Компьютерная поддержка коммерческой деятельности фирмы


	Загрузить архив:
	Файл: 240-0245.zip (166kb [zip], Скачиваний: 38) скачать

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Специальная часть

1. Организационная структура различных предприятий ............................ 3

2.Суть управленческой деятельности на предприятии .............................. 5

3. Документооборот на предприятии, содержание и требования,

предъявляемые к информации ................................................................... 9

5.Значение внутрифирменной системы информации ................................ 14

4. Технические средства, используемые во внутрифирменной системе

информации ................................................................................................. 15

5. Система ведения записей ........................................................................... 16

6. Программные продукты используемые на фирме ................................... 16

7. Применение электронных таблицMS Еxcel........................................... 17

7.1. Управление файлами ................................................................................ 18

7.2. Структура документа ................................................................................ 20

7.3. Построение таблиц ................................................................................... 22

7.4. Табличные вычисления ............................................................................ 26

7.5. Построение и оформление диаграмм ...................................................... 28

7.6. Функции ..................................................................................................... 31

7.7. Обмен данными ......................................................................................... 34

7.8. Обработка списков .................................................................................... 36

7.9. Анализ данных ........................................................................................... 39

7.10. Базы данных ............................................................................................. 41

Экономическая часть.

1.Бизнес-план на развитие ............................................................................ 45

2.Анализ положения дел в отрасли ............................................................. 47

3.Анализ рынка сбыта .................................................................................. 48

4.Анализ конкуренции ................................................................................. 48

5. Оценка риска проекта ................................................................................. 49

6. Расчет себестоимости единицы продукции .............................................. 51

7. Прогноз объема производства и реализации продукции ....................... 54

8. Счет прибылей и убытков .......................................................................... 56

9. Баланс доходов и расходов ........................................................................ 56

10. Оценка финансовой деятельности предприятия ................................... 57

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В условиях рыночной экономики информация выступает какодин из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизацииоб оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудоми занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д.. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упращается документооборот, внедряютсяавтоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники.

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов,

В данной дипломной работе мы с помощью программного обеспечения MS Excel сделали расчет, эффективности создания коммерческого предприятия по производству «Мульти мидийный компьютеров». Электронные таблицы увеличивают эфективность документооборота, улучшают возможность коллективной работы, повышают скорость обработки информации, позволяют графически наглядно илюстрировать сложную коммерческую информацию на предприятии,что даказывает эфективность использывания Электронных таблиц.

Специальнаячасть

1. Организационная структура различных предприятий

Почему крохотная “Apple” и гигантская “IBM” заработали сотни миллионов в компьютерном бизнесе, а другие, такие как “RSI”, потеряли свои состояния?Как “MacDonald`s” удается готовить миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Почему после стольких лет существования “Sirs” и “Micukosi” до сих пор являются ведущими компаниями в розничной торговле в своих странах, а другие, например, “U.T. Grant” обанкротились? Почему религиозное учреждение, такое как католическая церковь, может процветать в 2000 году, если оно действует по принципам и в соответствии с практикой, которые привели бы к краху любого бизнесмена буквально за несколько часов?

Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую особенность. Все они являются организациями. Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента.

Группа должна соответствовать некоторым обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1.Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы

2.Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение:

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.1

Приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно.Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких.И хотя у них нет руководителей, неформальные организации оченьважны.

Таким образом , когда употребляется словоорганизация, имеется в виду формальная организация.

Из определенияследует, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент -это управление сложными организациями. Сложные организации имеют наборвзаимосвязанных целей.

Один простой пример: “МакДоналдс” является организацией, состоящей из 7 с лишним тысяч самостоятельных предприятий, работа которых обеспечивается поддержкой большого числа организаций, работающих “ за кулисами”, ведущих строительство магазинов и цехов, осуществляющих рекламу, производящих закупку продуктов, разрабатывающих новые виды продукции, осуществляющих контроль качества. Каждое заведение “МасDonald`s” имеет свои планы реализации продукции и прибыли. Каждая вспомогательная единица также имеет свои цели, такие как, например, закупка говядины по выгодным ценам. Эти цели взаимосвязаны и взаимозависимы.

Например, ресторан может реализовать свои цели, добившись запланированной прибыли, только если служба закупки добьется своих целей, обеспечив достаточное количество булочек по нужной цене, если служба маркетинга обеспечит достаточный приток покупателей, технологи найдут способ эффективного приготовления и. т.д. Основная причина, позволившая “МасDonald`s” стать крупнейшим предприятием в своем бизнесе в мире, заключается в том, что компании удается не только достичь всех выше перечисленных целей, но и эффективно взаимо увязать их с наименьшими затратами. И наше предприятие по производству мультимедийный компьютеров, должно иметь полный набор взаимосвязанных целей.

2. Суть управленческой деятельности на предприятии

Наше предприятие как и все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики.

Эти общие черты, кратко изложенные ниже, помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.

Ресурсы.

В общих чертах цели любой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов.

Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

ОСНОВНЫЕ РЕСУРСЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Человеческие КапиталМатериалы Технология

ресурсы и информация

Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов. “Apple” и “IBM” используют фонды акционеров и банков (капитал) для закупки деталей (материалы), для строительства сборочных линий (технология) и для оплаты заводским рабочим (люди), чтобы производить компьютеры, которые они смогли бы продать с прибылью (результаты). Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация относящаяся к исследованию рынка, помогает руководителям “Apple” и “IBM” решать, какого типа продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяет руководству решать, насколько успешно идет компания на пути достижения желаемых результатов.

Осознание важности информации как вида ресурсов является основной причиной того, что фирмы по выработке информации, такие как “Apple” и “IBM” столь стремительно росли.

Зависимость от внешней среды.

Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть “островом в себе”. Организации полностью зависимы от окружающего мира - от внешней среды - как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь.

Термин внешняя среда включаетэкономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации. Например, введение новой автоматизированной технологии может обеспечить организации преимущество в конкуренции.

Но, чтобы использовать эту новую технологию, организации придется найти новых людей с определенными навыками, а также определенными взглядами, которые сделают эту новую работу привлекательной для них. Если экономическая конъюнктура повышается или если существует конкуренция на рынке таких специалистов, организации может быть придется повысить заработную плату, чтобы привлечь этих специалистов на работу. При их найме организации придется соблюдать государственное законодательство, запрещающее дискриминацию по возрасту, полу и расе. Все эти факторы меняются постоянно.

Большое значение имеет и тот факт, что, хотя организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится вне пределов влияния менеджеров. Самые хорошие руководители в компании “IBM” ничего не могут сделать, чтобы удержать маленькую японскую компанию от выхода на рынок с новой интегральной схемой, которая делает некоторые виды продукции “IBM” устаревшими.

И “MacDonald`s” не добьется никакого успеха пытаясь помешать федеральному правительству поднять минимальную заработную плату, чтоувеличит ее затраты на рабочую силу на много миллионов долларов в год.

С каждым годом руководству приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды, которые принимают поистине глобальный характер. Чтобы добиться успеха, фирмам приходится конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции иностранных компаний у себя на родине. Это требует понимания целой новой области юриспруденции, осознание новых культурных ценностей. Например на японский рынок проникли и успешно действуют там лишь очень немногие американские компании такие как “Coca-Cola” и “MacDonald`s”. А ведь на американском рынке электроники и автомобилей успешно действует большое число японских фирм.

Горизонтальное разделение труда.

Вероятно, самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. Если, по крайней мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой.

Например, организация из двух человек, имеющая целью пройти на судне до места отдаленного на 10 миль, может разделить работу так, чтобы один во время путешествия управлял парусами, а другой был у руля. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Разбив работу по приготовлению и подаче еды клиентам между 12 работниками, как это обычно делается у “MacDonald`s”, можно обслуживать в сотни раз больше людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одним поваром и несколькими официантами.

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности.

Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

Подразделения.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. Корпорация “МаcDonald`s” имеетспециальные подразделения для каждой основной функции организации - отделы маркетинга, закупок, недвижимой собственности и т.д. Эти подразделения у “MacDonald`s” имеют свои собственные, более мелкие, более конкретные подразделения. “МаcDonald`s”, например, являясь такой крупной и широко разветвленной компанией, формирует подразделения как по географическому принципу, так и по отдельным видам деятельности.

Отдел недвижимой собственности разделяется на подотделы - выбора размещения новых мест предприятий, управления имеющейся собственностью, а в каждом из этих подотделов имеются группы по географическим зонам такие как группа Восточного побережья, группа Калифорнии, группа Западной Европы и т.д

Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно координируется и направляется для достижения общей цели. Таким образом, по сути своей, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организацийи многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.

Вертикальное разделение труда.

Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Возвращаясь к нашему примеру с лодкой, если кто-то из матросов не возьмет на себя обязанности капитана, и не позаботится, чтобы движения руля были согласованы с маневрами парусов, чтобы судно держалось курса,- группа плывущая на судне, вероятно, никогда не доберется до порта назначения: она, скорее всего, окажется там, куда занесут ее ветер и течение (т.е. внешняя среда).
Итак, в организации существуют две внутренние органичные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда.

Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

Необходимость управления.

Для того, чтобы организация смогла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Однако, в малых организациях часто не имеется четко выделенной группы управляющих.

Например, в небольшом магазине, управляемом двумя партнерами, один из них может принимать решения, касающиеся закупок, выполняя тем самым управленческую функцию в течение одной недели, а второй - в течение другой. Оба они координируют рабочие графики своих немногочисленных подчиненных, чтобы обеспечить работу магазина в установленные часы работы. Но оба партнера выполняют и неуправленческие функции, обслуживая покупателей и раскладывая товары на полках. Ни один из партнеров не считает другого хозяином или управляющим.

Но, хотя управленческие функции и не выделены четко, основная функция - координирование - выполняется.

Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет часто работу, не связанную с координированием работы других. Руководители высшего звена, в компании

“IBM ”, например, сами иногда звонят клиентам или выходят в торговый зал, для того чтобы сохранить связь с клиентами, ощутить их потребности. Однако, во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять его мимоходом.

По мере разрастания организации людям сложнее ориентироваться, от кого они должны непосредственно принимать указания. На этом уровне, для того чтобы организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности. Фактически, суперкрупные организации современного общества стали возможны только тогда, когда стала четко ощущаться необходимость отделения управления от коммерческой или технической деятельности.

Все организации имеют некоторые общие характеристики, включая и необходимость управления. Неудивительно поэтому, что управленческая работа также имеет много общих характеристик. Руководитель - это руководитель, и хотя организации, сферы и ответственность могут различаться, работа президента имеет много общего с работой мастера на сборочном конвейере.

3. Документооборот на предприятии, содержание и требования, предъявляемые к информации

Аспекты управленческой деятельности, которые являются общими для всех руководителей во всех организациях, гораздо менее очевидно, чем различия в их работе.

Суть управленческой деятельности.

В качестве убедительного примера, подтверждающего, что увидеть общее в работе всех руководителей довольно трудно, можно указать на суть управленческого труда, т.е. того, в чем состоит работа по управлению в повседневной практике. Большинство людей, в том числе и сами руководители-практики полагают, что рутинная работа начальника цеха не намного отличается от работы тех, кем он руководит. Это тем более кажется резонным, если принять во внимание, что они постоянно взаимодействуют и получают почти одинаковое вознаграждение за свою работу.

Но исследования показывают, что управленческая работа по сути своей очень сильно отличается от неуправленческой. И действительно, работа начальника цеха имеет гораздо больше общего с работой президента компании, чем с работой людей, которые находятся под его управлением. Комментируя это, Мицберг обобщивший более ранние исследования и проведший фундаментальное исследование по изучению труда пяти руководителей высшего звена, отмечает в своей книге “Природа управленческого труда”: “Почти всякая работа в обществе требует специализации и концентрации.

