Разработка практических занятий по ПМ 02 по дисциплине Методика и практика архивоведения

Практические занятия по дисциплине
«Методика и практика архивоведения» (4 семестр 2016) для ДОУА-14
Практические задания по программе дисциплины «Методика и практика архивоведения» специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» имеют своими целями:
1. Закрепление теоретических знаний, полученных в рамках лекционного курса.
2. Приобретение необходимых практических навыков и умений в решении профессиональных задач.
3. Развитие коммуникативных навыков студента и устной речи.
4. Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.
5. Систематизация полученных знаний.
6. Развитие умений применять знания при решении ситуационных задач в деловых и ролевых играх.
7. Развитие самостоятельности студента.
8. Развитие умений сравнивать, сопоставлять, анализировать. 9. Прививать интерес к дисциплине.
10.Воспитание наблюдательности, аккуратности, добросовестного отношения к работе.
Задачами выполнения практических работ по дисциплине «Методика и практика архивоведения» (ПМ 02.03) являются:
1. Освоение способов составления архивных документов.
2. Освоение и закрепление знаний и умений в работе с программой Power Point.
3. Рациональная организация собственного рабочего времени.
4. Повышение уровня культуры.
5. Применение нормативно-методических документов (инструкций, правил, номенклатуры дел) по архивному делу в профессиональной деятельности.
Функции практических занятий:
1. Обучающая.
2. Познавательная.
3. Развивающая.
4. Воспитательная.
5. Контролирующая.
В процессе проведения практических занятий у студентов специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» актуализируются следующие общие и профессиональные компетенции:
Код Наименование результата обучения
ПК 1. Осуществлять экспертизу ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами.
ПК 2. Вести работу в системах электронного документооборота.
ПК 3. Разрабатывать и вести классификаторы, табели и др. справочники по документам организации.
ПК 4. Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в т.ч. документов по личному составу).
ПК 5. Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве.
ПК 6. Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях.
ПК 7. Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве.
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
ОК 2. Организовывать собственную деятельность, определять методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность
ОК 4. Осуществлять поиск в использовании информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.
ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.
ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий
ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.
ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.
ОК 10. Исполнять воинскую обязанность, в том числе с применением полученных профессиональных знаний (для юношей).
Тематика практических занятий
№ 1. Прием и оформление документов на архивное хранение.
№ 2. Оформление листа-заверителя дела
№ 3. Решение ситуационных задач по проведению операций по приему и передаче дел на хранение в архив
№ 4. Составление акта на передачу документов на хранение
№ 5. Составление заверительной надписи
№ 6. Оформление листа-заверителя дела
№ 7. Составление описи на передачу дел в архив.
Проставление нумерации на листах.
№ 8. Составление сдаточной описи на дела
№ 9. Терминологический диктант
№10 Составление акта на передачу с приложением сдаточной описи.
2. Формы практических занятий
Практическое занятие заключается в выполнении студентами под руководством преподавателя комплекса учебных заданий, направленных на усвоение научно-теоретических основ учебной дисциплины, приобретение практических навыков овладения методами практической работы с применением современных информационных технологий, а также традиционных технологий. Выполнение практической работы студенты производят в форме: презентаций, взаимообучения, турнира, ролевых и деловых игр, диспута, семинара, выполнение заданий с использованием шаблонов документов. Основой практикума выступают типовые задачи, которые должен уметь решать специалист в области архивоведения. Практические задания характеризуются одновременным началом и окончанием работ по каждому заданию всей учебной группой, сочетанием индивидуальной и групповой работы обучающихся.
Практические занятия, как организационная форма, включают в себя организационную часть, вводный, текущий и заключительный инструктажи и самостоятельную работу обучающихся. Во вводном инструктаже формулируются цели и задачи предстоящего практического занятия, проводится актуализация знаний, знакомство учащихся с порядком работы, выдача задания и разъяснение критериев оценки. В текущем инструктаже педагог осуществляет, путем обхода рабочих мест, контроль и оказание помощи обучающимся. В заключительном инструктаже педагог проводит разбор ошибок, подводит итоги, выставляет оценки.
Содержание отчета по практическому занятию: 1. Номер и название работы; 2. Цель работы; 3. Задание с исходными данными; 4. Перечень раздаточного материала. 5. Выводы по практическому занятию (что получилось, а что вызвало затруднения); 6. Ответы на контрольные вопросы.
3. Практическое занятие № 1.
Вид занятия:
Тема занятия: Прием и оформление документов на архивное хранение.. Цели занятия: Систематизация полученных знаний.
Ход занятия: Организационная часть – 5 мин.
Актуализация знаний - 15 мин.
Практическое выполнение задания – 45 мин.
