Контрольно-измерительные материалы по дисциплине Документационное обеспечение управления
Министерство образования и науки Республики Татарстан
ГАПОУ «Лениногорский нефтяной техникум»
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель директора по учебной работе
___________ ___________ И. П. Власова
«_____» ______________ 20___г.
Комплект контрольно – измерительных материалов
по учебной дисциплине
ОП. 04. Документационное обеспечение управления
программы подготовки специалистов среднего звена ППССЗ
по специальности СПО
38.02.01 (38.02.01 (080114)) Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
базовой подготовки
Лениногорск, 2015
Разработчик(и):
ГАПОУ «ЛНТ», преподаватель экономических дисциплин М.К. Мальковская
Одобрено на заседании предметно-цикловой комиссии экономических и социально-экономических дисциплин
Протокол №_______ от «_____» _________ 20____г.
Председатель ПЦК ______________ А.Н. Гарифуллина
СОДЕРЖАНИЕ
1.13 LINK \l "_Toc306743744"14Паспорт комплекта КИМ ..............4 15
13 LINK \l "_Toc306743744"141.1.Область применения ....................154
13 LINK \l "_Toc306743744"141.2.Результаты освоения учебной дисциплины, подлежащие проверке ...4 15
1.3 Формы контроля и оценивания результатов освоения учебной дисциплины.7
1.4 Организация контроля и оценки освоения программы УД11
1.5 Материально-техническое обеспечение контрольно-оценочных процедур11
II. Комплект материалов для оценки освоения УД..11
2.1 Оценочные средства для текущего контроля...36
2.2. Задания для проведения дифференцированного зачета.36
2.2.1. Пакет для экзаменующегося...36
2.2.2.Пакет для экзаменатора...43
Паспорт комплекта КИМ
1.1. Область применения
Комплект оценочных средств предназначен для контроля и оценки результатов освоения ОП.04. Документационное обеспечение управления подготовки специалистов среднего звена (далее - ППССЗ) по специальности СПО 38.02.01 (38.02.01 (080114)) Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).
КИМ включают контрольные материалы для проведения текущего контроля и промежуточной аттестации в форме дифференцированного зачета.
КИМ разработан в соответствии с: ФГОС СПО по специальности 38.02.01 (38.02.01 (080114)) Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) с Положением о текущем контроле знаний и промежуточной аттестации студентов (обучающихся) образовательного учреждения ГАПОУ «ЛНТ».
В результате освоения учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» обучающийся должен обладать предусмотренными ФГОС по специальности СПО следующими умениями, знаниями, которые формируют профессиональную компетенцию и общие компетенции:
1.2 Результаты освоения учебной дисциплины
В результате освоения дисциплины обучающийся должен уметь:
У 1. Оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий.
У 2. Осваивать технологии автоматизированной обработки документации.
У 3. Использовать унифицированные формы документов.
У.4 Осуществлять хранение и поиск документов.
У.5. Использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте.
В результате освоения дисциплины обучающийся должен знать:
З. 1 Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства.
З. 2 Основные понятия документационного обеспечения управления.
3.3 Системы документационного обеспечения управления.
3.4 Классификацию документов.
3.5 Требования к составлению и оформлению документов.
З.6 Организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.
Код
Наименование результата обучения
ПК 1.1
Обрабатывать первичные бухгалтерские документы.
ПК 1.2
Разрабатывать и согласовывать с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации.
ПК 1.3
Проводить учет денежных средств, оформлять денежные и кассовые документы.
ПК 1.4
Формировать бухгалтерские проводки по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
ПК 2.1
Формировать бухгалтерские проводки по учету источников имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
ПК 2.2
Выполнять поручения руководства в составе комиссии по инвентаризации имущества в местах его хранения.
ПК 2.2
Проводить подготовку к инвентаризации и проверку действительного соответствия фактических данных инвентаризации данным учета.
ПК 2.3
Отражать в бухгалтерских проводках зачет и списание недостачи ценностей (регулировать инвентаризационные разницы) по результатам инвентаризации.
ПК 2.4
Проводить процедуры инвентаризации финансовых обязательств организации.
ПК 3.1
Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению налогов и сборов в бюджеты различных уровней.
ПК 3.2
Оформлять платежные документы для перечисления налогов и сборов в бюджет, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.
ПК 3.3
Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению страховых взносов во внебюджетные фонды.
ПК 3.4
Оформлять платежные документы на перечисление страховых взносов во внебюджетные фонды, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.
ПК 4.1
Отражать нарастающим итогом на счетах бухгалтерского учета имущественное и финансовое положение организации, определять результаты хозяйственной деятельности за отчетный период.
ПК 4.2
Составлять формы бухгалтерской отчетности в установленные законодательством сроки.
ПК 4.3
Составлять налоговые декларации по налогам и сборам в бюджет, налоговые декларации по Единому социальному налогу (ЕСН) и формы статистической отчетности в установленные законодательством сроки.
ПК 4.4
Проводить контроль и анализ информации об имуществе и финансовом положении организации, ее платежеспособности и доходности.
ОК 1.
Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес
ОК 2.
Организовывать собственную деятельность, выбирая типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество
ОК 3.
Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность
ОК 4.
Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития
ОК 5.
Владеть информационной культурой, анализировать и оценивать информацию с использованием информационно -коммуникационных технологий
ОК 6.
Работать в коллективе и в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями
ОК 7.
Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий
ОК 8.
Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации
ОК 9.
Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности
1.3. Формы контроля и оценивания результатов освоения учебной дисциплины
Комплект контрольно-измерительных материалов позволяет оценивать освоение умений и усвоение знаний:
УД, темы МДК
РАЗДЕЛЫ УД или темы МДК
ПК соответствую-щие ФГОС
Показатели
оценки
результата
Результаты обучения
(освоенные умения,
усвоенные знания)
Форма контроля
и оценивания
Освоенные умения
Усвоенные знания
Текущий
Промежу-точный
Документационное обеспечение управления
Раздел 1 Понятие ДОУ
Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства определены верно.
З. 1 Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства.
Тестирование, самостоятельная работа
Основные понятия документационного обеспечения управления раскрыты в полном объеме
З.2 Основные понятия документационного обеспечения управления
Тестирование, самостоятельная работа
Документационное обеспечение управления
Раздел 2 Требования к составлению и оформлению документов
ПК 1.2 Разрабатывать и согласовывать с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации.
Документация оформлена в текстовом редакторе Word в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
У.1 Оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий
Практические работы № 1,2
ПК 1.3 Проводить учет денежных средств, оформлять денежные и кассовые документы.
ПК 1.4 Формировать бухгалтерские проводки по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
ПК.2.1 Формировать бухгалтерские проводки по учету источников имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
ПК 2.3 Отражать в бухгалтерских проводках зачет и списание недостачи ценностей (регулировать инвентаризационные разницы) по результатам инвентаризации.
ПК 2.4 Проводить процедуры инвентаризации финансовых обязательств организации
ПК 3.1 Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению налогов и сборов в бюджеты различных уровней. ПК 3.3Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению страховых взносов во внебюджетные фонды.
ПК 4.2 Составлять формы бухгалтерской отчетности в установленные законодательством сроки.
Документация оформлена в соответствии с унифицированными формами
У.3 Использовать унифицированные формы документов
Практические работы № 3,4,5,6,7,8,9
Требования к составлению и оформлению документов изложены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
З.5 Требования к составлению и оформлению документов
Тестирование, самостоятельная работа
Раздел 3 Система
ДОУ
Классификация документов раскрыта полно
3.4 Классификация документов
Тестирование, самостоятельная работа
Системы документационного обеспечения управления определены верно
З. 3 Системы документационного обеспечения управления
Тестирование, самостоятельная работа
Документационное обеспечение управления
Раздел 4 Организация документооборота
ПК 1.1 Обрабатывать первичные бухгалтерские документы.
ПК 2.2 Выполнять поручения руководства в составе комиссии по инвентаризации имущества в местах его хранения.
ПК 2.2 Проводить подготовку к инвентаризации и проверку действительного соответствия
Технологии автоматизированной обработки документации применяются успешно
У. 2 Осваивать технологии автоматизированной обработки документации
Практическая работа № 10
ПК 4.1 Отражать нарастающим итогом на счетах бухгалтерского учета имущественное и финансовое положение организации, определять результаты хозяйственной деятельности за отчетный период.
ПК 4.3 Составлять налоговые декларации по налогам и сборам в бюджет, налоговые декларации по Единому социальному налогу (ЕСН) и формы статистической отчетности в установленные законодательством сроки.
ПК 4.4 Проводить контроль и анализ информации об имуществе и финансовом положении организации, ее платежеспособности и доходности.
Хранение и поиск документов осуществляются в соответствии с правила архивного дела
У.4 Осуществлять хранение и поиск документов
Практическая работа № 11
Дифференцированный зачет
ПК 3.2 Оформлять платежные документы для перечисления налогов и сборов в бюджет, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям. ПК 3.4 Оформлять платежные документы на перечисление страховых взносов во внебюджетные фонды, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.
Телекоммуникационные технологии в электронном документообороте используются успешно
У.5 Использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте
Практическая работа № 12
Организация документооборота раскрыта в соответствии с ГСДОУ.
З.6 Организация документооборота: прием, обработка, регистрации, контроль, хранение документов, номенклатура дел
Тестирование, самостоятельная работа
1.4. Организация контроля и оценки освоения программы УД
Система контроля и оценки освоения учебной дисциплины Аудит соответствует «Положению об итоговой и промежуточной аттестации в ГАПОУ «ЛНТ» и рабочим учебным планам.
КИМ включают оценочные средства, которые классифицируются по видам контроля:
текущий контроль успеваемости обучающихся – это систематическая проверка усвоения образовательных результатов, проводимая преподавателем на текущих занятиях согласно расписанию учебных занятий в соответствии с ППССЗ по специальности.
промежуточная аттестация обучающихся – процедура, проводимая с целью оценки качества освоения обучающимися содержания учебной дисциплины проводится в форме экзамена, который преследует цель оценить освоение образовательных результатов по дисциплине.
Текущий контроль успеваемости и промежуточная аттестация по учебной дисциплине проводится с целью контроля и оценки знаний и умений освоения основных образовательных результатов, предъявляемых к специалисту бухгалтер.
Дифференцированный зачет проводится в сроки, установленные учебным планом, и определяемые календарным учебным графиком образовательного процесса. Условием допуска до дифференцированного зачета является выполнение всего объема практических работ.
1.5 Материально-техническое обеспечение контрольно-оценочных процедур
Для текущего контроля и промежуточной аттестации
Компьютерные тесты.
Комплекты заданий.
