Конспект «Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архивах»
По ря док раз ме ще ния и обес пе че ния со хран но сти до ку мен тов
в ар хи вах.
Во про сы, рас смат ри вае мые в лек ции:
По ря док раз ме ще ния фон дов в хра ни ли щах ар хи вов.
Раз ме ще ние до ку мен тов в хра ни ли щах. То по гра фи ро ва ние.
По ря док вы да чи дел из хра ни ли ща.
1.По ря док раз ме ще ния фон дов в хра ни ли щах ар хи вов.
Раз ме ще ние фон дов в хра ни ли щах ар хи вов – это од на из ра бот в ком плек се обес пе че ния со хран но сти до ку мен тов. Про ду ман ное раз ме ще ние до ку мен тов по зво ля ет ра цио наль но ис поль зо вать пло щадь стел лаж ных по лок: со кра тить тру до вые за тра ты на по иск дел, обес пе чить луч шие ус ло вия хра не ния наи бо лее цен ной до ку мен та ции, соз дать для осо бо цен ных и цен ных дел луч шие ус ло вия в слу чае не об хо ди мой эва куа ции при воз ник но ве нии чрез вы чай ных об стоя тельств.
До ку мен ты ар хи ва под раз де ля ют ся на до ку мен ты об ще го и обо соб лен но го хра не ния, до ку мен ты на бу маж ной ос но ве и на плен ке (ки но фо то до ку мен ты, маг нит ные и ви део за пи си). До ку мен ты об ще го и обо соб лен но го хра не ния все гда раз ме ща ют ся в раз ных хра ни ли щах. Раз дель но го хра не ния тре бу ют так же до ку мен ты на бу маж ной и пле ноч ной ос но ве. Це ле со об раз но иметь от дель ные, спе ци аль но обо ру до ван ные хра ни ли ща для на уч но-тех ни че ской и кар то гра фи че ской до ку мен та ции. Это по зво ля ет соз дать луч шие ус ло вия для со хран но сти та ких до ку мен тов и бо лее ра цио наль но ис поль зо вать пло щадь хра ни лищ. Од на ко эти до ку мен ты мо гут раз ме щать ся и с обыч ны ми де ла ми
Осо бо цен ные де ла, с ко то рых снят стра хо вой фонд, хра нят ся в го су дар ст вен ных ар хи вах обо соб лен но, ино гда в спе ци аль но по стро ен ных хра ни ли щах. Об ра ще ние к та ким до ку мен там до пус ка ет ся в ис клю чи тель ных слу ча ях. Оз на ком ле ние с со дер жа ни ем до ку мен тов про из во дит ся пу тем вы да чи стра хо вых ко пий (фонд поль зо ва ния), ко то рые так же хра нят ся от дель но от дру гих до ку мен тов ар хи ва на бу маж ной ос но ве, так как в боль шин ст ве слу ча ев ис пол не ны на пле ноч ном но си те ле.
По ря док раз ме ще ния фон дов в ар хи ве оп ре де ля ет ся пла ном (схе мой), в ко то ром ука зы ва ет ся рас пре де ле ние фон дов или ком плек сов фон дов по хра ни ли щам по воз мож но сти с уче том но вых по сту п ле ний до ку мен тов.
2.Раз ме ще ние до ку мен тов в хра ни ли щах. То по гра фи ро ва ние
По ря док раз ме ще ния до ку мен тов в го су дар ст вен ных и ве дом ст вен ных ар хи вах, не смот ря на при ме не ние об щих прин ци пов, раз ли ча ет ся. Это за ви сит от ха рак те ра хра ни лищ ( в пер вых до ку мен ты хра нят ся по сто ян но, во вто рые они по сту па ют для хра не ния на раз ные сро ки), со ста ва хра ня щих ся до ку мен тов (в пер вых – де ла толь ко по сто ян но го хра не ния и мно го трас ле во го про фи ля, во вто рых – де ла раз ных сро ков хра не ния, как пра ви ло, од но го или не сколь ких уч ре ж де ний оп ре де лен ной от рас ли), хро но ло ги че ских ра мок до ку мен тов.
