Исследование информационной системы предприятия

Введение.

Любое предприятие, фирма, организация обладает своей организационной

структурой. Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: структура управления производством, кадровая структура, маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все они находятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность и создаёт организационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структуре занимает информационная система.

              В принципе, любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихся внутри организации, исходящих или входящих из внешней среды.

               В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюденияза состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.

Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.

             В связи с этим появляется необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей на предприятии.

           Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование, а также многое другое.

         Но кроме автоматизации актуальным остаётся вопрос о грамотном построении структуры информационной системы, оптимизации информационных потоков, отсеивания ненужной информации, упрощения поиска и получения необходимой.

          Наличие хорошо отлаженной автоматизированной информационной системы на предприятии значительно упрощает процесс управления предприятием. Она позволяет вовремя собрать, отсортировать, обработать необходимую информацию и принять верное решение. Иногда, не вовремяпринятое решение, из-за недостатка или несвоевременного поступления информации может привести к гибели предприятия. Поэтому необходимо уделять большое внимание созданию и поддержанию эффективного функционирования информационной системы предприятия.

Понятие информации. Информация как ресурс. Классификация информации.

    

      Основными понятиями, используемыми в теории информационных систем и автоматизированных систем информации, являются: информация, система, информационно-поисковая система, автоматизированная система управления, автоматизированное рабочее место.

      Информация - (от лат. Informatio – разъяснение, изложение) первоначально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом ; с середины 20-го века – общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.*

      Система – группа (множество) определённым образом упорядоченных и взаимосвязанных элементов, обладающих устойчивым единством, внутренней целостностью, автономностью существования во внешней среде.**

      Информационно-поисковая система (ИПС) – совокупность средств для хранения, поиска и выдачи по запросу нужной информации, поиск (размещение) информации в ИПС осуществляется вручную или с помощью ЭВМ по определённым правилам и в соответствии с принятым информационным языком.***

       Автоматизированная система управления АСУ – совокупность математических методов, технических средств (ЭВМ, средства связи) и организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление сложным объектом (процессом) в соответствии с заданной целью.****

      Автоматизированное рабочее место АРМ – рабочее место оператора, диспетчера, конструктора, технолога, оснащенное средствами вычислительной техники для автоматизации процесса переработки и отображения информации, необходимой для выполнения производственного задания.*****

         В последнее время возросла роль информации, используемой на предприятиях, в различных организациях. Можно сказать, что она является одним из ресурсов, используемых в деятельности предприятия. Однако информационные ресурсы отличаются по своим свойствам от ресурсов в традиционном понятии (материальных, энергетических, технологических).

*,**,***,***,*****- Большой Энциклопедический Словарь (М. «Советская энциклопедия» 1992 г.).

        Основная характеристика ресурсов - их потенциальная эффективность. Потенциальная эффективность минеральных ресурсов, сырья уменьшается по мере их использования. В случае возобнов­ляемых ресурсов их потенциальная эффективность может восста­навливаться, но для этого требуется определенный (часто значи­тельный) период. Потенциальная эффективность искусственно соз­даваемых технических средств, в том числе оборудования, также имеет предел, определяемый их сроком службы, и исчезает после списания станка или другого технического средства. Иначе обстоит дело с информационными ресурсами: их потенциальная эффектив­ность не исчезает после не только однократного, но и многократно­го использования одной и той же информации (уменьшение эффек­тивности может быть связано только с устареванием информации). Более того, принципиальной особенностью информации являет­ся ее тиражируемость. Иногда говорят, правда, и о тиражируемости станка, но в этом случае речь идет о тиражируемости конструкции станка, идеи, т. е. информации, а на создание каждого экземпляра станка одного и того же типа снова нужно затратить труд. В то время как при тиражировании информации труд умственный на ее создание больше не тратится, а труд, затрачивае­мый на размножение информации, незначителен и им, как правило, можно пренебречь при оценке эффективности использования ин­формации.