Станочники, овладев техникой изготовления какой-то детали на своем станке, могут потом в течение многих недель заниматься этой операцией, инженеры и программисты затрачивают порой месяцы на разработку какого-то моста или компьютерной программы, торговцы большую часть жизни проводят, продавая один и тот же вид продукции. Руководитель же не вправе ожидать такой однородности в своей работе. Скорее, характерным для него будет кратковременность, разнообразие и фрагментарность осуществляемой деятельности. Гест, согласно исследованиям которого мастера выполняют в среднем 583 различных операции по управлению в день, замечает:

“Интересно отметить, что характеристики работымастера, включающие разнообразие прерывистостьв выполняемыхдействиях и их фрагментарность,диаметрально противоположны работе многихмехаников-повременщиков, работа которых оченьрационализирована, носит повторяющийсяхарактер, непрерывается и выполняется в

постоянном, устойчивом, неизменном ритмедвижущегося конвейера.”

Роли руководителя.

Касаясь содержания работы менеджера,Минцберг находит еще одну общую чертууправленческой работы - роли руководителя.Роль,по его определению, является “набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности”. Точно так же, как герои в пьесе имеют свои роли, которые заставляют их вести себя определенным образом, менеджеры занимают определенные должности в качестве руководителей определенных организационных подразделений и именно это определяет их служебное поведение. “Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание. Так актеры, менеджеры и другие играют заранее предопределенные роли, хотя как личности могут давать собственную интерпретацию этих ролей”.

В своих работах Минцберг выделяет 10 ролей, которые, по его мнению, принимают на себя руководители в разные периоды и в разной степени. Он классифицирует их в рамках трех крупных категорий: межличностные роли, информационные роли и роли по принятиюрешений.

Роль	Описание	Характер деятельности по материалам обследования работы руководителей
	Межличностные роли
Главный руководитель	Символический глава, в обязанности которого входит выполнение обычных обязанностей правового или социального характера	Церемониалы, действия, обязываемые положением, ходатайства
Лидер	Ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, ответственный за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанности	Фактически все управленческие действия с участием подчиненных
Связующее звено	Обеспечивает работу саморазвивающейся сети внешних контактов и источников информации, которые предоставляют информацию и оказывают услуги	Переписка, участие в совещаниях на стороне, другая работа с внешними организациями и лицами
	Информационные роли
Приемник информации	Разыскивает и получает разнообразную информацию (в основном текущую) специализированного характера, которую, понимая организации и внешние условия, успешно использует в интересах своего дела; выступает как нервный центр внешней и внутренней информации, поступающего в организацию	Обработка всей почты, осуществление контактов, связанных преимущественно с получением информации (периодические издания, ознакомительные поездки)
Распространитель информации	Передает информацию, полученную из внешних источников или от других подчиненных, членам организации; часть этой информации носит чисто фактический характер, другая требует интерпретации отдельных фактов для формирования взглядов организации	Рассылка почты по организациям с целью получения информации, вербальные контакты для передачи информации подчиненным (обзор, беседы)
Представитель	Передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли	Участие в заседаниях, обращение через почту, устные выступления, включая передачу информации во внешние организации и другим лицам
Предпренематель	Изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и запускает “проекты по совершенствованию”, приносящие изменени,контролирует разработку определенных проектов	Участие в заседаниях с обсуждением стратегии, обзоры ситуации, включающие инициирование или разработку проектов усовершенствова- ния деятельности
Ведущий переговоры	Ответственный за представительство организации на всех значительных и важных переговорах	Ведение переговоров
Устраняющий нарушения	Отвечает за корректировочные действия, когда организация оказывается перед необходимостью важных и неожиданных нарушений	Обсуждение стратегических и текущих вопросов, включая проблемы и кризисы

В таблице представлена такая типизация ролей и приводятся примеры для каждой роли. Как указывает Минцберг, роли не могут быть независимы одна от другой. Наоборот они взаимозависимы и вазимодействуют для создания одного целого. Межличностные роли вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и охватывают его сферу взаимодействий с людьми. Эти межличностные роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет его играть информационные роли, и действовать в качестве центра обработки информации. Принимая на себя межличностные и информационные роли, руководитель способен играть роли, связанные с принятием решений: распределение ресурсов, улаживание конфликтов, поиск возможностей для организации.

Все эти 10 ролей, взятые вместе определяют объем и содержание работы менеджера, независимо отхарактера конкретной организации.

Например, заведующий секцией магазина каждый день взаимодействует с продавцами.

Они приходят к заведующему для получения специального инструктажа о запросах и нуждах клиента, для решения своих проблем, связанных с работой, а часто просто пообщаться.

Заведующий получает большой объем информации о том, как работают секции. Например, в отношении высказывания клиентов о товарах, информация, по большей части, не может быть получена из формальных источников, таких, например, как отчет о проданной продукции. Информация помогает руководителю принимать правильные решения для урегулирования существующих или потенциальных проблем. И когда заведующий или руководитель низового звена видится с управляющим магазина, он передает своему начальнику особенно важные части информации. Они-то и обеспечивают основу для управленческих решений на более высоком уровне.

В современных условиях рыночной экономики важным фактором стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованныхуправленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениямифирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированныхпредприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение егоэффективности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание любой информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

— по объекту и качеству — краткость и четкостьформулировок, своевременность поступления;

— по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;

— по точностии достоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

4. Значение внутрифирменной системы информации

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel 486 , объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних ивнешних каналов передачи.

информационная система

внутренний канал внешний канал

ОБРАБОТКА

НАКОПЛЕНИЕ

ХРАНЕНИЕ

ВЫДАЧА

ПРИМЕНЕНИЕ

Важную роль в исполнении информациииграют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменнойсистемы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель — отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

5. Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации

Во внутрифирменной системе информации используются, прежде всего, такие виды вычислительной техники , как компьютеры ,оснащенные необходимым набором периферии, электронные пишущие машинки, средства телекоммуникаций, средства автоматизированной обработки текстовой информации и, прежде всего ЭВМ.

В процессе автоматизации управления ЭВМ используются, преимущественно, для:

— разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

— контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

— расчета заработной платы;

— контроля за поступлением заказов;

— анализа данных о сбыте продукции;

— регистрации поступления платежей;

---ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

Развитие систем телекоммуникацийи , в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективнойсистемой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации,объединенных водну систему.

6. Система ведения записей

На основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации разрабатываются системы введения записей. К важнейшим видам записей относятся:

— расчеты заработной платы рабочих и служащих;

— тексты контрактов и сопроводительная документация;

— тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;

— данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

— данные для разработки планов и показатели самих планов.

7. Программные продукты используемые на фирме

В 1986 году«крохотная» не кому не извесная компания Microsoft выпускает свою первую программу, текстовый редактор WORD. Кто бы мог подумать, что через каких то 5-6лет, эта компания станет крупнейшей в мире по производству и разработке программного обеспечения. Сейчас не одна фирма не обходится без таких программных продуктов как Access, Word, Excel,и т.д. все эти продукты объеденены в один программный пакет Office. Программный пакет MS Office наиболее подходит, для организации работы в любой структуре, буть то, крупная фирма или же мелкое частное предприятие, в ней сочетаются лучшие средства для управления, делопроизводства, финасов, бухгалтерии предприятия. В данной дипломной работе мы наглядно видим, как можно эффективно создать универсальный бизнес план с помощью одного из компонентов MS Office программы MS Excel (электронные таблицы)

8. Применение электронных таблицMS excel

С помощью MS Excel мы создали ряд таблиц, произвели подсчеты в этих таблицах, сделали наглядные графики и диаграммы. Все эти расчеты наглядно демонстрируют эффективность бизнес плана доказывая эффективность проекта, делают его универсальным. Допустим основные данные по нашему проекту устарели, и нам придется произволить все расчеты заново, но в нашем случие нам достаточнно заменить основные данные на новые, как сразу же в мы сможем убедится в целесобразности проекта. Это делает бищнес план гибким средством в помощь бизнесменам.

Программа MS Excel,являясь лидеромна рынкепрограмм обработки электронных таблиц,определяет тенденции развития в этойобласти.Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандартсточки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появиласьверсия 5.0,котораясодержит много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появлениетрехмерныхдокументов (блокнотов). Установление связеймеждуфайлами итаблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструментыоблегчаютрешение сложных прикладных задач.

Следуеттакже упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которыепомогаютпользователю задаватьфункциии выдают рекомендации,еслисуществует болеепростойметод решения текущей задачи.В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, котораявлюбой моментготовавыдать необходимую справку.

Описанные до сихпорновшества касаютсявосновном комфорта в работе ибыстрого освоенияпрограммы.Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным дляпрофессионалов,является встроенная в Excel СредапрограммированияVisual Basic(VBA)для решения прикладных задач.Благодаря VBAфирмеMicrosoft удалосьне только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новыйуровень прикладного программирования,посколькуVBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты,которые по своим функциям выходят далеко за рамкиобработкиэлектронных таблиц. Кроме этого, следуетназвать следующиеважные новшества программы Excel 5.0:

- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;

- диалоговые окна-регистры;

- отдельная пиктограмма для форматирования;

-появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм.

7.1. Управление файлами

Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами.С помощьюпрограммы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этихприложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единыйтрехмерный документ(блокнот, рабочую папку).С помощью трехмерных документовпользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.

Создание нового документа.

Для создания нового документа из меню File нужновызвать директиву New.

На экране появится документсименем Book2:программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели (перваястрокапиктографического меню).

Загрузка рабочего документа.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл срабочим документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.

Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится наосновной панели.Влюбом случаеоткроетсядиалоговое окно загрузки файла.В этом окневполеDrives нужноуказать диск, а в поле Directories выбрать директорию,где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в левомполе появится список имен файлов,среди которых должен находиться искомый файл.Если щелкнуть по имени этогофайла, онопоявится вполеFileName.После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.

Сохранение документа.

При первомсохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File директивуSave. После этого откроетсядиалоговое окно,вкотором нужноуказать имя сохраняемого файла,а такжедиски директорию,вкоторой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь можетзаменитьлюбым другим.Вимени файланежелательноиспользовать некоторые символы (например,$ & %( ) -), хотя этои незапрещено.Не следует также использовать символы кириллицы,чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системыWindows.Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла .XLS,изменять не следует.После тогокак будут сделанывсеустановки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.

Автоматическое сохранение.

Вызовите директиву Add-Ins...из меню Tools, с помощьюкоторой вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом окне включите опциюAutoSave,щелкнув по неймышью,а затем закройте окно,щелкнув по кнопке OK.

После этогоснова откройтеменюTools,в которомдолжна появиться директива AutoSave...Вызовите эту директиву, тогдапоявится диалоговоеокноAutoSave,в которомпользователь можетзадать интервалвременимежду моментами сохранения. Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли программавыдавать запроснасохранение инужноли автоматически сохранять все документы или только активный документ.

Создание резервных копий.

Для создания резервной копии необходимо вызвать директивуSave As...из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнутьпо команднойкнопкеOptions.Появится следующеедиалоговоеокно, имеющее название Save Options.В этом окне нужновключить опциональнуюкнопкуAlwaysCreateBackup. Теперь присохранениифайла будет автоматически создаваться резервныйфайлс темжеименем, чтоиосновной, носрасширением .BAK.

Защита данных.

Для введенияпароля необходимо вызвать директивe Save Asиз меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть покомандной кнопке Options.Появляется диалоговое окно Save Options.В поле ввода Protection Password:этого окнаможно указать свойперсональныйпароль, тогдапри каждом вызове этого файла программабудет запрашиватьпароль.При вводе паролянаэкране вместобуквпоявляются звездочки.После закрытия окна Save Options открывается окно ConfirmPassword, вкоторомнужно подтвердить пароль.Если записать пароль в поле ввода WriteReservationPassword,то передоткрытием этого файла появится диалоговое окно,в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only.Впоследнем случае файлможно просматривать,но нельзя записать его на диск под тем же именем.