Все это учи ты ва ет ся при раз ме ще нии до ку мен тов в гос ар хи вах. До ку мен ты до со вет ско го и со вет ско го пе рио дов (там, где они есть) хра нят ся раз дель но. И те, и дру гие ком плек сы фон дов раз ме ща ют ся в хра ни ли щах в со от вет ст вии с клас си фи ка ци он ной схе мой, при ня той в ар хи ве. час то в ос но ву схе мы по ло жен от рас ле вой прин цип. На при мер, в од ном хра ни ли ще рас по ла га ют ся фон ды про мыш лен ных пред при ятий, в дру гом – фи нан со вых и кре дит ных уч ре ж де ний, в треть ем – учеб ных за ве де ний, уч ре ж де ний и пред при ятий куль ту ры и т.д. Та кое раз ме ще ние воз мож но по то му, что со став до ку мен тов гос ар хи вов дос та точ но ста би лен. При на ли чии сво бод ных пло ща дей в ар хи ве в пла не раз ме ще ния пре ду смат ри ва ет ся ре зерв для но вых по сту п ле ний до ку мен тов.
В слу чае от сут ст вия ре зер ва для ком плек то ва ния вновь по ст упи вшие де ла раз ме ща ют ся на сво бод ных мес тах, а ме сто их хра не ния от ра жа ет ся в то по гра фи че ских ука за те лях. Это обес пе чи в ает их опе ра тив ный по иск.
/В ве дом ст вен ном ар хи ве в ос но ве раз ме ще ния ле жит соз да ние пре иму ще ст вен но луч ших ус ло вий для до ку мен тов по сто ян но го хра не ния, учет еже год но го дви же ния дел (их при ем и пе ре да ча), удоб ст ва опе ра тив но го ис поль зо ва ния до ку мен тов. До ку мен ты об щие, за кры тые и тех ни че ские хра нят ся в раз ных по ме ще ни ях. Рас смо трим их раз ме ще ние на при ме ре до ку мен тов об ще го ха рак те ра. Они де лят ся на груп пы по сро кам хра не ния: до ку мен ты по сто ян но го хра не ния, дол го вре мен но го (свы ше де ся ти лет) и вре мен но го (до де ся ти лет). Как пра ви ло, в са мо стоя тель ную груп пу вы де ля ют ся до ку мен ты по лич но му со ста ву (при ка зы, лич ные де ла, ли це вые сче та и т.д.) как наи бо лее час то ис поль зую щие ся для на ве де ния спра вок.
По ус мот ре нию ру ко во дства уч ре ж де ния до ку мен ты вре мен ных сро ков хра не ния (до де ся ти лет вклю чи тель но) мо гут ос та вать ся в струк тур ных под раз де ле ни ях вплоть до мо мен та их унич то же ния.) Во прос о мес те хра не ния этих до ку мен тов ре ша ет ся, ис хо дя из ме с тных ус ло вий: сте пе ни за гру жен но сти ар хи ва, на ли чия сво бод но го мес та для хра не ния дел в струк тур ных под раз де ле ни ях, час то ты об ра ще ния к этим до ку мен там для нужд под раз де ле ния и т.п. По ст упи вшие в ар хив до ку мен ты по сто ян но го хра не ния ли к ви ди ро ван ных уч ре ж де ний хра нят ся обо соб лен но от дел вре мен но го хра не ния. В пре де лах групп (по сто ян но го хра не ния, свы ше де ся ти лет, до де ся ти лет, де ла по лич но му со ста ву) до ку мен ты раз ме ща ют ся по фон дам, в пре де лах фон дов по но ме рам опи сей и но ме рам дел. > Не об хо ди мо ли та кое дроб ле ние до ку мен таль но го фон да при ор га н из ации хра не ния? Да, не об хо ди мо. До ку мен ты по сто ян но го хра н ения, ко то рые долж ны хра нить ся ве ка, раз ме ща ют ся в луч шем по ме ще нии. Здесь же, в ве дом ст вен ном ар хи ве, им пред сто ит про л ежать до пе ре да чи на го су дар ст вен ное хра не ние. Еже год но (или че рез два-три го да) в гос ар хив пе ре да ют ся груп пы дел, у ко то рых ис тек срок ве дом ст вен но го хра не ния. На ос во бо див шем ся мес те раз ме ща ют ся до ку мен ты по сто ян но го хра не ния. Воз ни каю щая при этом не по сле до ва тель ность в их раз ме ще нии ком пен си ру ет ся пол н отой и чет ко стью то по гра фи ро ва ния. Де ла дол го вре мен но го хра н ения бу дут на хо дить ся в ар хи ве до 75 лет. Эта груп па по пол ня ет ся еже