II. Комплект материалов для оценки освоения УД
2.1 Оценочные средства для текущего контроля
Типы заданий для текущего контроля представлены в содержательно-компетентностной матрице
Содержание
учебного материала
по программе УД
Коды элементов знаний и умений
Количество оценочных средств по типам
З.1
З.2
З.3
З.4
З.5
З.6
У.1
У.2
У.3
У.4
У.5
2
4
8
Понятие делопроизводства и ДОУ
8,2
8
8,2
2
3
Оформление документации в соответствии с нормативной базой
8
4
4
2
1
Оформление основных реквизитов документов
8
4
1
1
Организационная документация
8
1
Распорядительная документация
8
1
Информационно-справочная документация
8
1
Документация по личному составу
8
1
Технология и принципы организации документооборота
8,2
8,4
1
1
2
Технология автоматизированной обработки документации
8,4
8,4
2
2
Всего
3
7
11
Содержательно-компетентностная матрица оценочных средств, для КИМ учебной дисциплины (текущий контроль)
Спецификация теста по разделу 1 «Понятие ДОУ»
Назначение
Спецификацией устанавливаются требования к содержанию и оформлению вариантов теста.
Тест входит в состав комплекса оценочных средств и предназначается для текущего контроля, оценки знаний и умений аттестуемых по программе учебной дисциплины ОП.04 «Документационное обеспечение управления» основной профессиональной образовательной программы (ОПОП) по специальности СПО 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
2. Контингент аттестуемых студенты очного отделения ГАПОУ «ЛНТ»
3. Форма и условия аттестации: в форме компьютерных тестов после изучения раздела 1 учебной дисциплины.
4. Время тестирования:
подготовка -1 мин.;
выполнение- 45 мин.;
фиксация результатов -1 мин.;
всего – 47 мин.
5. Перечень объектов контроля и оценки
Наименование объектов контроля и оценки
Уровень усвоения
Литера категории действия
Количество учебных задач
З. 1 Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства.
1
В
11
З.2 Основные понятия документационного обеспечения управления
1
В
9
Итого:
20
В - воспроизводит информацию; П - применяет информацию (решает задачи, применяет законы, принципы и др.)
6. План теста (соотношение задач/вопросов с содержанием учебного материала в контексте характера действий аттестуемых)
Содержание
учебного материала
по программе УД
Коды элементов знаний и умений/ литера категории действия/ количество задач/вопросов/ тип задачи/вопроса в тестовой форме
Общее количество задач/вопросов по категориям действий и типу тестовой формы
З.1
З.2.
В
ВО
К
УП
УС
Раздел 1.
Понятие делопроизводства и ДОУ
В7/ВО
В1/К
В1/УП
В2/УС
В3/ВО
В6/К
10
7
1
2
Всего
11
9
20
20
Тип задачи/вопроса в тестовой форме:
ВО – с выбором ответа
К – с кратким ответом (число/слово)
УС – установление соответствия
УП – установление последовательности
7. Структура (макет) тест.
Блок задач с выбором ответа
Вопрос _____.
Варианты ответов:
1.____________ 2.______________ 3._____________ 4._______________ 5._____________
Блок задач с кратким ответом
Вопрос _____.
_____________________________________________________________________________.
Ответ_______________________________________________________________.
Блок задач на установление соответствия
Вопрос ____.
_____________________________________________________________________________. Проставьте линиями связи между объектами.
Объекты: 1._____________ 1.______________
2._____________ 2.______________
3._____________ 3.______________
4._____________ 4.______________
5.______________
Блок задач на установление последовательности
Вопрос ____.
_____________________________________________________________________________. Установите правильную последовательность в процессе _________________
Объекты: 1._____________
2._____________
3._____________
4._____________
8. Оценка решения тестовых задач, выполнения теста
За правильный ответ на вопросы или верное решение задачи выставляется положительная оценка – 1 балл.
За не правильный ответ на вопросы или неверное решение задачи выставляется отрицательная оценка – 0 баллов.
Соответственно, 18-20 баллов – «отлично», 14-17 баллов – «хорошо», 13-10 баллов – «удовлетворительно», менее 10 баллов – «неудовлетворительно».
9. Трудоемкость выполнения теста
Трудоемкость выполнения/решения, мин (час)
Количество задач/вопросов по типу тестовой формы
ВО
К
УП
УС
10
7
1
2
Одной (го) задачи/вопроса
1,5
3
1
4
Всего задания
15
21
1
8
45мин
10. Перечень используемых нормативных документов
Основная профессиональная образовательная программа по специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Положение о текущем контроле знаний и промежуточной аттестации студентов (обучающихся) образовательного учреждения ГАПОУ «ЛНТ»
11. Рекомендуемая литература для разработки теста и подготовке обучающихся к тестированию
ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утверждены постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст.- М.: Изд-во стандартов, 2003.
Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособие.- 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К», 2004
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Дашков и К, 2014
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. Учебник- М.: Юрайт, 2014
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра - М, 2014.
12. Перечень материалов, оборудования и информационных источников, используемых при тестировании Рабочее место студента оснащено персональным компьютером и специальной программой для тестирования
Авторы-составители:
М.К. Мальковская. - преподаватель
Комплект вариантов тестов по разделу 1: «Понятие ДОУ»
Блок задач с выбором ответа
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Документирование это:
придание юридической силы принятому управленческому решению с помощью документов;
запись в соответствии с законодательством;
создание документов, т.е. запись по установленным формам необходимой для управления информации.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Документационное обеспечение управления - это:
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и opганизацию работы с официальными документами
прием и обработка документов, необходимых для принятия управленческих решений и реализации управленческих функций
запись по установленным формам информации, необходимой но реализации управленческих решений.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Выберите из перечисленного определение термина «документ»:
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
средство закрепления различным способом на специальном материальном носителе информации об управленческих решения
материальный объект с запечатленной информацией
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Выберите правильное определение термина «делопроизводство»
Система хранения документов
Составление документов
Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».
Документирование
Система документации
Документационное обеспечение управления
Документированная информация
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?
Инструкция по делопроизводству
Номенклатура дел
Регламент работы
Альтернативный выбор
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?
Да
Нет
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?
Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки
Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.
Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства
Закрытый тест с множественным выбором
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Из перечисленного списка необходимо выбрать цели ДОУ:
Руководство документационным потоком
Координация видов работ с документами
Хранение документов
Повышение квалификации работников
Закрытый тест с множественным выбором
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Из перечисленного списка необходимо выбрать задачи ДОУ:
Руководство документационным потоком
Координация видов работ с документами
Хранение документов
Унификация форм документов
Блок задач с кратким ответом
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните определение.
Установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов – это документов.
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию.
Форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности – это документов.
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию.
Поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию
Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период называют – объем
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию
Документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями для придания ему
Блок задач на установление соответствия
Установление соответствия между элементами двух множеств
Установите соответствие между функцией ДОУ и ее содержанием
Функция ДОУ
Содержание функции ДОУ
1.Воспитательная
А.Заключается в том, что каждый документ содержит определенные нужные для нужд управления сведения
2.Информационная
Б. Заключается в выработке у персонала устойчивых навыков по аккуратному ведению документации и своевременности выполнения своих функций
3.Коммуникативная
В. Необходима для воспроизведения в дальнейшем информации о развитии предприятия и его работниках
4.Научно-историческая
Г. Реализует функцию общения между участниками процесса управления.
Установление соответствие между элементами двух множеств
Установите соответствие между целями и задачами ДОУ и их содержанием
Цели и задачи ДОУ
Содержание целей и задач ДОУ
Цель ДОУ
А. Организация работ по ДОУ
Задача ДОУ
Б. Внедрение прогрессивных технологий на базе применения ВТ и оргтехники
В. Методическая работа по совершенствованию ДОУ
Г. Контроль за последовательностью работы с документами
Блок задач на восстановление последовательности
На восстановление последовательности
Установите правильную последовательность этапов развитии ДОУ
Приказное делопроизводство
Коллежское делопроизводство
Министерство делопроизводство
Современное делопроизводство
Централизованное делопроизводство
Ключ к контрольно-измерительным материалам по разделу 1 «Понятие ДОУ»
№ вопроса
Правильные варианты ответов
1
в
2
а
3
а
4
в
5
а
6
а
7
а
8
а
9
а,б
10
в,г
11
унификация
12
стандартизация
13
документооборот
14
документопоток
15
документооборота
16
Система документации
17
Юридической силы
18
1Б, 2А, 3Г, 4В
19
1 А,Г; 2 Б,В.
20
а, б
Спецификация теста по разделу 2 «Требования к составлению и оформлению документов»
Назначение
Спецификацией устанавливаются требования к содержанию и оформлению вариантов теста.
Тест входит в состав комплекса оценочных средств и предназначается для текущего контроля, оценки знаний и умений аттестуемых по программе учебной дисциплины ОП.04 «Документационное обеспечение управления» основной профессиональной образовательной программы (ОПОП) по специальности СПО 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
2. Контингент аттестуемых студенты очного отделения ГАПОУ «ЛНТ»
3. Форма и условия аттестации: в форме компьютерных тестов после изучения раздела 2 учебной дисциплины.
4. Время тестирования:
подготовка -1 мин.;
выполнение- 45 мин.;
фиксация результатов -1 мин.;
всего – 47 мин.
5. Перечень объектов контроля и оценки
Наименование объектов контроля и оценки
Уровень усвоения
Литера категории действия
Количество учебных задач
У.1 Оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий
2
П
11
У.3 Использовать унифицированные формы документов
2
П
4
З.5 Требования к составлению документов
1
В
5
Итого:
20
В - воспроизводит информацию; П - применяет информацию (решает задачи, применяет законы, принципы и др.)
6. План теста (соотношение задач/вопросов с содержанием учебного материала в контексте характера действий аттестуемых)
Содержание
учебного материала
по программе УД
Коды элементов знаний и умений/ литера категории действия/ количество задач/вопросов/ тип задачи/вопроса в тестовой форме
Общее количество задач/вопросов по категориям действий и типу тестовой формы
У.1
У.3.
З. 5
В
ВО
К
УП
УС
Раздел 2.
Оформление документации в соответствии с нормативной базой
В5/ВО
5
Оформление основных реквизитов документа
В4/ВО
В5/К
В1/УС
В1/УП
В3/ВО
В1/УС
7
5
1
2
Всего
11
4
5
12
5
1
2
20
20
Тип задачи/вопроса в тестовой форме:
ВО – с выбором ответа
К – с кратким ответом (число/слово)
УС – установление соответствия
УП – установление последовательности
7. Структура (макет) тест.
Блок задач с выбором ответа
Вопрос _____.
Варианты ответов:
1.____________ 2.______________ 3._____________ 4._______________ 5._____________
Блок задач с кратким ответом
Вопрос _____.
