ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Современные информационно-коммуникационные технологии дают уникальную возможность сопровождения выступления практически неограниченными средствами. Это текст, графика, анимация, звук, видео и коммуникации. Такой подход делает речь оратора не только более яркой и наглядной, но и позволяет слушателям гораздо эффективнее усвоить, запомнить и понять материал.

Однако, исходя из грамотности подготовки электронного сопровождения, Ваше выступление может иметь как оглушительный успех, так и потерпеть полное фиаско. Причём, с одним и тем же "базовым" текстом речи. Чтобы избежать подобного негативного развития событий, я предлагаю поговорить о том, как сделать всё правильно…

Самым распространённым, на настоящий момент, программным продуктом, используемым для создания / редактирования электронных презентаций, является Microsoft PowerPoint, входящий в пакет Microsoft Office. Скорее всего, именно он установлен на Вашем компьютере. Разумеется, чисто технические моменты (как напечатать текст, вставить рисунок, сделать гиперссылку) в этой статье я опущу – полагаю, многие из Вас знают их лучше меня, а подробнее остановлюсь именно на содержании.

Прежде всего, давайте однозначно определимся, что электронная презентация должна именно логично сопровождать Ваше выступление, а ни в коем случае не подразумевать только озвучивание отдельных слайдов. "Остальное посмотрите и прочитаете сами" – это ошибочный путь. Соответственно, текст речи у Вас должен быть готов заранее. Ни в коем случае не определяйтесь с тем, что говорить по ходу создания слайдов и уж тем более не ориентируйтесь на их количество ("что-то маловато – надо выдумать ещё нечто").

И так, прежде чем сесть за компьютер, возьмите лист бумаги и подумайте – какие именно эпизоды Вашей речи должны сопровождаться слайдами. Запишите! Будет большой ошибкой внесение корректив в текст выступления только потому, что в презентации это, как Вам кажется, будет выглядеть как-то не так. Здесь, скорее всего, Вы просто что-то не так делаете – подумайте ещё...

Если Вы всё добросовестно записали, то перед взором предстаёт последовательная / логичная структура предполагаемой презентации. Теперь выявите и зафиксируйте главные моменты (сделайте упор на максимальную популярность изложения и утвердительную краткость) по каждому структурному элементу, ещё раз (или несколько) всё внимательно проверьте и – готово!

Теперь у Вас есть всё необходимое для, собственно, перехода к непосредственному созданию электронной презентации…

Давайте сделаем количество пустых слайдов, согласно Вашей выборке и прибавим ещё 3 – один для начала и два для завершения действа. Здесь возникает вполне справедливый вопрос – а какие, собственно, существуют "лимитные нормативы"? Хочется и то и другое, да ещё и вот это вставить! Давайте рассуждать вместе. Хорошо смотрится лектор, через слово оборачивающийся к компьютеру, чтобы переключить слайд или обрывающий себя постоянно на полуслове ввиду автоматической их смены? Полагаю, что нет и, как показывает практика, оптимальным вариантом является объём до 15 слайдов! Кроме того, Ваше выступление, да ещё обилие смены слайдов предсказуемо совсем скоро утомят аудиторию и притупят понимание. Поэтому, выберем на каждый раздел по 1-3 слайда, исходя из предполагаемой продолжительности по времени и тематике каждого из них (здесь поместите краткие, броские, простые выводы / призывы).

Получилось? Отлично! Теперь задумаемся вот над чем – презентация призвана сопровождать Вашу речь, максимизировать её эффект и понимание слушателями. Принимая это во внимание, наверное, не стоит загромождать слайд массой текстовой (не более 10 слов с обязательным использованием крупных стандартных шрифтов), графической и анимационной информации. Ведь аудитория должна внимать Вам, а не сосредотачивать усилия на прочтении длинного текста или разглядывании неких графических изысков (то, что Вы хорошо владеете Microsoft PowerPoint, поверьте, они готовы принять на веру). Кроме того, пожалуй, стоит отказаться и от аудио-сопровождения всей презентации, а поставить музыку именно на те слайды, где это действительно необходимо. По аналогии, видимо, стоит очень внимательно рассмотреть вопрос о целесообразности включения сюда анимации и видео!

