Конспект лекций по делопроизводству

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
для самостоятельной подготовки к зачётному занятию
«Документационное КАДРОВОЕ обеспечение»
для слушателей профессиональной переподготовки
26583 СПЕЦИАЛИСТ ПО КАДРАМ









Красноярск 2016 г.
Составил: Вайзина Лидия Вячеславовна, преподаватель профессиональных дисциплин и модулей, первой квалификационной категории




Вайзина, Л.В., Конспект лекций для самостоятельной подготовки к зачётному занятию по учебной дисциплине «Документационное кадровое обеспечение» для слушателей профессиональной переподготовки по программе «Управление персоналом», 26583 специалист по кадрам очно – заочной формы обучения / Л.В. Вайзина. – Красноярск 2016. – 50 с.











Настоящий конспект лекций предлагается слушателям профессиональной переподготовки очно – заочной формы обучения 26583 специалист по кадрам. Используя данный конспект при подготовке к зачётному занятию, слушатели смогут в предельно сжатые сроки систематизировать и конкретизировать знания, приобретённые в процессе изучения данной учебной дисциплины; сосредоточить своё внимание на основных понятиях, их признаках и особенностях; сформулировать примерный план ответов на возможные зачётные вопросы.

СОДЕРЖАНИЕ


ВВЕДЕНИЕ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Вопрос 1. Предмет – делопроизводство
Вопрос 2. История развития делопроизводства
Вопрос 3. Роль ДОУ в современной организации
Вопрос 4. Документ, основные понятия, способы документирования
Вопрос 5. Соотношение понятий «информация» и «документ»
Вопрос 6. Нормативно – правовое обеспечение делопроизводства
Вопрос 7. Унификация и стандартизация управленческой документации
Вопрос 8. Характеристика, состав и содержание ГОСТа Р 6.30 – 2003
Вопрос 9. Состав реквизитов ОРД, правила их оформления
Вопрос 10. Виды бланков, их характеристика
Вопрос 11. Правила оформления, изготовления, учёта, использования
и хранения бланков организации
Вопрос 12. Характеристика и состав организационных документов
Вопрос 13. Устав
Вопрос 14. Положение
Вопрос 15. Инструкция
Вопрос 16. Должностная инструкция
Вопрос 17. Штатное расписание
Вопрос 18. Характеристика и состав справочно – информационных документов
Вопрос 19. Письмо
Вопрос 20. Протокол
Вопрос 21. Акт
Вопрос 22. Справка
Вопрос 23. Докладная и служебная записки
Вопрос 24. Характеристика и состав распорядительных документов
Вопрос 25. Приказ
Вопрос 26. Распоряжение
Вопрос 27. Решение
Вопрос 28. Правила оформления копии
Вопрос 29. Делопроизводство как функция управления
Вопрос 30. Служба документационного обеспечения управления
Вопрос 31. Функции, структура, должностной состав службы ДОУ
Вопрос 32. Основные принципы организации документооборота
Вопрос 33. Организация документооборота
Вопрос 34. Работа с входящими документами
Вопрос 35. Работа с исходящими документами
Вопрос 36. Работа с внутренними документами
Вопрос 37. Регистрация документов
Вопрос 38. Контроль исполнения документов
Вопрос 39. Номенклатура дела
Вопрос 40. Формирование и оформление дел
Вопрос 41. Оперативное хранение дел
Вопрос 42 Проверка документов
Вопрос 43. Работа с конфиденциальными документами
Вопрос 44. Экспертиза ценности документов
Вопрос 45. Подготовка дел к передаче в архив
Вопрос 46. Архив

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА


стр.
4

5
5
5
6
7
8
9
10
11
12
18

18
20
22
22
23
23
24
24
25
25
26
27
28
28
29
30
30
31
31
33
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
42
43
44
45
46
47

50

ВВЕДЕНИЕ


Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и многое другое. В процессе управления собирается, обрабатывается и передаётся огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объёма, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации. Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
На современном этапе экономической реформы складывается система рыночной экономики, изменяются характер и методы экономической деятельности предприятия в рамках этой деятельности.
В результате изучения дисциплины студент должен знать делопроизводство на предприятии; порядок заполнения реквизитов документов; оформление внутрифирменной, межфирменной документации; формы контроля за исполнением документа; Единую Государственную систему делопроизводства (ЕГСД); а также уметь оформлять различные виды документов.
Настоящий конспект лекций является справочным для слушателей профессиональной переподготовки очно - заочной формы обучения по программе «Управление персоналом». Он поможет слушателям быстро подготовиться к дифференцированному зачёту, так как материал изложен чётко и последовательно, с опорой на действующие нормативные и методические документы, доступным и ясным языком.
Данный конспект лекций не является альтернативой учебникам для получения фундаментальных знаний, но служит пособием для успешной сдачи зачёта.























ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Вопрос 1. Предмет – делопроизводство

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. Управление можно представить как процесс: получения информации; обработки информации; принятия решения; доведения решения до сведения исполнителей; исполнения решения; подведение итогов. При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют – документационным обеспечением управления (ДОУ).
На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60 % рабочего времени. Объём технической работы с документами настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление. От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение).
Делопроизводство состоит из компонентов:
документирования (составления документов) – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными, и наоборот. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс – модема может быть принят на факсимильном аппарате в бумажном виде.
организации работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.

Вопрос 2. История развития делопроизводства

Изучить историю возникновения делопроизводства в нашей стране стало возможно только благодаря различным письменным источникам и документам древности, сохранившимся до настоящего времени.
Наиболее старые и древние из них (IX и X века) свидетельствуют о том, что в Древней Руси письменно скреплялись документы о различных правовых отношениях жителей Руси (например, присяги князем, дарственные, завещания), а институт делопроизводства был развит довольно слабо. С изобретением и развитием книгопечатного и типографского дела, а также со стремительной централизацией Древней Руси (подчинением и объединением различных удалённых княжеств главному княжеству с целью создания единого государства) развитие делопроизводства переживает бурный рост – появляются первые сборники – сводки законов и уставов, перечни стандартных документов, используемых в торговых и политических отношениях. Появляются специальные учреждения (приказы), занимающиеся подготовкой и обучением писцов, секретарей, дьяков. Сами документы имели вид пергаментного, а позднее и бумажного свитка, в котором в форме столбца перечислялись все этапы данного дела (от прошения до принятия самого решения), ввиду чего складирование и хранение десятков тысяч таких свитков было достаточно трудоёмким и неудобным. Позднее, с XVI – XVII веков, свитки стали сшивать в специальные книги, что облегчило способы их эксплуатации и архивирования. Начиная с XVII века (при Петре I) расширяется бюрократический аппарат в России, вследствие чего появляется много новых должностей и чинов. Для их эффективной работы, а также для контроля над ними создаются специальные «регламенты» - сборники уставов для государственных чиновников и служащих. Именно эти регламенты и стали первой основой развития делопроизводства в России.
Развиваясь, российское делопроизводство в своём становлении прошло три периода, каждый из которых подразделён на отдельные этапы.
1. Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России:
от появления первых документов до приказного (столбцовое) делопроизводства включительно (X – XVII вв.);
коллежское (коллегиальное) делопроизводство (XVIII в.);
министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX – начало XX в.).
2. Делопроизводство в СССР (1917 – 1991 гг.):
от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917 – 1973 гг.);
В 1973 году были созданы «Основные положения ЕГСД», где ЕГСД – это специальный сборник правил, нормативов, актов, уставов и рекомендаций для достижения эффективной организации и ведения документальной отчётности различных учреждений, организаций и предприятий. Данная система широко применяется до сих пор.
от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.
3. Современное российское делопроизводство.
Современное делопроизводство рассматривается как отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Содержание такого вида деятельности сводится к составляющим:
документирование информации о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;
организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;
хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности людей, обозначаемая термином «архивное дело».
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Вопрос 3. Роль ДОУ в современной организации

