Конспект «Практическое пособие делопроизводителя. Требования к оформлению документов»
Обес пе че ние со хран но сти до ку мен тов научно-технической документации.
Во про сы, рас смат ри вае мые в лек ции:
1. Ре жим хра не ния до ку мен тов научно-технической документации.
Обес пе че ние со хран но сти научно-технической документации.
Ре жим хра не ния до ку мен тов НТД.
Ком плекс по ме ще ний НТД дол жен со о т в ет с т во вать са ни тар ным, про ти во по жар ным и тех ни че ским тре б ов ан иям для обес пе че ния над ле жа ще го ре жи ма хра н е ния до ку мен тов на бу маж ной, пле ноч ной ос но ве и дру гих ма те риа лах. .
В ком плекс по ме ще ний долж ны вхо дить ра бо чие ком на ты для со труд ни ков НТД, ар хи во хра ни ли ща для хра не ния под лин ни ков и ко пий и чи таль ный зал для ис с л ед о в ат елей.
Ра бо чие ком на ты долж ны быть изо ли ро ва ны от по м е щ ений ар хи во хра ни ли ща и обес пе чи вать удоб ные ус ло вия тру да для со труд ни ков и ис сле до ва те лей.
Для обес пе че ния мак си маль ной со хран но сти на у чно-тех ни че ской до ку мен та ции по ме ще ния ар х и во хр а ни лищ долж ны иметь ка пи таль ные сте ны, за ре ше чен ные ок на, оби тые же ле зом две ри, за пас ный вы ход. По ме ще ния ар хи во хра ни лищ сле ду ет со дер жать в об раз цо вом по ря д ке, ис клю чаю щем воз мож ность по яв ле ния пы ли, пле се ни, на се ко мых, гры зу нов.
В НТД один раз в ме сяц дол жен про во дить ся са ни тар ный день.
По ме ще ния ар хи во хра ни лищ до раз ме ще ния в них на уч но-тех ни че ских до ку мен тов ос мат ри ва ют ся спе ц и ал ьной ко мис си ей, на зна чае мой ру ко во ди те лем ор г а н из ации, с при вле че ни ем пред ста ви те лей ме ст но го ко м и т ета, ар хив ных ор га нов, про ти во по жар ной ох ра ны и са ни тар но-эпи де мио ло ги че ской стан ции. О сте пе ни при г о дн ости по ме ще ния со став ля ет ся акт, один эк зем п ляр ко то ро го пе ре да ет ся со от вет ст вую ще му ар хив но му уч р е жд ению. Ос мотр со стоя ния по ме ще ния про во дит ся пе рио ди че ски че рез 35 лет, а так же в слу ча ях сти хи й н ого бед ст вия.
Обес пе че ние со хран но сти НТД.
Ком плекс по ме ще ний СНТД обо ру ду ет ся ус т а но вк ами кон ди цио ни ро ва ния воз ду ха, очи щаю щи ми его от пы ли и вред ных га зов и обес пе чи ваю щи ми в по м е ще н иях оп ти маль ный кли ма ти че ский ре жим.
В по ме ще ни ях ар хи во хра ни лищ долж ны под де р ж и ват ься сле дую щие оп ти маль ные па ра мет ры тем п е ра т уры и влаж но сти воз ду ха для до ку мен тов на ка леч ной и бу маж ной ос но ве: тем пе ра ту ра +14°19°С, от н о си т ель ная влаж ность 5065%; для до ку мен тов на пле ноч ной ос но ве: тем пе ра ту ра +12°16°С, от но си тель ная влаж ность 5060%'.
Тем пе ра ту ра воз ду ха из ме ря ет ся обыч ны ми ком н а тн ыми тер мо мет ра ми.
От но си тель ная влаж ность воз ду ха оп ре де ля ет ся во л о с яным гиг ро мет ром МВК или гиг ро мет ром ме те о ро л о ги ч еским М-39 (Меж рес пуб ли кан ские тех ни че ские ус ло вия (МРТУ) 5201-38-62 и ТУ 01.-03-59). Пра виль ность по к а з аний при бо ров ус та нав ли ва ет ся про вер кой их по ас пи ра ци он но му пси хро мет ру (ГОСТ 6352-62). Про вер ка гиг ро мет ров про из во дит ся не ре же од но го раза в три ме ся ца2.