год но, а для унич то же ния вы де ля ет ся ма ло дел. Это наи бо лее ста биль ный мас сив до ку мен тов, пе ре ме ща ет ся он ред ко. Его мож но раз мес тить в даль ней ком на те при ус ло вии га ран ти ро ван ной со хран но сти до ку мен тов и удоб ст ва поль зо ва ния ими. ( Са мая мно го чис лен ная и под виж ная груп па до ку мен ты крат ких сро ков хра не ния. Еже год но ис те ка ют сро ки хра не ния ка ких-то дел. В свя зи с тем, что из до ку мен тов, за кон чен ных де ло про из вод с твом, к при ме ру, в 1988 г., од на часть (пя ти лет не го сро ка) бу дет вы де лять ся для унич то же ния в 1994 г., дру гая (де ся ти лет не го сро ка) в 1999 г., на пол ках об ра зу ют ся сво бод ные мес та, а по не скол ьким струк тур ным под раз де ле ни ям их на би ра ет ся не ма ло. По эт ому в ве дом ст вен ных ар хи вах не ред ко хра нят де ла этой груп пы за ка ж дый де ло про из вод ст вен ный год не по струк тур ным под раз де л ен иям, а по сро кам хра не ния: мас сив дел де ся ти лет не го сро ка хра не ния за дан ный год по всем струк тур ным под раз де ле ни ям (в пре де лах мас си ва по но ме рам опи сей и но ме рам дел), дру гой мас сив дел пя ти лет не го сро ка хра не ния за дан ный год и т.д.
Ос нов ные пра ви ла ра бо ты ве дом ст вен ных ар хи вов ре к оме нд уют хра нить до ку мен ты ка ж дой ор га ни за ции (струк тур но го под раз де ле ния) в од ном мес те в по ряд ке еже год ных по сту п ле ний., Для дел по сто ян но го хра не ния и по лич но му со ста ву это удоб но. Од на ко ука зан ный вы ше спо соб раз ме ще ния дел вре мен но го сро ка хра не ния по зво ля ет наи бо лее це ле со об раз но ис поль зо вать пло щадь по лок. На ме сто дел, вы де лен ных для унич то же ния, мож но уло жить но вый круп ный ком плекс дел.
Для ори ен ти ро ва ния в по сто ян но ме няю щих ся ма те риа лах, хра н ящи хся в ар хи ве, слу жат то по гра фи че ские ука за те ли. Для то го что бы учи ты вать ме сто хра не ния ка ж дой груп пы ма те риа лов, ну ме р ую тся все по ме ще ния ар хи ва, стел ла жи, шка фы и пол ки.^Ес ли ар хив рас по ла га ет по ме ще ни ем в раз ных зда ни ях (кор пу сах), ка ж до му из них при сваи ва ет ся но мер; ну ме ра ция ком нат са мо стоя тель на по ка ж до му зда нию и эта жу. Ком на ты ну ме ру ют ся от вхо да сле ва на пра во. Ес ли ком на ты пе ре хо дят од на в дру гую, то ну ме ра ция ве де тся по сле до ва тель но от пер вой ком на ты. Для ну ме ра ции ком нат мож но при ме нять бу к вен ные ин дек сы.
/ Ну ме ра ция стел ла жей ве дет ся, как пра ви ло, в пре де лах ком нат сле ва на пра во от вхо да. Стел ла жи бы ва ют дву сто рон ние (стоя щие тор ца ми к сте не) и од но сто рон ние (рас по ло жен ные вдоль сте ны). Ну ме ру ют ся они под ряд, не за ви си мо от дли ны, I вы со ты, од но сто рон но сти или дву сто рон но сти и то му по доб ных I осо бен но стей.)
Стел ла жи со сто ят из сек ций (шка фов). Стел лаж ные шка фы так же ну ме ру ют ся в пре де лах ка ж до го стел ла жа сле ва на пра во от вхо да. В дву сто рон них стел ла жах ну ме ра ция шка фов на чи на ет ся от сте ны, до во дит ся до на руж но го края стел ла жа и про дол жа ет ся с дру гой сто ро ны. Пол ки ну ме ру ют ся свер ху вниз, так как ус та нов ка или ук лад ка дел на стел ла жах на чи на ет ся с верх них по лок. Стел л ажи, шка фы, пол ки ну ме ру ют ся араб ски ми циф ра ми, на пи сан ны ми крас кой, вы де ляю щей ся на фо не ок ра ски стел ла жа^)
Ос нов ные пра ви ла обя зы ва ют хра нить до ку мен ты по сто ян но го хра не ния в кар тон ных ко роб ках, пап ках или дру гих кон тей не рах из без вред ных для до ку мен тов ма те риа лов. Де ла вре мен н ого хра не ния в связ ках.
