Презентация для курса ОДОД Офисные технологии — Организация командировок руководителя

Необходимо поэтапно и детально продумать подготовку деловой командировки руководителя.Подготовка командировок осуществляется по типовой схеме, одна­ко в зависимости от того, в каком статусе будет представлен руководитель в командировке: почетный гость, VIP-персона, член делегации, участник конференции, деловой партнер и т. д. План организации командировки:В целях подготовки командирования необходимо получить указания руководителя:о датах (день, месяц) приезда/отъезда;списке сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);способе передвижения (на машине, самолетом, поездом);удобном времени прибытия/отправления;форме оплаты билетов. Бронирование гостиницыПримерный текст письма-заявки на бронированиеПросим Вас забронировать одноместный номер на имя Иванова Сергея Петровича в период с 20 по 30 сентября 2010 г. (10 ночей). Оплата клиентом будет производиться самостоятельно.Кредитная карточка: Visa № 1234 5678 1234 5678 до 10/03.Будем Вам благодарны за письменное подтверждение бронирования по тел./факсу (495) 123-45-67 на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П. Приобретение билетовОрганизация командировки руководителя предполагает приобре­тение (бронирование, доставку) билетов. Как правило, приобретаются билеты в обе стороны (туда и обратно). При покупке (бронировании) билета любого класса необходимо выяснить условия его обмена и воз­врата. Так, если запланировано совещание, необходимо согласовать дату и время его проведения, предварительный список участников, необходимость подготовки рекламных или информационных материалов.Если запланирован прием в ресторане, следует уточнить дату и вре­мя проведения, предварительный список приглашенных гостей, особен­ности протокола:форма приглашения, одежда, размещение символики компаний, именные карточки и т. д.Запрос предварительной информации у принимающей стороныДля организации поездки руководителя необходимо связаться с принимающей стороной и обсудить (запросить/предоставить) предва­рительную информацию обо всех официальных и неофициальных меро­приятиях программы пребывания руководителя.