Таким образом, если учесть тиражируемость н многократ­ность использования, то информация в принципе может иметь практически неубывающую потенциальную эффективность. Другой вопрос - фактически реализуемая эффективность. В слу­чае материальных ресурсов ее можно оценить коэффициентом ис­пользования материалов, сырья, электроэнергии и т. п., коэффици­ентом' полезного действия оборудования и др. технических средств. При оценке же эффективности использования информации следует иметь в виду еще одну ее принципиальную особенность: информация становится информацией только в случае, когда есть источник. переносчик (в т. ч. передатчик, носитель) и приемник (потребитель), который должен хотеть воспринять информацию и быть способным ее понять и использовать.

     Иными словами, создаваемые информационные массивы только тогда становятся действительно информацией, а соответственно и информационными ресурса­ми, когда они "находят" своего пользователя, которому представляется информа­ция именно в то время, когда она ему нужна для принятия конструкторских, техно­логических или управленческих решений.

          Виды информационных ресурсов и особенности их использования в различных сферах деятельности еще недостаточно изучены. Свойства информации как ресурса по-разному проявляются в зависимости от ее характера, источника, формы.  Поэтому необходим комплексный (системный) анализ информационных ресурсов, с тем чтобы научиться оцени­вать возможности их более эффективного использования.

   В на­стоящее время в обществе циркулируют разнообразные потоки раз­ной по характеру информации. Более глубоко их начали изучать в 60-е - 70-е гг. в связи с созданием автоматизированных систем, ко­торые создавались параллельно для разных сфер деятельности предприятий, организаций, отраслей, регионов. Однако по мере развития автоматизированных систем начинает все больше проявляться их взаимное влияние и взаимодействие раз­личных сфер информационного обеспечения, и в настоящее время начинает все больше пониматься необходимость формирования единой информационной сферы, в которой информацию необходи­мо классифицировать по разным признакам. Например, информационная сфера предприятия (организации) должна включать в себя весь спектр различных видов информации, отображающей состояние и функционирование соответствующих видов деятельности предприятия.

Разными исследователями предлагались различные способы классификации информационного обеспечения.

Так с точки зрения взаимодействия предприятия (организации) с окружающей средой всю информацию (в основном документальную) принято делить на входящую и исходящую.

В зависимости от сроков хранения различают постоянную, условно-постоянную (иногда обновляемую) и переменную (регулярно изменяющуюся).

Разде­ляют информацию и по уровням управления : заводская, внутризаводская, цеховая, внутрицеховая.

По характеру деятельности : конструкторско-технологическая. бух­галтерская, учётно-отчётная, плановая, маркетинговая, кадровая, производственная.

В автоматизированных системах ин­формационное обеспечение делят на машинное (в памяти ЭВМ) и внемашинное.

Эти классификации в различных сочетаниях используются при индексировании различных документов: писем, приказов, инструкций и других документов, используемых предприятиями и организациями в своей практической деятельности.

История развития.

    

        В истории создания автоматизированных информационныхсистем относительно не­зависимо развивались два направления:

1. разработка автоматизированных информационных систем (АИС) какавтоматизированных систем управления (АСУ);

2. разработка автоматизированных систем научно-технической ин­формации (АСНТИ).

    Работы по их созданию начались практически одновременно в 60-е гг. Первое направление - разработка АИС и АСУ - было ини­циировано научно-техническим прогрессом и возникшими в связи с этим проблемами организационного управления (рост количества информации, трудности с её обработкой «вручную»).

       Зарубежная практика шла по пути разработки отдельных про­граммных процедур, например, для бухгалтерии, учета материальных ценно­стей,и основные работы проводились в направлении иссле­дования и совершенствования возможностей вычислительной тех­ники, разработки средств, обеспечивающих наиболее рациональ­ную организацию информационных массивов, удобный для пользо­вателя интерфейс, наращивание памяти ЭВМ.