Проверка выполнения заданий – 10 мин.
Выставление оценок.
Контрольные вопросы: ………….
Практическое занятие № 2.
Вид занятия: в форме взаимообучения.
Тема занятия: Рецензирование презентации.
Цели занятия: закрепить полученные знания на практике, повысить мотивацию студентов к изучению дисциплины, усилить межпредметные связи.
Практические навыки: данное практическое занятие способствует развитию устной речи и пониманию роли дисциплины в развитии и становлении Российского государства.
Продолжительность занятия –2 часа.
Задание: 1. Подготовка плана выступления. 2. Выступление студентов с лучшими работами – защита презентации. 3. Подготовка рецензии студентами, прослушавшими выступление.
4. Обсуждение презентаций. Требования: Компьютерная презентация должна сопровождаться выступлением докладчика. Особенно тщательно следует отнестись к грамотности речи, логичности построения выступления и грамотному написанию текста в презентации. Оформление презентации не должно вызывать затруднений в восприятии: не следует перегружать презентацию эффектами и излишней анимацией, не желательны звуковые эффекты, т.к. основным сопровождением является выступление докладчика. Следует избегать слишком ярких и темных цветов в оформлении фона и контрастных цветов в оформлении текста презентации. Рецензии должны содержать в себе конкретные и обоснованный положительные или отрицательные стороны той или иной работы. Выступление с рецензией – не более 5 мин.
Обсуждение – 5 -10 мин.
Ход занятия: Организационная часть – 5 мин.
Актуализация знаний – 5 мин.
Выступление студентов – 45 – 50 мин.
Подготовка рецензий – в ходе выступлений.
Заслушивание рецензий – 15 – 20 мин.
Подведение итогов – 5 мин.
Выставление оценок – 5 мин.
Контрольные вопросы: 1.
Практическое занятие № 3.
Вид занятия: проблемно-поисковое.
Тема занятия: Анализ статьи: «Административная реформа и российские архивы: факты, мнения».
Цель занятия: развитие умений сравнивать, сопоставлять, анализировать. Практические навыки: умение студента самостоятельно производить работу по структуризации информации, выделять главное, перерабатывать большой объем информации и выражать полученные знания своими словами. Продолжительность занятия –2 часа. Задание: Составить краткий конспект, опираясь на тематику: 1. Состояние работы с особо ценными документами в архивах Российской Федерации. 2. Комплексный подход в обеспечении сохранности документов. Особенности комплексного подхода. 3. Политические репрессии: практика пересмотра дел. Проанализировать информацию по следующим критериям: 1. Положительный и отрицательный опыт работы с особо ценными документами 2. Плюсы и минусы комплексного подхода. 3. Состояние архивов в прошлом и современное положение дел. 13 4. Как улучшить состояние архивов на современном этапе. Возможно ли это? Требования: 1. Грамотное изложение материала. 2. Лаконичность. 3. Изложение фактов на ряду с их доказательством. Ход занятия: Организационная часть – 5 мин. Актуализация знаний – 10 мин. Составление конспекта – 35 мин. Составление анализа – 25 мин. Подведение итогов – 10 мин. Выставление оценок – 5 мин. Контрольные вопросы: 1. Что относится к особо ценным документам. 2. Как следует хранить особо ценные документы. 3. Какие режимы хранения вы можете перечислить. 4. Как повлияли политические репрессии на сохранность дел. 5. Кому теперь принадлежат документы бывших союзных республик.
Практическое занятие № 4.
Вид занятия: форма турнира.
Тема и содержание занятия: Изучение особенностей в работе ведомственных архивов. Сроки хранения документов.
Цели занятия: 1. Объективное оценивание теоретических знаний путем выполнения задания. 2. Развитие коммуникативных функций студентов. 3. Закрепление знаний полученных при изучении лекционного материала. Практические навыки: умение студента самостоятельно выполнять работу, умение выделять главное, анализировать материал.
Продолжительность занятия –2 часа.
