Презентация на тему Написание делового письма на английском языке

Business English Деловые письма на английском языкеДеловые письма на английском – это возможность организовать продуктивное деловое общение. Должный уровень деловой переписки подразумевает знание этикета и особенностей данной сферы.  Нужно учитывать, что общение в деловой среде строго регламентировано и подчиняется определенным правилам.Любое коммерческое письмо – это часть официальной переписки, начиная которую важно соблюдать установленную манеру общения. Исход деловых переговоров напрямую зависит от правильности содержания и формы переписки. Деловое письмо не должно быть излишне длинным или информативно нагруженным. Текст должен быть логичным, последовательно изложенным, важно разделение на абзацы. Коммерческая переписка требует краткости и четкости, а в случае, когда она ведется на английском, еще и знания специальных устойчивых выражений, клише, используемых в  деловой корреспонденции, и определенных норм языка.К основным правилам деловой и коммерческой переписки стоит отнести вежливость, переходящую в учтивость, логичность и обоснованность, четкую структуру письма. Вне зависимости от содержания переписки, сообщения должны быть корректны и дружелюбны, должны нести призыв к соблюдению интересов обеих сторон, при этом все же подчеркивая первостепенность и значимость интересов своей персоны или компании. Доброе утро/день/вечер.Чтобы поздороваться с другом, вы можете сказать Hi! How are you? В деловом же английском более уместно приветствие Good morning/Good afternoon/Good evening. Также упомяните фамилию собеседника: Good morning, Ms. Smith. Чем я могу вам помочь? How may I help you? или What can I do for you? Нельзя сказать просто: What do you want? Эта фраза часто считается грубой. Извините.Когда что-либо идет не так, сначала извинитесь, а затем примите меры. Если вы не можете ответить на вопрос или выполнить просьбу, начните с фразы: I’m sorry. Это лучший способ остановить конфликт до его начала. Например, если вы не знаете ответа, скажите: I’m sorry, I don’t know the answer. Но не останавливайтесь на этом! Скажите дальше, что вы сделаете: But I will find out. I’m sorry показывает, что вам небезразлично это дело, и I will гарантирует вашу помощь. Не возражаете?/Не могли бы вы?/Я буду признателен.Если вы не top dog (начальник), ваша речь не должна звучать так, как будто вы отдаёте приказы. Формулировать запросы в вопросительной форме гораздо лучше, чем выдвигать утверждения. Would you mind looking at this report? или Could you take a look at this? звучит более приемлемо, чем Look at this report. Если вы формулируете просьбы вежливо, ваши коллеги выполнят их куда более охотно! По-моему/Боюсь, я не согласен.Деловой английский требует вежливости. Это касается аргументации или выражения несогласия при обсуждении новой идеи или проекта. Использование фразы In my opinion в начале предложения говорит о том, что вы всё ещё рассматриваете другие точки зрения. Если вы не согласны с кем-либо, используйте фразу: I’m afraid I don’t agree. Правильный выбор слов также поможет расположить к себе сотрудника! Как к кому обращаться.В английском языке четко различаются варианты MISS, то есть «МИСС», незамужняя женщина, и MS (MIZ) — «МИЗ», либо незамужняя женщина, либо женщина, не желающая сообщать свой статус. Если вы не знаете, каков семейный статус вашей собеседницы, лучше сказать «МИСС» или «МИЗ», но ни в коем случае не говорите Mrs. — Missis «миссис». Это обращение ис­пользуют только при разговоре с замужней женщиной. К мужчинам обращаются Mr. – мистер. Подытожим:Выбирайте короткие и средней длины предложения, употребляйте простые слова и выражения, Не употребляйте разговорные сокращения и сленг,Делите написанное на абзацыБудьте вежливы и дипломатичны advantageədˈvɑːntɪdʒпреимущество, превосходство, выгода, пользаadvertisementədˈvɜːtɪsməntреклама, рекламный менеджмент, рекламный плакатadviceədˈvaɪsсовет, консультацияagendaəˈdʒendəпорядок дня, курсapologyəˈpɒlədʒiизвинение, просьба о прощении, защита, оправдание, объяснениеauthorizationˌɔːθəraɪˈzeɪʃənразрешение, санкция, лицензияbillbɪlзаконопроект, счет, документ, списокbrandbrændмаркаbudgetˈbʌdʒətбюджетcommissionkəˈmɪʃənкомиссия competitionˌkɒmpəˈtɪʃənконкуренцияcompetitorkəmˈpetɪtəконкурентconfirmationˌkɒnfəˈmeɪʃənподтверждениеcostskɒstsрасходыcreditorˈkredɪtəкредиторcustomerˈkʌstəməклиентdeadlineˈdedlaɪnкрайний срокdebtdetдолгdebtorˈdetəдолжникdecisiondɪˈsɪʒənрешение decreasedɪˈkriːsуменьшитьdeficitˈdefɪsɪtдефицитdeliverydɪˈlɪvəriдоставкаdepartmentdɪˈpɑːtməntотделdescriptiondɪˈskrɪpʃənописаниеdifferenceˈdɪfrənsразницаdisadvantageˌdɪsədˈvɑːntɪdʒнеудобствоdistributionˌdɪstrɪˈbjuːʃənраспределениеemployeeˌemploɪˈiːсотрудникemployerɪmˈploɪəработодательenquiryɪnˈkwaɪəriзапросenvironmentɪnˈvaɪərənməntокружение