        В нашей стране проблема обеспечения информацией управлен­ческих работников была поставлена сразу системно. Была разрабо­тана классификация АСУ, в которой прежде всего выделялись АСУ разных уровней системы управления - для уровня пред­приятий и организаций, отраслевые, республикан­ские и региональные и общегосу­дарственная автоматизированная система Аналогично на уровне предприятий, и особенно создаваемых в 70-е гг. научно-производственных объединений (НПО), в структуре АСУП (или интегрированных АСУ объединений) выделялись уровни (страты) - АСУ объединения, АСУ пред­приятий и организаций (научно-исследовательских институтов, конструкторских бюро), входящих в НПО, АСУ производств, комплексов цехов, АСУ цехов и участков. На уровне цехов и участков АСУ вначале разделялись на АСУ технологическими процессами, АСУ технической и технологической подготовки производства,АСУ организацией производства.

         Работы по созданию централизованных общегосударственных АСУ и АСНТИ были приостановлены в связи с преобразованиями 19-91 гг. Однако, при переходе к рыночной экономике, к правово­му государству возрастает роль еще одного важного вида инфор­мации - нормативно-правовой и нормативно-методической, регла­ментирующей деятельность предприятий при предоставлении им большей самостоятельности и сокращении организационно-распо­рядительной документации (текущих приказов и распоряжений, ре­визующих командно-административные методы управления).

         В дальнейшем, по мере развития предприятий и их АСУ, осо­бенно в условиях предоставления большей самостоятельности производствам и цехам и перераспределению управленческих функций между администрацией предприятия и руководителями производств и цехов, также стало более удобным представлять структуру АСУ в виде многоуровневой, стратифицированной. Раз­деление АСУ на функциональную и обеспечивающую части, а по­следней - на информационное обеспечение, техническое, организационное, программное и другие виды обеспе­чения - позволило привлечь для уточнения соответствующих видов обеспечения специалистов в этих областях. Такой подход к органи­зации разработок АСУ помог справиться со сложностью системы и ускорить разработку АСУ путем параллельного проведения работ по анализу и выбору структуры отдельных видов обеспечения. Од­нако, если разрабатывать отдельные проекты, то после разработки возникает достаточно сложная задача их согласования, взаимоувязки приня­тых структур этих видов обеспечения, критериев, учитываемых при их разработке и. Поэтому на определенном этапе развития ра­бот по созданию АСУ был даже сформулирован специальный принцип – единства информационного обеспечения, технического и программного, как основных видов обеспече­ния.

   В настоящее время существует огромное количество готовых программных продуктов. Поэтому, нет необходимости при создании на предприятии автоматизированной системы заниматься самостоятельной разработкой прграммного обеспечения.

Оценка эффективности информационных ресурсов.

      

        При многообразии видов и форм информационных ресурсов проблема их                   оценки кажется практически неразрешимой.

         Действительно, как сопоставлять различные виды информации? Какой информацией необходимо обеспечи­вать руководителей, управленческих работников, научных работ­ников, конструкторов, технологов и других сотрудников предприя­тия? Как определить, хранение и поиск какой информации важнее автоматизировать в первую очередь? Как вообще определить эф­фективность использования информационных ресурсов?

           Увеличение объемов производства, частоты обновления но­менклатуры выпускаемой продукции и технологий; усложнение управления быстро развивающимися регионами, производственны­ми системами, непромышленной сферой привели к увеличению и усложнению информационных потоков. В этих условиях стало не­обходимым оценивать затраты на информационные ресурсы, опре­делять их вклад в эффективность функционирования производ­ственных, образовательных и других систем. В различных науках об информации предпринимались попытки ее измерения. Для оценки удовлетворения информационных потребностей в теории научно-технической информации введены меры релевант­ности и пертинентности. Под релевант­ностью понимается соответствие выдачи запросу ; под пертинентностью - соответ­ствие выдачи потребностям пользователя. На практике при оценке значимости информационных массивов автоматизированных систем управления пользуются иногда такими косвенными оценками, как частота обращения к массиву, число подготавливаемых на его основе документов, число обслуживаемых подразделений, объем массивов и т. п. косвенными количествен­ными характеристиками.