Помимо, собственно, самого восприятия окружающими Вашего "информационного шедевра", здесь стоит учитывать и техническое оснащение места выступления. Согласимся, уж очень трудоёмко переделывать всю презентацию, если Вы будете поставлены перед фактом, что, например, завтра необходимо выступить на очень "слабом" компьютере, без наличия колонок и проектора на, допустим, 15 дюймовом мониторе, не говоря уже о разности версий того же Microsoft PowerPoint. И как, интересно, в таком случае Вы будете показывать свои объёмные картинки, осуществлять вывод звука или предоставлять возможность слушателям прочитать 20 строчек мелкого текста в таких непростых условиях? А ведь это вовсе не утрированная ситуация, а реальность!

Решение напрашивается самое простое и эффективное – тезисное отображение информации, возможно, в сочетании с незамысловатыми таблицами и небольшими графиками. Сделайте электронную презентацию, основываясь на это, и Вы всегда будете на высоте – практически на любом тематическом оборудовании она будет замечательно работать и, что самое главное, с максимальным эффектом. Даже если Ваша речь очень яркая, интересная и актуальная для аудитории, людям просто необходимы краткие, чёткие, запоминающиеся и однозначные выводы / тезисы по каждому пункту. Вот их и вставьте в слайды – несколько крупных простых слов, которые даже на мониторе обычного компьютера, в большинстве случаев, аудитория разглядит без особого труда.

То есть теперь структура Вашей презентации приобретает такой вид: слайд с названием раздела, группа слайдов с выводами и далее “по кругу”. Понятно, что если какой-то раздел состоит всего из одного слайда, то нецелесообразно отводить на это два (название и тезисы) – лучше эффективно совместить.

Чем же заполнить первый и два последних слайда? Очевидно, что Вам необходимо представиться слушателям (не только с целью приобретения сверхпопулярности у широких масс, но и просто из вежливости) и обозначить тему с регламентом выступления – отведём под это первый слайд. В конце же, вполне логично, имеет смысл сделать общий или ряд выводов, поблагодарить слушателей за потраченное время и оставить свою контактную информацию...

Вопрос с ручной или автоматической сменой слайдов решите в пользу первого варианта. Вы управляете своим выступлением, а не презентация Вами! Особое внимание уделите тому, чтобы не было слайдов-пустышек, которые можно смело пропустить или совместить. Очень неприятное впечатление оставляет лектор, который начинает быстро перелистывать слайды, бормоча: ”Это – не надо, то – пропустим, здесь – не для вас…”

Давайте посмотрим, что получилось!

У Вас возникли какие-то сомнения? В самом деле, как-то всё очень простенько, не задействована масса дополнительных "наворотов", да и то, что Вы видели у иных лиц в рассматриваемой области – весьма отличается...

Оставьте все эти беспредметные думы и помните, что для Вас самое главное – добиться желаемого эффекта от речи и озвученных мыслей, а не продемонстрировать слушателям навыки работы на компьютере. Поверьте, им это не так уж интересно и вовсе не за тем вы все здесь собрались. Кроме того, вспомните дешёвые низкокачественные товары, все увешанные разного рода “вкривь вкось” наклейками и лейблами (кстати, ужасно, но до сих пор отдельные весьма солидные люди носят очки с наклейкой в добрую половину линзы – плохо видно, зато окружающие будут знать, что это “фирма” – смешно!) и, в качестве противопоставления, дорогостоящую хорошую вещь с минимумом таковых и подчёркнутой "дорогой" простотой названных атрибутов. Так вот, Ваша электронная презентация, в рассмотренном исполнении, приближается к последней категории.

Часто можно услышать настоятельные рекомендации засовывать слайды-"маячки", делать некие видимые только себе пометки относительно содержания следующего слайда на предыдущем и иное. В этом нет ничего плохого, но, применяя рассмотренный подход, ничего особо и хорошего. Например, последний элемент можно посоветовать, когда Вы не совсем уверены в своих силах, волнуетесь и можете растеряться в самый ответственный момент или попросту отнеслись небрежно к подготовке выступления. Если же Ваша речь проста и логична, а ещё Вы заранее её отрепетировали в совокупности с презентацией – это излишне, а в некоторых случаях, может стать и негативным моментом (путаница).

