Инвентаризация как важнейший приём контроля...

	Загрузить архив:
	Файл: 029-0004.zip (83kb [zip], Скачиваний: 107) скачать

БЕЛКООПСОЮЗ

Гомельский Кооперативный институт

Кафедра финансов, бухгалтерского учёта

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему: инвентаризация как важнейший приём контроля и ревизии деятельности предприятий розничной торговли и пути её совершенствования в условиях рыночных отношений (на материалах оптово-розничного предприятия «Облторгсоюз» на примере розницы универсального торгового комплекса № 5)

Выполнила студентка

заочного факультета

группы У-52

Ясточкина О. Е.

Научный руководитель

ассистент

Дробышевская

Консультант

профессор

Шевлюков

ГОМЕЛЬ, 1998
О Г Л А В Л Е Н И Е

TOC o "1-3" ........................................................................................................... PAGEREF _Toc420997287 h

Глава 1. Состояние сохранности собственности предприятия и необходимость её контроля в условиях рыночных отношений...................................... PAGEREF _Toc420997288 h

1.1.Сущность и значение инвентаризаций как приёма внутриведомственного контроля.......................................................................................................... PAGEREF _Toc420997289 h 8

1.2.Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях торговли и её значение.................................................................................. PAGEREF _Toc420997290 h 11

1.3. Краткая экономическая характеристика универсального торгового комплекса № 5................................................................................................................. PAGEREF _Toc420997291 h 12

Глава 2. Инвентаризация – важнейшее средство контроля за сохранностью собственности торговых организаций. Пути совершенствования инвентаризационной работы в условиях рыночных отношений.... PAGEREF _Toc420997292 h

2.1. планирование и организация инвентаризаций на предприятиях розничной торговли........................................................................................................ PAGEREF _Toc420997293 h 14

2.2. порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприятиях розничной торговли................ PAGEREF _Toc420997294 h 19

2.3. Определение, оформление, рассмотрение и учёт результатов инвентаризаций и их влияние на финансовое состояние организации...................................... PAGEREF _Toc420997295 h 22

2.4. Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов.................................................................................................... PAGEREF _Toc420997296 h 28

Глава 3. Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования.   PAGEREF _Toc420997297 h

3.1. Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов........................................................................................................................ PAGEREF _Toc420997298 h 34

3.2. Использование информации инвентаризаций для оценки имущественного состояния...................................................................................................... PAGEREF _Toc420997299 h 38

3.4. Анализ результатов инвентаризаций в условиях использования ЭВМ. PAGEREF _Toc420997300 h 53

заключение.................................................................................................... PAGEREF _Toc420997301 h

Список использованной литературы....................................................... PAGEREF _Toc420997302 h

ПРИЛОЖЕНИЯ.............................................................................................. PAGEREF _Toc420997303 h

[1].

Однако наличие постоянно действующих комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации или предприятия, а в организациях, имеющих инвентаризационные бухгалтерии, – начальников контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций (предприятий). Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.

Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы (секции), а так же кладовые (подсобные помещения), создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, секции, кладовой. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия.

В состав рабочих комиссий входят: представитель руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалиста (товаровед, технолог, экономист, работник бухгалтерской службы). В случаях, когда инвентаризация проводится без бригадира, а также после краж и ограблений в состав комиссий включают представителя управления (отдела) торговли местных исполнительных и распорядительных органов.

Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения; участвуют в проведении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, вносят предложения по упорядочению приёма, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учёта и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.

Контрольно-инвентаризационная служба выполняет важную задачу по обеспечению сохранности средств и поэтому несёт ответственность за своевременность проведения инвентаризаций.

[2].

Например, изложение общих правил и специфических особенностей методики инвентаризации конкретных объектов, определение круга вопросов, на которые необходимо обратить более пристальное внимание, разъяснение порядка принятия решений по результатам проведённых инвентаризаций.

Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учёта выданных распоряжений.