Дополнительные сведения о файлах.

При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое окноSummaryInfo.Вэтом окне пользователь может заполнить поля вводаTitle:,Subject:и Keywords:.В поле Author по умолчанию указывается информация, полученная программой при инсталляции, но пользовательможет записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаютсяв отведенномполеэкрана, то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокруткидля ихпросмотра.Закрывается информационное окно щелчком по кнопке OK.

7.2. Структура документов

Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств программы Excelверсии5.0, позволяющее значительно упростить иускорить работустаблицами и управление рабочими листами.В новой версии рабочие документы могут содержатьдо255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,относящуюсяк одной теме,ихранить ее в одном файле,что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Это преимуществоновых документовособенно проявляется присвязыванииданных втаблицах.В предыдущей версии программы в случае,если нужно было использовать результат из какой-либоячейкидругой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационныхсвязеймежду таблицамиодного документа не нужноничегооткрывать, т.к.всетаблицы находятся в одном файле.

Новая технологияоблегчает такжеанализ данных.Чтобы проанализировать данные,расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.

Управление рабочими листами.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощьюименногоуказателя (регистраимен), расположенноговнижней частиэкрана,можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочихлистов,расположенные в порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.

Щелчок мышью, например, повторомукорешку вызывает появление рабочего листа Sheet2.Корешок активногорабочего листамаркируется на именном указателе белым цветом.Сначала на указателе видны корешки первых шести рабочих листов.Слева отименного указателярасположеныпиктограммы стрелок,с помощью которых можноизменятьсодержимое указателя,чтобы получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок попиктограмме справойстрелкой сдвигаетна единицувправо диапазон(окно)видимости корешков рабочих листов.Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазоннаединицу влево.Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственнокпервому икпоследнему листам документа.

Добавление рабочих листов.

Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может добавитьвдокумент элементыследующих типов:

- рабочие листыдля созданиятаблиц;

-диаграммы (вкачестве элемента таблицы или на отдельном листе);

-рабочий листдлязаписи макрокоманды в виде программного модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic);

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если листпредназначен для создания таблицы, то независимоот занимаемойпозициион будеиметьназвание Sheet17 с последующим увеличением номера при добавленииновых таблиц.Новые диаграммы,расположенные на отдельных рабочих листах,нумеруются начиная с Chart1 и т.д.Рабочиелисты с макрокомандами(макросами Excel4.0)нумеруются начиная с Macro1,а с диалоговыми окнами - начинаясDialog1 ит.д. Рабочиелисты спрограммнымимодулями написанными на языке Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящееот ситуации)меню,в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочийлист,нужно открытьщелчкомправой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

Перемещение рабочих листов.

Установите указательмыши накорешкерабочего листа, которыйнужнопереместить, ищелчкомправой кнопкимыши откройтеконтекстное меню.С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же названием и укажитевнем новую позициюпереставляемоголиста. Закройте окно Move or Copy щелчкомпо кнопкеOK,ирабочий листзайметновую позицию.Если включить опциональную кнопку Create a Copy,то данный рабочий лист останетсяна прежнейпозиции,а новую позицию займет его копия.Названиекопии листабудет образованопутем добавленияпорядковогономера к имени копируемого листа, например, Sheet1(2).

Можно переставитьсразу нескольколистов.Для этого промаркируйтеэтилисты, щелкнувпоих именамв именном указателепри нажатойклавише[Shift]. Затем выполните директиву Move or Copy,которая вэтомслучае будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.

Переименование рабочих листов.

Установите указательмыши накорешкерабочего листа, которыйнужно переименовать,и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню,вкотором спомощьюдирективы Renameнужнооткрыть диалоговое окно Rename Sheet.Это окно можно также открытьдвойным щелчкомлевойкнопки мышипо названиюрабочего листа.В поле ввода Name укажите новое имя листа,которое должно содержать не более 31 символа,включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа.При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные скобки "[ ]";двоеточие ":";правая косая черта "/";левая косая черта "".

Коррекция высоты строк и ширины столбцов.

Прежде всегокорректируемаястрока или столбец таблицы должны быть промаркированы.Дляэтого необходимощелкнуть левойкнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятсяподменюRowиColumn. Привыборе одногоиз этих подменю открывается меню следующего уровня.В подменюColumnвызовите директивуWidth,тогдаоткроется диалоговоеокно, в котором пользователь может указать ширину столбца.В качестве единицы измерения можно использовать один символ.Например,если в столбце нужно записать 10 символов, то вполе вводаColumnWidthследуетуказать число10. ДирективаAutoFitSelectionиз менюColumnавтоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можновыполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно установитьнаграницу между номерами строк или адресами столбцов.При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки.Еслинажать теперь левую кнопкумыши и,неотпуская ее,немногосдвинуть указатель мыши,то можно увидетьштриховуюлинию, которая показываетсмещение границы строки.Переместите эту линию в нужную позициюиотпустите кнопкумыши,тогда втаблице появитсяновая граница строки.Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.

7.3. Построение таблиц

Все данные таблицы записываются в так называемыеячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы.По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excelв стандартном формате, которыйустанавливаетсяпри запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программеExcel имеютсяконтекстныеменю, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы.Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц.Директивыформатирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню),щелкнувмышью посоответствующей пиктограмме.

Небольшой пример по построению графика из таблицы:

	Прцесор	Цена (руб)
1	Рentium 75	400 000
2	Реntium 200	2 000 000
3	Рentium ММХ 200	2 300 000

Маркирование ячеек.

Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощьюуказателяячеек. Чтобыперевести указатель в заданнуюячейку,нужно щелкнутьпоней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировкинескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемойобласти (левый верхний угол) и,удерживая кнопку мыши нажатой,перемещать манипулятор в конец области(правый нижний угол).Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования несколькихячеек спомощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу[Shift]нажатой, распространитьмаркировкуна всю область с помощью клавиш управления курсором.

Одна строкаили столбецтаблицы маркируются щелчком по номеру (адресу),который расположен взаголовкестроки или столбца.Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

Отмена операций.

Действие, котороевыполнено последним,можноотменить директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z]. Операцию отменыможно также выполнить,щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.

Директива отмены после выполнения превращается в директиву подтверждения изменения Redo. Выполнив эту директиву,можноснова ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить -дляэтого служит директиваRepeat изменюEdit.Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по12-й пиктограмме на панели управления.

Копирование данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано,азатем вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку.Теперь следует установитьуказатель мыши в позицию,куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишуввода[Enter]. Содержимое маркированной области появится вновом месте.Еслиобласть, вкоторуюнужно поместить копию,тоже маркирована,то размерыобеихгрупп должны бытьодинаковыми,в противномслучаебудет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном меню правой кнопкимыши такжеесть директива копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужноудалить содержимоегруппы ячеек и поместить егонановое местовтаблице, тоследует использовать директиву Cutиз менюEdit.Напанели управленияэтой директивесоответствует 7-я пиктограмма(ножницы), а на клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].

Удаление данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимоекоторых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Editестьподменю Clear,которое содержитследующие четыре директивы:

All -удаляетсодержимое иотменяетформат ячейки;

Formats-отменяет толькоформатячейки;

Contents -удаляет только содержимое ячейки;

Notes - удаляет толькокомментариик ячейке.

Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del].Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z],котораяотменит директиву удаления.

Форматирование чисел.

Прежде всего нужно промаркировать ячейки,в которых надо изменить формат представления чисел. После этогоможнолибо открыть правойкнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells,либо вызвать директиву Cellизменю Format.В любомслучаена экране появится диалоговое окно Format Cells.По умолчанию в верхнем полеэтогоокна будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел. В поле Categoryприведены различныетипыформатов, которые выбираются щелчком мышиили спомощьюклавиш управлениякурсором. ВполеFormatCodes:показаны коды форматоввыбранноготипа. Вполе ввода Code:пользователь может задать код своегоформатаи запомнитьегов списке форматов.Внижней частиокнаFormat Cells находится поле просмотра Sample:,в котором показано,как будетвыглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданнойячейке(к числу добавляется символ валюты). Пиктограммасо знаком %(процент) на той же панели позволяет установитьформатпроцентов (кчислудобавляется символ процентов).

Выравнивание данных.

Для выравниваниясодержимого ячееквпрограмме Excel можно использовать либо директивы меню,либо пиктограммына панелиформатирования(4-я, 5-я,6-я).Прежде всего надо промаркировать выравниваемыеячейки.Далее можно открыть контекстноеменю правойкнопкоймыши ивызвать директиву Format Cells,либо вызвать директиву Cell из менюFormat. В любомслучае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этогоокна выберитеопциюAlignment.После этого вполеHorizontalможно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center) и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

Проще всеговыравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм напанелиформатирования.В этомслучаенужно промаркироватьсоответствующиеячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

Установка шрифтов.

Прежде всего надо промаркировать ячейки,в которых нужно изменитьшрифт.После этогоможно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызватьдирективуFormatCells, либовызватьдирективу Cell из меню Format. В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужновыбрать опциюFont.В окнепоявится поле Font:,в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависитот установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. Поумолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В списке шрифтовых стилей Font Style:можно выбрать обычный стиль (Regular),курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic).В поле Underline можно выбрать типподчеркивания текста(одной или двумя линиями).В поле Effects расположенытриопциональные кнопки,которыедают возможностьзачеркнуть текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript)или нижнего(Subscript) индексов.

Пиктограммы на второй панели управления (1-я,2-я,3-я) позволяютзадать шрифтовые стили:жирное начертание (символ B),курсив (символI),подчеркивание (символUс чертой внизу).

7.4. Табличные вычисления

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработкиэлектронных таблиц. Это,вчастности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы,которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличитьформулу оттекста.После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение,содержащееаргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула можетсодержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.Однажды введенная формула можетбытьв любоевремя модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылкувбольшой таблице.

Кроме этого,программа Excelпозволяет работать со сложными формулами, содержащими несколькоопераций.Для наглядности можно включить текстовыйрежим, тогдапрограмма Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данныелибокак текст (выравниваетсяполевому краю),либокак числовое значение (выравнивается по правому краю).Для вводаформулы необходимоввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20.Чтобы разделитьпервоечисло на второе и результат поместить в ячейку С1,в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул можно существенно упростить,используя маленький трюк.После ввода знакаравенства следуетпросто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

Сложные формулы.

Применение сложных формул продемонстрируем на примере.

	B	C	D	E
10	РАБОТА	ВРЕМЯ	ЦЕНА	СУММА
11	Настройка клавиатуры	2	$ 17.80	$ 35.60
12	Обслуживание машин	4	$ 3.80	$ 15.20
13	Подготовка формуляров	8	$ 1.56	$ 12.48
14
15
16	Сумма			$ 63.28
17	НДС15%			$ 9.49

Рис.1.

В столбцеС приведенной таблицы указано время (в часах), затраченное на выполнение работы, встолбцеD -стоимость одногочаса работы,ав столбцеЕ - промежуточная сумма, которую надо заплатить заэтуработу. ВячейкеЕ16нужно вычислитьобщуюстоимость всехработ.Для этого туда надо записать следующуюформулу: =Е12+Е13+Е14.Полученнуюсумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например,в ячейке Е19) надо сначаласложить промежуточные суммы,азатем результатумножить на 0,15.Формула должна иметь вид:=(Е12+Е13+Е14)*0,15.Конечно, можнобылобыи просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно такжеиспользоватьфункцию суммыSUM(),тогда формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12:E14)*0,15.

Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки,нужно сначалапромаркироватьэту ячейку. На следующем шаге необходимовключить режим редактирования,нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью.В режиме редактированияв верхнейчасти экрана(подстрокой пиктографического меню) активизируется наборная строка,в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

Информационные связи.