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует с тех пор, как этот аппарат появился. Любая страна, имеющая целью создать сильное государство, создаёт государственную систему работы с документами. Ещё указом императрицы Екатерины Великой 14 ноября 1784 г. была создана специальная комиссия для составления общего положения о канцелярском порядке и течении дел.
Основу функции управления составляют планирование, организация, мотивация и контроль, без реализации, которых невозможно функционирование ни одной системы управления. Документированная информация составляет основу управления. В документах сосредоточено до 85 % информационных ресурсов организации, поэтому даже небольшой организации, в которой работает руководитель (хозяин) и несколько работников необходима система документационного обеспечения. Такие предприятия можно встретить в сфере услуг: это кредитные общества, нотариальные и транспортные конторы, рекламные агентства, схема такой фирмы проста: её глава непосредственно руководит всеми своими подчинёнными и в любой момент способен заменить в работе каждого из них. Однако в этом случае можно наблюдать процесс разделения труда (выписка счетов – бухгалтерия, приём работников – кадры, приём корреспонденции – секретариат и т.д.), но, несмотря на это руководитель предприятия несёт персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.
Технический прогресс играет роль ускорителя, усиливающего значение делопроизводственных служб и появление новых рабочих процессов, возникших в результате расширения и модернизации документационного обеспечения; они становятся неотъемлемой и главной частью организационной структуры, без которой невозможно эффективное функционирование организации в целом. В настоящее время существует множество предприятий с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений зависит от состояния и качества информационной деятельности, и, чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознаётся необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб. По мере усложнения системы руководитель уже не может единолично осуществлять эффективное управление сложным производственным процессом, поэтому ему приходится подбирать многочисленный штат специалистов и делегировать им значительную часть своих полномочий. Выделяют несколько уровней управления: директор (предприниматель); заместители; руководители групп работников; специалисты.
Использование новых информационных технологий позволяет усовершенствовать коммуникации, что приводит к повышению эффективности технологий ДОУ. Компьютеризация даёт ввести безбумажное делопроизводство и свести бумажный документооборот к минимуму.
Умение грамотно, правильно в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимый документ, наряду с глубокими специальными знаниями, владением современной техникой и основами делового общения, является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определённой культуры работы персонала с документами, без чёткой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления.

Вопрос 4. Документ, основные понятия, способы документирования

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
По способу фиксации информации документы бывают:
изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения, какого – либо объекта;
графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;
кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;
фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
иконографический документ – документ, содержащий изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную на любой системе звукозаписи;
текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важной функцией документа является информационная функция. Документ обладает организационной функцией. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ несёт юридическую функцию. Документ выполняет воспитательную функцию.
Для создания документов используются различные носители информации: бумага; магнитные диски; оптические диски; киноплёнка; электронные носители.
Для создания документа применяются средства и способы документирования.
К средствам документирования относятся: ручки, компьютеры, пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото – кино – видеотехника.
Одними из распространенных способов документирования являются:
рукописный (в основном для составления жалоб, претензий, заявлений, личных документов);
печатный (для составления традиционных документов с помощью компьютера и последующим распечатыванием документов на принтер);
электронный (для обмена документами с помощью электронной почты без вывода на печать и хранения документов в виде файлов в памяти компьютера или на сменных носителях).

Вопрос 5. Соотношение понятий «информация» и «документ»

В обществе постоянно создаётся и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с ними зависит эффективность работы предприятий и организаций.
С помощью документации осуществляется: планирование, финансирование, управление, бухгалтерский учёт, отчётность.
Любое управленческое решение выносится на основе информации. Правильность принятого решения зависит от: полноты представленной информации; достоверности информации; оперативности её представления. Информация может быть представлена в устной форме или в документированной.
Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает: её сохранность; сбор (накопление); многократное использование; возможность передачи; возможность обработки информации; использование информации через какое – либо время.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе предприятия, так как они отражают работу организации, являются гарантом прав на недвижимость, собственность, являются главным аргументом в спорных ситуациях, на их основе принимаются управленческие решения. Формы управления тесно связаны с видами документов, например: руководство – с изданием приказов, распоряжений, решений; планирование – с составлением планов; инструктирование – с разработкой методик, инструкций, положений; выполнение производственных заданий – с написанием отчётов.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. Традиционно под словом «документ» подразумевают текст или изображение на бумаге. Это понятие более широкое и включает также кинофотофоновидеодокументы. В офисной практике чаще всего используются документы: печатные (на бумажном носителе); электронные (на электронном носителе); рукописные.
Возник документ не только для того, чтобы зафиксировать информацию, но и придать её юридическое значение. Юридическое значение – это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего – либо. Латинское слово «documentum» и означает доказательство, свидетельство.
Чтобы документ имел юридическое значение, он должен: быть правильно оформлен; не противоречить по содержанию действующему законодательству; быть изданным организацией и лицом, которое имеет на это право (компетенцию).
Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется. Документ может быть:
носителем информации (в сфере информационных технологий);
средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);
способом доказательства чего – либо (в юридической сфере);
источником фактов (в науке).
К общим функциям документов относят:
информационную (сбор, документирование, хранение и предоставление информации);
коммуникативную (документы являются средством передачи информации);
социально – культурную (документы предоставляют социальное и культурное значение, предают культурные традиции).
К специальным функциям документов относят:
управленческую (с помощью документов решаются вопросы управления организацией, государством);
правовую (документ может являться письменным доказательством в суде или быть источником прав, например, закон);
организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);
научно – историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие, например, «Табель о рангах» 1722 г. Петра I);
познавательную (получение и передача знаний для изучения каких – либо процессов и явлений).

Вопрос 6. Нормативно – правовое обеспечение делопроизводства

Нормативно – методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
Нормативно – методическая база делопроизводства регулирует: правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства (функции, структура, штат); внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, общероссийскими классификаторами, государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству, инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Законы РФ
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок её документирования и доступа к ней.
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам.
Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими её.
Гражданский кодекс РФ – содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 № 197 – ФЗ в редакции от 30.12.2006) – содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63 – ФЗ в редакции от 30.12.2006) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в редакции от 04.12.2006 – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов независимо от их форм собственности.
Государственные стандарты
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются: упорядочение документооборота, сокращение количества документов, повышение качества документов, нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности, совершенствование работы аппарата управления.
ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт установил: новый состав реквизитов, обновлённые требования к оформлению документов, требования к тексту и бланкам документов, изменения в расположении реквизитов на поле документа. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендательными.
ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998. № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учётом ведомственной спецификации.
Общероссийские классификаторы
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться в документах.
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:
общие положения;
порядок составления, оформления и согласования служебных документов;
порядок приёма, регистрации и рассмотрения входящих документов;
контроль исполнения документов;
порядок работы с исходящими документами;
порядок работы с внутренними документами;
составление номенклатуры дел;
правила оформления дел;
порядок обеспечения сохранности документов;
порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Вопрос 7. Унификация и стандартизация управленческой документации

Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учёту и хранению.
Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определённого назначения (управленческие, бухгалтерские, отчётно – статистические, по социальному обеспечению и другие). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определённой области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). УСД необходимы для сокращения объёмов документов и снижения затрат на составление и обработку документов. УСД одного назначения сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации.
Что касается управленческой документации то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011 – 93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:
унифицированная система организационно – распорядительной документации (код 0200000);
унифицированная система первичной учётной документации (код 0300000);
унифицированная система банковской документации (код 0400000);
унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
унифицированная система отчётно – статистической документации (код 0600000);
унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации (код 0700000);
унифицированная система документации по труду (код 080000);
унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (код 0900000);
унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).
Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.
Существуют и другие классификаторы: Общероссийский классификатор предприятий организаций (ОКПО); Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); Общероссийский классификатор расчётно – денежной документации (УСРДД).
Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. На основе конструкционной сетки для всего множества документов создаётся формуляр – образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов документа (реквизита).
К числу методов унификации управленческой документации относятся:
типизация – разработка для определённой сферы использования универсальных документальных решений (например, типовой договор поставки, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т.д.);
трафаретизация – подготовка бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении (например, анкеты, приказы о приёме на работу и др.);
анкетная форма – способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация приводится в виде перечня вопросов (например, составление сводок, оформление заказов);
по образцам – подготовка документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (например, заявление, характеристика, нотариальнозаверяемые документы и другие).
Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документообороту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) или стандарта организации (СТП).