           Для решения частных задач рассмотренные способы оценки информации дают иногда вполне удовлетворительные результаты. Однако в случае оценки всей совокупности информационных ресурсов желательно иметь возможность сравнивать различные виды информации, получать если не единую меру, то хотя бы сопостави­мые оценки полезности различных информационных ресурсов для производственной или иной системы, с тем чтобы распределять средства на информационное обеспечение более рационально. Применить для оценки эффективности информационных ресур­сов традиционную стоимостную меру практически нереально. Мож­но, конечно, оценить экономическую эффективность и срок окупа­емости автоматизации хранения и поиска отдельных видов инфор­мационного обеспечения. Однако на основе этих оценок нельзя су­дить о значимости информации для совершенствования производ­ства или системы организационного управления, о полезности ин­формации для научных исследований, проектного решения.

Опираясь на основную идею применения системных представлений при организации сложных экспертиз можно поставить задачу оценки эффективности информационных ресурсов, как задачу оценки степени их влияния на реализацию цепей системы. При такой постановке задачи нужно решить две проблемы:

1)  системы, определяющих ее деятельность в соответствующий период сyщecтвoвaния;

2)

    Для обеспечения полноты анализа деятельности предприятия (организации) при формировании структуры целей следует приме­нять методики структуризации целей и функций, выбор которых определяется предварительно разработанной концепцией его развития. Для оценки степени целесоответствия можно использовать вероятностную меру, т. е. оценивать вероятность того, что данный ин­формационный ресурс будет использован при достижении подцели. Такие оценки можно получать, как оценки относительной важности, относительного вклада информационного ресурса в реализацию соответствующей подцели, однако при этом возникает проблема, связанная с тем, что одна и та же информация может влиять не на одну подцель.

   Можно использовать информационную меру степени влияния ресурса на реализацию подцелей, которая позволяет учесть не только вероятность достижения подцели p, но и вероятность q того, что данная информация будет использована лицом, принимающим решение, при реализации подцели:

         H = -     q*log (1-p)

Оценка информационного потенциала H  удобнее оценок отно­сительной важности: их можно суммировать; можно учесть не толь­ко p но и q; понятие информационного потенциала лучше воспри­нимается управленческими работниками.

     В реальных условиях могут быть использованы более сложные способы. Например, применить стратифицированное расчленение. Его суть состоит в том, что выделяют четыре уровня разработки, реализации и оценки информационной системы: эффективность техническая, эффективность экономическая, социальная и функциональная. Затем выбирают критерии оценки по каждому уровню, далее в соответствии с критериями проводят оценку данной системы, применяя различные математические методы или методы экспертных оценок.

Построение автоматизированной информационной системы.

      Автоматизированную систему информации можно рассматривать с двух точек зрения:

1. как сеть информационных служб (главный информационно-вычислительный центр, локаль­ные вычислительные центры производств, цехов и других подразде­лений, автоматизированные рабочие места и другие составляющие) с размещенными в ней массивами хранения информации, до­кументами, техническими средствами регистрации, хранения, передачи, обработки, представления информации, программ­ным обеспечением, методическим обеспечением (инструкци­ями для пользователей, положениями о подразделениях) и другими видами обеспечения;
2. как потоки различной информации, циркулирующие внутри организации, которые необходимо структурировать, отсортировать и оптимизировать.

Если говорить о системе информации, как о сети информационных служб, то при её формировании выделяют два основных этапа:

1. Формирование модели, отображающей возможные варианты прохождения информации

2.Оценка модели и выбор наилучшего варианта пути прохожде­ния информации.

      При этом используют методику системного анализа.

      Эти два этапа содержат определённые подэтапы.

Этап 1. Формирование модели, отображающей возможные ва­рианты прохождения информации в автоматизированной информационной системе.

1.1. Отграничение системы от среды ("перечисление" элементов системы).

Подэтап может выполняться с применением метода "мозговой атаки", а в реальных условиях - методов типа комиссий, семинаров или других форм коллективного обсуждения, в результате которого определяется некоторый перечень элементов будущей системы. B состав таких комиссий должны входить  разработчики и будущие пользователи АИС.

1.2. Объединение элементов в группы.