В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку, расположенную вдругойтаблице. Послеустановленияссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.

Для обращения к значению ячейки,расположенной на другом рабочем листе,нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Sheet2 необходимо ввестиформулу:=Sheet2!B3. Если в названиилистаесть пробелы,тооно (название) заключаетсяв кавычки.Адресаячеек должныбытьуказаны латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно упростить, если скопировать значение исходной ячейки вбуфер (с помощьюкомбинацииклавиш [Ctrl-C])ипромаркировать ячейку,в которой долженпоявиться результат.Затемнужно выполнитьдирективу Paste Special из меню Edit и в диалоговом окне этой директивы щелкнуть по командной кнопке Paste Link.

Групповые имена.

Предположим, что необходимо вычислить сумму целойгруппы ячеек.Вместо того,чтобыперечислять в формуле отдельные ячейки, промаркируйтевсюгруппу иприсвойтеей имя.В дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.

Для присвоения имени маркированной группеячееквменю Insertнужно открытьподменю Name и вызвать в нем директиву Define. В поле ввода открывшегося диалогового окна Define Name укажите имя этой группы.Имя группы должно начинаться с буквы исодержать не более 255 символов. Не допускается использованиепробелов. Имягруппыне должносовпадать с адресами ячеек (А1 ит.п.). Вэтомокне приводитсятакже списокуже присвоенных групповых имен,относящихся к данному блокноту.

Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов,то их также можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно промаркировать соседние строки (столбцы), включая первые ячейки,где расположеныимена,и вызватьдирективу Create изменюInsertName.В открывшемся диалоговом окне нужно указать местонахождение имен(впервой илипоследней ячейкестроки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.

Если теперь вызвать диалоговое окно Define Name, то всписке именможно увидеть,что программа Excel присвоила указанным строкам (столбцам) эти имена.

В нижнемполеRefers toдиалогового окна Define Name даются табличные адреса именуемойгруппы.Теперь привводе формулывместо перечисленияадресовячеек, образующих эту группу, можно указать ее имя.

Полный списоквсех групповыхименрасположен слева от наборной строки.Во время ввода формулыможно открытьэтот список, щелкнув по стрелке списка, ивыбратьвнем интересующееВасимя. Выбранноеимягруппы будет сразу вставленов формулу,независимо от местонахождения активной ячейки.

Например, еслистолбцу Е(см.рис. 1)присвоено имя"Сумма" и нужно вычислить сумму ячеек Е11,Е12 и Е13, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой: =Sum(.

Затем нужнооткрыть списокгрупповыхимени щелкнуть мышью по имени "Сумма". Программа Excelвставитэто имяв формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу [Enter], чтобы завершить ввод формулы.

7.5. Построение и оформление диаграмм

Графические диаграммыоживляют сухиеколонкицифр в таблице,поэтомууже вранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм.В пятую версию Excelвключен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".

Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новыйтиптрехмерных диаграмм-так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму моднорасположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является однимизнаиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняетсяза несколькошагов.Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета.На основной панели имеетсяпиктограмма длявызова Конструктора диаграмм.

Построение диаграмм.

Прежде чемстроить диаграмму,необходимо закончить все работывтаблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм (ChartWizard), щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме.

Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммыКонструктора.Вы должны сделать с помощью указателямыши прямоугольникнасвободном местерабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкоймыши, азатем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюсяпосле щелчкапунктирнуюрамке изверхнего левого угла прямоугольной области в правый нижнийугол.Если диаграммунужно построить на отдельном листе,то откройте в меню Insert подменю Chart и выберите в немдирективу AsNew Sheet.

После этогоКонструктор открываетдиалоговоеокно, в которомзапять шагов нужно построить диаграмму.Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этогонапервом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовкистроки столбцов.

Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Nextи выберитеизпредложенных образцов тип и вид диаграммысоответственно.На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задатьимядиаграммы, еелегенду(т.е. соответствиемеждустолбцами диаграммы и табличнымиданными), атакжеуказать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

Типы диаграмм.

Тип диаграммы можно задатьтремяразличными способами. Первыйспособописан в разделе 5.1.Второй способ связан с входом в режим редактирования диаграммы,которыйвключается двойнымщелчком левойкнопкимыши внутри рамки диаграммы.

Тогда в меню Format появится директиваChartType.Вызовите эту директивуив открывшемсядиалоговомокне выберите подходящий тип диаграммы.

Однако проще всего воспользоватьсяграфическимменю. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву Chart. В верхней части экрана справапоявитсямаленькое графическоеменю.Первая пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы.После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм.

Надписи на осях.

Если Вы не сделали заголовка диаграммы и надписей на осях на пятом шаге работы с Конструктором,то сделайте это сейчас. Для этого вызовитедирективуTitlesиз менюInsert.В открывшемся диалоговом окне нужно указать место для надписей, которые Вы хотите ввести. Чтобы ввести надпись, нужно включить опциональные кнопки Chart Title, Value (Y) Axis и Category (X) Axis.Длятрехмерных диаграмм появляется еще одна кнопка для надписей на третьей оси.

После щелчкапо кнопкеValue(Y)Axisнадиаграмме появляется текстовая рамка,в которой находится буква Y.Эту букву можнообычнымобразом заменить любым текстом.Чтобы завершить ввод,нужно щелкнутькнопкой мыши.Надиаграмме появитсятекст, которыйможно редактировать и форматировать обычным образом.Для этого нужно лишь щелкнуть по нему мышью, чтобы появилась текстовая рамка.

Дополнительные объекты.

В меню Insertрасположены директивы,которые позволяют придать диаграммеболее привлекательныйвид.В частности, здесьестьдиректива Picture,которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах(BMP,PCX ит.д.).После вызова этойдирективы открывается окно загрузки графического файла.На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку.Этурамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.

Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будетпривлекатьвнимание к отдельным частям диаграммы.Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажатьклавишуввода [Enter].Тогдав центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.

Рисунок надиаграмме можно нарисовать вручную с помощью пиктографическойпанелиDrawing, на которой есть все необходимыеинструменты. Вызвать эту панель можно через меню правой кнопки мыши или директивой Toolbars из меню View.

Актуализация диаграмм.

Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы,по которой строилась диаграмма, то программа Excelавтоматически модифицирует диаграмму.Если же Вы добавили втаблицу новую строку или столбец, то действуйтеследующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мышина диаграмму.Дляэтого поставьтеуказатель мыши на границу маркированной областии, неотпускаялевой кнопки мыши,переместитееена диаграмму.Как только Вы отпустите кнопку мыши,диаграмма будет изменена (актуализирована).Эта техникаполучила в корпорации Microsoft название Drag & Drop или Drag & Plot.

Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее актуализации можно использовать директиву New Dataиз меню Insert.В диалоговом окне этой директивы нужно указатьобласть таблицы,котораябыла добавлена.Дляэтого либо промаркируйтеэтуобласть, либо укажите ее адрес.Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK,и программавнесетв диаграммусоответствующие изменения.Если Вы неудовлетворены результатом актуализации диаграммы,то отмените ее директивой Undo из меню Edit.

7.6. Функции

Для выполнения табличных вычислений нужныформулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаютсяочень часто, то программаExcelпредлагает более200заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функцииразделены покатегориям,чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапахработы правильноприменятьфункции. Он позволяет построить и вычислить большинствофункцийзадва шага.

В программеимеется упорядоченныйпоалфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя;в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтомуприпоиске покатегориямполезно воспользоваться краткими описаниямифункций,которые предлагает Конструктор функций.Функция оперирует некоторыми данными, которые называютсяее аргументами.Аргументфункции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Конструктор функций.

Промаркируйте ту ячейку, вкоторойдолжен появиться результатвычислений.Затем щелчкомпо14-й пиктограмме Конструкторафункций (со значком fx) откройте диалоговое окно Конструктора.

В левом поле этого окна перечислены категории функций,а в правом - функции,соответствующие выбранной категории.Для тогочтобы увидеть всефункции,следует щелкнуть мышью по опции All в поле категорий.

Щелкните мышьюпо названиюнужнойВам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе скратким описаниемэтой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество.Аргументы задаются на следующем шаге работыс Конструктором.Чтобыперейти к нему,щелкните по командной кнопке Next.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции.Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес склавиатуры, либовтаблице промаркироватьобласть, гдеонрасположен. Тогда адрес аргументафункции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

При работес Конструкторомвсегдаможно вернутьсяк первому шагу,щелкнув по команднойкнопке Back,ивыбрать другуюфункцию. Есливсеаргументы функциибылиуказаны правильно,в правом верхнем поле Valueпоявляетсярезультат вычисленияэтой функции,которыйбудет помещен в таблицу. Щелкните покоманднойкнопке Finish,чтобы закрытьокно Конструктора функций.

После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, ноячейкаостанется маркированной.В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

Редактирование функций.

Щелкните мышьюпо ячейке, где находится функция.Затем щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое окно Editing Function.

В этомокне даетсяназваниефункции, приводится ее краткое описание и перечисляются ее аргументы.Для того чтобы изменить содержимое поля,гденаходятся аргументы,следует либо непосредственно внести новые адреса, либо промаркировать соответствующую группу ячеек.После окончанияредактирования следует щелкнуть по командной кнопке Finish.

После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов. Поэтому редактированиеможновыполнить непосредственно в наборнойстроке, необращаяськ Конструктору функций.Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки,где необходимоисправить ошибку.Слеваот строки появятся три командные кнопки (со значком X, "галочкой" и fx).

В той позиции, где былвыполнен щелчок,появится мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые символысклавиатуры.Щелчок попиктограммес крестиком отменяетвсепроизведенные изменения,такчто содержимое ячейки остаетсябез изменения.Щелчокпо пиктограммес "галочкой" подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение.

Вычисление суммы.

Промаркируйте ячейку,где должна располагаться сумма,и щелкните мышью по 13-й пиктограмме сложения.

В наборнойстроке появится знак равенства и слово "SUM", за которым в скобках обычно следует адреснекоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel "угадала" правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой".

В противном случае промаркируйтегруппуячеек, которые нужно сложить.Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу [Ctrl]. Эту клавишу нужно удерживать внажатом состояниидотех пор,пока все группы не будут промаркированы.

Адреса группможно ввестис клавиатуры.В этом случае нужно помнить,что адреса начальной и конечнойячеек группы разделяются двоеточием,аадреса различных групп - запятой (или точкой сзапятой,в зависимостиотустановки опций Internationalв среде Windows).Кроме этого в формулу можно ввестии числовыеслагаемые.После этого щелкните по пиктограмме с "галочкой", чтобы вычислить сумму.

. Вычисление среднего значения.

Промаркируйте ячейку,где должнорасполагаться среднее значение, и щелкните по пиктограмме Конструктора функций.

Откроется диалоговоеокно Конструктора.Влевом поле этого окна выберите категорию Statistical,а вправомполе щелкните по названиюфункцииAVERAGE. Затемщелчкомпо командной кнопке Nextперейдитеко второмушагуработы с Конструктором.

На втором шагенужно указать аргументыэтой функции. Здесьтакжедля маркировкиможнолибо использовать мышь в сочетании с клавишей [Ctrl],либо вводить адрес с клавиатуры.

Взаключение нужно закрыть окно Конструктора функций щелчком по командной кнопке Finish, послечегов таблицепоявится среднее значение.

Вычисление величины линейной амортизации.

Для вычислениявеличины линейной амортизации какого-либо оборудования(например, станка)нужнознать егопокупную стоимость, продолжительность эксплуатации и остаточную стоимость. Предположим,что этаинформация ужевнесенав таблицу. Промаркируйте ячейку,где будет находиться значение линейной амортизации, и вызовите Конструктор функций.

