Совместная работа Excel и Access

Введение

Microsoft Office — пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а так же самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты, написанные на VBA.

1. Состав Microsoft Office

Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене. Наиболее полная из них содержит:

• Microsoft Office Word — текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а так же всю необходимую графику. Наиболее распространенным остается двоичный формат файлов Microsoft Word 97—2000 с расширением .doc. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт в документообороте большинства предприятий. Word также доступен в некоторых редакциях Microsoft Works. Главные конкуренты — OpenOffice.org Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect и Apple Pages (только на платформе Mac OS), а также, с некоторыми оговорками AbiWord (в тех случаях, когда его возможностей достаточно, а малый объём и скорость работы при невысоких требованиях к ресурсам более важны).

• Microsoft Office Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты — OpenOffice.org Calc, StarOffice, Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers (только на платформе Mac OS).

• Microsoft Office Outlook — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Главные конкуренты почтового клиента — Mozilla Thunderbird/SeaMonkey, Eudora Mail, The Bat!. Главные конкуренты диспетчера персональных данных — Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution. Доступен под Windows. Эквивалент для Apple Mac OS X — Microsoft Entourage.

• Microsoft Office PowerPoint — приложение для подготовки презентаций под Microsoft Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты — OpenOffice.org Impress, Corel WordPerfect и Apple Keynote.

• Microsoft Office Access — приложение для управления базами данных.

• Microsoft Office OneNote — приложение для записи заметок и управления ими.

• Microsoft Office Diagnostics — диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office и пр.

Ранее в Microsoft Office входило приложение Microsoft FrontPage, однако Microsoft приняла решение исключить это приложение из Office и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2018 программа FrontPage была заменена на Microsoft SharePoint Designer.

2. Microsoft Excel

— программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности расчетов, графические инструменты, и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макро-программирования VBA (Visual Basic для приложений). Фактически это самый популярный табличный процессор, доступный на этих платформах, и является таковым с версии 5 от 1993 года, входя в состав Microsoft Office. На сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

<
>

1. История

В 1982 году Microsoft запустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows - Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2018. Текущая версия для платформы Mac OS X - Microsoft Excel 2008.

В начале своего пути Excel стал причиной иска о товарном знаке от другой компании, уже продававшей пакет программ под названием "Excel". В результате спора Microsoft был обязана использовать название "Microsoft Excel" во всех своих официальных пресс-релизах и юридических документах. Однако со временем эта практика была позабыта, и Microsoft окончательно устранила проблему, приобретя товарный знак другой программы. Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращенное название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel - .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике VisiCalc ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от измененных ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Будучи впервые объединенными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время.

Начиная с 1993 года в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel. VBA является мощным дополнением к приложению, которое в более поздних версиях стало включать полную интегрированную среду разработки. Можно создать VBA-код, повторяющий действия пользователя, позволяя таким образом автоматизировать простые задачи. VBA позволяет создавать формы для общения с пользователем. Язык поддерживает использование (но не создание) DLL от ActiveX; более поздние версии позволяют использовать основы объектно-ориентированного программирования.

Функциональность VBA сделала Excel мишенью для макровирусов. Это было серьезной проблемой до тех пор, пока антивирусные продукты не стали их обнаруживать. Microsoft с опозданием приняла меры для уменьшения риска, добавив возможность полностью отключить макросы, включить макросы при открытии документа или доверять всем макросам, подписанных с использованием достоверных сертификатов.

Версии Excel от 5.0 до 9.0 содержат различные «пасхальные яйца», хотя, начиная с версии 10 Microsoft начала принимать меры для ликвидации таких недокументированных возможностей своих продуктов.

2. Форматы файлов

Microsoft Excel вплоть до 2018 версии использовал свой собственный бинарный формат файлов (BIFF) в качестве основного. Excel 2018 использует Microsoft Office Open XML в качестве своего основного формата.

Несмотря на то, что Excel 2018 поддерживает и направлен на использование новых XML-форматов в качестве основных, он по-прежнему совместим с традиционными бинарными форматами. Кроме того, большинство версий Microsoft Excel могут читать CSV, DBF, SYLK, DIF и другие форматы.