После регистрации и получения распоряжения о проведении, инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.

Последовательность осуществления этапов, из которых состоит инвентаризация отражается в сетевом графике проведения инвентаризаций в розничной торговле, который показывает, что делается в определённый момент инвентаризации, кем, в каком порядке и как. Сетевой график представляет собой графическую модель, наглядно изображающую технологию проведения инвентаризационной работы. Работы на сетевом графике изображены стрелками, а их результаты кружками, направление стрелки показывает порядок следования событий (см. схема № 1).

                                                                   Схема 1.

2

16

15

14

13

12

4

3

17

18

19

22

23

24

25

1

6

20

7

5

9

11

10

8

21

Процессуказаниявыполняемых  процедур приводится в таблице 2.1.

                                                                            

Таблица 2.1.

Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации[3]

Номер п/п	Содержание работ	Код работ
1	Оформление распоряжения о проведении инвентаризации ценностей и его вручению председателю комиссии. Проведение инструктажа членов комиссии.	1-2
2	Вручение распоряжения администрации предприятия, оповещение об инвентаризации материально ответственных лиц.	2-3
3	Опломбирование подсобных помещений и других мест хранения ценностей.	3-4
4	Получение от кассира последнего кассового отчёта с выведенными в нём остатками денег в кассе.	4-5
5	Проверка кассового отчёта и приложенных к нему документов.	5-6
6	Получение последнего товарно-денежного отчёта.	4-8
7	Подписка о включении всех расходных и приходных документов в отчёт.	8-9
8	Проверка предъявленного товарно-денежного отчёта и приложенных к нему документов.	9-10
9	Визирование всех документов приложенных к товарно-денежному отчёту.	10-11
10	Проверка весоизмерительных приборов, используемых комиссией.	4-12
11	Снятие остатка наличия денежных средств в кассе и определение выручки текущего дня.	6-7
12	Запись остатка денежных средств в кассе в инвентаризационную опись.	7-15
13	Подготовка товаров и тары к инвентаризации: группировка и подборка их по артикулу, наименованиям, ценам, выписка излишков на каждый вид товара.	12-13
Продолжение таблицы 2.1
14	Пересчёт и перемеривание товаров и тары.	13-14
15	Запись данных об остатках товарно-материальных ценностей в инвентаризационную опись.	14-15
16	Подписка о том, что все ценности поименованные в описи комиссией проверены в натуре.	15-16
17	Определение предварительных результатов инвентаризации.	16-17
18	Представление описей в бухгалтерию.	17-18
19	Проверка в бухгалтерии товарных документов и отчёта материально ответственного лица.	11-18
20	Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии.	18-19
21	Составление сличительной ведомости по таре.	19-20
22	Составление расчёта естественной убыли и других нормируемых потерь.	19-21
23	Отражение данных в отличительной ведомости результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле.	20-22
24	Отражение данных расчёта нормируемых потерь в сличительной ведомости.	21-22
25	Определение окончательных результатов инвентаризации.	19-22
26	Рассмотрение результатов инвентаризации.	22-23
27	Принятие решений по результатам инвентаризации.	23-24
28	Отражение в учёте результатов инвентаризации.	24-25

Данная сетевая модель помогает рационализировать проведение инвентаризаций, сократить время их проведения, что в свою очередь, скажется на улучшение организации торговли, увеличение товарооборота и как следствие, улучшение финансовых результатов.

Для более достоверных данных по результатам инвентаризации необходимо совершенствовать сам процесс проведения инвентаризации. Одним из рациональных приёмов проведения инвентаризации является ярлычный метод.

Его сущность состоит в том, что работники торгового предприятия подбирают одноимённые товары в порядке, удобном для их подсчёта. Затем подсчитав количество товаров и заполняют на каждый его отдельный вид товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, сорт, количество, цену и другие признаки, определяющие данное наименование товара. Председатель комиссии в присутствии материально ответственного лица может поручить члену комиссии проверить правильность на нём регистрационный номер, записать данные ярлыка в контрольную ведомость.