Что ещё может пойти не так? Давайте задумаемся об объёме Вашего "информационного шедевра". В идеале он должен спокойно помещаться на обычный гибкий диск. Почему, если у Вас всегда в кармане USB-носитель не на один гигабайт? Например, у выделенного Вам для презентации компьютера будут отсутствовать или по каким-либо причинам не работать USB-порты, а так же вполне возможно отсутствие CD- и уж, тем более, DVD-привода. Пока не сталкивались ни с чем подобным? Что же, возможно, уже завтра это будет именно Ваш случай...

Таким образом, есть смысл ответственно готовить простую, универсальную, с минимальными требованиями к технике электронную презентацию один раз. Аргументы и примеры в Вашей речи могут произвольно меняться, но общие выводы таковыми и останутся (при условии, конечно, что Ваше мнение имеет тенденцию к устойчивости).

И так, всё готово! Если Вы использовали графические / видео элементы или ссылки на некие объекты, обязательно создайте тематическую папку, поместив туда презентацию и все названные элементы. Сохраните папку в три места: на жёсткий диск компьютера (чтобы удобнее было её потом отыскать в массе других материалов, обязательно тематически озаглавьте и прибавьте к этому дату первого выступления), на USB, CD или DVD-носитель, на обычную дискету 1,44". Два последних элемента захватите с собой и расположите в разных местах – например, карман пиджака и кейс.

Здесь часто возникает ещё один вопрос: в каком формате лучше всего сохранять электронную презентацию? Так уж повелось, что к правилам делового этикета отнесён здесь формат PDF, но имейте в виду, что это касается только передачи данных третьим лицам. А как быть, например, когда Вас просят после выступления предоставить несколько конкретных слайдов или Вы сами не заинтересованы передавать кому-то весь авторский материал? Можно придумать ещё множество ситуаций, но наш ответ будет неизменно таким:

Первое сохранение: формат PPT (по умолчанию), чтобы иметь возможность правки данных;
Второе сохранение того же самого: формат PDF;
Третье сохранение (по необходимости изменения конечного варианта и оперативной передачи третьим лицам): формат PPS, так как на компьютере, предоставленном для демонстрации Вашей презентации, скорее всего, не будет установлено необходимое программное обеспечение Adobe.

Поскольку Вы сохраняете одну презентацию в двух разных форматах, обратите пристальное внимание на то, чтобы при внесении изменений в PPT-файл, не забывать актуализировать PDF. А то может весьма нехорошо получиться при наличии отличий! Так же имейте здесь в виду, что, возможно, Вам придётся создавать ещё один файл PPT, в котором делать интерпретацию варианта презентации, ориентированную на статичное изображение. Это будет актуальным, например, при использовании в оригинале анимации или звука, которые не конвертируются в PDF…

Время, как всегда, пролетело незаметно и вот Вы уже входите в аудиторию (разумеется, подъехав минут за 30-40 до начала мероприятия), где будете произносить свою речь. Прежде чем начинать что-то включать и делать, обязательно привлеките системного администратора или другого местного специалиста, отвечающего за техническую составляющую. Это будет вежливо и позволит Вам избежать массы сопутствующих проблем (например, если не очень хорошо знакомы с функционалом наличествующей модели проектора), кроме того, параллельно Вы сможете поинтересоваться о наличии и возможности использования тех или иных аксессуаров (интерактивной доски, колонок, вывода отдельных данных на печать).

Вот, наконец, рабочее место Вам подготовили. Что надо сделать прежде всего? Правильно – переписать Вашу электронную презентацию на жёсткий диск предоставленного компьютера. Это избавит Вас от вполне возможного замедления и сбоев в работе (только не распечатывайте на бумаге – электронная презентация для этого не предназначена!). Готово? Запустите и внимательно пролистайте слайды, чтобы убедиться в том, что всё корректно отображается и работает правильно. Если что-то не так – сразу же исправьте, а заодно бдительно проверьте настройки программного продукта (управление показом слайдов, эффекты).

