Конспект урока Письма в группе 2-го года обучения курса профессиональной подготовки Секретарь-машинистка

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«КРАСНОСЕЛЬКУПСКИЙ ЦЕНТР ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ДЕТЕЙ»







КОНСПЕКТ УРОКА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: «Документы и делопроизводство»
НА ТЕМУ: «Информационно-справочная документация. Письма»







Разработал:
Преподаватель/мастер п/о
Красильникова
Анастасия Игоревна










с. Красноселькуп, 2015 г.

Тема урока: Информационно-справочная документация. Письма.
Цели:
Обучающая: Дать теоретические и практические знания по составлению писем.
Развивающая: Развивать пространственное мышление, коммуникативные навыки при работе, развивать познавательный интерес.
Воспитательная: Воспитывать общую культуру, создать условия для реальной самооценки обучающегося и реализации его как личности.
Тип урока: Комбинированный
Вид урока: Урок-лекция.
Метод: Наглядный, проблемный, словесный, практический.
Оборудование: Проектор, ПК, экран, презентация, электронные плакаты «Виды писем»

1. Организационный момент
Наличие присутствующих обучающихся в группе.
Проверка готовности к уроку.
Сообщение темы и цели урока.

2. Опрос домашнего задания.
2.1 Расстановка реквизитов приказа.
2.2 Терминологический диктант.

3. Формирование новых знаний.
3.1 Актуализация знаний.
1. Какие группы документов Вы знаете (Организационные и распорядительные)
2.Какие документы относятся к организационным документам (Штатное расписание, структура и штатная численность, инструкции, положения, уставы)
3.Какие документы относятся к распорядительным документам (Указания, распоряжения, приказы, протоколы.)