3. Новые форматы Excel 2018

<
>

4. Экспорт и перемещение таблиц

API позволяет открывать таблицы Excel в ряде других приложений. Это включает в себя открытие документов Excel на веб-страницах с помощью ActiveX или таких плагинов, как Adobe Flash Player. Проект Apache POI представляет Java-библиотеки для чтения и записи электронных таблиц Excel. Так же предпринимались попытки копировать таблицы Excel в веб-приложения с использованием разделенных запятыми значений.

5. Программирование

Ценной возможностью Excel является возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Записи таблицы управляются с помощью объектов. С помощью этого кода любые функции или подпрограммы, которые могут быть созданы в семействах языков Basic или Fortran могут запущены на основе входных данных таблиц, а результаты будут мгновенно записываться кодом в электронные таблицы или будут отображены на диаграммах (графиках). Таблица становятся интерфейсом кода, позволяя легко работать с кодом и его расчетами.

3. Microsoft Access

— реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

<
>

1. Состав программного продукта

Основные компоненты MS Access:

• просмотр таблиц;

• построитель экранных форм;

• построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

• построитель отчётов, выводимых на печать.

Все они могут вызывать скрипты на языке VBA. Таким образом, MS Access позволяет разработать СУБД практически «с нуля» или написать оболочку для любой внешней СУБД.

1. Данные XML и Access

Extensible Markup Language (XML) — это стандартный язык для описания и передачи данных в Интернете, подобно тому, как Hypertext Markup Language (HTML) является стандартным языком для создания и отображения веб-страниц. В Microsoft Access предусмотрены возможности импорта и экспорта данных XML, а также обмен данными с другими форматами, использующими файлы на основе XML.

2. Язык XML

Передача информации по Интернету и из одного приложения в другое всегда была сложной задачей из-за различий в форматах данных и требованиях поставщиков. Язык HTML, несмотря на то, что он в полной мере обеспечивает воспроизведение текстовой и графической информации в веб-обозревателях, имеет ряд ограничений, касающихся определения данных и формирования структур данных. Язык HTML описывает внешний вид веб-страницы, тогда как XML определяет данные и описывает их структуру. XML — это формат преобразования данных, который служит для обмена данными между разнотипными системами или приложениями. Данные и их представление разделены в XML, поэтому одни и те же данные XML могут быть представлены различными способами при использовании различных файлов представления данных.

XML — это стандартизированный протокол, определяемый консорциумом W3C. Протокол XML представляет собой совокупность правил, руководств и соглашений по разработке форматов и структур данных, образующих файлы, которые легко создаются и читаются на разных компьютерах и в разных приложениях. Кроме того, структуры, определяемые на языке XML, однозначны, то есть включают самоописание и не зависят от платформы. Подобно языку HTML, XML использует теги и атрибуты, но в отличие от языка HTML, задающего назначение каждого тега и атрибута (и поэтому однозначно определяющего, как данные между ними будут выглядеть в обозревателе). В языке XML теги применяются только для разграничения данных, а их интерпретация полностью зависит от приложения, используемого для чтения.

3. Базы данных: что это такое и как они работают

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Предположим, например, что телефоны поставщиков сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов поставщиков, в картотеке сведений о товарах и в электронной таблице, содержащей сведения о заказах. Если телефон поставщика изменился, придется обновить эти данные в трех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном месте — телефон поставщика будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

• страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

<
>

Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

1. Отображение данных в запросе;

2. Отображение данных в форме;

3. Отображение данных в отчете;

4. Отображение данных на странице доступа к данным.

1. Работа с другими приложениями

В Microsoft Access 2003 входят средства работы с другими программными продуктами.