_____________________________________________________________________________.
Ответ_______________________________________________________________.
Блок задач на установление соответствия
Вопрос ____.
_____________________________________________________________________________. Проставьте линиями связи между объектами.
Объекты: 1._____________ 1.______________
2._____________ 2.______________
3._____________ 3.______________
4._____________ 4.______________
5.______________
Блок задач на установление последовательности
Вопрос ____.
_____________________________________________________________________________. Установите правильную последовательность в процессе _________________
Объекты: 1._____________
2._____________
3._____________
4._____________
8. Оценка решения тестовых задач, выполнения теста
За правильный ответ на вопросы или верное решение задачи выставляется положительная оценка – 1 балл.
За не правильный ответ на вопросы или неверное решение задачи выставляется отрицательная оценка – 0 баллов.
Соответственно, 27-30 баллов – «отлично», 21-26 баллов – «хорошо», 15-20 баллов – «удовлетворительно», менее 15 баллов – «неудовлетворительно».
9. Трудоемкость выполнения теста
Трудоемкость выполнения/решения, мин (час)
Количество задач/вопросов по типу тестовой формы
ВО
К
УП
УС
12
5
1
2
Одной (го) задачи/вопроса
2
2,5
2,5
2
Всего задания
24
12,5
2,5
6
45мин
10. Перечень используемых нормативных документов
Основная профессиональная образовательная программа по специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Положение о текущем контроле знаний и промежуточной аттестации студентов (обучающихся) образовательного учреждения ГАПОУ «ЛНТ»
11. Рекомендуемая литература для разработки теста и подготовке обучающихся к тестированию
ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утверждены постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст.- М.: Изд-во стандартов, 2003
Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособие.- 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К», 2004
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Дашков и К, 2014
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. Учебник- М.: Юрайт, 2014
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра - М, 2014.
12. Перечень материалов, оборудования и информационных источников, используемых при тестировании Рабочее место студента оснащено персональным компьютером и специальной программой для тестирования
Авторы-составители:
М.К. Мальковская. - преподаватель
Комплект вариантов тестов по разделу 2: «Требования к составлению и оформлению документов»
Блок задач с выбором ответа
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Государственное регулирование делопроизводства в России осуществляет
Федеральное архивное агентство
Росархив
Госстандарт
Росстандарт
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Государственный орган, который осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации:
Федеральное архивное агентство
Росархив
Госстандарт
Росстандарт
Альтернативный выбор
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Нормативную базу делопроизводства условно можно поделить на 2 блока: обеспечивающую технологический процесс и обеспечивающую организацию труда
да
нет
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает
Порядок сдачи документов на архивное хранение
Состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро изведением Государственного герба Российской Федерации.
Перечень основных реквизитов документов и правила их оформления
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает максимальный набор реквизитов в количестве
25
30
35
Нет верного ответа
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Согласно требованиям, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003 каждое предприятие обязано применять:
общий бланк, бланк приказа, бланки конкретных видов документов
бланк предприятия, бланк письма, бланки конкретных должностных лиц;
бланк письма, общий бланк, бланки конкретных видов документов
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Нумерация страниц документа производится
по центру нижнего поля
в правом нижнем углу документа
по центру верхнего поля
в правом верхнем углу документа
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если прилагаемый документ
на одном листе
слишком объемный
на одном листе с оборотом
сброшюрован
На исключение лишнего
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа:
машинописным способом;
проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем
проставляется самим руководителем в момент утверждения документа
проставляется любым способом
На исключение лишнего
Заголовок к тексту документа можно не составлять:
на совместных документах
на документах, составленных на бланках должностного лица
на документах, направляемых в подведомственные учреждения
на документах формата А 5
Закрытый тест с множественным выбором
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Какие способы оформления даты в документах являются правильными?
05.02.10.
05.02.2010 г.
05 февраля 2010 г.
2010.02.05
5 февраля 2010 г.
10.02.05
05 февраля 2010
Закрытый тест с множественным выбором
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Из перечисленного списка необходимо выбрать написание реквизита наименование вида документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:
Заявление
ПРИКАЗ
Приказ
ЗАЯВЛЕНИЕ
Объяснительная записка
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
Блок задач с кратким ответом
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните определение.
Реквизит, который проставляет руководитель после рассмотрения документа – это .
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию.
Обязательный реквизит для внутренних и внешних документов, придающий юридическую силу документу и закрепляющий ответственное лицо за содержание документа – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию.
Реквизит, который заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию.
Реквизит, указывающий кому предназначен оформленный документ. – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию
Документ или совокупность документов, дополняющих содержание основного документа – это
Блок задач на установление соответствия
Установление соответствия между элементами двух множеств
Установите соответствие между полем документа и его размерами по требованиям ГОС Р 6.30-2003
Поле
Размер
Верхнее
А.Не менее 20 мм
Нижнее
Левое
Б. Не менее 10 мм
Правое
Установление соответствие между элементами двух множеств
Установите соответствие между видом бланка и его содержанием
Вид бланка
Состав реквизитов
Общий бланк
А. Наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа
Бланк письма
Б. Наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место создания документа
Бланк конкретного вида документа
В. Наименование организации, место для вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления
Блок задач на восстановление последовательности
На восстановление последовательности
Установите правильную последовательность оформления реквизитов в процессе передачи входящего документа исполнителю
Проставление резолюции руководителем
Отметка о контроле
Отметка о направлении документа в дело
Проставления отметки о поступлении документа в организацию
Ключ к контрольно-измерительным материалам по разделу 2 «Требования к составлению и оформлению документов»
№ вопроса
Правильные варианты ответов
1
а
2
в
3
а
4
б
5
б
6
в
7
в
8
г
9
б
10
г
11
в,г
12
б,г
13
резолюция
14
подпись
15
печать
16
адресат
17
приложение
18
1а, 2а,3а, 4б
19
1В, 2А, 3Б
20
г,а,б,в
Спецификация теста по разделу 3 «Системы документационного обеспечения управления»
Назначение
Спецификацией устанавливаются требования к содержанию и оформлению вариантов теста.
Тест входит в состав комплекса оценочных средств и предназначается для текущего контроля, оценки знаний и умений аттестуемых по программе учебной дисциплины ОП.04 «Документационное обеспечение управления» основной профессиональной образовательной программы (ОПОП) по специальности СПО 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
2. Контингент аттестуемых студенты очного отделения ГАПОУ «ЛНТ»
3. Форма и условия аттестации: в форме компьютерных тестов после изучения раздела 3 учебной дисциплины.
4. Время тестирования:
подготовка -1 мин.;
выполнение- 45 мин.;
фиксация результатов -1 мин.;
всего – 47 мин.
5. Перечень объектов контроля и оценки
Наименование объектов контроля и оценки
Уровень усвоения
Литера категории действия
Количество учебных задач
З. 4 Знать классификацию документов
1
В
20
Итого:
20
В - воспроизводит информацию; П - применяет информацию (решает задачи, применяет законы, принципы и др.)
6. План теста (соотношение задач/вопросов с содержанием учебного материала в контексте характера действий аттестуемых)
Содержание
учебного материала
по программе УД
Общее количество задач/вопросов по категориям действий и типу тестовой формы
З. 4
В
ВО
К
УП
УС
Раздел 3.
Организационная документация
В4/ВО
В1/К
В1/УС
4
1
-
1
Распорядительная документация
В3/ВО
В2/К
3
2
-
-
Информационно-справочная документация
В2/ВО
В2/К
2
2
-
-
Документация по личному составу
В2/ВО
В2/К
В1/УП
2
2
1
-
Всего
20
11
7
1
1
20
Тип задачи/вопроса в тестовой форме:
ВО – с выбором ответа
К – с кратким ответом (число/слово)
УС – установление соответствия
УП – установление последовательности
7. Структура (макет) тест.
Блок задач с выбором ответа
Вопрос _____.
Варианты ответов:
1.____________ 2.______________ 3._____________ 4._______________ 5._____________
Блок задач с кратким ответом
Вопрос _____.
_____________________________________________________________________________.
Ответ_______________________________________________________________.
Блок задач на установление соответствия
Вопрос ____.
_____________________________________________________________________________. Проставьте линиями связи между объектами.
Объекты: 1._____________ 1.______________
2._____________ 2.______________
3._____________ 3.______________
4._____________ 4.______________
5.______________
Блок задач на установление последовательности
Вопрос ____.
_____________________________________________________________________________. Установите правильную последовательность в процессе _________________
Объекты: 1._____________
2._____________
3._____________
4._____________
8. Оценка решения тестовых задач, выполнения теста
За правильный ответ на вопросы или верное решение задачи выставляется положительная оценка – 1 балл.
За не правильный ответ на вопросы или неверное решение задачи выставляется отрицательная оценка – 0 баллов.
Соответственно, 27-30 баллов – «отлично», 21-26 баллов – «хорошо», 15-20 баллов – «удовлетворительно», менее 15 баллов – «неудовлетворительно».
9. Трудоемкость выполнения теста
Трудоемкость выполнения/решения, мин (час)
Количество задач/вопросов по типу тестовой формы
ВО
К
УП
УС
11
7
1
1
Одной (го) задачи/вопроса
2
2,5
3
2,5
Всего задания
22
17,5
3
2,5
45мин
10. Перечень используемых нормативных документов
Основная профессиональная образовательная программа по специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Положение о текущем контроле знаний и промежуточной аттестации студентов (обучающихся) образовательного учреждения ГАПОУ «ЛНТ»
11. Рекомендуемая литература для разработки теста и подготовке обучающихся к тестированию
ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утверждены постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст.- М.: Изд-во стандартов, 2003
Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособие.- 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К», 2004
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Дашков и К, 2014
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. Учебник- М.: Юрайт, 2014
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра - М, 2014.
12. Перечень материалов, оборудования и информационных источников, используемых при тестировании Рабочее место студента оснащено персональным компьютером и специальной программой для тестирования
Авторы-составители:
М.К. Мальковская. - преподаватель
Комплект вариантов тестов по разделу 3: «Системы документационного обеспечения управления»
Блок задач с выбором ответа
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения - это
Объяснительная записка;
Докладная записка;
Письмо-извещение;
Протокол.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью - это
Должностная инструкция;
Устав;
Положение;
Распоряжение.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Вид письменных документов, в которых фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, из подразделений и должностных лиц – это:
Положения об организации или структурном подразделении ;
Протоколы общих собраний;
Служебные письма;
Организационно – распорядительные документы.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия - это
Штатное расписание;
Устав;
Правила внутреннего распорядка;
Правили техники безопасности.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Совокупность широко применяемых в управлении видов документов, издаваемых руководством организации, содержащих управленческие решения, направленные на реализацию стоящих перед организацией текущих и перспективных задач, и обладающих юридической силой – это:
Распорядительные;
Организационные;
Информационно – справочные;
Документы по личному составу.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Изменения в штатное расписание вносятся:
Приказом директора;
Циркулярным письмом вышестоящей организации;
Протоколом заседания комиссии;
Актом.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Согласование и визирование проекта постановления организует
Исполнитель;
Секретарь;
Директор;
Нет верного ответа.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Что является датой протокола
Дата подписания;
Дата заседания;
Дата подписания;
Дата исполнения решений.
