Документирование конфиденциальной информации- Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческ

Документирование конфиденциальной информацииГБПОУ КДПИ имени Карла ФабержеПреподаватель Корнеев Ю.И. Документирование конфиденциальной информацииДокументирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия. Документирование конфиденциальной информации (составление конфиденциальных документов) является более сложным процессом по сравнению с аналогичной работой по составлению открытого документа. Усложнение процесса определяется объективной необходимостью создать условия для обеспечения сохранения в тайне сведений, включаемых в документ. Содержание конфиденциальной информации, зависит от компетенции и функций предприятия, учреждения или организации, характера их деятельности, взаимосвязей с другими субъектами. В свою очередь это содержание влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документов. Перечень сведений, составляющих ограничения доступа, разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием - владельцем информации. Таким образом, право предпринимателя на содержание конфиденциальной информации является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с государственными нормативными актами. Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:– получение разрешения на издание конфиденциального документа;– установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;– оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;– составление вариантов и черновика текста документа;– получение разрешения на изготовление документа;– учет подготовленного черновика конфиденциального документа;– изготовление проекта конфиденциального документа;– издание конфиденциального документа. Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Сам факт фиксирования ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков. Передача конфиденциальной информации по деловой необходимости партнерам, посредникам, работникам государственных учреждений допускается только в случаях, установленных законодательством или соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация передается им также всегда в письменном виде за подписью первого руководителя фирмы и с информированием об этом руководителя службы безопасности. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается. До решения вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешение первого руководителя фирмы на издание этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемого документа в этом перечне вопрос издания решается индивидуально, а решение первого руководителя фиксируется им на носителе, предназначенном для составления черновика данного документа. Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы. В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, условия контрактов, а также перечень ценных и конфиденциальных документов фирмы. Руководители фирмы и структурных подразделений, филиалов фирмы имеют право присваивать гриф конфиденциальности любому разрешенному для издания, но не включенному в перечень документу, если это не противоречит действующему законодательству. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала. Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации. -Первый, массовый уровень – грифы “Конфиденциально”, “Конфиденциальная информация”. Не следует ставить гриф “Коммерческая тайна”, т.к. грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу. -Второй уровень, достаточно редкий – грифы “Строго конфиденциально”, “Строго конфиденциальная информация”, “Конфиденциально. Особый контроль”. Этот гриф присваивается документу лично первым руководителем фирмы, им изменяется или отменяется. Использование и хранение документов с этим грифом также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД. Гриф конфиденциальности присваивается документу:– исполнителем при подготовке к составлению проекта документа;– руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем фирмы при согласовании или подписании документа;– работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для фирмы документ не имеет грифа ограничения доступа. Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений. Основаниями для этих действий являются:– соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы;– истечение установленного срока действия грифа;– наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например: опубликование ноу-хау в печати, патентование изобретения и др.);– установление факта неправильности присвоения грифа документу. Следующим принципиально важным вопросом, решаемым заблаговременно руководством фирмы, службой КД и исполнителями, т.е. до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана, фотопленки, магнитных носителей и т.п.), на котором будет формироваться черновик и беловик документа. Назначение учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа. Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть:– для традиционных текстовых документов: специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая и стенографическая тетради для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов;– для чертежно-графических документов: пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.;– для машиночитаемых документов: маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты и т.п.;– для аудио– и видео документов: маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.;– для фотодокументов: маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой и т.п.