На первомшаге выберитекатегорию Financial.В правом поле щелкните по аббревиатуре SLN (функция линейной амортизации). Конструктор выдаст краткоеописаниеэтой функции. Затем щелкните по командной кнопке Next.

На экранепоявится второедиалоговое окно Конструктора функций.В этом окне укажите аргументы функции. Закончив ввод аргументов, щелкните по командной кнопке Finish. После этого в указанной ячейке таблицы появится значение линейной амортизации.

Комбинирование функций.

Первую функцию в формуле можно задать с помощью Конструктора функций.Затем активизируйте наборнуюстрокуи введите склавиатурызнак арифметической операции,которая связывает функции.Для ввода второй функциитакже запустите Конструктор функций непосредственно из наборнойстроки(пиктограмма со значком fx).Таким образом можно связать друг с другом произвольное число функций.

Функции могут связыватьсяоператоромкомпозиции, когда одна (внутренняя) функция является аргументом другой (внешней) функции.Для образования композиции введитеобычнымобразом внешнююфункцию и промаркируйте ячейку,где она расположена. Затем активизируйтенаборную строкуищелкните внейпо аргументу, вместокоторогодолжна быть вставлена внутренняя функция.После этого запустите Конструктор функций и выберите внутреннюю функцию.Этотпроцесс нужно повторить для каждой внутренней функции,если вложений несколько. При этом следует помнить,чтоаргументы функцийотделяютсядруг отдруга запятой.

Таким образом,аргументами функциймогутбыть числа, отдельные ячейки, группы ячеек и другие функции.

Текстовый режим индикации функций.

В обычномрежиме программаExcelвводит в таблицу результаты вычислений по формулам. Можно изменить этот режим и ввести текстовыйиндикации (отображения) формул, нажав комбинацию клавиш [Ctrl-~].

После этого наэкране становятсявидныне результаты вычислений,атексты самих формул и функций.В этом режиме увеличивается ширина столбцов, чтобы можно былоувидетьвсю формулу и попытаться найти ошибку.

Часто рабочий лист не помещается целиком наэкране,что затрудняетпоиск ошибок.Крометого, довольно утомительно долгое времяискатьна мониторепричинуошибки. Поэтому рекомендуется распечатыватьтаблицу в текстовом режиме.Для этого можно выбрать альбомную ориентацию листа, даже если сама таблицабыла сделана в расчете на портретную ориентацию.При альбомной ориентации на лист бумаги помещается таблица с очень широкими столбцами.

7.7. Обмен данными

Обмен даннымипозволяет пользователю Excel импортировать в своитаблицыобъекты из других прикладных программ и передавать(экспортировать)свои таблицыдля встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными являетсяоднойизосновных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываютсяразличными прикладными программами,создаются информационные связи,например, между таблицами итекстами. Этиинформационныесвязи реализованы динамически,например, копиятаблицы, встроенная в текст, будет обновляться(актуализироваться)всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

К сожалению,не всеприкладныепрограммы поддерживают механизм обмена данными,но программа Excel относится здесь к лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).

Импортирование рисунков в Excel.

Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области рабочеголистаи вызовите директиву Object из меню Insert.Программа Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицу и для которых в системеесть соответствующие программные обработки. Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были установлены в системе Windows.Выберите изспискаобъект PaintbrushPictureи щелкните по командной кнопке OK.

После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором можносделатьрисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from из менюEdit. Вдиалоговомокне этой директивывыберитефайлс нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню File, чтобывыйтииз графическогоредактора и вернуться в программу Excel.

При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этимрисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда создаетсядинамическая информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком на рабочемлистеи графическимредактором. Рисунокпоявляется на рабочем листе в указанном месте рядом с таблицей.

Редактирование рисунков на рабочем листе.

Дважды щелкнителевой кнопкоймышивнутри рамки, в которой находится рисунок. После этого автоматически запускается графический редактор Paintbrush,поскольку у него с этим рисунком была установлена информационная связь.

Теперь врисунок можновнести изменения, используя средства, предоставляемые графическим редактором. В заключение нужно вызвать директиву Exit & Returnиз менюFile,чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор снова предлагает сохранитьинформационную связь.Здесьтакже нужновыбратьответ Yes.После этого управление возвращается программе Excel,и измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.

Включение таблицы в текст.

Запустите программуExcel ипромаркируйтетаблицу, в которой находятся нужные данные. Затем щелкнитенаосновной панели по 5-й пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного хранения среды Windows.

Завершите работус программой Excel и вызовите текстовый редактор WinWord вместе со своим документом. Щелкните мышью в томместетекста, гденужновставить таблицу.Затемна основной пиктографическойпанели редактора щелкните по пиктограммевставки избуфера(в редактореWordэто 6-я пиктограмма,в Excel-9-я). Послеэтоготаблица будет вставлена в текстовый документ.

7.8. Обработка списков

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком будем называть упорядоченный наборданных, имеющиходинаковую структуру.Например,списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера ихтелефонов.Каждый элементсписказанимает одну строку,вкоторой данные распределяются по нескольким полям (столбцам).В программе Excelспискиявляются специальным видомтаблиц,для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриваться как внутренниебазыданных, в которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.

В пятой версиипрограммы Excelразработчикииз фирмы Microsoft значительноупростили работусосписками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразитьтолько те частисписка,которые нужны для выполнения определенной задачи.

Создание списков.

С техническойточки зренияспискипредставляют собой обычные таблицы,для которыхвпрограмме Excelимеются дополнительныеоперации обработки.Сначала нужно хорошо продуматьназванияотдельных полейв списке.Например, в качестве полейдлясписка товаровможнобыло бывыбрать следующие:номер артикула, название товара, цену и наличие на складе (запас).Названия полей используются программойExcel для поискаэлементов в списке и его обработки.Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице.

В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей списка. Следите за тем,чтобы между ними не оставалось свободныхстолбцов.Эту строку программа Excel использует в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки введите свои данные.

Ввод списка данных.

После вызовадирективы FormизменюData открывается диалоговое окно,в которомпрограммаспрашивает, можноли рассматривать первую строку в качестве заголовка списка. Здесь нужно ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.

После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полюсписка соответствуетполеввода. Как тольковсеполя ввода будут заполнены данными, щелкните по командной кнопке New,чтобы внести введенный элемент данных в список.Затемможно начать ввод следующего элемента данных и т.д.,пока не будут введены все элементы списка. В заключение закройте окно щелчком по командной кнопке Close.

Каждый новыйсписок следуетсоздавать на отдельном рабочем листе. Программа Excel может обрабатывать только один список на одном рабочем листе.

Поиск элемента в списке.

После вызова директивы Form из менюDataвдиалоговом окнепоявляется первый элемент списка.Щелкните по командной кнопке Criteria,чтобы войти в режим поиска.Вид диалогового окнаизменится; кнопкаCriteriaпревратится в кнопку Form. Введитезначения полейискомогоэлемента вполя ввода, расположенныев левойчасти окна.Введенные значения будут служить критериями поиска.Можно заполнить не все поля ввода, тогдабудетпроизводиться поиск элементов,соответствующие полякоторыхсовпадают сзаполненнымиполями. Привводе старайтесь не нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Find Next.Программа Excelначинает просматриватьвесьсписок начиная с первого элемента,чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска.Еслипрограмма находит соответствующий элемент, он появляется вдиалоговомокне. Еслинужнонайти ещеодин элемент,удовлетворяющийусловию поиска,снова щелкните по командной кнопке Find Next.

Если поисклучше вести в обратном направлении,щелкните по командной кнопке Find Prev.При поиске можно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного числа,а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.

Если критериемпоиска служиттекстовая строка,то для маскирования текстовых позиций можно использовать символы"?" и "*". Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска "М???ер" будут удовлетворять слова "Мюллер", "Мастер" и т. д. Звездочка позволяетигнорироватьвсе следующиепосленее символы. Например, строке поиска "Ми*" будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания "Ми".

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие "<100" означает, что нужно найти все элементы списка,содержимоеуказанного полякоторых меньше, чем 100.

Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска,программанаходит толькотеэлементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.

Редактирование списков.

Вызовите директиву Form из меню Data.Если Вам известно, гдерасположены заданные элементы,то в диалоговом окне этой директивыследует воспользоватьсялинейкой прокрутки. В противномслучаенайдите нужный элемент с помощью некоторого критерия,а затем вернитесь в режим ввода данных,щелкнув по командной кнопке Form. Измените значения данных прямо в полях ввода.Если по какой-то причине надо отменитьизменение, тощелкните по командной кнопке Restore.Однако, кнопка Restore функционирует до тех пор, пока не был сделан переход к другому элементусписка. Еслибыл сделан переход к другому элементу или произошло переключение в режим поиска,то программа Excel запоминает содержимое полей ввода в таблице.

Если нужно удалить элементы данных, щелкните по командной кнопкеDelete. Послеэтогооткроется диалоговоеокно,в котором нужно подтвердить удаление.При утвердительном ответе элементудаляется изсписка,а всепоследующиеэлементы сдвигаются на одну строку вверх.

Автоматический фильтр.

Откройте в меню Data подменюFilterи включитевнем опцию AutoFilter.В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками.Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение изэтогоперечня. Всписке останутся только те элементы,у которых значение данного поля совпадает с выбранным.Кроме того,пиктограмма со стрелкой и элементы спискабудутизображены другимцветом.Поэтому признакуможно определить,чтосписок был профильтрован по указанному полю.Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному полному списку,то нужновыбрать опцию All в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.

Комбинированная фильтрация.

Выберите поле (столбец),по которомубудет проводиться фильтрация списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном столбце,послечего наэкранепоявится менюсперечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву Custom.

После этого появится диалоговое окно Custom AutoFilter, в котором можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой,расположенной слеваотпервого поля ввода,тогда откроется меню, включающее шесть логических операторов ("равно", "меньше", "больше" и т.д.). Выберите в этомменю нужную логическую операцию,например,"больше или равно" (>=).В первом поле ввода укажите некоторое числоили выберите его из меню,расположенного справа. Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поляввода.Пусть, например, там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And,если нужно, чтобы выполнялись оба условия,или кнопку Or, если достаточно, чтобы выполнялось одно из условий фильтрации.По умолчанию включенаперваяиз этихкнопок. Щелкнитепокоманднойкнопке OK,тогда в таблице появятся только теэлементы, которыеудовлетворяюткомбинированному логическому условию. В данном примере, еслиоставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, укоторых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

Сортировка списков.

Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговоеокно этой директивы.В группе полей Sort by этого окна необходимоуказатькритерии сортировки.Поумолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия.В следующих поляхможнодополнительно указатьзначения, покоторымбудут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторныхкнопок Ascending и Descending,которые расположенырядом скаждым полем, позволяет проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по команднойкнопкеOK,тогда программаExcel выполнитсортировку списка в соответствии с указанными критериями.

7.9. Анализ данных

Для анализа большихсписков данныхвпрограмме Excel предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы,позволяющие лучшепонять тенденции и закономерности,которым подчиняются табличные данные.Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версиюпрограммы Excel,предназначеныдля анализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко изменитьвинтерактивном режимепутем перемещенияназваний полейданныхиз одной части таблицы в другую.

Кроме опорных таблиц,в программе Excel имеются и другие методыанализа наборовданных.Очень полезной является директива поиска решенияуравнений,которая позаданным значениямполей находитдругиезначения, удовлетворяющие определенным соотношениям.

Опорные таблицы.

Директивой PivotTableиз менюData откройте диалоговое окно Конструктора опорных таблиц.В этом окне за четырешага нужно построить опорную таблицу.