После этого товарный ярлык направляется оператору вычислительной машины для включения в инвентаризационную опись данные проверенного товара. Применение этого метода позволяет на 35-40 % сократить время проведения инвентаризации.

Для сокращения времени проведения инвентаризации можно порекомендовать применение специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация в них отражается как обычно, а последующие на выкладках с указанием лишь количества и стоимости товаров. Этот метод позволяет за счёт одноимённых товаров почти вдвое сокращать объём описи. При инвентаризации продовольственных товаров можно пользоваться такой более эффективной формой её проведения как обмер, но такой способ проверки не совсем точен и достоверен.

[4].

Необходимые подготовительные работы для выведения результатов инвентаризации в бухгалтерии включают: проверку последних товарно-денежных отчётов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии, записи данных по ним в учётные регистры, подсчёт итогов в журналах для учёта товарно-материальных ценностей, сверку данных синтетического и аналитического учёта, взаимную сверку учётных регистров, проверку полноты поступления ценностей по встречным (внешним и внутренним) документам, выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц (бригад) к началу инвентаризации. Особое значение имеет сверка сумм, списанных в расход, и реализованных товаров с выручкой кассы, анализ внутреннего перемещения товаров из одного магазина в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отражённых ранее в отчётах актов о списании боя, порчи товаров и т. д.

Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

·

·

·

·

·

·

·

Для выявления хищений, которые характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений[5].

Признаки приписок в инвентаризационных описях рекомендуется выявить составлением записей об остатках одних и тех же наименований в описях на начало и конец учётного периода.

Одним из распространённых способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и подсчёт на отдельных страницах и в описях в целом. Необходимо осуществлять встречные проверки правильной таксировки и подсчёта итогов в описях с использованием вычислительных средств.

Для выявления факторов скрытия недостач повышенной суммой сданной выручки накануне инвентаризации или в период её проведения необходимо сравнить выручку за день до начала и после окончания снятия фактических остатков ценностей со среднедневной плановой и ежедневной выручкой и в другие периоды торговли.

Для выявления признаков хищений, скрываемых при проведении инвентаризации рекомендуется также сопоставить количество возможного завышения товарных остатков с указанной в инвентаризационной описи тарой, занятой под ними. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись товаров, то это может служить признаком приписки товаров.

Скрытие недостач путём неоприходования товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчётов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.

Важное значение при оценке материалов инвентаризации имеет проверка перемещения товаров между розничными предприятиями и их отфактуровка поставщикам в сроки, приближённые к инвентаризациям. Документы свидетельствуют о фактах отпуска ценностей в завышенных количествах предприятиям, обычно обнажаемым другими поставщиками, отправка товаров сложного ассортимента на заводы, якобы для гарантийного ремонта. Безосновательный возврат товаров и отсутствие письменного разрешения руководителя организации на этот возврат.

Существует ещё один способ выявления различных негативных явлений при проведении инвентаризации. Это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. Контрольная проверка оформляется актом о контрольной проверке инвентаризации ценностей (см. Приложение 5).

К проверкам качества проведённых инвентаризаций привлекаются опытные работники и специалисты в совершенстве знающие организацию проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко. Такая тенденция имеет место из-за загруженности работой бухгалтеров и нехваткой достаточного количества необходимых счётных работников.

В настоящее время количество проверяемых при контрольной проверке ценностей определяется работником её проводящим.

В акте контрольной проверки сопоставляется, что при фактическом пересчёте и что значится по описи. Акт подписывается проводившим проверку председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Контрольные проверки проводятся в присутствии членов инвентаризационной комиссии не только после окончания инвентаризации, но и в процессе её проведения.

