Инструкционная карта к практической работе
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА
НА ВЫПОЛНЕНИЕ ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ
По дисциплине: Информатика
Специальность:
Тема: Создание баз данных в Microsoft Access
Цель: исследовать возможности Access для разработки баз данных, для изучения способов структурирования и установления связей между объектами
Приобретаемые умения и навыки:
-конструировать БД
-вводить, редактировать, копировать и удалять записи
-подготавливать формы для ввода данных и отчетов
Используемые средства:
ПЭВМ, ОС Windows 95/98, MS Access, опыт преподавателя, опыт студента
Норма времени: 4 часа
Техника безопасности:
ЗАПРЕЩАЕТСЯ:
Трогать разъемы соединительных кабелей,
Включать и выключать аппаратуру без указания преподавателя,
Прикасаться к экрану и тыльной стороне монитора,
Класть дискеты, книги, тетради, ручки и т.п. на клавиатуру и монитор.
При длительной работе за ПК необходимо соблюдать следующие санитарные правила:
При продолжительности работы 1,5-2 часа делать перерыв 10 мин. через каждый час,
В случае возникновения у работающего зрительного дискомфорта и других неблагоприятных ощущений целесообразно выполнять комплекс упражнений для глаз и туловища,
При появлении запаха гари немедленно прекратить работу, отключить питание ПК и сообщить об этом преподавателю.
Не пытайтесь самостоятельно устранять неисправности в работе аппаратуры.
Вы отвечаете за сохранность рабочего места
План работы:
Входной контроль
Алгоритм работы:
создание базы данных (создание структуры БД, ввод и редактирование данных, создание формы)
обработка данных в БД (быстрый поиск, фильтрация, запросы)
Самостоятельная работа
Выходной контроль
Домашнее задание
Ход работы:
Входной контроль:
Ответьте устно на вопросы:
Назовите объекты БД
Назовите функции форм, запросов и отчетов.
В чем заключается разница между записью и полем в табличной базе данных?
Поля каких типов могут присутствовать в БД?
Чем отличается ключевое поле от остальных полей?
Для чего устанавливаются связи между таблицами базы данных?
Приведите практические примеры баз данных.
Алгоритм работы:
Создание структуры базы данных
Выполните запуск программы MS Access.
При запуске появится диалоговое окно, в котором надо выбрать строку Новая база данных.
В окне Файл новой базы данных укажите имя новой БД: Телефонный справочник и сохраните ее в папке ПЗ№7, нажав кнопку Создать.
На экране появится Окно базы данных – один из главных элементов интерфейса Access.
Создание таблицы
Создание запроса
Создание формы
Создание отчета
Создание объектов БД можно проводить различными способами с использованием:
Конструктора (позволяет начать создание объекта с нуля)
Мастера (с помощью серии диалоговых панелей помогает пользователю в создании объекта)
В окне База данных активизируйте вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создание таблицы в режиме конструктора.
В появившемся окне создайте поля базы данных, согласно следующей таблице (для ввода типа поля используйте значок всплывающего меню , который появляется при установке курсора в столбец Тип данных. Он называется манипулятором списка. После щелчка по нему Access выдает список типов данных, у которых вы можете выбрать тип, соответствующий вашему полю)
Определите первичный ключ таблицы (ключевое поле), содержимое которого уникально для каждой записи. Для этого:
- выделите поле №п/п (ЛКМ на области слева от поля)
- нажмите пиктограмму на панели инструментов.