Задание: 1 Опираясь на полученный материал студенту следует составить 5 вопросов. Вопросы должны быть составлены грамотно, лаконично и иметь очевидный ответ (так, чтобы каждый из присутствующих мог на него ответить). Работа выполняется в команде. Команда состоит из 2-х человек, т.е. студенты – соседи по парте. Самостоятельное выполнение в случае отсутствия пары не запрещается. Каждый из 2-х студентов, а в случае отсутствия пары одни студент составляют самостоятельно каждый 5 вопросов, затем производят анализ получившихся вопросов в группе, анализирует, редактирует и производит запись уже сформулированных вопросов. Прежде чем приступить к заданию преподаватель объясняет тему задания и правила составления вопросов. Ход занятия: Организационная часть – 5 мин. Актуализация знаний - 15 мин. Практическое выполнение задания – 20 мин. Озвучивание вопросов командами и ответы на них другими командами – 25 мин. Запись на доску в турнирную таблицу наиболее грамотно сформулированных вопросов, ответов и фамилий студентов представляющих команду – в ходе озвучивания вопросов. Вопрос Ответ Фамилии студентов или название команды составивших вопрос Фамилии студентов или название команды ответивших на вопрос Оценка аудитории 1 2 3 4 5 Запись в тетради наиболее грамотных ответов. – 15 мин. Подведение итогов – 5 мин. Выставление оценок – 5 мин. Контрольные вопросы: 1. Сроки хранения документов в ведомственных архивах. 2. Сроки хранения документов в государственных архивах. 15 3. Учетные документы ведомственных архивов.
Практическое занятие № 5.
Вид занятия: деловая игра.
Тема занятия: Формирование и оформление дела Цели занятия: 1. Познакомиться с особенностями формирования и оформления дела, предназначенного для дальнейшей передачи в архив. 2. Изучить состав дела путем заполнения ряда форм и систематизации документов в деле. Практические навыки: практическое применение и закрепление полученных теоретических знаний.
Продолжительность занятия –2 часа.
Задание и ход занятия: 1. Составить заголовки к делам опираясь на полученное задание в таблице 1 и записать ответы в таблицу
2. Таблица 1 Схемы формирования заголовков дел Содержание заголовков дел Вид документа – его содержание Журнал регистрации, Приказы генерального директора, Годовой финансовый, на 2011 год, поступающих документов, по основной деятельности, план. Вид документа – автор – содержание План/отчет – содержание – период
Таблица 2 Схемы формирования заголовков дел Содержание заголовков дел Вид документа – его содержание Вид документа – автор – содержание План/отчет – содержание – период 2. Выделить документы относящиеся к делу: студенту раздаются от 4-5 наименований документов, которые в соответствии с полученной номенклатурой дел (дело № 02-02 или 02-03, в зависимости от полученных документов) следует включить в дело или исключить из него. 16 Правила отнесения документов к делу: В дело включаются документы, относящиеся к одному календарному году (за исключением переходящих дел). Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело. В дело включают только один экземпляр документа (оригинал). Исключение составляют документы, на которых стоит резолюция. Если в дело помещена копия, то она в обязательном порядке должна быть заверена должностным лицом, только в этом случае ее можно поместить в дело. При размещении документов в деле должна быть соблюдена хронологическая последовательность. Документы помещаются в различные обложки в зависимости от сроков хранения документов. Пример: документы с временным сроком хранения (3- 5 лет) могут быть помещены в мягкую обложку. Каждое дело должно содержать не более 250 страниц, в противном случае дело разбивается на тома. При заведении конфиденциального дела с любыми сроками хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела. Листы дела (подшитые документы) нумеруются в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Листы описи учитываются (нумеруются) отдельно. 3. Заполнить опись документов дела по форме: Опись документов ДЕЛА №____ Том №____ За 20___ г. 4. Пронумеровать карандашом документы в деле (см. приложение 1.) 5. Внести данные на обложку дела (см. приложение 2.) 6. Составить лист-заверитель дела по форме: ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА№ В деле подшито и пронумеровано в том числе: листов литерные номера листов пропущенные номера листов + листов внутренней описи Инспектор по кадрам (подпись) (расшифровка подписи) « » 20 г. № п/п Дата документа Откуда поступил или куда адресован документ № листа дел Отметка о местонахождении изъятого из дела документа 1 2 4 5 6 Контрольные вопросы: 1. Порядок оформления дела. 2. Порядок нумерации страниц в деле. 3. Что такое литерные номера. 4. Что такое номенклатура дела.
Практическое занятие № 6 (10).
Практическое занятие № 7.
Вид занятия: семинар.
Тема занятия: Ответственность за порчу и утрату документов Архивного фонда РФ.
Цель занятия: Изучение нормативных правовых документов по данному вопросу.
Продолжительность занятия –2 часа.
Практические навыки: умение работать с большим объемом информации, структурирование информации в соответствии с заданными вопросами, развитие устной речи. 20 Задание: 1. Изучить ФЗ -125 «Об архивном деле в Российской Федерации». 2. Изучить Постановление Совета Министров СССР от 7 февраля 1956 г. № 246 "О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов. 3. Изучить уголовно-процессуальный кодекс РФ от 18 декабря 2001 г. N 174-ФЗ (УПК РФ) 4. Изучить ряд положений, созданных администрациями территориальных единиц. 5. Изучение режима хранения документов в архиве. Понятие технология хранения документов. 6. Подготовиться к коллективному обсуждению следующих вопросов: Понятие «технология хранения документов». Факторы разрушения документов. Понятие о режимах хранения архивных документов Общее и особенное при обеспечении физико-химической сохранности документов, различающихся по технике и способу закрепления информации. Основные требования к помещениям для хранения документов и к их оборудованию. Общие сведения о консервации и реставрации документов. Новые средства хранения, пожарного контроля, предотвращения несанкционированного доступа к документам. Механизация и автоматизация процессов консервации и реставрации архивных документов. Ответственность за несоблюдение правил и режимов хранения архивных документов.