Вопрос 8. Характеристика, состав и содержание ГОСТа Р 6.30 – 2003

Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30 – 2003 распространяется на организационно – распорядительную документацию, предусмотренную Унифицированной системой организационно – распорядительной документации (УСОРД) - приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма и др., включённые в ОК 011 – 93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Правила и требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 являются рекомендуемыми. Это положение следует понимать как то, что эти правила и требования являются лишь менее жёсткими по сравнению с нормами отменённого ГОСТ Р 6.30 – 97 и его предшественника – ГОСТ Р 6.38 – 90.
Стандарт ГОСТ Р 6.30 – 2003 не оговаривает полный перечень организационно – распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.
Правила и требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других, унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приёмами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

Вопрос 9. Состав реквизитов ОРД, правила их оформления

Единые правила оформления документов необходимы: для придания юридической силы документам; качественного и оперативного составления и исполнения документов; удобного и быстрого поиска документов. Единые правила оформления документов существуют независимо от того: государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; как ведётся делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).
Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации. Правильно оформленные реквизиты ОРД гарантируют их юридическую силу.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 при подготовке и оформлении ОРД используются следующие реквизиты и правила оформления:
01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
02 – Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03 – Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
04 – Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу Федерального закона № 129 – ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.
06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 – Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 – Наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при её наличии), например:
МИНСВЯЗИ РОССИИ
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющихся наряду с государственным языком (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъектов РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:
Центральный научно – исследовательский институт информации
(ЦНИИИНФОРМ)
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают, ниже наименования организации, например:
ЗАО «СОНЕТ»
КРАСНОГОРСКИЙ ФИЛИАЛ
09 – Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, номера и даты лицензии и другое).
10 – Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 020000), например:
ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т.п.
Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.
11 – Дата документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 6 апреля 2007 г. следует оформлять 06.04.2007. Допускается словесно – цифровой способ оформления даты, например, 06 апреля 2007 г.
12 – Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами: дела по номенклатуре дел; вопросов деятельности; должностных лиц или исполнителей; структурных подразделений; корреспондентов. Например: № 1 – 3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер: 01 – 20 – 105/11921 (01 – 20 – 105 – номер, присваиваемый Центробанком, 11921 – номер, присваиваемый ГТК РФ).
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (На № __ от ___ ).
Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).
14 – Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно – территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15 – Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минсвязи России
Департамент информатизации
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору ООО «Трест»
К.Л. Сидоровой
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо, например:
Руководителям предприятий
Красноярского края
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документов.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации; структурное подразделение; должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
16 – Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания акционеров
от 02.05.2008 № 45
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
17 – Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает: фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение); содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись и дату. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18 – Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чём (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
- чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря – референта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5, заголовок допускается не указывать.
19 – Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», который проставляется в правой верхней части документа.
20 – Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованны с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованны с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связной текст состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («решил», «постановляет»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступали», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить»); от первого лица единственного числа («прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («организация считает возможным»).
21 – Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Ели документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются отдельно. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его регистрационный номер относительно самой длинной строки. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Роспатента от 07.04.2005 № 1 – 5/12 и приложение к нему, всего на 3 л.
22 – В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращённое, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и её расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией. При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
23 – Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАННО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
24 – Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату написания. Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25 – Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации, в центре которой ставится герб или эмблема, наименование организации и ОГРН.
26 – Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 – Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. В ряде случаев кроме номера телефона указывают адрес электронной почты.
28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29 – Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 – Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка необходима для: исключения повторного ввода документа в компьютер; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществляющего документирование.





















· Контроль
ОАО «ОФИСТЕХНИКС»
·
·
ул. Рабочая,28 Генеральному директору
Красноярск, Россия 660022 научно – технического
тел. (085) 922 77 56 центра «Информсистема»
факс (085) 922 76 55 Ф.Ю. Григорьеву
Е-Mail: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] А.П.Семёновой
ОКПО 04155638 Отправить факс о согласовании
ОКУД 0200200 до 01.03.2010
Григорьев 25.02.2010
20.02.2010 № 1-3/225

На №___от_________

·
·
О семинаре «Современный офис»


Уважаемый Фёдор Юрьевич!
Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией «Офистехникс», который состоится 03.03.2010 в Администрации Советского района (улица Партизана Железняка, д. 32, в конференц-зале нового здания, 2-этаж). Начало семинара в 10:00, предполагаемая продолжительность – 4 часа.
В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций.
Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 01.03.2010. Заявку необходимо выслать по факсу 922 76 55.
Приложение: 1. Программа семинара «Современный офис» на 1л.
2. Программа выставки «Технические средства автоматизации
делопроизводства» на 3л.


Председатель оргкомитета Личная подпись Т.И. Купцов


С.К. Елизарьева
922 76 55


Отправлен факс 26.02.2010 № 39
В дело № 2-8 «ИнфСист»
Семёнова 01.03.2010 Вх. № 00057
21.02.2010 14:40







Let 333. doc



Расположение основных реквизитов документа
Вопрос 10. Виды бланков, их характеристика

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.
Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия – автора при работе с документом.
Виды бланков подразделяются на основные (общий бланк, бланк письма) и дополнительные (бланк конкретного вида документа, должностной бланк, бланк структурного подразделения, бланк для работы с зарубежными партнёрами).
Каждый вид бланков документов имеет определённый набор реквизитов.
Реквизиты общего бланка документа:
герб (для организаций, имеющих на это право);
эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
наименование вышестоящей организации (если она имеется);
наименование организации;
трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).
Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения, заголовок к тексту.
Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.
Бланк письма содержит реквизиты:
герб (для организаций, имеющих на это право);
эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
наименование вышестоящей организации (если она имеется);
наименование организации (структурного подразделения);
справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web – страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);
код организации (предприятия) по ОКПО;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт;
трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа).
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
адресат;
заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т.п.
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, например: «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель»» и т.п.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:
ЗАО «АРСЕНАЛ»
ДЕПАРТАМЕНТ БЕЗОПАСНОСТИ

Вопрос 11. Правила оформления, изготовления, учёта, использования и хранения бланков организации

При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов: продольный (расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка) и угловой (расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма).
Для бланков документов применяют бумагу:
формата А 4 (210 х 297 мм) и А 5 (148 х 210 мм);
плотности от 80 до 200 г / мІ;
со степенью яркости – от 90 % и выше.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Все бланки должны иметь поля (не менее):
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтом выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и виды документов. При этом соблюдаются правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.
ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает определённые требования к размещению на бланках постоянных и ограничительных отметок. Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Воспроизведение постоянных реквизитов для исходящих документов являются обязательным. Для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01 – 07, 14) можно не производить.
В последнее время обозначилась новая тенденция в размещении на бланках реквизита 09 «Справочные данные об организации». При центрованном расположении остальных реквизитов углового «штампа», элементы реквизита 09 размещают флаговым способом. Небольшая потеря бумажной площади компенсируется удобством для прочтения составных частей справочных данных об организации.
Особые требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2 – ФКЗ.
Гербовые бланки документов являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту.
Гербовые бланки изготавливаются только полиграфические и штемпельно – граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление гербовых бланков производится по заказам органов государственной власти.
Гербовые бланки в организациях подлежат учёту. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно – учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации – поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении).
Гербовые бланки хранят в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учётно – регистрационной форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учёт, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Регистрационно – учётные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. О проведённых проверках делают отметки в учётно – регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учёте, хранении и использовании гербовых бланков оформляют акт и доводят до сведения руководителя организации.

Вопрос 12. Характеристика и состав организационных документов

Организационные документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор её организационно – правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установления режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.
Организационно – правовые документы реализуют нормы административного правила и являются правовой основой деятельности организации.
Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.
К организационно – правовым документам относятся:
устав организации;
положение об организации;
учредительный договор;
положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
регламент;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
инструкции по определённым направлениям деятельности;
должностные инструкции работников;
правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Датой организационных документов являются дата утверждения.
Организационные документы утверждаются руководителем организации или её структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:
- положение (о чём?) об отделе кадров;
- должностная инструкция (кого?) референта.
Организационные документы имеют сложную структуру текста.
Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
С точки зрения срока действия организационно – правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.
Особенностью организационно – правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
К первым и основным организационно – правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.
Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).
Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ТК РФ).
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Положение – правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).
Договор – юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.
Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно – технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно – правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри – объектный режим и другие вопросы.
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Структура и штатная численность – это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.
Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).


Вопрос 13. Устав

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Основными видами уставов являются: устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом)); устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией); устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом); устав общественной организации (утверждается общим собранием участников организации).
Устав оформляется на стандартных листах бумаги и должен иметь наименование организации, наименование вида документа, дату (дата его утверждения), гриф утверждения, отметку о регистрации (для коммерческих организаций), место издания, текст, подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт).
Общие положения.
Цели, задачи, предмет деятельности.
Правовой статус.
Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).
Финансово – материальная база (уставной капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
Учёт и отчётность.
Контроль за финансово – хозяйственной деятельностью.
Права и обязанности участников.
Порядок ликвидации и реорганизации.