• Работа с Microsoft SQL Server. Существует возможность создать проект Microsoft Access, который можно легко подключить к базе данных Microsoft SQL Server, или воспользоваться мастером баз данных Microsoft SQL Server для быстрого создания базы данных SQL Server и проекта Microsoft Access в одно и то же время. Работа с проектом Microsoft Access аналогична работе с базой данных Microsoft Access — процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей один и тот же. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы базы данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools;

• Создание новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого формата. Можно открыть в Microsoft Access файл другого формата — например текстовый, dBASE, Paradox или электронную таблицу; Microsoft Access автоматически создаст базу данных Microsoft Access и связи с этим файлом;

• Импорт и связывание данных из Microsoft Outlook или Microsoft Exchange. Для импорта или связывания данных из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server используются мастера импорта из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Например, можно создать связь с папкой Microsoft Outlook «Контакты», а затем создавать документы на бланке и почтовые наклейки путем объединения данных с помощью мастера составных документов Microsoft Word;

• Экспорт в другие источники. Из Microsoft Access можно экспортировать данные в различные форматы и приложения.

4. Обмен данными между приложениями Access и Excel

Выполнять обмен данными между приложениями Access и Excel можно различными способами. Можно скопировать данные из открытого листа и вставить его в таблицу Access, импортировать лист из базы данных Access или просто загрузить таблицу Access в приложение Excel, используя команду Анализ в Microsoft Office Excel. В этом разделе подробно объясняется, как производить обмен данными между приложениями Access и Excel с помощью импорта, экспорта и связывания данных.

1. Импорт данных из Excel

Если необходимо сохранить все данные или часть данных из одного или нескольких листов Excel в приложении Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в приложении Access создается копия данных в новой или существующей таблице без изменения исходного файла Excel.

Вот несколько типичных ситуаций, при которых возникает необходимость импорта данных Excel в приложение Access:

• Вы уже продолжительное время используете Excel и теперь подумываете о переходе на Access. Можно начать с импорта ваших листов Excel в одну или несколько баз данных Access;

• Вы являетесь менеджером, получающим отчеты от служащих в формате Excel. Вам требуется перенести эти отчеты в существующую базу данных, чтобы обновить ее содержимое;

• Вы являетесь менеджером, и ваши служащие еженедельно отправляют вам отчеты в файлах Excel. Вам требуется автоматизировать операцию импорта, чтобы сэкономить время;

• Вы разрабатываете приложение, в котором вам требуется запрограммировать импорт данных Excel в приложение Access.

Если вы впервые импортируете данные Excel, вам будут полезны следующие замечания:

• Не пытайтесь сохранить лист Excel как базу данных Access. В приложении Microsoft Excel не поддерживается средство «сохранить как» для создания базы данных Access на основе данных Excel;

• Прежде чем начать операцию импорта, следует открыть базу данных Access. Если необходимо импортировать данные в новую базу данных, перед началом операции импорта надо создать пустую базу данных (не содержащую ни таблиц, ни форм, ни отчетов);

• Данные, импортируемые из листа, сохраняются в новой или существующей таблице в текущей базе данных. Если вы не знакомы с таблицами или со структурой баз данных, см. разделы Таблицы (MDB) и Разработка базы данных;

• Когда вы открываете лист Excel в приложении Access (для этого в диалоговом окне Открытие файла базы данных в поле со списком Тип файлов перейдите к Microsoft Excel и выберите необходимый файл), в приложении Access вместо импорта данных создается связь с листом Excel. Создание связи с листом отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связи см. далее в подразделе Связь с данными Excel.

Приступая к работе с операцией импорта:

• Определите, какие данные следует импортировать;

• Определите конечные базу данных и таблицу;

• Подготовьте данные для операции импорта;

• Перед импортом некоторых элементов и типов данных обратите внимание на следующее;

• Запустите операцию импорта;

• Просмотрите импортированные данные и таблицу журнала ошибок и выполните корректирующие действия.

1. Связь с данными Excel

Если копирование данных в базу данных Access нежелательно, вместо этого можно установить связь с листом Excel. Связывание позволяет подключить данные из другой программы, не выполняя их импорта. При этом можно просматривать и редактировать данные как в исходной программе, так и в файле Access.

При установке связи с листом или именованным диапазоном в приложении Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения данных в таблице приводят к изменению исходного файла Excel. Связывание полезно, когда необходимо организовать совместную работу с данными Excel для пользователей, работающих в Excel и Access.

