Презентация по дисциплине: Документационное обеспечение управления, по теме: Информационно-справочная документация
Справочно-информационные документы
Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты, события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для ее написания. Во второй приводятся конкретные данные.Выводы и предложения в справке не делаются. Это и отличает ее от докладной записки. В справке фиксируются сведения определенного периода времени. Датой справки является дата ее подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учёбы, занимание должности. При составлении справок, удостоверяющих юр. Факты используются унифицированные трансфертные бланки формата А5.Если необходимо включить в справку сведения по незнакомым вопросам, то текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.Текст справки, имеющий цифровые показатели может быть оформлен в виде таблицы.
Пример оформления справки
Письмо- обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.
Функции письма: -средство коммуникации, -ретрансляции информации, -уведомлений о чем-либо.Виды служебных писем:письмо-просьба,письмо-претензия, письмо-запрос, письмо-извещение, письмо-отказ, письмо-напоминание, сопроводительное письмо, информационное письмо.Требование к тексту письма: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность , корректность, одноаспектность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ.
Образец оформления письма
Письмо–ответ - документ , являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.Ответа требуют: письма-запросы, -просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу : принятие предложений, отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной чёткой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру
Образец оформления письма-ответа
Телеграмма- официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть такой кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы, адресат, текст , фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части, под чертой: адрес и наименование организации отправителя телеграммы, наименование должности, подпись лица, от имени которого телеграмма исходит, печать и дата.
Образец оформления телеграммы
Телефонограмма- официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию, проверять правильность записи обратной связью. Текст - не более 50 слов . Не использовать трудновыговариваемые и редкие слова.
Образец оформления телефонограммы