Вопрос 14. Положение

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Положения бывают двух видов:
типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например Типовое положение об отделе кадров);
индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например Положение о персонале ООО «ПКФ «ЛИНДА»).
Отдельную группу составляют положения о проведении, каких – либо конкретных мероприятий: смотров – конкурсов; аукционов; тендеров, например: Положение ФГОУ СПО КТТПП о смотре – конкурсе «Самый классный классный».
Положение составляется на общем бланке организации и должно иметь наименование вида документа, дату, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подписи составителей, печать (при необходимости).
Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос «о чём?», например: Положение о Государственном реестре».
Текст может состоять из следующих разделов.
Общие положения.
Задачи и функции.
Управление и структура.
Права и обязанности.
Организация работы.
Контроль деятельности.
Служебные контакты (взаимоотношения с другими подразделениями).
Ответственность.

Вопрос 15. Инструкция

Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Инструкции составляются на основе законодательства РФ.
Инструкции могут издаваться: органом государственного управления; отраслевым органом управления; муниципальным органом управления; руководством организации.
Инструкции бывают двух видов:
типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);
индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например «Инструкция по делопроизводству ООО «КМ – ГРУПП»).
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными. Инструкция должна иметь наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подписи составителей, печать (при необходимости), визы.
Датой инструкции является дата её утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает на вопрос «о чём?», например: «Инструкция о государственном регулировании».
Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «не допускается», «запрещается».
Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к этому приказу.

Вопрос 16. Должностная инструкция

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую работу. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются: при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником; с целью разделения труда между персоналом; для повышения ответственности за порученный участок работы.
Должностная инструкция:
разрабатывается – руководителем структурного подразделения;
визируется – юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
утверждается – руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.
Все существенные изменения в должностную инструкцию вводятся приказом руководителя предприятия.
Должностная инструкция должна иметь наименование министерства (если является отраслевой), наименование организации, разрабатывающей инструкцию, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится), текст, подписи составителей, печать (при необходимости), визы.
Текст должностной инструкции содержит разделы.
Общие положения. Устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчинённость работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
Функции. Перечисляются основные направления деятельности работника.
Должностные обязанности. Должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.
Права. Устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
Ответственность. Указывается, за что конкретно несёт ответственность данный работник.
Служебное взаимодействие. Устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчётов, планов, других документов, периодичность предоставления отчётной информации.
Должностная инструкция составляется в трёх экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника.

Вопрос 17. Штатное расписание

Штатное расписание – документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом.
Штатное расписание применяется: для оформления структуры организации; штатного состава; штатной численности в соответствии с её уставом (положением).
Штатное расписание содержит:
перечень структурных подразделений;
перечень должностей;
сведения о количестве штатных единиц;
сведения о должностных окладах, надбавках;
сведения о месячном фонде заработной платы.
В соответствии со штатным расписанием наименование должности указывается: в трудовом договоре; в приказах по личному составу; в трудовой книжке.
Штатное расписание может являться конфиденциальным документом.
Проекты штатных расписаний готовятся специалистами кадровой службы предприятия по поручению руководителя и оформляются на бланке унифицированной формы № Т – 3.
Штатное расписание должно иметь наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, текст, визы руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера.
Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации. Изменения в штатном расписании вносятся приказом руководителя организации.

Вопрос 18. Характеристика и состав справочно – информационных документов

Справочно – информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно – правовых и распорядительных документов.
К справочно – информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и другие.
Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно – правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Справка – документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких – либо фактов, событий.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство, о каких – либо фактах, сложившихся обстоятельствах.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка.
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.
Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.
Телекс – обобщённое название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской сети.
Сводкой является информационный документ справочного типа, который содержит информацию о каком – либо вопросе, взятую из разных источников.
Заключением является информационно – справочный документ, который, содержит какие – либо выводы, резолюции, заключения или мнения организаций, специалистов или каких – либо комиссий, которым представлено данное заключение на рассмотрение.

Вопрос 19. Письмо

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
По содержанию и назначению письма могут быть:
инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);
гарантийные (дающие гарантии выполнения, каких–либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.);
информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);
рекламные (рекламирующие товары и услуги);
коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);
рекламационные (содержащие претензии по количеству товаров или услуг);
письма – запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой – либо информации);
письма – приглашения и другие.
В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать, в какие сроки. Если же сопроводительное письмо не несёт смысловой нагрузки, то составлять его не рекомендуется.
Подготовка письма включает следующие стадии: изучение существа вопроса; сбор необходимых сведений, в том числе из предыдущей переписки; подготовка проекта письма; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма.
Письма должны иметь дату, номер, ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах ответах), адресат, заголовок (отвечающий на вопрос «о чём?»), текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе. В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылки на факты, даты, документы, например: «Согласно контракту № 67 нами получена 22.12.2009 партия № 5 телевизоров «Sony», в которой обнаружено 2 (два) телевизора в повреждённой коробке (коммерческий акт от 21.12.2009 г. №123)».
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить повреждённые при транспортировке телевизоры (согласно п. 4.2 нашего договора)».

Вопрос 20. Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
На предприятиях, в организациях составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов.
Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздаётся информационный материал по вопросам, включённым в повестку дня.
Протокол ведётся во время заседания секретарём коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протокол составляется на основании записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается председателем и секретарём собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления). Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Протокол должен иметь наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, указание места издания (город), заголовок к тексту, текст, подписи. Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т.д.). Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно – технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия.
Текст протокола состоит из двух частей:
вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель – инициалы и фамилия;
Секретарь – инициалы и фамилия;
Присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашённых. Если присутствуют более 10, указывается их общее количество.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?», например: 1. Об итогах работы преподавателей за первый семестр 2009 – 2010 уч. года.
основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступающих и через тире – краткое изложение текста выступления. Если докладчик представил текст своего выступления, то после тире указывается; «текст выступления прилагается (приложение 1)». Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме. Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. (приложения).

Вопрос 21. Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приёма работ по договору; акт приёма – передачи документов; акт списания материалов; коммерческий акт; акт проверки.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Акты могут не только устанавливать, какие – либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности).
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачёркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.
Акт должен иметь наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, печать (для важных и внешних актов), приложения (при наличии копий подтверждающих документов).
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие – либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих. Акт может иметь заголовок, например «Акт о недостаче товаров» или «Акт приёма – передачи документов с грифом «Конфиденциально». В основной части акта излагается: цели и задачи; сроки проведённой комиссией работы; результаты (выводы, заключения, предложения). После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

Вопрос 22. Справка

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.
Справки бывают двух видов: справки, подтверждающие работу (учёбу), оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан; справки по производственным вопросам, составляемые по поручению руководства.
Справки по запросам граждан (работников) выдаёт руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Справки оформляются на бланках справок формата А 5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справка должна иметь наименование вида документа, дату, номер, текст, подпись, печать. Датой справки является дата её подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например: «школа № 121». Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Составляют подобные справки в одном экземпляре.
Справки по производственным вопросам могут быть внешними (составляемые по запросу вышестоящей организации), внутренними (составляемыми по указанию руководства своей организации). Справки составляются на общем бланке организации. Справка должна иметь наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту (раскрывающий её содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, например: «О снижении объёма продаж за I квартал 2010 г.»), текст, подпись руководителя организации, печать. Текст справки состоит из двух частей: вводной и основной.
В водной части излагаются факты, события, послужившие поводом к её составления. В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст её делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки по производственным вопросам (внутренние) составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А 4, имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати, подписываются составителем.

Вопрос 23. Докладная и служебная записки

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов внутри предприятия.
Служебная записка – документ, официально не принятый, то есть не включённый в классификацию документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства.
Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка – документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения. Внутренняя докладная (служебная) записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решён в устной форме.
Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А 4, А 5.
Докладная (служебная) записка должна иметь наименование структурного подразделения – автора документа, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Датой докладной записки является дата подписания её автором. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание и отвечающий на вопрос «о чём?». Текст докладной записки состоит из вводной части и основной. В водной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на дату, документы. В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние – автором.