Теперь, если Вы подошли к распределению времени правильно, у Вас осталось ещё 10-15 минут для моральной подготовки к выступлению. Ни в коем случае не пытайтесь повторить ключевые моменты речи и вообще забудьте пока эту тему – ни к чему хорошему это не приведёт, поверьте. И, конечно, не заготавливайте и откажитесь от использования бумажных и иных носителей Вашей речи (кроме, при необходимости, коротеньких тезисов) – она должна звучать от сердца и души, а не частично зачитываться с листа или слайда презентации...

Где расположиться для достижения максимального эффекта (разумеется, при наличии альтернатив)? Наверное, самый лучший совет – перед началом мероприятия опробовать несколько позиций и выбрать наиболее комфортную для себя, в том числе, принимая во внимание нюансы, изложенные в следующем абзаце. Я же предпочитаю такую дислокацию: сидеть за портативным компьютером лицом к аудитории, а справа или слева разместить интерактивную доску (предпочтительнее) или экран.

Ещё один предварительный момент: контакт со слушателями до выступления. Как правило, таковые начинаю подтягиваться за те же минут 15 до заявленного начала мероприятия и аналогичное время после (имейте в виду, что начав речь и показ слайдов, не стоит прерываться и возвращаться назад из-за нескольких новых лиц). Не держите их в коридоре, а позаботьтесь о том, чтобы помещение было заранее хорошо проветрено и готово (это можно банально согласовать с организаторами или же, придя пораньше, сделать самому). Зачем эти лица нужны вне рамок мероприятия? Да затем, чтобы установить непосредственный контакт с аудиторией до выступления, а не заниматься этим в процессе. Как сделать это наиболее эффективно? Стереть грань лектор-слушатель и вспомнить, что все мы просто люди. Не сидите отстранённо, делая вид, что чем-то очень заняты, и не говорите со слушателями на официальном "сухом" языке. Вместо этого ненавязчиво поинтересуйтесь сами – как прошла дорога, посоветуйте – куда, как Вам кажется, будет удачнее сесть, чтобы всё видеть и слышать (в том числе, насколько хорошо оттуда воспринимается стол лектора и видна сопутствующая информация), будьте непосредственны, обаятельны и внимательны. Для этого есть простое основание – люди отложили все свои заботы, дела и тратят время на то, чтобы послушать именно Вас. Это большое доверие и ответственность, которые Вы должны обязательно прочувствовать и быть благодарными, даже если "догадываетесь" о том, что кого-то к этому, так или иначе, обязали (тем более, не стоит усугублять ситуацию).

Аудитория наполняется слушателями, частично подключающимися к Вашему общему и, лучше всего, беспредметному разговору. Отлично, ведь это:

расположит к Вам часть людей, что немаловажно;
изменит их настрой на мероприятие в сторону не критического (а Вы знаете, как у нас любят искать недостатки), а эффективного восприятия;
выявит темы / нюансы, которые особенно волнуют людей (непонятны им) и на которых, возможно, стоит остановиться в ходе выступления чуть подробнее;
создаст благотворную почву для позитивного проистекания встречи;
позволит выявить ”проблемных” слушателей и определиться со своей позицией относительно них до начала мероприятия.

Если пришло время начинать, но части людей ещё нет, то, в случае не особенной лимитированности срока окончания действа, стоит подождать до 15 минут (здесь все прекрасно поймут причину припозднившегося конца), а вот при иной ситуации – решительно начинайте. Во всех случаях, опоздавшие лица, скорее всего, будут слушать Вас внимательно (во всяком случае, вначале) и испытывать больше чувство некоторого дискомфорта и вины, нежели желания Вам как-то "насолить". И то и другое, в принципе, "играет Вам на руку". Разумеется, обязательно встретится типаж товарищей, которые будут вести себя в рассматриваемой ситуации, как само собой разумеющейся (как же какому-нибудь солидному гражданину не опоздать – необходимо выделиться и привлечь к своей персоне взоры “обычных людей”). Не обращайте на них внимания – Вы здесь правы, а они нет!

