрифтом,потребуются  ячейкибольшегоразмера.  Это может привести к ухудшению восприятия большой таблицы.

Кроме установкишрифта,  вэтомокне  можно   изменить стандартнуюдиректорию.  Поумолчаниюпрограмма  в качестве стандартной  используетдиректорию,где  онаинсталлирована (c:excel),нов  полеDefault File Location:можно указать любую другую директорию.

11.5. Установка национальных параметров.

Вызовите директиву Options изменюTools  ивверхней части  открывшегосядиалоговогоокна  выберитеопцию Module General.Тогда в нижнейчасти  окнапоявитсягруппа  полей International,   в   которой   можноустановить  национальные параметры.Обычно при инсталляции устанавливаются  параметры, которые   приняты   в  АмерикеиАнглии  (English/USA).Эти       параметры стали фактически международными.Вчастности,  это касаетсяразделителяв списках (List Separator),в качестве которого используется запятая,поскольку именноэтот  символ применяетсявпрограмме  Excelдляразделения аргументов в функциях.

Щелкните помаленькой стрелке,которая находится в поле   Language/Country:.Откроется   список   стран,   национальные параметрыкоторых  можноустановитьв программе Excel.При выборе конкретной страны в нижнем полепоявляются  параметры, которые  используютсяв этой стране.Если Вашей страны нет в списке,то Вам придется устанавливать национальныепараметры черезопцииInternationalв  программенастройки(Control Panel) среды Windows.Обратите внимание:в Германии и России запятая используется в качестве десятичного знака, отделяющего целую часть числа от дробной,поэтому в качестверазделителя аргументов в функциях приходится использовать другой символ, а именно  точкусзапятой.  Послевыполнениявсех  установок      закройте окно щелчком по командной кнопке OK.

11.6. Изменение цветов.

Вызовите директивуOptionsиз  менюToolsи в верхней части открывшегосядиалоговогоокна  выберитеопциюColor. Тогдав  первом среднем поле появится изображение шестнадцати стандартныхцветовых  тонов(StandardColors:),на  основе которыхможно получить всю цветовую гамму.Во втором среднем поле расположены изображения восьми  цветовыхтонов,которые используются для заполнения столбиков диаграмм (Chart Fills:),       в третьем поле - восьми цветовых тонов для построения диаграмм (Chart   Colors:),вчетвертом  поле-восьми  цветовдля проведения линий на диаграммах (Chart Lines:) и впятом  поле можно увидеть изображения 24-х дополнительных цветовых тонов, предназначенных для оформления таблиц (Other Colors:).

В полесписка  Copy Colors from находится список файлов, из которых можно импортировать цветовую палитру. Для того чтобыизменитькакой-нибудь  цвет,щелкните сначала по соответствующемуцветномуквадрату,  азатемпо       команднойкнопке Modify.  В открывшемся диалоговом окне Color Picker переместите мышью маркер цветового тона.В полях Hue:, Sat:иLum:можно   изменить   соответственно   оттенок, насыщенность и яркость цвета.В нижнем левомполе  просмотра можноувидетьцветовой тон,  который получается в результате этих действий.

11.7. Автоматическая загрузка документов.

Предположим, что некоторая версияВашегодокумента  уже создана и загружена. Вызовите директиву Save As из меню File и сохраните свойдокумент  вподдиректорииXLSTART  стартовой директории программы Excel. При каждом запуске программа Excel автоматически загружает все файлы,  которые находятсявэтой поддиректории.

Другой способ связан с выбором опции General в диалоговом окне директивы Tools Options.В нижнем поле Alternate Startup File Location:можно указать имядиректории,где  находятся Ваши документы.

Можно также указать имязагружаемого  файлавкачестве стартового параметра.Для этого необходимо перейти в Менеджер Программ (Program Manager) среды Windows.  В нем нужно открыть группу  программ Microsoft Office и промаркировать пиктограмму программы Excel. Затем следует вызвать директиву Properties из менюFile.Тогдаоткроется  диалоговоеокно,в поле ввода которого CommandLineуже  будетнаходитьсяимя  программы Excel.Введитевэто поле пробел и укажите директорию и имя Вашего рабочего документа.Затем  закройтеокнощелчком  по кнопкеOK.Теперьпри запуске программы Excel автоматически будет загружаться Ваш документ.Когда документ устареет и его не нужно будет больше загружать, этот стартовый параметр можно будет аналогичным образом удалить.

11.8. Шаблоны таблиц.

Сделайте вручнуютаблицу   и   выполните   в   ней   все необходимые   процедуры   форматирования.Постройтедля  нее типовые диаграммы, если они будут в дальнейшем использоваться.