Есть два спо со ба ук лад ки до ку мен тов на стел ла жах: го ри зон тал ьный и вер ти каль ный. Пер вый спо соб при ме ня ет ся для раз ме щ ения дел в ко роб ках, а так же свя зок с де ла ми, имею щи ми мяг кие пе ре пле ты (при вер ти каль ной ус та нов ке свя зок с та ки ми де ла ми де фор ми ру ет ся и рвет ся бу ма га). Пе ре пле тен ные де ла мож но хра нить в вер ти каль ном по ло же нии, так как твер дый кар тон об лож ки и ко ре шок де ла пре до хра ня ют бу ма гу от де фор ма ции.1 Час то ис пол ьзу емые де ла вре мен но го хра не ния мо гут хра нить ся вер ти каль но и не свя зан ны ми, это об лег ча ет под клад ку и вы ем ку дел.
Ес ли де ла с мяг ки ми об лож ка ми час то ис поль зу ют ся для спра вок, то их удоб нее по ме щать в го ри зон таль но стоя щие ко роб ки, что обес пе чи ва ет лег кость ра бо ты и со хран ность до ку мен тов.
К связ кам при вя зы ва ют ся, а на ко роб ки на клеи ва ют ся яр лы ки, на ко то рых ука зы ва ют ся сле дую щие све де ния: на зва ние фон да и струк тур но го под раз де ле ния, но мер фон да, но мер опи си, год, но ме ра пер во го и по след не го дел, вклю чен ных в связ ку (ко роб ку), и но мер связ ки или ко роб ки. Ну ме ра ция свя зок ве дет ся в пре де лах фон да или опи си.
В не ко то рых го су дар ст вен ных и ве дом ст вен ных ар хи вах для пе р епл ете нных дел при ме ня ют яр
· лы ки-пе ре клад ку из мяг ко го кар то на ти па пап ки без кла па нов, но с за вяз ка ми из тесь мы. Ко роб ки и связ ки ус та нав ли ва ют ся на стел ла жах так, что бы ме ж ду их вер хней ча стью и пол кой бы ло рас стоя ние в 5 см (для сво бод ной цир ку ля ции воз ду ха и пре до хра не ния ко ро бок и свя зок от раз р ывов) .
За пре ща ет ся хра нить до ку мен ты ме ж ду стел ла жа ми, на ок нах, в шта бе лях, вне хра ни лищ.
Спра воч ни ки, от ра жаю щие раз ме ще ние до ку мен тов в ар хи во хр ан ил ище, на зы ва ют ся то по гра фи че ски ми ука за те ля ми. То по графи че ские ука за те ли бы ва ют двух ви дов: по стел лаж ный и по фон до вый. На зна че ние по стел лаж но го ука за те ля фик си ро вать све де ния о том, ка кие пол ки и стел ла жи за ня ты те ми или ины ми де ла ми, т.е. в ос но ве по стел лаж но го ука за те ля ле жит ме сто хра не ния. На зна че ние по фон до во го ука за те ля да вать ин фор ма цию о том, где хра нят ся до ку мен ты кон крет но го фон да, т.е. в ос но ве по фон до в ого ука за те ля ле жит объ ект хра не ния. Та ким об ра зом, у раз ных ви дов то по гра фи че ско го ука за те ля раз лич ное на зна че ние. Они не за ме ня ют друг дру га и не до пол ня ют, по то му что ис поль зу ют ся в раз ных це лях, но они взаи мо свя за ны, так как све де ния о мес те хра не ния кон крет но го де ла (груп пы дел) и в том, и в дру гом ука за те ле долж ны сов па дать. Пе ре ме ще ние лю бой связ ки дел долж но от ме чать ся в обо их ука за те лях, ина че они не бу дут пра вил ьно от ра жать ме сто на хо ж де ние до ку мен тов и, сле до ва тель но, не бу дут вы пол нять сво его на зна че ния. При на ли чии в ар хи ве од но го не боль шо го фон да пра ви ла раз ре ша ют по фон до вый ука за тель не со став лять. На фонд круп но го уч ре ж де ния, имею ще го слож ную струк ту ру, кар точ ки по фон до во го то по гра фи че ско го ука за те ля мо гут со став лять ся на ка ж дое струк тур ное под раз де ле ние.