Результаты инвентаризации выявляются на основе сопоставления остатков товаров, тары и других ценностей по учётным данным с фактическим их наличием по инвентаризационным описям. Для установления окончательных результатов инвентаризации ценностей бухгалтерия составляет сличительную ведомость о ф. № инв-21 – для розничной торговли (см. Приложение 6). В ней указываются остатки товарно-материальных ценностей по бухгалтерским данным на момент проведения инвентаризации, которые сличаются ф фактическими остатками согласно описи.

При количественно-суммовом учёте сличительная ведомость составляется по тем позициям товаров, по которым установлены расхождения с учётными данными. Ценности, по которым расхождения не установлены, в сличительную ведомость включаются общим итогом.

Пересортица товаров, которая может быть вскрыта при инвентаризации, означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой товар. Взаимный зачёт излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен как исключение только в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица при условии, что недостачи и излишки явились результатом ошибки или просчёта. Допускаются также в виде исключения производить зачёт излишков и недостач товаров в результате пересортицы, происшедшей в одной и той же группе товаров, если входящие в её состав товары имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару. Если при зачёта излишков и недостач от пересортицы товаров стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке, то разница относится на виновных лиц. Кроме пересортицы, могут образовываться так называемые «суммовые разницы», когда товар отпускается по повышенной или пониженной цене. Зачёт в этом случае производится аналогично. О допущенной пересортице материально ответственные лица дают письменное объяснения. На лиц, виновных в пересортице товаров, могут налагаться дисциплинарные взыскания, а при умышленном внесении путаницы в первичные документы и учёт их привлекают к судебной ответственности.

При установлении факта недостачи товаров бухгалтерия производит расчёт их естественной убыли (см. Приложение 7). Определяется естественная убыль на основе установленных норм после инвентаризации, если вскрыт факт недостачи товаров. В норму убыли не включаются потери товаров, внутренняя их переброска, списания по актам. Утверждённые нормы являются предельными и не распространяются на штучные, фасованные и транзитные товары.

При количественно-суммовом учёте естественная убыль товаров исчисляется отдельно по каждому виду. Нормы естественной

Руководители организаций и предприятий обязаны определить и относить недостачу к мелкой или к крупной, а также уведомлять прокурора о недостачах, не переданным следственным органам и погашаемых в общегражданском порядке.

Мелкие недостачи должны немедленно погашаться, и лишь в определённых случаях допускается получение от работника обязательства с указанием сроков погашения (как правило 2-3 месяца).

По недостачам и растратам, явившимся следствием злоупотреблений, дела направляются в судебно-следственные органы не позднее 5 дней с момента установления недостачи, а также принимаются неотложные меры к наложению ареста на имущество обвиняемых и возмещению материального ущерба.

Для записей результатов инвентаризации товаров и тары в предприятиях розничной торговли используют журнал К-3, отводится отдельная строка по каждому лицевому счёту материально ответственного лица, у которого она проводилась (см. Приложение 8).

Результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором она проводилась с соответствующим отражением на счетах бухгалтерского учёта. При этом делаются следующие проводки (цифровой материал взят с приложения № 6[6]).

Дебет	Кредит	å
841	412	217272
2	841	51206, 4 (73152-21945,6)
423	841	21945,6 (73152х30 %) 72152
733	841	144120 (217272-73152)
423	833	43236 (114120х30 %)
50	733	144120
833	801	43236

·

412	412	Зачёт пересортицы
412	81	Оприходование излишков
412	423	увеличение торговой наценки за счёт излишков
841	412	списание естественной убыли
442	841	на издержки за минусом скидки
423	841	уменьшение торговой наценки

·

841	412	отражение недостачи по учётной цене
1	841	за счёт материально ответственного лица по учётным ценам
731	832	взыскание суммы с применением коэффициента
423	833	уменьшение набавки
50	731	погашение недостачи в кассу
832	683	перечисление в бюджет
833	801	перечисление надбавки на прибыль

·

412	801	На сумму излишков за минусом торговой надбавки
41­2	423	На сумму торговой надбавки

Используя материалы инвентаризации, можно выявить влияние результатов инвентаризации на финансовое состояние организации.