Со дер жа ние вред ных при ме сей в воз душ ной сре де ар хи во хра ни ли ща не долж но пре вы шать сле дую щие по к аз ат ели: 0,05 мг/м3 сер ни сто го га за; 0,01 мг/м3 оки слов азо та.
По ка за те ли кон троль ных из ме ри тель ных при б о ров еже днев но фик си ру ют ся в спе ци аль ных ре г и ст р а ци о нных жур на лах.
Ус та нов ка кон троль ных из ме ри тель ных при бо ров про и зв оди тся в глав ных про хо дах на стел ла жах, вда ли от ото пи тель ных и вен ти ля ци он ных сис тем. При бо ры мон т ир ую тся на од ном и том же кон троль ном щит ке.
Ос ве ще ние в по ме ще ни ях СНТД мо жет быть ес т ес тве нным и ис кус ст вен ным. В ка че ст ве ис точ ни ков ис кус ст вен но го ос ве ще ния до пус ка ют ся толь ко элек тр и ч еские. Нор мы ис кус ст вен но го ос ве ще ния на стел л а жах не ме нее 30 лк, на ра бо чем мес те 300 лк, в чи та л ьном за ле 300 лк на од но ра бо чее ме сто.
Элек три че ская про вод ка в по ме ще нии ар хи ва про кла ды ва ет ся в га зо вых тру бах, ос ве ти тель ная ап п а ра ту ра долж на быть по лу гер ме ти че ская или гер ме ти че ская. Штеп сель ные ро зет ки для пы ле со сов и пе ре нос ных ламп долж ны быть гер ме тич ны ми или ус та нав ли вать ся в ме т а лл ич еских рас пре де ли тель ных шка фах или ко роб ках, шну ры их за клю ча ют ся в ре зи но вые шлан ги. Рас пр е де л ител ьные щи ты, ру биль ни ки, пре до хра ни те ли и вен т и л я ц ио нные ус та нов ки ус та нав ли ва ют ся вне по ме ще ний ар хи во хра ни лищ.
На уч но-тех ни че скую до ку мен та цию сле ду ет хра нить на ме тал ли че ских стел ла жах, в ме тал ли че ских шка фах с вы движ ны ми ящи ка ми, в ко роб ках, пап ках, пе р е пл етах. До ку мен ты долж ны быть за щи ще ны от дей ст вия ес те ст вен но го све та и сол неч ных лу чей.
Ус та нов ка стел ла жей про из во дит ся пер пе н ди ку ля рно к сте нам, имею щим окон ные про емы. Ши ри на глав ных про хо дов ме ж ду ря да ми стел ла жей 120 см, меж ст е л ла жных про хо дов 75 см. Дли на стел ла жей не бо лее 8 м, ши ри на двух сто рон не го стел ла жа 75 см. Рас стоя ние ме ж ду его пол ка ми по вы со те 40 см. Рас стоя ние от по ла до ниж ней час ти стел ла жа долж но быть не ме нее 20 см, а от верх ней час ти до по тол ка для воз ду хо об ме на 30 см.
Осо бо цен ные до ку мен ты хра нят ся в ста ци о н ар ных же ле зо бе тон ных от се ках-сей фах, обо ру до ван ных ме т а лл ич еск ими стел ла жа ми.
На уч но-тех ни че ская до ку мен та ция на бу маж ной ос но ве (за ис клю че ни ем хра ня щих ся в раз вер ну том ви де ка лек, план ше тов и т. п.) рас по ла га ет ся на стел ла жах при вер ти каль ном спо со бе хра не ния в пап ках или в ви де сбро шю ро ван ных то мов аль бо мов); при. го ри зон таль ном спо со бе хра не ния в кар тон ных ко роб ках.
Каль ки хра нят ся в ме тал ли че ских шка фах с двер ца ми и вы движ ны ми ящи ка ми. Про хо ды ме ж ду шка ф ами сле ду ет ос тав лять не ме нее 1,75 мет ра. Вы со та шка фа до 22,5 мет ров.
Для обес пе че ния дол го вре мен но го хра не ния на у чно-тех ни че ской до ку мен та ции на каль ке ка те го ри че ски за пре ща ет ся про пи ты вать их ос но ву ма шин ным мас лом, ке ро си ном,ски пи да ром.
До ку мен та ция на пле ноч ной ос но ве хра нит ся в филь мо ста тах или спе ци аль но обо ру до ван ных стен ных шка фах, ме тал ли че ских гер ме ти че ски за кры ваю щих ся шка фах-сей фах с обес пе че ни ем внут ри мик ро кли ма ти че ско го ре жи ма, со от вет ст вую ще го нор мам хра не ния пле н о чных ма те риа лов1.