Ос нов ные пра ви ла ус та нав ли ва ют фор мы кар то чек по стел лаж но го <и по фон до во го то по гра фи че ских ука за те лей. При за пол не нии кар то чки ис поль зу ет ся ее обо рот ная сто ро на. Ес ли на од ной сто ро не не [уме сти лись все све де ния по кон крет но му фон ду (или стел ла жу), за по лн яе тся сле дую щая кар точ ка, а ес ли нуж но, то и тре тья, и чет ве ртая. Все кар точ ки, от но ся щие ся к од но му фон ду (или стел ла жу), скре п ля ют ся, но так, что бы мож но бы ло вно сить про ис хо дя щие из ме не ния. Од на ко удоб нее хра нить кар точ ки в спе ци аль ных ящи ках или проч ных кар тон ных ко роб ках, рас по ло жив их там в по ряд ке но ме ров фон дов или хра ни лищ и стел ла жей. Для бы ст ро ты по ис ка нуж но го стел ла жа или фон да в кар то те ке мож но по ста вить раз де ли те ли.
Рас смот рим при мер за пол не ния кар точ ки по стел лаж но го то по гра ф ич еск ого ука за те ля. В этом при ме ре струк тур ные под раз де ле ния учи ты ва ют ся в ар хи ве как са мо стоя тель ные фон до об ра зо ва те ли. В хра ни ли ще № 1 раз ме ще ны де ла по сто ян но го хра не ния, о чем сви де тел ьс тв уют но ме ра опи сей (без ли тер "лс", "в", без ука за ния на но мен кл ат уру дел). Ес ли бы од на из по лок стел ла жа не бы ла за ня та, то по сле ее но ме ра ка ран да шом сле до ва ло бы на пи сать: сво бод на. При ука за нии но ме ра опи си це ле со об раз но ста вить го ды соз да ния до ку ме нтов. При ме ча ние мо жет быть ис поль зо ва но, на при мер, для ука за ния пе ре да чи час ти фон да во вре мен ное поль зо ва ние.
Кар точ ка по стел лаж но го то по гра фи че ско го ука за те ля
Стел лаж №
Хра ни ли ще №
Шкаф №
Пол ка №
Фонд №
Опись № (н/д)«
Де ла с № по №
При ме ча ние
1
2
3
4
5
6
2
1
№ 10 УМТС
8 за 1974 г.
121 126
2
8 за 1974 г. 8 за 1975 г.
127 165 166 184
3
8 за 1975 г.
185 209
4
№ 11 УКС
6 за 1977 г.
356 375
5
6 за 1977 г.
376 389
Кар точ ка по фон до во го то по гра фи че ско го ука за те ля
Фор мат А6 (148 х 105 мм)
Фонд № Ш
На зва ние фон да Управ ле ние ма те ри аль но-тех ни че ско го обес пе че ния
Хра ни ли ще № 1. 2. 4
Опись № (н/д)*
Де ла с № по №
Стел лаж №
Шкаф №
Пол ка №
При ме ча ние
8 за 1974 г.
121 126
8
2
1
Хра н и л ище №1
8 за 1974 г.
127 165
2
8 за 1975 г.
166 184
8 за 1975 г.
185 209
3
Про дол же ние
Опись № (н/д)*
Де ла с № _ по №
Стел лаж №
Шкаф №
Пол ка №
При ме ча ние
8 лс за 1974 г.
78 150
3
1
1 3
Хра н и л ище №2
8 лс за 1975 г.
151 254
4 5
н/д за 1981 г.
С 13 26 по 13 34
5
3
5
Хра н и л ище №4
н/д за 1982 г.
С 13 26
по 13 35
5
В при ве ден ном при ме ре за пол не ния кар точ ки по фон до во го то по гр аф ич еск ого ука за те ля на тот же фонд вид но, что до ку мен ты по ст оя нн ого, дол го вре мен но го и вре мен но го хра не ния раз ме ща ют ся в раз ных хра ни ли щах (до ку мен ты по лич но му со ста ву в хра ни ли ще 2, де ла со сро ка ми до де ся ти лет вклю чи тель но учи ты ва ют ся по но менк ла ту ре и на хо дят ся в хра ни ли ще 4). Для ука за ния кон крет н ого хра ни ли ща ис поль зу ет ся гр. "при ме ча ние", а все хра ни ли ща, где раз ме ща ет ся фонд, пи шут ся спра ва над граф ле ни ем кар точ ки. В той же гр. "при ме ча ние" обо их ука за те лей при не об хо ди мо сти мож но да вать на име но ва ния струк тур ных под раз де ле ний.