Начать свою блистательную речь стоит с представления – кто Вы (даже если это кажется излишним – задайте формат обращения при вопросах: имя, имя и отчество, или “товарищ Иванов”) и откуда (при необходимости), назвать тему встречи и кратко пояснить её предметность (зачем всё это?), а так же уделить обязательное внимание регламенту мероприятия. Лучше всего будет довести до сведения слушателей (не в качестве предложения, а строго констатации имеющего место факта) такой формат: Вы выступаете столько-то времени (при этом просите не перебивать ”по ходу”, кроме случаев прямых вопросов к собравшимся), потом, например, в течение 15 минут отвечаете на вопросы и расстаётесь (не забывая отметить, что Вы с удовольствием уделили бы больше времени, но это ”не в Вашей власти”). Если, на каких-то основаниях, Вам неожиданно подсократили лимит времени (некто ворвался в аудиторию с воплями, что необходимо очистить помещение не позднее, чем через 40 минут в связи с приездом, допустим, какой-то комиссии), то стоит сказать, что в конце мероприятия Вы оставите свою контактную информацию (телефон, электронная почта) и все желающие смогут связаться с Вами в удобное для них время, чтобы уточнить, при необходимости, недопонятые / опущенные из-за этого моменты. Кстати, не так давно меня порадовал представитель одной фирмы, продвигающей на образовательный рынок свои электронные продукты, сказавший во время выступления, что по всем вопросам технической поддержки пользователей можно звонить на их "горячую линию", только "компания у нас небольшая и все в постоянных разъездах – если никто не берёт трубку, попробуйте ещё позвонить через день-два". Интересный подход...

Итак, Вы начали. Аргументировать или пытаться что-то логически доказать перед собравшимися – плохой путь. В Вашей уверенной речи должна присутствовать только констатация фактов (утверждение!), профессионализм в тематической области и уважение к слушателям. При этом внимательно наблюдайте за реакцией той части зала, кто уделяет Вам искреннее внимание (не забывая, разумеется, и о других) – этот индикатор позволит Вам безошибочно определить места, требующие уделения большего времени / внимания, равно как и те моменты, на которых не стоит задерживаться. Сосредотачивайтесь больше на создании необходимой Вам атмосферы встречи, чем правильности слога. Избегайте научных терминов и мудрёных аббревиатур – они не скажут о Ваших глубочайших познаниях и широком кругозоре, а создадут не только беспредметную официальность встречи (если иное, конечно, не задано её форматом) и, что намного важнее, сделают непонятным смысл слов хотя бы для одного человека. А ведь он может оказаться как раз именно тем единственным, кто должен всё понять и услышать!

Старайтесь меньше употреблять "я", а делать упор на "мы" (такие-то лица, организация, вместе с собравшимися здесь) и безличностные формы – "было решено" или "есть мнение" (чьё, кем и почему – пусть догадываются или спрашивают в конце сами собравшиеся, чего, в большинстве случаев не происходит). Постарайтесь не пускаться в собственные пространные воспоминания и жёстко контролируйте их продолжительность (если уж никак не в терпёж) – далеко не всем может показаться настолько захватывающим Ваш жизненный путь, как этого хотелось бы.

Упоминания даже малой части Ваших степеней, титулов и заслуг с перебором достаточно и для начала мероприятия. Ошибочно думать, что из-за этого люди будут более внимательны, а вот их надежды на "нечто сверх" от Вашего “грандиозного” выступления вполне могут и не оправдаться. Так, частенько приходится слышать речи отдельных товарищей, в изобилии переплетённые словами "когда я защищал кандидатскую", "работая в Администрации Президента", ”мой уникальный для России опыт позволяет” и аналогичное…

Обратите внимание! Если Вы пошутили, аудитория должна смеяться над этим, а не над Вами! Ещё худший вариант – само серьёзное содержание речи вызывает хохот: значит, Вы на совсем неправильном пути!