Если вы впервые выполняете связь с листом Excel, вам будут полезны следующие замечания:

• Нельзя установить связь с базой данных Access в приложении Excel;

• Нельзя связать данные Excel с существующей таблицей в базе данных. При связывании в приложении Access создается новая таблица, часто называемая связанной таблицей. В этой таблице отображаются данные из листа или именованного диапазона, но фактически эти данные в базе данных не хранятся;

• В базе данных может быть несколько связанных таблиц;

• Любые изменения данных в Excel автоматически отображаются в связанной таблице. Любые изменения данных в связанной таблице автоматически сохраняются в исходном файле Excel;

• Когда вы открываете лист Excel в приложении Access (для этого в диалоговом окне Открытие файла базы данных в поле со списком Тип файлов перейдите к Microsoft Excel и выберите необходимый файл), в приложении Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей;

Приступая к работе с операцией связывания

• Определите, с какими данными следует установить связь;

• Определите конечные базу данных и таблицу;

• Подготовьте данные для операции связывания;

• Перед связыванием с некоторыми элементами и типами данных обратите внимание на следующее;

• Запустите операцию связывания;

• Просмотрите связанную таблицу и выполните корректирующие действия;

1. Экспорт данных Access в приложение Excel

Часто встречается ситуация, когда данные, хранящиеся в Access, необходимо перенести или скопировать в Excel. Например, может потребоваться распространить отчет группе пользователей, предпочитающих работать с приложением Excel. Вам также может потребоваться проанализировать данные Access с использованием возможностей анализа данных, имеющихся в приложении Excel. В таких случаях следует экспортировать содержимое базы данных Access в лист Excel.

В Excel можно экспортировать следующие объекты:

• Данные из таблиц, запросов, форм и отчетов.

На приведенном ниже рисунке показано, как выглядит отчет «Каталог» из учебной базы данных «Борей» после экспорта в приложение Excel:

<
>

• Все или некоторые из строк и столбцов в режиме таблицы

На приведенном ниже рисунке показано, как выглядит часть таблицы «Сотрудники» в режиме таблицы после экспорта в приложение Excel:

<
>

Примечание. Нельзя экспортировать несколько объектов в ходе одной операции экспорта. Можно, однако, объединить данные, содержащиеся на различных листах и в различных книгах после завершения отдельных операций экспорта.

Приступая к работе с операцией экспорта

• Определите, какие данные следует экспортировать;

• Выберите, откуда запустить операцию экспорта;

• Определение файла назначения для операции экспорта;

• Перед экспортом некоторых типов данных и элементов управления обратите внимание на следующее;

• Запустите операцию экспорта;

• Просмотрите лист Excel.

1. Другие способы переноса данных Access в приложение Excel

Кроме экспорта применяются и другие методы переноса данных из Access в Excel:

• Вырезание или копирование данных в приложении Access и вставка их в таблицу Excel. Дополнительные сведения о том, как это делается, см. в подразделе «Копирование или перемещение записей или данных из нескольких полей Microsoft Access в другое приложение» раздела Копирование и перемещение данных;

• Экспорт данных средствами программирования. Можно написать макрос или процедуру на языке Visual Basic for Applications (VBA) для программного экспорта данных. Сведения о том, как это сделать, см. в разделе Программный экспорт данных;

• Загрузка данных Access в приложение Excel;

• Экспорт данных Microsoft Access в файл, записанный на языке XML (Extensible Markup Language), который затем может быть импортирован в Excel. Дополнительные сведения о том, как экспортировать данные Access в формате XML, см. в разделе Экспорт данных Microsoft Access в формате документа XML.

Заключение

Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно.

Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.

Мы вкратце рассмотрели программный пакет Microsoft Office, с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного, в частности одни из его программ: Excel и Access.

От того, насколько профессионально будет выполнена ваша работа, будет зависеть успех вашей фирмы.

Список литературы

1. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных. - М.: Финансы и статистика, 1995. - 208 с.

2. Встроенная справка Microsoft Excel 2003

3. Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2005. - М.: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2005. - 800 с.

4. Пасько В. Самоучитель работы на персональном компьютере. - СПб.: Питер; Киев: BHV, 2003. 560 с.

19