Срав нив за пи си об од них и тех же до ку мен тах фон да УМТС в обо их ука за те лях, мож но убе дить ся в пол ной иден тич но сти све де ний о раз ме ще нии этих дел.
В ар хи вах, имею щих не сколь ко по ме ще ний, це ле со об раз но иметь схе му хра ни лищ, ко то рая по мо га ет бы ст ро ори ен ти ро вать ся в рас по ло же нии ком нат и стел ла жей.
В не ко то рых не боль ших ар хи вах уч ре ж де ний то по гра фи че ские ука за те ли не со став ля ют, счи тая, что ра бот ник ар хи ва дос та точ но хо ро шо зна ет со став и раз ме ще ние до ку мен тов. Но та кая мо ти ви ро вка не ос но ва тель на. До ку мен таль ный фонд в ар хи ве уч ре ж де ния рас сре до то чен по час тям, и чем мень ше дел соз да ет ся еже год но в уч ре ж де нии, тем мель че ком плекс до ку мен тов ка ж до го сро ка хра н ения за кон крет ный год и тем труд нее этот ком плекс уви деть на пол ке. Опыт ный ра бот ник ар хи ва дей ст ви тель но мо жет знать, где ле жит ка ж дое де ло, но при его сме не или вре мен ной за ме не но вый ра бот ник ока жет ся в слож ном по ло же нии. Без по стел лаж но го то по гр аф ич еск ого ука за те ля мож но обой тись в од но ком нат ном или двух ком нат ном ар хи во хра ни ли ще, но по фон до вый ука за тель не об х одим в ка ж дом ар хи ве.
По ря док вы да чи дел из хра ни ли ща. Ус та нов лен ный Ос нов ны ми пра ви ла ми по ря док вы да чи дел из хра ни лищ ве дом ст вен ных ар хи вов име ет це лью обес пе чить со хран ность до ку мен тов, и в пер вую оче редь до ку мен тов АФ РК.
До ку мен ты, хра ня щие ся в ар хи ве, мо гут вы да вать ся: для ис пол ьз ов ания ра бот ни кам струк тур ных под раз де ле ний, ис сле до ва те лям; ор га ни за ци ям во вре мен ное поль зо ва ние; для про ве де ния ар хи вных ра бот с до ку мен та ми хоз рас чет ным ор га ни за ци ям для под го тов ки к пе ре да че дел на гос хра не ние, те ма ти че ской раз ра бот ки и т.д.: для про ве де ния ра бот по улуч ше нию со хран но сти до ку ме нтов соз да ние стра хо во го фон да, ко пи ро ва ние, рес тав ра ция и т.д. в ла бо ра то ри ях ар хив ных или дру гих уч ре ж де ний. В за ви си мо сти от це лей ра бо ты с до ку мен та ми они вы да ют ся в ра бо чую ком н ату (чи таль ный зал) ар хи ва или во вре мен ное поль зо ва ние вне ар хи ва.
Вы да ча дел ис сле до ва те лям и пред ста ви те лям дру гих ор га ни за ций, ра бо таю щим в чи таль ном за ле (ра бо чей ком на те) ар хи ва, про из во ди тся по пись му со от вет ст вую щей ор га ни за ции. Пись мо долж но иметь ре зо лю цию ру ко во ди те ля уч ре ж де ния о раз ре ше нии ра бо тать с до ку мен та ми дан но го уч ре ж де ния.
Вы да ча до ку мен тов во вре мен ное поль зо ва ние дру гим ор га ни за ц иям, в том чис ле су деб ным и след ст вен ным ор га нам, так же офор мл яе тся по пись мен ной прось бе за ин те ре со ван ных ор га ни за ций и с раз ре ше ния ру ко во ди те ля дан но го уч ре ж де ния. На де ла, вы дан ные во вре мен ное поль зо ва ние, со став ля ет ся акт в двух эк зем п ля рах. Оба эк зем п ля ра ак та под пи сы ва ют ся ру ко во ди те ля ми ор га ни за ций (вы дав шей де ла и по лу чив шей де ла) и скре п ля ют ся гер бо вы ми пе ч ат ями. Один эк зем п ляр ос та ет ся в ар хи ве, дру гой вы да ет ся по лу ча те лю дел.