Вопрос 24. Характеристика и состав распорядительных документов

Руководство любой организации, независимо от её организационно- правовой формы, наделяется правом издания распорядительных документов.
Организационно – распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141 – 98).
Распорядительные документы с точки зрения сферы своего действия подразделяются на:
правовые акты, действующие на федеральном уровне (издаваемые Президентом и Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти);
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
правовые акты, действующие на уровне краёв, областей, городов республиканского значения (Москва и Санкт – Петербург), автономных областей и округов;
правовые акты, действующие в пределах отрасли;
правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия, зависит от статуса организации, от её принадлежности к определённой форме собственности (государственная, негосударственная, муниципальная).
В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу – руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах – приказе, распоряжении.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующего на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов.
Выписка – копия, какой – либо части подлинного документа.
Постановление (решение) – правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих пред данными органами, установления стабильных норм и правил.

Вопрос 25. Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Приказы предприятия делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности (производственным вопросам); приказы по личному составу (персоналу предприятия).
К приказам по основной деятельности относятся приказы:
по организации работы предприятия;
по финансированию;
по планированию;
по отчётности;
по снабжению;
по реализации продукции;
по другим производственным вопросам (о распределении служебных помещений, порядке и сроках хранения бухгалтерских документов, нарушении правил транспортировки грузов, создании рабочей группы по проекту, премировании сотрудников, мерах по улучшению пожарной безопасности и т.п.).
К приказам по личному составу относятся приказы:
о приёме работников;
об увольнении работников;
о переводе работников.
Подготовка приказа включает стадии: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
Приказ должен иметь наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чём?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Текст приказа состоит из двух частей констатирующей, распорядительной.
В констатирующей части указывают основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость.
В распорядительной части указывают «ПРИКАЗЫВАЮ», «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки её окончания).
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются. Если поручение исполнителю даётся постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.



Вопрос 26. Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно – методического характера; повседневной административной, производственно – хозяйственной деятельности; связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов (например: о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками; о применении правил работы с конфиденциальными документами; о сроках предоставления авансовой отчётности; о порядке использования служебного автотранспорта; о проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.).
Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Распоряжение должно иметь наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей, распорядительной.
В констатирующей части указывают основания издания распоряжения.
В распорядительной части указывают: «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» (например: всем сотрудникам пройти инструктаж, работникам отдела кадров провести аттестацию, сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.); «кому» (исполнителю или структурному подразделению); «что сделать» (указывают конкретную работу); «до какого числа» (сроки её окончания).
Последний пункт распоряжения является контрольным, то есть указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.
Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя предприятия.

Вопрос 27. Решение

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно – технического совета), (например: о приоритетных направления развития фирмы; о разработке программы электронного документооборота; о реорганизации системы повышения квалификации работников; об организации сайта в Интернете; об участии в международной выставке; о внедрении рационального предложения).
Подготовка решения включает следующие стадии:
изучение существа вопроса ответственным исполнителем;
сбор необходимых сведений;
обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании (заседании);
подготовка проекта решения;
подписание руководителем и секретарём коллегиального органа.
Проекты решений готовятся ответственными исполнителями по поручению коллегиального органа. Решения оформляются на общем бланке предприятия. Решение должно иметь наименование вида документа, дату, номер, наименование коллегиального органа, заголовок (если решение касается одного вопроса), текст, подписи.
Датой решения является дата проведения собрания (заседания). Нумерация решений производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.) отдельно от других видов документов. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указывают состояние вопроса, цели, задач или основание решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа. Констатирующую часть опускают, если причина возникновения решения очевидна и не нуждается в разъяснении.
В распорядительной части указывают: «РЕШИЛ (РЕШИЛИ)»; «что сделать» (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий, предписываемых решением); «до какого числа» (срок окончания работ); исполнителя (структурное подразделения предприятия или должностные лица).
Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие – либо документы, то они оформляются как приложение.

Вопрос 28. Правила оформления копии

В настоящее время в зависимости от юридической значимости документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии, заверенные копии, дубликаты, выписки.
Подлинник (оригинал) – это первый или единственный экземпляр официального документа, подписанный автором или должностным лицом и имеющий юридическую силу.
Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Заверенная копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника, с проставленными реквизитами, придающими юридическую силу.
Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Дубликат оформляется:
при утере подлинника документа;
в случае уничтожения подлинника документа.
Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, её необходимо заверить в установленном порядке.
С этой целью проставляется реквизит «отметка о заверении копии», который содержит:
заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
его подпись;
дату заверения;
печать (для наиболее важных или внешних документов).
Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.
В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица.
Предприятием разрешается заверять:
копии документов, представляемых гражданами при приёме на работу, учёбу;
копии документов для решения социальных проблем работников.
На предприятии копии заверяются:
руководителем организации;
должностным лицом (начальником отдела кадров, юристом и другими лицами).

Вопрос 29. Делопроизводство как функция управления

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного обеспечения управления (ДОУ).
Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по – разному: для министерств (ведомств) – управлением делами, для исполнительных органов власти – общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений – канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря (секретаря – референта) и двух – трёх делопроизводителей.
Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами – централизованная, децентрализованная или смешанная.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином центре – канцелярии или у секретаря – референта. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации. При смешанной форме часть операций выполняют централизованно (приём, регистрация, контроль, размещение документов), а часть – децентрализовано (справочно – информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Централизованную форму организации используют на малых и средних предприятиях; децентрализованную в территориально разобщённых организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях. В большинстве учреждений используют смешанную форму.
Наиболее распространённой формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое заведующим (начальником), подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии.
Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших организационных документов относятся Положение о службе (положение о канцелярии), Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации.
Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни руководящим документом для всех сотрудников организации.
Структура Инструкции включает в себя, как правило, следующие разделы.
Общие положения.
Приём, регистрацию и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации.
Контроль за исполнением документов.
Порядок подготовки и оформления служебных документов.
Порядок работы с исходящими документами.
Регистрация исходящих документов.
Составление номенклатуры дел.
Обеспечение сохранности документов.
Экспертизу практической ценности документов.
В отдельных случаях в Инструкцию включают раздел «Изготовление, учёт, хранение, обращение с печатями, штампами и гербовыми бланками (бланками строгой отчётности)».
Перспективным является введение в Инструкцию раздела «Использование информационных технологий, средств автоматизации работы с документами».
В данном разделе могут быть освещены вопросы:
порядок использования систем подготовки текстово – табличных документов;
порядок использования информационно – поисковых систем документов;
порядок использования автоматизированных средств регистрации, учёта и контроля за состоянием (исполнением) документов.
Отдельный подраздел Инструкции может быть посвящён работе по автоматизации ведения архива электронных документов.
Инструкция – большой по объёму документ.
Табель форм документов – это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.
Применение табеля позволяет:
исключить возможность неоправданного создания новых форм;
установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
учесть количество видов и форм документов.
Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включённые в табель, и закрепляющий результаты проведённой унификации состава и форм документов организации.
Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба.

Вопрос 30. Служба документационного обеспечения управления

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, справочная работа по документам и т.п.).
Основными задачами службы ДОУ являются:
организация и ведение делопроизводства;
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования;
сокращение количества форм документов и числа документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по рациональному ведению делопроизводства.
Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объёма документов являются:
управление делами;
управление делопроизводства;
канцелярия;
отдел ДОУ;
секретариат;
дирекция;
инспекция при руководителе.
Преимущества создания единой службы ДОУ: проведение единой политики в работе с документами и рационализации делопроизводства; создание нормативно – методического обеспечения делопроизводства и контроль за его внедрением; обучение персонала предприятия.
Служба документационного обеспечения управления работает согласно положения о службе ДОУ. Положение о службе ДОУ определяет её структуру, функциональные задачи, обязанности и права её сотрудников.