equipmentɪˈkwɪpməntоборудованиеestimateˈestɪmeɪtоценкаexperienceɪkˈspɪərɪənsопытexplanationˌekspləˈneɪʃənобъяснениеfacilitiesfəˈsɪlɪtɪzсредстваfactoryˈfæktəriзаводfeedbackˈfiːdbækобратная связьgoalɡəʊlцель goodsɡʊdzтоварыgrowthɡrəʊθростguaranteeˌɡærənˈtiːгарантияimprovementɪmˈpruːvməntулучшениеincreaseɪnˈkriːsувеличениеindustryˈɪndəstriпромышленностьinstructionsɪnˈstrʌkʃənzинструкцииinterestˈɪntrəstинтересinventoryˈɪnvəntr̩iперечень, реестр, инвентаризация invoiceˈɪnvɔɪsсчет-фактураknowledgeˈnɒlɪdʒзнаниеlimitˈlɪmɪtпредел, лимитlosslɒsпотеряmarginˈmɑːdʒɪnмаржаmarketˈmɑːkɪtрынокmessageˈmesɪdʒсообщениеmistakemɪˈsteɪkошибкаobjectiveəbˈdʒektɪvцельofferˈɒfəпредложениеopinionəˈpɪnɪənмнениеoptionˈɒpʃənвариантorderˈɔːdəзаказoutputˈaʊtpʊtвыходpaymentˈpeɪməntоплатаpenaltyˈpenltiштрафpermissionpəˈmɪʃənразрешение possibilityˌpɒsəˈbɪlɪtiвозможностьproductˈprɒdʌktпродуктproductionprəˈdʌkʃənпроизводствоprofitˈprɒfɪtприбыльpromotionprəˈməʊʃənпродвижениеpurchaseˈpɜːtʃəsпокупкаreductionrɪˈdʌkʃənсокращениеrefundrɪˈfʌndвозвратreminderrɪˈmaɪndəнапоминаниеrepairsrɪˈpeəzремонтreportrɪˈpɔːtотчетresponsibilityrɪˌspɒnsəˈbɪlɪtiответственностьresultrɪˈzʌltрезультатretailerˈriːteɪləрозничный торговецriseraɪzрастиriskrɪskрискsalaryˈsæləriзарплата salesseɪlzреализация, распродажа, продажаscheduleˈʃedjuːlграфикshareʃeəдоляsignatureˈsɪɡnətʃəподписьstockstɒkакцииsuccesssəkˈsesуспехsuggestionsəˈdʒestʃənпредложениеsupplysəˈplaɪпоставкаsupportsəˈpɔːtподдержкаtargetˈtɑːɡɪtцельtransporttrænsˈpɔːtтранспортturnoverˈtɜːnəʊvəоборотwholesalerˈhəʊlseɪləоптовик Inquiry LetterПисьмо-запрос информации (Inquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений. 1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.Dear Sir / Madam (Уважаемый господин/госпожа), Dear Sirs (Уважаемые господа). Обращение “Dear” обычно переводится как “уважаемый/уважаемая”, а при обращении к близкому человеку как “дорогой/дорогая”. Однако можно и не переводить, в зависимости от тона письма. 2. Указание источника информации о компанииWith reference to your advertisement (или сокращ. – ad) in… Относительно вашей рекламы в …Regarding your advertisement (или сокращенно – ad) in …  Касательно вашей рекламы в … 3. Просьба выслать необходимые данныеСould you please send me …  Не могли бы вы выслать мне …I would be grateful if you could…  Я был бы благодарен, если вы…Can you give me some information about… Можете ли вы дать мне информацию о…Could you send me more details… Могли бы вы выслать мне подробную информацию… 4. Дополнительные вопросыI would also like to know …  Я бы также хотел узнать…Could you tell me whether … Скажите, пожалуйста, … 5. ПодписьYours faithfully,    С уважением,   (если в обращении письма не была указана фамилия получателя)Yours sincerely,   Искренне Ваш, (если в обращении письма  была указана фамилия получателя) ПримерKenneth Beare – имя и фамилия отправителя2520 Visita Avenue – адрес отправителяOlympia, WA 98501Jackson Brothers – наименование фирмы-адресата3487 23rd Street – адрес фирмы-адресатаNew York, NY 12009September 12, 2010Dear Sirs,With reference to your advertisement in yesterday’s «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue? I would also like to know if it is possible to make purchases online.Yours faithfully,(Signature)Kenneth BeareAdministrative DirectorEnglish Learners & Company Перевод текста письма:Господа!В связи с вашей рекламой, опубликованной во вчерашнем номере «Нью-Йорк Таймс», могли бы Вы выслать копию Вашего действующего/последнего каталога? Мне также хотелось бы узнать, можно ли осуществлять покупки через Интернет/онлайн.С уважением,(подпись)Кеннет БирАдминистративный директорНаименование фирмы ЗАПРОС ОБ УСЛОВИЯХ ОБУЧЕНИЯ / ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО НА АНГЛИЙСКОМ Университет БрэдфордаЦентр менеджментаАдрес получателяУважаемый господин!Степень МВА в Центре менеджмента в БрэдфордеЯ буду благодарен, если Вы пришлете мне информацию о правилах допуска к обучению по полной программе по Курсу на степень мастера в управлении безнесом на период 2011 – 2016 гг. Могли бы Вы также сообщить мне, предоставляет ли Центр жилье студентам?С нетерпением жду ответа от Вас.С уважением,…………….Бернард Ричардсон University of BradfordManagement CentreEmm LaneBradfordWestshireBD9 4IIDear Sir,The Bradford МВА at the Management CentreI should be grateful if you would send mе information about the regulations for admission to full-time Master’s Degree Course in Business Administration for 2011 – 2012 period. Could you also tell me if the Centre arranges accommodation for students?I look forward to hearing from you.Yours faithfully………………Bernard Richardson