Сложную реальную разви­вающуюся систему невозможно "перечислить" полностью. Следует набрав некоторое множество элементов, попытаться объединить их в группы, найти меры сходства, "близости" и предложить способ их объединения.

      Этот подэтап можно трактовать как образование из эле­ментов исходного множества некоторых подмножеств путем перехода от перечисления сходных по какому-то признаку элементов к названию характеристического свойства этого подмножества. В ре­зультате в приводимом примере могут быть образованы подмно­жества элементов по соответствующим видам обеспечения.

1.3. Формирование из элементов подмножеств новых множеств, состоящих из "пар", "троек", "п-ок" элементов исходных подмно­жеств.

     Что можно делать с полученным новыми множествами "пар" и "троек”? Иногда в задачах моделирования на этом этапе можно по­лучить новый результат, который подсказывает путь дальнейшего анализа

1.4. Содержательный анализ полученных результатов и поиск новых путей развития модели.

Для проведения содержательного анализа следует возвратиться к системным представлениям и использовать структуризацию в форме иерархи­ческой структуры.

Такое представление помогает распределить работу между соответствующими специалистами, а затем найти дальнейший путь развития модели на основе содержательного ана­лиза сути полученных "пар" и "троек" с точки зрения обеспечения наиболее эффективной реализации задач, поставленных перед системой.

1.5. Разработка языка моделирования.

Данный этап можно представить следующим образом:

- разработка словаря языка моделирования;

- разработка грамматики (или нескольких грамматик, что зави­сит от числа уровней модели и различии правил).

Этап 2. Оценка модели и выбор наилучшего варианта.

2.1. Выбор способа оценки моделей.

2.2. Выбор критериев оценки моделей.

Могут быть приняты такие оценки, как оперативность (время), достоверность (вероятность сбоя при передаче информации, ошибок при ее обработке), тру­доемкость, затраты на внедрение, эксплуатационные расходы, сроки внедрения, ско­рость заполнения форм или ввода информации.

2.3. Оценка моделей.

      Способ оценки модели на уровне вариантов экспертный; для экспертного оценивания могут быть выделены сферы компетентности и привлечены соответствующие специалис­ты, знающие особенности конкретных технических средств; кроме того, могут быть прове­дены эксперименты.

2.4. Выбор наилучшего варианта.

      В реальных условиях не обязательно проходить все подэтапы. Во-первых, существует множество разнообразныхготовых программ. Во-вторых, наработан большой опыт в организации информационных систем, поэтому, используя его можно создавать системы по аналогии.

      Если рассматривать систему информации, как сеть информационных потоков, её можно  условно разделить на три основные части: финансовая информация, маркетинговая и внутренняя информация.

       Для каждой составляющей допустимы различные типы построения, кото­рые могут состыковываться друг с другом.                                         

Финансовая информация.

Для построения системы финансовой информации необходима следующая информация:

1. — информация, необходимая для управления: остаток средств на счетах, кредиторская и дебиторская задолженности, средства в товарных запасах, финансовые показатели — оборачивае­мость капитала, ликвидности.

2. Для определения реальной эффективности деятельности подразделений - отнесение затрат по месту их воз­никновения. Величина распределенных затрат не сравнивается напрямую с прибыльностью подразделений, т.к. поступ­ление средств идет в основном через службу сбыта, одна­ко знание структуры затрат позволяет их оптимизиро­вать. Иногда впервые выполняемая "привязка" дает не­ожиданную для руководства картину, обнаруживает по­ложение дел, далекое от ожидаемого.

          Здесь важна не только точность, продоставляемых данных, но и скорость их получения в случае необходимости. Возможен компромисс между точностью данных и ско­ростью их интерпретации. Для управления часто важнее скорость: устаревшие на неделю данные, пусть и очень точные, означают запаздывание управляющего воздейст­вия на ту же неделю.