Вопрос 31. Функции, структура, должностной состав службы ДОУ

Структура службы ДОУ, её наименование устанавливаются с учётом принадлежности к определённой группе организаций, предприятий.
В органах власти и управления (министерствах, ведомствах) создаётся управление делами или департамент делопроизводства.
В состав управления делами (департамента делопроизводства) входят:
секретариат;
инспекция при руководителе организации;
протокольное бюро;
канцелярия;
экспедиция;
сектор правительственной переписки;
машинописное и копировально – множительное бюро;
отдел писем (жалоб);
отдел автоматизации делопроизводства;
архив.
На государственных предприятиях, в научно – исследовательских институтах, учебных заведениях и других предприятиях создаётся отдел документационного обеспечения управления, отдел документационного обеспечения или канцелярия.
В состав отдела документационного обеспечения управления входят:
секретариат;
группа учёта (регистрации) документов;
группа контроля;
экспедиция;
группа писем (жалоб);
сектор автоматизации делопроизводства;
машинописное бюро;
архив.
В крупных негосударственных организациях (концернах, компаниях, акционерных обществах) создаётся служба делопроизводства, наименование и состав которой определяется руководством организации (правлением, советом директоров и т.п.). Чаще всего встречаются названия дирекция, канцелярия, секретариат, общий отдел. В состав канцелярии входят:
группа контроля;
протокольная группа;
группа автоматизации делопроизводства;
копировально – множительное бюро;
архив.
В небольших государственных и негосударственных организациях, не имеющих делопроизводственной службы в качестве самостоятельного структурного подразделения, документационное обеспечение возлагается на секретарей, референтов, делопроизводителей, инспекторов по делопроизводству.
Работники службы делопроизводства выполняют свои обязанности в соответствии: с должностной инструкцией; с инструкцией по делопроизводству предприятия; отраслевыми или федеральными нормативными документами по ДОУ.

Вопрос 32. Основные принципы организации документооборота

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
Совершенство организации работы с документами определяется оперативностью перемещения документа внутри организации, качеством и своевременностью исполнения документов, эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
Основными принципами работы с документами являются:
единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
чёткое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);
целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);
умелое сочетание ДОУ с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).
В организации работы с документами должны быть предусмотрены:
инструкция по делопроизводству предприятия;
образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;
номенклатура дел предприятия с указанием сроков хранения документов;
должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку, и сохранность документов;
техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;
методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в структурных подразделениях предприятий;
информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;
назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

Вопрос 33. Организация документооборота

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141 – 98).
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляющих и внутренних документов (входящие, исходящие и внутренние документы).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
объём потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря руководителя) за год, полугодие или квартал;
структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря руководителя).
Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
Документопоток входящих документов составляют:
документы вышестоящих организаций, органов власти;
документы подведомственных организаций, присылающих отчётно – учётную документацию и различного рода запросы;
документы организаций – смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
жалобы, заявления и предложения граждан.
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
составление проекта документа, его распечатка;
согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
подписание (утверждение) документа;
регистрация и оправка документа.
Внутренние документы проходят следующие стадии:
подготовка проекта документа;
перепечатка;
согласование;
визирование;
подписание;
исполнение.
Перечень сведений конфиденциального характера определён Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
Под служебной или коммерческой тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово – экономическую, научно – техническую, производственную и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в её получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, на малых предприятиях организуется секретарём руководителя, на средних и крупных – руководителем канцелярии (офис – менеджером).
Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях или запираемых металлических шкафах.
По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.
Гриф ограничения доступа к документу («Секретно», «Конфиденциально» и др.) с указанием номера экземпляра ставится в верхнем правом углу ниже грифа «Контроль».
Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и составление делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по её совершенствованию.
Все поступающие в государственные органы, на предприятия, в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно – контрольных карточках в день их поступления.
После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.
Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.
Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом руководства, канцелярией фиксируется в регистрационных формах – карточке, журнале, ПК. В канцелярии (секретарь руководителя) организации должны знать, в каком подразделении, у кого из исполнителей находится документ в любое время. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства – пневмопочту, транспортёры.
Объём документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учёт документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств оргтехники для обработки документов.
Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учёту. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Входящие и исходящие документы учитываются на участке приёма и отправки корреспонденции. Учёт объёма документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

Вопрос 34. Работа с входящими документами

Входящий документ – документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.
Входящие документы могут быть доставлены: по почте, курьером, электронной почтой, по факсу.
Большую часть входящих документов составляет переписка. Приём и обработка входящих документов осуществляется секретарём – референтом (в небольших организациях).
Поступившие документы проходят этапы обработки.
Первичную обработку (проверку правильности доставки (адресования); проверку количества листов поступившего документа; проверку наличия приложения). При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»). При отсутствии листов документа или приложения ставится в известность отправитель, делается отметка на самом документе, делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе «Примечание»). Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» («Private»), гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Коммерческая тайна»), если не имеет доступ к ним.
Предварительное рассмотрение (разметку). При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение на регистрируемые, на нерегистрируемые документы. При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи руководителю предприятия, заместителям руководителя предприятия, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. На регистрируемых документах проставляется автоматически нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит входящий номер документа, дату поступления, время поступления (при необходимости). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. Они складываются секретарём в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты, нормативные документы и т.д.). Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям на первом листе указываются их фамилия или инициалы. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 – номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения; фамилию работника предприятия. Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.
Регистрацию. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года – с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.
Рассмотрение документов руководством. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: определить исполнителя; дать конкретные указания по исполнению документа; указать сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарём – референтом в регистрационный журнал.
Направление на исполнение. С резолюцией руководителя документ передаётся ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь – референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельно важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.
Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.
Исполнение документов. Документ находится у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.
Подшивку документов в дело. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком «переписка с внешними организациями за 2009 г. (входящие)».

Вопрос 35. Работа с исходящими документами

Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.
Исходящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, электронной почтой, по факсу.
Основные этапы обработки исходящих документов.
Составление проекта документа исполнителем. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления проекта документа. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарём – референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.
Согласование проекта документа. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение). Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Регистрация документа. После подписания руководителем двух экземпляров документ передаётся секретарю – референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». Журнал содержит следующие графы: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа – ответа); исполнитель; примечание. При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года – с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.
Отправка документа адресату. Исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.
Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2008 г. (исходящие)».

Вопрос 36. Работа с внутренними документами

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:
составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа;
согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (утверждение – в необходимых случаях);
регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объёмах документов).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
контроль исполнения документа;
исполнение документа;
проставление отметки об исполнении;
подшивка исполненного документа в соответствующее дело.
В работе с внутренними документами предприятия необходимо обращать внимание на решение следующих вопросов:
уменьшение количества изготавливаемых копий документов;
сокращение дублирующих друг друга документов;
активное использование бездокументного решения производственных вопросов внутри предприятия;
замена традиционных документов электронными.
Эффективность замены документов состоит в следующем: не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на компьютер электронный документ; возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия; экономятся офисные площади, предназначенные для хранения традиционных документов, бумага; над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.

Вопрос 37. Регистрация документов

Регистрация документа – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.
Регистрация необходима: для обеспечения сохранности документов; для удобства поиска документов; для учёта и контроля исполнения документов.
Формы регистрации документов:
централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп (входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, договоры (контракты) коммерческие, документы, имеющие гриф ограничения доступа), каждая из которых регистрируется отдельно.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.
Виды регистрации:
журнальная регистрация наиболее надёжна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объёмах документов. Журналы регистрации включают следующие графы: номер документа, дата документа, дата поступления, автор документа (внешняя организация – отправитель – для входящих документов), адресат (корреспондент – получатель) – для исходящих документов, количество листов документа, резолюция, исполнитель, подпись исполнителя, срок исполнения, отметка об исполнении, номер дела (папки), имя файла, примечание.
карточная регистрация даёт возможность регистрационные карточки (регистрационно – контрольные карточки) располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т.п. Копируя карточки, можно вести карточки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек. В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.
компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, так как позволяет создать и автоматически поддерживать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому реквизиту документа. Для компьютерной регистрации используются электронные регистрационно – контрольные карточки и электронные журналы с тем же набором граф, что и традиционные (бумажные) формы. Компьютерная система регистрации может быть создана: в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Excel Lotus), в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы, другими программными средствами. Поиск документов на компьютере может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.). Недостаток компьютерной регистрации – возможна потеря информации из – за технических причин (вирусы, сбои в работе компьютера). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа («Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), определяется специальными инструкциями.
Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов включает: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, прайс – листы, каталоги, печатные издания (журналы, брошюры), извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний.