На исключение лишнего
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:
Если присутствующих больше 5-ти человек;
Если присутствующих больше 10-ти человек;
Если присутствующих больше 15-ти человек;
Независимо от количества присутствующих.
На исключение лишнего
Основной документ работника, подтверждающий его стаж:
Приказ о приеме на работу;
Приказ об увольнении;
Личная карточка ф. Т-2;
Трудовая книжка.
Закрытый тест с множественным выбором
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Выберите из списка документы по личному составу?
Штатное расписание;
Личное дело сотрудника;
Справка с места работы;
Приказ о предоставлении отпуска;
Приказ о создании инвентаризационной комиссии;
Трудовая книжка;
Устав.
Закрытый тест с множественным выбором
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Из перечисленного списка необходимо выбрать информационно-справочные документы:
Протокол
Акт
Трудовая книжка
Заявление
Объяснительная записка
Положение
Блок задач с кратким ответом
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните определение.
Свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения– это .
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию.
Внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию.
Официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию.
Даты очередного отпуска работников определяются на основании отпусков
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните недостающую информацию
Правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] и других актов данного органа и вышестоящих органов управления– это
Блок задач на установление соответствия
Установление соответствия между элементами двух множеств
Установите соответствие между группой и видом документа
Группа документов
Виды документов
1. Организационная документация
А.Личная карточка ф. Т-2
2.Распорядительная документация
Б.Объяснительная записка
3.Информационно – справочная документация
В.Распоряжение
4.Документация по личному составу
Г.Положение
Установление соответствие между элементами двух множеств
Установите соответствие между видом совещания и количеством его участников
Вид делового совещания
Количество участников
1.Узкие
А.До 20 – ти участников
2.Расширенные
Б.Более 20-ти участников
3.Представительские
В.До 5 –ти участников
Блок задач на восстановление последовательности
На восстановление последовательности
Установите правильную последовательность действий при приеме работника в организацию:
Получение необходимых для приема на работу документов;
Внесение записи в трудовую книжку;
Заполнение личной карточки формы N Т-2;
Заключение трудового договора;
Издание приказа о приеме на работу;
Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации;
Оформление личного дела работника.
Ключ к контрольно-измерительным материалам по разделу 3 «Системы документационного обеспечения управления»
№ вопроса
Правильные варианты ответов
1
б
2
а
3
г
4
в
5
а
6
а
7
а
8
б
9
в
10
г
11
б,г,е
12
а,б,д
13
устав
14
приказ
15
акт
16
графика
17
указание
18
1г, 2в, 3б, 4а
19
1в, 2а, 3б
20
а е г д в ж б
Спецификация теста по разделу 4 «Организация документооборота»
Назначение
Спецификацией устанавливаются требования к содержанию и оформлению вариантов теста.
Тест входит в состав комплекса оценочных средств и предназначается для текущего контроля, оценки знаний и умений аттестуемых по программе учебной дисциплины ОП.04 «Документационное обеспечение управления» основной профессиональной образовательной программы (ОПОП) по специальности СПО 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
2. Контингент аттестуемых студенты очного отделения ГАПОУ «ЛНТ»
3. Форма и условия аттестации: в форме компьютерных тестов после изучения раздела 4 учебной дисциплины.
4. Время тестирования:
подготовка -1 мин.;
выполнение- 45 мин.;
фиксация результатов -1 мин.;
всего – 47 мин.
5. Перечень объектов контроля и оценки
Наименование объектов контроля и оценки
Уровень усвоения
Литера категории действия
Количество учебных задач
З.6 Знать организацию документооборота, прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел
1
В
20
Итого:
20
В - воспроизводит информацию; П - применяет информацию (решает задачи, применяет законы, принципы и др.)
6. План теста (соотношение задач/вопросов с содержанием учебного материала в контексте характера действий аттестуемых)
Содержание
учебного материала
по программе УД
Общее количество задач/вопросов по категориям действий и типу тестовой формы
З. 5
В
ВО
К
УП
Раздел 3.
Технология и принципы организации документооборота
В10/ВО
В3/К
В3/УП
10
3
3
Технология автоматизированной обработки документации
В2/ВО
В2/К
2
2
-
Всего
20
12
5
3
20
Тип задачи/вопроса в тестовой форме:
ВО – с выбором ответа
К – с кратким ответом (число/слово)
УС – установление соответствия
УП – установление последовательности
7. Структура (макет) тест.
Блок задач с выбором ответа
Вопрос _____.
Варианты ответов:
1.____________ 2.______________ 3._____________ 4._______________ 5._____________
Блок задач с кратким ответом
Вопрос _____.
_____________________________________________________________________________.
Ответ_______________________________________________________________.
Блок задач на установление соответствия
Вопрос ____.
_____________________________________________________________________________. Проставьте линиями связи между объектами.
Объекты: 1._____________ 1.______________
2._____________ 2.______________
3._____________ 3.______________
4._____________ 4.______________
5.______________
Блок задач на установление последовательности
Вопрос ____.
_____________________________________________________________________________. Установите правильную последовательность в процессе _________________
Объекты: 1._____________
2._____________
3._____________
4._____________
8. Оценка решения тестовых задач, выполнения теста
За правильный ответ на вопросы или верное решение задачи выставляется положительная оценка – 1 балл.
За не правильный ответ на вопросы или неверное решение задачи выставляется отрицательная оценка – 0 баллов.
Соответственно, 27-30 баллов – «отлично», 21-26 баллов – «хорошо», 15-20 баллов – «удовлетворительно», менее 15 баллов – «неудовлетворительно».
9. Трудоемкость выполнения теста
Трудоемкость выполнения/решения, мин (час)
Количество задач/вопросов по типу тестовой формы
ВО
К
УП
УС
12
5
3
-
Одной (го) задачи/вопроса
2
1,8
4
-
Всего задания
24
9
12
-
45мин
10. Перечень используемых нормативных документов
Основная профессиональная образовательная программа по специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Положение о текущем контроле знаний и промежуточной аттестации студентов (обучающихся) образовательного учреждения ГАПОУ «ЛНТ»
11. Рекомендуемая литература для разработки теста и подготовке обучающихся к тестированию
ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утверждены постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст.- М.: Изд-во стандартов, 2003
Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособие.- 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К», 2004
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Дашков и К, 2014
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. Учебник- М.: Юрайт, 2014
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра - М, 2014.
12. Перечень материалов, оборудования и информационных источников, используемых при тестировании Рабочее место студента оснащено персональным компьютером и специальной программой для тестирования
Авторы-составители:
М.К. Мальковская. - преподаватель
Комплект вариантов тестов по разделу 4: «Организация документооборота»
Блок задач с выбором ответа
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Документооборот учреждения реализуется в виде документе потоков
внешние, внутренние;
официальные, личные;
информационные, распорядительные;
входящие, исходящие, внутренние.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Сроки исполнения документов исчисляются
в календарных днях;
в рабочих днях;
на усмотрение руководства.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Решение о продлении срока исполнения документа принимается:
в день истечения срока исполнения;
за день до истечения срока исполнения;
за 2-3 дня до истечения срока исполнения;
за 3-4 дня до истечения срока исполнения.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Документ считается исполненным, если
корреспонденту дан ответ;
документ исполнен в назначенный срок;
документ подписан руководителем организации;
поставленные в документе вопросы решены по существу, корреспонденту дан ответ.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Снятие документа с контроля исполнения оформляется:
отметкой об исполнении и направлении в дело;
отметкой о контроле исполнения;
отметкой об исполнителе;
отметкой для автоматического поиска документа (код - идентификатор электронной копии документа).
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Документы формируются в дела в соответствии с:
перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения;
ГОСТом на организационно-распорядительную документацию;
инструкцией по делопроизводству данной организации;
номенклатурой дел организации.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Формирование дел в структурных подразделениях организаций осуществляется
руководителем структурного подразделения;
исполнителями;
заместителями руководителей структурных подразделений;
делопроизводственными работниками.
На исключение лишнего
Выберите правильный ответ, отметьте его галочкой
Когда заканчивается формирование дела
дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел);
дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е. до 250 листов;
дело формируется по усмотрению организации;
дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков.
На исключение лишнего
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Сроки хранения документов могут устанавливать:
руководитель организации;
заведующий ведомственным архивом;
начальник службы ДОУ;
экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений.
На исключение лишнего
При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции:
конверты всегда уничтожают;
конверты не уничтожают никогда;
конверты уничтожают, кроме корреспонденции с отметкой "Лично";
конверты не уничтожают, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа.
Закрытый тест с множественным выбором
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Реквизит, предназначенный для [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] лица, удостоверившего электронный документ, и является полноценной заменой ([ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]) собственноручного удостоверения содержания документа и в случаях, предусмотренных законом:
колонтитул;
логин;
цифровая подпись;
электронная подпись.
На исключение лишнего
Выберите несколько правильных ответов, отметьте их галочкой
Программный компонент автоматизации современного офиса, предназначенный для соединения в себе разрозненной информации о различных аспектах работы офиса или компании:
текстовый редактор;
электронный календарь;
операционная система;
база данных.
Блок задач с кратким ответом
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните определение.
Элемент программного компонента автоматизации современного офиса, который помогает пользователю получать, хранить, отправлять оперативную информацию своим деловым партнерам или друзьям по сети Интернет – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните определение.
Автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните определение.
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке – это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните определение.