(При этом слева от имени ключевого поля таблицы появится изображение ключа)
Нажмите кнопку и сохраните таблицу под именем Абоненты
После создания таблицы ее имя добавляется в окно базы данных. Для коррекции структуры таблицы ее можно открыть в режиме Конструктор, для заполнения выполнить ЛКМ по имени таблицы
Аналогично создайте структуру таблицы, содержащую поля:
Определите ключевое поле Телефон и сохраните таблицу как Телефоны и адреса
Заполнение таблиц базы данных
Заполните созданную таблицу Абоненты. Для этого:
- выполните двойной щелчок ЛКМ по названию таблицы Абоненты в окне базы данных. Появится таблица, столбцами которой являются поля структурной таблицы
- заполните таблицу данными (поле счетчик заполняется автоматически, поэтому начинайте вводить данные с поля Фамилия)
При вводе данных в режиме Таблица в поле слева от таблицы может отражаться один из следующих символов:
* - обозначает пустую запись в конце таблицы
►- обозначает выделенную (активную) запись
- обозначает, что в записи были сделаны изменения
Для сортировки списка в алфавитном порядке выделите столбец Фамилия и нажмите пиктограмму . Все записи данной таблицы выстроятся в алфавитном порядке
Закройте заполненную таблицу и аналогичным образом заполните таблицу Телефоны и адреса:
Перейдите к окну базы данных, откройте таблицу Абоненты и, используя приемы работы в Excel, добавьте в таблицу 2 новые записи. Для этого:
- выделите, например, третью запись
- с помощью контекстного меню выполните команду Новая запись
- в конце таблицы появится новая строка, которую заполните самостоятельно
- аналогично добавьте еще одну запись
Перейдите к таблице Телефоны и адреса и продублируйте две новые записи в этой таблице
Создание формы
В окне базы данных Телефонный справочник выберите группу объектов Формы
Активизируйте команду Создание формы с помощью мастера
На появившейся панели Создание форм выберите в окне Таблицы и запросы исходную таблицу Абоненты, а в окне Доступные поля выберите поля для формы, нажав кнопку > или >>.
На появившейся следующей панели с помощью переключателей выберите способ размещения полей на форме (например, в один столбец) . Щелкните по кнопке Далее.
На следующей панели установите стиль и нажмите кнопку Готово.
В результате появится окно формы, которое содержит названия полей БД и поля для ввода значений.
Построенная форма содержит записи данной таблицы. Для перехода от одной записи к другой необходимо воспользоваться панелью Запись, которая находится в нижней части окна формы. Панель Запись содержит кнопки со стрелками, щелчки по которым позволяют перемещаться по записям, а также поле номера записи, позволяющее ввести номер искомой записи.
Просмотрите все записи
Закройте окно формы.
Быстрый поиск данных
Откройте таблицу БД Абоненты
Выполните команду Правка/Найти. Появится диалоговая панель Поиск. В поле Образец введите слово Иванов , а в поле Совпадение выберите пункт «Поля целиком»
Выберите команду Найти далее
В результате будет найдена и отмечена как активная () искомая запись.
Закройте окно таблицы
Поиск данных с помощью фильтров
Фильтры предоставляют гораздо больше возможностей для поиска данных в БД.
Откройте таблицу БД Абоненты
Выполните команду Записи/Фильтр/ Изменить фильтр. В появившемся окне таблицы введите условия поиска в соответствующих полях: в поле Фамилия выберите Иванов. Фильтр создан.
Ввести команду Записи/применить фильтр или выбрать пиктограмму
В появившемся окне таблицы будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.
Поиск данных с помощью простых запросов
Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.
Исследуйте создание запросов в режиме мастера
В окне Телефонный справочник выделите группу Запросы и выберите пункт Создание запроса с помощью мастера
На появившейся панели Создание простых запросов выберите в окне Таблицы и запросы исходную таблицу Абоненты, а в окне Доступные поля выберите поля для запроса: Фамилия и Телефон, нажав кнопку >
Нажмите Готово и на экране появится запрос, отражающий фамилии и телефоны абонентов
Закройте полученный запрос, сохранив его под именем Список телефонов
Связывание таблиц
После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным сведениям базы данных, необходимо обеспечить целостность базы данных. Для этого надо связать таблицы между собой
Выберите команду меню Сервис/Схема данных
В появившемся диалоговом окне выберите таблицу Абоненты и нажмите кнопку Добавить. Аналогично выберите таблицу Телефоны и адреса, нажмите Добавить. Обе таблицы появятся на рабочей области окна. Нажмите кнопку Закрыть.
В таблице Телефоны и адреса выделите поле Телефон и, удерживая ЛКМ, переместите указатель в таблицу Абоненты на одноименное поле Телефон.
