Методический совет заместителю директора Как подготовить совещание

План подготовки совещания
Методический совет начинающему заместителю директора школы.
Данный план поможет быстро и эффективно подготовить и провести совещание, конференцию, круглый стол, заседание методического объединения и т.д.
Прежде, чем заняться подготовкой совещания, подумайте, действительно ли проблема может быть решена только на нем. Сможете ли Вы собрать всех заинтересованных сотрудников в нужное время в нужном месте? Иногда лучше воспользоваться другим видом руководства и контроля. Если выбор верен – СОВЕЩАНИЕ.
Сформулируйте четко тему совещания, определите, какая цель должна быть достигнута. Каждому участнику сообщите заранее полный состав присутствующих, повестку дня, тему и цель совещания.
Позаботьтесь о приглашении сотрудников, ответственных за вопросы, которые будут обсуждаться на совещании. Сделать это необходимо заранее, чтобы каждый мог подготовиться. Предупредите приглашенных на совещание о необходимости обязательного предупреждения о возможном отсутствии по уважительным причинам.
Каждый сотрудник должен быть готов лично принять участие в совещании. Для этого он должен иметь в своем распоряжении информацию о преподавании своего предмета, о своих учащихся, о родителях, обо всех касающихся его отрезков работы, упорядоченных согласно повестке дня.
Проверьте и согласуйте заранее фактический материал по учебно-воспитательному процессу, финансовым вопросам, чтобы се члены Вашей команды имели в своем распоряжении одинаковые наборы информации.
Проверьте исправность освещения, технических средств презентации ( проектора, мультимедийной доски, указки, бумаги и т. д.).
Строго придерживайтесь определенного Вами же времени начала совещания, регламента, объявленного заранее времени окончания совещания.
Подумайте и оптимально распределите места за столом заседания. Избегайте сажать рядом или один против другого сотрудников, чьи служебные интересы могут стать предметом конфликта во время совещания.
Заранее назначьте секретаря, который будет вести протокол совещания.
Позаботьтесь заранее, чтобы всем хватило стульев. Посмотрите на свое рабочее место. Порядок – это строго определенное место для каждой вещи. Оптимальным вариантом является блоково-модульная организация рабочего места. В этом случае Вы размещаете документацию за темами - модулями. В таком случае у Вас не будет проблем с поиском необходимого документа.
В ряде случаев , особенно на расширенных совещаниях, протоколом предусматривается небольшие (10-15 минут) перерывы для отдыха и обсуждения острых проблем
неформальной обстановке.
Заранее предупредите участников совещания, что мобильные телефоны должны быть отключены на время заседания.
Подготовьте все альтернативные варианты, которые могут быть предложены, если не сумеете сразу прийти к согласию.
В конце совещания подведите итог работы. Повторите, каких результатов достигли, какие решения выработали. Если остаются нерешенные вопросы, определите, по каким причинам это произошло, какая дополнительная информация будет нужна для следующей встречи, когда будет проведено дополнительное совещание по этим вопросам.
15