Совокупность документов сгруппированных по одному вопросу - это
Вопрос открытого типа на дополнение
Дополните определение.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления – это
Блок задач на восстановление последовательности
На восстановление последовательности
Установите правильную последовательность действий при обработке входящей корреспонденции:
предварительное рассмотрение
регистрация
исполнение
первичная обработка
прием
направление в дело
рассмотрение руководителем
На восстановление последовательности
Установите правильную последовательность действий при обработке исходящей корреспонденции:
согласование
оформление
регистрация
составление проекта
отправка
подписание
На восстановление последовательности
Установите правильную последовательность действий при обработке внутренних документов:
подписание
отправка
регистрация
составление проекта
согласование
оформление
исполнение
Ключ к контрольно-измерительным материалам по разделу 4 «Организация документооборота»
№ вопроса
Правильные варианты ответов
1
г
2
а
3
в
4
г
5
а
6
г
7
г
8
г
9
г
10
г
11
в,г
12
г
13
электронная почта
14
система электронного документооборота
15
номенклатура дел
16
дело
17
документооборот
18
д г а б ж в г
19
г а б е в д
20
г д е а в ж б
2.2. Задания для проведения дифференцированного зачета
2.2.1 Пакет для экзаменующегося
Пакет для экзаменующихся состоит из теоретических вопросов и практических заданий. Пакет включает в себя:
условия проведения дифференцированного зачета;
литература, по которой можно подготовиться к дифференцированному зачету (основные источники, дополнительные источники и интернет-ресурсы);
КОМ для проведения дифференцированного зачета;
краткие ответы на вопросы.
Условия выполнения задания
Все вопросы комплектуются в билеты.
В каждом билете по два теоретических вопроса и одно практическое задание.
- теоретические вопросы позволяют выявить уровень усвоения знаний в области документационного обеспечения управления;
- практическое задание позволяет оценить умения составлять и оформлять управленческую документацию в соответствии с нормативной базой.
3. Время на подготовку 20-25 минут для 1 студента.
4. Время ответа 5-7 минут на 1 студента.
5. Практическое задание выполняется в текстов редакторе Microsoft Word.
Список рекомендуемой литературы для подготовки к дифференцированному зачету.
ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утверждены постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст.- М.: Изд-во стандартов, 2003
Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособие.- 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К», 2004
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Дашков и К, 2014
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. Учебник- М.: Юрайт, 2014
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра - М, 2014.
Интернет ресурсы:
13 L
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Критерии оценки экзамена
Оценка «отлично»:
Ответы на поставленные вопросы в билете излагаются логично, последовательно и не требуют дополнительных пояснений. Делаются обоснованные выводы. Студент демонстрирует всесторонние и глубокие знания программного материала, владеет понятиями по дисциплине, демонстрирует умение составлять и оформлять управленческие документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Оценка «хорошо»:
Ответы на поставленные вопросы в билете излагаются логично, последовательно, но требуют дополнительных пояснений. Студент демонстрирует твердое знание программного материала, владеет понятиями, но допускаются отдельные погрешности и неточности при ответе, демонстрирует умение составлять и оформлять управленческие документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, но допускает неточности при оформлении документов.
Оценка «удовлетворительно»:
Ответы на поставленные вопросы излагаются сбивчиво, требуют постоянных пояснений, допускаются существенные погрешности в ответах. Студент демонстрирует поверхностные знания вопроса, однако в основном знает программный материал, необходимый для предстоящей работы по профессии, демонстрирует умение составлять и оформлять управленческие документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, но допускает существенные неточности при оформлении документов.
Оценка «неудовлетворительно»:
Ответы на поставленные вопросы излагаются непоследовательно, сбивчиво, требуют постоянных пояснений, допускаются существенные погрешности в ответах. В ответах студентов обнаружены значительные пробелы в знаниях, допускаются принципиальные ошибки. Студент не готов составлять и оформлять управленческие документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, допускает существенные неточности при оформлении документов.
Оценки объявляются в день проведения дифференцированного зачета.
Вопросы и практические задания к дифференцированному зачету
Вариант № 1. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Цели, задачи и принципы делопроизводства
2. Организация документооборота
3. Используя формуляр – образец приказа оформить Приказ по основной деятельности в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 г. Москвы И.Т.Зотов 5 октября текущего года издал приказ № 235 о подготовке к уборке территорий в зимний период. Главный инженер Б.В. Николаев к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий до 17 октября, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа до 20 октября.
Контроль за исполнением приказа директор И.Т. Зотов оставляет за собой
Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября текущего года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г.Москвы в зимний период».
Формуляр-образец приказа по основной деятельности
Наименование министерства
или ведомства
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 №
Место издания
Заголовок (краткое содержание, выраженное
отглагольным существительным в предложном
падеже, начинается прологом «О»)
Текст констатирующей части приказа. приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ: (пишется отдельно на строке)
1. Полное наименование должности И.О. Фамилия или структурное подразделение (если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяется в подпункт):
1.1 Действие и срок исполнения
1.2 То же
2. Последний пункт имеет постоянную формулировку:
Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже), либо пишется формулировка «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»
Наименование
должности руководителя И.О. Фамилия
Вариант № 2. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Понятие документ, классификация документов.
2. Формирование дел, номенклатура дел.
3. Используя формуляр – образец оформить Распоряжение в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Директор ООО «Эталон» (зарегистрировано в г.Петрозаводске) Л.Б.Попов 12 февраля текущего года издал распоряжение № 45 о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха. Распоряжением предписывалось проведение ремонтных работ в указанном цехе, за что ответственным был назначен начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок выполнения всех работ – 15 февраля текущего года.
Осуществление контроля за проведением ремонтных работ возлагалось на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.
Распоряжение было завизировано начальником ремонтно-технической службы Макаровым Д.И. и начальником цеха № 3 Антоновым Ю.В., заместителем директора П.И.Абрамовым 12.02.2014.
Формуляр-образец распоряжения
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата №
Место издания
Заглавие начинается
с вопроса - О чем...
Текст документа может начинаться с констатирующей части излагается цель или причина создания. Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:
Контроль за выполнением распоряжения возложить на наименование должности, инициалы, фамилия.
Текст печатают через 1,5 интервала.
Наименование должности лица,
подписавшего документ И.О.Фамилия
Гриф согласования
или визы
Вариант № 3. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Состав, характеристика и правила оформления организационных документов
2. Система электронного документооборота.
3. Используя формуляр – образец оформить акт в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Комиссия под председательством начальника технической группы А.А.Волового и членов комиссии Борисова М.Ю., начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И.К., офис-менеджера, в присутствии секретаря Р.А. Кашапкиной ЗАО «Леонтия» г. Бугульма на основании докладной записки офис-менеджера И.К.Романовой 11 января текущего года провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox инв. № 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт № 25 от 15 января текущего года приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-1 экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й - главному бухгалтеру, 3-й - в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором П.И.Степановым.
Формуляр – образец акта
Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕ
или ведомства (при необходимости)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного
подразделения
АКТ
00.00.0000 №
Город
Краткое содержание события
или факта, сформулированное
отглагольным существительным
в именительном падеже
Основание Распорядительный или нормативный документ, устное
распоряжение, послужившее основанием для написания акта
(через 1 интервал)
Составлен комиссией
Председатель Наименование должности И.О. Фамилия
Члены комиссии Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в
алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)
Присутствовали Наименование должности И.О.Фамилии лиц,
присутствовавших при составлении акта, располагаются также
через запятую.
Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. При необходимости указать количество экземпляров:
Составлен в двух экземплярах:
1-й-кому (куда);
2-й - кому (куда).
Председатель Подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия
Вариант № 4. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Состав, характеристика и правила оформления распорядительных документов
2. Цифровая подпись. Электронная почта.
3. Используя формуляр – образец оформить Докладную записку в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
23 сентября текущего года заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ М.И.Дубов обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Г.С.Аксенову с докладной запиской № 2 о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Ириной Орловой (тел. 233-66-16) и подписана М.И.Дубовым 12 ноября текущего года.
Формуляр – образец докладной записки
Наименование министерства Наименование должности адресата с
или ведомства включением наименования организации
в дательном падеже
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И.О. Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 №
Место издания
Заголовок к тексту,
выраженный отглагольным
существительным в предложном
падеже, начинается предлога О
Машинописный текст докладной записки печатают через 1,5 интервала.
Не следует текст начинать словами: "Довожу до Вашего сведения..."
Текст состоит из двух частей.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате
или отрезку времени, то это время включается в заголовок.
Оформляют приложение, если оно есть, после текста.
Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.
2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.
Наименование должности лица,
подписавшего документ И.О.Фамилия
Исполнитель
Телефон
Вариант № 5. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Состав, характеристика и правила оформления информационно-справочных документов
2. Использование справочно – правовых систем
3. Используя формуляр – образец оформить Служебное письмо в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Исполнителем Марией Поляковой (тел 333-33-33) по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В.А.Комарова было составлено письмо № 238 от 16 мая текущего года в адрес ООО «Дело», техническому директору А.М.Мягкову об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С.П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз., поэтому необходимо сделать отметку о наличии приложений.
Формуляр – образец служебного письма
Наименование организации Реквизит «Адресат»
отправителя
Справочные данные организации-
отправителя
№ от
Текст письма, через 1,5 интервал.
Приложение: наименование, на ___ л. в ___ экз.
Должность отправителя И. О. Фамилия
Вариант № 6. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Состав, характеристика и правила оформления документов по личному составу.
2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
3. Используя формуляр – образец оформить Протокол в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания.
Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12.08.200__ г. провело свое очередное заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И.М., Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А.А., Стулова М.И.
На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в Ш квартале 200__г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.
По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Н.Д.Беловой. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А.А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в Ш квартале 200__ г. на 5%.
По второму вопросу сделал сообщение Стулов М.И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П.Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.
В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в Ш квартале 200__ г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200__ г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав.канцелярией Шептунова В.Г.
Собрание вел председатель О.А.Румянцев.
Формуляр – образец протокола
Наименование министерства
или ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
Протокол
00.00.00 №00
Место издания (город)
Заголовок к тексту (название собрания)
Председатель И. О.Фамилия
Секретарь И. О.Фамилия
Присутствовали И. О.Фамилии членов коллегиального органа.
Повестка дня
1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия
И. О. в родительном падеже.
2. О чем (далее, как в п. 1.).
1. СЛУШАЛИ
И. О. Фамилия - Запись доклада или - (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ
И. О. Фамилия - Запись выступления (Текст выступления прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ
1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.
2. СЛУШАЛИ
Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса.
Председатель Подпись И.О.Фамилия
Секретарь Подпись И.О.Фамилия
2.2.2 Пакет для экзаменатора
Пакет для экзаменатора состоит из теоретических вопросов и практических заданий. Пакет включает в себя:
условия проведения дифференцированного зачета;
литература, по которой можно подготовиться к дифференцированному зачету (основные источники, дополнительные источники и интернет-ресурсы);
КОМ для проведения дифференцированного зачета;
краткие ответы на вопросы.
Условия выполнения задания
Все вопросы комплектуются в билеты.
В каждом билете по два теоретических вопроса и одно практическое задание.
- теоретические вопросы позволяют выявить уровень усвоения знаний в области документационного обеспечения управления;
- практическое задание позволяет оценить умения составлять и оформлять управленческую документацию в соответствии с нормативной базой.