Вопрос 38. Контроль исполнения документов

Цель контроля – обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.
Содержание контроля исполнения:
занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учётные формы;
установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;
фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
информирование руководства о результатах контроля;
снятие документов с контроля по указанию руководителя;
подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют: руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения (инспекции по контролю), работники службы делопроизводства, секретари – референты.
Сроки исполнения документов делятся на типовые и индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Изменение сроков исполнения проводится введением нового нормативного акта. Сроки исполнения считаются с момента поступления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа (не превышают 10 дней). Изменение сроков исполнения проводится руководителем, поставившим документ на контроль. Сроки исполнения считаются с момента подписания или утверждения.
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют следующие формулировки в резолюциях и распорядительных документах: «исполнить до 01.09.2009» или «исполнить к 01.09.2009».
Для ведения контрольных операций в качестве учётных форм используются журналы регистрации, персональный компьютер, органайзер (планировщик).
Для контроля используются специальные или обычные контрольные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет специальной графы о контроле и сроках исполнения, то эти данные указывают в графе «Примечание».
Персональный компьютер (программа Outlook) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносятся: номер документа, взятого на контроль; фамилия исполнителя и его телефон; срок исполнения; содержание поручения (если необходимо).
В заданном режиме компьютер устанавливает промежуточные сроки проверки исполнителя, в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций, пересылает напоминания на компьютер исполнителя.
Контролёр проводит: в установленные дни предварительную проверку исполнения; получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов; подводит итоги исполнения документов; в случае существенной задержки исполнения делает доклад руководителю для принятия экстренных мер.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта договора, проведения деловой встречи и т.д.).
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учётной форме.
При небольшом объёме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательные и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.

Вопрос 39. Номенклатура дела

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, учёта и обеспечения сохранности дел, оперативного поиска документов в делах.
Номенклатуры дел подразделяются:
на типовые (типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например, типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом);
примерные (примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел проектных институтов Минатома России. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер);
конкретного предприятия (номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвлённой организационной структурой составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия).
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел документационного обеспечения»). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат – 1, бухгалтерия – 2 и т.д.). Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1 – 2 (1 – соответствует секретариату, а 2 – порядковому номеру дела, заведённому в секретариате). Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документов (приказы, контракты, протоколы); краткое содержание («Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки»); дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2008 г.»). Сроки хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия. В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например, «Переходящее дело с 2008 г.»), изъятых или утерянных делах. В графе «Примечание» при большом объёме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится. Количество дел в номенклатуре указывается по окончании года. При заведении второго тома какого–либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарём – референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется в трёх экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передаётся в архив предприятия. Номенклатура дел составляется ежегодно в конце года и вводится в действие с 10 января нового года.

Вопрос 40. Формирование и оформление дел

Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку.
Правильное формирование дел способствует: оперативному поиску необходимых документов; обеспечивает их сохранность; устанавливает порядок в организации делопроизводства.
При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:
в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
в дело включается один экземпляр документа;
каждый документ, помещённый в дело, дожжен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
в дело формируются документы одного года;
в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утверждённые руководителем;
документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности, то есть только, что исполненные документы будут подшиты в папку сверху. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;
протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;
приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
документы с грифом ограничения доступа «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» формируются отдельно от остальных документов предприятия;
переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;
если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2009 г.» и составляют внутреннюю опись дела.
На обложке дела указываются: наименование организации; структурное подразделение; номер дела по номенклатуре; заголовок дела; год заведения; срок хранения.

Вопрос 41. Оперативное хранение дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.
За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства, сотрудники, ответственные за документы.
Дела хранятся в шкафах, на стеллажах (обычные документы), в сейфах (документы с грифом ограничения доступа «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» и т.п.), в вертикальном положении, корешками с номерами дел наружу.
Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа для удобства поиска необходимого дела, для проверки наличия дел.
При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел (в некоторых случаях внутренних описей дел) поиск любого исполненного документа не превышает 5 минут.
Во время оперативного хранения дела могут выдаваться: сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения); сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия). Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту – заместитель дела, в котором указывают номер дела, дату выдачи, кому выдано (должность и ФИО), структурное подразделение, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате, примечание. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более 10 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов. В карте – заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. В этом случае при выдаче составляется акт приёма – передачи дела. Выдача отдельных документов из дела работникам организации проводится только лицами, ответственными за формирование и хранение дел, по разрешению руководителя структурного подразделения. На место выданного документа закладывается лист – заместитель, в котором указывается наименование и номер документа, дату выдачи, кому выдано (должность и ФИО), структурное подразделение, подпись исполнителя, срок возврата документа. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. На архивное хранение такие документы не передаются, и они продолжают храниться в структурных подразделениях в течение этих сроков. После оперативного хранения завершённые дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив. Дела с истёкшими сроками хранения уничтожаются.

Вопрос 42. Проверка документов

Проверка наличия документов (дел) – установление соответствия количества документов (дел) записям в регистрационных формах (журналах, номенклатуре, внутренних описях дел), выявление пропавших документов (дел), а также документов, подлежащих реставрации или профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется: установление фактического наличия документов, находящихся на оперативном хранении; выявление и устранение недостатков в учёте (регистрации) документов; выявление отсутствующих документов; организация розыска необнаруженных документов; выявление документов, требующих реставрации, восстановления, профилактической обработки; восстановление документов, не найденных в результате поиска.
Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, но не реже одного раза в 2 года.
В особых случаях проводятся разовые проверки при: перемещении документов предприятия; смене руководителя службы делопроизводства; ликвидации или реорганизации предприятия; стихийных бедствиях или других чрезвычайных ситуациях, влияющих на сохранность документов.
Перед проверкой проводится изучение материалов предыдущих проверок, учётных (регистрационных) форм, включающее установление их полноты, уточнение нумерации документов, дел.
Во время проверки:
производится поединичная сверка дел с номенклатурой дел;
проводится поединичная сверка документов дела с его внутренней описью (а при её отсутствии сверка по номерам документов).
При проверке необходимо:
соблюдать порядок расположения документов в деле, а дел – на стеллажах, шкафах и сейфах;
подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки неправильно положенные дела и документы;
составлять список необнаруженных документов;
составлять на каждое необнаруженное дело карточку учёта необнаруженного дела;
внесение во время проверки изменений в учётные (регистрационные) формы запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки;
при выявлении ошибок во внутренней описи дела опись пересоставляется в соответствии с реальным содержанием дела.
На основании данных проверки составляется акт проверки наличия документов, который подписывается членами проверяющей комиссии и утверждается руководством организации.
В случае обнаружения отсутствия документов (дел) организуется их розыск.
Для проведения эффективного розыска необходимо:
изучить данные по выдаче документов (дел);
изучить акты о выделении документов к уничтожению;
изучить акты о передаче в архив;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел, как в службе делопроизводства, так и в других структурных подразделениях организации.
При отрицательном результате поиска проверяющая комиссия составляет акт о необнаружении документов (дел), пути розыска которых исчерпаны.

Вопрос 43. Работа с конфиденциальными документами

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определённому кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.
К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: «Конфиденциально»; «Коммерческая тайна»; «Для служебного пользования».
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учёт конфиденциальных документов, предусматривает: назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учёт, хранение и использование; порядок подготовки и размножения документов; отдельную регистрацию документов; формирование дел; организацию выдачи и хранения документов; проверку наличия документов; архивное хранение и порядок уничтожения.
Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата». На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра. Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На документах, предоставляемых в органы государственной власти, органы местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф «Коммерческая тайна» проставляется с указанием её владельца. При невозможности нанесения грифа на носители, содержащие конфиденциальные сведения, данные реквизиты должны быть указаны в сопроводительных документах. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом.
Размножение конфиденциальных документов производится: с разрешения руководства предприятия; с ограниченным количеством копий; в специально выделенном помещении; в присутствии должностного лица, ответственного за документ; с немедленным уничтожением бракованных копий.
Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов». Листы журналов регистрируются: нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе. Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяются: количество листов, количество экземпляров, наличие приложений к документу. В случае отсутствия или недостачи в конвертах конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа, список сотрудников, имеющих право пользования этим делом, нумерацию листов, внутреннюю опись документов, лист – заверитель дела.
Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники; в специально отведённом помещении, оснащённом средствами охраны и сигнализации.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учёта выдачи конфиденциальных документов». При выдаче документа: сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата. Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя.
При возврате документа: сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.
Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале. Запрещается: изъятие конфиденциального документа из дел; перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учёта выдачи конфиденциальных документов»; несанкционированное копирование и вынос конфиденциального документа из сейфа.
Проверка наличия состоит в сверке соответствия записей в журнале регистрации – документам, хранящимся в делопроизводстве. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью: обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации. Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными документами), ежегодно проводит сверку наличия документов. Проверка может проводиться с другой периодичностью (по окончании каждого квартала).
При установлении факта утраты конфиденциального документа: ставится в известность руководитель предприятия; служба безопасности; принимаются меры к розыску документа. На утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов». Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения и для уничтожения. При передаче дел в архив на конфиденциальные документы составляется отдельная опись.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
Уничтожение конфиденциальных документов производится: с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Вопрос 44. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создаётся экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3 – х человек (примерный состав ЭК: зам. директора (главный бухгалтер), ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива), секретарь – референт). ЭК является совещательным органом. Её решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утверждённому Росархивом 6 октября 2000 г. Предприятия, входящие в какую – либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни.
ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке (устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам на обложке дела нельзя). Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года. При исчислении сроков хранения учитываются только годы (день и месяц составления документа значения не имеют). По документам, сроки хранения, которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит своё заключение о продолжительности их хранения с учётом: важности документов; необходимости их использования в справочных целях; обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
документы, передаваемые в архив (со сроком хранения – свыше 10 лет);
документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно);
документы, подлежащие уничтожению (с истёкшими сроками хранения и утратившие практическое значение).
К документам, передаваемым в архив, относятся: устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; положение о филиалах или представительствах общества; годовые финансовые отчёты; документы финансовой отчётности, представляемые в государственные органы управления; протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции); списки акционеров с указанием количества и категории, принадлежащих им акций; акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля; внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом; документы по личному составу предприятия; другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т – 2, книги учёта сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, руководителей предприятия – постоянно.