3.2 Изучение нового материала
Важнейшее место среди источников информации о фактическом положении дел в системе управления занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Хотя по сравнению с организационно-распорядительными документами они выполняют служебную, вспомогательную роль и не содержат поручений, без них невозможен процесс подготовки, принятия и реализации обоснованных решений.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя или его заместителей или по горизонтальным связям – между соподчиненными организациями или структурными подразделениями, должностными лицами.
К информационно - справочным документам относят следующие документы:
Докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, предложение, протокол, служебное письмо и др.
Около 4/5 всех входящих и исходящих документов в системе справочно-информационной документации организации занимает деловая переписка, выполняющая функцию связи между организациями.
Многообразие видов переписки обусловлено различными способами передачи информации для решения оперативных вопросов (почтовая связь, электронная связь), содержанием переписки (запросы, уведомления, соглашения, претензии, требования, напоминания, подтверждения, разъяснения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.).
Однако ко всем видам переписки предъявляются единые требования. Все письма оформляются на специальных бланках для писем.
Служебное письмо – один из наиболее распространенных на государственной службе документов передачи информации посредством пересылки по почте.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
В основной части письма формируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия). Для активизации восприятия информации письма рекомендуется начинать с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.
Язык и стиль служебного письма должен быть официально-деловой:
Нейтральный тон изложения текста
Лаконичность и краткость текста
Точность, ясность выражения мысли
Этикет в деловой переписке:
* Соблюдение уважительного обращения к адресату;
* Употребление заключительных формул вежливости;
* Своевременность ответа на запрос;
* Употребление слов благодарности партнеру за ответ;
*Не применение вычурных, уменьшительно-ласкательных выражений;
*Формулировка напоминаний о выполнении каких-либо обязательств в спокойной манере, без резких выражений.
Деловая корреспонденция подразделяется на коммерческие и служебные письма.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой общения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и направить предложение на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.
К коммерческим письмам относят:
Оферта- письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам отличие лишь в том, что в оферте обязательно указывают конкретные условия заключения договора.
Акцепт – письмо, выражающее согласие заключить договор. В нём должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить.
Рекламные письма – это одно из средств рекламы, стимулирующее интерес потенциальных потребителей товаров и услуг к продукции организации.
Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма. Договорное письмо-это сопроводительное письмо к договору.
Претензионное письмо (рекламационное) – письмо, отправляемое виновной стороне в случае не выполнения ею заключенных раннее договоров и разного рода обязательств.
Кредитные письма используются при заключении контрактов с иностранными партнерами. В них продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями, частными лицами, сообщения или уведомления о чем-либо.
Сопроводительное письмо – это документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем».
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» , далее излагаются какие-либо факты.
Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Начинаются письма этой разновидности словами: «Просим принять участие в», «Приглашаем Вас», «Мы рады пригласить Вас» и т.п.
Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Разновидность данных писем, как правило, начинается словами «Напоминаем».
Инициативное письмо – это письма, которые требуют ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.
Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Эти письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции или представления чего-либо. Гарантийные письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Указывается вид документа.
Письма-ответы носят зависимый характер от инициативных писем, поскольку тема уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным, четким. Отказ должен быть хорошо аргументирован.
Письмо-просьба - текст письма, содержащего просьбу, строится по следующей схеме: В начале письма излагается повод или причина, побудившая автора письма обратиться к адресату с просьбой. Во второй части эта просьба формулируется, для обоснования необходимости ее выполнить используются различные аргументы, автор письма может так же описать результат, ожидаемый в случае удовлетворения просьбы, или последствия ее невыполнения. В заключительной части письма, содержащего просьбу, в нескольких теплых словах выражают готовность к сотрудничеству и доверие.
Письмо-отказ - содержит отказ в выполнении просьбы или отклонение предложения о сотрудничестве, рекомендуется начинать с повторения изложенной просьбы. Далее необходимо указать причину отказа, его нужно максимально смягчить, употребив конструкции: «к сожалению», « мы сожалеем, что », «мы лишены возможности», безличные конструкции «не представляется возможным». Далее следует вывод о необходимости отклонить предложение или о невозможности исполнения просьбы. Если в письме отклоняется какое-либо предложение, необходимо быть особенно вежливым и обобщить условия отказа так, чтобы адресат не подумал, что отказ относится только к нему.
Письма по финансовым вопросам подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, должны быть заверены печатью фирмы.
Оформление писем
Письма оформляются на бумаге формата А4, 12 или 14 кеглем, шрифтом – Times New Roman
Реквизиты письма:
Наименование организации
Справочные данные
Дата, номер
Ссылка на дату и входящий номер документа
Адресат
Заголовок к тексту
Текст
Подпись
Отметка об исполнителе


4. Практическая работа.
Оформить служебное письмо.
ООО «Офис-маркет» 959595, Москва, ул.Космическая, 12, офис №5, тел./факс 8(095) 255-25-25 в лице генерального директора Г.В. Корнеева направил письмо №250 от 25.05.2015 г. директору фирмы «Сиб-Граф» П.П. Сергееву с приглашением посетить презентацию новейших разработок фирмы. В письме выражалась уверенность, что предложенные экспонаты привлекут внимание и станут объектом дальнейшего взаимовыгодного сотрудничества.

5. Закрепление полученных знаний.
Определите вид письма:
Напоминаем, что в соответствии с договором №49 от 23 апреля 2014 г. о поставке технических изделий ваша организация взяла на себя обязательства поставить следующие изделия: в срок до 1 июня 2014 г., однако условия договора не были выполнены.
Напоминание

Наша Школа искусств в этом году празднует свой 60-й день рождения. На торжество по этому случаю приедут многочисленные гости - наши коллеги из других городов. Прошу выделить средства на ремонт здания школы и проведение торжеств.
Просьба

Мы ознакомились с Вашим предложением провести совместный Фестиваль искусств в декабре 2014 г. Наш колледж будет праздновать свой юбилей, и подготовка к нему требует значительных усилий и времени. Мы весьма сожалеем, что в связи с этим вынуждены отклонить Ваше предложение, но надеемся, что в будущем году нам удастся реализовать совместные планы.
Отказ


6. Рефлексия.
Лестница успеха.

7. Сообщение оценок.

8. Домашнее задание.
Составить инициативное и гарантийное письмо.