3. Время на подготовку 20-25 минут для 1 студента.
4. Время ответа 5-7 минут на 1 студента.
5. Практическое задание выполняется в текстов редакторе Microsoft Word.
Список рекомендуемой литературы для подготовки к дифференцированному зачету.
ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утверждены постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст.- М.: Изд-во стандартов, 2003
Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособие.- 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К», 2004
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Дашков и К, 2014
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. Учебник- М.: Юрайт, 2014
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра - М, 2014.
Интернет ресурсы:
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
eos.ru/eos/eos lib
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Критерии оценки экзамена
Оценка «отлично»:
Ответы на поставленные вопросы в билете излагаются логично, последовательно и не требуют дополнительных пояснений. Делаются обоснованные выводы. Студент демонстрирует всесторонние и глубокие знания программного материала, владеет понятиями по дисциплине, демонстрирует умение составлять и оформлять управленческие документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Оценка «хорошо»:
Ответы на поставленные вопросы в билете излагаются логично, последовательно, но требуют дополнительных пояснений. Студент демонстрирует твердое знание программного материала, владеет понятиями, но допускаются отдельные погрешности и неточности при ответе, демонстрирует умение составлять и оформлять управленческие документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, но допускает неточности при оформлении документов.
Оценка «удовлетворительно»:
Ответы на поставленные вопросы излагаются сбивчиво, требуют постоянных пояснений, допускаются существенные погрешности в ответах. Студент демонстрирует поверхностные знания вопроса, однако в основном знает программный материал, необходимый для предстоящей работы по профессии, демонстрирует умение составлять и оформлять управленческие документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, но допускает существенные неточности при оформлении документов.
Оценка «неудовлетворительно»:
Ответы на поставленные вопросы излагаются непоследовательно, сбивчиво, требуют постоянных пояснений, допускаются существенные погрешности в ответах. В ответах студентов обнаружены значительные пробелы в знаниях, допускаются принципиальные ошибки. Студент не готов составлять и оформлять управленческие документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, допускает существенные неточности при оформлении документов.
Оценки объявляются в день проведения дифференцированного зачета.
Вопросы и практические задания к дифференцированному зачету
Вариант № 1. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Цели, задачи и принципы делопроизводства
2. Организация документооборота
3. Используя формуляр – образец приказа оформить Приказ по основной деятельности в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 г. Москвы И.Т.Зотов 5 октября текущего года издал приказ № 235 о подготовке к уборке территорий в зимний период. Главный инженер Б.В. Николаев к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий до 17 октября, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа до 20 октября.
Контроль за исполнением приказа директор И.Т. Зотов оставляет за собой
Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября текущего года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г.Москвы в зимний период».
Формуляр-образец приказа по основной деятельности
Наименование министерства
или ведомства
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 №
Место издания
Заголовок (краткое содержание, выраженное
отглагольным существительным в предложном
падеже, начинается прологом «О»)
Текст констатирующей части приказа. приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ: (пишется отдельно на строке)
1. Полное наименование должности И.О. Фамилия или структурное подразделение (если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяется в подпункт):
1.1 Действие и срок исполнения
1.2 То же
2. Последний пункт имеет постоянную формулировку:
Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже), либо пишется формулировка «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»
Наименование
должности руководителя И.О. Фамилия
Вариант № 2. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Понятие документ, классификация документов.
2. Формирование дел, номенклатура дел.
3. Используя формуляр – образец оформить Распоряжение в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Директор ООО «Эталон» (зарегистрировано в г.Петрозаводске) Л.Б.Попов 12 февраля текущего года издал распоряжение № 45 о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха. Распоряжением предписывалось проведение ремонтных работ в указанном цехе, за что ответственным был назначен начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок выполнения всех работ – 15 февраля текущего года.
Осуществление контроля за проведением ремонтных работ возлагалось на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.
Распоряжение было завизировано начальником ремонтно-технической службы Макаровым Д.И. и начальником цеха № 3 Антоновым Ю.В., заместителем директора П.И.Абрамовым 12.02.2014.
Формуляр-образец распоряжения
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата №
Место издания
Заглавие начинается
с вопроса - О чем...
Текст документа может начинаться с констатирующей части излагается цель или причина создания. Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:
Контроль за выполнением распоряжения возложить на наименование должности, инициалы, фамилия.
Текст печатают через 1,5 интервала.
Наименование должности лица,
подписавшего документ И.О.Фамилия
Гриф согласования
или визы
Вариант № 3. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Состав, характеристика и правила оформления организационных документов
2. Система электронного документооборота.
3. Используя формуляр – образец оформить акт в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Комиссия под председательством начальника технической группы А.А.Волового и членов комиссии Борисова М.Ю., начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И.К., офис-менеджера, в присутствии секретаря Р.А. Кашапкиной ЗАО «Леонтия» г. Бугульма на основании докладной записки офис-менеджера И.К.Романовой 11 января текущего года провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox инв. № 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт № 25 от 15 января текущего года приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-1 экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й - главному бухгалтеру, 3-й - в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором П.И.Степановым.
Формуляр – образец акта
Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕ
или ведомства (при необходимости)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного
подразделения
АКТ
00.00.0000 №
Город
Краткое содержание события
или факта, сформулированное
отглагольным существительным
в именительном падеже
Основание Распорядительный или нормативный документ, устное
распоряжение, послужившее основанием для написания акта
(через 1 интервал)
Составлен комиссией
Председатель Наименование должности И.О. Фамилия
Члены комиссии Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в
алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)
Присутствовали Наименование должности И.О.Фамилии лиц,
присутствовавших при составлении акта, располагаются также
через запятую.
Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. При необходимости указать количество экземпляров:
Составлен в двух экземплярах:
1-й-кому (куда);
2-й - кому (куда).
Председатель Подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия
Вариант № 4. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Состав, характеристика и правила оформления распорядительных документов
2. Цифровая подпись. Электронная почта.
3. Используя формуляр – образец оформить Докладную записку в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
23 сентября текущего года заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ М.И.Дубов обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Г.С.Аксенову с докладной запиской № 2 о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Ириной Орловой (тел. 233-66-16) и подписана М.И.Дубовым 12 ноября текущего года.
Формуляр – образец докладной записки
Наименование министерства Наименование должности адресата с
или ведомства включением наименования организации
в дательном падеже
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И.О. Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 №
Место издания
Заголовок к тексту,
выраженный отглагольным
существительным в предложном
падеже, начинается предлога О
Машинописный текст докладной записки печатают через 1,5 интервала.
Не следует текст начинать словами: "Довожу до Вашего сведения..."
Текст состоит из двух частей.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате
или отрезку времени, то это время включается в заголовок.
Оформляют приложение, если оно есть, после текста.
Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.
2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.
Наименование должности лица,
подписавшего документ И.О.Фамилия
Исполнитель
Телефон
Вариант № 5. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Состав, характеристика и правила оформления информационно-справочных документов
2. Использование справочно – правовых систем
3. Используя формуляр – образец оформить Служебное письмо в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Исполнителем Марией Поляковой (тел 333-33-33) по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В.А.Комарова было составлено письмо № 238 от 16 мая текущего года в адрес ООО «Дело», техническому директору А.М.Мягкову об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С.П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз., поэтому необходимо сделать отметку о наличии приложений.
Формуляр – образец служебного письма
Наименование организации Реквизит «Адресат»
отправителя
Справочные данные организации-
отправителя
№ от
Текст письма, через 1,5 интервал.
Приложение: наименование, на ___ л. в ___ экз.
Должность отправителя И. О. Фамилия
Вариант № 6. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
1. Состав, характеристика и правила оформления документов по личному составу.
2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
3. Используя формуляр – образец оформить Протокол в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания.
Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12 августа текущего года провело свое 13-е заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И.М., Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А.А., Стулова М.И.
На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в Ш квартале текущего года и о переходе на новую систему выплаты премиальных.
По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Н.Д.Беловой. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А.А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в Ш квартале текущего года на 5%.
По второму вопросу сделал сообщение Стулов М.И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П.Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.
В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в Ш квартале 200__ г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200__ г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав.канцелярией Шептунова В.Г.
Собрание вел председатель О.А.Румянцев, секретарь В.Г. Шептунова.
Формуляр – образец протокола
Наименование министерства
или ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Место издания (город)
Заголовок к тексту (название собрания)
Председатель И. О.Фамилия
Секретарь И. О.Фамилия
Присутствовали И. О.Фамилии членов коллегиального органа.
Повестка дня
1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия
И. О. в родительном падеже.
2. О чем (далее, как в п. 1.).
1. СЛУШАЛИ
И. О. Фамилия - Запись доклада или - (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ
И. О. Фамилия - Запись выступления (Текст выступления прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ
1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.
2. СЛУШАЛИ
Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса.
Председатель Подпись И.О.Фамилия
Секретарь Подпись И.О.Фамилия
ЭТАЛОНЫ ОТВЕТОВ НА ЗАДАНИЯ ДИФФЕРЕНЦИРОВАННОГО ЗАЧЕТА
Вариант № 1. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
Цели, задачи и принципы делопроизводства
ДОУ – создание документной информационной базы на различных носителях для использования управляющим аппаратом в процессе реализации его функций. Сферой деятельности по работе с документами является делопроизводство.
Делопроизводство - деятельность, охватывающая документацию и организацию работы с документами. В настоящее время употребляется «документационное обеспечение» и производное от него «ДОУ» - охватывает документы, используемые в аппарате управления. Понятие документационного обеспечения по своему объему близко к «управлению документацией», которое используется в международной терминологии, где трактуется как «область общего административного управления, связанная с достижением экономии и эффективности создания, ведения, использования и отбора документов в течении всего жизненного цикла».
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
Основные принципы делопроизводства:
Оперативность - быстрота.
Современное техническое оснащение.
Целесообразность всех делопроизводственных операций.
Составление документов только в тех случаях, когда это необходимо или установлено законодательными или нормативными актами.
2. Организация документооборота
Документооборо
·т деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).
Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:
- поступающие (входящие) документы;
- отправляемые (исходящие) документы;
- внутренние документы.
В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.
Движение поступающих документов
При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.
Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).
В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.
Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.
Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.
3. Используя формуляр – образец приказа оформить Приказ по основной деятельности в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 г. Москвы И.Т.Зотов 5 октября текущего года издал приказ № 235 о подготовке к уборке территорий в зимний период. Главный инженер Б.В. Николаев к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий до 17 октября, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа до 20 октября.
Контроль за исполнением приказа директор И.Т. Зотов оставляет за собой
Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября текущего года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г.Москвы в зимний период».