Ход занятия:
Организационная часть – 5 мин.
Актуализация знаний – 10 мин.
Подготовка к обсуждению – 35 мин. Обсуждение – 30 мин.
Подведение итогов – 5 мин.
Выставление оценок – 5 мин.
Контрольные вопросы: 1.Требования к помещениям архивов. 2. Чем отличается консервация от реставрации. 3. Допускается ли хранить поврежденные документы вместе с хорошими. Охарактеризуйте данный процесс.
Практическое занятие № 8.
Вид занятия: ролевая игра.
Тема занятия: порядок выдачи дел во временное пользование
Цели занятия: 1. По средствам применения метода ведения занятия – ролевая игра максимально приблизится к рабочей ситуации: «выдача дел во временное пользование». 2. Рассмотреть и заполнить основные документы, которые сопровождают данный процесс. Практические навыки: углубить и закрепить знания, полученные на теоретических занятиях. Заполнить документы. Осуществить процесс выдачи дела во временное пользование. Продолжительность занятия –2 часа.
Задание 1 - ответить на вопросы: 1. Право на пользование архивными документами. 2. Вынос документов и работа в читальном зале. 3. Цели использования архивных документов. 4. Особая категория архивных документов: личные документы (сроки хранения, порядок использования, запрет на выдачу, разрешение на выдачу).
Задание 2 – оформить документы для выдачи дел, оформить документы для получения дел в пользование.
Ход занятия: Организационная часть – 5 мин.
Актуализация знаний –5 мин. Ответы на вопросы – 5 мин. Оформление документов – 45 мин. Обсуждение – 15 мин. Подведение итогов – 10 мин. Выставление оценок – 5 мин.
Контрольные вопросы: 1. Охарактеризуйте процесс выдачи дел во временное пользование. 2. Охарактеризуйте процесс выдачи дел в читальный зал.
Практическое занятие № 10.
Вид занятия: разбора конкретной ситуации с использованием шаблонов документов.
Тема занятия: Составление акта на передачу с приложением сдаточной описи
Цели занятия: 1. Изучение особенностей в составлении актов.
2. Выработка умения составлять акты.
3. Изучение специфики архивных документов при осуществлении процедуры проверки наличия и состояния архивных документов. Практические навыки: практическое применение и закрепление полученных теоретических знаний. Продолжительность занятия –2 часа. ЗЗадание: 1. Составить акт о выделении к уничтожению документов вместе с преподавателем. На выполнение задания отводится 15-20 мин. Преподаватель объясняет основные особенности в составлении актов, в частности особенности в составлении актов об уничтожении архивных документов перед передачей на хранение в государственный архив: Уничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия. Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников: представителя руководства организации;
архивиста; главного бухгалтера организации; представителя службы персонала организации; представителя юридической службы организации; сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации. Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.
Образец акта для совместного заполнения (см. приложение 3.)
2. Составить акт о необнаружении дел, опираясь на аналогичное задание.
3. Составить акт о неисправимых повреждениях документов, опираясь на аналогичное задание.
Ход занятия:
Организационная часть – 5 мин.
Актуализация знаний – 15- 20 мин.
Совместное заполнение акта (задание 1)-15-20 мин.
Самостоятельное выполнение практического задания 2 и 3.- 30 мин. Подведение итогов – 5-10 мин.
Выставление оценок – 5-10 мин.
Контрольные вопросы: 1. Порядок создания экспертной комиссии. 2. Функции экспертной комиссии. 3. Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Охарактеризуйте данный процесс. Сопоставьте его с передачей документов на постоянное хранение в государственный архив.
Вспомогательная литература
1. Архивоведение Алексеева Е.В. М.: Академия 2010
2. Архивоведение Крайская З.В. М.: Издательство Норма. 2011
3. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документообор т Н.Н. Куняев М: Логос 2011
4. Документоведение Бардаев Э.А. М.: Академия 2010
5. Базы данных, информационно-справочные и поисковые системы
1. Консультант плюс 2. www.rusarchives.ru – Федеральное архивное агентство 3. www.vniidad.ru – Всероссийский научно-исследовательский