Вызовите директивуSaveAs из меню File.В открывшемся диалоговом окне укажитеимя  типовогодокументаи  выберите директорию,где он будет храниться. Затем щелкните по стрелке в поле Save File As Type:и  воткрывшемсясписке  выберите элементTemplate.Закройте  окно щелчком по командной кнопке       OK.

Этот документ    получит    расширение    .XLT,   которое присваивается шаблонам. В дальнейшем его можно загрузить как и любой другой файл, но в этом случае открывается не сам шаблон, а его копия,что позволяет многократно использоватьисходный шаблон при построении других таблиц.

Для модификации самого шаблона вызовите директиву Open из меню File. После выбора шаблона нажмите клавишу [Shift] и щелкните по кнопке OK.После редактирования сохранитешаблон обычным образом.

                              12. VISUAL BASIC

Начиная с   версии   5.0   в   программу   Excelвключен специальный язык программирования,которыйполучил  название Visual Basic for Applications (VBA).

Введение достаточномощного  языкапрограммирования   в Excel  делает эту программную платформу весьма привлекательной для    профессионалов,    которые    занимаются    разработкой специализированных прикладных систем.

Разработка языка программированияVBA,встраиваемого  в прикладные   системы,   является   одним   из   стратегических направлений компании Microsoft.Этот язык уже интегрированв такиепрограммы,  какWordfor  Windows,Power Point и ряд других.VBA позволяетсоздавать  программныемодули,меню,       диалоговыеокнаи другие ресурсы в среде Windows.Благодаря этому языку появляется возможность значительно расширить набор функций в Excel,  а также создавать функции,  значения которых зависят от некоторых условийи  событий.Впринципе,  можно полностью  перепрограммироватьвсефункции  программы Excel, если в этом появилась необходимость.

12.1. Программирование табличных функций.

Чтобы создать отдельныйрабочий  листдляпрограммного модуля,    щелкните    по   пиктограмме   Insert   Module   из пиктографического менюVisual  Basic(1-япиктограмма)  или вызовите директиву Module из меню Insert Macro.После этого появитсяновыйрабочий  лист"Modele1".В программном модуле нужно описать функцию на языке VBA.В окне программного модуля можноработать,как  вокненебольшого текстового редактора,но при этом необходимо помнить,что Вы пишите текст программы.Описание  функциидолжноначинаться оператором Function,за которым через пробел следуют название функции и ее аргументы,заключенные вскобки  иразделенные     запятыми.   Затемидетсобственно  текстпрограммногокода функции,  азаканчиватьсяописание  должнооператором   End Function.

Если в тексте программного кода имя определяемойфункции будет   находиться   в   левойчасти  оператораприсваивания (обозначаемого знаком равенства),то присвоенноезначение  и будетрезультатом вычисления функции при заданных аргументах. В  качествепримераможно   рассмотреть   функцию,   которая вычисляет налог на добавленную стоимость.

Function NDS(Value)

NDS=Value*0.15

End Function

12.2. Встраивание функций.

Щелкните по   3-й  пиктограмме Object Browser из пиктографическогоменю VBA или вызовите одноименную директиву из меню View.

Функции, определенныепользователем,рассматриваютсяв программе Excel как самостоятельныеобъекты.  Вполесписка Methods/Properties:   будет   находитьсяимяновой  функции. Щелкните мышью сначала по имени,а затем по команднойкнопке Options, тогда откроется диалоговое окно Macro Options. В поле Description:введите поясняющий текст,который позднее будет    использован Конструктором функций.В списке Function Category укажите категорию,в которую Вы хотите записать свою функцию. Например, функцию, вычисляющую налог на добавленную стоимость, следуетпоместитьв  категорию   Financial.   В   дальнейшем Конструкторфункций  поместитВашуфункцию в указанную Вами категорию.Закройте окно Macro Options щелчкомпокомандной       кнопке OK, а окно Object Browser - кнопкой Close.

12.3. Применение функций.

Перейдите на рабочий лист, где будет расположена таблица. Переместите  указательячеекв  ячейку,в   которой   будет находитьсяформула,и  введитев нее знак равенства.Затем щелкните по 14-й пиктограмме Конструктора функций на  основной пиктографической панели.

Появится диалоговое окно Конструктора функций.На первом шаге выберите категорию Financial и в правом поле найдите свою функцию NDS.  Щелкните по названию этой  функции,послечего перейдите к следующему шагу, щелкнув по командной кнопке Next.

Откроется второе диалоговоеокноКонструктора  функций. Здесьможно будет увидеть Ваш комментарий к функции,  который был введенранеев  окнемакроопций.Укажите  единственный аргументдляэтой  функцииValue и закройте диалоговое окно Конструктора щелчком по кнопке Finish.

В таблицепоявится значение,составляющее 15%величины аргумента.В таблице с этой функциейможно  работатькакс обычной функцией программы Excel.