В 1997 году сумма выявленных недостач составила 7280 тыс. р.,а процент взыскания недостач – 78,55 %. Если принять за 100 % сумму всех взысканных недостач из выявленных, то 100–78,55=21,45%.

Процентневзысканных недостач от 7280 тыс. рублей составляет 1561,56 тыс. рублей. Это означает, предприятие недополучило доходов на сумму 374,78 тыс. рублей (24% от 1561,56 тыс. рублей), 24% - средний процент реализованных торговых надбавок в данном периоде в УТК №5. Недополучение доходов влечёт за собой уменьшение собственных оборотных средств предприятия.

Для восполнения оборотных средств предприятие прибегает к использованию заемных средств. А так как процентная ставка за использование кредитом банка составила 120 %, то можно рассчитать дополнительные расходы, понесённые предприятием

Итого расходы составят 824,52 тыс. рублей (процент за кредит плюс возвращённая сумма), что незамедлительно скажется на финансовом состоянии. А ведь при должной сохранности средств этих расходов можно было бы избежать.

[7].

Известно, что инвентаризация товарно-материальных ценностей сопряжена с трудоёмкой работой по подсчёту, взвешиванию, обмеру, а затем по записи результатов. Для совершенствования и обеспечения этой работы необходимо механизировать и автоматизировать процесс снятия фактических остатков.

Например, для этого можно применять диктофон. Инвентаризатор диктует код товара, количество цену за единицу. Лента прослушивается, оператор набирает услышанные цифры, компьютер автоматически производит вычисления, фиксирует стоимость и подводит итоги по кодам, группам. Полученная информация печатается на бумажной ленте. При снятии фактических остатков можно широко применять перфокарты. Внесение записей на перфокарты не отличается от ручного способа, потому что информация записывается от руки на самой перфокарте, которая потом пробивается поиней, автоматически умножается на цену и общий результат печатается на табуляторе. Этим достигается наибольшая экономия труда и значительно сокращаются сроки проведения инвентаризации. Осуществление мер по совершенствованию действующего порядка организации бухгалтерского учёта использование машин при проведении инвентаризаций – всё это будет способствовать решению задач по обеспечению сохранности собственности предприятий.

При наличии в организации распределительных складов и ведении натурально-стоимостного учёта целесообразно использовать дуаль-карту, представляющую собой технический носитель информации. Дуаль-карта фактических остатков товарно-материальных ценностей заготавливается заранее, следующим образом: из массива перфокарт учётных остатков на них наносятся с помощью перфоратора и расшифровочной машины постоянные реквизиты, к которым относятся: код магазина, бригады, наименования и код ценностей, единица измерения, цена. Затем они передаются членами инвентаризационной комиссии, которые с помощью графических отметок фиксируют в них фактические данные о наличии товарно-материальных ценностей, ставят дату проверки и подписывают. После проверки дуаль-карты передаются на перфорацию для пробивки недостающих реквизитов, для счётной обработки на вычислительном перфораторе, ввода в ЭВМ и автоматизированного составления инвентаризационной или сличительной ведомостей.

В процессе инвентаризации на ЭВМ составляют инвентаризационную опись.

В которых таксировка или выведение на печать промежуточных итогов по каждой странице производится автоматически, описи составляются с одновременным получением машинного носителя. По окончании инвентаризации опись фактических остатков товаров и тары, проверенную и оформленную в установленном порядке, сдают в бухгалтерию. В результате машинной обработки, предусматривающей контроль цен, проверку таксировки и подсчёта итогов сопоставление учётных и фактических остатков, выдаётся сличительная ведомость.

Если выявлена недостача товаров, то машинным путём исчисляется их естественная убыль по нормам, заложенным в справочник, после чего выводится окончательный результат инвентаризации.