На первомшаге следуетуказатьисточник поступления данных.Если исходные данные находятся в списке,то щелкните по селекторной кнопкеMicrosoftExcelListorDatabaseи перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа,где находитсясписок.По умолчанию программа предлагает список, который расположен наактивном рабочемлисте.Здесь можно указатьтолькочасть списка,еслидля построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьемшаге задаетсяструктура(Layout) опорной таблицы.В правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление структуры опорной таблицы.В это поле включается поле названий строк,поле названий столбцов и поле данных.Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля таблицы.При построении опорной таблицы придерживайтесь следующих правил.Названия полей, по значениям которых будет проводится анализ данных,отбуксируйтев поледанныхData.Вполе названий строк Rowи вполеназваний столбцовColumn переместите названия полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются)данные. Затемщелкнитепо командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На четвертомшаге можноустановить некоторые опции для построения таблицы.В поле ввода Pivot TableStarting Cell указываетсяадрес, скоторого начинается построение таблицы (левый верхний угол).В поле вводаPivotTableNameможно указатьназвание таблицы.По умолчанию программа используетназвание PivotTable1 с последующим увеличением номера таблицы. Есливключить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорнойтаблицыбудут вычисляться общие суммы. Контрольный индикатор Save Data With Table Layout служитдлясохранения опорной таблицы с заданной структурой.Включение контрольного индикатора AutoFormat Table позволяет автоматически сформатироватьопорную таблицу.Послезакрытия диалогового окна Конструктора команднойкнопкойFinishпрограмма Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции.

Между опорнойтаблицей иисходнымсписком возникает статическаясвязь,т.е. связь,которая существует только в момент построениятаблицы.При измененииданныхв списке опорная таблица не будетизменяться.Чтобы привестив соответствие содержимое таблицыисодержимое списка,нужно вызвать директиву Refresh Data из меню Data.

Редактирование опорных таблиц.

Названия полей, по которым классифицируются данные, можно перемещать с помощью мыши, чтобы изменить структуру таблицы. Если в опорную таблицу необходимо добавить новые поля, товызовите директиву PivotTable из менюData илищелкнитепо пиктограммеКонструктора таблицнаопорной (Pivot) панели.После этого появится третье окно Конструктора опорныхтаблиц,в котором можно изменить размещение значений полей в таблице.Следите за тем,чтобы при вызовеэтойдирективы указательячеек находился внутри таблицы, в противном случае Конструктор начнет построение новой таблицы.

Нахождение значений.

Иногда бываетзаранее известно, каким должен быть результатвычислениянекоторой функции,но неизвестно,при каких значениях аргумента он достигается.

Предположим, что нам надонайтимаксимальную сумму кредита,которую можно датьна тригодапо фиксированной процентной ставке,есликлиент готоввозвращатьпо 2000$ ежемесячно.

В программе Excel имеетсяфункцияPMT, котораяпо значениям суммы кредита, периода и процентной ставки вычисляет величину ежемесячного взноса для погашения кредита.Нам нужно решитьобратную задачу,когдазаранее известна величина ежемесячно возвращаемой суммы и нужно найти сумму кредита. Для решения этой задачивызовите директивуGoalSeek изменю Tools.

Откроется диалоговое окно этой директивы.Вполе ввода Set Cell: этогоокна укажитеадресячейки, вкоторой расположено заданное значениефункции(в нашемслучаеэто ячейка, гденаходитсяфункция PMT).В поле ввода To Value укажите значение функции,которое в нашем случае равно 2000$. В поле ввода By changing Cell укажите адрес ячейки,в которой программа сможет подбирать нужноезначение,удовлетворяющее заданнымусловиям. Внашемслучае здесь надо указать адрес ячейки,где находитсязначениесуммы кредита. Закончив установки полей, щелкните по командной кнопке OK.

Путем подбора значений в указанной ячейке программа Excel пытается найтимаксимальное приближение к заданному целевому значению функции. Результат появляется в диалоговом окне. Если Вас удовлетворяетрасхождение междунайденными целевым значением,то закройте диалоговое окно щелчком по кнопкеOK, после чего найденное значение появится в таблице.В противном случае щелкнитепокомандной кнопке Cancel, чтобы не передавать значение в таблицу.

7.10.. Базы данных

В комплектпоставки Excel 5.0 входит программа обработкивнешних баз данных MS Query.

Программа Query(Запрос) можетработатьс текстовыми файлами и с данными,которыебыли подготовленыследующими программами управления базамиданных:Ms Access,dBASE, FoxPro,Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся надискев формате, одной из перечисленных выше баз данных, будем называть внешней базой данных.

Если впроцессе работыстаблицей впрограмме Excel возникает необходимостьобратитьсяк внешнейбазеданных, нужно запуститьпрограмму Query.Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные впрограммеExcel. В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой Query.

Запуск программы обработки баз данных.

Вызовите Менеджер расширений директивой Add-Insиз меню Tools.Откроется диалоговоеокноМенеджера. Внемможно выбрать изсписка опциирасширения,которые включаютсяи выключаютсящелчком посоответствующей опциональной кнопке, расположенной перед именем расширения.

По спискуопций можноперемещатьсяс помощью линейки прокрутки. Найдите в списке строку MS Query Add-In и щелкните по кнопке в этой строке, чтобы в ней появился крестик. Затем закройте диалоговое окно щелчком по командной кнопке OK.

Теперь заглянитев меню Data.В нижней части этого меню должнапоявиться директиваGetExternalData, спомощью которой можно запускать программу Query.

Оболочка программы Query.

Окно программыQueryсодержит многие элементы,которые являются общими для всех программ в среде Windows. Вверхней частиэкрана находится строка заголовка с кнопками увеличения и уменьшения размеров окна. Под ней расположена строка меню с элементами меню,которые содержат директивы работы с внешними базами данных.

Под строкойменю находится строка пиктографического меню (пиктографическая панель),в которой расположеныпиктограммы для вызова наиболее частоиспользуемых директив.Если установить указатель мыши на пиктограмму в статуснойстроке, появится описание действия, которое связано с этой пиктограммой.

После загрузкифайла из базы данных под пиктографической панелью появляется имя этого файла вместе со спискомназваний полейсодержащихся в нем данных.Большое поле в нижней части окнаотводится дляразмещенияданных из базы. Линейки прокрутки, расположенныев правойчастиокна, позволяют перемещаться внутри набора данных.

В нижней части окна слева находится поле с номером записи данных, которая в данный момент обрабатывается. Стрелки рядом сэтим полем позволяют переходить к следующей или предыдущей записи.С помощью стрелоксвертикальными штрихамиможно перейтив началоилив конецнабора данных.В статусную строку,расположенную в нижней части окна, выводится информация о ходе выполнения команд и состояния программы.

Загрузка внешнего набора данных.

После запуска программы Query появляется диалоговое окно Select Data Source,вкотором приводитсясписокдоступных типовбаз данных.Выберитенужный Вамтипи щелкните по командной кнопке Use. Откроется диалоговое окно Add Tables, в которомследует выбратьнужный файл и щелкнуть по командной кнопке Add.В окне должнопоявитьсяназвание этогофайла вместе сосписком названий полей.Если необходимо загрузить еще один файл, то щелкните по его имени и снова воспользуйтесь кнопкойAdd.После тогокаквсе необходимыефайлы будут загружены, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке Close.

Если нужныйтип баз данных отсутствует в диалоговом окне Select Data Source,щелкните в нем по командной кнопке Other. Откроетсядиалоговое окноODBCDataSources.Здесь нужно щелкнуть по командной кнопке New ив открывшемсядиалоговом окне добавить драйверы для баз данных других типов, например, Microsoft Access. Закройте это окнощелчкомпо кнопкеOK. Появитсяследующее диалоговоеокноODBCMicrosoftAccess Setup;здесь щелкните по командной кнопке Select Database и в открывшемся диалоговом окне укажите директорию на диске,где находится эта база данных,и имя файла,содержащегонужный набор данных.Закройте все остальные диалоговые окна щелчком по кнопке OK,после чего выбранный наборданных появитсяв окне, асоответствующий тип баз данных будет внесен в список доступных типов баз данных.

После закрытиявсех диалоговых окон в верхней части окна программыQueryпоявится список, который содержит имя загруженного файла иназванияполей данных.Еслибыло загруженонесколько файлов,то каждому из них будет соответствоватьотдельный список.Встроке заголовка окна будет расположено название базы данных.

В нижнейчасти окнапоявится пустое поле со стрелкой - поле списка.После щелчка по стрелке в полеспискапоявится список,содержащий названияполейданных всех загруженных файлов.Если щелкнутьмышьюпо одномуизназваний полей данных,тов поле списка появится список значений выбранного поля,а список названий полей переместиться в следующееполе списка со стрелкой, которое появится справа от первого. В этом поле также можно открыть список значений другого поля данных и т.д. Такимобразомформируются столбцы таблицы,которую в дальнейшем можно будет обрабатывать программой Excel,итем самым задается структура записи набора данных, который будет содержатьвыбранные значенияполей. Эта таблица может содержать значения не всех полей, содержащихся в исходной базе данных.Поэтому процесс развертывания значений полей влюбой момент можно прекратить.

Для того чтобы отсортировать получившийсянаборданных, щелкнитепо 10-йили 11-й пиктограмме окна программы Query. Сортировкуможнопроводить либоповозрастанию, либопо убыванию значений некоторого поля.

В менюRecordsсодержаться директивыдобавления и удаления столбцов данных, а также директива сортировки данных.

Чтобы перейти к определенной записи данных,следует вызвать в этомменюдирективу Go To и указать в открывшемся диалоговом окне номер записи, а затем щелкнуть по кнопке OK.

Как и в программеExcel, в Query есть меню Format,в котором содержатся директивыкорректировки шириныстолбцов, высоты строк и видов шрифта.

Критерии выбора данных.

Когда наборданных загружен,ииз него нужно выбрать часть записей. Щелкните попиктограммевключения/выключения критериев(6-я на пиктографической панели), тогда в средней части окна появится поле,в котором нужноуказатькритерий отбора данных.

Для ввода критерия следует щелкнуть мышью в поле критерия (первая строка), после чего появится поле списка со стрелкой. Щелкните по этой стрелке, чтобы открыть список полей. Выберите здесь поле,позначениям которогобудет проводиться отбор данных.

После этого в следующемполеввода (втораястрока)укажите значение этого поля.Для ввода значения полядвойным щелчкоммышью по второй строку откройте диалоговое окно Edit Criteria.В поле списка Operator выберите логический оператор сравненияданных ("равно","неравно" и т.д.).Щелчком по команднойкнопке Valuesоткройте диалоговоеокно Select Value[s]со всеми значениями заданного поля. Выберите здесь нужное значение и закройте окно кнопкойOK,тогда выбранное значениепоявитсяв соответствующем поле окна Edit Criteria. Это окно закрывается также щелчком по кнопке OK.

После этогопрограмма Query выберет все записи,имеющие заданное значение поля, и расположит их в нижней части окна. В заключение вызовите директиву Return Data to Microsoft Excel, котораязавершает выполнениепрограммыQuery и передает сформированную таблицу впрограммуExcel длядальнейшей обработки.

Комбинированные запросы.

Загрузите исходный файл данных из базы программойQuery. Щелкнитепопиктограмме включения/выключения критериев (6-я пиктограмма),тогда всреднейчасти окнапоявится поле критериев отбора данных. Введите в него первый критерий отбора способом, который был описан в предыдущем разделе.

С помощью директивы AddCriteriaиз менюCriteria откройте диалоговоеокно этой директивы. Щелкните по селекторной кнопке And, если отбираемыезаписидолжны удовлетворятьобоим критериям,илипо кнопке Or, если достаточновыполнения одногоиз критериев.После щелчка по маленькой стрелкев полеFieldоткроетсясписок значений полей, из котороговыберитезначение полядлявторого критерия.В следующемполеOperatorаналогичным образом выберите изсписка логическийоператорсравнения данных ("меньше", "больше" и т.д.). Наконец, в поле ввода Value нужно указать значение,с которым производится сравнение. Это можно сделатьвручнуюили выбратьзначениеиз списка,который открываетсякомандной кнопкой Values.После выполнения всех установок щелкните по кнопке Add.Повторите все установки для следующихкритериев и в заключение щелкните по кнопке Close. Послеэтого программа Query отберет записи, которые удовлетворяют сложному комбинированному запросу, и разместит их в нижней части окна.