Но вот, наконец, Вы закончили с потрясающим успехом выступление, и дело дошло (конечно, в идеале) до вопросов. Избегайте желания ответить сразу всем, а старайтесь уделять внимание лицу, непосредственно задавшему вопрос. Будьте кратки и однозначны! Если ответ Вам не известен, нет уверенности в его точности или полноте – честно в этом признайтесь. При необходимости слишком длительных обсуждений какого-то момента – выдайте ”сухой остаток” и предложите, при необходимости, подробные обсуждения провести в индивидуальном порядке позже. Аудитория это обязательно оценит! А вот поимка Вас даже на мелких заблуждениях и обманах может стоить потери безоговорочного доверия ко всему Вашему выступлению. Ведь Вас уже "поймали за руку" на использовании подобных приёмов...

В точно назначенное время стоит решительно прекратить все дискуссии и, сославшись на собственное обещание, данное в начале встречи и отметив уважительное отношение ко времени всех собравшихся, тепло попрощаться!

Частенько бывает так, что слушатели просят переписать им Вашу электронную презентацию – не делайте этого. Помните, что каждый продукт хорош для цели, которая ему изначально предназначалась. И если на фоне Вашей великолепной речи презентация была "на высоте", то в совершенно иной обстановке и без Вашего благотворного присутствия, скорее всего, эффект будет обратным. Не портите впечатление от столь удачно проведённого мероприятия у присутствующих. Смущает – как именно корректно отказать? Да нет ничего проще – придумайте заранее несколько веских причин и, исходя из конкретной аудитории, смело и уверенно ссылайтесь на одну из них. Например, аргумент с авторскими правами, когда "Вы очень хотели бы и не видите в этом абсолютно ничего предосудительного, но третьи лица считают иначе" оставит серьёзное впечатление и не вызовет лишнего недопонимания. Однако, бывают случаи, когда, на произвольных основаниях, необходимо просьбу удовлетворить для определённых товарищей. Что же – нет ничего проще! Зная, что на конкретном мероприятии может иметь место подобная ситуация, имеет смысл заранее подготовить вариант электронной презентации именно для эффективного "дистанционного" восприятия. Вот здесь стоит разбавить тезисы наиболее яркими фрагментами Вашей речи, помудрить с анимацией и выполнить иные манипуляции, придающие "товарный вид". Вообще же, чтобы не дублировать, можно избрать третий путь – так сказать, универсальная презентация, которая сгодится для сопровождения речи и будет уместна к передаче третьим лицам. В этом случае, к тезисам стоит прибавить краткие пояснения. Однако, ”золотой серединой”, поверьте, это никак не станет – лучше уделите время и сделайте всё правильно…

Постарайтесь, чтобы все слушатели покинули аудиторию раньше Вас – это воспримется, как некая законченность. И уделите сами немного времени помещению, особенно, если Вы оказались в нём впервые. Осмотритесь, вспомните наиболее, по Вашему мнению, удачные моменты выступления и отметьте – где при этом находились Вы, какая часть слушателей была внимательнее, что препятствовало по ходу действа и прочее.

Только после этого внимательно соберите свои вещи (перепроверьте – захватили ли USB-устройство / компакт-диск / дискетку), сотрите с компьютера сохранённые личные данные (не забудьте о ”Корзине”!) и верните в прежнее состояние рабочее место – выключите компьютер, положите "где была" манипулятор "мышь", задвиньте стул.

Ещё один психологический нюанс – по возможности, постарайтесь вновь не встретиться с незнакомыми слушателями в тот же день. Очень часто бывает так, что Вы сталкиваетесь с ними в гардеробе, по дороге, в метро. Это нехорошо! Подождите в аудитории лишние 15 минут и уйдите в “гордом одиночестве”. Помните, что люди должны вынести в душе ту уникальную атмосферу, которую Вы сумели создать на встрече, а не вспоминать, как Вы торопливо застёгивали куртку или посещали туалет…

Не делайте в тот же день глубоких выводов о произошедшем (в том числе, связанных с необходимостью внесения изменений в презентацию и / или текст выступления), а займитесь этим подробнее завтра (утро вечера мудренее). Ведь в большинстве случаев восприятие сейчас и потом будет разниться, и последнее станет явно объективнее!

Какие бы средства сопровождения выступления Вы не использовали, они должны лишь лаконично, наглядно и эффективно иллюстрировать речь для максимального восприятия слушателями – не более того.