Следовательно, учёт товарных потерь информационно увязан с решением задачи инвентаризации товарно-материальных ценностей. Результаты инвентаризации отражают в бухгалтерском учёте. Поэтому при машинной обработке необходимо учесть многообразие отражения в бухгалтерском учёте результатов инвентаризации.

В магазинах в качестве первичных документов часто используют инвентаризационные товарные ярлыки. В процессе инвентаризации товарные ярлыки комплектуют по товарным группам в пачке по 30 штук, что соответствует заполнению одной странице инвентаризационной описи на машине.

Иногда на практике результаты, полученные при взвешивании товаров или их измерении, записывают непосредственно в инвентаризационную опись, оставляя операции таксировки и подсчёта итогов для последующей машинной обработки. В этом случае сведения описи служат в качестве исходных данных и имеют те же реквизиты, что и товарный ярлык.

В процессе инвентаризации используют и другие первичные документы (карточки материально ответственных лиц). Особенностью автоматизированной обработки данных инвентаризации является широкое использование результатов решения других задач. Так, массив остатков товаров на дату инвентаризации, служит основой сопоставления учётных и фактических остатков, полученных при учёте товарных потерь, необходимо для выявления окончательного результата инвентаризации в случае недостачи товаров.

На участке кодирования номенклатур, кодированию подлежат те же номенклатуры, что и на других участках, относящихся к подсистема «Бухгалтерский учёт». В то же время кодируют и специальные номенклатуры: естественная убыль товаров. Код норм естественной убыли товаров может быть построен на основе порядкового метода кодирования или с помощью кода повторения. Алгоритмы и технологические особенности обработки данных, данного комплекса задач достаточно разнообразны, но отличаются простотой тих реализации на машинах. С помощью подобных алгоритмов могут быть проверены регистры аналитического и синтетического учёта.

Некоторым своеобразием отличается алгоритм формирования на ЭВМ сличительной ведомости результатов инвентаризации. При получении сличительной ведомости необходимо для каждой позиции товара, содержащейся в массиве фактических остатков, отыскать по некоторым ключевым реквизитам (код товара, артикул, цена) соответствующую позицию в массиве учётных остатков. В случае совпадения значений ключевых реквизитов, а так же количества товара формируется так называемый массив «равно», а при несовпадении только количественной характеристике товара – соответственно массива «недостача» и «излишек». Сличительная ведомость выдаётся на печать по тем позициям товаров, по которым остаток, полученный на основе документального учёта, не совпадает с фактическим его наличием.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации может быть составлена на ЭВМ двумя способами: путём ввода на печать всех учётных позиций или только тех, по которым обнаружены расхождения в учётных и фактических остатках.

Более предпочтителен второй способ – печать сличительной ведомости по отклонению. Расхождение граф в сличительной ведомости может быть разное. Одна из форм этой машинограммы включает такие графы: наименование и код товара, цена, количество (по учётным и фактическим данным, отклонение, сумма; по учётным и фактическим остаткам, отклонение). Итоги подсчитываются по товарной группе и по ведомости. При выявлении недостачи товаров до составления акта результатов инвентаризации определяют естественную норму товаров за инвентаризационный период.

В этом случае может быть получена машинограмма расчёта естественной убыли по предприятию, на основании которой недостача в пределах норм убыли списывается в установленном порядке. Акт результатов инвентаризации оформляют вручную. Однако более часто сличительная ведомость выдаётся на печатающее устройство ЭВМ в законченном виде, т. е. с учётом естественной убыли. Итоги ведомости подводятся по странице и в целом по документу. На ЭВМ может быть получен и акт результатов инвентаризации.

С помощью ЭВМ можно совершенствовать инвентаризационную работу следующим образом. При поступлении счёта поставщика при акцепте в платёжном требовании поставить код продукции. Затем необходимо обработать платёжное требование в вычислительном центре и передать на склад, где в это платёжное требование занести фактическое количество поступившего товара. Если имеются отклонения, то составляется соответствующий акт. Заведующий магазином должен дать информацию на ЭВМ о том, в какую ячейку заложен товар, код, место хранения, код товара, количество.