Ос нов ные пра ви ла ус та нав ли ва ют сро ки поль зо ва ния де ла ми, вы дан ны ми из ар хи ва: для ра бот ни ков струк тур ных под раз де ле ний сво ей ор га ни за ции де сять дней, для ра бот ни ков дру гих уч ре ждений.
При под клад ке де ла на ме сто кар та-за мес ти тель изы ма ет ся и хра нит ся в ар хи ве в пап ке с кла па на ми вме сте с дру ги ми кар та ми до ми но ва ния на доб но сти.
Ра бот ник ар хи ва про ве ря ет фи зи че ское со стоя ние воз вра щен ных дел (на ли чие всех лис тов в осо бо цен ных де лах и де лах по ст оя нн ого хра не ния, це ло ст ность лис тов, об ло жек, от сут ст вие по мет ис сле до ва те ля на до ку мен тах и т.д.). При вы яв ле нии де фек тов со став ля ет ся акт, предъ яв ляе мый ор га ни за ции, ис поль зо вав шей до ку мен ты, или в су деб ные ор га ны для при вле че ния к от вет ст вен н ости ви нов ных.
Ес ли су деб ным или след ст вен ным ор га нам не об хо ди мо изъ ять до ку мен ты, то это долж но оформ лять ся по их пись му с раз ре ше ния ру ко во ди те ля уч ре ж де ния и с со став ле ни ем ак та об изъ я тии. При воз мож но сти из дел по сто ян но го хра не ния вы да ют ся толь ко до ку ме нты, ин те ре сую щие ор га ны, при этом вме сто изъ я тых лис тов ос тав л яю тся их ко пии (фо то гра фи че ские, ксе ро гра фи че ские или ма ши но пи сные), за ве рен ные за ве дую щим ар хи вом или от вет ст вен ным за ар хив ли цом. Акт об изъ я тии до ку мен тов хра нит ся в де ле фон да.
Ес ли ар хив на прав ля ет де ла на пе ре плет, рес тав ра цию, ко пи ро в ание в гос ар хив или дру гие ор га ни за ции, осу ще ст в ляю щие эти ра б оты, то пе ре да ча дел оформ ля ет ся за ка зом. За каз со став ля ет ся в двух эк зем п ля рах по фор ме ак та вы да чи дел во вре мен ное поль зо в ание дру гой ор га ни за ции. Акт под пи сы ва ет ся ру ко во ди те лем уч р е жд ения (или струк тур но го под раз де ле ния, в со став ко то ро го вхо дит ар хив, на при мер, управ ле ния де ла ми) и бух гал те ром, ко то рый бу дет про из во дить рас чет за вы пол нен ные ра бо ты. Один эк зем п ляр ак та ос та ет ся в ар хи ве, дру гой вме сте с де ла ми пе ре да ет ся ор га ни з ации, ко то рая бу дет про во дить на ме чен ные ра бо ты. При по лу че нии дел по сле пе ре пле те ния, рес тав ра ции, ко пи ро ва ния ра бот ник ар хи ва про ве ря ет их фи зи че скую со хран ность и ка че ст во ис пол не ния ра бот.
Ар хив обя зан сле дить за по ряд ком транс пор ти ров ки дел как внут ри зда ния, так и вне его. Транс пор ти ров ка до ку мен тов внут ри зда ния долж на га ран ти ро вать их со хран ность. В дру гие зда ния до к уме нты пе ре во зят ся в упа ко ван ном ви де (в обер ну тых связ ках, за кры той чис той та ре) и обя за тель но в за кры том транс пор те, в со пр ов о жд ении от вет ст вен ных лиц. Пе ре воз ки до ку мен тов на боль шие рас стоя ния (в дру гие ме ст но сти) долж ны со про во ж дать ся ме р ами пре дос то рож но сти, по зво ляю щи ми за щи тить транс пор ти руе мые де ла от вред ных воз дей ст вий ат мо сфер ных осад ков, све та, а так же ме ха ни че ских по вре ж де ний. Для это го до ку мен ты упа ковыва ют ся в во до не про ни цае мые ма те риа лы и по ме ща ют ся в за ви си м ости от объ е ма от прав ляе мых дел в ящи ки или кон тей не ры.
15