Формуляр-образец приказа по основной деятельности
Наименование министерства
или ведомства
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 №
Место издания
Заголовок (краткое содержание, выраженное
отглагольным существительным в предложном
падеже, начинается прологом «О»)
Текст констатирующей части приказа. приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ: (пишется отдельно на строке)
1. Полное наименование должности И.О. Фамилия или структурное подразделение (если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяется в подпункт):
1.1 Действие и срок исполнения
1.2 То же
2. Последний пункт имеет постоянную формулировку:
Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже), либо пишется формулировка «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»
Наименование
должности руководителя И.О. Фамилия
Ремонтно – эксплуатационное муниципальное
управление № 15
ПРИКАЗ
05.10.2014 № 235
г. Москва
О подготовке к уборке территорий в зимний период
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 08.09.2014. № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г. Москвы в зимний период»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Главному инженеру Б.В. Николаеву:
1.1 Провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками до 15.10.2014.
1.2 Составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий до 17.10.2014.
1.3 Разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа до 20.10.2014.
2. Контроль за исполнением оставляю за собой.
Директор И.Т. Зотов
Вариант № 2. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
Понятие документ, классификация документов.
Документ материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.
С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.
Копия идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа заверенная часть текста подлинника. Дубликат повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.
Анкета способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.
Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.
Таблица постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.
В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.),контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
Формирование дел, номенклатура дел.
Формирование дел это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).
В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 3040 мм.
Номенклатура дел это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.
3. Используя формуляр – образец оформить Распоряжение в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Директор ООО «Эталон» (зарегистрировано в г.Петрозаводске) Л.Б.Попов 12 февраля текущего года издал распоряжение № 45 о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха. Распоряжением предписывалось проведение ремонтных работ в указанном цехе, за что ответственным был назначен начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок выполнения всех работ – 15 февраля текущего года.
Осуществление контроля за проведением ремонтных работ возлагалось на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.
Распоряжение было завизировано начальником ремонтно-технической службы Макаровым Д.И. и начальником цеха № 3 Антоновым Ю.В., заместителем директора П.И.Абрамовым 12.02.2014
Формуляр-образец распоряжения
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата №
Место издания
Заглавие начинается
с вопроса - О чем...
Текст документа может начинаться с констатирующей части излагается цель или причина создания. Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:
Контроль за выполнением распоряжения возложить на наименование должности, инициалы, фамилия.
Текст печатают через 1,5 интервала.
Наименование должности лица,
подписавшего документ И.О.Фамилия
Гриф согласования
или визы
ООО «Эталон»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
12.02.2014 № 45
Г. Петрозаводск
О проведении ремонтных работ в цехе № 3
В связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Начальника ремонтно – технической службы Д.И. Макарова провести ремонтные работы в цехе № 3 до 15.02.2014
2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на начальника цеха № 3 Ю.В. Антонова
Директор Л.Б. Попов
Начальник ремонтно - технической службы Д.И. Макаров
12.02.2014
Заместитель директора П.И. Абрамов
12.02.2014
Вариант № 3. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
Состав, характеристика и правила оформления организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:
общие положения;
организационное единство;
регламент деятельности;
финансово - материальная база;
отчетная и ревизионная деятельность;
порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:
общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.
Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком.
Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
организация работы предприятия;
взаимные обязанности работников и администрации;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.
Система электронного документооборота.
Система электронного документооборота (СЭД) это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] (т.е. [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.
СЭД, кроме того, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам компании. При этом документами могут быть как структурированные объекты информационной системы, обладающие определенным набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel, .pdf, .jpg и пр.). СЭД может включать в себя [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов ([ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]). Также СЭД является одним из вариантов применения [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ].
Традиционно понятие автоматизации [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.
Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] или [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]). С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], отражаемую на панели руководителя.
Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.
3. Используя формуляр – образец оформить акт в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Комиссия под председательством начальника технической группы А.А.Волового и членов комиссии Борисова М.Ю., начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И.К., офис-менеджера, в присутствии секретаря Р.А. Кашапкиной ЗАО «Леонтия» г. Бугульма на основании докладной записки офис-менеджера И.К.Романовой 11 января текущего года провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox инв. № 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт № 25 от 15 января текущего года приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-1 экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й - главному бухгалтеру, 3-й - в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором П.И.Степановым.
Формуляр – образец акта
Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕ
или ведомства (при необходимости)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного
подразделения
АКТ
00.00.0000 №
Город
Краткое содержание события
или факта, сформулированное
отглагольным существительным
в именительном падеже
Основание Распорядительный или нормативный документ, устное
распоряжение, послужившее основанием для написания акта
(через 1 интервал)
Составлен комиссией
Председатель Наименование должности И.О. Фамилия
Члены комиссии Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в
алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)
Присутствовали Наименование должности И.О.Фамилии лиц,
присутствовавших при составлении акта, располагаются также
через запятую.
Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. При необходимости указать количество экземпляров:
Составлен в двух экземплярах:
1-й-кому (куда);
2-й - кому (куда).
Председатель Подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия
ЗАО «Леонтия» УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор _____ П.И. Степанов
«_____» ___________2014
АКТ
15.01.2014 №
Г. Бугульма
Приема-передачи оргтехники
Основание Докладная записка офис-менеджера И.К. Романовой
Составлен комиссией
Председатель Начальник технической группы А.А. Воловой
Члены комиссии Начальник административно-хозяйственного отдела М.Ю. Борисов, бухгалтер Л.П. Смирнов, офис-менеджер И.К. Романова
Присутствовали Секретарь Р.А. Кашапкина
11 января 2014 г. комиссия провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодным для эксплуатации:
Копировальный аппарат Xerox, инвентарный номер 345 – 1 шт.
Шредер, инвентарный номер 367 – 1 шт.
Факс, инвентарный номер 47823 – 1 шт.
Признанная негодной для эксплуатации техника передана на склад предприятия.
Составлен в трех экземплярах:
1-й - начальнику административно хозяйственного отдела;
2-й – главному бухгалтеру;
3-й – в дело 23-02.
Председатель А.А. Воловой
Члены комиссии М.Ю. Борисов
Л.П. Смирнов
И.К. Романова
Вариант № 4. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
Состав, характеристика и правила оформления распорядительных документов.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий, учреждений, организаций – приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам – филиалам, подразделениям, к рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.
Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителем. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организации предоставляется руководителям и их заместителям.
Постановление является правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администраций субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями для разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Приказ – правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательное для исполнения поручение для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.
Приказы подразделяют на три группы:
по организационным вопросам;
основной (производственной) деятельности
личному составу (кадрам) организации.
Выделяют три стадии подготовки распорядительного документа.
изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;
обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа
(в случае постановлений, решений);
согласование документа и его подписание.
Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – введение в суть рассматриваемого вопроса, а также разъяснение, чем вызвано распоряжение. Эта часть необязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» – в решении, «предлагаю» – в распоряжении, «приказываю» – в приказе.
Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ: без кавычек, с двоеточием; печатается с новой строки от левого поля бланка прописными буквами.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты.
Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа.
Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ привести слова
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнения.
Выписка из приказа может быть напечатана (с помощью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом.
Цифровая подпись. Электронная почта.
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.
Электронный документ - это любой документ, созданный и хранящийся на компьютере, будь то письмо, контракт или финансовый документ, схема, чертеж, рисунок или фотография.
ЭЦП - это программно-криптографическое средство, которое обеспечивает:
проверку целостности документов;
конфиденциальность документов;
установление лица, отправившего документ.
Электронная почта в настоящее время является одним из основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них вложенные файлы, а также отвечать на приглашения и т. п.
Для отправки, хранения и получения сообщений и элементов Outlook, а также для задания места хранения сведений Outlook используется группа настроек, называемая информационной службой. Примеры информационных служб: оперативная служба Microsoft Network, сервер Microsoft Exchange. Если планируется использование в Outlook средств электронной почты, необходимо включить в конфигурацию соответствующую информационную службу. Информационную службу электронной почты в любой момент можно добавить или удалить. Если конфигурация уже создана администратором и в ней установлена информационная служба и параметры электронной почты пользователя, то можно приступать к настройке электронной почты в Outlook.
На стадии подготовки и обработки информации, особенно при компьютеризации предприятия, автоматизации бухучета, возникает задача ввода большого объема текстовой и графической информации в ПК. Основными устройствами для ввода графической информации являются: сканер, факс-модем и реже цифровая фотокамера. Кроме того, используя программы оптического распознавания текстов, можно вводить в компьютер (оцифровывать) также и текстовую информацию. Современные программно-аппаратные системы позволяют автоматизировать ввод больших объемов информации в компьютер, используя, например, сетевой сканер и параллельное распознавание текстов на нескольких компьютерах одновременно.
Большинство программ оптического распознавания текста (OCR Optical Character Recognition) работают с растровым изображением, которое получено через факс-модем, сканер, цифровую фотокамеру или другое устройство. На первом этапе OCR должен разбить страницу на блоки текста, основываясь на особенностях правого и левого выравнивания и наличия нескольких колонок. Затем распознанный блок разбивается на строки. Несмотря на кажущуюся простоту, это не такая очевидная задача, так как на практике неизбежны перекос изображения страницы или фрагментов страницы при сгибах. Даже небольшой наклон приводит к тому, что левый край одной строки становится ниже правого края следующей, особенно при маленьком межстрочном интервале. В результате возникает проблема определения строки, к которой относится тот или иной фрагмент изображения. Например, для букв j, Й, ё при небольшом наклоне уже сложно определить, к какой строке относится верхняя (отдельная) часть символа (в некоторых случаях ее можно принять за запятую или точку).
3. Используя формуляр – образец оформить Докладную записку в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ М.И.Дубов обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Г.С.Аксенову с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана М.И.Дубовым 12 ноября текущего года.
Формуляр – образец докладной записки
Наименование министерства Наименование должности адресата с
или ведомства включением наименования организации
в дательном падеже
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И.О. Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 №
Место издания
Заголовок к тексту,
выраженный отглагольным
существительным в предложном
падеже, начинается предлога О
Машинописный текст докладной записки печатают через 1,5 интервала.
Не следует текст начинать словами: "Довожу до Вашего сведения..."
Текст состоит из двух частей.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате
или отрезку времени, то это время включается в заголовок.
Оформляют приложение, если оно есть, после текста.
Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.
2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.
Наименование должности лица,
подписавшего документ И.О.Фамилия
В дело 00-00
Подпись
Дата
Министерство связи РФ Начальнику специального управления
телефонной связи Министерства связи РФ
Г.С. Аксенову
Производственное объединение
«Московская городская телефонная сеть»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
23.09.2014 № 2
г. Москва
О выделении прямых проводов и назначении
телефонных номеров на договорной основе
В сентябре 2014 года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 011.12.2014 необходимо выделение прямых проводов.