Обмен данными с внешней базой.

Внешний набор данных можно обрабатывать либо впрограмме Query, либо передать его на обработке в программу Excel.

Чтобы запомнить изменения,которые былипроизведеныв программе Query,преждевсего активизируйтеопциюAllow Editing в меню Records.Затем щелкните по любому полювнутри записи данных и можете начинать редактирование.Все произведенные изменения будутзаписыватьсяв исходныйфайл данных, т.е. будет установлена динамическая связь.

В программе Excel внешний набор данных можно редактироватькаклюбую другую таблицу.В частности, можно корректировать ширину столбцов ивысотустрок и применять любыепроцедуры форматирования.Но при этом нужно учитывать, что все произведенные изменения не окажут никакого влиянияна исходный внешний файл данных,т.е.в этом случае речь идет о статической форме информационной связи.

Экономическаячасть

1. Бизнес план на развитие.

В данном проекте рассматриваются различные условия, проводятся необходимые анализы создаются расчетные таблицы и строятся диаграммы и приводятся требуемые расчеты для дальнейшего производства выпускаемой продукции - мультимедийных компьютерных станций.

Вес расчеты производились с помощью MS Excel 6.0

В результате проведенных исследований аналогов предполагаемого выпускаемого продукта были конкретно установлены состав, технические характеристики, внешний вид и прочие особенности нашего продукта. Их подробное описание изложено в разделе “Существо проекта”. В этом разделе также обосновано - почему у потенциальных покупателей возникнет потребность купить аналогичный продукт, почему они предпочтут купить именно наш продукт и как мы можем сохранить преимущества нашего продукта в течение некоторого продолжительного времени. В результате постоянного повышения качества различных средств мультимедиа возникла возможность появления универсального средства, объединяющего все имеющиеся новейшие разработки в этой области. На продукт такого качества будет существовать постоянный спрос, вызванный необходимостью повышать уровень оборудования, имеющийся у пользователей, которыми могут быть как физические , так и юридические лица. Немаловажную роль также играет наша относительно узкая направленность на производство только данного продукта, что позволит сделать нашей организации имидж фирмы, специализирующейся на выпуске данной продукции, а такой фирмы в настоящий момент на рынке данной отрасли не существует.

В разделе “План маркетинга” приводятся анализы положения дел в отрасли, рынка сбыта и конкуренции. Подводя итоги данного раздела можно заключить следующее. В данной отрасли наблюдается существенный недостаток единого продукта, сочетающего в себе результаты последних достижений в развитии направлений данной отрасли. Между тем, спрос на конкретный продукт уже существует и даже будет повышаться, поскольку немногочисленные существующие аналоги нашего продукта показывают себя в деле как вполне удачное применение средств мультимедиа в решении указанного выше широкого спектра задач. Но пока на предполагаемом рынке сбыта нет продуктов фирмы, четко специализирующейся на производстве продукции, которая напрямую предназначена для решения описанных задач. Наша организация предполагает занять пустующую нишу в этом рынке сбыта, тем самым обеспечив покупателей товаром, а себя прибылью.

Более подробное описание ранка сбыта изложено в соответствующем разделе бизнес-плана.

К результатам анализа конкуренции можно также добавить недостаточную рекламу существующими фирмами их продукции. Также замечено отсутствие в содержании этой рекламы упора на универсальность и мультимедийность этой продукции. Впечатление от такой рекламы примерно следующее: есть компьютеры со средствами мультимедиа, но компьютеров существует великое множество, а средства мультимедиа у них - это не некое добавление к компьютеру, позволяющее ему решать некоторые дополнительные задачи. В рекламе нашего будущего продукта будет делаться упор на то, что это - мультимедийные компьютерные станции, а не что-нибудь другое, и что они универсальны для широкого круга определенных задач и доступны заинтересованным в них лицам.

Далее в бизнес-плане рассчитана оценка риска проекта. По ее результатам видно, что три наиболее существенных риска - это недостаточный спрос на продукцию, повышение цен на комплектующие и нестабильное качество комплектующих.

Предполагаемый наиболее эффективный способ понижения первого риска - это указанная выше реклама. Кроме того, предполагается активное участие в форумах и различных выставках по данной тематике, проведение презентаций и другая подобная активная деятельность. Решение вопроса о повышении цен на комплектующие предполагается путем заключения персональных контрактов с фирмами-поставщиками или их официальными представителями, а также увеличение количества фирм-поставщиков. Правда это несколько не соответствует способу уменьшения третьего риска - выбор наиболее надежного поставщика с гарантированным качеством комплектующих. Но данный риск по ранжировке стоит на два пункта после предыдущего, поэтому прибегать к данному способу его уменьшения следует только в крайнем случае, то есть при реально малом риске повешения цен поставщика качественных комплектующих. Остальные риски принимаются маловероятными и легкоустраняемыми.

Следующий раздел бизнес-плана - “Финансовый план”.

По результатам расчета себестоимости единицы продукции плановая себестоимость составит 15 749 000 руб., предполагаемая прибыль с единицы продукта равна 3 000 000 руб. и таким образом общая стоимость работ получится равной 21 889 000 руб. Материальные затраты получаются 11 818 000 руб., себестоимость переработки 4 001 000 руб.

Тестовая сеть, относящаяся к оборудованию, предназначена для контроля работоспособности и качества выпускаемой продукции.

Прогноз объема производства и реализации продукции рассчитан на три года и включает расчет цены и себестоимости единицы продукции при изменении объема производства. Далее в финансовом плане приводится счет прибылей и убытков. По результатам баланса доходов и расходов по чистой прибыли, составляющей 302 680 000 руб. в месяц, нераспределенная прибыль составит 246 359 000 руб. в месяц. И наконец, по итогам расчета коэффициентов оценки финансовой деятельности предприятия, рентабельность производимого изделия равна 1.351, а рентабельность продукции - 0.328.

Существо проекта:

Сейчас на рынке отчетливо наметилась тенденция к неуклонному возрастанию спроса на средства мультимедиа. Однако существующий рынок персональных компьютеров не в полной мере может удовлетворить эти возрастающие потребности. Предприятия и даже обычные пользователи домашних компьютеров нуждаются в полноценной мультимедийной рабочей станции, оснащенной в соответствии к их запросам. Вот почему наш проект представляется весьма перспективным. Продукт планируется собирать из комплектующих лучших фирм с мировым именем, что также должно стимулировать его сбыт.

Предполагается, что по цене продукт будет доступен не только организациям но и пользователям домашних компьютеров, которые желают иметь высококачественную мультимедиа станцию дома. Соответственно этими категориями и определяется круг возможных покупателей продукта.

Предполагаемое название изделия - “Гепард”, что должно символизировать скорость его работы. Изделие комплектуется 10 скоростным CD-ROM дисководом, профессиональной звуковой платой, высокоскоростным модемом и платой оцифровки видеоизображения. Используется мультимедиа монитор с оригинальным дизайном. В корпус монитора вмонтированы звуковые колонки, позволяющие добиться высокого качества звука. Дизайн изделия в целом выполнен на чрезвычайно высоком эстетическом уровне. Наше изделие не только будет выполнять свои основные функции, но и украсит дом или офис покупателя.

Предполагаемая цена - 21 889 000 руб.

2. Анализ положения дел в отрасли.

В настоящее время в сфере производства персональных компьютеров наметился сдвиг в сторону средств мультимедиа, однако в целом отрасль недостаточно оперативно реагирует на возросшие потребности в них. Большая часть имеющихся на рынке изделий такого рода уступают нашему в технических параметрах и не в полной мере удовлетворяют потребности рынка. Заметна необходимость в самой современной и действительно качественной мультимедийной рабочей станции. На основании этого можно ожидать устойчиво высокого спроса на наше изделие.

Так как научно-технический прогресс в данной отрасли идет как нигде быстро, потребуется текущий пересмотр технического уровня изделия и приведение его в соответствие с потребностями. Но на данный момент технический уровень изделия позволяет произвести такой пересмотр не ранее чем через два года после начала производства.

3. Анализ рынка сбыта.

Данное изделие первоначально предназначено для продажи в пределах Европейской части России, так как именно в этой части страны наиболее ярко выражена потребность в нашем продукте. Это связано с наличием большого числа крупных городов, в котором плотность расположения фирм и отдельных пользователей - потенциальных покупателей изделия несоизмеримо выше, чем в остальной части страны. Это связано также и с лучшими финансовыми возможностями жителей крупных городов.

Основной планируемый вид продаж - поштучный. Однако для покупателей, приобретших более 10 изделий планируются скидки в размере 3-7% от общей стоимости изделий.

Для продвижения изделия на рынок будет широко использоваться реклама в средствах массовой информации. Планируется широкое участие в форумах и выставках по данной тематике. Это представляется полезным для пропаганды нашего изделия, завоевания известности и авторитета и для привлечения покупателей.

Уже в первое время ожидается высокая рентабельность , осуществляющаяся за счет сравнительно невысокой себестоимости продукта, являющейся результатом оптовых покупок комплектующих преимущественно у фирм - официальных представителей производителей.

4. Анализ конкуренции.

В настоящее время на рынке нельзя выделить крупнейшего производителя изделий такого рода. Существует множество мелких и средних компаний, которые пытаются заполнить эту нишу на рынке, однако объем и технический уровень их продукции, по оценкам наших экспертов, явно недостаточен для удовлетворения рыночных потребностей. Как правило, фирмы конкуренты не делают упор на мультимедийные станции и подобные продукты присутствуют у них в ряду других. Конкуренты широко используют рекламу, в основном в печатных изданиях, и практикуют выпуск своих рекламных брошюр и листков (но далеко не все). Но, как уже было замечено, мультимедийные продукты занимают меньшую часть в спектре оборудования, предлагаемом фирмами-конкурентами. В отношении данного продукта конкурентоспособный потенциал нашей фирмы по отношению к самым крупным конкурентам, составляет, как оценивают эксперты, по меньшей мере 2.5/1 (на данный момент).

5. Оценка риска проекта.

Исходя из оценок экспертов была проведена оценка риска, согласно методике, приведенной в [1].

Таблица 1.1

Вид риска	Вероят- ность	Приоритет
Повышение цен на комплектующие	0.3	1
Недостаточный спрос	0.2	1
Снижение цен конкурентами	0.5	2
Неплатежеспособность потребителей	0.3	2
Рост налогов	0.1	2
Появление альтернативного продукта	0.3	2
Нестабильное качество комплектующих	0.1	1
Недостаток оборотных средств	0.2	2
Недостаточный уровень зарплаты	0.2	2

Отношение веса первого приоритета ко второму f=3

Веса групп:

W2=2/K*(f+1)=0.25 (где К - № приоритета = 2)

W1=(W2*(K-1)*f+1-1)/K-1=0.75

Веса простых рисков в первой приоритетной группе равны 0.75/3=0.25

Во второй группе: 0.25/6=0.042.