При отпуске товаров должны быть использованы отборочные листы, где материально ответственное лицо на основании товарно-транспортной накладной отмечает и в какой ячейке был выбран товар. Таким образом, можно иметь сведения о ценностях, находящихся на участках. Используя их на день инвентаризации выдаётся опись ценностей на месте хранения. Члены комиссии в этой же описи просчитывают ценности, записывают их в графу «фактическое наличие» и ежедневно по мере просчёта листов подписывают и сдают их на обработку, по графе «примечания» отмечают фиктивные ценности.

После сдачи последнего отборочного листа на вычислительном центре выдаётся сличительная ведомость. Этот метод способствует высвобождению работников, исключает ошибки, пропущенные позиции, экономит бумагу. Позволяет производить автоматический взаимный зачёт по пересортице.

Также передовым методом является АРМ «Баланс» – предназначен для введения системы бухгалтерских счетов (включая интересующий нас счёт 84₁) предприятия, обработки бухгалтерских проводок, на основе реализации основного алгоритма бухгалтерского учёта – принципа двойной записи.

Функции АРМ «Баланса» заключаются в следующем:

· ₁), а также субсчетов и аналитических счетов;

·

·

·

·

как мы убедились из рассмотренного пункта значение использования ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов, очень велико. Согласно рассмотренному материалу можно сделать следующий вывод.

Основными задачами машинной обработки на данном участке учёта являются : получение выходных документов в кратчайшие сроки, сокращение трудоёмкости инвентаризационных работ. Большой эффект при обработке инвентаризационных документов даёт применение ЭВМ. С их помощью составляют и инвентаризационную ведомость. На таких машинах можно составлять также сличительную ведомость. Применения ЭВМ создаёт условия для повышения уровня автоматизации рассмотренного участка учётных работ. С внедрением устройств регистрации автоматически считываемых кодов возникает совершенно новые возможности, связанные с резким сокращением сроков инвентаризации и повышением достоверности результатов обработки.

В универсальном торговом комплексе № 5 в связи с отсутствием автоматизации инвентаризационной работы и учёта её результатов, очень большой объём счётной информации, технической работы. На их проведение тратится много времени и трудовых ресурсов. Универсальному торговому комплексу № 5 можно только пожелать успехов в изыскании средств на автоматизацию инвентаризации.

[1] Кожарский В. В., Кравченко П. И. Бухгалтерский учёт в торговле. – Мн.: Вышэйшая школа, 1996. – С. 78.

[2] Андреев В. Д. Ревизия и аудит: учеб. пособие для уч-ся УПК Белкоопсоюза. – Мн.: Выш. шк., 1996. – С. 103.

[3] Андреев В. Д. Ревизия и аудит: учеб. пособие для уч-ся УПК Белкоопсоюза. – Мн.: Выш. шк., 1996.

[4] Тишков И. Е. Бухгалтерский учёт.–Мн.: Высшая школа, 1996.

[5] Тишков И. Е. Бухгалтерский учёт.–Мн.: Высшая школа, 1996.

[6] Отражение недостачиТМЦ в рознице на счетах бухгалтерского учёта

№	Экономический смысл опреции	Дебет	Кредит
1	Отражена недостача	841	412
2	Списана на издержки за минусом скидки	442	841
3	Уменьшена торговая наценка	42­3	841
4	Взыскана недостача за счёт МОЛ	733	84­1
5	Уменьшена надбавка	423	833
6	Погашена недостача в кассу	50	73
7	Перчислена надбавка на прибыль	833	801

[7] Криницкий Р. И. Контроль и ревизия в условиях автоматизации бухгалтерского учёта. – М.: Финансы и статистика, 1990. – С. 44.