Презентация Деловой английский: формальное и неформальное электронное письмо

E-mailFormal and informal Informal e-mailДаже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.Рекомендуемый порядок основных пунктов такой:1. дружеское приветствие 2. благодарность или другое упоминание предыдущего контакта 3. наиболее важный пункт письма или проблема 4. другие важные пункты 5. менее важные пункты 6. выражение надежды на будущий контакт 7. завершение (пожелания и подпись) Informal e-mailПример: Hello, Ili Thanks for sending the agenda for our meeting. I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day. Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you. Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes. I’m looking forward very much to seeing you next week. Best regards, Jacqui MessagesЭлектронные сообщения, отправляемые с помощью сотовых телефонов и Интернета, стали очень удобным и популярным способом общения. Особый стиль и язык таких сообщений не всегда просто понять.Создание текста электронных сообщений основано на следующих правилах:Слова нужно по возможности сокращатьWd = would Короткие слова могут заменяться всего одной буквойYou = uВ некоторых случаях буквы заменяются цифрамиGr8 = great W8 –wait 2 = to, too 4 = four, forСимволы могут использоваться для обозначения слогов и звуков.Например, знак % может заменять “oo” Sch%l – school. Текст электронного сообщения может не подчиняться правилам грамматики и пунктуации. MessagesОсновные фразы и сокращения, используемые в электронных сообщениях: SMS = Short Message Service 2 = To/too/two 2day = Today 2moro = Tomorrow 4 = For @ = At ADN = Any Day No ASAP = As soon as possible ATM = At the moment B = Be B/C = Because B4 = Before C = See/sea MessagesCID = Consider it done CU = See you CUL8R = See You Later D u wnt 2 go out 2nit? = Do you want to go out tonight Esp = Especially H2 = How to ILBL8 = I’ll be late L8 = Late L8r = Later LMK = Let me know M8 = Mate Answers{7DF18680-E054-41AD-8BC1-D1AEF772440D}Mob = Mobile Msg = Message Ne1/Neone = Anyone Neva = Never No1 = No one NMP = Not my problem Ntl = Nevertheless OIC = Oh, I see OK = Okay Pls = Please Pobl = Possible Ppl = People R = Are RUF2 = Are you free to talk? Spk = Speak Tho = Though Thnq = Thank you Thru = Through THX/TNX = Thanks U = You Un4gtebl = Unforgettable UOK? = You OK? YR = Your/You’re Usu = Usually WWW = World Wide Web/ Why?Why?Why? Want2 = Want to Wknd = Weekend W/O = Without W8 = Wait W8ing = Waiting Wer r u = Where are you YM = You mean YR = Year, right! XLNT = Exellent Formal e-mailХорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей. Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?” Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль. Formal e-mailДлина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, - стоит экономить его время. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” ( In My Honest Opinion) также не приветствуются. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.