В связи с этим предлагаю выделить прямые повода и назначить телефонные номера на договорной основе указанным абонентам.
Заместитель начальника М.И. Дубов
Ирина Соловьева
233-66-16
Вариант № 5. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
Состав, характеристика и правила оформления информационно-справочных документов
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно - справочных документов:
акт;
протокол;
докладная записка;
объяснительная записка;
справка;
письма;
телеграмма, телефонограмма.
Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:
а) информационные;
б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:
адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
наименование должности;
подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
печать;
дата.
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:
письмо - просьба;
письмо - предложение;
письмо - претензия;
письмо - запрос;
письмо - извещение;
информационное письмо;
письмо - отказ;
письмо - напоминание;
сопроводительное письмо и т.д.
Использование справочно – правовых систем
Компьютерные справочно-правовые системы (СПС) появились еще во второй половине 60-х годов прошлого века по мере развития современных технологий и систем телекоммуникаций. Первой электронной картотекой для компьютерного поиска правовой информации стала бельгийская система [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], заработавшая в 1967 году. Система была создана совместными усилиями университетов Бельгии и Бельгийского союза адвокатов и нотариусов. В информационный банк системы вошли данные о документах внутреннего и международного права, а также о парламентских материалах. Однако Credoc не предполагала прямой связи пользователя с правовой базой для получения интересующих его данных пользователю необходимо было обратиться в специальное информационное бюро. Оттуда и приходил ответ, причем срок ожидания составлял от 2 до 8 дней.
Разработка первой справочной правовой системы началась в том же 1967 году с соглашения между Коллегией адвокатов штата Огайо и фирмой Data Corp, которая была куплена в следующем году компанией [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] и в 1973 году Mead Data Central запустила первую в мире сетевую правовую систему Lexis (сейчас [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]). В отличие от электронного каталога Credoc американская система была полнотекстовой , то есть позволяла не только находить необходимые документы среди сотен тысяч других, но и работать с самими текстами, а также предоставляла дополнительную информацию к ним, более того, стал возможен поиск по контексту и датам. В 1980 году в Lexis было включено британское законодательство, с 1981 года и британские судебные прецеденты. В это же время система стала доступна пользователям Великобритании, а с 1985 года - Австралии. На сегодняшний день число пользователей американской компании LexisNexis в более чем 60 странах мира превышает 650000. Она считается самой популярной в мире компанией, специализирующейся на распространении разнообразной юридической информации в режиме On-Line.
Начало созданию справочно-правовых систем в СССР было положено в 1975 году, когда было принято решение о создании первой информационной базы нормативных документов ([ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]). Признавалось необходимым «ввести государственный учёт нормативных актов СССР и союзных республик, а также организовать централизованную информацию о таких актах»(см. пункт 7).Для реализации этого решения при Министерстве юстиции СССР был создан [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] при Всесоюзном научно-исследовательском институте советского законодательства Министерства юстиции СССР. Центр осуществлял централизованный сбор и регистрацию нормативных актов СССР и союзных республик, создание и поддержание в контрольном состоянии правовых фондов и предоставление комплексной информации о них. Для обеспечения полноты и правильности государственного учета НЦПИ с этого времени оказывал министерствам и ведомствам методическую помощь по вопросам государственного учета принимаемых ими нормативных актов. В 1982 г. НЦПИ была создана первая справочная правовая система «АИПС-Законодательство», предназначенная для использования в государственных структурах. Дальнейшее развитие информационная правовая система получила в созданных базе данных правовой информации "Эталон" и программно-технологическом комплексе "Фонд", предназначенных для информационно-правового обеспечения деятельности судов, органов и учреждений юстиции уже в 90-е годы.
В конце 1980-х начале 1990-х годов началось динамичное развитие российского законодательства, одновременно широкое распространение персональных компьютеров и вмесие с тем повысилась доступность законодательной базы и заинтерессованость в её изучении серди населения. Многие специалисты ощутили острую потребность в полной и актуальной правовой информации. Ключевую роль в создании рынка СПС в России (как и в зарубежных странах) сыграли негосударственные компании.Первым разработчиком коммерческой правовой базы данных стало агентство Intralex, которое в 1989 году представило программный комплекс «Юридическая справочно-информационная система» (ЮСИС).В 1990 году была выпущена [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] разработка Научно-производственного объединения «Вычислительная математика и информатика» (НПО «ВМИ»), созданого в 1989 году сотрудниками и выпускниками факультета вычислительной математики и кибернетики МГУ им. М.В.Ломоносова. В дальнейшем от НПО «ВМИ» отделилась компания НПП «Гарант-Сервис», которая в настоящее время распространяет систему «Гарант». Тем временем, в январе 1992 года, НПО «ВМИ» приступило к разработке проекта «КонсультантПлюс». Первая версия нового программного комплекса [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] увидела свет пять месяцев спустя, а уже в середине года началось ее массовое производство и распространение. Работа по созданию СПС велась и в Санкт-Петербурге. В декабре 1991 года государственное предприятие «Центр компьютерных разработок» выпустило информационную правовую систему (ИПС) «Кодекс». По структуре [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] представляла собой совокупность программного комплекса и набора баз данных.
3. Используя формуляр – образец оформить Служебное письмо в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания:
Исполнителем Марией Поляковой (тел 333-33-33) по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В.А.Комарова было составлено письмо № 238 от 16 мая текущего года в адрес ООО «Дело», техническому директору А.М.Мягкову об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С.П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз., поэтому необходимо сделать отметку о наличии приложений.
Формуляр – образец служебного письма
Наименование организации Реквизит «Адресат»
отправителя
Справочные данные организации-
отправителя
№ от
Текст письма, через 1,5 интервал.
Приложение: наименование, на ___ л. в ___ экз.
Должность отправителя И. О. Фамилия
ОАО «Торгпотребсоюз» ООО «Дело»
Техническому директору
А.М. Мягкову
г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123,
тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321,
ОГРН 1234567890098,
ИНН/КПП 09876543321/123456789
№ 238 от 16.05.2014
Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование.
Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта С.П. Наумову.
Приложение: спецификация на 28 л. 1 экз.
Начальник отдела маркетинга В.А. Комаров
Мария Полякова
333-33-33
Вариант № 6. Дайте устный ответ на первые два вопроса и оформите документ при помощи компьютера в редакторе Microsoft Word.
Состав, характеристика и правила оформления документов по личному составу.
Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.
При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.
Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:
прием, перевод и увольнение работников;
предоставление отпусков;
командирование.
При приеме на работу фиксируются основные анкетно - биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно - биографических данных, условий и оплаты труда.
Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.
Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.
Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
Приказы вступают в силу с момента их подписания.
Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
Приказы оформляются на бланках формата А4.
Выписка из приказа по личному составу - это копия части подлинного документа.
Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Правила оформления заявления:
Пишется от руки в произвольной форме.
На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.
Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.
Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.
Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.
Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.
Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.
Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.
Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве.
Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:
наименование вида документа;
текст;
подписи;
дата;
печать.
Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.
2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для' организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
Оформление дела это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
3. Используя формуляр – образец оформить Протокол в текстовом редакторе Microsoft Word.
Данные для выполнения задания.
Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12 августа текущего года провело свое 13-е заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И.М., Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А.А., Стулова М.И.
На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в Ш квартале текущего года и о переходе на новую систему выплаты премиальных.
По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Н.Д.Беловой. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А.А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в Ш квартале текущего года на 5%.
По второму вопросу сделал сообщение Стулов М.И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П.Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.
В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в Ш квартале 200__ г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200__ г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав.канцелярией Шептунова В.Г.
Собрание вел председатель О.А.Румянцев, секретарь В.Г. Шептунова.
Формуляр – образец протокола
Наименование министерства
или ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Место издания (город)
Заголовок к тексту (название собрания)
Председатель И. О.Фамилия
Секретарь И. О.Фамилия
Присутствовали И. О.Фамилии членов коллегиального органа.
Повестка дня
1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия
И. О. в родительном падеже.
2. О чем (далее, как в п. 1.).
1. СЛУШАЛИ
И. О. Фамилия - Запись доклада или - (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ
И. О. Фамилия - Запись выступления (Текст выступления прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ
1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.
2. СЛУШАЛИ
Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса.
Председатель Подпись И.О.Фамилия
Секретарь Подпись И.О.Фамилия
Формуляр – образец протокола
Наименование министерства
или ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
Протокол
00.00.00 №00
Место издания (город)
Заголовок к тексту (название собрания)
Председатель И. О.Фамилия
Секретарь И. О.Фамилия
Присутствовали И. О.Фамилии членов коллегиального органа.
Повестка дня
1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия
И. О. в родительном падеже.
2. О чем (далее, как в п. 1.).
1. СЛУШАЛИ
И. О. Фамилия - Запись доклада или - (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ
И. О. Фамилия - Запись выступления (Текст выступления прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ
1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.
2. СЛУШАЛИ
Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса.
Председатель Подпись И.О.Фамилия
Секретарь Подпись И.О.Фамилия
ООО «Астрея»
ПРОТОКОЛ
12.08.2014 № 13
г. Санкт – Петербург
Заседания административного состава
Председатель О.А. Румянцев
Секретарь В.Г. Шептунова
Присутствовали С.Т. Востряков, П.Д. Студнев, И.М. Лебедев, П.Л. Антонов, А.А. Тимофеев, М.И. Стулова.
Повестка дня
1. О ходе рекламной кампании в III квартале 2014 года сообщение С.Т. Вострякова
2. О переходе на новую систему выплаты премиальных, сообщение А.А. Тимофеева
1. СЛУШАЛИ
С.Т. Вострякова - (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ
Финансовый директор А.А. Тимофеев одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в III квартале 2014 года на 5%.
ПОСТАНОВИЛИ
Одобрить работу отдела рекламы в III квартале 2014 года.
2. СЛУШАЛИ
М.И. Стулову - (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ
Начальник отдела кадров П.Л. Антонов, который одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.2014
Директор по продажам, который предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.
ПОСТАНОВИЛИ
Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных. Ответственная зав.канцелярией В.Г. Шептунова. Срок исполнения 15.08.20014.
Председатель О.А. Румянцев
Секретарь В.Г. Шептунова
Приложение 1
Лист согласования
Дополнения и изменения к комплекту КИМ на учебный год
Дополнения и изменения к комплекту КИМ на 20 - 20 учебный год по дисциплине _________________________________________________________________
В комплект КИМ внесены следующие изменения:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Дополнения и изменения в комплекте КИМ обсуждены на заседании ПЦК _______________________________________________________
«_____» ____________ 20 г. (Протокол № _______ ).
Председатель ПЦК ________________ /___________________/
13PAGE 15
13PAGE 14315
Рисунок 7 Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 3 Заголовок 415