              Кроме того, необходимо определить объем нужной информации и требования к ее обработке. Как правило, подготовка инфор­мации невозможна без применения автоматизации и требует затрат значительных усилий, сопоставимых с ведением балан­са. При наличии финансово-экономической службы подготов­ка может быть распределена следующим образом: разработка и контроль выполнения — финансовый директор; разнесение затрат — экономист; ввод данных — бухгалтерия. Отсутствие развитого финансового подразделения заставляет использо­вать для всех задач бухгалтерию, что проблематично, т.к. принципы бухучета значительно отличаются от принципов по­становки управленческой финансовой информации и проти­воречат всему предыдущему опыту бухгалтеров.

          Эффективность использования финансовой информации значительно повышается, если управление на ее основе рас­пределено горизонтально, между основными подразделения­ми. (Приложение схема 1.)

Маркетинговая информация.

          Информация об участникахрынка — поставщиках, покупателях и конкурентах — в том или ином объеме используется предприятием всегда. Даже при, отсутствии подразделения маркетинга, негативном отношении к маркетингу, предприятие так или иначе вынуждено собирать информацию для своего функционирования. Наиболее вос­требованной является информация о конкурентах и поставщи­ках: цены и условия поставки. Реже всего собирается и анали­зируется информация о покупателях.

          Полная система маркетинговой информации включает в се­бя сведения о предприятии, микросреде (собственно рынке), макросреде (экономике, культуре, политике, ресурсах, технологии в областях, интересующих предприятие).

         Построение стратегий в большой степени осно­вано на предпочтениях конечных потребителей, но тактические цели могут быть достигнуты через постоянную реализацию. Она, в свою очередь, зависит от предпочтений тех, кто платит деньги. Информация о покупателях структурируется на пред­приятии в отделе сбыта. Торговые агенты и продавцы постоян­но выслушивают просьбы, рекомендации и претензии покупа­телей. Значительная часть информации здесь и теряется, т.к. агент или продавец редко могут использовать ее в собственной работе. Существенная, по мнению продавца, информация пере­дается "выше", где уже менеджер фильтрует ее и ненужную от­сеивает. Далее очень изменившийся информационный поток достигает руководства сбыта, где снова отсеивается информа­ция, которую сбыт использовать не компетентен. Руководству предприятия попадает дистиллированный информационный ручеек, из которого невозможно извлечь пользы. Такая система построения называется Вертикальной (Приложение схема 2.).

        Обратная связь (реакция на информацию) при вертикаль­ной организации информационных потоков очень мала. На практике это означает самостоятельное принятие агентами и продавцами решений, выходящих за их компетенцию. Нако­пления информации не происходит.

         Горизонтальная информационная система (Приложение схема 3.) предусматривает адресное распределение информации по мере ее поступления. Агенты и продавцы адресуют информацию подразделениям, способным ее использовать. Преимущества горизонтальной системы: более полное ис­пользование информации и сокращение сроков принятия ре­шений. Недостатки: агенты и продавцы самостоятельно реша­ют, кому и какая информация может потребоваться; адекват­ная реакция на информацию не стимулируется, т.е. как для агента передача информации заинтересованной службе явля­ется факультативной нагрузкой, так и для заинтересованной службы не обязателен ответ агенту; накопления информации не происходит. Регламентировать процедуру информационно­го обмена нецелесообразно.

Централизованная информационная система (Приложение схема 4.) предусматри­вает организацию информационного центра, в который ин­формация стекается в полном объеме и где накапливается. Пассивный информационный центр строится на базе ком­пьютерной автоматизированной системы, в которую информа­ция постоянно заносится и из которой распределяется по за­просам соответствующих служб. Главный недостаток пассив­ного центра — отсутствие обратной связи и стимулировании использования информации. Процедуру информационного обмена уже можно регламентировать, однако автоматического поддержания его качества не происходит.

   Активная централизованная информационная система вы­полняет также функцию маркетинга: контролирует, анализи­рует и распределяет информацию. Процедура информацион­ного обмена регламентируется. Информация используется наиболее полно и эффективно. Накопление информации су­щественно облегчает поиск новых рыночных возможностей предприятием по мере его развития. К недостаткам системы можно отнести высокую стоимость ее эксплуатации.