Вопрос 45. Подготовка дел к передаче в архив

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; подшить в конце дела лист – заверитель дела, в котором указать количество листов в деле; на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить их вначале дела; переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола; дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно листу – заверителю дела, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:
по основной (производственной) деятельности;
по личному составу предприятия.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л / с (дел по личному составу). Отдельная опись на документы по личному составу составляются для удобства поиска и обеспечения сохранности этих документов. В каждой описи указывается цифрами и прописью количество включённых в неё дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включённых в группу (например, «Переписка за 2008 – 2009 гг. – 3 дела»). Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Приём – передача в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приёма – передачи, а также подписи участников приёма – передачи дел.
Заключительным этапом работы с документами – является уничтожение документов: потерявших практическое значение; не имеющих научно – исторической ценности; сроки хранения, которых истекли. Неправильно организованное уничтожение документов может стать причиной возможной утечки служебной информации.
Уничтожение проводится: после утверждения описей на дела постоянного и долговременного хранения; после передачи дел в архив.
Уничтожение документов оформляется актом. Акт о выделении к уничтожению документов и дел: подписывает председатель ЭК; члены ЭК; утверждает руководитель предприятия. Уничтожение документов проводится в присутствии комиссии (не менее трёх человек).
Способ уничтожения документов должен быть: достаточно надёжным; исключающим возможность получения, или восстановления какой – либо информации. Для этой цели могут использоваться специальные устройства – уничтожители или шредеры (от английского слова to shred – резать, рвать). После физического уничтожения документов в акте делаются отметки: об их уничтожении; способе уничтожении; дате уничтожения.
Порядок уничтожения дел с истёкшими сроками хранения, имеющими грифы «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др., определяются специальными инструкциями.

Вопрос 46. Архив

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.
Государственные и муниципальные организации обязаны создавать архивы в целях обеспечения сохранности документов или периодически сдавать свои документы в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Негосударственные организации могут распоряжаться своими документами по собственному усмотрению, так как эти документы являются их частной собственностью. Такие документы могут храниться их владельцами самостоятельно в архиве предприятия или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. Негосударственные организации вправе создавать свои архивы.
Архив предприятия создаётся: как самостоятельное структурное подразделение; как подразделение в составе службы делопроизводства.
Основными документами, на основании которых ведётся работа архива предприятия, являются: положение об архиве; инструкция по делопроизводству организации или инструкция о службе документационного обеспечения предприятия; должностные инструкции сотрудников архива.
В задачи архива входят:
приём, учёт и хранение документов, законченных делопроизводством;
информационно – справочная работа по архивным документам предприятия;
организационно – методическая помощь по ведению делопроизводства.
Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство предприятия в лице заместителя директора, курирующего работу с документами. Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива предприятия, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
Архив предприятия должен хранить:
документы постоянного срока хранения;
документы по личному составу;
документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в деятельности предприятия.
Документы в архив предприятия сдаются структурными подразделениями через 3 года после завершения их делопроизводством. Предархивную подготовку документов (переплёт дел, нумерацию листов, оформление обложки дела, составление описи и т.д.) должны проводить работники структурных подразделений. Росархивом установлены следующие правила хранения документов в архиве. Архивохранилище должно располагаться в специально выделенном отдельном помещении. Архивы должны быть оборудованы специальными передвижными или стационарными стеллажами (ширина полок не менее 25 см; расстояние между полками по высоте 35 – 40 см, от пола до нижней полки 20 см, торцов стеллажей от стен 45 см, проходов между стеллажами не менее 75 см, основных проходов между стеллажами до 120 см). В архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно – влажностный режим (18 – 20° С при 50 – 55 % влажности воздуха). В архиве обязательно должна проводиться регулярная влажная уборка и профилактическая дезинфекция.
Все дела в архивохранилище упаковываются в архивные картонные коробки. На коробках наклеиваются ярлыки с указанием: номера описи года (лет) и номеров дел, содержащихся в данной коробке.
Для дел постоянного хранения один раз в 5 лет, для конфиденциальных документов – ежегодно должна проводиться проверка наличия и физического состояния дел. При этом обращается внимание: на выцветание текста документов; заражение документов грибками; механические повреждения. Проверки проводятся также: при смене ответственных хранителей; при порче или гибели дел вследствие чрезвычайных обстоятельств (протечки, пожары); после перемещения дел в другое архивохранилище.
В нерабочее время двери хранилищ, решётки на окнах опечатываются. Печать, ключи должны храниться у ответственного лица.
В архиве запрещается:
использовать электронагревательные приборы;
курить;
держать легковоспламеняющиеся вещества;
хранить пищевые продукты;
пускать посторонних лиц в архивохранилище.
Для хранения документов на электронных носителях организуется электронный архив предприятия или в составе действующего архива создаётся хранилище электронных документов. Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Задачей электронного архива является обеспечение надёжного централизованного хранения электронных документов предприятия в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с удобным и простым доступом, как с локальных, так и с удалённых компьютеров предприятия.
В электронном архиве должны обеспечиваться:
защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
возможность предоставления пользователям доступа к документам;
возможность подтверждения подлинности документов;
возможность предоставления документов в виде бумажных копий.
Электронные документы принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности. Предпочтение при передаче в архив отдаётся электронным документам, не имеющим традиционных бумажных аналогов.
При подготовке электронных документов к архивному хранению:
проверяется их техническое состояние;
проводится составление описей;
на единицах хранения проставляются архивные шифры;
составляется сопроводительная документация, в которой отражаются даты создания документов, краткая характеристика их содержания, электронный формат, объём.
Каждая единица хранения должна быть уложена в индивидуальную упаковку.
Проверка технического состояния электронных документов производится не реже одного раза в 5 лет. По мере старения носителя должна производиться перезапись электронного документа на новый носитель. Необходимость такой перезаписи возникает в связи с совершенствованием компьютерных технологий и опасностью появления компьютерных вирусов.
Основным документом, определяющим работу архива, является положение.






































РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА


Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149 – ФЗ.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 – ФЗ «О персональных данных».
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125 – ФЗ в ред. от 04.12.2006.
Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98 – ФЗ в ред. от 02.02.2006.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1 – ФЗ.
Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51 – ФЗ (в ред. от 30.12.2006).
Трудовой кодекс РФ от 31.12.2001 № 197 – ФЗ (в ред. от 30.12.2006).
Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 № 63 – ФЗ (в ред. от 30.12.2006).
ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).
Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие / М.И. Басаков. – Ростов н / Д: Феникс, 2007.
Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. 2 – изд. – СПб.: Питер, 2007. – 224 с.: ил. – (Серия «Современный офис – менеджмент»).
Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство. 3 – е изд. – СПб.: Питер, 2008.
ГОСТы по документационному обеспечению. – М.: Бюро печати, 2008.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3 – е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд – во Проспект, 2008.
Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. – 5 – е изд., стер. – М.: Омега – Л, 2008.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007.
Справочная правовая система «Консультант Плюс».
Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. – М.: А – Приор, 2008.









13PAGE 14415


13PAGE 14315




15