Фер ро маг нит ные плен ки сле ду ет хра нить на стел ла жах и в шка фах из не маг нит ных ма те риа лов на дос та точ ном от да ле нии от то ко не су щей ар ма ту ры.
Для кон тро ля за со стоя ни ем до ку мен тов на пле н о чной ос но ве долж но быть сле дую щее обо ру до ва ние: Мон таж ный стол, мик ро скоп (для мик ро фо то ко пий и фер р о ма гни тной плен ки), ап па ра ты для чте ния и про сл у ши в ания до ку мен тов.
Все по ме ще ния СНТД долж ны быть пол но стью обо ру до ва ны про ти во по жар ны ми сред ст ва ми за щи ты. При по жар ной опас но сти по ме ще ния ар хи во хра ни лищ от но сят ся к ка те го рии «Б» и вто рой сте пе ни ог н е ст ой ко сти. Ос нов ным про ти во по жар ным обо ру до ва ни ем яв л я ю тся уг ле ки слот ные ог не ту ши те ли, ус та нов лен ные из рас че та не ме нее од но го на ка ж дые 50 .м2 пло ща ди.
По ме ще ния ар хи во хра ни лищ обес пе чи ва ют ся про т и в оп ожа рным во до снаб же ни ем, пи та ние внут рен не го про т ив оп о жа рн ого во до про во да осу ще ст в ля ет ся дву мя вво д ами. По жар ные кра ны ус та нав ли ва ют ся толь ко на ле ст нич ных клет ках. При ка ж дом кра не не об хо ди мо иметь по жар ный ру кав про тя жен но стью до край ней точ ки хра ни лищ.
В по ме ще ни ях ар хи во хра ни лищ за пре ща ет ся ку ре ние; поль зо ва ние от кры тым ог нем (вклю че ние элек т р оплит, фо на рей, топ ка пе чей); об рез ка све то ко пий, про из вод ст во фо то ко пий, бро шю ров ка и пе ре плет ные ра б оты; хра не ние лег ко вос пла ме няю щих ся и го рю чих ма т е ри алов.
Вход в по ме ще ние ар хи во хра ни лищ раз ре ша ет ся толь ко со труд ни кам, ра бо таю щим в дан ном хра ни ли ще и ли цам, осу ще ст в ляю щим кон троль за ра бо той на уч но-тех ни че ских ар хи вов, ОТД (БТД), а так же ли цам, име ющим спе ци аль ное раз ре ше ние ру ко во ди те ля ор г а ни за ции на вход в хра ни ли ще.
Дверь в ар хи во хра ни ли ще за кры ва ет ся на внут р е нний за мок, а в не ра бо чее вре мя опе ча ты ва ет ся или плом би ру ет ся. Пе чать или плом би ро воч ные тис ки хра н я тся у на чаль ни ка (за ве дую ще го) СНТД. Вы но сить клю чи от внут рен них две рей и шка фов из ар х и во хр а ни лищ за пре ща ет ся. Ключ от внеш них две рей ар х и во хр а н илищ в не ра бо чее вре мя хра нит ся у де жур но го но ор га ни за ции.
На чаль ник (за ве дую щий) СНТД раз ра ба ты ва ет план эва куа ции до ку мен тов на слу чай ава рий но го по л о ж ения. С пла ном эва куа ции долж ны быть оз на ком ле ны все со труд ни ки СНТД.
В ава рий ной об ста нов ке (по жар, по вре ж де ние тру бо про во дов и др.) при ни ма ют ся пре ду смот рен ные пла ном ме ры по ох ра не до ку мен та ции. О про ис ше ст вии со став ля ет ся акт при уча стии пред ста ви те лей ор га нов по жар ной ох ра ны, тех ни че ско го над зо ра и т. д.
При пе ре ме ще нии и транс пор ти ров ке на уч но-тех ни че ской до ку мен та ции долж ны быть при ня ты ме ры, ис клю чаю щие ме ха ни че ские по вре ж де ния до ку мен тов. Транс пор ти ров ка до ку мен тов долж на про во дить ся с ис по л ьз о в ан ием за кры тых транс порт ных средств. Транс п о рт и р ов ание до ку мен та ции на ва лом за пре ща ет ся, транс порт ные сред ст ва и та ра для пе ре воз ки долж ны быть чис ты ми.
15