   Выбор той или иной системы предприятием определяется спецификой последнего. Для предприятия с ограниченными ресурсами, ориентированного на работу с одним и тем же сег­ментом рынка, достаточна вертикальная информационная си­стема. Если персонал предприятия образует сплоченную ко­манду, может быть достаточно эффективна горизонтальная си­стема. Централизованная система необходима предприятию, увеличивающему долю рынка, применяющему диверсифика­цию или другую стратегию интенсивного развития.

   Обязанности по определению объема, качества и периодич­ности сбора информации возлагаются на подразделение мар­кетинга (если оно существует на предприятии) или на высшее руководство. Контроль использования информации произво­дится службами маркетинга или сбыта. Построение информа­ционной системы в наибольшей степени есть функция маркетинга и при отсутствии последней на предприятии должно выполняться руководством предприятия.                     

Внутренняя информация.

Организации внутренней инфор­мации предприятия обычно уделяют мало внимания, отдавая приоритет финансовой и маркетинговой. Между тем система распространения внутренней информации в значительной сте­пени влияет на качество взаимодействия между подразделени­ями предприятия, способствует или препятствует развитию предприятия.

    Наиболее важны такие аспекты внутренней информации, как адекватное доведение до каждого работника предприятия стратегических и тактических задач и решений руководства (т.е. прохождение информации "вниз") и доведение до руко­водства соответствующих уровней претензий и предложений по совершенствованию технологий взаимодействия структур (т.е. прохождение информации "вверх").

       Прохождение информации "вниз" удобно организовать че­рез проведение регулярных совещаний и "оперативок" на уровне руководителей подразделений и в подразделениях. На "оперативках" формулируются задания для персонала, разъяс­няется, какие именно проблемы будут решаться и почему именно этим способом. Это позволяет получить большую от­дачу от работников, во-первых, потому что исключается воз­можность ошибки из-за неверно понятого задания и, во-вто­рых, потому что формируется мотивация — повышается значимость задания. Дополнительную пользу могут принести предложения работников по более эффективному решению поставленных проблем.

В отдельных случаях руководство сознательно идет на ограничение внутренней информации из соображений секретности. В подавляющем большинстве случаев, предприятие от этого больше теряет, чем выигрывает, т.к., во-первых, при желании информация все равно будет получена конкурентами, во-вторых, рассогласование в представлениях персонала о целях стратегии и тактике предприятия способно принести большее вреда, чем три конкурента сразу.                        

        Прохождение информации "вверх" (по сути — обратная связь) позволяет выявлять возникающие проблемы в функционировании предприятия на ранней стадии и соответственно эффективно решать их. Частично обратную связь обеспечива­ют "оперативки" и совещания, на которых персоналом выска­зываются предложения. Возможно ее стимулирование введе­нием приемных часов высшего руководства раз в неделю или в две. Реально прохождение информации "вверх" стимулирует ее востребованность: если по предложениям персонала прини­маются соответствующие решения, претворяемые в жизнь, ес­ли предусмотрено материальное или моральное поощрение за использованные предложения, то обратная связь функциони­рует и обеспечивает всю полноту информации. Если же пред­ложения откладываются "под сукно", их число быстро умень­шается до минимума и для восстановления системы приходит­ся прилагать значительные усилия.

         При организации системы внутренней информации необходимо рассмотреть такие вопросы как делегирование полномочий. Вывод всей полноты информа­ции на высший уровень руководства нецелесообразен. Таким образом, решения по предложениям персонала должны принимать­ся на соответствующих уровнях, то есть, если менеджер компетен­тен в вопросе агента, ему необходимо самостоятельно принять решение по вопросу, если проблема выявлена на уровне взаи­модействия подразделений, решение по ней принимается ру­ководителями подразделений

Практический пример.

На фирме работают три человека: Генеральный директор, Коммерческий директор, бухгалтер. Два направления деятельности: оптовая торговля диетическими продуктами, оптовая торговля кондитерскими изделиями. Существует неограниченный доступ в Internet. У каждого сотрудника свой персональный компьютер. Бухгалтерия ведётся с помощью специализированных компьютерных программ и её ведение полностью автоматизировано. Поиск поставщиков и покупателей ведётся через всемирную компьютерную сеть Internet. Связь с ними осуществляется частично также через Internet , частично с использованием обычных средств связи (почта, телефон, факс). Рассмотрим несколько вариантов построения компьютерной информационной системы.