В появившемся диалоговом окне будут указаны соответствующие связанные поля двух таблиц и указан тип отношения «Один ко многим» - это значит, что каждой записи таблицы Телефоны и адреса могут соответствовать несколько записей таблицы Абоненты, и каждой записи таблицы Абоненты соответствует только одна запись таблицы Телефоны и адреса
Установите флажки у параметров связи: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных полей:
Нажмите кнопку Создать
В результате появится следующее изображение связи:
Закройте окно схемы данных, сохранив ее макет
Полученная связь отражается в основной таблице базы данных. Для того чтобы ее просмотреть выберите в режиме Таблица таблицу Телефоны и адреса. В ней напротив каждой записи появился знак +. Нажмите на один из знаков + : появится информация из соответствующего поля таблицы Абоненты
Проверьте все записи данной таблицы
Поиск данных с помощью сложных запросов
Установленные связи позволяют выполнять запросы с использованием нескольких таблиц базы данных. В этом случае запрос создается в режиме конструктора
Исследуйте создание запросов в режиме конструктора
В окне базы данных Телефонный справочник выберите группу объектов Запросы
Активизируйте команду Создание запроса с помощью конструктора
Выполните команду Добавить к каждой таблице, закройте диалоговое окно
В появившемся окне Запрос на выборку будет отражены 2 таблицы и связи, установленные между ними.
В окне запроса в строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия. В строке Условия отбора: ввести условия для выбранных полей. В строке Вывод на экран: задать поля, которые будут представлены в запросе.
Задайте следующие условия отбора:
Запустите запрос, используя пиктограмму панели инструментов . На экране появится запрос, содержащий телефоны и адреса абонентов
Закройте окно запроса, сохранив запрос как Сведения об абонентах
Аналогично создайте запрос, содержащий несколько условий: абонент имеет фамилию Сидоров или Иванов и его номер телефона начинается на 25. Для этого задайте следующие параметры отбора данных:
Примечание: слова «Сидоров», «Иванов», «25» вводите с клавиатуры без кавычек. Кавычки будут установлены автоматически
Сохраните запрос под именем Иванов, Сидоров
Печать данных с помощью отчетов
Отчеты создаются на основе таблиц, форм и запросов базы данных и являются отражением информации в том виде, в котором она будет выведена на печать. Создание отчетов проводится аналогично созданию форм и запросов.
Исследуйте создание отчетов в режиме мастера
В окне базы данных Телефонный справочник выберите группу объектов Отчеты
Активизируйте команду Создание отчета с помощью мастера
На появившейся панели Создание отчетов выбрать в окне Таблицы и запросы созданный запрос Сведения об абонентах, а в окне Доступные поля выбрать поля для формы, нажав кнопку > или >>.
На появляющихся следующих панелях с помощью переключателей выберите параметры оформления отчета. На последней панели нажмите кнопку Готово.
В результате появится окно отчета, которое содержит используемый запрос в том виде, который будет выведен в дальнейшем на печать.
Закройте окно отчета, сохранив его как Отчет по запросу
3. Самостоятельная работа:
1. Создайте базу данных Оборудование, содержащую таблицы Компрессор и Масло-хладаген:
Компрессор
Масло-хладаген
2. Установите связь между таблицами «Один ко многим»:
3. Создайте запросы в режиме конструктора:
Запрос1 : масло, хладаген, наименование компрессора
Запрос2 : виды масел, используемые только для поршневого компрессора
Запрос3 : хладаген, для которого используется масло ХА-30
4. Создайте форму в режиме мастера по Запросу1
5. Создайте отчет в режиме мастера по Запросу2
6. Покажите результат преподавателю
4. Выходной контроль:
Задание 1: выполните самоанализ деятельности на занятии, ответив на вопросы:
При исследовании алгоритмов работы
наиболее сложными были ___________________________________
не вызвали затруднения ____________________________________
Задание 2: выполните отчет по работе
Задание 3: На основе выполненных операций ответьте устно на вопросы:
Можно ли добавить записи в середину таблицы?
Опишите алгоритм изменения местоположения записи в таблице.
Установите взаимосвязь между объектами БД. Представьте ее графически в виде схемы.
5.Домашняя работа:
Изучите тему «Реляционные (многотабличные) базы данных»
Создайте проект БД «Список сотрудников фирмы», включив в нее следующие поля: фамилия, имя, отчество, дата рождения, дом.адрес, семейное положение. Самостоятельно создайте по данной базе запрос, форму, отчет