ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА (Факультатив по теории менеджмента для учащихся старших классов образовательных учреждений)

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА1. Содержание информации и функции внутрифирменной системы информации.
2. Технология информационной деятельности.
3. Специализированный аппарат управления внутрифирменной системой информации.
1. Содержание информации и функции внутрифирменной системы информации
Информационное обеспечение состоит в сборе и переработке информации, которая необходима для принятия обоснованных управленческих решений.
Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
точность, достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации (ВСИ), основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенной в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребностей в информации разных уровней принятия решений.
Для определения эффективности внутрифирменной системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стал использоваться показатель –отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования ВСИ.
Примером интегрированной системы информации может служить система фирмы «Барроуз», которая включает терминальные устройства, предназначенные для обработки данных, а также терминальные устройства, которые могут выбирать из базы данных необходимую информацию и печатать письма, доклады, распоряжения, тексты контрактов и т.д.
Основные принципы и цели ВСИ:
определение требований к содержанию информации и ее характеру, в зависимости от целенаправленности;
выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
определение потребностей в технических средствах в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;
разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле и обработке цифровой информации;
автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
обеспечение контрольными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.
Важными задачами ВСИ являются:
координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;
определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
определение основных направлений развития технологии обработки информации.
Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации – это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.
Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.
ВСИ выполняет следующие функции:
определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;
определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение персонала, затраты на приобретение дискет, магнитных лент, бумаги и т.д.).
2. Технология информационной деятельности
Развитие материально-технической информационной деятельности можно разбить на два этапа:
1. период 1950-1960 г., который характеризуется созданием и использованием крупных и сверхкрупных ЭВМ, появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию;
2. 1970 годы, которые характеризуются созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных и других устройствах.
В 1980-1990 годы информационные технологии становятся более эффективными, все более глубоко охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.
Для современных условий характерно использование электронной техники:
в конторском деле для замены секретарей-машинисток, делопроизводителей;
в бухгалтерском деле для составления письменных финансовых документов и т.д.
Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:
ЭВМ крупногабаритные и персональные;
микропроцессоры;
средства телекоммуникаций;
электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микро - ЭВМ;
средства автоматизированной обработки текстовой информации.
ЭВМ используются для обработки данных и решения расчетных задач. Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию.
В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются для:
разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
расчета заработной платы;
контроля за поступлением заказов;
анализа данных о сбыте продукции;
регистрации поступления платежей;
ведения учета и отчетности.
Важную роль играет также использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей.
В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинописи.
В некоторых крупных промышленных фирмах получила развитие система SCOPE - система для внутрифирменной обработки информации, позволяющая планировать и контролировать процесс внедрения новой техники и управленческую деятельность.
При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут применяться различные виды информационных технологий:
сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центральной ЭВМ для агрегирования данных;
получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации (дискеты), обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.
Технология информационной деятельности предполагает:
создание системы записей (цифровой и текстовой информации с применением средств компьютерной техники;
использование форм как носителей информации;
формирование базы данных;
создание пакетов прикладных программ.
1) Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ, направленных на обеспечение доступа и использование требуемой информации.
К важнейшим видам записей относятся:
технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские расчеты;
научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и т.д.;
данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;
расчеты заработной платы рабочих и служащих;
тексты контрактов и сопроводительной документации;
тексты годовых фирменных отчетов и протоколов собраний акционеров;
данные для разработки планов и показатели самих планов.
2) Использование форм как носителей информации.
Необходимая информация заносится на определенные формы- носители информации. Каждая форма имеет свой перечень данных.
Различают следующие виды бланков форм: формы для хранения информации; формы регистрации данных; формы статистической отчетности; формы обследований. Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере.
3) Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений. Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.
4) Создание пакетов прикладных программ, разработка стандартных программных средств фирмами, выпускающими персональные ЭВМ, получила в современных условиях существенное развитие (крупные библиотеки прикладных программ созданы фирмами ИВМ).
3. Специализированный аппарат управления внутрифирменной системой информации
Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:
1. вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;
2. центральную службу информации;
3. информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники.
Центры хранения записей создаются в крупных фирмах. В них информация хранится обычно в микрофильмах и может быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством электронной почты.
Функции и виды деятельности центров хранения записей:
сбор информации для хранения;
кодирование, микрофильмирование и закладка информации на хранение;
проверка новых записей и добавление записей к хранящимся документам;
хранение и выдача информации.
Центры хранения текстовой информации создаются в крупных фирмах с целью быстрой обработки поступающей информации, ее редактирования, составления аннотаций и записей для введения в ЭВМ.
Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.