                внутренняя информация.

                       финансовая информация

Г.Д.

                        маркетинговая информация

К.Д.

                         персональный компьютер Генерального директора

Б.

                      персональный компьютер Коммерческого директора

INT

                       персональный компьютер бухгалтера

                        выход в Internet

INT

Г.Д.

                  

	К.Д.
	Б.

INT

К.Д.

Г.Д.

Б.

INT

К.Д.

Б.

Г.Д.

INT

Б.

К.Д.

Г.Д.

          Маркетинговая информация: данные о клиентах и о поставщиках, сведения о продукции и об её движении, сроки и размер поставок и закупок, запросы клиентов, условия продавцов, а также другие сведения о товаре, ходе продаж и закупок. Именно эта составляющая информационного потока наиболее значительна по своему объёму и является основной при осуществлении деятельности данного предприятия.

         Финансовая информация: сведения о финансовом состоянии предприятия, оплате счетов поставщиков, поступлении денег от покупателей, баланс на банковских счетах и другие сведения о движении денежных средств фирмы.

        Внутренняя информация: внутренние документы фирмы, такие как: распоряжения, указания, директивы. В связи с малыми размерами предприятия объём данной информации незначителен и, в принципе, им можно было бы пренебречь.

          В первом варианте доступ в Internet , следовательно, и доступ к маркетинговой информации имеет только Генеральный директор. Таким образом, именно он осуществляет основную работу с ней. Связь его с бухгалтером, то есть доступ к финансовой информации, проходит через Коммерческого директора. Внутренняя информация двигается вертикально.

          Во втором варианте Генеральный директор связан напрямую как с коммерческим директором, так и с бухгалтером. Он также имеет доступ в Internet. Это означает, что он имеет прямой доступ к любой маркетинговой, внутренней или финансовой информации.

           При третьем варианте схема взаимосвязи между работниками фирмы повторяет второй вариант, но доступ в Internetесть только у Коммерческого директора.

          В четвёртом варианте все три компьютера соединены между собой. Выход в Internet есть и у Генерального и у Коммерческого директоров.

         Сравнивая между собой данные варианты, следует отметить, что в первом из них основную работу с маркетинговой информацией проводит Генеральный директор. В то же время его доступ к финансовой информации ограничен, так как происходит не напрямую, а через Коммерческого директора. Таким образом, у данной системы имеются следующие недостатки:

1. черезмерная загруженность Генерального директора, поскольку ему приходится вести самому работу по обоим видам деятельности фирмы,
2. недостаточная самостоятельность Коммерческого директора и недостаток у него маркетинговой информации,
3. усложнение прохода финансовой информации от бухгалтерии к непосредственному руководителю фирмы.

       Подобное построение системы имело бы смысл, если бы Генеральный директор мог самостоятельно вести все дела. Но тогда пост Коммерческого директора не нужен.

          При втором варианте Коммерческий директор не только не имеет достаточной маркетинговой информации, но и финансовой также. Здесь, как и в первом варианте, его пост не функционален и может быть легко устранён, без потерь для функционированияпредприятия.

           В третьей системе Коммерческий директор сосредотачивает на себе всю работу с маркетинговой информацией, а Генеральный – с финансовой. Такая структура вполне приемлема, если объёмы торгового оборота позволяют одному человеку вести два направления деятельности. Если же он один не справится, то встанет вопрос о расширении штата работников.

        В четвёртом варианте и генеральный и коммерческий директора имеют прямой доступ к любой информации, что даёт им возможность разделить сферы деятельности и каждому сосредоточиться на одном виде деятельности.

        Из сравнения видно, что наиболее оптимальным вариантом информационной системы является четвёртый вариант. Здесь наиболее оптимально расположены информационные потоки, что позволяет рационально вести деятельность фирмы.