Таблица 1.2

Вид риска	Вероятность	Вес	Баллы(вер*вес)
Повышение цен на комплектующие	0.3	0.25	0.075
Недостаточный спрос	0.2	0.25	0.05
Снижение цен конкурентами	0.5	0.042	0.021
Неплатежеспособность потребителей	0.3	0.042	0.0126
Рост налогов	0.1	0.042	0.0042
Появление альтернативного продукта	0.3	0.042	0.0126
Нестабильное качество комплектующих	0.1	0.25	0.025
Недостаток оборотных средств	0.2	0.042	0.0084
Недостаточный уровень зарплаты	0.2	0.042	0.0084
ИТОГО	-	-	0.3172

Принимая показатель ИТОГО за 100 баллов, находим значения рисков в баллах:

Таблица 1.3

Вид риска	Значение в баллах	Ранжирование
Повышение цен на комплектующие	23.6	1
Недостаточный спрос	15.8	2
Снижение цен конкурентами	6.6	4
Неплатежеспособность потребителей	4.0	5-6
Рост налогов	1.3	9
Появление альтернативного продукта	4.0	5-6
Нестабильное качество комплектующих	7.9	3
Недостаток оборотных средств	2.7	7-8
Недостаточный уровень зарплаты	2.7	7-8

По результатам видно, что наибольшую опасность представляют риски:

1) Повышение цен на комплектующие

2) Недостаточный спрос

3) Нестабильное качество комплектующих

Главная мера по борьбе с 1 риском - расширение спектра фирм-поставщиков. По оценкам экспертов средние вероятности риска 1 при увеличении числа поставщиков в 2 раза составит 0.1. Однако при этом произойдет увеличение средней вероятности реализации риска 3 до 0.15..

Для борьбы с риском 2 необходимо произвести широкую рекламную кампанию в СМИ и тем самым уменьшить вероятность его реализации, по оценкам, до 0.15.

Мера для борьбы с риском 3 - более тщательный выбор поставщиков. При его реализации нужно ограничить их круг надежными фирмами, хотя это и повысит вероятность риска 1.

6. Расчет себестоимости единицы продукции.

Таблица 2.1. Расчет себестоимости единицы продукта.

№	Статьи затрат	Сумма (тыс.руб)	Обоснование
1	Сырье и основные материалы	-
2	Комплектующие и полуфабрикаты	11748	таблица 2.2
3	Топливо и энергия на технические нужды	70	по факту
4	Зарплата производственных рабочих	500	таблица 2.4
5	Отчисления на социальные нужды	195	39% от п.4
6	Амортизация или аренда оборудования	100	таблица 2.3
	Получ. затраты	12613
7	Цеховые расходы	200	40% от п. 4
8	Общезаводские расходы	500	100% от п.4
9	Потери брака	544	4.5% от сум. пр. расходов
10	Прочие производственные расходы	1261	10% от сум. пр. расходов
11	Непроизводственные расходы	631	5% от сум. пр. расходов
	Итого косвенных расходов	3136
12	Плановая себестоимость	15749	сумма пп 1-11
13	Отчисления во внебюджетные фонды	745	3.4% от общ. стоим. работ
14	Полная себестоимость	16494	п.12+п.13

ОСР = Спл + Прибыль + Налог(20% от Спл) = = 15749 + 3000 + 3150 = 21899 тыс. руб.

Материальные затраты = п.1 + п.2 + п.3 = 11818 тыс. руб.

Себестоимость переработки = п.12 - п.1 - п.2 = 4001 тыс. руб.

Таблица 2.2Комплектующие

№	Наименование	Количество	Цена за ед. (тыс.руб.)	Сумма тыс.руб.
1	Процессор Intel Pentium 150	1	1100	1100
2	Материнская плата	1	605	605
3	Мультимедиа монитор	1	1925	1925
4	Видеокарта	1	1925	1925
5	Видеоплата ввода-вывода	1	1650	1650
6	Винчестер 2Гб	1	1210	1210
7	Факс-модем 33600	1	825	825
8	Звуковая карта	1	1100	1100
9	CD-ROM 10x	1	660	660
10	Корпус	1	220	220
11	Клавиатура	1	220	220
12	Мышь	1	110	110
13	Флоппи-дисковод 3.5 inch	1	165	165
14	Cooler	1	33	33

Итого - суммарная цена 11748 тысяч рублей.

Таблица 2.3 Обоснование амортизации.

n/n

Наимено-вание обору-дования

Цена за еди-ницу

(тыс. руб.)

Срок служ-бы

(лет)

Сумар-ная аморти-зация за год

Стои-мость 1 часа работ

(т.руб.)

Отра-ботан-

ное время

(лет)

Сумма амор-тиза-ции

Тестовая сеть состоящая из:

·Сервер

Pentium Pro

200 МГц. 1шт

·Терминал

Pentium 150.

5 шт.

12000

9250

275

0.1

1151

UPS

2100

100

0.1

976

Таблица 2.4 Зарплата производственных рабочих

№

Должность

Ставка

(тыс.руб.)

Отраб. время

Сумма (тыс.руб.)

Сборочный рабочий

3500

1 день

500

7. Прогноз объема производства и реализации продукции.

Таблица 3.1 Прогноз объема производства и реализации продукции.

Годы	Квартал месяц	Объём пр-вав натуральных единицах	Цена за единицу продукции тыс. руб.	Выручка тыс. руб.
1	январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь	0 0 70 70 80 80 80 85 85 90 90 100	- - 21899 21899 21899 21899 21899 21899 21899 21899 21899 21899	- - 1532930 1532930 1751920 1751920 1751920 1861415 1861415 1970910 1970910 2189900
2	1-й квартал 2-й квартал 3-й квартал 4-й квартал	300 300 320 320	19500 19500 19500 19500	5850000 5850000 6240000 6240000
3	-	1320	18400	24288000

Годы

Квартал

месяц

Объём пр-вав

натуральных

единицах

Цена за единицу продукции

тыс. руб.

Выручка

тыс. руб.

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

100

21899

1532930

1751920

1861415

1970910

2189900

1-й квартал

2-й квартал

3-й квартал

4-й квартал

300

320

19500

5850000

6240000

1320

18400

24288000

Таблица 3.2. Расчет цены и себестоимости единицы продукции при изменении объема производства.

Период

реализа-ции

(год)

Объём пр-ва в натур. едини-цах

Полная

себест.

единицы про-дукции

объем*

*себе-стоимость

(т.руб.)

Цена за еди-ницу про-дукции

Выручка

(тыс. руб)

При-быль

(т.руб.)

1997

2*70

3*80

2*85

2*90

1*100

16494

15448

15198

14998

14848

2309160

3151392

2583660

2699640

1484800

21899

3065860

5255760

3722830

3941820

2189900

756700

1548240

1139170

1242180

705100

1998

2*300

2*320

14848

14725

8908800

9424000

19500

11700000

12480000

2791200

3056000

1999

1320

14700

19404000

18400

24288000

4884000

8.Счет прибылей и убытков по продукту.

Таблица 4.1. Расчет себестоимости переработки продукции за три месяца.

Объём произ-водства	Полная себестоимость единицы продукции (тыс.руб.)	Коэффици-ент изменения себестоимости с объемом	Себестои-мость перера-ботки едини-цы продукции (тыс.руб.)	Общий объём переработки (тыс.руб.)
2*70	16494	1	4001	560140
3*80	15448	0.94	3700	888000
2*85	15198	0.92	3450	586500
2*90	14998	0.91	3250	585000
1*100	14848	0.90	3100	310000

Таблица 4.2. Счет прибылей и убытков за март месяц 1997 года.

N n/n	Показатели	Прибыль тыс. руб.	Убыток тыс. руб.
1	Выручка	1532830	-
2	Балансовая прибыль в том числе:	378350	-
2.1	· прибыль от реализации	378350	-
2.2	· прибыль от продажи имущества	-	-
2.3	· прибыль от реализации товаров народного потребления	-	-
2.4	· прибыль от внереализационных операций	-	-
3	Чистая прибыль	302680	-
4	Налогооблагаемая прибыль	378350	-
5	Себестоимость готовой продукции в том числе:	-	16494
5.1	· себестоимость переработки	-	4001
5.2	· материальные затраты		12493
6	Выплаты дивидендов	-	-
7	Налог на прибыль	-	75670
8	Расчеты с бюджетом (пенсионные отчисления, внебюджетные фонды)	-	12107

9.Баланс доходов и расходов по чистой прибыли.

Таблица 5.1 Баланс доходов и расходов по чистой прибыли за месяц

N n/n	Показатели	Доход т.руб.	Расход т.руб.
1	Чистая прибыль	302680	-
2	Санкции и штрафы	-	12107
3	Отчисления в резерв	-	20000
4	Отчисления в фонд развития производства	-	12107
5	Отчисления в фонд социального развития	-	12107
6	Отчисления в долевой фонд	-	-
7	Нераспределенная прибыль	246359	-

10. Расчет коэффициентов оценки финансовой деятельности предприятия

Рентабельность производимого изделия	1.351
Рентабельность продукции	0.328
Рентабельность продаж	0.247

Таблица. План денежных поступлений и выплат на период разработки и реализации проекта, руб

N n/n	Ïîêàçàòåëè	Ãîäû îñâîåíèÿ ìîùíîñòè
		1997	1998	1999
1	Ïîñòóïëåíèÿ, â ò.÷.
1.1	Êðåäèò	10,000,000	0	0
1.2	Âûðó÷êà	18,176,170	24,180,000	24,288,000
2	Âñåãî ïîñòóïëåíèé	28,176,170	24,180,000	24,288,000
3	Ïëàòåæè, â ò.÷.
3.1	Ãîä ñåá-ñòü ïð-âà	12,227,652	18,332,800	19,404,000
3.2	ÍÄÑ	2,445,530	3,666,560	3,880,800
3.3	Íàëîã íà ïðèáûëü	7,270,468	9,672,000	9,715,200
3.4	Âîçâðàò êðåäèòà	3,333,333	3,333,333	3,333,333
4	Âñåãî ïëàòåæåé	25,276,984	35,004,693	36,333,333
5	Áàëàíñ ïëàòåæåé	2,899,186	10,824,693	12,045,333

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В выпускной квалификационной работе была проанализирована организационная структура предприятий, выявлена суть управленческой деятельности на предприятии, определено значение внутрифирменной системы информации, проанализирован рынок программных продуктов и сделано заключение о необходимости использования Excel во внутрифирменной структуре предприятия. С помощью Excel проведены исcледования по сути управленческой деятельности на предприятии, по организации документооборота, внутрифирменной системе информации и систем организации упорядочения потока информации.

Проведен анализ программного продукта Excel применительно к работе предприятия, на основании которого сделан вывод о том, что применение Excel позволяет ускорить документооборот, повысить эффективность обработки потока информации, организовать коллективную работу над документами, систематизировать прохождение документов внутри различных структур на предприятии. Сформулированы минимальные требования, которые необходимы для установки Excelна персональный компьютер (486 DX2/33, с оперативной памятью не ниже 4 мегабайт и объемом жесткого диска не меньше 50 мегабайт) делают этот пакет наиболее привлекательным.

Таблицы оценки финансовой деятельности предприятия, полученные с помощью пакета Excel позволяют сделать вывод о том, что данное предприятие является рентабельным с повышенной степенью риска.

На примере создания бизнес-плана было доказано, что применение MS Excel,позволяет сократить количество рутинных операций по анализу данных, что в свою очередь показывает явное преимущество использования данного продукта.

На основе анализа «электронных таблиц», можно сделать вывод, что Excel является универсальным пакетом,который применим не только в сфере составления бизнес-плана, но также подходит для любого раздела экономической теории.

Список используемой литературы:

1.Попов В.М., Кураков Л.П., Ляпунов С.И., Мингазов Х.Х. “Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация”.

2. Локальные вычислительные сети. Cправочник. Под ред. С.В. Назароваю М.: “Финансы и статистика”,1994

3. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах.-М.: “Радио и связь”,1992

4. Колесник А.П. Компьютерные системы в управлении финансами. - М.: “Финансы и статистика”,1994

5. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. -М.: “Банки и биржи” , ЮНИТИ,1994

6. Энциклопедия малого бизнеса (Финансы и бухгалтерский учет) «Бизнес план» Deka 1996

1 Это-пересказ определения Честера Барнарда, одного из классиков менеджмента 30-40 х . годов.